Toma de decisiones del nivel gerencial
El gerente debe tener claro quién toma las decisiones, cuándo estas son especiales, cómo tomar
decisiones en condiciones de incertidumbre y qué hacer cuando son decisiones estratégicas.
¿Quién toma las decisiones?
Decisiones de rutina y decisiones especiales
Decidir en condiciones de incertidumbre
Decisiones estratégicas
Sistema de información gerencial
Se ha analizado que uno de los aspectos de mayor incidencia en el accionar de las empresas e instituciones es la toma
de decisiones por parte de los niveles gerenciales. Por lo que se indica que, para estos niveles, es posible que una
parte fundamental de su labor corresponda a la "toma de decisiones".
Al enfrentarse a la toma de decisiones, ninguna posición gerencial resulta fácil. Se requieren muchas habilidades, tales
como tener conocimiento técnico, saber cómo manejar la incertidumbre y tener confianza en la capacidad para manejar
toda clase de problemas. Además, los gerentes deben conocer la estrategia, la técnica y el procedimiento implícitos en
la toma de decisiones y saber aplicarlos en su labor diaria.
Es muy importante tener presente que la capacidad de tomar decisiones sensatas, con tranquilidad y con razonable
rapidez, resulta provechosa en cualquier situación de la vida.
Estas se pueden definir como "seleccionar entre alternativas un curso de acción".
Los gerentes deben considerar a la toma de decisiones como una parte muy importante de su trabajo, en vista de que
deben decidir continuamente qué hacer, quién debe hacerlo, cuándo, dónde y, ocasionalmente, cómo se hará.
Conviene tener presente que la toma decisiones forma parte del proceso de planeación, aunque muchas veces se hace
rápidamente y con poca reflexión.
¿Quién toma las decisiones?
Uno de los principios básicos de una buena gerencia es que las decisiones deben tomarse en el más bajo nivel posible
de la organización. Esto sitúa las decisiones, lo más cerca posible del área o unidad donde se han de ejecutar. De
acuerdo con este principio, evitar la toma de decisiones donde estas deben tomarse o transferirlas a un nivel superior
es una acción que debe ser rechazada. Por tanto, una decisión que corresponde a determinado nivel gerencial debe
ser tomada por este, lo cual propicia un accionar más ágil y eficiente de la organización.
Cuando en una organización, la planificación constituye una función de gran importancia y las responsabilidades de los
funcionarios están bien definidas, nunca debe usurparse la responsabilidad de toma de decisiones.
Decisiones de rutina y decisiones especiales
Otro aspecto por considerar, en lo que algunos llaman el arte de tomar decisiones, es el establecer la diferencia entre
las decisiones de rutina y las de características especiales. Tanto los gerentes como otros funcionarios admiten que la
mayoría de las decisiones tomadas son rutinarias. Algunos gerentes estiman que el 95% de las decisiones adoptadas
por ellos pueden ser catalogadas como de rutina.
Una de las técnicas más eficaces para seleccionar alternativas cuando están en juego decisiones importantes son la
investigación y el análisis. Este enfoque significa resolver un problema al comprenderlo primero. Implica, por tanto, una
búsqueda de relaciones entre las variables, restricciones y premisas más críticas que tengan influencia sobre la meta
buscada.
Al respecto es bueno tener presente lo que indicó Peter Drucker: El recurso más común de errores en las decisiones
directivas es el énfasis para encontrar la respuesta correcta en lugar de la pregunta adecuada. Un director corre un
riesgo mayor por no reconocer un problema que por no reconocer una solución razonable.
La toma decisiones forma parte del proceso de planeación, aunque muchas veces se hace rápidamente y con
poca reflexión.
Decidir en condiciones de incertidumbre
Otro aspecto por analizar es el referente a la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre, para lo cual existen
varias técnicas modernas para mejorar su calidad; entre las más importantes están:
1.
2.
Análisis del riesgo: toda persona que toma decisiones se interesa por conocer la magnitud y naturaleza del
riesgo que asume al escoger un curso de acción.
Árboles de decisión.
3.
Teoría de la preferencia (o de la utilidad): se fundamenta en la noción de que variarán las actitudes
individuales hacia el riesgo, ya que algunas personas estarán dispuestas solo a correr riesgos menores que
los indicados por las probabilidades y otras desean correr mayores riesgos.
Es necesario indicar que existen los sistemas de apoyo a las decisiones, en lo cual se usan las computadoras para
facilitar el proceso de toma de decisiones en tareas semiestructuradas. Estos sistemas están diseñados no para
remplazar el juicio ejecutivo, sino para apoyarlo y hacer más eficaz el proceso de toma de decisiones.
Las decisiones estratégicas no se deben tomar mediante la resolución de problemas. En estas decisiones,
específicamente gerenciales, la tarea importante y difícil no es encontrar la respuesta correcta, sino la
pregunta correcta.
Decisiones estratégicas
Es importante resaltar que los gerentes deben tomar decisiones correctas, pero también deben tomarlas cuando se
necesitan, es decir, en forma oportuna, por ello es útil contar con pautas para la importancia relativa de las decisiones.
Las de menor importancia no necesitan un análisis y una investigación completa, inclusive se pueden delegar sin
afectar la responsabilidad básica de un gerente.
La labor que realiza un gerente gira en torno a la toma de decisiones. Estas pueden adoptarse como cuestión de rutina
y pasar desapercibidas, pero también existe la toma de decisiones que puede afectar la existencia futura de la empresa
(decisiones estratégicas) y requiere que se le dedique suficiente tiempo para poder realizar un análisis sistemático.
Debido a ello se dice que la gerencia, como proceso, consiste en toma de decisiones.
Las decisiones estratégicas, cualquiera que sea su magnitud, su complejidad o su importancia, no se deben tomar
mediante la resolución de problemas. En estas decisiones, específicamente gerenciales, la tarea importante y difícil no
es encontrar la respuesta correcta, sino la pregunta correcta, porque es de poca utilidad la respuesta correcta a la
pregunta errónea.
Pero no solo es suficiente la respuesta correcta, la pregunta correcta, sino que es fundamental hacer efectivo el curso
de acción que se haya escogido. Al respecto se debe tener presente que una de las tareas más importantes de todo
proceso de toma de decisiones es asegurarse que las decisiones a las cuales se ha llegado en varias actividades de un
negocio o empresa y en varios niveles gerenciales, sean compatibles entre sí y estén acordes con las metas de todo
negocio o empresa.
Es necesario indicar que para la toma de decisiones se deben considerar cinco pasos o fases:
1.
2.
3.
4.
5.
Definición del problema.
Análisis del problema.
Determinar las soluciones alternativas.
La decisión respecto de escoger la mejor solución.
Llevar a la práctica la solución escogida, o sea, convertir la decisión en acción efectiva.
En el nivel de las empresas u organizaciones, las decisiones acertadas son un factor crítico para formar un equipo
emprendedor y que esté dispuesto a correr riesgos. Cuando en el plano gerencial se toman decisiones, si están bien
sustentadas, los riesgos que corran estos y sus compañeros y subalternos serán menores y propiciará el que se
emprendan más acciones. Al conocer bien los procesos de toma de decisiones, nos aseguramos que las acciones por
emprender y los riesgos por correr sean los adecuados.
Cuando un gerente toma decisiones solo puede comunicar a otros lo que deben hacer y motivarlos para que lo hagan.
Es decir, las decisiones del gerente afectan el trabajo de otras personas, por lo que ayudarles a alcanzar sus objetivos
es contribuir para que se desempeñen en forma más efectiva y con una mayor sensación de haber aportado para
lograr algo.
Finalmente, el gerente debe comprender que la toma de decisiones es un proceso en el que tiene que definir, analizar,
asumir riesgos y llevar hacia el logro las metas propuestas.
Sistema de información gerencial
Un aspecto de gran relevancia en la toma de decisiones se refiere a la comunicación, esto en el sentido de que la
comunicación es necesaria para realizar las funciones administrativas y para vincular la organización con su medio
externo.
El sistema de información gerencial (SIG) es el medio de comunicación que hace posible administrar de manera más
eficiente, este término ha sido utilizado de manera diferente entre los tratadistas de estas materias. Algunos lo definen
como: un sistema formal para reunir, integrar, comparar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa
en forma eficaz, eficiente y a tiempo.
El sistema de información gerencial se elabora de acuerdo con las necesidades específicas de cada empresa y podría
incluir información de rutina, como los informes mensuales (estados financieros y económicos), información que resalte
las excepciones, particularmente en puntos críticos e información para predecir el futuro. Las normas para diseñar un
sistema de este tipo son similares al diseño de sistemas y otros sistemas de control
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