perfil organizacional 2011a

PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN.
El Perfil Organizacional equivale a una fotografía del funcionamiento y operación de la
organización, las influencias clave que determina la manera en la que opera y los desafíos clave
que enfrenta.
El Perfil organizacional, desde el punto de vista operativo, es (básicamente) una narración escrita
semejante a un Manual de Calidad en el que se plasma los aspectos que seguidamente se
describen.
Descripción Organizacional
¿Cuáles son las características clave de su organización?
Describa el contexto operativo de su organización y sus relaciones clave con sus clientes,
proveedores, socios y partes interesadas.
Incluya respuestas a las siguientes preguntas (estas preguntas no son ni las mínimas ni todas,
son sólo sugeridas):
Ambiente Organizacional
(1) ¿Cuáles son los principales productos y servicios de su organización?
(2) ¿Cuáles son los mecanismos de distribución utilizados para entregar los productos
servicios a sus clientes?
(3) ¿Cuál es la cultura organizacional de la organización?
(4) ¿Cuáles son los propósitos, misión, visión y valores establecidos?
(5) ¿Cuál es el perfil de sus trabajadores?
(6) ¿Cuáles son sus categorías y tipos de trabajadores?
(7) ¿Cuáles son sus niveles de educación?
(8) ¿Cuál es la diversidad de su fuerza de trabajo y de puestos, unidades de discusiones
salariales organizadas (gremios), utilización de trabajadores contratados y requerimientos
especiales de salud y seguridad?
(9) ¿Cuáles son las principales tecnologías, equipos e instalaciones?
(10) ¿Cuál es el ambiente regulatorio bajo el que opera su organización?
(11) ¿Cuáles son las regulaciones de salud y seguridad ocupacional aplicables; las
acreditaciones, las certificaciones o los requisitos de registro; los estándares industriales
relevantes; y las regulaciones medio ambientales, financieras y de producto?
Relaciones organizacionales
(12)¿Cuál es la estructura de la organización?
(13)¿Cuál es la relación existente entre el propietario/accionista/directorio y la alta dirección,
y la organización matriz, según corresponda?
(14)¿Cuáles son los clientes, las partes interesadas y los segmentos de mercado clave para su
organización, según corresponda?
(15)¿Cuáles son sus requisitos y expectativas clave respecto a sus productos, servicios y
operación?
(16)¿Cuáles son las diferencias de requisitos y expectativas entre los grupos de clientes y
partes interesadas y segmentos de mercado?
(17)¿Cuál es el rol que desempeñan los proveedores, los asociados y distribuidores en los
procesos clave de creación de valor y de apoyo?
(18)¿Cuáles son los tipos de proveedores, asociados y distribuidores más importantes?
(19)¿Cuáles son los requerimientos más importantes de la cadena de abastecimiento?
(20)¿Cuáles son los mecanismos de comunicación y de relación clave con los proveedores y
clientes?
Notas:
Nota 1: Los mecanismos de distribución de productos y servicios a sus clientes pueden realizarse
en forma directa o a través de distribuidores, comerciantes, trabajadores o canales asociados.
Nota 2: Los segmentos de mercado pueden estar basados en: líneas de productos o servicios,
lineamientos, geografía, canales de distribución, volumen de negocio, u otros factores importantes
para su organización en la definición de las características del mercado.
Nota 3: Los requisitos de los grupos de clientes, partes interesadas y segmentos de mercado
pueden incluir la entrega oportuna, niveles bajos de defectos, reducciones de precios aplicadas,
comunicaciones electrónicas, respuesta rápida y servicios de post-venta.
Nota 4: Los mecanismos de comunicación deben ser en ambas direcciones, pudiendo ser en
persona, por correo terrestre, por correo electrónico, basado en tecnología WEB o por teléfono.
Para muchas organizaciones estos mecanismos pueden cambiar a medida que cambian los
requisitos del mercado, de las partes interesadas o de los clientes.
Con frecuencia, muchas preguntas son agrupadas bajo un mismo número. Estas preguntas están
relacionadas y no necesitan una respuesta independiente. Esta variedad de preguntas sirve
como una guía para entender el significado completo de la información que se requiere obtener.
Desafíos de la organización
¿Cuáles son los desafíos organizacionales clave?
Describa el ámbito competitivo de su organización, sus desafíos estratégicos clave y su sistema
para la mejora del desempeño.
Incluya respuestas a las siguientes preguntas:
Ambiente Competitivo
(21)¿Cuál es la posición competitiva de la organización?
(22)¿Cuál es su tamaño y crecimiento relativo en su industria o en los mercados que atiende?
(23)¿Cuál es el número y tipo de competidores y colaboradores clave que tiene la
organización?
(24)¿Cuáles son los principales factores que determinan el éxito de la organización frente a sus
competidores?
(25)¿Cuáles son algunos de los cambios clave que están teniendo lugar que afectan la posición
competitiva de la organización, incluyendo oportunidades para colaboración, según
corresponda?
(26)¿Cuáles son las fuentes de información comparativa y competitiva clave disponibles
dentro de su industria?
(27)¿Cuáles son las fuentes de la información comparativa clave disponible sobre procesos
análogos fuera de su industria?
(28)¿Cuáles son las limitaciones, si las hubiera, para obtener esta información?
Desafíos estratégicos
(29)¿Cuáles son sus desafíos estratégicos clave respecto al negocio, a la operación y a las
personas?
(30)¿Cuáles son sus desafíos estratégicos clave asociados con la sustentabilidad de la
organización?
Sistema de mejora del Desempeño
(31)¿Cómo se mantiene la organización centrada en la mejora del desempeño, incluyendo el
aprendizaje organizacional?
(32) ¿Cómo lleva a cabo una evaluación sistemática y mejora de sus procesos clave?
Notas:
Nota 1: Los factores principales pueden incluir diferenciadores como: liderazgo en precios,
servicios de diseño, servicios por Internet, proximidad geográfica, accesibilidad y opciones de
garantías y seguridad de productos.
Nota 2: Los desafíos estratégicos pueden incluir cambios tecnológicos rápidos, tecnologías
disruptivas que revolucionan o hacen obsoletos productos o procesos existentes, tiempos de ciclo
reducidos para la introducción de productos o servicios, la volatilidad de la industria, participación
en el mercado declinante, fusiones y adquisiciones, mercado y competencia global, la retención de
clientes, los clientes emergentes o cambiantes o los cambios en los requisitos regulatorios,
retención de los trabajadores, envejecimiento de la mano de obra, competencia de organizaciones
nuevas sin fines de lucro o con fines de lucro u la integración de la cadena de valor.
Nota 3: La mejora en el desempeño es una dimensión de evaluación utilizada en el Sistema de
Puntaje, para evaluar la madurez de los enfoques utilizados por la organización y su despliegue.
Esta pregunta está orientada a ayudarlo y a los evaluadores a establecer un contexto general para
su enfoque de mejora del desempeño.
Nota 4: Los enfoque generales para mejora en los procesos pueden incluir la implementación de
un sistema de mejora de procesos, la utilización de estándares ISO 9001:2008 o el empleo de otras
herramientas para la mejora de procesos.
LINEAMIENTOS
Descripción Organizacional
El perfil de la organización da una visión de su organización. El perfil tiene en cuenta el ambiente
operativo, las relaciones clave de la organización, su ámbito de competencia, sus desafíos
estratégicos y su orientación hacia la mejora del desempeño. Su perfil organizacional provee un
contexto para entender a la organización y para guiar y priorizar la información que presenta
como respuesta al cuestionario

El perfil organizacional proporciona a la organización de una visión interna crítica sobre los
factores internos y externos clave que le dan forma al ambiente operativo. Estos factores
como la misión, visión, valores, ambiente competitivo, y los desafíos estratégicos,
impactan la manera en que la organización ayuda a su organización a entender mejor el
contexto en el que opera; los requisitos clave para el éxito de negocios actuales y futuros y
la sustentabilidad de la organización; y las necesidades, oportunidades y restricciones,
colocadas sobre un sistema de gestión del desempeño de la organización.

Uso de términos como propósitos, visión, misión y valores varían dependiendo de la
organización, y algunas organizaciones pueden no utilizarlos. Sin embargo, debiera tener
un claro entendimiento de la esencia de su organización, por qué existe, y dónde quisiera la
alta dirección ubicar el negocio en el futuro. Esta claridad permite tomar e implementar
decisiones estratégicas que afectan el futuro de su organización.

El ambiente regulatorio en el que opera la organización, plantea una serie de requisitos, los
que impactan en la manera en el que la organización opera. El entender este ambiente es
clave para la toma eficaz de decisiones estratégicas y operacionales. Más aún, permite
identificar si sólo está cumpliendo con los requisitos de las leyes aplicables, las
regulaciones y los estándares y prácticas o los está excediendo, ubicando a la organización
como una empresa líder.

Las Organizaciones líderes tienen un sistema de gobierno adecuadamente definido, con
niveles de reporte claros. Es importante identificar claramente qué funciones son
desempeñadas por la alta dirección e igualmente las aplicables al comité de gobierno y a
las organizaciones matrices. La independencia y responsabilidades del comité
frecuentemente son consideraciones clave en la estructura del gobierno.
Desafíos de la Organización ¿Cuáles son los desafío organizacionales clave?
Este aspecto aborda el ambiente competitivo en el cual la organización opera y los desafíos
estratégicos clave que la organización enfrenta. Igualmente analiza cómo borda la mejora del
desempeño y el aprendizaje organizacional. El objeto es el de comprender sus desafíos
organizacionales clave y el sistema utilizado para mantener una ventaja sostenible.

El conocimiento de las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la
organización tanto para la mejora como para el crecimiento, es de suma importancia para
el éxito y la sustentabilidad del negocio. Con este conocimiento, puede identificar los
atributos que son propio de la organización de los productos, servicios y programa que
ofrece; aquellos que lo diferencian de otras organizaciones que le permiten mantener una
ventaja competitiva sostenible.

Entender quiénes son sus competidores y colaboradores, cuántos tiene y cuáles son sus
características principales, son aspectos esenciales para determinar cuáles son sus
ventajas competitivas y cuáles las oportunidades de sus colaboradores n la industria y en el
mercado. Las organizaciones líderes tienen un conocimiento profundo de sus competidores
actuales y del ámbito de sus colaboradores, incluyen los factores que afectan el
desempeño diario y los factores que podrían afectar el desempeño futuro.

Las fuentes de información comparativa y competitiva pueden incluir revistas de la
industria u otras publicaciones, actividades de benchmarking, reportes anuales públicos de
comercio de empresas, conferencias, redes locales de comunicación y asociaciones de
comercio.

Operar su organización en un mercado altamente competitivo, representa enfrentar
muchos desafíos estratégicos que podrían afectar la capacidad de mantener su desempeño
y posición competitiva. Esos desafíos podrían incluir sus costos operativos (por ejemplo los
materiales, la mano de obra, las ubicaciones geográficas), la expansión o reducción de
mercados, las fusiones o adquisiciones tanto de la organización o de sus competidores,
condiciones económicas, incluyendo la naturaleza cíclica de la industria, la introducción de
nuevos productos o servicios sustitutos, cambios tecnológicos rápidos o nuevos
competidores entrando en el mercado. Además la organización enfrenta desafíos
relacionados a la búsqueda, contratación y retención de trabajadores calificados.

Un desafío significativamente particular, que puede ocurrir a la organización, es no estar
preparada para una tecnología disruptiva que amenaza su posición competitiva o su
mercado. Ejemplos de tales tecnologías incluyen las computadoras reemplazando las
máquinas de escribir, teléfonos celulares desafiando los fijos y los teléfonos por pago, el
correo electrónico capturando negocios en la noche para servicios de entrega. Hoy, las
organizaciones necesitan barrer el ámbito dentro y fuera de su industria para detectar
tales desafíos lo más tempranamente posible.

Uno de los muchos temas que encara la organización, está referido a la manera en que se
administra, usa y comparte el siempre creciente conocimiento organizacional.
Organizaciones líderes ya se benefician con los activos de conocimiento de sus
trabajadores, clientes, proveedores, colaboradores y socios, quienes en conjunto abordan
el aprendizaje organizacional y mejora de desempeño.