TIPS para evitar observaciones

Contraloría General del Estado
Programa: Cuentas Públicas Aprobadas
SUGERENCIAS PARA EVITAR OBSERVACIONES
(en la medida de lo posible
¿Qué debo hacer para evitar, en la medida de lo posible,
las observaciones a la Cuenta Pública de mi Entidad?
Con el propósito de contribuir e evitar, en la medida de lo posible, las
observaciones a la Cuenta Pública de la Administración Pública del Estado,
este Órgano de Control tiene a bien sugerirles lo siguiente:
ADVERTENCIA !!!
CONTESTAR LOS PLIEGOS DE OBSERVACIONES NO SIGNIFICA QUE
ÉSTAS HAYAN SIDO SOLVENTADAS.
 Durante todo el proceso de fiscalización hay que establecer una óptima
comunicación con los auditores del Órgano de Fiscalización Superior del
Estado (ORFIS) para solventar en campo y evitar que las observaciones
sean documentadas, en lo mayormente posible.
 Siistematizar reuniones periódicas con los auditores (por ejemplo:
semanales) para conocer acerca de los pendientes u observaciones que
en el proceso vayan resultando.
 Toda correspondencia que corresponda el ORFIS (incluyendo la remisión
de las solventaciones) invariablemente debe dirigirse al titular.
 Es de suma importancia el no “dejar sueltas ” las solventaciones, hay
que darles debido seguimiento hasta su concreción; esto significa, el estar
en permanente contacto (telefónica y personalmente) con los servidores
públicos del ORFIS hasta su agotamiento.
 Las solventaciones deben de ser lo más claras posibles:
I. Debe de solventarse en tiempo y forma (legal y formal).
II. Debe de contestarse directamente lo observado (analizar su
contenido y apegarse a la materia).
III. Se debe acompañar toda la documentación comprobatoria que
sea necesaria para sustentar fehacientemente nuestro dicho;
IV. Debe, incluso, presentarse debidamente referenciada con “cruces”
la documentación anexa (referenciar la información contenida
correspondida entre sí).
V. Debe resaltarse la información relevante, mediante el uso de
marcadores.
VI. Deben incluirse las aclaraciones adicionales que se consideren
necesarias para su claro entendimiento.
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Contraloría General del Estado
Programa: Cuentas Públicas Aprobadas
SUGERENCIAS PARA EVITAR OBSERVACIONES
(en la medida de lo posible
 Según sea el tipo de observación, las solventaciones deberán
comprender:
I. La corrección de lo observado ( por ejemplo: mediante ajuste
contable y, en su caso, presupuestal; depuración; aclaración;
preparación de documentación; y/o regularización del hecho
observado).
II. In
nstrumentación de medidas de control preventivas (y detectivas)
para evitar su reincidencia.
III. Re
esarcimiento del daño patrimonial causado a la hacienda pública.
IV. Aplicación de acciones delimitativas de responsabilidad
administrativa, penal, civil o la que corresponda, según el caso.
 Será normalmente aceptable una solventación, cuando exista la
suficiencia en la comprobación y justificación del destino y aplicación de
los recursos.
 Si bien es cierto que existe un plazo legal para la solventación, también es
cierto que hasta la confronta es posible continuar remitiendo
documentación complementaria de solventación.
 Hay que dar la importancia debida a la confronta, debiendo acudir a esta
todo el equipo que esté involucrado en las observaciones, debidamente
preparados para solventar lo que aún pudiese estar pendiente; hay que
tener presente también que la confronta es la última instancia de
solventación.
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