UNIDAD 6:“TEORIA DE LAS DECISIONES” Optar entre dos o más alternativas Decisión No es una actividad exclusiva actividad del gerente Es un proceso completo y no tan solo el acto de escoger una entre varias Alternativas. El proceso de decisión de toma de decisiones es un conjunto de ocho pasos. 1) Identificación del problema: Comienza con la presencia de un problema o, más precisamente, una discrepancia entre dos estados de cosas, el existente y el deseado. Concensúa de la discrepancia. Problemas Presión para actuar Recursos suficientes para hacer algo Para averiguar la discrepancia se tiene que hacer una comparación entre el estado actual y una norma de algún tipo. NORMA Rendimiento logrado en el pasado Metas establecidas con anterioridad Rendimiento de otra unidad o de otras organizaciones 2) Identificación de los criterios: Una ves que el gerente ha identificado un problema que requiere su atención, necesita identificar los criterios de decisión importantes para resolver ese problema. Los gerentes deben determinar lo que es pertinente para tomar una decisión. 3) Asignación de ponderaciones a los criterios: Darles un orden de prelación de acuerdo a cual resulte mas importante. 4) Desarrollo de alternativas: Elaborar una lista de alternativas viales con las que se podría resolver el problema. 5) Análisis de alternativas: *Analizar críticamente cada una de ellas *analizamos las fortalezas y debilidades de cada uno 1 De los criterios analizados y darles un numero de Prelación. 6) Selección de una alternativas: Es el acto decisivo de escoger alternativas de las Que aparecen en la lista y fueron evaluadas hay que elegir la que obtuvo mayor Puntuación en el punto anterior. 7) Implementación: Consiste en poner en práctica la decisión. Es el proceso de Comunicar una decisión a las personas afectadas y lograr que se comprometan A ponerla en práctica. 8) Evaluación de la eficacia de la decisión: evaluar el resultado de la decisión para ver si El problema ha sido resuelto. La toma de decisiones interviene en las cuatro funciones administrativas La toma de decisiones es sinónimo de administración. Perspectivas de la toma decisiones 1) Racionalidad: Se supone que la toma de decisiones es racional (se refiere a Opciones que son consistentes e intentan maximizar los valores Dentro de una serie de restricciones especificas). Claridad del problema: es claro y sin ambigüedades. Orientación hacia la meta: no existe conflicto alguno En relación con la meta se intenta alcanzar una sola Meta, bien definida. Opciones conocidas: la persona que toma decisiones Es una persona creativa. Todas las alternativas y consecuencias son Conocidas. Preferencias clara: los criterios y las alternativas Pueden clasificarse de acuerdo a su importancia. Preferencias constantes: los criterios son constantes y las Ponderaciones son estables a lo largo del tiempo. No Existe restricciones de tiempo o costo Beneficios máximos: la elección final debe maximizar los beneficios. “las personas que toman las decisiones deben maximizar los intereses de la organización y NO sus intereses personales” Suposiciones de racionalidad 2 2) Racionalidad Limitada: Comportamiento que es racional dentro de los Parámetros de un modelo simplificado en el cual se han Captados las características esenciales de un problema. El resultado es una decisión solo satisfactoria pero no Maximizadora, es decir, la solución es suficientemente Buena. 3) El rol de la intuición: Es un proceso inconsciente de toma de decisiones sobre la base de la experiencia y el juicio personal. Un gerente que ha tenido experiencia con un tipo particular de problema o situación, similar sea capas de tomar decisiones rápidamente con poca información. Ya sea que el gerente aplique cualquier de los tipos anteriormente visto, la realidad organizacional determina que probablemente tendrán que enfrentar diferentes tipos de situación problemáticas. 3 Tipos de problemas y decisiones 1) Problemas bien estructurados y desiciones programadas: Características: El problema es conocido y directo fácil de definir. La decisión es clara. La información es completa y definida. Las desiciones son programadas cuando son Repetitivas. Rutinarias. Se ha establecido un método definido para manejarlas. Es relativamente sencilla y depende de las resoluciones anteriores. En esta la etapa de toma de desiciones “desarrollo de alternativas” no existe en este caso o se le presta poca atención, en lugar de esto el gerente aplica un procedimiento regla o política de carácter sistemático. Procedimiento: Serie de pasos secuenciales relacionados entre si que puede usarse para enfrentar un proceso estructurado. Regla: Declaración explicita que indica a los gerentes lo que deben y lo que no deben hacer. Política: Guía que establece parámetros para la toma de desiciones. A diferencia de la regla, establecen parámetros para la toma de desiciones, en lugar de señalar lo que deben o no deben hacer. Por ejemplo el cliente siempre es el primero y siempre debe quedar satisfecho. 2) Problemas mal estructurados y desiciones no programadas: Características: problemas nuevos o inusuales. Son La información es ambigua e incompleta. Las desiciones son únicas y no recurrentes. La solución no es clara ni concisa. Integración 4 La figura describe la relación entre los distintos tipos de problemas, tipos de desiciones y nivel de la organización. Los gerentes de bajo nivel enfrentaran problemas conocidos y repetitivos; y se basan en desiciones programadas tales como el procedimiento, las reglas y las políticas organizacionales. Los problemas tienden a estar menos bien estructurados. A medida que se va ascendiendo en la estructura. La eficiencia de la organización se facilita con el proceso de toma de decisiones programadas. Las decisiones programadas no es muy realista en el nivel mas alto. Condiciones de la toma de decisiones Existen tres condiciones que los gerentes deben encarar cuando toman decisiones: 1) Certidumbre: Situación ideal para la toma de decisiones, el gerente puede tomar decisiones con precisión por que conoce el resultado que produciría cada una de las alternativas. Este caso no es característico de las situaciones en las que se toman la mayoría de las decisiones administrativas. 2) Riesgo: Situación mas común, el gerente puede calcular la probabilidad de obtener ciertos resultados. Esta capacidad de asignar probabilidades a los resultados puede ser fruto de la experiencia personal o de la información secundaria. En condiciones de riesgo el presente dispone de datos históricos que le permite asignar grados de probabilidad a las distintas alternativas. 3) Incertidumbre: La persona que toma decisiones no cuenta ni con certidumbre alguna ni con estimaciones razonables de la probabilidad correspondiente. La elección de una alternativa depende de la cantidad limitada de información disponible para quien toma la decisión. Otro factor que influye es la orientación psicológica de quien toma la decisión: Gerente optimista tomara una opción maximax (maximizar el máximo pago posible) 5 Gerente pesimista tomara una opción maximin (maximizar el mínimo pago posible) El gerente que desea maximizar su “arrepentimiento” máximo prefiere una acción mínimax. Aun cuando los gerentes tratan de analizar las cifras por medio de matrices de compensaciones y arrepentimiento siempre que es posible hacerlo, la incertidumbre les obliga a menudo a depender mas de las corazonadas, la intuición, la creatividad y el “sentimiento visceral” . Independientemente de las condiciones en las cuales se tome la decisión, cada gerente deberá tener su propio estilo en la toma de decisiones. Estilos en la toma de decisiones. Los gerentes tienen distintos estilos cuando se trata e tomar decisiones y resolver problemas, hay tres formas distintas en las que los gerentes atacan los problemas. 1) Evasión de problemas: Actitud que adopta la persona ante los problemas, tratando de evadir o ignorar la información que indique la presencia del problema. Los evasores son inactivos y no quieren confrontar los problemas. 2) Resolución de problemas: Actitud que adopta la persona que aborda los problemas tratando de resolverlos en cuanto se presentan. Las personas son reactivas y enfrentan los problemas. 3) Búsqueda de problemas: Actitud de las personas que abordan los problemas buscando activamente problemas que resolver o nuevas oportunidades que aprovechar. Ellos adoptan un enfoque proactivo al tratar de prever los problemas. Otra perspectiva en torno a los estilos de toma decisiones propone que las personas varían según dos dimensiones, en su forma de aproximarse a la toma de decisiones. La primera es el modo de pensar individual. Las personas de tipo racional examinan la información en forma ordenada y se aseguran de que esta sea lógica y consistente, antes de tomar una decisión. Las personas de tipo intuitivo no tienen que procesar la información en un orden determinado, pues se sienten cómodos examinando como un todo. La otra dimensión se refiere al grado de tolerancia a la ambigüedad que tenga el individuo puede ser alta o baja. Al trazar el diagrama de esas dos dimensiones, surgen cuatro estilos en materia e toma de decisiones. 6 1) Estilo Dirigente: Estilo de toma de decisiones que se caracteriza por una baja tolerancia a la ambigüedad y un modo racional de pensar. Son individuos eficientes y lógicos. Los tipos dirigentes toman decisiones rápidas y enfocan su atención en el corto plazo. Su eficiencia y rapidez para tomar decisiones los lleva con frecuencia a hacerlo con un mínimo de y a basarse en la evaluación de muy pocas alternativas. 2) Estilo analítico: Las personas que toman decisiones con este estilo tienen una tolerancia mayor a la ambigüedad y un modo racional de pensar. Desean reunir más información antes de tomar una Decisión y consideran un numero mayor de alternativas. 3) Estilo conceptual: Los individuos que aplican este estilo suelen tener una perspectiva muy amplia y examinan muchas alternativas. Enfocan su atención en el largo plazo y son sumamente hábiles para encontrar soluciones creativas a los problemas. Se caracteriza por una alta tolerancia a la ambigüedad y una manera de pensar intuitiva. 4) Estilo conductual: Se caracteriza por una tolerancia baja a la ambigüedad y un manera de pensar intuitiva. Los individuos que toman este estilo trabajan bien con otras persona. Les preocupa los logros de sus subordinados y sea respectivos hacia la sugerencia de los demás. Con frecuencia organizan reuniones para comunicarse, pero siempre tratan de evitar el conflicto. Aunque estos cuatros estilos de toma de decisiones son diferentes entre si, la mayoría de los gerentes poseen características de varios estilos. 7 CUESTIONARIO 1) ¿Qué es una decisión y quien toma decisiones en las organizaciones? 2) En el primer paso del proceso de toma de decisiones, ¿Cómo saben los gerentes existe un problema? 3) ¿Qué son los criterios de decisión y por que son importantes para el proceso de toma decisión? 4) ¿Por qué es importante la asignación de ponderación a los criterios en la toma decisiones? 5) ¿Cómo hacen los gerentes para desarrollar, analizar, seleccionar e implementar alternativas, y después para evaluar si la decisión tomada fue eficaz? 6) ¿Por qué se describe típicamente a los gerentes como los que toman decisiones? 7) Describa la toma de decisiones desde el punto de vista de la racionalidad. 8) Describa la toma de decisiones desde la perspectiva de la racionalidad limitada. 9) Describa el rol de la intuición en la toma de decisiones. 10) Describa los problemas bien estructurados y las decisiones programadas. 11) Muestre la diferencia entre procedimientos, políticas y reglas. 12) Describa los problemas mal estructurados y las decisiones no programadas. 13) ¿Cuáles son las características de la toma de decisiones en condiciones de certidumbre? 14) Describa las características de la toma de decisiones en condiciones de riesgo. 15) ¿Cómo puede lidiar un gerente con la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre? 16) Describa usted los tres estilos de persona frente a los problemas. 17) Compare y contraste los cuadros de estilos de toma de decisiones: dirigente, 8 analítico, conceptual y conductual. 18) ¿En que varían de un país a otro los estilos de toma de decisiones? 9