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Directriz 5. Gestión y mejora de los recursos
materiales y servicios
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Título: Proceso de gestión de recursos materiales y
servicios asociados a la actividad académica.
REDACTADO POR:
Fecha: 15 de mayo de
2009
REVISADO POR:
Gabinete de Planificación y Evaluación
Fecha: 15 de junio de
2009
APROBADO POR:
Fecha:
Dr.
Decano
SGC UdG P18-1 V01
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Núm. Total de páginas (más anexos): 8
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Nombre del proceso
Proceso de gestión de recursos materiales y los servicios asociados a la actividad académica.
Objeto
Definir las necesidades y establecer las actuaciones para gestionar adecuadamente los
recursos materiales necesarios para garantizar una mejora de las actividades académicas,
docentes y de investigación.
Recursos
materiales:
Instalaciones,
aulas,
laboratorios
y
aulas
de
informática.
Equipamiento, mobiliario, material científico-técnico, material fungible (de funcionamiento.
Otros espacios: espacios comunes, de relación, salas estudio, bar, fotocopias, material del
PDI y PAS.
Alcance
Todas las actividades que se realizan para atender a las necesidades de la
comunidad
universitaria y que requieren la gestión de los recursos materiales (detección de
necesidades, adquisición de recursos, mantenimiento etc.)
Al personal docente e investigador como usuario para impartir la docencia y
realizar
investigación, a los estudiantes como usuarios de las aulas y espacios comunes y al personal
de administración y servicios como usuarios y también como gestores de los espacios, de las
instalaciones y de los equipamientos (nuevas adquisiciones y mantenimiento).
Documentación de referencia
Estatutos de la UDG y reglamento de la Facultad
Plan estratégico
Normativas vigentes de seguridad y de medio ambiente
Calendario académico
Planes de los estudios que se imparten
Programación académica
Planes docentes de las titulaciones
Normativa específica del centro y procedimientos acordados
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Normativa de gestión económica
Inventario, planos del edificio, relación de espacios disponibles con aforo y equipamientos
Contratos con servicios externos
Responsabilidades
Propietario/responsable político del proceso: Decano/Decana - Director/Directora de
Centro
-
Identificar las necesidades de
recursos materiales del centro, analizarlas y
priorizarlas.
-
Autorizar y formalizar la actuación (adquisiciones, contrataciones, mantenimiento
etc.)
-
Realizar el mantenimiento del material científico-técnico para la
actividad
docente
-
Evaluar la
satisfacción de los usuarios, recoger información del proceso de
mantenimiento del material científico-técnico y recoger información del proceso
de evaluación de la satisfacción.
-
Establecer
acciones
preventivas
y
correctivas
derivadas
del
proceso
de
seguimiento conjuntamente con los Consejos de Estudio y los Departamentos.
-
Seguimiento e informe anual.
Unidades que
En qué consiste su intervención
intervienen
Identificar las necesidades de recursos materiales de su ámbito
de actuación.
Conformar y formalizar el pago de la actuación (adquisiciones,
contrataciones, mantenimiento, en FM hacer también los pagos
Administrador/ora
etc.)
Supervisar el mantenimiento del edificio y
el equipamiento
general
Recoger información de los procesos de
mantenimiento del
edificio, instalaciones y equipamiento general.
Director/ora
de
departamento
Identificar las necesidades de recursos materiales de su ámbito
de actuación.
Autorizar
y
formalizar
la
actuación
(adquisiciones,
contrataciones, mantenimiento etc.)
Comisión de
del Centro
Gobierno
Evaluar las necesidades de recursos materiales de su ámbito de
actuación.
Establecer acciones preventivas y correctivas derivadas del
proceso de
seguimiento conjuntamente con
los Consejos de
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Estudio.
Evaluar las necesidades identificadas en su ámbito de actuación.
Consejo de Estudios
Establecer acciones preventivas y
proceso
de
seguimiento
correctivas derivadas del
conjuntamente
con
el
Decanato/Dirección de Centro y la Comisión de Gobierno.
Tramitar la
Personal de
Administración y
Servicios (PAS)
adquisición y la recepción (y el pago en FM) del
recurso material (Admin)
Realizar el mantenimiento del edificio, de las instalaciones y de el
equipamiento general (Conserjería, SOTIM)
Búsqueda de proveedor, propuesta de pedido / recepción del
material (Técnico especialista)
Proveedor
Realizar el suministro y puesta en marcha del recurso material
Desarrollo del proceso
1.- Identificación y evaluación de necesidades: A partir del diseño y la organización de la
actividad académica y
docente, y
mejora, el Decanato/Dirección de
de los resultados de los procesos de
Centro, la
Comisión de
seguimiento y
Gobierno, los Consejos de
Estudio, el Administrador y los Directores de Departamento, según corresponda a cada cual
en su ámbito de responsabilidad, identifican las necesidades de los recursos materiales o
servicios necesarios por desarrollar la actividad docente . Se tiene en cuenta el Plan
Estratégico, el diseño de los grados, y la normativa vigente interna y eterna.
El Decanato/Dirección de Centro prioriza las propuestas que se presentan en base a la
evaluación de la Comisión de Gobierno, la disponibilidad de recursos económicos y velando
por el cumplimiento de la normativa vigente.
2.- Disponibilidad de recursos económicos: El Decanato/Dirección de Centro estudia la
viabilidad económica de acuerdo con el orden priorizado acordado por la
Comisión de
Gobierno del Centro para realizarlas con el presupuesto ordinario vigente. Cuando este no
es suficiente, se estudia la
posibilidad de
negociación con el rectorado/gerencia para
incrementar el presupuesto ordinario, para presentarse a
convocatorias específicas
(Contrates Programa) o bien otras acciones especiales o convocatorias externas.
En caso de que no se obtengan los recursos económicos necesarios el Decanato/Dirección
de Centro establece el alcance de la adquisición de los recursos materiales.
3.- Adquisición de los recursos materiales: Concretados los recursos materiales o servicios
a
adquirir, el Decanato/Dirección de Centro, el Administrador y los Directores de
Departamento, según corresponda a cada cual en su ámbito de responsabilidad, autorizan
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las correspondientes
adquisiciones.
Según
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que suministros o servicios deben
ser
contratados por la Universidad, y la responsabilidad recae sobre el servicio concreto.
4.- Tramitación de la adquisición: En caso que la cuantía de la adquisición requiera
convocatoria de concurrencia pública se seguirán los procedimientos establecidos por el
SEPiC. Cuando se pueda tramitar la adquisición desde el Centro se propondrán proveedores
que ya sean Acreedores en la base de datos de la UDG (en caso de que no se hará a los
proveedores más adecuados). La tramitación del pedido definitivo requiere la formalización
de la reserva contable mediante la autorización (firma) del ejemplar para la administración
del pedido por parte del Decano/Director de Centro, el Administrador o los Directores de
Departamento, segundos corresponda a cada cual en su ámbito de responsabilidad.
5.- Suministro, recepción, pago e inventario: El proveedor suministra el recurso material o
servicio con la puesta en marcha y transporte incluido, el responsable de la adquisición, o
persona en quien delegue hace la recepción y en caso de detectar anomalías se hacen las
correspondientes reclamaciones. Cuando todo es correcto, la administración procede a
formalizar, y efectuar según el caso, el correspondiente pago y el asentamiento al inventario
(GESTACTIV) cuando corresponde siguiendo los procesos de gestión del gasto establecidos
por el SEPiC (Àliga).
6.- Utilización de los recursos y evaluación de la satisfacción de los usuarios: Los usuarios
son responsables de la utilización adecuada de los recursos materiales, las instalaciones y
los servicios que la UdG pone a su alcance siguiendo siempre la normativa vigente.
Periódicamente el Decanato/Dirección de Centro se responsabiliza de los procesos de
evaluación de la satisfacción de los usuarios y de gestionar la información obtenida para
incorporarla a los procesos de seguimiento y mejora.
7.- Mantenimiento de los recursos materiales: el Decanato/Dirección de Centro, el
Administrador y los Directores de Departamento, según corresponda a cada cual en su
ámbito de responsabilidad, deben garantizar, utilizando el proceso correspondiente definido
en el Centro el mantenimiento preventivo y correctivo del material científico-técnico que se
utiliza para la docencia, del propio edificio, de las instalaciones del edificio (gas natural,
gases técnicos, electricidad, sistema de alarmas de seguridad etc.) y de su equipamiento
general (mobiliario, material audiovisual, material informático etc.)
Anualmente el Decanato/Dirección de
Centro, el Administrador y los Directores de
Departamento, según corresponda a cada cual en su ámbito de responsabilidad, elaboran
un informe del estado del recurso material utilizado para la docencia, teniendo en cuenta
posibles deficiencias de seguridad del equipamiento, de las instalaciones, del edificio y de
las personas, indicando el mantenimiento que se ha realizado y las actuaciones hechas para
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mejorar la sostenibilidad del edificio (ahorro de agua, de electricidad etc.) y para incorporar
esta información a los procesos de seguimiento y mejora.
8.-Rendición de cuentas: El Decanato/Dirección de Centro informa a los diferentes grupos
de interés sobre los resultados obtenidos en la gestión y la explotación de los recursos
materiales utilizando los datos obtenidos a partir de los procesos de seguimiento y mejora
en la memoria de actividades de los Centros que se presenta en la Junta de Centro, en los
informes de resultados solicitados por otros estamentos y por la misma página web del
Centro.
Registros
La memoria anual del centro elaborada por el Decano/Director y aprobada por la Junta del
Centro recopila la
calidad y
manera que se ha realizado y revisado la
política, los objetivos de
los aspectos relacionados con este proceso. Se publica en la
página web y
también se archiva en el archivo del Centro.
El secretario de cada órgano colegiado es el responsable de
archivar la información
generada para elaborar la memoria (actos y acuerdos).
Registro
Quien archiva
Memoria anual del centro
Secretario
Documentos de gestión económica (pedidos,
facturas, etc.)
Cuanto tiempo
Indefinido
Según normas
SEPiC
económicas
Administrador
6 años
Informe de evaluación del servicio por parte de
los usuarios
Indicadores, seguimiento y mejora
El Decanato/Dirección de Centro, el Administrador y los Directores de Departamento, según
corresponda a cada cual en su ámbito de responsabilidad, hacen el seguimiento anual de los
indicadores del proceso establecidos por el Centro o por la
obtenidos, las propuestas de
mejora recibidas y
conjuntamente con los Consejos de
propia UdG. Los resultados
los informes correspondientes,
Estudios son la base para establecer las acciones
correctivas y preventivas que consideren adecuadas.
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Indicador
Suministrador
Satisfacción de los usuarios
Adquisiciones
planificadas
realizadas
en
base
a
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Analista
Administrador
Decanato
Administrador
Decanato
las
Flujograma
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Proceso de Gestión de los Recursos Materiales
Rectorado /
Decanato
Decano
Administrador Centro
Política UdG
Plan estratégico UdG
Política y Normativa
Facultad
Comisión de Govierno /
Junta de Facultad
Consejo de Estudios
Departamento
Seguimiento y
mejora
Identificación de necesidades de Recursos Materiales
Organización
actividad
docente
Evaluación de necesidades identificadas
NO
Acta de Comisión de
Govierno
Priorización necesidades
identificadas
SÍ
¿Es suficiente el
presupuesto ordinario
para cubrirlas?
¿Són adecuadas les necesidades
identificadas?
SÍ
Acta del Consejo de
Estudios
NO
Renegociación
presupuesto
ordinario
Convocatorias
específicas y otras
acciones especiales
Recursos propios de
financiamiento
¿Se obtienen los recursos
necesarios?
NO
SÍ
Autorización de la
adquisición
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Proceso de Gestión de los Recursos Materiales
Decano
Responsable de la
adquisición
Administrador centro
Proveedor
SEPiC
1
¿Se tiene que seguir
procedimiento de compra?
SÍ
Concurso público
UdG
NO
¿Se requiere pedido
externo?
NO
Procedimientos
negociados UdG
SÍ
¿Existeixen
proveedores
homologados?
Búsqueda de proveedor
Búsqueda de proveedor en
el catálogo de compras
Tramitación de la
adquisición del recurso
material o servicio
Autorización del Pedido
Externo
Autorización del Pedido
Interno
Gestión de
compras SEPIC
Formalización de la
adquisición
Pedido a Proveedor
¿Se requiere puesta en
marcha?
Subministro del recurso
material o servicio
SÍ
Puesta en marcha
NO
Recepción del recurso
material o servicio
Gestión de
reclamaciones
NO
¿Es correcto?
SÍ
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Proceso de Gestión de los Recursos Materiales
Director
Departamento
SOTIM
Administrador Centro
Decano
Administrador Centro
SEPiC
Usuarios
2
Pago
NO
SÍ
¿Se requiere inventario?
Inventario
GESTACTIV
Evaluación satisfacción
de los usuarios
Mantenimiento edificio y
otro equipamiento
general
Mantenimiento
instalaciones
Evaluación
satisfacción de los
usuarios
Mantenimiento
edificio y otro
equipamiento
general
Informe
Informe
Mantenimiento material
científico
Mantenimiento
instalaciones
Mantenimiento
material científico
Informe
Explotación de los
recursos
Informe
Recogida de la
información
Seguimiento y
Mejora
Rendimiento de cuentas
Memoria anual del
Centro
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