Anexo Descripción de Procesos
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LICITACIÓN PÚBLICA CONSULTORÍA “DISEÑO DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA DE LA TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ANEXO DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Noviembre 2000 Proyectos de Gestión Tabla de Contenidos 1 PROCESOS ......................................................................................................................................................... 2 1.1 PROCESO DE INGRESO ........................................................................................................................................ 2 1.1.1 Introducción ............................................................................................................................................. 2 1.1.2 Descripción Semántica del Proceso ......................................................................................................... 2 1.1.3 Funcionalidad de los Sistemas de Apoyo al Proceso de Ingreso ............................................................. 3 1.2 PROCESO DE EGRESO ....................................................................................................................................... 10 1.2.1 Introducción ........................................................................................................................................... 10 1.2.2 Descripción Semántica del Proceso ....................................................................................................... 11 1.2.3 Funcionalidad del Sistema de Apoyo al Proceso de Egreso .................................................................. 13 1.3 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL FISCO .................................................................................. 16 1.3.1 Introducción ........................................................................................................................................... 16 1.3.2 Descripción Semántica del proceso ....................................................................................................... 16 1.3.3 Funcionalidad de los Sistemas de Apoyo al Proceso de Administración Financiera del Fisco............. 18 1.4 PROCESO DE COBRANZA .................................................................................................................................. 25 1.4.1 Introducción ........................................................................................................................................... 25 1.4.2 Metodología de la descripción ............................................................................................................... 25 1.4.3 Alcance de la Descripción ...................................................................................................................... 27 1.4.4 Descripción Detallada ........................................................................................................................... 28 2 SISTEMAS COMPLEMENTARIOS .............................................................................................................. 39 2.1 SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ...................................................................................................................... 39 2.1.1 Descripción ............................................................................................................................................ 41 2.1.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 42 2.2 SISTEMA CONSULTA DEL CONTRIBUYENTE ..................................................................................................... 42 2.2.1 Descripción ............................................................................................................................................ 42 2.2.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 43 2.3 SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PRESENTACIONES DEL CONTRIBUYENTE .......................................................... 43 2.3.1 Descripción ............................................................................................................................................ 43 2.3.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 44 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -1- Proyectos de Gestión 1 PROCESOS 1.1 1.1.1 PROCESO DE INGRESO INTRODUCCIÓN El proceso de ingreso se entiende formado por aquel conjunto de actividades que permiten a la Tesorería determinar documental y financieramente los ingresos por distintos conceptos que posee el Sector Público. Estos conceptos pueden ser: ingresos aportados por los contribuyentes, utilidades de empresas públicas, impuestos en moneda extranjera, entre otros. Las principales actividades del proceso son el ingreso y validación de los giros y pagos, actualización de información en CUT y el control de los depósitos por parte de las entidades recaudadoras. 1.1.2 DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del proceso de ingreso, identificándose factores de tecnologías de información () y de procedimientos administrativos () que en él intervienen. Esta descripción de las actividades considera las mejoras tecnológicas validadas en las reuniones de trabajo realizadas. Flujo de Trabajo del Proceso de Ingreso Las entidades giradoras envían la información de cargos y descargos por transferencia electrónica a la Sección de Informática de la Tesorería General de la República, quien lo ingresa al Sistema de Recepción de Giros. Según el tipo de impuesto que se paga, la Tesorería emite y envía los giros al contribuyente, para que éste cancele sus deudas, o las mismas entidades giradoras, emiten y envían los giros al contribuyente. El contribuyente concurre a las Tesorerías o a los bancos autorizados (para efectuar recaudación) para el pago de sus deudas. En ambos casos, el cajero que recibe el giro, consulta desde su terminal al Sistema Ingreso y Validación de Pagos de tal manera de determinar que el pago sea el correcto, en caso contrario debe avisar al contribuyente las diferencias encontradas (por ejemplo distintos montos, fechas de vencimiento, entre otros). La información de la recaudación diaria se obtiene del Sistema Ingreso y Validación de Pagos. Los bancos recaudadores cuadran la caja de los fondos percibidos (por pago de impuestos, multas, entre otros) con la información de recaudación que el Sistema Control Recaudadores extrae del Sistema Ingreso y Validación de pagos. Luego, los bancos transfieren estos fondos a la Cuenta Única Fiscal en el Banco del Estado, informando a la Tesorería General de la república dicho movimiento. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -2- Proyectos de Gestión 1.1.3 Los Bancos Recaudadores generan un archivo con todos los cheques recibidos que han sido protestados. Esta información se transfiere desde el Sistema de Control Recaudadores a DICOM, y al Sistema Carga Cuenta Única Tributaria, para registrar que el pago se ha realizado con un cheque protestado. Las Tesorerías Regionales y Provinciales, recaudan impuestos en sus propias dependencias. Estos fondos se transfieren a la Cuenta Única Fiscal mediante el Sistema Control Recaudadores y los documentos son ingresados directamente al Sistema de Ingreso y Validación de Pagos para su procesamiento. La Sección Administración de Sistemas ingresa los archivos electrónicos a la Cuenta Única Tributaria (CUT). La información se carga por medio del Sistema de Carga Cuenta Única Tributaria. El Departamento de Cobranza y Quiebras consulta los registros de la CUT, para generar un listado de todos aquellos contribuyentes que presentan deudas por el incumplimiento de los compromisos tributarios que poseen. El Departamento de Cobranza y Quiebra realiza los procedimientos necesarios para el cumplimiento del pago de deudas, de acuerdo a los procedimientos establecidos. FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS DE APOYO AL PROCESO DE INGRESO Se identifican los siguientes sistemas, como apoyo al proceso de ingreso. Sistema de Recepción de Giros Sistema de Ingreso y Validación de Pagos Sistema Control Recaudadores Sistema Carga en Cuenta Única Tributaria A continuación se describen las características funcionales de dichos sistemas en los ámbitos de interfaces, procesamiento, validación, seguridad y reportes, para cada uno de los Sistemas mencionados anteriormente. 1.1.3.1 1.1.3.1.1 Sistema de Recepción de Giro DESCRIPCIÓN Es el encargado de recibir la información en forma electrónica desde los Servicios Giradores, en un formato estándar, y procesar esta información para que sea registrada en la Cuenta Única Tributaria. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -3- Proyectos de Gestión 1.1.3.1.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Recepcionar los archivos enviados por las entidades giradoras en los directorios de trabajo que se definan para estos efectos, los archivos deberán poseer una estructura estándar para su posterior procesamiento (esta estructura debe ser definida por la Tesorería). Permitir el ingreso del Oficio al Sistema de forma electrónica. El Oficio resume la información que envía el Servicio Girador. Permitir realizar ingresos en forma manual, de información y actualizaciones recibidas desde las entidades recaudadoras. Procesamiento y Transformación Generar archivos con los registros cuya información no pudo ser procesada por inconsistencias (las inconsistencias posibles deben ser definidas por Tesorería). Enviar a las entidades giradoras y registrar, en forma electrónica para su control, los archivos no procesados por inconsistencias en los registros. Generar los diferentes estados por los cuales pasa el oficio en el Sistema (ingresado, incompleto, rechazado, entre otros por definir). Transformar los registros sin errores en un archivo para su carga en la Cuenta Única Tributaria, enviándolo a un directorio definido para tales efectos o insertando los datos directamente en la Cuenta Única (las opciones dependen de la factibilidad tecnológica). Generar mail de aviso al momento de traspasar el archivo al directorio para carga en la Cuenta Única Tributaria (en el caso que se determine esa opción de operación). Registrar en el Sistema e informar, a quien corresponda, sobre los oficios corregidos por las entidades giradoras, cantidad de registros corregidos, fecha de llegada, entre otros a definir. Permitir ingresar el rut del contribuyente para saber el estado de su cargo (procesado, rechazado, entre otros a definir). Validación y Verificación Revisar la correcta definición de la estructura de los archivos, para su lectura y avisar vía electrónica su creador en caso de que el archivo no pueda ser leído (el archivo no es devuelto debido a que no se ocupa ningún medio físico para su almacenamiento). Verificar que la información recepcionada en el archivo sea consistente con la información ingresada en el Oficio. Validar que cada registro posea en su estructura información consistente a ella, tales como fechas válidas, códigos de cargo y descargo, entre otros a definir (cada formulario poseerá una validación particular). Seguridad y Privacidad de la información Poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -4- Proyectos de Gestión 1.1.3.1.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a definir. Listado de archivos enviados por los Servicios Giradores (fecha, servicio, archivo, tamaño, entre otros). Listado de archivos rechazados por problemas de estructura (por Servicio Girador). Listado de registros por servicio, rechazados por problemas de consistencia de información. Listado de archivos traspasados para carga en CUT (fecha, archivo, directorio, tamaño, entre otros) en el caso que la operación se desarrolle de esta forma. Listado del estado de los Oficios. Informe de los archivos para carga y montos involucrados (incluyendo estadísticas de esta información). Informe de los archivos rechazados y montos involucrados (incluyendo estadísticas de esta información). 1.1.3.2 1.1.3.2.1 Sistema de Ingreso y Validación de Pagos DESCRIPCIÓN Permite la recepción de la información de pagos realizados en cualquier entidad recaudadora incluyendo a las Tesorerías Regionales y Provinciales, en lo referente a ingresos en moneda nacional. A la Sección Financiamiento Interno, en lo correspondiente a ingresos en distintas monedas. A este sistema se puede acceder desde cada entidad recaudadora, de tal forma que la información sea enviada electrónicamente para su registro, validación y posterior incorporación a la Cuenta Única Tributaria. La funcionalidad del Sistema de Ingreso y Validación de Pagos difiere según las características de la entidad recaudadora. Debido a esto se describen dos módulos diferentes, para las entidades recaudadoras externas como bancos y para las internas, es decir las cajas de las diferentes Tesorerías Regionales y Provinciales. 1.1.3.2.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Módulo de Tesorería (Funcionalidad del sistema instalado en las dependencias de las Tesorería incluyendo la Sección de Financiamiento Interno). Interfaces Permitir el ingreso de información en distintas monedas. La opción de ingreso de datos además debe permitir: 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -5- Proyectos de Gestión Ingresar el número de cheque con que se paga (en el caso que el pago sea realizado con tales documentos) y el índice1 del documento a pagar, esto se realiza cuando los documentos para pago (Avisos de Recibo) son generados por la Tesorería. Al ingresar el índice se deben completar en forma automática algunos de los campos de ingreso (montos, rut, entre otros a definir) debido a que la información ya se encuentra en el sistema. En el caso de que el pago corresponda a una Declaración y Pago Simultaneo2 (DPS), se deberá digitar algunos campos del formulario (por ejemplo folio, valor, comuna, sucursal, tipo formulario, rut, identificación entidad recaudadora, fecha de vencimiento, número de cheque, código de ingreso, entre otros a definir). En el caso que el contribuyente deba aclarar su situación en ventanilla (cuando reconoce la deuda pero no sabe el monto, o por perdida del giro, entre otros a definir), el sistema debe revisar su estado de deuda y permitirle pagar de forma inmediata. Para ello se genera una consulta de deuda y luego un comprobante de pago con toda la información correspondiente. Dejar la opción de realizar los ingresos de información y actualizaciones de la misma, en forma manual. Procesamiento y Transformación Al generarse el pago, el sistema debe registrar el ingreso indicando que se ha realizado un pago y que está sujeto a confirmación. Con esto se actualiza la Cuenta Única Tributaria de tal manera que el sistema de Cobranza no considera a estos contribuyentes en la generación de los archivos de morosidad. Generar la cuadratura de la caja (montos digitados iguales a montos ingresados) a final del día. Generar el archivo que se enviará en forma electrónica desde las Tesorerías hacia un directorio de trabajo para proceder a la validación de la información. Generar archivos con registros cuya información no puede ser procesada por inconsistencia (debe ser definidas por Tesorerías las inconsistencias posibles) con la información que posee la Tesorería. Transformar los registros sin errores en un archivo para su carga en la Cuenta Única Tributaria, enviándolo a un directorio definido para tales efectos o insertando los datos directamente en la Cuenta Única (las opciones dependen de la factibilidad tecnológica). Permitir modificar el estado de un pago, esto debe quedar reflejado en la CUT en forma automática, de esta forma el Sistema de Cobranza no registrará a aquellos contribuyentes que tengan asignado un estado de pago en cuotas (convenio) o una rebaja en el pago (condonación). Generar correo electrónico de aviso, al momento de traspasar el archivo al directorio para carga en la Cuenta Única Tributaria. 1 El índice corresponde a un número correlativo único que genera la Tesorería en los documentos Avisos-Recibo que emite. 2 Corresponde al pago voluntario que realiza un contribuyente con un giro que le envía el propio Servicio girador, este giro no es enviado a Tesorería, con lo cuál al pagar se realiza una declaración de cargo y pago simultáneamente. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -6- Proyectos de Gestión Validación y Verificación Una vez realizado el pago, el sistema debe emitir un comprobante al contribuyente y generar un comprobante electrónico del pago realizado en la Tesorería (esto esta sujeto a factibilidad legal). Controlar el estado (monto) de la caja (la caja corresponde al saldo de lo recaudado), ver saldo en cualquier momento, cantidad de formularios pagados, entre otros. Revisar la correctitud, en función de la estructura de los archivos, para su lectura y avisar vía electrónica al originador, en caso de que el archivo no pueda ser leído (el archivo no es devuelto debido a que no se ocupa ningún medio físico para su almacenamiento). Validar que cada registro posea en su estructura, información consistente a ella, tales como fechas válidas, códigos de cargo y descargo, entre otros a definir (cada ingreso poseerá una validación particular). Enviar y registrar en forma electrónica, para su control, los archivos no procesados a las Tesorerías y entidades recaudadoras por inconsistencias en los registros. Seguridad y Privacidad de la información El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. Modulo Entidades Recaudadoras. Interfaces La opción de ingreso de datos debe permitir: Ingresar el número de cheque con que se paga (en el caso que el pago sea realizado con tales documentos) y el índice del documento a pagar, esto se realiza cuando los documentos para pago (Avisos de Recibo) son generados por la Tesorería. Al ingresar el índice se deben completar en forma automática algunos de los campos de ingreso (montos, rut, entre otros). Debido a que las entidades recaudadoras tendrán la posibilidad de consultar en línea la información de deudas existente en Tesorería. En el caso de que el pago corresponda a una Declaración y Pago Simultaneo (DPS), se deberá digitar los campos del formulario definidos (por ejemplo folio, valor, código de ingreso, comuna, sucursal, tipo formulario, rut, identificación entidad recaudadora, fecha de vencimiento, número de cheque, entre otros a definir). Procesamiento y Transformación Generar la cuadratura de caja (montos digitados iguales a montos ingresados) a final del día. Generar archivos separando los Aviso-Recibo de los formularios DPS para enviarlos a Tesorería y así proceder a revisar la estructura del archivo y consistencia de información para finalmente, actualizar la CUT, indicando que se ha realizado un pago y que éste esta sujeto a confirmación (hasta el cierre contable), de tal manera que el sistema de Cobranza no considere a estos contribuyentes en la generación de los archivos de morosidad 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -7- Proyectos de Gestión Verificación y Validación Controlar el estado (monto) de la caja (la caja corresponde al saldo de lo recaudado), ver saldo en cualquier momento, cantidad de formularios pagados, entre otros. Una vez realizado el pago, el sistema debe emitir un comprobante al contribuyente y generar un comprobante electrónico del pago realizado en la Tesorería (esto esta sujeto a factibilidad legal). Seguridad y Privacidad de la información El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. 1.1.3.2.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a definir. Informes para el pago del contribuye (Avisos de Recibo), estos informes los debe generar de una consulta que se realiza sobre la Cuenta Única Tributaria. Resumen de Recaudación diaria por caja y total. Detalle recaudación por caja. Detalle por tipo formulario. Emisiones de Avisos-Recibo. Cuadratura de Cajas. 1.1.3.3 1.1.3.3.1 Sistema de Control de Recaudadores DESCRIPCIÓN El Sistema Control Recaudadores permite y controla el traspaso de fondos desde la entidad recaudadora hacia la Cuenta Única Fiscal. El movimiento debe ser electrónico al igual que las transferencias que se realizan entre los bancos. Además, debe permitir anular los pagos realizados con cheques protestados, registrando en la Cuenta Única Tributaria este hecho. 1.1.3.3.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Poseer una conexión con el Sistema Ingresos y Validación de Pagos para controlar la caja resumen de las distintas recaudaciones realizadas (conformar formulario 04 con los formularios 01 correspondientes a cada institución recaudadora) Realizar traspasos electrónicos de fondos a las cuentas del Banco del Estado y del Banco Central. Enviar, en forma electrónica, la numeración de cheques protestados por fondos a DICOM. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -8- Proyectos de Gestión Procesamiento y Transformación Generar memorándum electrónico y enviarlo a Tesorería General de la República (el memorándum corresponde al comprobante del formulario 04). Ingresar la numeración de cheques protestados y los datos de la cuenta corriente. Verificación y Validación Generar archivo con numeración de cheques protestados, y envío a Tesorería General para la anulación de pagos con tales documentos. Seguridad y Privacidad de la información El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. 1.1.3.3.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a definir. Informe de los depósitos y de los plazos en que las entidades recaudadoras realizan la transferencia, el sistema debe destacar aquellas instituciones que realizan esta operación fuera de los plazos establecidos (3 días). Cheques Protestados (número, montos, formulario de pago), por forma y por fondo. Formularios 04 y formularios 01. Informe de gestión por entidad recaudadora (montos recaudados, montos depositados, establecer ranking por entidad recaudadora). Listado e Informe del Estado de los Reparos. Informe de las aclaraciones de las diferencias (entidad, fecha, monto, causas de la diferencia, entre otros). 1.1.3.4 1.1.3.4.1 Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria DESCRIPCIÓN El Sistema Carga Única Tributaria realiza la carga de información a la Cuenta Única Tributaria, y emite los informes electrónicos a las distintas entidades de Tesorería y entidades externas correspondientes. 1.1.3.4.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Priorizar manualmente los procesos que serán cargados en la Cuenta Única Tributaria. Emitir listados (a definir) y enviar por vía electrónica, a las distintas entidades y secciones definidas. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 -9- Proyectos de Gestión Procesamiento y Transformación Cargar la información del mes vencido en la Cuenta Única Tributaria, junto con la información de reparos de períodos anteriores. Además, debe ingresar la información de giros que se cargan una vez por año, como los giros por patentes mineras o de espectro radioeléctrico, entre otros. Realizar el control de los procesos cargados (como tiempos restantes de trabajo, porcentajes de utilización de equipos, rendimientos, entre otros por definir). Emitir un mail con aviso de Oficios cargados en la Cuenta Única Tributaria (este mail debe especificar que los antecedentes están sujetos a confirmación al cierre de la contabilidad). Verificación y Validación Generar un informe automático de diferencias que se encuentren en los archivos Log. Generar resúmenes del control de las cajas. Seguridad y Privacidad de la información El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. 1.1.3.4.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a definir. Listado resumen recaudación. Listado recaudación (detalle). Listado de morosos y sus vencimientos. Listado de diferencias (entre pago y cargo). Informe con Estadísticas de registros con error (por montos, por formularios, entre otros por definir). Informe Estadístico de Restauraciones. Informes Históricos de información de la Cuenta Única Tributaria. Informe de cajas rezagadas. 1.2 1.2.1 PROCESO DE EGRESO INTRODUCCIÓN El proceso de Egreso de fondos de la Tesorería General de la República tiene como objetivo distribuir el aporte fiscal a las entidades (públicas y privadas) de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Presupuesto. Además, el proceso realiza la devolución y control de los excedentes de la tributación de los contribuyentes, el pago de subsidios, o beneficios tributarios que los contribuyentes posean de acuerdo a la legislación vigente, entre otros. Todos estos movimientos pueden ser en moneda nacional o extranjera, según como lo estipule la ley. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 10 - Proyectos de Gestión 1.2.2 DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del proceso de Egreso, identificándose factores de tecnologías de información () y de procedimientos administrativos () que en él intervienen. Esta descripción de las actividades considera las mejoras tecnológicas validadas en las reuniones de trabajo realizadas. Flujo de Trabajo Proceso de Egreso Aquellas instituciones que autorizan egresos (Conaf, Servicio de Impuestos Internos, entre otras) informan a los contribuyentes que les corresponden devoluciones o beneficios por distintos conceptos, por parte del Fisco. Para ello la Tesorería General de la República tiene como función la ejecución del egreso cuando corresponda, para ello entrega un cheque al beneficiario o le deposita directamente en la cuenta corriente o de ahorro del contribuyente. Junto con el aviso al contribuyente, los organismos autorizadores de egresos, envían la información que determina los pagos, como monto, ítem, nombre el contribuyente entre otros. La forma de envío de esta información es electrónica y dirigida a la Tesorería General de la República. Estos datos de egresos, se ingresan al Sistema de Egresos para determinar los fondos necesarios para el pago de las solicitudes. Cada una de las solicitudes de egresos se revisan, comprobando que corresponda el egreso. Una vez revisada la solicitud y se tiene la certeza del egreso, se procede a consultar los datos contenidos en la Cuenta Única Tributaria, para determinar las posibles deudas del contribuyente. En el caso que el contribuyente posee deudas se le compensan automáticamente con el egreso que solicita, y la cantidad restante se le entrega, junto con los comprobantes de las deudas canceladas. De los tipos de egresos que se presentan, se encuentra el reintegro por IVA Exportador. Las solicitudes de estos se ingresan al Sistema de Egresos, el cual accede a datos del Banco Central sobre los exportadores. Si todo cumple con las condiciones necesarias, se genera la solicitud de fondos directa desde el Sistema de Egresos, a la Sección Control Financiero. Otra alternativa de egresos de la Tesorería son los compromisos por bonos de reforma agraria. En este caso, la Sección de Financiamiento interno recibe los comprobantes de Bonos de Reforma Agraria, para su revisión y posterior pago. Existen dos tipos de egreso que son masivos. El primero de ellos es el egreso por renta. Una vez procesada la información transferida a Tesorería por el Servicio de Impuestos Internos, se genera la compensación y los cheques o depósitos para todos los contribuyentes. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 11 - Proyectos de Gestión El segundo es el egreso por pago a zonas extremas, en el cual se beneficia a empleadores que contratan personal en zonas periféricas del país. Para ello, presentan una solicitud que indica el número de personal contratado, fecha, montos de los sueldos, entre otros. Esta información se ingresa al Sistema de Egresos, el que, al igual que en el resto de los egresos, se valida, compensa, genera la solicitud de fondos y registra el egreso, para su posterior envío o depósito directo. Además del proceso masivo de renta para los contribuyentes en moneda nacional, existe un caso particular de organizaciones que tributan en Monedas extranjeras, en este caso particular, se ejecuta en la Sección Financiamiento Interno, la cual se encarga de recaudar y pagar en monedas diferentes al peso. Los registros de estas transacciones también se llevan a la Cuenta Única Tributaria a través del Sistema de Egresos. El proceso es el mismo que para los otros egresos, salvo el tipo de moneda en que se transan los movimientos de fondos. Todos estos egresos a contribuyentes, poseen su registro en el Sistema de Egresos, el cual genera un archivo para actualizar la información en la Cuenta Única Tributaria, indicando para cada contribuyente que tipo de egreso ha recibido, su monto, fecha, forma de pago entre otras características. Además del registro, el Sistema de Egresos permite indicar a la Sección Control Financiero los fondos necesarios que permiten la ejecución del pago, diferenciando los fondos para cheques y los depósitos directos en las cuentas de los beneficiarios. Para el pago de los cheques de egreso, la Sección Control Financiero emite una orden de transferencia directa al Banco del Estado, para que traspase fondos desde la Cuenta Única Fiscal a las cuentas derivadas de la Tesorerías Regionales, Provinciales o a las cuentas destinadas para estos fines que posee la Sección Procesos Centralizados o la Sección de Financiamiento Interno. Además de los egresos a contribuyentes, existe un egreso por aporte fiscal, que reciben diferentes organizaciones gubernamentales (los Ministerios, las Secretarías Ministeriales, Fuerzas Armadas, entre otras) y privadas (clubes deportivos, fundaciones, entre otras). Los aportes fiscales están especificados en la Ley de presupuesto y su ejecución y realización sin la necesidad que la organización presente una solicitud de egreso. De la misma forma que la renta, existe un caso particular de aporte fiscal en moneda extranjera estipulado en la Ley de Presupuesto. En estos casos la Tesorería entrega los montos de aporte fiscal en moneda extranjera a los organismos correspondientes. Para ello, la Sección Financiamiento Interno ejecuta los movimientos de fondos directamente desde la cuenta dólar o cuentas en otras monedas, que Tesorería posee en el Banco del Estado. Para tales efectos registra las transacciones en el Sistema de Egreso, y genera una orden de traspasos de fondos al Banco del Estado, de igual forma que el caso de los movimientos de fondos en pesos. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 12 - Proyectos de Gestión 1.2.3 Como un caso excepcional de aporte fiscal fijado en la ley de presupuesto, se encuentran los aportes a Municipalidades, los que consisten en que la Sección Control Financiero consulta la información de la recaudación diaria en el Sistema de Ingreso y Validación de Pagos. Los datos que entrega este sistema, poseen el detalle de los conceptos por los cuales se recaudó (Impuesto Territorial, Multas, Patentes, transferencia de vehículos), de esta forma se determinan los montos correspondientes a las diferentes Municipalidades, ya que, a diferencia de los aportes a otros organismos fiscales, las Municipalidades reciben un depósito en forma directa del 40% de lo recaudado por esos conceptos, y el 60% restante se deposita en el fondo común municipal, el cual se distribuye de acuerdo a un coeficiente a cada Municipalidad. Junto con ejecutar el egreso, con la información de compensación contenida en el Sistema de Egresos, se imprime el comprobante de pago, que certifica la realización del egreso. Finalmente se le envía este comprobante al organismo que ha recibido los fondos. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE APOYO AL PROCESO DE EGRESO El proceso será apoyado por el Sistema de Egresos. A continuación se describen las características funcionales de este sistema en los ámbitos de interfaces, procesamiento, validación, seguridad y reportes 1.2.3.1 1.2.3.1.1 Sistema de Egresos DESCRIPCIÓN Permite recibir desde los organismos autorizadores de órdenes de pago, archivos en forma electrónica, y desde los contribuyentes la solicitud electrónica, procesando esta información y determinando el pago, la compensación3 y las retenciones, en el caso que correspondan. El pago se realizará, de preferencia, vía depósito en cuentas bancarias, reflejando los movimientos en la Contabilidad Gubernamental y facilitando la tarea de un efectivo control financiero. Para esto último, el Sistema de Egresos ejecuta un control de todos los egresos efectuados. 1.2.3.1.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Recepcionar desde los organismos autorizadores de pago, los archivos con la información del beneficiario como rut, nombre, monto, número de cuenta entre otros. El documento electrónico debe considerar los aspectos de firma y notarización electrónica según los estándares existentes. 3 La compensación corresponde al descuento que se realiza en un egreso de un solicitante, debido a que este posee una deuda con la Tesorería. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 13 - Proyectos de Gestión Permitir que el ingreso de la información sea digitado, en aquellos casos en que no existe un organismo autorizador, para estos casos se plantea utilizar Internet de tal manera que el beneficiario realice la solicitud mediante esta vía. Como un complemento de este medio, se instalarán terminales de Egreso en la propia Tesorería u otros lugares, de tal forma que quienes no tengan acceso a Internet realicen su solicitud en este medio. Permitir el ingreso de la información de las solicitudes de forma manual. Esto se debe utilizar en los casos en que el beneficiario se acerque a la caja de la sección de egreso. Permitir la consulta en línea del estado del egreso. En el caso que el contribuyente consulte su egreso y éste no haya sido enviado por el servicio autorizador. Debe considerar todas las opciones posibles. Permitir el ingreso manual de la información que envían los organismos autorizadores, para la ejecución de los egresos. Procesamiento y Transformación de la Información La información electrónica enviada por los organismos autorizadores de devolución, una vez validada, se debe materializar en un depósito directo en las cuentas corrientes del beneficiario (de tal forma que el beneficiario no asista con el documento que el organismo le envió para solicitar la devolución a Tesorería, estudiar factibilidad legal). El sistema debe permitir el acceso para consulta y actualización de la base de datos de personas. El Sistema debe permitir registrar el depósito realizado a las Tesorerías por los montos determinados en el Programa de Caja en la contabilidad. Para estos efectos el sistema debe emitir un comprobante (además del emitido por el sistema que realiza las transferencias de fondos) y reflejar los movimientos en el sistema de Contabilidad Gubernamental. El sistema debe reflejar los movimientos que realizan las Tesorerías Regionales y Provinciales, de tal manera de contar con la información en forma centralizada y en línea. El Sistema debe registrar los movimientos de egresos, compensaciones y retenciones en la Cuenta Única Tributaria y, además, debe generar el formulario 05 en forma electrónica para estos dos últimos casos. El Sistema debe determinar si el solicitante posee deudas con la Tesorería de forma única, es decir una sola consulta analice todos los posibles casos en que se tiene deudas, como por ejemplo, de bienes raíces, reforma agraria, aduanas, órdenes judiciales entre otros a definir. Debe informar al usuario del sistema que se realice una compensación o una retención cuando procede. Si el usuario determina que se realiza la corrección, este movimiento debe quedar reflejado en la Cuenta Única Tributaria del contribuyente y, además, debe quedar reflejado en el Sistema Contable (en el caso que el egreso sea en moneda extranjera y la deuda en moneda nacional, la compensación se realizará descontando del egreso la deuda correspondiente en el equivalente en moneda nacional) esto queda sujeto a una factibilidad legal. Permitir el egreso en distintas monedas, según los casos que la ley permite. Validación y Verificación El sistema debe poseer mecanismos de validación de la información que envían los organismos autorizadores y de los solicitantes de egresos, de tal manera de advertir aquellas situaciones donde se repite información de egresos. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 14 - Proyectos de Gestión Debe poseer lectores de banda magnética, los cuales permitirán ahorrar la digitación de un nuevo cheque al caducar el original. Debe actualizar la fecha de vigencia, generar las solicitudes de fondos y crear un archivo para la carga en Cuenta Unica Tributaria de la información de los nuevos egresos. Validar la información que presentan los beneficiarios, esto se debe realizar accediendo a la información que posee la Cuenta Única Tributaria. Generar un listado de los cheques que caducan diariamente. Se genera una caja electrónica con los ingresos por concepto de retorno caducado e ingresan con un formulario 10 único por contribuyente para actualizar la Cuenta Unica Tributaria. El dinero se transfiere directamente en forma electrónica a la Cuenta Unica Fiscal. Validar la información enviada por los bancos comerciales. Una vez que la información es procesada, se deben actualizar los registros de las órdenes de pago por depósito, indicando los depósitos pagados y los pendientes por errores en la información que se indica para la transacción. Además se deben indicar los fondos no transferidos para cuadrar los detalles de las transacciones no efectuadas. Esta información debe estar disponible para consulta en todas las tesorerías. Seguridad y Privacidad de información El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos autorizadores de devolución debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. En la alternativa del cobro del cheque, se debe leer la banda magnética que el sistema le imprimirá, de manera tal que los datos del cheque correspondan a los datos que posee el sistema, para esto el Banco del Estado deberá poseer acceso a la información de los cheques emitidos. Enviar diariamente la información de egresos desde los bancos comerciales por conceptos de depósitos en cuenta corriente o de ahorro. Para ello el banco debe emitir un archivo que reporta los detalles de cada transacción, considerando los efectuados correctamente y los casos fallidos. Controlar el estado de los cheques, para poder determinar si se encuentra emitido, pagado, devuelto, caducado, adulterado, entre otros. Para esto se debe utilizar la información que se generan en los distintos pasos, desde la emisión hasta el pago. Además se debe acceder a la información del cheque para su reimpresión por el número del cheque, el rut de la persona entre otros. 1.2.3.1.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, por tipo de egreso, por fecha, por período, entre otros a definir. Archivo electrónico con el listado de depósito efectuados por egresos a contribuyentes. Archivo electrónico con el listado de depósitos efectuados por aporte fiscal. Archivo electrónico con el listado de cheques cobrados. Archivo electrónico con el listado de cheques caducados. Archivo electrónico con el listado de compensaciones. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 15 - Proyectos de Gestión Archivo electrónico con el listado de retenciones. Archivo electrónico con estadísticas. Archivo electrónico con estadísticas de errores en la información enviada desde los distintos organismos autorizadores. Archivo electrónico con estadísticas en los tiempos de procesamientos de la información y pago. 1.3 1.3.1 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL FISCO INTRODUCCIÓN El proceso de Administración Financiera del Fisco se entiende conformado por el conjunto de actividades que permiten a la Tesorería apoyar la administración del endeudamiento público y además controlar, planificar y distribuir los recursos de acuerdo a las necesidades de las obligaciones públicas, determinadas en el presupuesto, entre estas actividades se cuenta con el Control Financiero de los ingresos del Sector Público, la Contabilidad del Tesoro Público y la Conciliación Bancaria. 1.3.2 DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del proceso de Administración Financiera del Fisco, identificándose factores de tecnologías de información () y de procedimientos administrativos () que en él intervienen. Esta descripción de las actividades considera las mejoras tecnológicas validadas en las reuniones de trabajo realizadas. Flujo de Trabajo Proceso Administración Financiera del Fisco La Dirección de Presupuesto confecciona y envía la ley anual de presupuesto y el programa de caja mensual a las secciones de Control Financiero, Financiamiento Interno, Externo y a Contabilidad y Estadísticas. La Sección de Control Financiero consulta los saldos y movimientos efectuados en la Cuenta Única Fiscal, mediante un terminal del banco del Estado, ubicado en las dependencias de Tesorería. Control Financiero consulta todas las solicitudes de fondos necesarias para determinar las órdenes de movimientos correspondientes. La información de las solicitudes de fondos se obtienen del Sistema de Egresos. Estas indican las características del egreso, como por ejemplo si es aporte fiscal o un compromiso a un contribuyente, si se debe hacer un traspaso a cuentas derivadas o una transferencia directa a la cuenta corriente del contribuyente, el monto, el número de la cuenta destino, entre otros. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 16 - Proyectos de Gestión La Sección Control Financiero genera un archivo electrónico que resume todos los registros de movimientos de fondos que contiene el Sistema de Control Financiero. Este archivo es enviado a Contabilidad y Estadísticas para su procesamiento. En paralelo a las actividades descritas, la Sección Control Financiero recibe compromisos de endeudamiento que contrae el Estado con Bancos internacionales, debiendo velar por el pago de estos. Para una oportuna administración de los diferentes compromisos que el fisco posee con la Banca internacional, la sección de Financiamiento Externo posee los datos de cada proyecto (de deuda) en el Sistema de Administración del Endeudamiento, esto le permite saber los pagos futuros que han sido comprometidos, la deuda actual existente, las variaciones producidas por efectos en los cambios de monedas, el efecto de un ajuste de tasas de interés, entre otros. Para efectuar estos pagos, Financiamiento Externo mediante el Sistema de Administración del Endeudamiento genera y envía una orden al Banco Central indicando las cuentas origen y destino así como la moneda y los valores de cambio, para que este ejecute la transferencia de estos compromisos. Estos pagos se realizan con fondos existentes en moneda extranjera en las cuentas de Tesorería en el Banco Central. Los fondos de origen de dichas cuentas, son entregados por la Sección de Financiamiento Interno, quien recibe los requerimientos de fondos por el Sistema de Administración del Endeudamiento desde la Sección Financiamiento Externo. Esta solicitud interna, indica la organización responsable de los fondos, registrándose en el Sistema de Egresos como un aporte fiscal que entrega Financiamiento Interno. Además permite que Control Financiero registre el traspaso de fondos, reflejándose más tarde en la contabilidad del Tesoro Público. Además, la Sección de Financiamiento Externo en el Sistema de Administración del Endeudamiento, genera un resumen de todos los compromisos que se tienen para el siguiente año. La Dirección de Presupuesto accede a la información del sistema debido a que posee un terminal del Sistema de Administración del Endeudamiento en sus dependencias. De igual forma, la Sección de Contabilidad y Estadísticas accede al resumen de movimientos de fondos por compromisos con organismos internacionales. Junto con la administración de la deuda pública, la sección de Financiamiento Externo, mediante el Sistema de Administración de Fondos Especiales, controla las cuentas de fondos especiales como por ejemplo el fondo de las Américas. La Sección Contabilidad y Estadísticas, mediante el Sistema de Contabilidad del Tesoro Público, consulta los archivos de movimientos de las secciones de Control Financiero, Financiamiento Interno y Externo. Además consulta a la Cuenta Unica Tributaria para la generación de los asientos contables. Después de cada mes se realiza el cierre contable de ese período. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 17 - Proyectos de Gestión Esta contabilidad se denomina contabilidad del Tesoro Público y es el producto del cierre contable, el cual se envía a la Contraloría General de la República y a la Dirección de Presupuesto. La sección Contabilidad y Estadísticas, procesa la información contable del tesoro público en el Sistema de Contabilidad del Tesoro Público, generando los asientos contables, el Libro diario y el mayor. Junto con la información de la contabilidad, el Sistema de Contabilidad del Tesoro Público genera un reporte para la Sección de Conciliación Bancaria. La Sección Conciliación Bancaria, consulta la información de recaudación diaria del Sistema Control Recaudadores para poder comparar lo recaudado con la información que entrega el Banco del Estado. Además el Sistema de Conciliación Bancaria le permite comparar la información que se tiene del Sistema de Control Recaudadores, la información electrónica de las cuentas del banco del estado y los reportes de Contabilidad y Estadísticas y Control Financiero. Con esto se obtienen los diferentes estados de las cuentas. 1.3.3 FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS DE APOYO AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL FISCO A continuación se describen las características funcionales en los ámbitos de interfaces, procesamiento, validación, seguridad y reportes, para cada uno de los Sistemas de apoyo al proceso de Administración Financiera del Fisco. El proceso Administración Financiera del Fisco será apoyado por los siguientes sistemas: Sistema de Control Financiero. Sistema de Administración del Endeudamiento. Sistema de Administración de Fondos Especiales. Sistema de Contabilidad del Tesoro Público. Sistema de Conciliación Bancaria. 1.3.3.1 1.3.3.1.1 Sistema de Control Financiero DESCRIPCIÓN El Sistema de Control Financiero debe administrar las cuentas del Tesoro Público, controlar el cumplimiento de la Ley de Presupuesto, ejecutando los traspasos de fondos correspondientes a las organizaciones que reciben aporte fiscal y Tesorerías (para el pago de contribuyentes). 1.3.3.1.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Cargar electrónicamente la solicitud de fondos directamente desde el Sistema de Egresos. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 18 - Proyectos de Gestión Recibir, en forma electrónica, desde la Dirección de Presupuesto, la información de la Ley de Presupuesto, el Programa de Caja y las Reprogramaciones. Poseer la habilidad de ingresar esta información manualmente. Permitir la digitación manual de una orden de egreso, eliminando la correspondiente petición de fondos de una entidad generadora de solicitud de fondos. Estos casos responden a un cumplimiento directo del programa de caja (la ejecución está sujeta a factibilidad legal). Procesar la cartola electrónica que envía el Banco del Estado para obtener los saldos de las diferentes cuentas. La transferencia electrónica debe ser diaria y real. Procesar la información de los ingresos totales diarios, desde el Sistema de Ingreso y Validación de Pago. Procesamiento y Transformación de la Información Tener un respaldo de las órdenes manuales de cumplimiento del programa de caja, en su correspondiente programa mensual o en una eventual reprogramación. Permitir realizar consultas de los movimientos de fondos por diferentes conceptos. Para ello el sistema debe ser flexible al momento de definir los parámetros de consulta. Generar un documento electrónico que refleje todos los movimientos de fondos para la confección de la contabilidad. El formato de este archivo se debe definir de acuerdo a las exigencias del Sistema contabilidad. Procesar la información de la recaudación por conceptos municipales, de acuerdo a los parámetros de distribución de fondos existentes. Permitir la consulta flexible de los registros existentes en la base de datos del sistema Control Financiero. Validación y Verificación Cada solicitud de fondos se valida de acuerdo a la información del programa de caja y se procede a generar las Órdenes de Transferencia de Fondos desde la Cuenta Única Fiscal a las Cuentas Subsidiarias respectivas. Las entidades autorizadas para realizar las solicitudes de fondos son: las Tesorerías Regionales, Tesorerías Provinciales, la Sección de Financiamiento Interno y la Sección de Procesos Centralizados. Seguridad y Privacidad de información El acceso de las Tesorerías Regionales y Provinciales al sistema que permite enviar la información que se transforma en solicitudes de fondos, debe ser un terminal que sólo poseen las Secciones de Egreso, así como las secciones que manejan Cuentas Derivadas. El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos solicitantes de fondos debe ser seguro y confiable. El sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica. 1.3.3.1.3 REPORTES Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, por tipo de ingreso, por tipo de egreso, por fecha, por período, entre otros a definir. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 19 - Proyectos de Gestión Listado de Egresos mensual a cada tesorería. Listado de recaudación por ítem. Estado diario de saldo de las cuentas en el Banco del Estado. Informes de proyección del presupuesto para el próximo periodo. Cuadros resumen de comparación en igual período años anteriores. Consultas estadísticas de acuerdo a parámetros específicos (a definir por Tesorería). Cargos mensuales de municipalidades. Informe histórico de pago a municipalidades. 1.3.3.2 1.3.3.2.1 Sistema de Administración del Endeudamiento DESCRIPCIÓN Es el Sistema encargado de llevar un control de los Créditos adquiridos por conceptos de deuda pública externa. Dicho sistema comprende el servicio o pago de la misma, el traspaso de fondos y la emisión de comprobantes fiscales de ingresos y egresos. Adicionalmente entrega información destinada a la administración, control y apoyo al proceso de toma de decisiones de las autoridades competentes, como también para el conocimiento de terceros interesados en la gestión de la deuda. Nota: El nuevo Sistema de Deuda Externa existente en Tesorería apoya casi en su totalidad el objetivo del Sistema anteriormente señalado, quedando por definir la funcionalidad que se entrega a continuación. 1.3.3.2.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Ingreso de los créditos otorgados o renegociados por el Fisco, ingreso de Deudores, desembolsos que registra un crédito, parámetros del convenio, prepagos de créditos y acreedores. Procesamiento y Transformación de la Información Modificaciones de Intereses, Amortizaciones, Comisiones y Desembolsos que registre algún crédito. Creación de tratamiento de desembolsos negativos. Reliquidación de Créditos. Validación y Verificación Verificación y validación de la liquidación de un crédito de acuerdo a la información de intereses, comisiones, amortizaciones y parámetros. Seguridad y Privacidad de información Definición de perfiles de usuarios, a los cuales se les darán diferentes tipos de acceso, debido a la confidencialidad de la información manejada. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 20 - Proyectos de Gestión 1.3.3.2.3 REPORTES Consultas de créditos por tipo de: desembolsos, deudores, acreedores, pagos, amortizaciones, intereses y comisiones. Informe de Presupuesto Mensual Informe de Presupuesto Anual Informe de Stock de Deuda por Crédito Informe de Perfil de Deuda por Acreedores Macro Informe de Carta Orden Informe de Giro Comprobante de Pago Informe de Comprobante de Ingreso Informe de Estado de Deuda por Países Informe de Estado de Deuda por Bloque Económico Informe de Estado de Deuda por Sector Económico Informe de Estado Comparativo de Créditos Informe de Stock de Deuda por Moneda Informe Mensual Banco Central de Chile Informe de Clasificación por Vencimientos Mensuales Informe Mensual Analítico Contraloría General de la República Informe de Registro Individual del Préstamo Informe Anual Endeudamiento, Amortizaciones, Intereses y Comisiones Informe Deudores Saldo Deuda Vigente por Crédito 1.3.3.3 Funcionalidad Complementaria al Sistema de Deuda Externa Transmisión electrónica Permitir que la información que genera el Sistema de Deuda Externa con respecto a los fondos a depositar por conceptos de créditos, pueda ser compactada en un archivo (con una estructura a determinar) que será transmitido electrónicamente al Banco Central, el cuál generará la transferencia de fondos para pagar la cuota del crédito correspondiente (sujeto a factibilidad legal). Generar un archivo para su envío electrónico a la Sección de Financiamiento Interno, permitiendo a esta Sección ejecutar el egreso. Con esta orden se procesa el traspaso de fondos como otro egreso, generando las solicitudes de fondos y contabilización de los movimientos en el sistema de egreso (sujeto a una factibilidad operacional) Interfaces Movimientos generados por el Sistema Deuda Externa deben ser imputados en el Sistema Contable en forma automática evitando la impresión en papel y su re-digitación. Consulta en línea del estado de las cuentas por parte de los Ministerios. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 21 - Proyectos de Gestión 1.3.3.4 1.3.3.4.1 Sistema de Administración de Fondos Especiales DESCRIPCIÓN Es el Sistema encargado de llevar un control de las Cuentas Especiales correspondientes a: Cuentas de fondos de estabilización del precio del cobre Cuenta de estabilización del precio del petróleo Cuenta de fondo de infraestructura Cuentas de las donaciones recibidas por organismos extranjeros Cuentas de las leyes reservadas de FF.AA. Cuentas de los depósitos a plazos. En este Sistema se ingresa la información correspondiente a los movimientos y distribuciones realizadas. 1.3.3.4.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Permitir el ingreso de la información correspondiente a los fondos y la creación de las cuentas especiales para la operación de estos. Procesamiento y Transformación de la Información Permitir generar los movimientos entre una cuenta y otra, destinadas a la distribución de los fondos. Esto se materializa en una orden electrónica directa al Banco Central (sujeto a factibilidad legal). Permitir revisar los estados en que se encuentran las distintas cuentas que administra el sistema (mencionadas anteriormente). Además, debe generar proyecciones sobre los comportamientos futuros de éstas. Registrar los movimientos realizados en la base de datos del sistema, de tal forma que permita obtener consultas estadísticas. Permitir la imputación contable de los movimientos realizados en las cuentas correspondientes. Validación y Verificación Permitir la validación y verificación de los movimientos que se realizan sobre las distintas cuentas que administra el sistema, por ejemplo tener control por región u otros parámetros a definir, para el fondo del petróleo. Seguridad y Privacidad de información El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de absoluta confidencialidad. 1.3.3.4.3 REPORTES Informe de Saldos de las cuentas. Informe de movimientos realizados en el día, semana, mes, año. Informe sobre los intereses. Informe de pagos realizados. Informe a Consejos de las Américas (Se debe definir su estructura). 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 22 - Proyectos de Gestión Estadísticas de los diferentes movimientos realizados, la consulta debe ser flexible, aceptando diferentes parámetros de interés a definir. Informes de ingreso, egreso y estado de los fondos especiales. 1.3.3.5 1.3.3.5.1 Sistema de Contabilidad del Tesoro Público DESCRIPCIÓN El sistema confecciona la Contabilidad del Tesoro de la Nación. Es el Sistema encargado de recibir la imputación de los movimientos contables que se generan en los diferentes Sistemas de la Tesorería que realizan transacciones financieras asociadas a los fondos fiscales, permite generar el plan de cuentas, generar los asientos contables y el libro Mayor. 1.3.3.5.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Los Sistemas Administración del Endeudamiento, Administración de Fondos Especiales, Control Financiero, Egresos y Carga en CUT, generarán imputaciones en las cuentas contables correspondientes a los movimientos que ellos realicen. Es necesario que aquellas instituciones (organismos giradores) que generan información que ingresa en las cuentas contables, la envíen en forma oportuna y que esta sea de calidad para su procesamiento. La calidad y oportunidad de esta información son características no excluyentes, ambas deben estar presentes para lograr el objetivo de poseer una Contabilidad del Tesoro Público completa, oportuna y confiable. Permitir la consulta flexible de los registros existentes en la base de datos del Sistema Contabilidad del Tesoro público. Procesamiento y Transformación de la Información Realizar movimientos entre cuentas. Generar un cierre pre-contable diario. Validación y Verificación Poseer mecanismos de alerta ante alguna imputación que no cumpla con los controles definidos, como por ejemplo, puede ser que los montos de algunas cuentas superen ciertos niveles establecidos. Seguridad y Privacidad de información Definir distintos perfiles de usuarios los cuales poseerán diversos privilegios de acceso a la información. 1.3.3.5.3 REPORTES Plan de Cuentas. Balance. Listados con información contable definida para cada institución giradora. Reporte comparativo entre recaudación v/s giros. Estadísticos por Municipalidades y movimientos mensuales. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 23 - Proyectos de Gestión Informe agregado a nivel de subtítulos de ingresos, gastos, movimiento de fondos, y cuentas complementarias a nivel nacional, regional y provincial. Informe sobre bienes financieros. Informe sobre deuda corriente. Informe sobre patrimonio. 1.3.3.6 1.3.3.6.1 Sistema de Conciliación Bancaria DESCRIPCIÓN El Sistema de Conciliación Bancaria permite realizar un control de los depósitos y cargos de las entidades recaudadoras y del Banco del Estado efectuados en la Cuenta Única Fiscal. Además, la Sección de Conciliación Bancaria actúa como instancia de control del cumplimiento de los pagos realizados desde las cuentas derivadas. Dicha sección consulta mediante el Sistema de Conciliación Bancaria, los archivos del estado de las cuentas generados en cada Departamento, Sección o Tesorería Regional y Provincial, que administre una cuenta derivada. 1.3.3.6.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES Interfaces Procesar la información digitada desde entidades recaudadoras diariamente (se alimenta del Sistema de Recaudación). Procesar la información desde el Banco del Estado por conceptos de depósitos en la Cuenta Única Fiscal efectuados por las entidades recaudadoras Ingresar los traspasos de fondos desde la Sección control financiero. Procesar cargos por cheques protestados por recaudación propia Ingresar cargos por regularización previa autorización del Departamento correspondiente. Validación y Verificación La información recibida desde Banco del Estado debe ser validada con la información que ya se posee de las entidades recaudadoras al momento de verificar los depósitos. Cuando esto no ocurre, se deben enviar inmediatamente, por vía electrónica (como correo electrónico), las solicitudes de aclaración de los problemas existentes a las Tesorerías Regionales y Provinciales, para que ellos aclaren las diferencias con las entidades recaudadoras correspondientes. La información de las conciliaciones entregadas por las Tesorerías en forma electrónica debe ser revisada para su control. En el caso que estas presentan diferencias se debe informar a los responsables que procedan a solucionar los problemas existentes. Procesamiento y Transformación de la Información Al comparar la información de las diferentes entidades, se debe aprobar lo que está conforme, con ello se filtran los errores permitiendo que la información que se cargue en el Sistema de Contabilidad y, sea oportuna y de calidad. Con ello se asegura que toda la información generada posteriormente esté correcta. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 24 - Proyectos de Gestión Seguridad y Privacidad de información El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos recaudadores debe ser seguro, ágil y confiable, el sistema debe cumplir con los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica entre los distintos organismos del estado. 1.3.3.6.3 REPORTES Los reportes listados pueden definirse por montos, fechas y otros parámetros a definir. 1.4 1.4.1 Totalizador General de Instituciones Recaudadoras autorizadas (Por Regiones y Provincias) Totalizador General del Banco del Estado de Chile (Por Regiones y Provincias) Montos no pareados Instituciones Recaudadoras autorizadas v/s Banco del Estado de Chile Montos Traspasos de Fondos Montos Regularizaciones Montos Pareados Montos Traspasos de Fondos Pareados Montos Traspasos de Fondos no Pareados Montos Regularizaciones Pareados Montos Regularizaciones no Pareados PROCESO DE COBRANZA INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la descripción del proceso de Gestión de Cobranza. En él se realiza una descripción del sistema a ser implementado en la Tesorería General de la República, identificando los principales módulos que manejan y transforman la información. Cabe hacer notar que ello se realiza en el ámbito conceptual solamente ya que el detalle, correspondiente al Modelo Entidad Relación, que describe la estructura de la base de datos subyacente a este sistema, así como las pantallas del sistema, se proporcionarán a la empresa adjudicataria de ésta licitación. 1.4.2 METODOLOGÍA DE LA DESCRIPCIÓN La descripción de este proceso de negocio se basa en representaciones denominadas diagramas de flujos, los que son una herramienta que ilustra simultáneamente tanto la estructura como el funcionamiento del sistema4. Consiste en representar cada proceso como una cadena de actividades, identificando qué unidad funcional es responsable de cada actividad, y cuáles son los flujos físicos y de información que las conectan. La actividad es un conjunto de tareas que tiene por objeto satisfacer los requerimientos de productos y servicios de una actividad/cliente. Cada actividad puede ser conceptualizada como un proveedor de productos y/o servicios a una actividad/cliente “aguas abajo”, y como un cliente de una actividad/proveedor “aguas arriba”. 4 Davenport, T. (1993). Process Innovation, Harvard Business School Press, Boston 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 25 - Proyectos de Gestión La actividad se caracteriza mediante su “función de conversión” (metabolismo desde el punto de vista biológico), es decir, cómo está modificando su input para convertirlo en el output requerido. En rigor no es necesario entender cómo opera la actividad propiamente tal, sino sólo la manera en que modifica los flujos físicos y de información que recibe y despacha. Una actividad puede ser estudiada con más detalle mediante un “zoom”, en el cual ella es conceptualizada como un proceso compuesto por una serie de subtareas. El grado de detalle de la nueva descripción dependerá de la profundidad técnica del análisis. Una actividad-decisión corresponde a una actividad cuyo resultado bifurca, o en general divide el flujo del sistema. Por ejemplo, la actividad de enviar un AR (Aviso Recibo de Pago) puede tener dos resultados: enviarlo o no. Si se envía, entonces el flujo de actividades corresponde al subproceso de envío AR. Si se rechaza entonces se ejecuta el subproceso de cobranza judicial. La interacción entre actividades ocurre mediante dos tipos de flujo: físicos y de información. Flujo físicos: corresponden a expedientes, documentos, bienes, etc. Flujos de información: pueden ser formales tales como asignación de tareas, ingreso de resultado de diligencias, informes de gestión, etc., o informales tales como llamadas telefónicas o conversaciones. La representación gráfica de los elementos del diagrama de proceso se indican en la Ilustración 1. Recaudador : Unidad funcional : Subproceso con un input y un output definido, y una función de transformación Imprime expediente sí ¿enviar carta? : Define cuál es la cadena de actividades que se seguirá no : Flujo de información : Flujo físico ILUSTRACIÓN 1: ELEMENTOS DEL DIAGRAMA DE PROCESO 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 26 - Proyectos de Gestión 1.4.3 ALCANCE DE LA DESCRIPCIÓN El ámbito de la presente descripción es el macroproceso de cobranza judicial, el que se muestra en el diagrama de flujo de la Ilustración 2. Este macroproceso se divide en la 1ª etapa judicial y la 2ª etapa judicial. Las flechas representan los expedientes que fluyen entre las distintas tareas representadas por los rectángulos. Por ejemplo, una vez que el Tesorero dicta el mandamiento de ejecución y embargo, el expediente entra al subproceso de notificación y embargo. En caso que se presente un escrito, el expediente se saca del subproceso y se le entrega al abogado para su resolución. El Tesorero firma la providencia de tal resolución, para posteriormente devolver el expediente al subproceso de notificación y embargo. Una vez que un cierto número de contribuyentes han sido notificados y embargados, se confecciona una nómina para pasar a la 2ª etapa judicial, en la que se forma un nuevo expediente. El resto de las demandas continúan en la 1ª etapa judicial, hasta que se acumule un número de ellas que puedan formar una nueva nómina. 1ª Etapa Judicial Operaciones Tesorero Subproceso Generación Expedientes Mandamiento Ejecución Subproceso Notificación y Embargo Providencia Nómina 2ª Etapa Judicial Firma Nómina Deudores Embargados Abogado Expediente administrativo Resolución Escrito Deudor Revisión Expediente Solicitud Retiro y Remate al SJL Subproceso Notificación Juzgado Resolución juzgado Providencia Resolución Escrito Deudor Subproceso Retiro (sólo bienes muebles) Expediente administrativo y/o judicial especies Martillero Remate ILUSTRACIÓN 2: MACROPROCESO DE COBRANZA JUDICIAL El proceso de cobranza puede detenerse por las siguientes causas: a) El contribuyente paga lo adeudado, ya sea directamente o por la compensación de una devolución. b) La deuda prescribe c) Quiebra d) La anulación de la deuda, por errores en su generación. El proceso de cobranza muchas veces debe reiniciarse o volver a la etapa anterior por las siguientes causas: e) Ocurre una nulidad de la acción legal, debido a un error jurídico. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 27 - Proyectos de Gestión f) El deudor quiebra, situación en la que la TGR pasa a ser un acreedor con una preferencia relativamente baja, pasando a otro tipo de cobranza El proceso de cobranza puede suspenderse momentáneamente por las siguientes causas: g) Ocurre una suspensión del proceso por causas administrativas o judiciales. h) Se realiza un convenio con el contribuyente, en el que eventualmente pueden condonarse parte de los intereses de la deuda Tanto por motivos de eficiencia como sociales, la TGR usualmente prefiere las alternativas (a) y (h) que el llegar al remate de los bienes de los contribuyentes, o cualquiera de las otras alternativas. El detalle de cada una de las tareas del diagrama de flujo, junto con una explicación de los procesos y su relación con los procesos del diagrama de flujo de datos se presentan en la siguiente sección. 1.4.4 DESCRIPCIÓN DETALLADA Los diagramas de flujos presentados en esta sección ilustran las actividades que son realizadas en la actualidad en una tesorería mediana representativa. 1.4.4.1 Subproceso Planificación y Generación Expediente ILUSTRACIÓN 3: SUBPROCESO GENERACIÓN EXPEDIENTE CUT Planificación y Control Informa Morosidad Plan de Cobranza Verifica saldo Generación Expedientes Oficial Administrativo Recaudador Confecciona Carátula Cose Expediente Administrativo Ingresa antecedentes al Concobra Imprime Expediente Administr. Tesorero Firma Nómina y Mandamiento de EyE Formulario Notificación Expediente SubProceso Notificación y Embargo 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 28 - Proyectos de Gestión Informa Morosidad y Plan de Cobranza: Desde la CUT se extrae información sobre deudas vencidas para realizar un análisis de las deudas y decidir la incorporación a la cobranza judicial. Esta actividad está apoyada por el módulo Análisis Deuda Vencidas descrito en el informe de DFD. Generación Expedientes: Una vez determinadas las deudas a ser cobradas se proceden a ser agrupadas en expedientes para su posterior tramitación. Esta actividad se encuentra apoyada por el módulo Agrupación Deudas y Armado y Cambio de Expedientes. Ingresa antecedentes al Concobra: Para imprimir el expediente se ingresa al Concobra todos los antecedentes que lo identifican, como número, año, comuna y RUT del Tesorero, etc. De esta manera se solicita la impresión de los formularios para confeccionar el expediente administrativo. Esta actividad está apoyada por el módulo Impresión Expedientes descrito en informe de Diagrama de Flujos de Datos. Cose Expediente Administrativo: Separa las cédulas de notificación, y cose la carátula, las nóminas de deudores morosos el mandamiento de ejecución y embargo, conformando así el Expediente Administrativo. Firma Nómina y Mandamiento de Ejecución y Embargo: Una vez confeccionado el expediente pasa a revisión y firma del Tesorero, quien en su calidad de Tesorero firma la continuación de la nómina de deudores morosos y en su calidad de juez firma el mandamiento de ejecución y embargo. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 29 - Proyectos de Gestión 1.4.4.2 Subproceso Notificación y Embargo ILUSTRACIÓN 4. SUBPROCESO NOTIFICACIÓN Y EMBARGO Desde firma de mandamiento Supervisor de Cobranza Oficial Administrativo Recaudador Expediente Agrega Informe al Expediente. Desde 2ª etapa Desde Revisión Revisa carga de trabajo y deudas Expediente Formulario Notificación Completa Formulario Informe no Asigna Demanda Notificación Investiga Antecedentes del Deudor Notificación Agrega Certificación al Expediente. Completa Informe sí ¿Notificación Personal? Sí / Con embargo sí no Manda Carta y agrega comprobante Completa Formulario Informe Asigna Demanda Notificación y Embargo: El Supervisor o Jefe de Cobranza asigna demandas a los recaudadores para ser notificadas y embargadas. Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones el cual facilita esta actividad. Investiga bienes del deudor: Se investiga la posible existencia de bienes a fin de apoyar al recaudador en la diligencia de embargo. Revisa carga de trabajo asignada y deuda: El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, como abonos por parte del deudor. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 30 - Proyectos de Gestión Posteriormente confecciona una ruta para las visitas que tiene que realizar durante la jornada, a partir de la sectorización. Si su asignación es para un período de tiempo prolongado el recaudador deberá asignar y sectorizar las tareas a realizar durante la jornada. Cabe señalar que modificaciones de la deuda, como pagos, advenimientos de convenios, etc. Modificarán la carga de trabajo de los recaudadores. Esta actualización está apoyada por el módulo Historia y Composición de Elementos. Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que imprime una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador. Notificación de Primera Etapa: El recaudador notifica al deudor de su estado moroso. Completa Formulario Informe: Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de ésta en un informe de diligencias diarias, detallando las actividades realizadas durante la jornada. Entrega este informe al supervisor para revisión. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Manda carta certificada: Si la notificación no se entregó personalmente al deudor el recaudador debe enviar una carta certificada al contribuyente para confirmar la notificación. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Agrega Certificación al Expediente: El Oficial Administrativo agrega una certificación de la notificación realizada al Expediente, así como también informes, cambios de domicilio, certificaciones, actas de embargo y apercibimientos. En el caso que se haya notificado por cédula se pega al expediente el comprobante del envío de la carta certificada. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 31 - Proyectos de Gestión 1.4.4.3 Subproceso Embargo Supervisor de Cobranza Oficial Administrativo Recaudador Agrega Informe al Expediente, Revisa carga de trabajo y Deuda Formulario Embargo Completa Formulario Informe no Asigna Demanda Embargar Investiga Bienes del deudor Confecciona Ruta Embargo sí Asigna Inscripciones Completa Formulario Informe Agrega Acta de Embargo al Expediente. Agrega resultado al Expediente. Informe Inscripción Inscripción Embargo ILUSTRACIÓN 5: SUBPROCESO EMBARGO La descripción de las tareas es la siguiente: Asigna y Sectoriza Demanda Embargo: Para aquellas demandas que no tuvieron embargos al momento de ser notificadas, son asignadas a un recaudador para que realice el embargo. Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones. Investiga bienes del deudor: Investiga la posible existencia de bienes a fin de apoyar al recaudador en la diligencia de embargo. Revisa carga de trabajo y deuda: El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, como abonos por parte del deudor, suspenciones, descargos, pago total o convenio. Posteriormente confecciona una ruta para las visitas que tiene que realizar durante la jornada, a partir de la sectorización. Si su asignación es para un período de tiempo prolongado el recaudador deberá asignar y sectorizar las tareas a realizar durante la jornada. Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que imprime una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 32 - Proyectos de Gestión Embargo: El recaudador embarga bienes para cubrir el monto de la deuda entregando al contribuyente una copia del acta de embargo. Completa Certificación Informe: Una vez realizada la diligencia el recaudador escribe el resultado de ésta en una planilla detallando las actividades realizadas durante la jornada, la que entrega al supervisor. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Agrega Acta de Embargo al Expediente: El Oficial Administrativo agrega el acta de embargo al Expediente, pega envío comprobante carta certificada con copia del acta de embargo. Asigna Inscripciones: El Jefe de Cobranza asigna recaudadores para realizar las inscripciones de bienes cuando corresponda. Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones. Inscripción Embargo: El recaudador registra los bienes embargados en la institución que corresponda. Informe de Inscripciones: El recaudador o un oficial administrativo registra en el sistema el resultado de su diligencia. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Agrega Inscripción de Embargo al Expediente: Agrega al expediente el comprobante del formulario de ingreso del respectivo servicio de inscripción. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 33 - Proyectos de Gestión 1.4.4.4 Supervisor de Cobranza Subproceso Resolución Juzgado Oficial Administrativo Tesorero 1ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa Abogado Procurador 2ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa y confecciona cierre Presenta Escrito Retiro y Remate Escrito y nóminas Certificado de Cierre Adm y Nómina. Corte Apelaciones Firma Nómina 2ª Etapa Expedientes Distribución Expediente Juzgado Envía Expediente a tribunales Providencia Ingresa Providencia al Sistema ILUSTRACIÓN 6: SUBPROCESO RESOLUCIÓN JUZGADO 1ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa El Supervisor de Cobranza revisa el expediente para decidir su paso a 2ª etapa. Esta tarea está apoyada por el módulo Revisión Expediente. 2ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa El Abogado revisa el expediente para decidir el paso del expediente a 2ª etapa. En caso de pasar el expediente confecciona el escrito de Retiro y Remate solicitando al Juez de Letras que autorice el retiro y remate de especies (impuestos fiscales) o el remate (impuestos territoriales). Esta tarea está apoyada por el módulo Revisión Expediente. Certificado de cierre administrativo: Confecciona el certificado de cierre de la 1ª etapa. Esta tarea se realiza con el apoyo del módulo Confección Cierre. Firma Nómina 2ª etapa: Abogado firma la Nómina de las demandas que pasan a 2ª etapa. Presenta escrito Retiro y Remate: Tramita el escrito en la corte de apelaciones para que se tramite la causa. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 34 - Proyectos de Gestión Distribución Expediente: La Corte de Apelaciones designa un tribunal para que sea visto el Expediente. Envía Expediente a Tribunales: El abogado ingresa el escrito de Retiro y Remate con el expediente respectivo al juzgado que corresponda para que éste forme el expediente judicial, dando comienzo a la segunda etapa judicial. Providencia: Resolución que autoriza el retiro y/o remate de los bienes embargados. Ingreso de Providencia Juzgado: El funcionario ingresa la providencia en el sistema. Esta resolución es ingresa en el módulo Confección Cierre. 1.4.4.5 Subproceso Segunda Notificación Supervisor de Cobranza Oficial Administrativo Recaudador Agrega Informe al Expediente. Completa Formulario Informe Expediente no Formulario Notificación Revisa carga de trabajo y deudas Asigna Demanda Notificación Notificación sí sí Agrega Certificación al Expediente. Completa Informe ¿Notificación Personal? no Manda Carta y agrega comprobante ILUSTRACIÓN 7. SUBPROCESO SEGUNDA NOTIFICACIÓN 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 35 - Proyectos de Gestión Descripción de las actividades: Asigna Demanda Notificación: Las demandas son asignadas a un recaudador para que realice la notificación. Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones. Revisa sectorización y deuda: El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, convenios o el pago total. Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones. Confecciona ruta y hoja de trabajo: El Recaudador confecciona una ruta para las visitas que tiene que realizar durante la jornada, a partir de la sectorización. Esta tarea la realiza el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que imprime una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador. Segunda Notificación: El recaudador realiza la segunda notificación, que corresponde a la primera resolución del tribunal ordinario, entregando al deudor el detalle de las deudas, el escrito y la providencia dictada por el juez del tribunal respectivo. Completa Certificación Informe: Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de ésta en una planilla detallando las actividades realizadas durante la jornada. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Manda carta certificada: Si la notificación no se entregó personalmente al deudor el recaudador debe preocuparse de enviar una carta certificada al contribuyente para confirmar la notificación. Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones. Agrega Certificación al Expediente: El Oficial Administrativo agrega una certificación de la notificación realizada al Expediente. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 36 - Proyectos de Gestión 1.4.4.6 Martillero Subproceso Retiro Bienes Muebles Supervisor de Cobranza Recaudador Asigna Retiro Oficial Administrativo Prepara Retiro Sale a Retirar Bienes a Martillero Especies si Completa Formulario Informe ¿Retira? no Acta que agrega al Expediente Completa Formulario Informe ILUSTRACIÓN 8: SUBPROCESO RETIRO BIENES MUEBLES La descripción de las tareas es la siguiente: Asigna Retiro: Las demandas son asignadas a un recaudador para que realice el retiro. Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Retiro. Prepara Retiro: El Recaudador revisa los cuadrantes asignados y comprueba que la deuda a diligenciar no haya sido pagada. Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Retiro. Sale a retirar: El recaudador sale a retirar las especies embargados de acuerdo a lo estipulado por el jefe de cobranza. Retira: Retira las especies embargadas y entrega una copia del acta de retiro al contribuyente. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 37 - Proyectos de Gestión Bienes a Martillero: El recaudador lleva los bienes embargados donde el martillero, a quien se le entrega una copia del acta de retiro y se le solicita que firme el acta original para certificar la entrega de los bienes. El martillero emite acta de recepción de los bienes recibidos, certificando su estado. Completa Formulario Informe: Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de ésta en una planilla detallando las actividades realizadas durante la jornada. Esta actividad está apoyada por el módulo Informe Retiro. Acta que agrega al expediente: Agrega el acta de retiro con la firma del martillero al expediente. 1.4.4.7 Prensa Subproceso Remate Juez de Letras Publica Remates Remate Abogado Jefe de Cobranza Gestiona Remate Preparación Remate Retira cheque Ingresa datos cheque ILUSTRACIÓN 9: SUBPROCESO REMATE La descripción de las tareas es la siguiente: Preparación Remate: En caso de tratarse de bienes inmuebles el Jefe de cobranza se preocupa de la determinación del mínimo de la subasta. Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Remate Inmuebles. Gestiona Remate: El abogado se encarga de gestionar el remate revisando las nóminas y enviándolas al tribunal para obtener la firma del secretario y enviarla a la prensa para que se realicen las publicaciones. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 38 - Proyectos de Gestión Publica Remate: Se realizan las dos publicaciones previas al remate, en la fecha que dispone la ley. Remate: Los bienes son rematados. Retira cheque: El abogado retira los cheques correspondientes a los remates. Ingresa datos cheque: El jefe de cobranza ingresa los datos del cheque como número, monto, fecha, funcionario que lo retiró y la fecha de entrega a Ingresos. 2 SISTEMAS COMPLEMENTARIOS 2.1 SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN El sistema Control de Gestión es una herramienta que integra datos obtenidos desde los sistemas administrativos, y operacionales de la organización, permitiendo revisarlos en forma agregada y resumida, facilitando su análisis como apoyo a la toma de decisiones. Este sistema tiene como usuarios al Tesorero General de la República, Jefes de Departamentos, Jefes de Sección, Tesoreros Regionales y Provinciales, permitiéndoles conocer desde diversas perspectivas la historia, el desempeño actual y las proyecciones del comportamiento del Servicio, elementos claves en la gestión y la planeación estratégica. Para esto, el sistema Control de Gestión debe alimentarse de los siguientes sistemas de la Tesorería General de la República: Recepción de Giro Ingreso y Validación de Pagos Control de Recaudadores Carga en Cuenta Única Tributaria Egresos Cobranzas Control Financiero Administración del Endeudamiento Administración de Fondos Especiales Contabilidad del Tesoro Público Conciliación Bancaria Recursos Humanos-Módulo Personal Recursos Humanos-Módulo Remuneraciones Recursos Humanos-Módulo Bienestar 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 39 - Proyectos de Gestión Recursos Humanos-Módulo Capacitación Contabilidad y Control Presupuestario Existencias y Abastecimiento Inventarios Normativo Formulación de Proyectos de T.I Control de Proyectos de T.I Administración de Requerimientos Apoyo a la operación de T.I A partir de estos sistemas, Control de Gestión obtiene datos de acuerdo a una estructura definida previamente por los usuarios que requieren de información de gestión. En el ámbito del Control de Gestión, se reconoce la existencia de los siguientes conceptos: Variables: Unidades de las cuales se requiere manejar antecedentes y que están definidas a nivel de sistemas computacionales de administración y operación. Datos: Contenidos de una variable. Indicadores: Combinación de variables que se transforman en información para una persona. Las variables existen a nivel de sistemas y son estos los encargados de asociarle datos en la medida en que la operación los genera. Cada uno de los sistemas operacionales maneja un conjunto de variables que son propias del ámbito que cubren. A nivel de gestión, se deben definir los indicadores que se requiere manejar y la periodicidad en que estos serán actualizados. Esta solución contempla la incorporación de un sistema computacional denominado sistema Control de Gestión que interactúe, a nivel de datos, con los sistemas administrativos y operacionales, como se aprecia en el siguiente diagrama: 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 40 - Proyectos de Gestión Tesorero General Jefes de Departamentos Consulta de indicadores Tesoreros Regionales Consulta de indicadores sistema Recepción de Giro sistema Ingreso y Validac. Pagos Jefes de Sección Variables de la Operación Consulta de indicadores Consulta de indicadores Tesoreros Provinciales definición de indicadores Consulta de definición definición indicadores de indicadores de indicadores definición definición de indicadores de indicadores Sistema CONTROL de GESTIÓN Variables de la Operación Variables de la Operación Variables de la Operación Variables de la Operación Variables de la Operación sistema Control Recaudadores Variables de la Operación Variables de la Operación Variables de la Operación Variables de la Operación sistema Carga CUT sistema sistema sistema sistema Egresos Cobranzas Control Admin. Financiero Endeud. Variables de la Operación sistema Admin. Fondos Especiales Variables de la Variables de la Operación Operación Variables de la Operación Variables de la Operación sistema Administración Requerimientos sistema Ctrl de Proyectos Variables de la Operación Variables de la Operación sistema sistema sistema ContabilidadConciliac. Recursos del Tesoro Bancaria Humanos Público sistema apoyo a operac. T.I sistema Formulac. de Proyectos sistema sistema sistema sistema Contabilidad y Existen. y Inventarios Normativo Abastec. Control Presupuestario Diagrama de Contexto del Sistema CONTROL DE GESTIÓN 2.1.1 DESCRIPCIÓN La funcionalidad asociada a este sistema está relacionada con la definición de indicadores de gestión a partir de una combinación de variables capturadas desde los sistemas administrativos y operacionales, de acuerdo a una periodicidad definida. Esta combinación de variables se realiza mediante la definición de la fórmula o expresión asociada al indicador. La definición puede ser realizada por el usuario de acuerdo a su necesidad y sobre la totalidad de variables identificadas. Una vez definidos los indicadores y su periodicidad de actualización, es posible consultarlos ya sea en forma tabular, gráfica o una combinación de ambas. Después de identificadas las variables de interés y su periodicidad, el sistema activará los mecanismos de actualización que mantendrán permanentemente vigente esta información, almacenando la historia para aquellas variables que requieran ser consultadas por acumulación o en donde interese el análisis de las tendencias. Este almacenamiento tendrá lugar en la base de datos del sistema. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 41 - Proyectos de Gestión 2.1.2 FUNCIONALIDAD Permitir la definición paramétrica de indicadores, individuales (por usuario) o colectivos. Permitir analizar relaciones multidimensionales sobre un conjunto definido de datos. Permitir la jerarquización, organización y agrupación de datos para el análisis. Permitir el desglosamiento de datos y creación dinámica de categorías de agrupación / desglosamiento. Generar consultas e informes sin necesidad de conocer lenguajes técnicos de consulta ni las estructuras de las bases de datos Permitir la distribución de los reportes generados, automáticamente o vía correo electrónico, dentro de la organización (para difundir información a otras personas que no requieren ser usuarios del sistema Control de Gestión, pero que sí pueden necesitar algunas de sus salidas, por ejemplo DIPRES) Permitir versatilidad en la presentación de la información: gráfica, tabular o itemizada. Poseer herramientas y funcionalidad que permitan obtener reportes de gran calidad de presentación Poseer la capacidad de exportar datos a otras tecnologías (por ejemplo, Excel) 2.2 SISTEMA CONSULTA DEL CONTRIBUYENTE 2.2.1 DESCRIPCIÓN El Sistema Consulta del Contribuyente es una herramienta que integra datos obtenidos desde los sistemas que apoyan los procesos de ingreso y egreso de la organización, permitiendo que el contribuyente solicite información de su situación. Este sistema tiene como usuarios a todos los contribuyentes del país, dado que les permite conocer el estado de su situación tributaria histórica y actual ante la Tesorería General de la República. De igual forma, esta funcionalidad es posible utilizarla desde el interior de la Tesorería por personal de la misma, de acuerdo a privilegios asignados. Para esto, el Sistema Consulta del Contribuyente debe integrar la información existente en las bases de datos de los siguientes sistemas de la Tesorería General de la República: Sistema de Recepción de Giro Sistema de Ingreso y Validación de Pagos Sistema de Control de Recaudadores Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria Sistema de Egresos A partir de estos, el Sistema Consulta del Contribuyente obtiene datos de acuerdo a una estructura previamente definida, en función de las necesidades de los contribuyentes. El contribuyente puede consultar por el monto de un egreso, los giros impagos que posee, un cartola resumen histórico del pago de sus tributos, entre otros ítems a definir. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 42 - Proyectos de Gestión 2.2.2 FUNCIONALIDAD Poseer pantallas en las que un contribuyente determina el tipo de consulta que desea realizar, como egresos pendientes, nuevos giros, estado de deuda total entre otros a definir. Consultar las diferentes bases de datos, con los registros necesarios para satisfacer las consultas de los contribuyentes. Permitir la impresión de las consultas en un formato estándar, además debe permitir la impresión de certificados (por definir) para los contribuyentes. Poseer un canal de transmisión de datos seguro y confiable. El sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia electrónica de documentos. Permitir entregar guías de ayuda sobre los procedimientos para el pago de un giro o retiro de un egreso, entre otros. 2.3 SISTEMA DE SEGUIMIENTO CONTRIBUYENTE 2.3.1 DE PRESENTACIONES DEL DESCRIPCIÓN El objetivo de poseer un Sistema de Control de Presentaciones es el de obtener información del estado en que se encuentran los documentos presentados por el contribuyente en la Tesorería General de la República. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 43 - Proyectos de Gestión Para ello se propone una herramienta que permita la revisión del estado de los documentos en los distintos sistemas operacionales del servicio. Las consultas del sistema deben poder realizarse tanto desde el interior de la organización como del exterior, permitiendo así la consulta por parte de los contribuyentes en forma directa. Para esto, el Sistema de Control de Presentaciones debe integrar la información existente de los estados en los que se encuentran los documentos en las bases de datos de los siguientes sistemas de la Tesorería General de la República: Sistema de Recepción de Giro Sistema de Ingreso y Validación de Pagos Sistema de Control de Recaudadores Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria Sistema de Egresos A partir de estos, el Sistema obtiene datos de acuerdo a una estructura previamente definida, en función de las necesidades de los contribuyentes. 2.3.2 FUNCIONALIDAD Poseer pantallas en las que un contribuyente determina el tipo de consulta que desea realizar, como estado de un egreso, estado de deuda total entre otros a definir. Permitir el ingreso de una consulta por los diferentes formularios que se utilizan en Tesorería. Registrar los estados, de forma histórica. Consultar las diferentes bases de datos, con los registros del estado en que se encuentra un documento al interior del servicio. Entregar información adicional, que complemente los datos, esto puede ser una observación de lo que significa el estado en que se encuentra un documento. Permitir la impresión de las consultas en un formato estándar, que identifique el estado actual, y las actividades que se encuentran pendientes en el proceso normal del documento por el cual se consulta. Poseer un canal de transmisión de datos seguro y confiable. El sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de la información. Esto según los estándares que se fijen para la transferencia electrónica de documentos. Permitir crear, modificar o eliminar perfiles de usuarios y sus contraseñas, permitiendo así, un acceso remoto por parte de los contribuyentes. El sistema debe identificar los actores responsables de las actividades que se relacionan a un estado. Permitir al Contribuyente un acceso remoto de sus datos, como rut, clave, fecha de la consulta, entre otros. 430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura Tecnológica, 6/11/2000 - 44 -