El principal objetivo de un centro de cómputo es el de concentrar el procesamiento de datos e información de una manera sistematizada y automática. Y para esto se requiere del proceso administrativo, el cual se da en varias etapas que se pueden resumir en: Planeación, organización, dirección y control. Perspectiva teórica: 2.1 Planeación Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Sin lugar a duda la planeación es la base que sostiene el funcionamiento administrativo, y de ésta depende en gran medida el éxito o el fracaso; en la planeación se define los objetivos y metas, y se establece una estrategia global para lograrlas. Es necesario planear las actividades a realizar, tomando en cuenta la estructura organizacional y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Es importante mencionar que para realizar las actividades planeadas, debemos definir estándares y procedimientos para completar las tareas con rapidez y eficiencia. 2.1.1 Ventajas de la Planeación La planeación estratégica ofrece puntos importantes para las actividades de la organización. Al servirse de ella los gerentes dan a su organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlo. Este proceso de planeación les ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven, también ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas. Todo este proceso de planeación y dirección se produce sobre la base de la Teoría General del Sistema, la cual consiste en un conjunto organizado de elementos integrados y ordenados lógicamente entre sí, que tienden hacia un mismo fin, supone la existencia de una serie de procesos interconectados, cuyo resultado global es superior al resultado de cada uno de ellos separadamente. Partiendo de la propia expresión de que la planeación evoca un viejo dilema, la planeación implica algo de rigidez e inflexibilidad y por su parte estratégica indica adaptación, cambio y flexibilidad. Es por eso que en estos tiempos convulsos de constantes cambios, en el mundo se acostumbra a hablar de gerencia o gestión estratégica. Gestión Estratégica es un proceso que permite a las organizaciones ser proactivas en la proyección del futuro, en sus tres etapas: formulación, ejecución y evolución logrando a través de ello los objetivos de la organización. Al hablar de gestión debemos tener en cuenta que la herramienta fundamental está en la brújula, en la determinación correcta del destino adonde hay que conducir el sistema. La cuestión derivada esta en el mapa, en la selección adecuada de las opciones de avance para cada situación, garantizando que cada paso conduzca y acerque al destino, no que aleje o desvíe. Se trata fundamentalmente de definir una proyección a largo alcance para el desarrollo de los sistemas, basado no en la suposición de un futuro conveniente para la dirección, sino en la determinación de cursos de acción flexibles, lo suficientemente conveniente para cada futuro que se pudiera presentar ante el sistema. Existen muchos modelos de dirección estratégica, dentro de ellos se encuentran los modelos de decisión u optimización, los cuales son útiles en la planeación para loa determinación del mejor curso de acción entre alternativas disponibles. Los modelos para la formulación, implantación y control de la estrategia requieren de cierta flexibilidad y de un mínimo de estructuración, permitiendo el uso de diferentes herramientas que contribuyen a la intensificación del pensamiento creativo para así ofrecer las soluciones adecuadas. 2.1.2 Los 4 pasos de la planeación: Establecer una meta o un conjunto de metas: La planeación comienza con las decisiones acerca de lo que la organización o subunidad necesitan o quieren. Determinar las prioridades y ser específicos respecto a los objetivos les permitirá canalizar sus recursos con eficacia. Definir la situación actual: Debemos preguntarnos: ¿a qué distancia se halla de sus metas la organización o subunidad?¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas?, Sólo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes necesarios para el progreso. Identificar las ayudas y barreras de las metas: ¿Qué factores en el ambiente interno y externo ayudan a la organización a lograr sus metas? ¿Qué factores podrían crear problemas? Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar la meta o metas: Esta etapa requiere varios cursos de acción alternos para conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y escoger entre ellas la más idónea. En este paso es donde se toman decisiones referentes a acciones futuras y donde son más importantes las pautas de la toma eficaz de decisiones. 2.1.3 Niveles de planeación Hay 6 niveles de planeación que se presentan a continuación: Planeación estratégica Planeación de recursos Planeación operativa Planeación de personal Planeación de instalación física Ubicación física Planeación estratégica En todo centro de cómputo existen variables para su planeación estratégica y es que en todo centro de cómputo debe haber áreas de trabajo para cada una de las funciones que se realizan de entre las cuales podemos mencionar: Supervisor de red: Puesto más nuevo dentro del área que se trata de administrar, ejecutar y desarrollar las funciones que tiene que ver con las instalaciones dela red. Área de análisis: Aquí se analizan los problemas de la empresa para dale una solución sistematizada. Área de programación: Recibe información del área de análisis para codificar los programas que se van a suministrar al sistema de cómputo. Área de captura: Lugar en e cual se almacena la información en la computadora para su procesamiento. Operadores de cómputo: es donde se encuentra el responsable de administrar la consola de sistemas. Planeación de recursos En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. Planeación operativa Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento, como se muestra a continuación: Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la SISTEMAS COMPUTACIONALES, por lo general es el encargado de administrar los centros de cómputo. Lic. En sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la administración. Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red. Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista. Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo. Capturista de datos: responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de calculo, bases de datos y paquetería en general. Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas. Planeación de personal En esta etapa de la planeación, el administrador de centros de cómputo debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del centro de sistemas de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral. Planeación de instalaciones físicas Esta etapa de la planeación se refiere a todo lo que tiene que ver con el equipo que se debe de utilizar y debe de estar contenido en el centro de cómputo. Los principales requisitos de un centro de sistemas son: Conexión a tierra física No break ( baterías ó pilas) Reguladores Aire acondicionado Extinguidores (por lo menos 1 por cada 6 computadoras) Ubicación física El lugar donde debe estar ubicado el centro de cómputo debe de cumplir una serie de requisitos de entre los cuales podemos mencionar a los siguientes: Estar situado en un lugar donde no pueda acceder personal no autorizado. Que no entre mucha luz natural. Debe haber aire acondicionado. No debe haber entradas de aire natural. Extinguidores. Ruta de evacuación Otros. 2.2 Estudio de requerimientos Es el conjunto de técnicas y procedimientos que nos permiten conocer los elementos necesarios para definir un proyecto La IEEE los divide en funcionales y no funcionales: Funcionales: Condición o capacidad de un sistema requerida por el usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo. No Funcionales: Condición o capacidad que debe poseer un sistema par satisfacer un contrato, un estándar, una especificación u otro documento formalmente impuesto. Para realizar bien el desarrollo de cualquier proyecto se debe hacer una especificación completa de los requerimientos de los mismos. La tarea de análisis de los requerimientos es un proceso de descubrimiento y refinamiento El análisis y especificación de requerimientos puede parecer una tarea relativamente sencilla, pero las apariencias engañan. Puesto que el contenido de comunicación es muy alto, abundan los cambios por mala interpretación o falta de información. El dilema con el que se enfrenta un administrador puede ser comprendido repitiendo la sentencia de un cliente anónimo: "Sé que crees que comprendes lo que piensas que he dicho, pero no estoy seguro de que lo que creíste oír sea lo que yo quise decir". 2.3 Plan integral de desarrollo informático (Plan a mediano plazo) El problema de una organización lo construye el futuro que él aguarda si continúa comportándose como hasta entonces, y si su ambiente no cambia de dirección de modo significativo. Por tanto, la solución de sus necesidades de información requiere de cinco puntos primordiales: Definición de la estrategia de la empresa Identificación de las oportunidades o ventajas competitivas Evaluación de la situación actual de SISTEMAS COMPUTACIONALES Diseño de la nueva arquitectura de información Elaboración de la estrategia de implantación Adicionalmente, conviene tener presente la existencia de obstrucciones, por lo general auto impuestas, y que son, básicamente, de dos tipos: discrepancias y conflictos. Una discrepancia es la diferencia entre lo que una organización cree que es u lo que realmente es; se cuentan cinco tipos diferentes: Los fines de la organización Los medios empleados para perseguir dichos fines Los recursos disponibles La estructura administrativa y organizacional El ambiente Un conflicto surge cuando dos o más deseos interactúan de tal modo que él progresó hacia uno de ellos impide el avance hacia los demás. Básicamente, hay cinco diferentes tipos de conflictos: Internos de los individuos Entre individuos Entre individuos y áreas operativas Entre áreas operativas Entre la organización y el ambiente. Para desarrollar un plan a corto, mediano y largo plazos es necesario adoptar una técnica formal de planeación, cuyas principales técnicas son: Planeación estratégica: Su objetivo básico es la definición de la naturaleza, dirección y misión de la organización a futuro. Se dirige a las empresas, los mercados y recursos, e implica la creación de lineamientos y políticas, la conceptualización de la misión, la creación de un marco de referencia, la visión del problema bajo un enfoque sistemático y la adopción de una estrategia de solución acorde con la organización Planeación táctica: Su objetivo básico es la definición de un programa de acciones. Involucra los recursos, la organización y el ambiente. Origina la creación de objetivos funcionales, la identificación de oportunidades, la especificación de actividades y la elaboración de un presupuesto. Planeación operacional: Su objetivo básico es la elaboración de un plan de acción y su supervisión. Involucra los proyectos acordados por un comité. Planes operativos anuales El proceso para diseñar un plan operativo anual consiste en: IDENTIFICAR DEFINIR PROGRAM A OPERATIVO ANUAL COORDINAR SUMINISTRA R ALCANZAR LAS NECESIDADES DE ACUERDO AL PLAN DE TRABAJO DEL CENTRO DE INFORMATICA O INSTITUCIÓN LAS ACCIONES O METAS A ALCANZAR PARA CADA PROYECTO ORGANIZAR DE MANERA INTEGRAL CON LOS FUNCIONARIOS DEL PLANTEL LA INFORMACION OBTENIDA INSTRUCCIONES CLARAS Y OBJETIVAS LOS RECURSOS PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 2.4 Metodologías para la planeación de sistemas de información Existe una gran variedad de metodologías de planeación. Las más conocidas son: La metodología de enfoque fundamental. Comprende las técnicas de BSP de IBM, CSF del MIT, desarrollada por John Rokard, y la técnica de FCE del MIT. La metodología de visión. SE basa en la técnica de Planeación estratégica de datos, de James Martín La metodología de estructuración de proyectos. Se basa en los portafolios de aplicaciones de Harvard desarrollada por McFArlan y _McKinney. La metodología PESI (Planeación Estratégica de Sistemas de Información). Combina todos los aspectos de planeación y visualiza su proceso de principio a fin, empleando como elementos principales: Modelaje (eventos, datos y proceso) Arquitectura tecnológica Portafolios de aplicación Ingeniería de información Factores críticos de éxito La metodología PESI (Planeación Estratégica de Sistemas de Información) Una de las principales ventajas que brinda el uso de la metodología PESI es el alcance de los objetivos que persigue. Estos son: Identificar estrategias, metas y factores críticos de éxito Identificar necesidades de información actuales y futuras Identificar puntos para reducción de costos y mejora la efectividad de las aplicaciones Identificar requerimientos potenciales de recursos Desarrollar un sistema de información con un enfoque tanto estratégico como táctico. Desarrolla una cartera de proyectos rigurosamente definida. ACTIVIDAD 2: 1. Realice un cuadro sinóptico resumiendo los aspectos más importantes de cada nivel de la planeación indicando sus características, ventajas, desventajas y la forma en que se emplea. 2. Defina los requerimientos necesarios en una compañía de consultoría informática, que de servicio a la comunidad universitaria de su institución. 3. Elabore el Plan integral de desarrollo informático, presentando un reporte con los elementos a considerar de acuerdo con el alcance del plan. 4. Plantee el proyecto que será elaborado a lo largo del curso sobre el desarrollo de un centro de datos.