como auditar proceso de alta direccion

Organización Internacional de Normalización
(International Organization for Standardization)
Foro Internacional de Acreditación
(International Accreditation Forum)
Fecha: 14 de octubre de 2004
Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001
Directrices sobre:
Cómo auditar los procesos de la alta dirección
Reconociendo que la auditoría de la alta dirección es un tema sensible, este documento
brinda directrices para esta categoría de auditoría.
Los auditores deberían involucrar a la alta dirección en la auditoría, es decir, invitarlos a las
reuniones de apertura y de cierre, dejar tiempo suficiente en el plan de auditoría para
entrevistar a los altos directivos, discutir los hallazgos de la auditoría directamente con ellos,
buscar evidencia de su compromiso, etc. Es importante cambiar el centro de atención en el
director de calidad únicamente a la alta dirección de la organización.
El auditor debería considerar procesos a las actividades de la alta dirección y auditarlos en
consecuencia.
Etapa de planificación
Es necesario que el auditor identifique los procesos de la alta dirección, y
a) entienda a la organización y su estructura directiva, mediante la revisión de
información de, por ejemplo, cuadros de la organización, reportes anuales, planes
de negocio, perfiles de la compañía, publicaciones de prensa, sitios web;
b) anticipe en el plan de auditoría la recolección de información relevante con
respecto al compromiso de la alta dirección, entrevistando directamente a los altos
directivos,
c) comprenda la cultura de la organización y su alta dirección, con el fin de
determinar su impacto en el plan de auditoría y hacer los ajustes correspondientes,
d) tome un enfoque profesional en su apariencia, determinando el código de etiqueta
de la organización,
e) planifique el cronograma de la entrevista a la alta dirección para garantizar la
conveniencia y la puntualidad.
No se debería asignar a un auditor con experiencia limitada en auditoría para entrevistar a la
alta dirección.
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Ejecución de la auditoría
Los métodos comunes para evaluar el compromiso de la alta dirección son:
1. Entrevistas con la alta dirección
El auditor puede, usando la terminología del negocio adecuada para la alta dirección, hacer
preguntas relevantes que:
2.
a)
busquen obtener evidencia de la concienciación sobre y el compromiso de la alta
dirección con la calidad y su pertinencia para los objetivos globales de la
organización y el sistema de gestión,
b)
establezcan evidencia de la conformidad con los requisitos de ISO 9001 para la
responsabilidad de la dirección.
Recolección y corroboración de evidencia
El auditor o equipo auditor debería buscar constantemente las oportunidades para
corroborar las respuestas recibidas de la alta dirección cuando fue entrevistada.
Esto incluye:
a)
disponibilidad y relevancia de las políticas y los objetivos,
b)
establecer la conexión entre las políticas y los objetivos,
c)
obtener la evidencia de que estas políticas y estos objetivos son eficaces
comprendidos en toda la organización,
d)
determinar si las políticas y los objetivos son adecuados para la mejora continua
del sistema de gestión de la calidad y para el logro de la satisfacción del cliente,
e)
determinar si la alta dirección está involucrada en las revisiones por la dirección.
y
Puede que sean necesarias las entrevistas y la recolección de evidencia adicionales para
obtener la corroboración necesaria.
El equipo auditor debería asegurarse de que también se recolecte toda evidencia adicional
del compromiso de la alta dirección.
El auditor o equipo auditor debería revisar la evidencia recolectada para garantizar la
completitud y la exactitud de la información y tener confianza en las conclusiones obtenidas.
Elaboración del informe de auditoría
Los auditores deberían preparar sus informes de auditoría con el fin de que sean adecuados
para la presentación a la alta dirección de las organizaciones. Puede ser conveniente
presentar un informe ejecutivo del informe de auditoría, adecuado para su presentación a la
alta dirección y a las partes interesadas clave de la organización. El resumen ejecutivo
debería destacar los hallazgos clave, tanto positivos como negativos, e identificar las
oportunidades para la mejora.
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Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001, por favor
consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001.
El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los
usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o
si los existentes se deberían revisar.
Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la siguiente
dirección de correo electrónico: [email protected].
Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se
pueden descargar de los siguientes sitios Web:
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Exoneración de responsabilidad
Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la
Organización Internacional de Normalización (ISO), el Comité Técnico ISO 176, ni el Foro
Internacional de Acreditación (IAF).
La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de comunicación.
El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los errores, omisiones ni
otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o posterior uso de dicha
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