Dirección General de Salud

Anexo 2.9.15 Reglamento para el funcionamiento
del Consejo Ministerial
El Consejo Ministerial es coordinado por el Ministro de Salud y constituye la instancia
formal de asesoría y coordinación del más alto nivel político institucional.
Conformación
El Consejo está integrado por:
El Ministro de Salud
El Viceministro de Salud
El Director General de Salud
El Director General de Nutrición y Desarrollo Infantil
El Director de Asuntos Jurídicos
El Jefe de la Unidad de Asuntos Internacionales en Salud
Funciones Generales:
1. Asesorar y apoyar al Ministro de Salud en la ejecución de las funciones de
Dirección Política de la Salud y Dirección Estratégica Institucional.
2. Discutir y brindar soluciones sobre temas que el Ministro establezca en la agenda,
que sean de interés institucional.
3. Facilitar la integración de los esfuerzos institucionales realizados con el objetivo
de lograr el cumplimiento del marco estratégico del Ministerio de Salud.
4. Facilitar la asesoría, coordinación y comunicación de asuntos clave entre las
dependencias directas del Ministro de Salud.
5. Apoyar al Ministro de Salud en el análisis, trámite y seguimiento de solicitudes de
diversa índole que ingresan al despacho ministerial.
6. Apoyar la seguimiento y evaluación
del desempeño general de la Institución a
nivel nacional
7. Analizar los resultados y logros del Consejo, en la última sesión de cada año.
Funciones de apoyo a la Dirección Estratégica Institucional
1. Apoyar al Ministro de Salud en la formulación de las políticas y prioridades
institucionales.
2. Analizar la planificación institucional del siguiente año así como el presupuesto
del gobierno central, en el segundo trimestre de cada año.
3. Analizar el presupuesto del fideicomiso y del Consejo Técnico de Asistencia Médico
Social (CTAMS) para el siguiente año, en el tercer trimestre de cada año.
4. Analizar periódicamente el avance en el cumplimiento del marco estratégico
institucional y el desempeño general de la institución en sus funciones de rectoría,
de gestión institucional y de provisión de servicios de salud, con base en la
información
suministrada
por
el
cuadro
de
mando
estratégico
y
otros
instrumentos de control.
5. Analizar periódicamente el avance del Plan Estratégico Institucional y de la
ejecución presupuestaria.
6. Analizar periódicamente el nivel de cumplimiento de las Políticas Institucionales
del Ministerio de Salud, con el fin de identificar mejoras en la gestión.
7. Analizar, en enero de cada año, la asignación presupuestaria del Ministerio de
Salud,
con el fin de garantizar que su distribución se haga de acuerdo a las
prioridades institucionales establecidas y a los planes formulados y aprobados el
año anterior.
8. Definir el nivel de riesgo institucional aceptable, en el tercer trimestre de cada
año.
9. Analizar el desempeño del sistema específico de valoración de riesgo institucional
y el impacto general de los planes institucionales de administración del riesgo.
Funciones de apoyo a la Dirección Política
1. Analizar, en forma periódica, la situación de salud del país e identificar problemas
y necesidades en salud prioritarios.
2. Apoyar al Ministro de Sal
3. 0iuud en la formulación de políticas y prioridades en salud
4. Evaluar el cumplimiento general del Plan Nacional de Desarrollo y Plan Estratégico
en Salud e identificar oportunidades de mejora.
5. Identificar y analizar necesidades de Dirección Política de la Salud para garantizar
el impacto de las acciones del Ministerio de Salud sobre el estado de salud de la
población.
6.
Asesorar al Ministro de Salud en la ejecución de la función rectora de Dirección
Política de la Salud
Operación del Consejo:
1. Sesionar de manera ordinaria quincenalmente la primera
y tercera semana de
cada mes y extraordinariamente cuando el Ministro de Salud lo convoque o la tercera
parte de sus miembros lo solicite.
2. El Consejo será coordinado por el Ministro de Salud y se debe nombrar un
facilitador, un relator y un evaluador, estos últimos podrán ser
rotados cada seis
meses. (En el Anexo 1 se establecen las funciones de cada uno).
3. El Ejecutivo del Despacho Ministerial tendrá bajo su responsabilidad garantizar la
articulación del consejo y asistir al Ministro en la coordinación de este.
4. En casos muy justificados y con autorización del Ministro de Salud, el miembro
del Consejo podrá ser representado por otro funcionario.
5. Los objetivos de la sesión y la agenda será definida previamente por el Ministro de
Salud. Cada miembro del Consejo podrá solicitar la inclusión de una actividad en la
agenda con al menos 5 días hábiles de anticipación, siempre y cuando sea un tema de
interés de la mayoría de los presentes. (En el Anexo 2 se establece los criterios para
elaborar una agenda).
6. Se debe controlar la asistencia y permanencia de los miembros del Consejo, las
ausencias no justificadas serán sujetas a sanción.
7. Al inicio de cada sesión, se debe dar seguimiento a los acuerdos tomados en la
sesión anterior.
8. Se deberá levantar una bitácora, la cual deberá ser enviada por correo electrónico
a los miembros del Consejo, con el objetivo de asegurarse que los acuerdos sean
correctos para posteriormente someterla a la aprobación del Ministro de Salud. El
proceso de aprobación deberá tardar como máximo cuatro días hábiles. (En Anexo 3
se establece los requerimientos de la bitácora).
9. Las bitácoras deberán ser enviadas al superior inmediato en los siguientes 4 días
hábiles, luego de su aprobación, con el fin de verificar que los Consejos estén logrando
su cometido. En caso de no cumplirse con esta actividad el superior inmediato podrá
solicitar que se investiguen las razones y aplicar las medidas disciplinarias que se
consideren convenientes.
10. Al final de la sesión se debe evaluar el cumplimiento de agenda y repasar los
acuerdos, responsabilidades adquiridas y agenda tentativa para la próxima reunión.
(En Anexo 4 se brinda una guía para evaluar la sesión).
Indicadores

Porcentaje de cumplimiento de las funciones del Consejo

Porcentaje de Políticas de Gestión Institucional actualizadas

Prioridades en salud del país actualizadas

Formulación y ejecución del plan estratégico institucional, analizada

Análisis del desempeño general de la institución realizado

Porcentaje de asuntos que ingresan al despacho que son efectivamente analizados
y resueltos

Presupuesto asignado de acuerdo con las prioridades institucionales
Anexo 1: Funciones de los miembros de los Consejos
Coordinador: debe dirigir, guiar al equipo, buscar el desarrollo del talento de todos,
conciliar ideas en conflicto, buscar el consenso y la participación de todos los miembros y
funciones son:
1. Asistir a todas las reuniones del Consejo en conjunto con el facilitador y organizar
aquellas se requieran.
2. Realizar las convocatorias de las reuniones y comunicar la agenda con
anterioridad (en caso de que no se haya planteado en la última reunión), así como
dirigir los debates de las reuniones.
3. Mantener documentación oficial del Consejo: bitácoras de reuniones y agendas,
comunicados y cualquier dato relacionado con el Consejo.
4. Dar seguimiento con el facilitador, a actividades requeridas para desarrollo del
Consejo.
5. Conducir el establecimiento de las reglas del Consejo, en especial aquellas que
tienen que ver con la participación, el manejo de información, los compromisos o
acuerdos de las sesiones, la puntualidad y asistencia, entre otras.
Facilitador: debe apoyar al coordinador en el cumplimiento de las actividades
programadas para el Consejo y sus funciones son:
1. Apoyar al coordinador en la conducción del Consejo.
2. Apoyar al coordinador en la formulación de la agenda de las sesiones siguientes.
3. Velar porque las discusiones sean basadas en evidencia y que respeten las
actividades y tiempos establecidos en la agenda.
4. Asegurar que durante la sesión se cuente con los documentos y recursos (sala,
pizarra, video beam, pantalla, etc.)
5. Junto con el Coordinador del equipo, será responsable de los resultados del
Consejo.
Relator: es el comunicador oficial. Lleva la bitácora de las reuniones y apoya al
coordinador con el seguimiento a los acuerdos y responsabilidades de los miembros. Para
el levantamiento de la bitácora el relator podrá apoyarse en un asistente administrativo
durante la reunión. Mantiene un registro de las actividades, avances y logros obtenidos
por medio de la bitácora para cada reunión efectuada.
Evaluador: debe retroalimentar continuamente al equipo acerca del avance en el
cumplimiento de las funciones del Consejo. Deberá medir el cumplimiento con los
indicadores establecidos para el Consejo. Asimismo debe evaluar cada sesión del Consejo
y retroalimentar acerca de la eficacia de los procesos de comunicación (Anexo 4).
Todos los miembros del Consejo:
1. Participar activamente en las reuniones y actividades programadas.
2. Cumplir con las labores asignadas por el Consejo.
3. Demostrar la suficiente competencia laboral y su identificación con el trabajo.
4. Aportar su esfuerzo y compromiso para el logro de las metas deseadas.
5. Compartir el conocimiento y la información.
6. Sugerir procedimientos para alcanzar metas.
7. Expresar sentimientos de grupo.
8. Nunca menospreciar una idea.
9. Elogiar y criticar constructivamente.
10. Cuestionar las conjeturas, las opiniones y las afirmaciones basadas en anécdotas.
11. Verificar las fuentes de información.
12. Definir la información clave.
13. Utilizar mucha investigación.
14. Valorar constantemente la importancia vs. urgencia.
Anexo 2: Criterios para elaborar una agenda
La elaboración de una agenda de la forma correcta permite un mejor uso del tiempo,
reuniones más eficientes y eficaces.
Los puntos que se deben considerar para elaborar la agenda son:
Definir el (los) objetivo(s) de la reunión: Definir qué se pretende alcanzar durante la
reunión.
Establecer las actividades: Se debe identificar claramente cuáles son las actividades que
se harán durante la reunión. Para cada una se deberá estimar un tiempo aproximado de
duración, que evite que las reuniones se extiendan más de lo previsto.
Ejemplo de Agenda:
Actividad
Tiempo estimado
Revisión de acuerdos de la reunión
10 minutos
anterior
Revisión
de
los
resultados
del
30 minutos
cumplimiento de la programación de
actividades
Discusión sobre aspectos de mejora de
60 minutos
los resultados actuales
Aclaración de inconformidades con el
20 minutos
grupo de trabajo
Elaboración de la próxima agenda
20 minutos
Anexo 3: Criterios para elaborar una bitácora
Se debe llevar una bitácora de reuniones que permita saber en todo momento cuáles
fueron las actividades, temas discutidos y principales resultados, acuerdos y conclusiones
de las mismas.
La bitácora debe contener:
1. Dirección a la que pertenece.
2. Fecha en que se realiza la reunión.
3. Hora de la reunión.
4. Lugar donde se realiza la reunión.
5. Asistencia: Se destina este espacio para identificar a cada uno de los miembros del
Consejo que formaron parte de la reunión.
6. Acuerdos: se indican los acuerdos a los que se llega en la reunión. Se indica
claramente las actividades que se realizarán y los responsables de la ejecución de
éstas.
Ejemplo de bitácora:
MS
Sesión No.___, __ de _____ de 2009
BITÁCORA DE REUNIONES
Participantes
Lugar:
ASISTENTES
Unidad
Organizacional
Fecha:
Sesión No.
Hora Inicio:
Hora Final:
ROL EN EL CONSEJO
FIRMA
ACUERDOS LA SESIÓN ANTERIOR
RESPONSABLE
EJECUTADO
PENDIENTE
123-
AGENDA PARA ESTA SESIÓN
Objetivo:
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
ACUERDOS TOMADOS
RESPONSABLE
12345-
FIRMAS DE APROBACIÓN
Coordinador:
TIEMPO
PLAZO
Anexo 4: Guía para la evaluación de la reunión
Para evaluar la reunión puede utilizarse esta lista de chequeo:
1. ¿Se planificó lo que deberá lograr el Consejo en la reunión?
2. ¿Se determinó el tipo de actividades que va hacer el Consejo durante la reunión
para alcanzar sus objetivos?
3. ¿Se pensó en qué hacer para asegurar la participación de todos los miembros?
4. ¿Se tiene agenda por escrito?
5. ¿Se distribuyó la agenda antes de la reunión?
6. ¿Los puntos de la agenda siguen un orden de prioridad?
7. ¿Se establecieron límites de tiempo para cada punto de la agenda?
8. ¿Se permitió a los participantes agregar puntos en la agenda?
9. ¿Se cuenta con la información necesaria recolectada para la reunión?
10. ¿Los miembros del Consejo saben qué información llevar a la reunión?
11. ¿Se invitó a todas las personas necesarias?
12. ¿Se seleccionó una hora para la reunión?
13. ¿Todos los miembros pueden reunirse a esta hora?
14. ¿Se cuenta con el espacio reservado y el equipo necesario para la reunión, con una
orden de “no molestar” durante este tiempo?
15. ¿Todas las personas saben cuándo, dónde y cuánto tiempo durará la reunión?
16. ¿Se comenzó y terminó a tiempo?