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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 1 de 15 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 2 de 15 Revise la misión de su organización o, en los casos que el ejercicio de planeación estratégica está siendo usada por primera vez, desarrolle la declaración de la misión. MISIÓN DE: Entendemos el concepto de misión como la razón de ser de una institución. Esto es, se considera el propósito fundamental de la existencia de una organización respecto de sus esferas de actividad y de la sociedad. Características de la misión: - Es un enunciado breve, conciso, que da un sentido de propósito y dirección a los esfuerzos de una institución o empresa. - Debe ser suficientemente específica para servir como guía en el establecimiento de prioridades y en la evaluación del valor estratégico del desempeño de la institución. Sin embargo, no debe ser tan específica como para incluir los objetivos y metas. - Clarifica y asegura el propósito de la Institución.. - La misión es una declaración general y duradera de las intenciones de la institución. - Debe ser guiada por valores. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 3 de 15 GRUPO DE IMPLICADOS IMPLICADOS INTERESADOS Entendemos como Grupos de Implicados a: las personas, grupos de personas y las organizaciones que de una u otra manera están relacionadas con el cumplimiento de la misión de la organización. Y que son fuerzas que mueven la competencia en un sector determinado. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 4 de 15 FACTORES CLAVE EXTERNOS INTERNOS Identificación de los FACTORES CLAVES: En este paso buscamos reconocer a todos los acontecimientos de carácter natural o social que pudieran incidir de manera favorable o desfavorable en el cumplimiento de la misión de la organización y que esta no puede cambiar o modificar. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 5 de 15 UNIDADES ESTRATEGICAS Unidades Estratégicas Direcciones Estratégicas Entendemos como UNIDADES ESTRATÉGICAS al Conjunto de actividades fundamentales estrechamente relacionadas entre sí, que debe realizar la organización y que son imprescindibles para el cumplimiento de la Misión. Éstas deben tener permanencia en el tiempo e impacto o trascendencia en la organización, además que requieren de la concentración de esfuerzos para su materialización. La identificación de las unidades estratégicas puede llevarse a cabo a partir de la consideración de tres elementos: 1. El tipo de usuarios al cual va destinado el producto o servicio, atendiendo tanto a criterios geográficos, como socio-demográficos y socio-profesionales. 2. La función cubierta por el producto o servicio, o lo que es equivalente, la necesidad satisfecha por éste, y 3. La tecnología utilizada, o sea la forma en la cual la entidad cubre a través del producto o servicio la necesidad de tal clientela. Como DIRECCIONES ESTRATÉGICAS se entiende al grupo de aspectos estratégicos asociados a cada unidad estratégica y que serán atendidos como un sector específico. No tienen que corresponderse con la estructura actual de la organización, aunque puede coincidir con algunas de ellas. Una vez determinada las unidades estratégicas de negocio se procede al análisis de la realidad, a través del diagnóstico estratégico interno y externo de la organización. *NOTA: Para este caso en particular, las unidades estratégicas serán las dependencias y las direcciones estratégicas serán las áreas, departamentos o procesos que se ubiquen en su dependencia. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 6 de 15 MATRIZ DAFO FORTALEZAS INTERNO DEBILIDADES OPORTUNIDADES EXTERNO AMENAZAS El análisis de las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades, DAFO, o llamada también FODA”s o TOWS por sus siglas en inglés, considera los factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan las oportunidades y amenazas relativas al ámbito externo de la dependencia o entidad, al incidir en su quehacer institucional. Los factores internos incluyen las fortalezas y debilidades de la organización (pueden ser controladas). Los factores externos incluyen las oportunidades y las amenazas a los que la organización puede responder, aprovechar o tratar de influenciar, pero a menudo están más allá de su control. Oportunidades y amenazas: El análisis de las variables relevantes que el entorno ofrece debe establecer las oportunidades en forma concisa y clara, así como las amenazas que pueden afectar el desempeño institucional, clasificándolas de acuerdo a su impacto y probabilidad de ocurrencia. Éstas pueden provenir de los siguientes ámbitos: económico, demográfico, social, político, tecnológico, legal y educativas. Fortalezas y debilidades. Las fortalezas y debilidades dependen, y son consecuencia, de la organización interna, por lo que no deben confundirse con las oportunidades y amenazas que son independientes y no pueden ser alteradas por la institución. El análisis debe enfocarse al conjunto de la UAS con un enfoque sistémico y resaltando aquellos aspectos que, por su importancia en el impacto de los resultados, requieran una atención particular. Asimismo, las fortalezas y debilidades deben incluir aquellas áreas críticas que impacten de forma significativa los resultados del quehacer de la institución, pudiendo ser relativos a la situación de la infraestructura tecnológica, los procesos administrativos, actitudes o aptitudes del personal, sistemas de información, organización y distribución de las cargas de trabajo, entre otros. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PROBLEMA ESTRATÉGICO SOLUCIÓN ESTRATÉGICA Página 7 de 15 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Estas etapas se desarrollan teniendo como referente el análisis de la matriz DAFO. Y se busca, establecer para nuestra ESTRATÉGICO GENERAL Y LA SOLUCIÓN ESTRATÉGICA GENERAL Página 8 de 15 organización el problema El PROBLEMA ESTRATEGICO GENERAL se define de la siguiente manera: Si las Amenazas se materializan o siguen influyendo y continuamos siendo Débiles aunque seamos Fuertes no podremos aprovechar las Oportunidades. La SOLUCION ESTRATEGICA GENERAL se enuncia de la siguiente forma: Si utilizamos las Fortalezas, y aprovechamos las Oportunidades, estaremos en condiciones de atenuar las Amenazas ( su efecto) y reducir o eliminar las Debilidades. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 9 de 15 ESCENARIO Entendamos, por un escenario, a la descripción de una situación futura y del encadenamiento de contingencias que permitirían pasar de la situación presente a la futura, en ello se diseñan procedimientos para su factibilidad. Características Su propósito es identificar, después de haber reconocido la situación presente, las tendencias del entorno que tiene que ver con la organización en un plazo determinado y como influirá éste sobre la misma, formulando hipótesis organizadas dentro de un marco de explicación. Se proponen haciendo señalamientos a grandes rasgos de una realidad, de una manera esquemática, utilizando conjeturas, o sea, a partir de un cuerpo de hipótesis Los escenarios tienen ciertos rasgos característicos, los cuales son: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 10 de 15 Una secuencia hipotética de acontecimientos construidos con el objetivo de centrar la atención en los procesos causales y en las posibles decisiones claves. La descripción de los posibles entornos en que funcionará la entidad durante el futuro, a mediano plazo, y que ejercerán influencia en su comportamiento. No se pretende predecir el futuro sino describir una serie de opciones y de situaciones probables. Es lo que se espera que suceda, no lo que se desea, sobre la base de los factores claves, considerando los implicados y tomando en cuenta las amenazas y oportunidades. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 11 de 15 VISIÓN Siguiendo la lógica del modelo, se continúa con la articulación de la VISION, considerándola como el estado deseado mínimo aceptable a alcanzar en la organización en un determinado marco temporal, por ello debe generarse “...con el corazón ardiente, los pies en la tierra y la mente fría”, de forma que constituya un desafío para toda la organización. La Visión se caracteriza por: Ser formulada por los principales directivos, de manera compartida Poseer un horizonte predeterminado Relacionada directamente con la Misión Ser simple y clara Ser soñadora pero objetiva Ser positiva y alentadora No se expresa en cifras Se expresa en tiempo presente porque actuamos como si lo hubiéramos logrado, parados en el futuro para “halar” el presente. Se formula sin criticar, ni evaluar ideas. Ser evaluada al final, en término de impacto/ costo. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 12 de 15 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA Unidad Estratégica (Poner el nombre de la dependencia) OBJETIVO GENERAL DE UNIDAD ESTRATÉGICA: DIRECCIÓN OBJETIVOS ACCIONES ESTRATEGICAS UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 13 de 15 La manifestación concreta de la Visión se realiza a través de la definición de los OBJETIVOS ESTRATEGICOS, que no son más que las metas cuantitativas o medida de operaciones que se desea que ocurran en el futuro; es un estado, situación o resultado futuro que un conjunto de actores se plantea lograr. Implica qué quiero, cuándo lo quiero y dónde lo quiero. Los objetivos representan los resultados que la institución espera obtener. Son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Ejemplo: Elevar la eficiencia terminal a un 70% durante los dos próximos años. Clasificación de los objetivos En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, los objetivos pueden ser: Estratégicos o generales: Comprenden toda la institución y se establecen a largo plazo. Ejemplo; Obtener la formación en postgrado del 90% de los PTC en los próximos cinco años. Tácticos o departamentales: Se refieren a un área o departamento de la instancia administrativa de la Administración central, escuela o facultad; se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo; Incrementar la atención a alumnos en servicios de salud en un 100% de acuerdo a su solicitud mensual, en el presente año. Operacionales o específicos: Se establecen en niveles o secciones más específicos de las dependencias académico-administrativas; se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIONES ESTRATÉGICAS /METAS UNIDAD DE MEDIDA Página 14 de 15 GRADOS Y TIEMPOS DE CONSECUCIÓN 2006 1 2007 2 1 2008 2 1 2009 2 1 En este apartado deberán establecerse, por cada dirección , las metas que se esperan alcanzar por cada acción planteada en el cuadro anterior.. La unidad de medida se expresa en número o porcentaje de lo que se pretende lograr. Los grados y tiempo de consecución se indican por año y por semestre. 2 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SINALOA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TALLER DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Página 15 de 15 PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2006 Acciones Actividades Responsables Recursos E F M A M J 1. En el rubro acciones, se retoman las acciones estratégicas de la página 12 y se ponen con número. 2. Las actividades son aquellas que se realizarán para dar cumplimiento a las acciones. 3. Responsables, son los encargados de ejecutar las actividades. 4. Recursos son aquellos necesarios para cumplir con la actividad J A S O N D