Dirección General de Servicio Civil

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Presidencia de la República
SISTEMA
DE Nombre del Documento:
Código del
GESTIÓN DE LA
Documento
CALIDAD
FORMULACIÓN Y PREPARACIÓN
GP-P-005
DEL
ANTEPROYECTO
DE
PRESUPUESTO
Escrito o modificado por:
Fecha de Aprobación: 17/11/2008
Aprobación jefatura
Karla Vargas Chaves
Aprobado por:
José Joaquín Arguedas Herrera
Director General de Servicio Civil
Rafael Ángel Soto Miranda
Revisado por:
Gustavo Ugalde Zúñiga
Gestor de la Calidad
Versión
2
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ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
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1. PROPÓSITO
Formular y preparar el Anteproyecto de Presupuesto para la Dirección General de
Servicio Civil, para el cumplimiento de los objetivos del Plan Operativo Institucional
y del Plan Nacional de Desarrollo.
2. ALCANCE
El procedimiento aplica a la gestión de presupuesto y a cada una de las áreas de
la Dirección General de Servicio Civil que requieran la compra de bienes y
servicios para cumplir con los objetivos organizacionales.
3. DEFINICIONES
Relación de Puestos: archivo en excel que tiene el Analistas del Área de Gestión
Presupuestaria, la cual incluye la información salarial de cada uno de los puestos
de la planilla de la Dirección General de Servicio Civil, la cual es actualizada por
quincena según información que suministra el Analista de Recursos Humanos de
la Dirección General de Servicio Civil.
Limite o techo presupuestario: es el monto total del presupuesto que se otorga
a la Dirección General de Servicio Civil para el ejercicio económico, corresponde a
un porcentaje de incremento con respecto al monto total del presupuesto del año
anterior, eliminando aquellos montos dados de forma extralimite.
Partida presupuestaria: es la clasificación que se realiza en tres niveles de
desagregación denominada partidas, grupos y subpartidas, cuyos componentes
principales son el código de la cuenta, el nombre y la descripción. Consta de
cinco dígitos: el primer digito es la “Partida” que es el nivel más agregado de
clasificación; los dígitos dos y tres corresponden al “Grupo de Subpartida”, en el
cual se ubican aquellas que poseen una naturaleza semejante; y los dos últimos
dígitos se asignan a la “subpartida”, que es el nivel de mayor especificidad de una
erogación.
Oficio “DG”: es un oficio firmado por el Director General, el cual debe de
elaborarse en el formato que proporciona la Secretaria de la Dirección General.
Para la realización de un Oficio “DG”, se utiliza el machote ya establecido, se
solicita a la secretaria de la Dirección General un número consecutivo y cuando ya
el oficio esta firmado por el Director General, se envía copia vía correo a la
Secretaria de la Dirección General para su respectivo archivo consecutivo.
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4. LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Director General
Director Administración de Servicios Institucionales
Subdirector General
Analistas de la Unidad de Gestión Presupuestaria
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Ley
Nº8131 (18/09/01)
Directrices Técnicas y Metodologías para la Formulación del Presupuesto
Formularios e Instructivos para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto
Relación de Puestos de la Dirección General de Servicio Civil
Directrices y Circulares de la Dirección de Presupuesto Nacional
Directrices y Circulares de la Dirección Financiera de la Presidencia de la
República
6. RESPONSABILIDAD
Analistas de la Unidad de Gestión Presupuestaria
7. METODO
7.1 En el primer trimestre de cada año, Presupuesto Nacional del Ministerio de
Hacienda prepara “Directrices Técnicas y Metodológicas para la Formulación
del Presupuesto” para el año siguiente y los envía a la Dirección Financiera de
cada ministerio. La Directora Financiera de la Presidencia de la República,
recibe las directrices, realiza una proyección del gasto de cada programa,
tomando el porcentaje autorizado para incremento y mediante circular solicita
la presentación del anteproyecto y comunica el límite o techo presupuestario.
7.2 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, estudia y analiza las Directrices Técnicas y Metodológicas para la
Formulación del Presupuesto.
7.3 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, prepara oficio que firma el Director de Administración de Servicios
Institucionales para cada Director y Coordinador de la Dirección General de
Servicio Civil, así como a cada Coordinador de Proyecto, Comisión y Comité,
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para que indique las necesidades para el próximo año en útiles, materiales,
equipo y otros requeridos para las diversas actividades programadas, así
como su debida justificación. También se envía oficio al Director de Desarrollo
Estratégico para que nos proporcione la información requerida para llenar las
Formulas 1,2 y 6 de los Formularios e Instructivos para la Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto, por cuanto es información del Plan Operativo
Institucional que elabora el Área de Desarrollo Estratégico.
7.4 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, luego de conocer las directrices y lineamientos emitidos tanto por la
Dirección de Presupuesto Nacional como por la Dirección Financiera de la
Presidencia de la República, realiza las proyecciones y cálculos, tomando el
archivo de la Relación de Puestos actualizada a la fecha que prepara las
proyecciones. Los cálculos son para las subpartidas de remuneraciones con
su respectiva coletilla e incluyendo cargas sociales.
7.5 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil luego de realizar los cálculos de la Relación de Puestos para el próximo
año, lo comenta y traslada a la Coordinadora de Recursos Humanos.
7.6 La Coordinadora de Recursos Humanos, revisa proyecciones y realiza
correcciones y/u observaciones y luego traslada al Analista de Gestión
Presupuestaria de la Dirección General de Servicio Civil para alguna
corrección y posterior envío a la Directora Financiera de la Presidencia de la
República.
7.7 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, recibe y realiza alguna modificación, si es del caso, y prepara Oficio DG
para remisión de Relación de Puestos, al cual debe de adjuntar: Relación de
Puestos, cuadro de cálculos y justificaciones respectivas. Y traslada al Director
General de Servicio Civil para la firma.
7.8 El Director General de la Dirección General de Servicio Civil recibe, revisa
y firma los documentos, si están correctos procede a firmarlos y sino los
devuelve al Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de
Servicio Civil.
7.9 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil recibe los documentos firmados, y traslada a la Unidad de Servicio
Generales para ser enviados a la Directora Financiera de la Presidencia de la
República.
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7.10 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, debe proceder a realizar las estimaciones y proyecciones para las demás
subpartidas presupuestarias. Para esta estimación, debe considerar las
respuestas de las Áreas de la Dirección General de Servicio Civil a sus
necesidades y aquellas otras necesidades o prioridades institucionales, que se
le hallan comunicado al Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección
General de Servicio Civil, así como al Director de Administración de Servicios
Institucionales. Para esta estimación debe considerar todos aquellos gastos
de carácter ineludible como servicios públicos, servicios de correo, alquileres,
seguros y otros propios de la Dirección General de Servicio Civil o aquellos
derivados de la observancia de las leyes, incluyendo remuneraciones. Dicha
proyección debe de ajustarse al límite o techo presupuestario indicado por la
Directora Financiera de la Presidencia de la República, cualquier exceso sobre
ese monto deberá presentarse en forma separada del anteproyecto (Monto
Extralimite), con un detalle de las justificaciones y monto, en el nivel de
subpartida.
7.11 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, cuando ya tiene listas estas proyecciones con su debida justificación, lo
comunica al Director de Administración de Servicios Institucionales y Director
General de la Dirección General de Servicio Civil, para que lo analicen y
comente.
7.12 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, luego de la reunión con el Director de Administración de Servicios
Institucionales y Director General de la Dirección General de Servicio Civil,
realiza cambios y/u observaciones.
7.13 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, cuando ya tiene todo listo, procede a completar las formulas 1, 2, 4, 6 y
7.1 a la 7.6 de los Formularios e Instructivos para la Formulación del
Anteproyecto de Presupuesto suministrados por la Dirección General de
Presupuesto Nacional en las Directrices Técnicas y Metodológicas para la
Formulación del Presupuesto.
7.14 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, una vez finalizada la información de las fórmulas, procede a confeccionar
el documento “Anteproyecto de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal xxxx”, el
cual debe de contener: portada, índice, formulas 1, 2, 4, 6 y 7.1 a la 7.6,
cálculos de las partidas de remuneraciones, justificación de cada una de las
subpartidas incluidas en el anteproyecto de presupuesto y anexos que incluye
cualquier otra justificación adicional que se requiera, cuadro de justificación y
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monto extralimite, indicación de las subpartidas que llevan coletillas y la
relación de puestos. Este documento debe de enviarse foliado.
7.15 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de
Servicio Civil, cuando tiene el documento listo, prepara Oficio DG en el cual
explica un poquito como va el Anteproyecto de Presupuesto, el porque va
pasado del límite y aquella otra información que considere necesaria incluir y
traslada al Director General de la Dirección General de Servicio Civil para su
firma.
7.16 El Director General de la Dirección General de Servicio Civil recibe,
revisa y firma los documentos, si están correctos procede a firmarlos y sino los
devuelve al Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de
Servicio Civil.
7.17 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil recibe los documentos firmados, y traslada a la Unidad de Servicio
Generales para ser enviados a la Directora Financiera de la Presidencia de la
República.
7.18 El Analista de Gestión Presupuestaria de la Dirección General de Servicio
Civil, debe estar pendiente de cualquier modificación al documento
“Anteproyecto de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal xxxx” y atenderlas de
forma inmediata, así como a la cita que le dará la Directora Financiera de la
Presidencia de la República para la digitación del Anteproyecto de
Presupuesto en el sistema informático que posee la Presidencia de la
República.
8. CONTROL DE REGISTROS
Nombre del
Registro
Anteproyecto
de
Presupuesto
Código
Período
conservación
Permanente
Método
conservación
Archivo físico
Lugar de
almacenaje
Persona
Responsable
Centro
Documentación
Encargada
Centro
Documentación
.
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9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
2
FECHA
17/11/2008
24/04/2009
AUTOR
Karla Vargas
Karla Vargas
DESCRIPCION
Documento Inicial
Inclusión de fecha de aprobación
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10. DIAGRAMA DE FLUJO
Directora Financiera de Analista de GPS
la Presidencia de la
República
Coordinadora de Director General de
Recursos
la Dirección General
Humanos
de Servicio Civil
Inicio
Solicita anteproyecto
y comunica límite
presupuestario
Estudia y analiza
Directrices
Técnicas y
Metodológicas
Prepara oficio
solicitando
necesidades
Prepara cálculos y
proyecciones de la
Relación de Puestos
Comenta con la
Coordinadora de
Recursos Humanos
y traslada
Recibe, revisa y
brinda
observaciones
1
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Directora Financiera de Analista de GPS
la Presidencia de la
República
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Coordinadora de Director General de la
Recursos
Dirección General de
Humanos
Servicio Civil
1
1
Recibe, realiza
observaciones y
prepara Oficio
DG
Recibe y revisa
documentos
NO
1
¿Esta
correcto?
SI
Firma y remite
al Analista de
GP
Recibe, prepara y
traslada a Servicios
Generales para su
envío
2
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ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
Directora Financiera de Analista de GPS
la Presidencia de la
República
2
Realiza
proyecciones y
estimaciones de las
otras subpartidas
Lo comenta y analiza
con Director
Administrativo y
Director General
2
Realiza cambios y
observaciones
Emite Formulas 1, 2,
4, 6,y 7-1 a 7-6
Emite "Proyecto de
Presupuesto para el
Ejercicio Fiscal"
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Recursos
Dirección General de
Humanos
Servicio Civil
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Directora Financiera de Analista de GPS
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Coordinadora de Director General de la
Recursos
Dirección General de
Humanos
Servicio Civil
3
Realiza Oficio DG y
adjunta documento
de Anteproyecto y
traslada
Recibe y revisa
documentos
NO
2
¿Esta
correcto?
SI
Firma y remite
al Analista de
GP
Recibe, prepara y
traslada a Servicios
Generales para su
envío
Esta pendiente de
cualquier
modificación y cita
para digitar
Fin
FIN DEL DOCUMENTO