guia de llenado del formato de seguimiento

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
DIRECCIÓN DE SUBSIDIO A UNIVERSIDADES
SES
SUBDIRECCIÓN DE CONTROL PROGRAMÁTICO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE CONTROL PROGRAMÁTICO DE PROYECTOS
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
INFORMES PROGRAMÁTICOS FOMES/PIFI
Con el propósito de dar cumplimiento al sistema de calidad, establecido en la
Dirección General de Educación Superior Universitaria, la Dirección de Subsidio a
Universidades diseñó el presente manual como apoyo y guía en la elaboración de
los Informes de Situación Programática de los proyectos apoyados en el marco del
Fondo para el Mejoramiento de la Educación Superior (FOMES) y del Programa
Integral de Fortalecimiento Institucional (PIFI), medidas que nos darán la
oportunidad de poder brindarles un mejor servicio y mantener un mejor control en el
cumplimiento de los compromisos contraídos entre las Instituciones de Educación
Superior y la Secretaría de Educación Pública.
INDICACIONES GENERALES
Las indicaciones siguientes serán de aplicación exclusiva para la emisión de
informes programáticos del FOMES y del PIFI, que las instituciones de educación
superior (IES) se obligan a presentar trimestralmente ante la Dirección General de
Educación Superior Universitaria (DGESU).

Los responsables de la información serán:
Rector
Responsable del Programa PIFI
Órgano Interno de Control de la Institución

El informe se compone de dos formatos:
A)
SITUACIÓN PROGRAMÁTICA DE LAS ACCIONES APOYADAS
(Informe Cuantitativo)
B)
SITUACIÓN PROGRAMÁTICA DE LAS METAS (OBJETIVOS) APOYADAS
(Informe Cualitativo)
Descripción de los formatos:
Situación Programática de las Acciones Apoyadas.
Corresponde a la descripción cuantitativa por concepto de gasto de las acciones
realizadas en las metas académicas que recibieron apoyo originalmente, de
conformidad con la reprogramación autorizada por la Dirección de Fortalecimiento
Institucional de la DGESU.
Situación Programática de las Acciones Apoyadas (Informe Cuantitativo)
 Propósito.
Describir cuantitativamente las acciones autorizadas en los objetivos y metas
que recibieron apoyo tomando como referente la reprogramación autorizada por
la Dirección de Fortalecimiento Institucional de la DGESU. La información que se
registre en este formato será el total en unidades autorizadas, programadas y
alcanzadas.
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INFORMES PROGRAMÁTICOS FOMES/PIFI
A) Situación Programática de las Acciones Apoyadas.

Ejercicio.- Se deberá anotar el año PIFI al que corresponda la información.

Institución (Clave y Nombre).- Se anotará la clave asignada por la DGESU
y el nombre completo de la universidad.

Proyecto (Clave y Nombre).- Anotar el número asignado a cada proyecto,
conformado por P/PIFI, el año al que corresponde, la clave de la universidad,
el número consecutivo y nombre del proyecto.

Objetivo particular.- Para los ejercicios PIFI 3.2 y 3.3, se debe registrar el
número consecutivo y nombre del objetivo particular.

Metas.- Se refiere al número consecutivo de las metas académicas
apoyadas.

Nombre de la Meta.- Se registra el nombre de la meta académica apoyada,
conforme a la reprogramación autorizada.

Descripción de los conceptos apoyados.- Se registrará la descripción de
las acciones apoyadas originalmente y/o a través de oficio de autorización de
la DGESU, agrupados por concepto de gasto:
- Rubro Honorarios.- pagos a personas físicas (Consultores, asesorías,
etc.).
- Rubro Materiales.- número de unidades (paquetes de papelería y/o útiles
de oficinas, material para equipo de computo, cajas de disquetes,
cartuchos de tinta, cajas de papel para impresoras, cajas de CD’s,
volumen de copias fotostáticas, materiales para mejoras, etc.)
- Rubro Servicios.- número de servicios (transportes terrestres y aéreos,
viáticos, casetas, litros de combustibles y de lubricantes, mano de obra,
número de suscripciones a cursos, total de mantenimientos realizados a
equipo, etc.)
- Rubro Bienes Muebles.- número de unidades (mobiliario y equipo,
equipo de laboratorio, reguladores, escanneadores, equipo de sonido, de
equipo de cómputo, etc.)
- Rubro Acervo Bibliográfico.- número de unidades (libros, enciclopedias
en CD’s y todo lo relacionado con este concepto, etc.)

Total Autorizado.- Corresponde al total de unidades apoyadas originalmente
en cada meta académica para cada concepto de gasto.

Total Programado.- Este concepto en principio deberá ser igual al Total
Autorizado y podrá variar en caso de previa solicitud y autorización de
cambio y/o modificación mediante Oficio de la DGESU para reprogramación,
aplicación de remanentes y/o aplicación de rendimientos. Asimismo, cuando
se presente desviación entre el total programado y el total alcanzado, para
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concluir el proyecto, se deberá ajustar el total programado conforme al
alcanzado y en el área de observaciones se justificará dicha desviación.
Corresponde al total de unidades programadas en cada meta académica para
cada concepto de gasto, posteriormente se totaliza las unidades programadas
por concepto de gasto y finalmente el total de la meta académica, sumando
los totales de los conceptos de gasto programados.

Total Alcanzado.- Este concepto corresponde al total acumulado de las
unidades adquiridas y/o pagos realizados hasta el momento del informe.
Las cantidades registradas en las tres columnas se deberán totalizar por
concepto de gasto, por meta y finalmente sumar los totales de las metas
académicas apoyadas para el proyecto.
Cabe señalar que deberá existir congruencia respecto a los conceptos de
gasto, entre la asignación autorizada, la comprobación presupuestal y el
informe programático.
B) Situación Programática de las Metas Apoyadas (Informe Cualitativo)
 Propósito.
Describir cualitativamente las acciones realizadas en las metas académicas
apoyadas, el resultado logrado y sus desviaciones en términos absolutos y
relativos. Para los ejercicios PIFI 3.2 y PIFI 3.3 se deberán totalizar los objetivos
particulares.
Informe Cualitativo de Metas.

Ejercicio.- Se deberá anotar el año al que corresponda la comprobación.

Institución (Clave y Nombre).- Se anotará la clave asignada por la DGESU y
el nombre completo de la universidad.

Proyecto (Clave y Nombre): P/.- Anotar el número otorgado a cada proyecto,
conformado por el año al que corresponde, el número asignado a la
universidad y el número que se da al proyecto, mas el nombre del proyecto.

Nº.- Corresponde al número de la meta académica o del objetivo particular
que se está reportando.

Descripción de la Meta/Objetivo.- Describir el nombre de la meta académica
o del objetivo particular apoyado conforme a la reprogramación autorizada por
la Dirección de Fortalecimiento Institucional de la DGESU.

Metas (Objetivos) Programadas Cantidad.- Corresponde al número total de
unidades programadas en las metas académicas u objetivos particulares y
debe coincidir con el Total programado en la meta u objetivo del formato
anterior.
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
Metas (Objetivos) Programadas %.- Se refiere a una ponderación (%) de
cada meta u objetivo programado dentro del proyecto y puede establecerse a
criterio del responsable del proyecto por prioridad dentro del proyecto, como
proporción de las unidades autorizadas respecto del total de unidades
autorizadas en el proyecto, como proporción del monto apoyado respecto del
monto apoyado en el proyecto, o bien como promedio, de tal manera que
siempre la suma de estos porcentajes sea 100%. Cabe hacer notar que para
los ejercicios PIFI 3.2 y PIFI 3.3 se ponderan los objetivos particulares y para
los anteriores se ponderan las metas académicas.

Metas (Objetivos) Alcanzados Cantidad.- Indicar el número total de
unidades alcanzadas en la meta u objetivo y debe coincidir con el Total
alcanzado en la meta u objetivo del formato anterior.

Metas (Objetivos) Alcanzados %.- Se refiere al porcentaje (%) que
representa cada meta alcanzada dentro del proyecto. Se calcula dividiendo la
cantidad alcanzada entre la cantidad programada y multiplicando por el %
programado.

Desviación +(-) Absoluta.- Señalar con número el resultado de la desviación.
Se obtiene al restar la cantidad programada menos la cantidad alcanzada.

Desviación +(-) Relativa (%).- Señalar en porcentaje (%) el resultado de la
desviación. Se obtiene al restar el porcentaje programado menos el
porcentaje alcanzado.

Total.- Se refiere al total de unidades y porcentajes (%) de las metas u
objetivos programados y alcanzados.

Informe Parcial.- Anotar una [X] si el informe cualitativo es parcial.

Informe Final.- Anotar una [X] si el informe cualitativo es final.

Observaciones.- En este apartado se deben hacer las aclaraciones o
justificaciones que motivaron algún cambio y/o modificación de una meta
(objetivo), señalando brevemente las repercusiones cuantitativas y cualitativas
de la misma. Proporcionar en su caso copia de la documentación soporte
correspondiente.
AMBOS FORMATOS DEBERÁN CONTENER LAS SIGUIENTES FIRMAS:

Responsable del Proyecto.- Es la persona responsable de elaborar y
entregar al Responsable Institucional los Informes Programáticos en tiempo y
forma.

Responsable Institucional del PIFI.- El Coordinador General de Información
Institucional, deberá firmar los Informes Programáticos y presentarlos a la
DGESU.

Visto Bueno del Órgano Interno de Control.- El titular del Órgano Interno
de Control, deberá revisar y avalar con su firma la veracidad de la información
contenida en el informe
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Oficio de Liberación
Previo cumplimiento de los requisitos establecidos en cada una de las etapas
(informes financieros, reportes del fideicomiso e informes programáticos), se
tramitará mediante solicitud escrita a la DGESU, la liberación del compromiso
establecido con la SES a través del PIFI en cada ejercicio.

Solicitud de Liberación.- Presentación de la solicitud formal de liberación del
ejercicio mediante oficio dirigido al Director General de Educación Superior
Universitaria.

Rector.- El Rector General deberá firmar el oficio de solicitud de liberación.
POLÍTICAS

Los informes programáticos deberán presentarse en forma trimestral en los
meses de abril, julio, octubre y enero de cada ejercicio, conforme a lo establecido
en el convenio PIFI respectivo.

Los informes programáticos deberán ser entregados oportunamente, con un
oficio dirigido al Titular de la Dirección General de Educación Superior
Universitaria (DGESU).

Para la conclusión de proyectos el avance programático mínimo requerido es de
98% por proyecto, por meta u objetivo y por concepto de gasto.

Los informes programáticos parciales deberán estar debidamente firmados por el
responsable del proyecto y por el Responsable del Programa PIFI, quien se
responsabilizará de coordinar su elaboración y verificar la validez de la
información; así mismo deberán estar firmados por el titular del Órgano Interno
de Control de la Institución, quien revisará y avalará el contenido del informe. El
Rector firmará de visto bueno únicamente los informes finales.

El titular del Órgano Interno de Control, una vez que haya revisado y avalado los
informes, emitirá un oficio al Rector informándole que dichos informes cumplen
con los requisitos y pueden ser enviados a la DGESU. Es importante considerar
que una copia de este oficio se anexe al informe programático.

Una vez recibidos los informes programáticos en la DGESU, está procederá a la
revisión de la información y al registro de los avances logrados y sólo en caso de
presentarse alguna observación se le comunicará a la institución con toda
oportunidad.
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COMUNICACIÓN
La Dirección de Subsidio a Universidades, a través de la Subdirección de Control
Programático Financiero y del Departamento de Control Programático de Proyectos,
atenderá las dudas y comentarios necesarios relativos los Informes Programáticos,
en las siguientes direcciones y teléfonos:
Miguel Ángel González Alvarado
[email protected]
Luz Elena Aguilar Tagle
[email protected]
Teléfonos:
30 03 67 48 y 30 03 67 49
Fax
30 03 67 48
VIGENCIA
La presentación de los informes programáticos deberá contemplar la integración de
la información en los formatos ya mencionados y que anexo al presente documento
se ponen a su disposición.
Es importante considerar que los formatos en que se presenta el informe, sean los
que estén vigentes, toda vez que es requisito indispensable para el cumplimiento de
las políticas de certificación, de no ser así se propiciaría la invalidez del informe.
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