Documento Anexo - Superintendencia Financiera de Colombia

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
INFORME DE AVANCE TRIMESTRAL DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
SUSCRITO CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2011
En cumplimiento de la Directiva Presidencial 08 de 2003, trimestralmente se debe
remitir al Contralor General de la República, el examen sobre el Plan de
Mejoramiento llevado a cabo por el Comité de Coordinación de Control Interno. El
presente informe es el primero que se realiza sobre el Plan de Mejoramiento
vigente, toda vez que su formalización tuvo lugar en el mes de noviembre de 2011.
A continuación se describen las principales características del mencionado plan y
su nivel de avance y cumplimiento:
ORÍGEN Y COMPOSICIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
El presente informe es el primero que se realiza respecto del Plan de
Mejoramiento vigente, toda vez que la suscripción del mismo se realizó en el mes
de noviembre de 2011. El Plan en su totalidad comprende 44 hallazgos, cada uno
de los cuales con una o varias acciones correctivas, las que a su vez incorporan
metas cuantificables que permiten medir su avance y cumplimiento.
Cuadro No. 1 – Composición Plan de Mejoramiento SFC
Número de hallazgos
44
Número de acciones
correctivas
39
Número de metas
47
Las metas que conforman el plan de mejoramiento se distribuyó en 11 áreas
responsables como se presenta a continuación:
Gráfico No. 1 – Clasificación de las metas dentro del marco de procesos del SGI
1
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Cuadro No. 2 - % Total de Metas por Áreas Responsables
AREAS RESPONSABLES
Secretaría General
Grupo de Planeación y Gestión de Calidad
Dirección Jurídica
Dirección de Tecnología
TOTAL
Total Metas
32
12
2
1
47
%
68%
26%
4%
2%
100%
EVALUACIÓN TRIMESTRAL DEL PLAN A 31 DE DICIEMBRE DE 2011
Para el trimestre octubre – diciembre de 2011, el plan de mejoramiento suscrito
contiene 9 metas, las cuales se presentan en detalle en la proforma anexa de
Excel, y están distribuidas por áreas responsables como se presenta a
continuación:
Grafico No. 2 – Metas comprometidas para el trimestre octubre - diciembre 2011
OCTUBRE - DICIEMBRE 2011
4
4
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
3
1
1
Dic-11
Secretaria
Secretaria
General - SAF General SRH
Secretaria
General Grupo de
Contratos
Grupo de
Planeación
Cuadro No. 3 - Metas del trimestre distribuidas por área responsable.
AREA
Secretaria General - SRH
Secretaria General - SAF
Secretaria General - Grupo de Contratos
Grupo de Planeación y Gestión de Calidad
Total
MES - CORTE
METAS No.
TOTAL
Dic-11
Dic-11
Dic-11
Dic-11
18,19,21,30
31,40,41
37
1
4
3
1
1
9
2
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
En la revisión trimestral se evidenció un cumplimiento de 100% en las metas
comprometidas para el periodo octubre - diciembre 2011.
Cuadro No. 4 – Detalle cumplimiento de metas del trimestre octubre – diciembre
de 2011
Descripción hallazgo
Avance Porcentaje
Unidad
físico de de Avance
Denominación de la Unidad de de
ejecución fisico de
medida de la Meta
Medida
de las ejecución de
de la Meta
metas las metas
No de
Meta
Descripción de las Metas
1
Reunión realizada con la Alta
Dirección de la SFC en la que se
analice la viabilidad y aporte de cada
uno de los proyectos operativos al
logro de los objetivos estratégicos de
la Entidad
18
Aplicación de los controles Carpeta con listados de
establecidos
asistencia y certificaciones
19
Actividades de capacitación
desarrolladas.
Estudios de Viabilidad
Una vez analizado y evaluado el Plan Estratégico de la Superintendencia, se
encontraron debilidades en los estudios y análisis de viabilidad de los
proyectos operativos, los cuales tienen como marco legal los lineamientos
fundamentales plasmados en el Plan Estratégico y por ende en el Plan
Nacional de Desarrollo; por cuanto de las 50 actividades registradas, éstas no
corresponden a un análisis técnico y ajustado, sino a proyectos o actividades
que no representan un valor agregado a los procesos misionales de la Entidad
y son netamente funciones cotidianas que realiza.
Acta de reunión en la que conste
la revisión de los proyectos
operativos del Plan Estratégico
2011-2014
1
1
100%
1
1
100%
80%
80%
100%
Desarrollo, control y Evaluación del Curso de Inducción.
Como resultado del análisis a la información suministrada por la Entidad sobre
el desarrollo de programas de inducción, de una muestra del 100% de los
funcionarios que ingresaron en 2010 (n=39) y uno (1) que ingresó en
noviembre de 2009, se encontró que:
a. El 45% de los funcionarios (n=18) no se encuentran en el Reporte de
Evaluación del juego interactivo que se realiza para evaluar la lectura del
Manual de Inducción.
b. Del grupo anterior, a 17 funcionarios (42,5%) se les elaboró certificado de
aprobación del juego interactivo de inducción, a pesar de no ser parte del
Reporte de Evaluación respectivo. Así mismo, en el caso de un funcionario
(2,5%) no se elaboró el Certificado de aprobación del juego interactivo de
inducción.
c. El 27,5% de los funcionarios (n=11) terminaron el curso después de los 30
días (hábiles) a los que se refiere el correo electrónico con el cual se dan las
indicaciones a las personas para iniciar la lectura del Manual de Inducción y
realizar el juego interactivo.
d. Mientras que en algunos casos en los certificados aparece el mes y año en
Evaluación del Desempeño.
a. Existen diferencias de criterios entre distintas dependencias en la fase de
fijación de compromisos laborales, por cuanto es variable el grado en que en
dichos compromisos se reflejan planes y proyectos (de inversión, estratégicos
y operativos) por dependencia; así, en un extremo se hacen explícitos los
compromisos laborales de los funcionarios frente a aquellos planes y
proyectos, en el otro, los compromisos laborales se limitan al cumplimiento de
funciones del cargo del empleado evaluado.
Porcentaje de funcionarios
capacitados en evaluación del
desempeño
3
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Avance Porcentaje
Unidad
físico de de Avance
Denominación de la Unidad de
de
ejecución fisico de
medida de la Meta
Medida
de las ejecución de
de la Meta
metas
las metas
Descripción hallazgo
No de
Meta
Evaluación del Desempeño.
c. Desde el punto de vista documental, se evidenció que no hay unidad
de criterio en la forma como se ordenan y archivan los distintos formatos de
cada evaluación y errores en el diligenciamiento de las fechas de los mismos.
21
Actividades de
desarrolladas.
Capacitación (IP):
La Entidad ha otorgado créditos no condonables para programas de formación
en las modalidades de educación formal y no formal con recursos
administrados por el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el
Exterior (Icetex), a funcionarios con nombramiento en provisionalidad,
contraviniendo lo dispuesto en el Parágrafo del Artículo 73 del Decreto 1227 de
2005:
30
Trámite de la consulta al Consejo de
Estado, a través del Ministerio de Consulta radicada.
Hacienda y Crédito Público.
31
Modificacion al procedimiento de
ejecucion presupuestal; expedicion d
ememorando sobre cierre de vigencia
fiscal y expedicion del acto
adminsitrativo mediante el cual cual
es condicion para que los Procedimiento actualizado
supervisores puedan hacer uso de su
descanso remunerado solo en caso
que hayan dejado la ttoalidad de las
cuentas por concepto de obligaciones
contratistas radicadas a a31 de
diciembre .
37
Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas La entidad no incluyó dentro del
rezago presupuestal constituido a diciembre 31 de 2010, el valor
correpsondiente al periodo comprendido entre el 19 de octubre y el 18 de
noviembre de 2010 del contrato SF.3-010-2010 a pesar que el contratista
presnto los documentos necesarios para el trmaite
Obligaciones SICE
Consultado el aplicativo Sistema de Información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal - SICE, se observó que la entidad reportó el contrato SF.2002-2010 de manera extemporánea.
Control de Inversiones a través del MIDAS Con independencia de la forma
que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta
manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar
eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la
información financiera, económica, social y ambiental.
capacitación
Porcentaje de funcionarios
capacitados en evaluación del
desempeño
80%
100%
1
100%
1
1
100%
Asignación de funciones a un
Modificación manual de funciones
funcionario adicional
1
1
100%
40
Obtener la evidencia y la trazabilidad
del comportamiento, al realizar la
Capacitaciones
venta fraccionada de los títulos TES,
utilizando para ello, el sistema MIDAS
1
1
100%
41
Obtener una Constancia de
funcionalidad.
1
1
100%
Al realizar la venta fraccionada de los títulos TES, el sistema MIDAS genera
números faciales diferentes para la parte que se vende y para la parte que
queda en poder de la SFC y desaparece el número inicial, situación que
dificulta el seguimiento adecuado al comportamiento del título original, como se
observó en los títulos 93, 97, 98, 99, 100, 105, 126, 127, 128, 132 y 134.
Control de Inversiones a través del MIDAS Con independencia de la forma
que utilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta
manual o automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar
eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la
información financiera, económica, social y ambiental.
Al realizar la venta fraccionada de los títulos TES, el sistema MIDAS genera
números faciales diferentes para la parte que se vende y para la parte que
queda en poder de la SFC y desaparece el número inicial, situación que
dificulta el seguimiento adecuado al comportamiento del título original, como se
observó en los títulos 93, 97, 98, 99, 100, 105, 126, 127, 128, 132 y 134.
Descripción de las Metas
Solicitud de Constancia
80%
1
4
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
METAS CUMPLIDAS EN TRIMESTRES ANTERIORES
Sin perjuicio de que el presente Plan de Mejoramiento hubiera sido formalizado en
el pasado mes de noviembre de 2011, la entidad dio un cumplimiento del 100% a
las siete (7) metas cuyas fechas, tanto de inicio como de finalización, quedaron
comprendidas durante el período junio – septiembre 2011. Dichas metas aparecen
en detalle, en la proforma Excel que se adjunta al presente informe.
ASIGNACION DE PUNTAJES AL PLAN DE MEJORAMIENTO
El porcentaje de avance y demás variables dadas en este informe, son el
resultado de la aplicación de la metodología establecida en la Resolución 5872 de
2007 y los resultados obtenidos con fecha de corte 31 de diciembre de 2011 son
los que a continuación se presentan:
Puntaje base de evaluación de cumplimiento: Es la sumatoria de los puntajes
atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo se encuentra vencido al momento
de la evaluación:
PBEC = 119,14
Puntaje base evaluación de avance: Es la sumatoria de los puntajes atribuidos a
todas las metas que comprenden dicho plan:
PBEA = 1082
Cumplimiento del Plan: Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria
de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra
vencido:
CPM = 100%
Avance del Plan de Mejoramiento a la fecha de evaluación: Se calcula como el
cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido
por el puntaje base para la evaluación del avance:
AP = 37,14%
5
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
METAS PRÓXIMAS A VENCERSE
Para el siguiente trimestre enero – marzo 2012, el Plan de Mejoramiento tiene un
total de 13 metas para cumplir. En el cuadro siguiente se detallan dichas metas
con su porcentaje (%) de avance a diciembre 31 de 2011:
Cuadro No. 5 – % de avance de las metas para el trimestre enero – marzo de 2012
Descripción hallazgo
No de Meta
Descripción de las
Metas
Denominación de
la Unidad de
medida de la Meta
13
Solicitud
de
la
implementación de
alarmas a través de
la Dirección de
Optimizar el control a
Tecnología
los apoderados
Oficio comunicando
a los apoderados de
la implementación
de las alarmas
Normograma
La Entidad presuntamente no ha dado pleno cumplimiento a la
Etapa 4 para la implementación del Modelo Estándar de
Control Interno (MECI) 1000:2005
22
Actualización
normograma
Aplicativo Orión
La herramienta informática empleada para el registro,
actualización, supervisión de los contratos no se encuentra
actualizada en cuanto a la información de pagos, liquidación,
informes de supervisión ya que se observaron diferencias
entre la información almacenada en el aplicativo y la
documentación en los expedientes de los contratos SF.3-0102010; SF.3-024-2010; SF.3-068-2010; SF.8-001-2010; SF.1003-2010.
32
Eliminación pestaña
Pestaña eliminada
de pago
33
Modificación
resolución
supervisores
formatos
supervisión
34
Capacitación
supervisores
de Sesion
de
contrato.
capacitación.
Eliminación pestaña Eliminación pestaña
de pagos aplicativo pagos
Orion
Presentación y sustentación de recursos
Analizados los procesos 2004-3604, 2005-9000, 2005-3327,
se observó que la Entidad no presentó oportunamente los
recursos de ley a que había lugar.
Para los procesos judiciales identificados con los números
2006-6421, 2004-8719, 2005-3327; la Entidad interpuso los
recursos de apelación; sin embargo, éstos no fueron
sustentados
del
Normograma
Unidad de
Medida de la
Meta
Área
Responsable
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Porcentaje
de Avance
fisico de
ejecución de
las metas
1
Subdirección de
Representación
Judicial
Grupo de lo
Contencioso
Administrativo
1
100%
1
Grupo de
Planeación y
Gestión de
Calidad y Líderes
de procesos
0
0%
1
Grupo de
Contratos
1
100%
1
Grupo de
Contratos
0.5
50%
1
Grupo de
Contratos
0.5
50%
Supervisión de Contratos
El numeral 1.11 del Artículo 1 de la Resolución 633 del 9 de
mayo de 2007, modificado por el Artículo 1 de la Resolución
2036 de 30 de diciembre de 2009 expedidas por la SFC, que
establecen como una de las obligaciones de los supervisores
de contratos:
“1.11 Presentar al Grupo de Contratos informes periódicos de
supervisión mediante la proforma A-PI-GCT-006 “Informe
Periódico de Supervisión de Contratos”, dentro de los cinco (5)
primeros días hábiles de cada mes, en formato impreso y vía email, cuando el plazo de ejecución exceda de un mes.
Adicionalmente, el supervisor podrá presentar informes
siempre que lo considere necesario”.
Resolución
formatos
y
supervisión
de
modificados
y
de
Sin embargo, se elaboraron y/o radicaron Informes Periódicos
de Supervisión posteriores al término establecido en la norma
citada para los casos de los contratos SF.9-003-2008, SF.3010-2010, SF.3-006-2010, SF.3-016-2010, SF.3-042-2010,
SF.3-052-2010, SF.3-061-2010, SF.3-062-2010, SF.3-0682010.
Pagos Pendientes
En el caso del contrato SF.3-063-2010 no se encontró
información ni en el aplicativo Orión ni en los informes
periódicos de supervisión sobre pagos pendientes de realizar
al contratista, pese a que han transcurrido varios meses de la
ejecución.
6
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Descripción hallazgo
Denominación de
Descripción de las
No de Meta
la Unidad de
Metas
medida de la Meta
Unidad de
Medida de la
Meta
Área
Responsable
Avance Porcentaje
físico de de Avance
ejecución fisico de
de las ejecución de
metas
las metas
Disposiciones sobre trámite de pagos
El numeral 1.15 del Artículo 1 de la Resolución 633 del 9 de
mayo de 2007, modificado por el Artículo 1 de la Resolución
2036 de 30 de diciembre de 2009:
“Para efectos del pago al contratista, el supervisor deberá
diligenciar en su totalidad la proforma A-PI-GFI-006
“Certificación de cumplimiento por Prestación de Servicios”
previa verificación de la factura y demás documentos soportes;
igualmente el supervisor deberá velar porque la factura sea
radicada oportunamente por el contratista ante el área
respectiva para su pago”.
35
Modificación minuta Minuta modificada
de contratos
de cada contrato
1
Grupo de
Contratos
0
0%
36
Modificación
Resolución, formatos
resolución
de
de supervisión y
supervisión, formatos
certificados
de
de supervisión y
cumplimiento
certificados
de
modificados
cumplimiento
1
Grupo de
Contratos
0.5
50%
38
Incluir los indicadores
Indicadores
de
de economía y
economía.
financieros en los
Indicador financiero
siguientes reportes
2
Grupo de
Planeación y
Gestión de
Calidad y
Subdirección
Administrativa y
Financiera
0
0%
39
Obtener la evidencia
del comportamiento
Documento
de cada título
adquirido
1
Grupo de
Tesorería
0
0%
Sin embargo, se encontró que en la cláusula de los contratos
se establece que, para efecto del trámite de los pagos, "el
CONTRATISTA deberá presentar las correspondientes
facturas, dentro de los (10) días hábiles siguientes a la
expedición del certificado de cumplimiento otorgado por el
supervisor del contrato”.
Informes de seguimiento y certificaciones de
Cumplimiento
La Entidad no dispone con un criterio normativo ni
procedimental que permita integrar la elaboración de los
informes periódicos de seguimiento con la elaboración de las
certificaciones de cumplimiento
Indicadores a Reportar
Al revisar la cuenta fiscal, se observó incumplimiento a lo
establecido en el numeral 8 del artículo 28 de la Resolución
No. 5544 del 17 de diciembre de 2003, por cuanto no se
diligenció de manera completa los indicadores de gestión
contenidos en el formato No. 6, en especial a lo que hace
referencia a indicadores de economía y financieros
Registro contable de compra y venta de inversiones:
Con independencia de la forma que utilicen las entidades
públicas para procesar la información, sea esta manual o
automatizada, el diseño del sistema implementado deberá
garantizar eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento
y generación de la información financiera, económica, social y
ambiental.
En los títulos identificados con número facial del MIDAS 93,
95, 96, 97, 98, 105, 111, 122, 123, 124, 127, 134 y 135 de
2010, se encontró que al generar la interfaz entre el sistema
MIDAS y el TRIDENT se cambia el número facial del título,
razón por la cual se pierde la trazabilidad para efectos
contables. Al cierre del mes el Coordinador del Grupo de
Contabilidad realiza un registro manual con base en el
inventario final, con el fin de reversar el registro inicial con
número del título errado y procede al registro con base en el
número facial que corresponde.
7
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA
Descripción de las
Metas
Denominación de
la Unidad de
medida de la Meta
Unidad de
Medida de la
Meta
Área
Responsable
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Porcentaje
de Avance
fisico de
ejecución de
las metas
Descripción hallazgo
No de Meta
Depuracion de partidas conciliatorias con el ICETEX:
Las Entidades adelantaran todas las veces que sea necesario
las gestiones administrativas conducentes a depurar las
partidas conciliatorias que se presenten, con el fin de
incorporar en la contabilidad los derechos y obligaciones
correspondientes y de solicitar a las demás entidades los
ajustes del caso.
43
No mantener partidas
Registro Contable
conciliatorias
1
Grupo de
contabilidad
0.8
80%
44
Revisión
procedimiento
de
Procedimiento
1
Grupo de
Almacén e
Inventarios
1
100%
45
Revisión
procedimiento
de
Procedimiento
1
Grupo de
Almacén e
Inventarios
1
100%
47
Registro Contable
Registro Contable
1
Grupo de
contabilidad
0.1
10%
Una vez revisada la conciliación de los saldos del Convenio
S.B. 7.1.97/12925 con corte al 31 de diciembre de 2010, se
observan partidas conciliatorias desde abril de 2010, sin
depurar, con el objeto de realizar y solicitar al ICETEX los
ajustes pertinentes.
Registro de Bienes devolutivos en Servicio.
El registro de los bienes devolutivos debe ajustarse a la
situación real en que se encuentren, en bienes muebles en
bodega o bienes muebles puestos en servicios, atendiendo lo
dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública - RCP.
La SFC registró a 31 de diciembre de 2010 Muebles y Enseres
en servicio por $77 millones, por lo que el proceso de
depreciación fue activado automáticamente a partir del 13 de
diciembre de 2010 (Fecha de registro de la compra en el
SOA), pero en la revisión física realizada a la Bodega el 5 de
abril de 2011, se encontraron allí ubicados, lo que permite
establecer que la información que reporta el Sistema Online
Administrativo - SOA en relación con éstos bienes, no
corresponde a la realidad.
Responsabilidad en el manejo de bienes devolutivos.
El procedimiento establecido por la SFC para la entrega de
bienes indica que el comprobante de egreso debe contener
entre otros aspectos lo siguientes: Nombre, cédula y firma del
funcionario destinatario del bien; Nombre, cédula de
ciudadanía y firma del Almacenista o quien haga sus veces;
Número consecutivo de ítems y; Código, placa, descripción,
estado, número serial, valor del elemento.
Durante la revisión adelantada a los inventarios, se
encontraron bienes en servicio por $164 millones, los cuales
no están en cabeza de un funcionario responsable para su
cuidado y uso, por cuanto se encuentran cargados al Nit. de la
Entidad.
Manejo de subcuenta Otros:
El
numeral 11 del Procedimiento }contable para la Estructuración
y Presentación de los Estados Contables Básicos regual el
manejo de las Subcuentas denominadas otros. En los saldos
reflejados en los Estdos Financieros de lqa ]SFC con corte al
31 de diciembre de 2010, se encontró que las
SubcuentasÖtors¨superaron el 5% del valor total de la cuenta
de la cual forman parte (tabla 3)
8