PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión: 1 Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 17/12/2012 Página 1 de 4 PROCESO. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SUBPROCESO. N.A PROCEDIMIENTO. Planeación Estratégica 1. OBJETIVO Establecer una metodología de gestión que permita formular, implementar, controlar el Plan Estratégico de la Cámara de Comercio, como una herramienta de la gestión gerencial que permita proyectarla hacia el futuro teniendo en cuenta la misión, la visión, sus estrategias y objetivos estratégicos, facilitando la toma de decisiones para cumplir con las expectativas de la empresa en cuanto a crecimiento, rentabilidad y perdurabilidad con responsabilidad social. 2. ALCANCE Este procedimiento conceptualiza de manera general las etapas necesarias para llevar a cabo un plan estratégico de acuerdo con la cultura de la empresa, incluyendo la revisión permanente que se realiza del mismo. 3. DEFINICIONES a. Planeación: La planeación consiste en fijar un curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que lo orientan, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesario para su realización. Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos. b. Planeación Estratégica: Es un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarla, con base en el análisis del entorno, tanto interno como externo. Supone la participación activa de los actores organizacionales, la obtención permanente de información sobre sus factores críticos de éxito, su revisión, monitoría y ajustes periódicos para que se convierta en un estilo de gestión que haga de la organización un ente proactivo y anticipatorio. La planeación estratégica se desarrolla e integra en tres niveles: Planeación estratégica corporativa, planeación estratégica funcional o táctica y planeación estratégica operativa. c. Misión: Es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio. El enunciado da sentido, rumbo y orientación a todas las actividades que se lleven a cabo cotidianamente en las diferentes áreas o departamentos de la organización, así como al trabajo y esfuerzo que realizan y aplican sus propietarios, directivos, gerentes y personal operativo. d. Visión: La visión es aquella idea o conjunto de ideas que se tienen de la organización a futuro. Es el sueño más preciado a largo plazo y le da un sentido estratégico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones. e. Estrategia: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Una estrategia es el conjunto de acciones orientadas hacia: Consolidar las fortalezas. Eliminar las debilidades. PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA f. Versión: 1 Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 17/12/2012 Página 2 de 4 Aprovechar las oportunidades. Minimizar el impacto de las amenazas. Alcanzar los objetivos estratégicos Objetivos Estratégicos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Un objetivo estratégico es el marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y proyectos específicos de la organización. El carácter de los objetivos estratégicos es principalmente cualitativo; aunque deben alcanzarse por la sucesión ordenada y cuantificable de metas continuas, su concepción es de largo plazo, pero su seguimiento y evaluación se realizan en periodos relativamente cortos. Los objetivos estratégicos son de utilidad para evaluar el desempeño general de la organización y medir el avance o rezago que manifiesta esta en relación con los grandes propósitos empresariales. Los objetivos estratégicos son definidos por la alta dirección y los gerentes que coordinan las áreas estratégicas dentro de la organización. Esto, en virtud de su conocimiento del negocio y de su necesario involucramiento y compromiso para alcanzarlos en los plazos previstos. Por otra parte la alta dirección tiene que presentar al grupo de accionistas los objetivos estratégicos y en caso de que estos no cumplan sus expectativas se tendrán que replantear. g. Plan de acción: Herramienta gerencial institucional, articulada y coherente con el Plan Estratégico de la entidad, el cual establece el conjunto de proyectos, actividades y metas de las distintas áreas funcionales durante un periodo de aplicación y ejecución inferior al Plan Estratégico Institucional h. Balanced Score Card: Metodología de gestión, diseñada para formular, implementar y materializar la planeación estratégica de la compañía, sobre la base de la construcción de un sistema multidimensional de objetivos de corto, mediano y largo plazo, que son medidos, evaluados y monitoreados permanentemente por medio de un grupo de indicadores inductores y de resultados, vinculados entre sí por un árbol de causalidad, clasificados por perspectivas y alineados con la estrategia. 4. PROCEDIMIENTO N° ACTIVIDAD 1. Definición del plan estratégico 2. Formulación del plan estratégico DESCRIPCIÓN Definir por parte de la Junta Directiva y el equipo directivo de la entidad, los elementos básicos del Plan Estratégico como son la misión, la visión, los principios y valores corporativos y los objetivos estratégicos y cuál es la estrategia de la empresa para conseguir llevar a cabo este plan. El alcance del Plan Estratégico será definido por la Junta Directiva. Definir los objetivos que la entidad quiere lograr a: 1 año 3 años 6 años RESPONSABLE Junta Directiva y Equipo Directivo de la Entidad Junta Directiva y Equipo Directivo EVIDENCIA Plan Estratégico Formulado PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA N° 3. 4. ACTIVIDAD Aprobación Difusión 5. Ejecución del plan 6. Seguimiento DESCRIPCIÓN o más años de acuerdo al alcance del plan. Definir las estrategias operativas mediante las cuales se desarrollen o alcance el logro de los objetivos. Estas estrategias deben ser concretas, sobre las cuales se puede determinar tareas o acciones concretas y responsabilidades. Desarrollar un plan de acción para alcanzar los resultados planeados, en un horizonte de tiempo previamente definido, generalmente un año, estableciendo para ello un indicador de éxito global para cada proyecto estratégico. Se deben definir las tareas necesarias para operatizar el plan de acción, el tiempo de realización de cada una de ellas, la meta que se espera alcanzar con cada tarea, en términos concretos y la persona responsable de llevarla a cabo. Elaborar un presupuesto, dentro del horizonte de ejecución de las tareas que identifique y cuantifique los recursos necesarios para la ejecución de las mismas Presentar a la Junta Directiva, el plan estratégico de la entidad, para su aprobación. Presentar anualmente ante la Junta Directiva los Planes de Acción de cada proceso y su presupuesto, para su aprobación. Dar a conocer el Plan Estratégico de la entidad a todos los niveles de la organización, con el objeto de estimular el compromiso de los colaboradores a partir del conocimiento de los elementos constitutivos del plan de acción. Ejecutar de acuerdo a los proyectos establecidos, estrategias planteadas y metas a lograr, el plan de acción de cada área. Midiendo con indicadores su cumplimiento Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de los planes de acción de cada área, incluyendo cumplimiento de Versión: 1 Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 17/12/2012 Página 3 de 4 RESPONSABLE EVIDENCIA Junta Directiva y Equipo Directivo Responsables de Procesos Plan de acción Anual Responsables de Procesos Plan de Acción Anual y Presupuesto Presidente Ejecutivo Acta de Junta Directiva Presidente Ejecutivo Acta de Junta Directiva Coordinador de Planeación y Calidad – Jefes de Procesos Acta de Reunión y Listado de Asistencia Jefes de Procesos Jefes de Procesos Matriz de Seguimiento al Plan de acción PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN metas y la ejecución de los recursos presupuestados. Controlar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en los planes de acción Presentar a la Presidencia Ejecutiva un informe de cumplimiento de los planes de acción. Versión: 1 Aprobó: Comité de Calidad Fecha: 17/12/2012 Página 4 de 4 RESPONSABLE EVIDENCIA Coordinadora de Planeación y Calidad Coordinadora de Planeación y Calidad Indicador de Cumplimiento Informe de Revisión Gerencial