CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Radicación # Tercero: Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO

CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726
Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427
“Por un control fiscal efectivo y transparente”
PARA:
RAÚL BASILIO VELANDIA GUTIÉRREZ
Responsable Proceso de Comunicación Estratégica.
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora – a diciembre de 2014
De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010
de febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el
informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento –
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a septiembre de 2014,
correspondiente al proceso de Comunicación Estratégica.
De un total de siete (7) hallazgos - no conformidades potenciales / riesgos;
incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, se solicita el cierre a la Auditoria
Fiscal a dos (2) hallazgos.
En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del
Proceso de Comunicación Estratégica con corte a diciembre de 2014, se pueden
apreciar en la siguiente tabla:
Tabla 1
“Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”
ORIGEN
1 - AUTOEVALUACIÒN
3 – AUDITORIA DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIÒN
6 – AUDITORÌA FISCAL
8.2 – RIESGO DE
CORRUPCION
8.4 - ESTRÀTEGICO
TOTAL
TIPO DE
ACCIÓN
(Correctiva,
Preventiva o
de Mejora)
Preventiva
ABIERTAS
(A)
CERRADAS
(C)
MITIGADAS
(M)
-
2
-
SE
SUGIERE
EL
CIERRE
(A*)
-
Preventiva
-
1
-
-
1
Correctiva
-
-
-
2
2
Preventiva
-
-
1
-
1
Preventiva
0
3
1
2
2
1
7
Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Comunicación Estratégica
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
PBX 3358888
TOTAL
A+C+M
2
CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726
Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427
Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno
de los hallazgos, no conformidades potenciales o riesgos, incluidos en el Plan de
Mejoramiento del Proceso de Comunicación Estratégica:
1. ACCIONES PREVENTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) riesgos
clasificados en el origen; 8.2 – Riesgos de Corrupción y 8.4 - Estratégicos, los
cuales fueron mitigados por el cumplimiento de las acciones propuestas:
1.1 Riesgos de Corrupción - Mitigado
 Inadecuado manejo de la información relacionada con los resultados de la
gestión institucional.
Acción: Estandarizar un formato de seguimiento y control para la información que
será divulgada e incorporarlo en el procedimiento de Divulgación de información
Institucional.
Verificación: se diligencio el formato donde se describe la sectorial de donde
proviene la información, el documento, el tema, a quien se le entrega, para
elaborar el respectivo comunicado de prensa, la fecha de entrega y en la que se
envió a los medios de comunicación. El formato de control fue estandarizado y lo
actualizan de forma permanente, para incluirlo dentro del procedimiento de
divulgación de información Institucional.
1.2 Riesgos Estratégicos - Mitigado
 Acciones en contra de la entidad por inexactitud en la información institucional
divulgada a través de boletines de prensa.
Acción: Solicitar el visto bueno del Director Sectorial o del Contralor, antes de ser
publicado el comunicado de prensa.
Verificación: Los boletines de prensa, cuentan con el visto bueno por parte de la
sectorial antes de ser publicado el comunicado de prensa.
1.3 Auditoría del Sistema Integrado de Gestión - Cerrado
 Las encuestas aplicadas no disponen en todos los casos de los elementos
mínimos requeridos, tales como ficha técnica de la encuesta, tabulación,
análisis de datos e informe, lo cual no permite garantizar la eficacia de la
encuesta y su utilización efectiva
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
PBX 3358888
CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726
Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427
Acción: Guardar la información físicamente.
Verificación: Se verifico que a la fecha se organizó una carpeta física con todos
los elementos que conforman la encuesta como: ficha técnica, tabulación, análisis
de datos e informe.
1.4 Autoevaluación - Cerrada
 Las carpetas de los contratos que reposan en la Dirección Administrativa no
cuentan con los soportes originales, hecho que puede ocasionar un hallazgo
administrativo.
Acción: Elaborar un tablero de control con los contratos suscritos por la Oficina
Asesora de Comunicaciones, para asegurar el cumplimiento el cronograma de
implementación y seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los
planes de mejoramiento por proceso.
Verificación: Se evidencio la elaboración del tablero de control con su respectivo
cronograma para hacer seguimiento a los nueve (9) contratos suscritos por la
Oficina Asesora de Comunicaciones.
 Los informes de interventoría no describen en forma detallada el seguimiento
del contrato, si no lo hace de manera general, lo que podría originar un
hallazgo administrativo.
Acción: Describir en forma detallada las actuaciones que surgen del contrato.
Verificación: Se revisaron los contratos asignados para supervisión de la Oficina
Asesora de Comunicaciones, a los cuales se les realizó el respectivo informe de
supervisión.
2. ACCIONES CORRECTIVAS
Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con dos (2) acciones
correctivas origen 6 – Auditoria Fiscal, correspondiente al informe final de Auditoria
vigencia 2012 – PAAF 2013, del 30 de octubre de 2013; los cuales se les solito el
cierre.
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
PBX 3358888
CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726
Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427
2.1 Auditoria Fiscal – Solicitud cierre.
 Hallazgo 2.2.3.1. Hecho irregular con presunto Hallazgo Administrativo, Planes
de Mejoramiento. En este ámbito la Contraloría de Bogotá suscribe Planes de
mejoramiento y cuenta con un plan anual de evaluaciones independientes.
Acción: “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable de proceso
para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de
las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.”
Verificación: Se verifico, que se formuló y se realizó el tablero de control
teniendo en cuenta lo propuesto en el Plan de Mejoramiento del proceso de
Comunicación Estratégica. Se solicitó a la Auditoria Fiscal el cierre de este
hallazgo, teniendo en cuenta el cumplimiento de la acción.
 Hallazgo 2.8.2. “Hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria-Falta de
respuesta definitiva al Peticionario”.
Acción: Efectuar seguimiento semestral a los derechos de petición incluidos en el
proceso auditor, con el fin de garantizar la respuesta definitiva de los mismos.
Verificación: No fueron remitidos DPC a este proceso.
RECOMENDACIONES GENERALES
 Mantener los controles y seguimientos permanentes para cada una de las
actividades que fueron programadas en el Plan de Mejoramiento Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora, con el fin de continuar con el buen
desempeño del Proceso.
 Se debe identificar con precisión dentro de la matriz – Anexo 1 - Plan de
Mejoramiento, Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, el
diligenciamiento completo de la casilla No.5 INFORME ORIGEN, habida
cuenta que no se identifican los informes orígenes de los hallazgos los cuales
son necesarios para efectuar el seguimiento al Plan de Mejoramiento.
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
PBX 3358888
CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos:
Radicación #: 3-2014-24459Fecha: 2014-12-26 16:46 Proc #: 606726
Tercero: LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-22427
 Respecto a los riesgos es necesario incluirlos en el Plan de Mejoramiento
vigencia 2015 conforme con la metodología establecida en el procedimiento de
identificación, clasificación, análisis y valoración del riesgo, a efectos de
obtener la observancia de los mismos.
Cordialmente.
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA
Anexo:
SI _x_
NO __
Número de folios ___2__
Proyectó y Elaboró: María Tatiana Rojas
www.contraloriabogota.gov.co
Código Postal 111321
Cra. 32 A No. 26 A – 10
PBX 3358888