LICITACIÓN PÚBLICA
CONSULTORÍA
“DISEÑO DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA DE LA
TESORERÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
ANEXO
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Noviembre 2000
Proyectos de Gestión
Tabla de Contenidos
1
PROCESOS ......................................................................................................................................................... 2
1.1 PROCESO DE INGRESO ........................................................................................................................................ 2
1.1.1 Introducción ............................................................................................................................................. 2
1.1.2 Descripción Semántica del Proceso ......................................................................................................... 2
1.1.3 Funcionalidad de los Sistemas de Apoyo al Proceso de Ingreso ............................................................. 3
1.2 PROCESO DE EGRESO ....................................................................................................................................... 10
1.2.1 Introducción ........................................................................................................................................... 10
1.2.2 Descripción Semántica del Proceso ....................................................................................................... 11
1.2.3 Funcionalidad del Sistema de Apoyo al Proceso de Egreso .................................................................. 13
1.3 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL FISCO .................................................................................. 16
1.3.1 Introducción ........................................................................................................................................... 16
1.3.2 Descripción Semántica del proceso ....................................................................................................... 16
1.3.3 Funcionalidad de los Sistemas de Apoyo al Proceso de Administración Financiera del Fisco............. 18
1.4 PROCESO DE COBRANZA .................................................................................................................................. 25
1.4.1 Introducción ........................................................................................................................................... 25
1.4.2 Metodología de la descripción ............................................................................................................... 25
1.4.3 Alcance de la Descripción ...................................................................................................................... 27
1.4.4 Descripción Detallada ........................................................................................................................... 28
2
SISTEMAS COMPLEMENTARIOS .............................................................................................................. 39
2.1 SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN ...................................................................................................................... 39
2.1.1 Descripción ............................................................................................................................................ 41
2.1.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 42
2.2 SISTEMA CONSULTA DEL CONTRIBUYENTE ..................................................................................................... 42
2.2.1 Descripción ............................................................................................................................................ 42
2.2.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 43
2.3 SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PRESENTACIONES DEL CONTRIBUYENTE .......................................................... 43
2.3.1 Descripción ............................................................................................................................................ 43
2.3.2 Funcionalidad ........................................................................................................................................ 44
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión
1 PROCESOS
1.1
1.1.1
PROCESO DE INGRESO
INTRODUCCIÓN
El proceso de ingreso se entiende formado por aquel conjunto de actividades que permiten a la
Tesorería determinar documental y financieramente los ingresos por distintos conceptos que posee el
Sector Público. Estos conceptos pueden ser: ingresos aportados por los contribuyentes, utilidades de
empresas públicas, impuestos en moneda extranjera, entre otros. Las principales actividades del
proceso son el ingreso y validación de los giros y pagos, actualización de información en CUT y el
control de los depósitos por parte de las entidades recaudadoras.
1.1.2
DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO
A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del proceso de
ingreso, identificándose factores de tecnologías de información () y de procedimientos
administrativos () que en él intervienen. Esta descripción de las actividades considera las mejoras
tecnológicas validadas en las reuniones de trabajo realizadas.
Flujo de Trabajo del Proceso de Ingreso




Las entidades giradoras envían la información de cargos y descargos por
transferencia electrónica a la Sección de Informática de la Tesorería
General de la República, quien lo ingresa al Sistema de Recepción de
Giros.
Según el tipo de impuesto que se paga, la Tesorería emite y envía los giros
al contribuyente, para que éste cancele sus deudas, o las mismas entidades
giradoras, emiten y envían los giros al contribuyente.
El contribuyente concurre a las Tesorerías o a los bancos autorizados (para
efectuar recaudación) para el pago de sus deudas. En ambos casos, el
cajero que recibe el giro, consulta desde su terminal al Sistema Ingreso y
Validación de Pagos de tal manera de determinar que el pago sea el
correcto, en caso contrario debe avisar al contribuyente las diferencias
encontradas (por ejemplo distintos montos, fechas de vencimiento, entre
otros).
La información de la recaudación diaria se obtiene del Sistema Ingreso y
Validación de Pagos. Los bancos recaudadores cuadran la caja de los
fondos percibidos (por pago de impuestos, multas, entre otros) con la
información de recaudación que el Sistema Control Recaudadores extrae
del Sistema Ingreso y Validación de pagos. Luego, los bancos transfieren
estos fondos a la Cuenta Única Fiscal en el Banco del Estado, informando a
la Tesorería General de la república dicho movimiento.
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Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión





1.1.3
Los Bancos Recaudadores generan un archivo con todos los cheques
recibidos que han sido protestados. Esta información se transfiere desde el
Sistema de Control Recaudadores a DICOM, y al Sistema Carga Cuenta
Única Tributaria, para registrar que el pago se ha realizado con un cheque
protestado.
Las Tesorerías Regionales y Provinciales, recaudan impuestos en sus
propias dependencias. Estos fondos se transfieren a la Cuenta Única Fiscal
mediante el Sistema Control Recaudadores y los documentos son
ingresados directamente al Sistema de Ingreso y Validación de Pagos para
su procesamiento.
La Sección Administración de Sistemas ingresa los archivos electrónicos a
la Cuenta Única Tributaria (CUT). La información se carga por medio del
Sistema de Carga Cuenta Única Tributaria.
El Departamento de Cobranza y Quiebras consulta los registros de la CUT,
para generar un listado de todos aquellos contribuyentes que presentan
deudas por el incumplimiento de los compromisos tributarios que poseen.
El Departamento de Cobranza y Quiebra realiza los procedimientos
necesarios para el cumplimiento del pago de deudas, de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS DE APOYO AL PROCESO DE INGRESO
Se identifican los siguientes sistemas, como apoyo al proceso de ingreso.




Sistema de Recepción de Giros
Sistema de Ingreso y Validación de Pagos
Sistema Control Recaudadores
Sistema Carga en Cuenta Única Tributaria
A continuación se describen las características funcionales de dichos sistemas en los ámbitos de
interfaces, procesamiento, validación, seguridad y reportes, para cada uno de los Sistemas
mencionados anteriormente.
1.1.3.1
1.1.3.1.1
Sistema de Recepción de Giro
DESCRIPCIÓN
Es el encargado de recibir la información en forma electrónica desde los Servicios Giradores,
en un formato estándar, y procesar esta información para que sea registrada en la Cuenta Única
Tributaria.
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Proyectos de Gestión
1.1.3.1.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Recepcionar los archivos enviados por las entidades giradoras en los directorios de trabajo
que se definan para estos efectos, los archivos deberán poseer una estructura estándar para
su posterior procesamiento (esta estructura debe ser definida por la Tesorería).
 Permitir el ingreso del Oficio al Sistema de forma electrónica. El Oficio resume la
información que envía el Servicio Girador.
 Permitir realizar ingresos en forma manual, de información y actualizaciones recibidas
desde las entidades recaudadoras.
Procesamiento y Transformación
 Generar archivos con los registros cuya información no pudo ser procesada por
inconsistencias (las inconsistencias posibles deben ser definidas por Tesorería).
 Enviar a las entidades giradoras y registrar, en forma electrónica para su control, los
archivos no procesados por inconsistencias en los registros.
 Generar los diferentes estados por los cuales pasa el oficio en el Sistema (ingresado,
incompleto, rechazado, entre otros por definir).
 Transformar los registros sin errores en un archivo para su carga en la Cuenta Única
Tributaria, enviándolo a un directorio definido para tales efectos o insertando los datos
directamente en la Cuenta Única (las opciones dependen de la factibilidad tecnológica).
 Generar mail de aviso al momento de traspasar el archivo al directorio para carga en la
Cuenta Única Tributaria (en el caso que se determine esa opción de operación).
 Registrar en el Sistema e informar, a quien corresponda, sobre los oficios corregidos por las
entidades giradoras, cantidad de registros corregidos, fecha de llegada, entre otros a definir.
 Permitir ingresar el rut del contribuyente para saber el estado de su cargo (procesado,
rechazado, entre otros a definir).
Validación y Verificación
 Revisar la correcta definición de la estructura de los archivos, para su lectura y avisar vía
electrónica su creador en caso de que el archivo no pueda ser leído (el archivo no es
devuelto debido a que no se ocupa ningún medio físico para su almacenamiento).
 Verificar que la información recepcionada en el archivo sea consistente con la información
ingresada en el Oficio.
 Validar que cada registro posea en su estructura información consistente a ella, tales como
fechas válidas, códigos de cargo y descargo, entre otros a definir (cada formulario poseerá
una validación particular).
Seguridad y Privacidad de la información
 Poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información manejada es de
absoluta confidencialidad.
 El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto
según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica.
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Proyectos de Gestión
1.1.3.1.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a
definir.
 Listado de archivos enviados por los Servicios Giradores (fecha, servicio, archivo, tamaño,
entre otros).
 Listado de archivos rechazados por problemas de estructura (por Servicio Girador).
 Listado de registros por servicio, rechazados por problemas de consistencia de información.
 Listado de archivos traspasados para carga en CUT (fecha, archivo, directorio, tamaño,
entre otros) en el caso que la operación se desarrolle de esta forma.
 Listado del estado de los Oficios.
 Informe de los archivos para carga y montos involucrados (incluyendo estadísticas de esta
información).
 Informe de los archivos rechazados y montos involucrados (incluyendo estadísticas de esta
información).
1.1.3.2
1.1.3.2.1
Sistema de Ingreso y Validación de Pagos
DESCRIPCIÓN
Permite la recepción de la información de pagos realizados en cualquier entidad recaudadora
incluyendo a las Tesorerías Regionales y Provinciales, en lo referente a ingresos en moneda
nacional. A la Sección Financiamiento Interno, en lo correspondiente a ingresos en distintas
monedas. A este sistema se puede acceder desde cada entidad recaudadora, de tal forma que la
información sea enviada electrónicamente para su registro, validación y posterior
incorporación a la Cuenta Única Tributaria.
La funcionalidad del Sistema de Ingreso y Validación de Pagos difiere según las características
de la entidad recaudadora. Debido a esto se describen dos módulos diferentes, para las
entidades recaudadoras externas como bancos y para las internas, es decir las cajas de las
diferentes Tesorerías Regionales y Provinciales.
1.1.3.2.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Módulo de Tesorería
(Funcionalidad del sistema instalado en las dependencias de las Tesorería incluyendo la
Sección de Financiamiento Interno).
Interfaces
 Permitir el ingreso de información en distintas monedas.
 La opción de ingreso de datos además debe permitir:
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Proyectos de Gestión
 Ingresar el número de cheque con que se paga (en el caso que el pago sea realizado con tales
documentos) y el índice1 del documento a pagar, esto se realiza cuando los documentos
para pago (Avisos de Recibo) son generados por la Tesorería. Al ingresar el índice se deben
completar en forma automática algunos de los campos de ingreso (montos, rut, entre otros a
definir) debido a que la información ya se encuentra en el sistema.
 En el caso de que el pago corresponda a una Declaración y Pago Simultaneo2 (DPS), se
deberá digitar algunos campos del formulario (por ejemplo folio, valor, comuna, sucursal,
tipo formulario, rut, identificación entidad recaudadora, fecha de vencimiento, número de
cheque, código de ingreso, entre otros a definir).
 En el caso que el contribuyente deba aclarar su situación en ventanilla (cuando reconoce la
deuda pero no sabe el monto, o por perdida del giro, entre otros a definir), el sistema debe
revisar su estado de deuda y permitirle pagar de forma inmediata. Para ello se genera una
consulta de deuda y luego un comprobante de pago con toda la información
correspondiente.
 Dejar la opción de realizar los ingresos de información y actualizaciones de la misma, en
forma manual.
Procesamiento y Transformación
 Al generarse el pago, el sistema debe registrar el ingreso indicando que se ha realizado un
pago y que está sujeto a confirmación. Con esto se actualiza la Cuenta Única Tributaria de
tal manera que el sistema de Cobranza no considera a estos contribuyentes en la generación
de los archivos de morosidad.
 Generar la cuadratura de la caja (montos digitados iguales a montos ingresados) a final del
día.
 Generar el archivo que se enviará en forma electrónica desde las Tesorerías hacia un
directorio de trabajo para proceder a la validación de la información.
 Generar archivos con registros cuya información no puede ser procesada por inconsistencia
(debe ser definidas por Tesorerías las inconsistencias posibles) con la información que
posee la Tesorería.
 Transformar los registros sin errores en un archivo para su carga en la Cuenta Única
Tributaria, enviándolo a un directorio definido para tales efectos o insertando los datos
directamente en la Cuenta Única (las opciones dependen de la factibilidad tecnológica).
 Permitir modificar el estado de un pago, esto debe quedar reflejado en la CUT en forma
automática, de esta forma el Sistema de Cobranza no registrará a aquellos contribuyentes
que tengan asignado un estado de pago en cuotas (convenio) o una rebaja en el pago
(condonación).
 Generar correo electrónico de aviso, al momento de traspasar el archivo al directorio para
carga en la Cuenta Única Tributaria.
1
El índice corresponde a un número correlativo único que genera la Tesorería en los documentos Avisos-Recibo que
emite.
2
Corresponde al pago voluntario que realiza un contribuyente con un giro que le envía el propio Servicio girador,
este giro no es enviado a Tesorería, con lo cuál al pagar se realiza una declaración de cargo y pago simultáneamente.
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Proyectos de Gestión
Validación y Verificación
 Una vez realizado el pago, el sistema debe emitir un comprobante al contribuyente y generar
un comprobante electrónico del pago realizado en la Tesorería (esto esta sujeto a factibilidad
legal).
 Controlar el estado (monto) de la caja (la caja corresponde al saldo de lo recaudado), ver
saldo en cualquier momento, cantidad de formularios pagados, entre otros.
 Revisar la correctitud, en función de la estructura de los archivos, para su lectura y avisar
vía electrónica al originador, en caso de que el archivo no pueda ser leído (el archivo no es
devuelto debido a que no se ocupa ningún medio físico para su almacenamiento).
 Validar que cada registro posea en su estructura, información consistente a ella, tales como
fechas válidas, códigos de cargo y descargo, entre otros a definir (cada ingreso poseerá una
validación particular).
 Enviar y registrar en forma electrónica, para su control, los archivos no procesados a las
Tesorerías y entidades recaudadoras por inconsistencias en los registros.
Seguridad y Privacidad de la información
 El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información
manejada es de absoluta confidencialidad.
 El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto
según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica.
Modulo Entidades Recaudadoras.
Interfaces
La opción de ingreso de datos debe permitir:
 Ingresar el número de cheque con que se paga (en el caso que el pago sea realizado con tales
documentos) y el índice del documento a pagar, esto se realiza cuando los documentos para
pago (Avisos de Recibo) son generados por la Tesorería. Al ingresar el índice se deben
completar en forma automática algunos de los campos de ingreso (montos, rut, entre otros).
Debido a que las entidades recaudadoras tendrán la posibilidad de consultar en línea la
información de deudas existente en Tesorería.
 En el caso de que el pago corresponda a una Declaración y Pago Simultaneo (DPS), se
deberá digitar los campos del formulario definidos (por ejemplo folio, valor, código de
ingreso, comuna, sucursal, tipo formulario, rut, identificación entidad recaudadora, fecha de
vencimiento, número de cheque, entre otros a definir).
Procesamiento y Transformación
 Generar la cuadratura de caja (montos digitados iguales a montos ingresados) a final del día.
 Generar archivos separando los Aviso-Recibo de los formularios DPS para enviarlos a
Tesorería y así proceder a revisar la estructura del archivo y consistencia de información
para finalmente, actualizar la CUT, indicando que se ha realizado un pago y que éste esta
sujeto a confirmación (hasta el cierre contable), de tal manera que el sistema de Cobranza
no considere a estos contribuyentes en la generación de los archivos de morosidad
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Proyectos de Gestión
Verificación y Validación
 Controlar el estado (monto) de la caja (la caja corresponde al saldo de lo recaudado), ver
saldo en cualquier momento, cantidad de formularios pagados, entre otros.
 Una vez realizado el pago, el sistema debe emitir un comprobante al contribuyente y generar
un comprobante electrónico del pago realizado en la Tesorería (esto esta sujeto a factibilidad
legal).
Seguridad y Privacidad de la información
 El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información
manejada es de absoluta confidencialidad.
 El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto
según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica.
1.1.3.2.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a
definir.
 Informes para el pago del contribuye (Avisos de Recibo), estos informes los debe generar de
una consulta que se realiza sobre la Cuenta Única Tributaria.
 Resumen de Recaudación diaria por caja y total.
 Detalle recaudación por caja.
 Detalle por tipo formulario.
 Emisiones de Avisos-Recibo.
 Cuadratura de Cajas.
1.1.3.3
1.1.3.3.1
Sistema de Control de Recaudadores
DESCRIPCIÓN
El Sistema Control Recaudadores permite y controla el traspaso de fondos desde la entidad
recaudadora hacia la Cuenta Única Fiscal. El movimiento debe ser electrónico al igual que las
transferencias que se realizan entre los bancos. Además, debe permitir anular los pagos
realizados con cheques protestados, registrando en la Cuenta Única Tributaria este hecho.
1.1.3.3.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Poseer una conexión con el Sistema Ingresos y Validación de Pagos para controlar la caja
resumen de las distintas recaudaciones realizadas (conformar formulario 04 con los
formularios 01 correspondientes a cada institución recaudadora)
 Realizar traspasos electrónicos de fondos a las cuentas del Banco del Estado y del Banco
Central.
 Enviar, en forma electrónica, la numeración de cheques protestados por fondos a DICOM.
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Proyectos de Gestión
Procesamiento y Transformación
 Generar memorándum electrónico y enviarlo a Tesorería General de la República (el
memorándum corresponde al comprobante del formulario 04).
 Ingresar la numeración de cheques protestados y los datos de la cuenta corriente.
Verificación y Validación
 Generar archivo con numeración de cheques protestados, y envío a Tesorería General para
la anulación de pagos con tales documentos.
Seguridad y Privacidad de la información
 El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información
manejada es de absoluta confidencialidad.
 El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto
según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica.
1.1.3.3.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a
definir.
 Informe de los depósitos y de los plazos en que las entidades recaudadoras realizan la
transferencia, el sistema debe destacar aquellas instituciones que realizan esta operación
fuera de los plazos establecidos (3 días).
 Cheques Protestados (número, montos, formulario de pago), por forma y por fondo.
 Formularios 04 y formularios 01.
 Informe de gestión por entidad recaudadora (montos recaudados, montos depositados,
establecer ranking por entidad recaudadora).
 Listado e Informe del Estado de los Reparos.
 Informe de las aclaraciones de las diferencias (entidad, fecha, monto, causas de la
diferencia, entre otros).
1.1.3.4
1.1.3.4.1
Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria
DESCRIPCIÓN
El Sistema Carga Única Tributaria realiza la carga de información a la Cuenta Única
Tributaria, y emite los informes electrónicos a las distintas entidades de Tesorería y entidades
externas correspondientes.
1.1.3.4.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Priorizar manualmente los procesos que serán cargados en la Cuenta Única Tributaria.
 Emitir listados (a definir) y enviar por vía electrónica, a las distintas entidades y secciones
definidas.
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Proyectos de Gestión
Procesamiento y Transformación
 Cargar la información del mes vencido en la Cuenta Única Tributaria, junto con la
información de reparos de períodos anteriores. Además, debe ingresar la información de
giros que se cargan una vez por año, como los giros por patentes mineras o de espectro
radioeléctrico, entre otros.
 Realizar el control de los procesos cargados (como tiempos restantes de trabajo, porcentajes
de utilización de equipos, rendimientos, entre otros por definir).
 Emitir un mail con aviso de Oficios cargados en la Cuenta Única Tributaria (este mail debe
especificar que los antecedentes están sujetos a confirmación al cierre de la contabilidad).
Verificación y Validación
 Generar un informe automático de diferencias que se encuentren en los archivos Log.
 Generar resúmenes del control de las cajas.
Seguridad y Privacidad de la información
 El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información
manejada es de absoluta confidencialidad.
 El Canal de Transmisión de los datos debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información enviada y recibida. Esto
según los estándares que se fijen para la transferencia y firma electrónica.
1.1.3.4.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, entre otros a
definir.





Listado resumen recaudación.
Listado recaudación (detalle).
Listado de morosos y sus vencimientos.
Listado de diferencias (entre pago y cargo).
Informe con Estadísticas de registros con error (por montos, por formularios, entre otros por
definir).
 Informe Estadístico de Restauraciones.
 Informes Históricos de información de la Cuenta Única Tributaria.
 Informe de cajas rezagadas.
1.2
1.2.1
PROCESO DE EGRESO
INTRODUCCIÓN
El proceso de Egreso de fondos de la Tesorería General de la República tiene como objetivo
distribuir el aporte fiscal a las entidades (públicas y privadas) de acuerdo a lo estipulado en la Ley
de Presupuesto. Además, el proceso realiza la devolución y control de los excedentes de la
tributación de los contribuyentes, el pago de subsidios, o beneficios tributarios que los
contribuyentes posean de acuerdo a la legislación vigente, entre otros. Todos estos movimientos
pueden ser en moneda nacional o extranjera, según como lo estipule la ley.
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Proyectos de Gestión
1.2.2
DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO
A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del
proceso de Egreso, identificándose factores de tecnologías de información () y de
procedimientos administrativos () que en él intervienen. Esta descripción de las actividades
considera las mejoras tecnológicas validadas en las reuniones de trabajo realizadas.
Flujo de Trabajo Proceso de Egreso







Aquellas instituciones que autorizan egresos (Conaf, Servicio de Impuestos
Internos, entre otras) informan a los contribuyentes que les corresponden
devoluciones o beneficios por distintos conceptos, por parte del Fisco. Para
ello la Tesorería General de la República tiene como función la ejecución
del egreso cuando corresponda, para ello entrega un cheque al beneficiario
o le deposita directamente en la cuenta corriente o de ahorro del
contribuyente.
Junto con el aviso al contribuyente, los organismos autorizadores de
egresos, envían la información que determina los pagos, como monto, ítem,
nombre el contribuyente entre otros. La forma de envío de esta información
es electrónica y dirigida a la Tesorería General de la República. Estos datos
de egresos, se ingresan al Sistema de Egresos para determinar los fondos
necesarios para el pago de las solicitudes.
Cada una de las solicitudes de egresos se revisan, comprobando que
corresponda el egreso.
Una vez revisada la solicitud y se tiene la certeza del egreso, se procede a
consultar los datos contenidos en la Cuenta Única Tributaria, para
determinar las posibles deudas del contribuyente. En el caso que el
contribuyente posee deudas se le compensan automáticamente con el
egreso que solicita, y la cantidad restante se le entrega, junto con los
comprobantes de las deudas canceladas.
De los tipos de egresos que se presentan, se encuentra el reintegro por IVA
Exportador. Las solicitudes de estos se ingresan al Sistema de Egresos, el
cual accede a datos del Banco Central sobre los exportadores. Si todo
cumple con las condiciones necesarias, se genera la solicitud de fondos
directa desde el Sistema de Egresos, a la Sección Control Financiero.
Otra alternativa de egresos de la Tesorería son los compromisos por bonos
de reforma agraria. En este caso, la Sección de Financiamiento interno
recibe los comprobantes de Bonos de Reforma Agraria, para su revisión y
posterior pago.
Existen dos tipos de egreso que son masivos. El primero de ellos es el
egreso por renta. Una vez procesada la información transferida a Tesorería
por el Servicio de Impuestos Internos, se genera la compensación y los
cheques o depósitos para todos los contribuyentes.
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Proyectos de Gestión





El segundo es el egreso por pago a zonas extremas, en el cual se beneficia a
empleadores que contratan personal en zonas periféricas del país. Para ello,
presentan una solicitud que indica el número de personal contratado, fecha,
montos de los sueldos, entre otros. Esta información se ingresa al Sistema
de Egresos, el que, al igual que en el resto de los egresos, se valida,
compensa, genera la solicitud de fondos y registra el egreso, para su
posterior envío o depósito directo.
Además del proceso masivo de renta para los contribuyentes en moneda
nacional, existe un caso particular de organizaciones que tributan en
Monedas extranjeras, en este caso particular, se ejecuta en la Sección
Financiamiento Interno, la cual se encarga de recaudar y pagar en monedas
diferentes al peso.
Los registros de estas transacciones también se llevan a la Cuenta Única
Tributaria a través del Sistema de Egresos. El proceso es el mismo que para
los otros egresos, salvo el tipo de moneda en que se transan los
movimientos de fondos.
Todos estos egresos a contribuyentes, poseen su registro en el Sistema de
Egresos, el cual genera un archivo para actualizar la información en la
Cuenta Única Tributaria, indicando para cada contribuyente que tipo de
egreso ha recibido, su monto, fecha, forma de pago entre otras
características. Además del registro, el Sistema de Egresos permite indicar
a la Sección Control Financiero los fondos necesarios que permiten la
ejecución del pago, diferenciando los fondos para cheques y los depósitos
directos en las cuentas de los beneficiarios.
Para el pago de los cheques de egreso, la Sección Control Financiero emite
una orden de transferencia directa al Banco del Estado, para que traspase
fondos desde la Cuenta Única Fiscal a las cuentas derivadas de la
Tesorerías Regionales, Provinciales o a las cuentas destinadas para estos
fines que posee la Sección Procesos Centralizados o la Sección de
Financiamiento Interno.
Además de los egresos a contribuyentes, existe un egreso por aporte fiscal,
que reciben diferentes organizaciones gubernamentales (los Ministerios, las
Secretarías Ministeriales, Fuerzas Armadas, entre otras) y privadas (clubes
deportivos, fundaciones, entre otras). Los aportes fiscales están
especificados en la Ley de presupuesto y su ejecución y realización sin la
necesidad que la organización presente una solicitud de egreso.
De la misma forma que la renta, existe un caso particular de aporte fiscal
en moneda extranjera estipulado en la Ley de Presupuesto. En estos casos
la Tesorería entrega los montos de aporte fiscal en moneda extranjera a los
organismos correspondientes. Para ello, la Sección Financiamiento Interno
ejecuta los movimientos de fondos directamente desde la cuenta dólar o
cuentas en otras monedas, que Tesorería posee en el Banco del Estado.
Para tales efectos registra las transacciones en el Sistema de Egreso, y
genera una orden de traspasos de fondos al Banco del Estado, de igual
forma que el caso de los movimientos de fondos en pesos.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión


1.2.3
Como un caso excepcional de aporte fiscal fijado en la ley de presupuesto,
se encuentran los aportes a Municipalidades, los que consisten en que la
Sección Control Financiero consulta la información de la recaudación
diaria en el Sistema de Ingreso y Validación de Pagos. Los datos que
entrega este sistema, poseen el detalle de los conceptos por los cuales se
recaudó (Impuesto Territorial, Multas, Patentes, transferencia de
vehículos), de esta forma se determinan los montos correspondientes a las
diferentes Municipalidades, ya que, a diferencia de los aportes a otros
organismos fiscales, las Municipalidades reciben un depósito en forma
directa del 40% de lo recaudado por esos conceptos, y el 60% restante se
deposita en el fondo común municipal, el cual se distribuye de acuerdo a
un coeficiente a cada Municipalidad.
Junto con ejecutar el egreso, con la información de compensación
contenida en el Sistema de Egresos, se imprime el comprobante de pago,
que certifica la realización del egreso. Finalmente se le envía este
comprobante al organismo que ha recibido los fondos.
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE APOYO AL PROCESO DE EGRESO
El proceso será apoyado por el Sistema de Egresos. A continuación se describen las
características funcionales de este sistema en los ámbitos de interfaces, procesamiento, validación,
seguridad y reportes
1.2.3.1
1.2.3.1.1
Sistema de Egresos
DESCRIPCIÓN
Permite recibir desde los organismos autorizadores de órdenes de pago, archivos en forma
electrónica, y desde los contribuyentes la solicitud electrónica, procesando esta información y
determinando el pago, la compensación3 y las retenciones, en el caso que correspondan. El
pago se realizará, de preferencia, vía depósito en cuentas bancarias, reflejando los
movimientos en la Contabilidad Gubernamental y facilitando la tarea de un efectivo control
financiero. Para esto último, el Sistema de Egresos ejecuta un control de todos los egresos
efectuados.
1.2.3.1.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Recepcionar desde los organismos autorizadores de pago, los archivos con la información
del beneficiario como rut, nombre, monto, número de cuenta entre otros. El documento
electrónico debe considerar los aspectos de firma y notarización electrónica según los
estándares existentes.
3
La compensación corresponde al descuento que se realiza en un egreso de un solicitante, debido a que este posee
una deuda con la Tesorería.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
 Permitir que el ingreso de la información sea digitado, en aquellos casos en que no existe un
organismo autorizador, para estos casos se plantea utilizar Internet de tal manera que el
beneficiario realice la solicitud mediante esta vía. Como un complemento de este medio, se
instalarán terminales de Egreso en la propia Tesorería u otros lugares, de tal forma que
quienes no tengan acceso a Internet realicen su solicitud en este medio.
 Permitir el ingreso de la información de las solicitudes de forma manual. Esto se debe
utilizar en los casos en que el beneficiario se acerque a la caja de la sección de egreso.
 Permitir la consulta en línea del estado del egreso. En el caso que el contribuyente consulte
su egreso y éste no haya sido enviado por el servicio autorizador. Debe considerar todas las
opciones posibles.
 Permitir el ingreso manual de la información que envían los organismos autorizadores, para
la ejecución de los egresos.
Procesamiento y Transformación de la Información
 La información electrónica enviada por los organismos autorizadores de devolución, una
vez validada, se debe materializar en un depósito directo en las cuentas corrientes del
beneficiario (de tal forma que el beneficiario no asista con el documento que el organismo le
envió para solicitar la devolución a Tesorería, estudiar factibilidad legal).
 El sistema debe permitir el acceso para consulta y actualización de la base de datos de
personas.
 El Sistema debe permitir registrar el depósito realizado a las Tesorerías por los montos
determinados en el Programa de Caja en la contabilidad. Para estos efectos el sistema debe
emitir un comprobante (además del emitido por el sistema que realiza las transferencias de
fondos) y reflejar los movimientos en el sistema de Contabilidad Gubernamental.
 El sistema debe reflejar los movimientos que realizan las Tesorerías Regionales y
Provinciales, de tal manera de contar con la información en forma centralizada y en línea.
 El Sistema debe registrar los movimientos de egresos, compensaciones y retenciones en la
Cuenta Única Tributaria y, además, debe generar el formulario 05 en forma electrónica para
estos dos últimos casos.
 El Sistema debe determinar si el solicitante posee deudas con la Tesorería de forma única,
es decir una sola consulta analice todos los posibles casos en que se tiene deudas, como por
ejemplo, de bienes raíces, reforma agraria, aduanas, órdenes judiciales entre otros a definir.
Debe informar al usuario del sistema que se realice una compensación o una retención
cuando procede. Si el usuario determina que se realiza la corrección, este movimiento debe
quedar reflejado en la Cuenta Única Tributaria del contribuyente y, además, debe quedar
reflejado en el Sistema Contable (en el caso que el egreso sea en moneda extranjera y la
deuda en moneda nacional, la compensación se realizará descontando del egreso la deuda
correspondiente en el equivalente en moneda nacional) esto queda sujeto a una factibilidad
legal.
 Permitir el egreso en distintas monedas, según los casos que la ley permite.
Validación y Verificación
 El sistema debe poseer mecanismos de validación de la información que envían los
organismos autorizadores y de los solicitantes de egresos, de tal manera de advertir aquellas
situaciones donde se repite información de egresos.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
 Debe poseer lectores de banda magnética, los cuales permitirán ahorrar la digitación de un
nuevo cheque al caducar el original. Debe actualizar la fecha de vigencia, generar las
solicitudes de fondos y crear un archivo para la carga en Cuenta Unica Tributaria de la
información de los nuevos egresos.
 Validar la información que presentan los beneficiarios, esto se debe realizar accediendo a la
información que posee la Cuenta Única Tributaria.
 Generar un listado de los cheques que caducan diariamente. Se genera una caja electrónica
con los ingresos por concepto de retorno caducado e ingresan con un formulario 10 único
por contribuyente para actualizar la Cuenta Unica Tributaria. El dinero se transfiere
directamente en forma electrónica a la Cuenta Unica Fiscal.
 Validar la información enviada por los bancos comerciales. Una vez que la información es
procesada, se deben actualizar los registros de las órdenes de pago por depósito, indicando
los depósitos pagados y los pendientes por errores en la información que se indica para la
transacción. Además se deben indicar los fondos no transferidos para cuadrar los detalles de
las transacciones no efectuadas. Esta información debe estar disponible para consulta en
todas las tesorerías.
Seguridad y Privacidad de información
 El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos autorizadores de devolución
debe ser seguro, confiable, el sistema debe poseer algoritmos de encriptación y
desencriptación de la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen
para la transferencia y firma electrónica.
 En la alternativa del cobro del cheque, se debe leer la banda magnética que el sistema le
imprimirá, de manera tal que los datos del cheque correspondan a los datos que posee el
sistema, para esto el Banco del Estado deberá poseer acceso a la información de los cheques
emitidos.
 Enviar diariamente la información de egresos desde los bancos comerciales por conceptos
de depósitos en cuenta corriente o de ahorro. Para ello el banco debe emitir un archivo que
reporta los detalles de cada transacción, considerando los efectuados correctamente y los
casos fallidos.
 Controlar el estado de los cheques, para poder determinar si se encuentra emitido, pagado,
devuelto, caducado, adulterado, entre otros. Para esto se debe utilizar la información que se
generan en los distintos pasos, desde la emisión hasta el pago. Además se debe acceder a la
información del cheque para su reimpresión por el número del cheque, el rut de la persona
entre otros.
1.2.3.1.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, por tipo de
egreso, por fecha, por período, entre otros a definir.





Archivo electrónico con el listado de depósito efectuados por egresos a contribuyentes.
Archivo electrónico con el listado de depósitos efectuados por aporte fiscal.
Archivo electrónico con el listado de cheques cobrados.
Archivo electrónico con el listado de cheques caducados.
Archivo electrónico con el listado de compensaciones.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
 Archivo electrónico con el listado de retenciones.
 Archivo electrónico con estadísticas.
 Archivo electrónico con estadísticas de errores en la información enviada desde los distintos
organismos autorizadores.
 Archivo electrónico con estadísticas en los tiempos de procesamientos de la información y
pago.
1.3
1.3.1
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL FISCO
INTRODUCCIÓN
El proceso de Administración Financiera del Fisco se entiende conformado por el conjunto de
actividades que permiten a la Tesorería apoyar la administración del endeudamiento público y
además controlar, planificar y distribuir los recursos de acuerdo a las necesidades de las
obligaciones públicas, determinadas en el presupuesto, entre estas actividades se cuenta con el
Control Financiero de los ingresos del Sector Público, la Contabilidad del Tesoro Público y la
Conciliación Bancaria.
1.3.2
DESCRIPCIÓN SEMÁNTICA DEL PROCESO
A continuación se presenta una descripción de cada una de las actividades componentes del
proceso de Administración Financiera del Fisco, identificándose factores de tecnologías de
información () y de procedimientos administrativos () que en él intervienen. Esta
descripción de las actividades considera las mejoras tecnológicas validadas en las reuniones de
trabajo realizadas.
Flujo de Trabajo Proceso Administración Financiera del Fisco



La Dirección de Presupuesto confecciona y envía la ley anual de
presupuesto y el programa de caja mensual a las secciones de Control
Financiero, Financiamiento Interno, Externo y a Contabilidad y
Estadísticas.
La Sección de Control Financiero consulta los saldos y movimientos
efectuados en la Cuenta Única Fiscal, mediante un terminal del banco del
Estado, ubicado en las dependencias de Tesorería.
Control Financiero consulta todas las solicitudes de fondos necesarias para
determinar las órdenes de movimientos correspondientes. La información
de las solicitudes de fondos se obtienen del Sistema de Egresos. Estas
indican las características del egreso, como por ejemplo si es aporte fiscal o
un compromiso a un contribuyente, si se debe hacer un traspaso a cuentas
derivadas o una transferencia directa a la cuenta corriente del
contribuyente, el monto, el número de la cuenta destino, entre otros.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión









La Sección Control Financiero genera un archivo electrónico que resume
todos los registros de movimientos de fondos que contiene el Sistema de
Control Financiero. Este archivo es enviado a Contabilidad y Estadísticas
para su procesamiento.
En paralelo a las actividades descritas, la Sección Control Financiero
recibe compromisos de endeudamiento que contrae el Estado con Bancos
internacionales, debiendo velar por el pago de estos.
Para una oportuna administración de los diferentes compromisos que el
fisco posee con la Banca internacional, la sección de Financiamiento
Externo posee los datos de cada proyecto (de deuda) en el Sistema de
Administración del Endeudamiento, esto le permite saber los pagos futuros
que han sido comprometidos, la deuda actual existente, las variaciones
producidas por efectos en los cambios de monedas, el efecto de un ajuste
de tasas de interés, entre otros.
Para efectuar estos pagos, Financiamiento Externo mediante el Sistema de
Administración del Endeudamiento genera y envía una orden al Banco
Central indicando las cuentas origen y destino así como la moneda y los
valores de cambio, para que este ejecute la transferencia de estos
compromisos.
Estos pagos se realizan con fondos existentes en moneda extranjera en las
cuentas de Tesorería en el Banco Central. Los fondos de origen de dichas
cuentas, son entregados por la Sección de Financiamiento Interno, quien
recibe los requerimientos de fondos por el Sistema de Administración del
Endeudamiento desde la Sección Financiamiento Externo. Esta solicitud
interna, indica la organización responsable de los fondos, registrándose en
el Sistema de Egresos como un aporte fiscal que entrega Financiamiento
Interno. Además permite que Control Financiero registre el traspaso de
fondos, reflejándose más tarde en la contabilidad del Tesoro Público.
Además, la Sección de Financiamiento Externo en el Sistema de
Administración del Endeudamiento, genera un resumen de todos los
compromisos que se tienen para el siguiente año. La Dirección de
Presupuesto accede a la información del sistema debido a que posee un
terminal del Sistema de Administración del Endeudamiento en sus
dependencias.
De igual forma, la Sección de Contabilidad y Estadísticas accede al
resumen de movimientos de fondos por compromisos con organismos
internacionales.
Junto con la administración de la deuda pública, la sección de
Financiamiento Externo, mediante el Sistema de Administración de Fondos
Especiales, controla las cuentas de fondos especiales como por ejemplo el
fondo de las Américas.
La Sección Contabilidad y Estadísticas, mediante el Sistema de
Contabilidad del Tesoro Público, consulta los archivos de movimientos de
las secciones de Control Financiero, Financiamiento Interno y Externo.
Además consulta a la Cuenta Unica Tributaria para la generación de los
asientos contables. Después de cada mes se realiza el cierre contable de ese
período.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión


Esta contabilidad se denomina contabilidad del Tesoro Público y es el
producto del cierre contable, el cual se envía a la Contraloría General de la
República y a la Dirección de Presupuesto.
La sección Contabilidad y Estadísticas, procesa la información contable del
tesoro público en el Sistema de Contabilidad del Tesoro Público,
generando los asientos contables, el Libro diario y el mayor. Junto con la
información de la contabilidad, el Sistema de Contabilidad del Tesoro
Público genera un reporte para la Sección de Conciliación Bancaria.
La Sección Conciliación Bancaria, consulta la información de recaudación
diaria del Sistema Control Recaudadores para poder comparar lo
recaudado con la información que entrega el Banco del Estado. Además el
Sistema de Conciliación Bancaria le permite comparar la información que
se tiene del Sistema de Control Recaudadores, la información electrónica
de las cuentas del banco del estado y los reportes de Contabilidad y
Estadísticas y Control Financiero. Con esto se obtienen los diferentes
estados de las cuentas.
1.3.3 FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS DE APOYO AL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL FISCO
A continuación se describen las características funcionales en los ámbitos de interfaces,
procesamiento, validación, seguridad y reportes, para cada uno de los Sistemas de apoyo al
proceso de Administración Financiera del Fisco.
El proceso Administración Financiera del Fisco será apoyado por los siguientes sistemas:





Sistema de Control Financiero.
Sistema de Administración del Endeudamiento.
Sistema de Administración de Fondos Especiales.
Sistema de Contabilidad del Tesoro Público.
Sistema de Conciliación Bancaria.
1.3.3.1
1.3.3.1.1
Sistema de Control Financiero
DESCRIPCIÓN
El Sistema de Control Financiero debe administrar las cuentas del Tesoro Público, controlar el
cumplimiento de la Ley de Presupuesto, ejecutando los traspasos de fondos correspondientes a
las organizaciones que reciben aporte fiscal y Tesorerías (para el pago de contribuyentes).
1.3.3.1.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Cargar electrónicamente la solicitud de fondos directamente desde el Sistema de Egresos.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
 Recibir, en forma electrónica, desde la Dirección de Presupuesto, la información de la Ley
de Presupuesto, el Programa de Caja y las Reprogramaciones. Poseer la habilidad de
ingresar esta información manualmente.
 Permitir la digitación manual de una orden de egreso, eliminando la correspondiente
petición de fondos de una entidad generadora de solicitud de fondos. Estos casos responden
a un cumplimiento directo del programa de caja (la ejecución está sujeta a factibilidad
legal).
 Procesar la cartola electrónica que envía el Banco del Estado para obtener los saldos de las
diferentes cuentas. La transferencia electrónica debe ser diaria y real.
 Procesar la información de los ingresos totales diarios, desde el Sistema de Ingreso y
Validación de Pago.
Procesamiento y Transformación de la Información
 Tener un respaldo de las órdenes manuales de cumplimiento del programa de caja, en su
correspondiente programa mensual o en una eventual reprogramación.
 Permitir realizar consultas de los movimientos de fondos por diferentes conceptos. Para ello
el sistema debe ser flexible al momento de definir los parámetros de consulta.
 Generar un documento electrónico que refleje todos los movimientos de fondos para la
confección de la contabilidad. El formato de este archivo se debe definir de acuerdo a las
exigencias del Sistema contabilidad.
 Procesar la información de la recaudación por conceptos municipales, de acuerdo a los
parámetros de distribución de fondos existentes.
 Permitir la consulta flexible de los registros existentes en la base de datos del sistema
Control Financiero.
Validación y Verificación
 Cada solicitud de fondos se valida de acuerdo a la información del programa de caja y se
procede a generar las Órdenes de Transferencia de Fondos desde la Cuenta Única Fiscal a
las Cuentas Subsidiarias respectivas. Las entidades autorizadas para realizar las solicitudes
de fondos son: las Tesorerías Regionales, Tesorerías Provinciales, la Sección de
Financiamiento Interno y la Sección de Procesos Centralizados.
Seguridad y Privacidad de información
 El acceso de las Tesorerías Regionales y Provinciales al sistema que permite enviar la
información que se transforma en solicitudes de fondos, debe ser un terminal que sólo
poseen las Secciones de Egreso, así como las secciones que manejan Cuentas Derivadas.
 El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos solicitantes de fondos debe ser
seguro y confiable. El sistema debe poseer algoritmos de encriptación y desencriptación de
la información enviada y recibida. Esto según los estándares que se fijen para la
transferencia y firma electrónica.
1.3.3.1.3
REPORTES
Los reportes listados, en los casos que corresponda, poseerán niveles de desagregación tales
como: nivel nacional, regional, provincial, comunal, por tipos de formularios, por tipo de
ingreso, por tipo de egreso, por fecha, por período, entre otros a definir.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión








Listado de Egresos mensual a cada tesorería.
Listado de recaudación por ítem.
Estado diario de saldo de las cuentas en el Banco del Estado.
Informes de proyección del presupuesto para el próximo periodo.
Cuadros resumen de comparación en igual período años anteriores.
Consultas estadísticas de acuerdo a parámetros específicos (a definir por Tesorería).
Cargos mensuales de municipalidades.
Informe histórico de pago a municipalidades.
1.3.3.2
1.3.3.2.1
Sistema de Administración del Endeudamiento
DESCRIPCIÓN
Es el Sistema encargado de llevar un control de los Créditos adquiridos por conceptos de
deuda pública externa. Dicho sistema comprende el servicio o pago de la misma, el traspaso de
fondos y la emisión de comprobantes fiscales de ingresos y egresos. Adicionalmente entrega
información destinada a la administración, control y apoyo al proceso de toma de decisiones
de las autoridades competentes, como también para el conocimiento de terceros interesados en
la gestión de la deuda.
Nota: El nuevo Sistema de Deuda Externa existente en Tesorería apoya casi en su totalidad el
objetivo del Sistema anteriormente señalado, quedando por definir la funcionalidad que se
entrega a continuación.
1.3.3.2.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Ingreso de los créditos otorgados o renegociados por el Fisco, ingreso de Deudores,
desembolsos que registra un crédito, parámetros del convenio, prepagos de créditos y
acreedores.
Procesamiento y Transformación de la Información
 Modificaciones de Intereses, Amortizaciones, Comisiones y Desembolsos que registre algún
crédito.
 Creación de tratamiento de desembolsos negativos.
 Reliquidación de Créditos.
Validación y Verificación
 Verificación y validación de la liquidación de un crédito de acuerdo a la información de
intereses, comisiones, amortizaciones y parámetros.
Seguridad y Privacidad de información
 Definición de perfiles de usuarios, a los cuales se les darán diferentes tipos de acceso,
debido a la confidencialidad de la información manejada.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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- 20 -
Proyectos de Gestión
1.3.3.2.3
REPORTES
 Consultas de créditos por tipo de: desembolsos, deudores, acreedores, pagos,
amortizaciones, intereses y comisiones.
 Informe de Presupuesto Mensual
 Informe de Presupuesto Anual
 Informe de Stock de Deuda por Crédito
 Informe de Perfil de Deuda por Acreedores Macro
 Informe de Carta Orden
 Informe de Giro Comprobante de Pago
 Informe de Comprobante de Ingreso
 Informe de Estado de Deuda por Países
 Informe de Estado de Deuda por Bloque Económico
 Informe de Estado de Deuda por Sector Económico
 Informe de Estado Comparativo de Créditos
 Informe de Stock de Deuda por Moneda
 Informe Mensual Banco Central de Chile
 Informe de Clasificación por Vencimientos Mensuales
 Informe Mensual Analítico Contraloría General de la República
 Informe de Registro Individual del Préstamo
 Informe Anual Endeudamiento, Amortizaciones, Intereses y Comisiones
 Informe Deudores Saldo Deuda Vigente por Crédito
1.3.3.3
Funcionalidad Complementaria al Sistema de Deuda Externa
Transmisión electrónica
 Permitir que la información que genera el Sistema de Deuda Externa con respecto a los
fondos a depositar por conceptos de créditos, pueda ser compactada en un archivo (con una
estructura a determinar) que será transmitido electrónicamente al Banco Central, el cuál
generará la transferencia de fondos para pagar la cuota del crédito correspondiente (sujeto a
factibilidad legal).
 Generar un archivo para su envío electrónico a la Sección de Financiamiento Interno,
permitiendo a esta Sección ejecutar el egreso. Con esta orden se procesa el traspaso de
fondos como otro egreso, generando las solicitudes de fondos y contabilización de los
movimientos en el sistema de egreso (sujeto a una factibilidad operacional)
Interfaces
 Movimientos generados por el Sistema Deuda Externa deben ser imputados en el Sistema
Contable en forma automática evitando la impresión en papel y su re-digitación.
 Consulta en línea del estado de las cuentas por parte de los Ministerios.
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Proyectos de Gestión
1.3.3.4
1.3.3.4.1
Sistema de Administración de Fondos Especiales
DESCRIPCIÓN
Es el Sistema encargado de llevar un control de las Cuentas Especiales correspondientes a:
 Cuentas de fondos de estabilización del precio del cobre
 Cuenta de estabilización del precio del petróleo
 Cuenta de fondo de infraestructura
 Cuentas de las donaciones recibidas por organismos extranjeros
 Cuentas de las leyes reservadas de FF.AA.
 Cuentas de los depósitos a plazos.
En este Sistema se ingresa la información correspondiente a los movimientos y distribuciones
realizadas.
1.3.3.4.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Permitir el ingreso de la información correspondiente a los fondos y la creación de las
cuentas especiales para la operación de estos.
Procesamiento y Transformación de la Información
 Permitir generar los movimientos entre una cuenta y otra, destinadas a la distribución de los
fondos. Esto se materializa en una orden electrónica directa al Banco Central (sujeto a
factibilidad legal).
 Permitir revisar los estados en que se encuentran las distintas cuentas que administra el
sistema (mencionadas anteriormente). Además, debe generar proyecciones sobre los
comportamientos futuros de éstas.
 Registrar los movimientos realizados en la base de datos del sistema, de tal forma que
permita obtener consultas estadísticas.
 Permitir la imputación contable de los movimientos realizados en las cuentas
correspondientes.
Validación y Verificación
 Permitir la validación y verificación de los movimientos que se realizan sobre las distintas
cuentas que administra el sistema, por ejemplo tener control por región u otros parámetros a
definir, para el fondo del petróleo.
Seguridad y Privacidad de información
 El sistema debe poseer la funcionalidad de crear perfiles de acceso, dado que la información
manejada es de absoluta confidencialidad.
1.3.3.4.3





REPORTES
Informe de Saldos de las cuentas.
Informe de movimientos realizados en el día, semana, mes, año.
Informe sobre los intereses.
Informe de pagos realizados.
Informe a Consejos de las Américas (Se debe definir su estructura).
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Proyectos de Gestión
 Estadísticas de los diferentes movimientos realizados, la consulta debe ser flexible,
aceptando diferentes parámetros de interés a definir.
 Informes de ingreso, egreso y estado de los fondos especiales.
1.3.3.5
1.3.3.5.1
Sistema de Contabilidad del Tesoro Público
DESCRIPCIÓN
El sistema confecciona la Contabilidad del Tesoro de la Nación. Es el Sistema encargado de
recibir la imputación de los movimientos contables que se generan en los diferentes Sistemas
de la Tesorería que realizan transacciones financieras asociadas a los fondos fiscales, permite
generar el plan de cuentas, generar los asientos contables y el libro Mayor.
1.3.3.5.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Los Sistemas Administración del Endeudamiento, Administración de Fondos Especiales,
Control Financiero, Egresos y Carga en CUT, generarán imputaciones en las cuentas
contables correspondientes a los movimientos que ellos realicen.
 Es necesario que aquellas instituciones (organismos giradores) que generan información que
ingresa en las cuentas contables, la envíen en forma oportuna y que esta sea de calidad para
su procesamiento. La calidad y oportunidad de esta información son características no
excluyentes, ambas deben estar presentes para lograr el objetivo de poseer una Contabilidad
del Tesoro Público completa, oportuna y confiable.
 Permitir la consulta flexible de los registros existentes en la base de datos del Sistema
Contabilidad del Tesoro público.
Procesamiento y Transformación de la Información
 Realizar movimientos entre cuentas.
 Generar un cierre pre-contable diario.
Validación y Verificación
 Poseer mecanismos de alerta ante alguna imputación que no cumpla con los controles
definidos, como por ejemplo, puede ser que los montos de algunas cuentas superen ciertos
niveles establecidos.
Seguridad y Privacidad de información
 Definir distintos perfiles de usuarios los cuales poseerán diversos privilegios de acceso a la
información.
1.3.3.5.3





REPORTES
Plan de Cuentas.
Balance.
Listados con información contable definida para cada institución giradora.
Reporte comparativo entre recaudación v/s giros.
Estadísticos por Municipalidades y movimientos mensuales.
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Proyectos de Gestión
 Informe agregado a nivel de subtítulos de ingresos, gastos, movimiento de fondos, y cuentas
complementarias a nivel nacional, regional y provincial.
 Informe sobre bienes financieros.
 Informe sobre deuda corriente.
 Informe sobre patrimonio.
1.3.3.6
1.3.3.6.1
Sistema de Conciliación Bancaria
DESCRIPCIÓN
El Sistema de Conciliación Bancaria permite realizar un control de los depósitos y cargos de
las entidades recaudadoras y del Banco del Estado efectuados en la Cuenta Única Fiscal.
Además, la Sección de Conciliación Bancaria actúa como instancia de control del
cumplimiento de los pagos realizados desde las cuentas derivadas. Dicha sección consulta
mediante el Sistema de Conciliación Bancaria, los archivos del estado de las cuentas generados
en cada Departamento, Sección o Tesorería Regional y Provincial, que administre una cuenta
derivada.
1.3.3.6.2
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Interfaces
 Procesar la información digitada desde entidades recaudadoras diariamente (se alimenta del
Sistema de Recaudación).
 Procesar la información desde el Banco del Estado por conceptos de depósitos en la Cuenta
Única Fiscal efectuados por las entidades recaudadoras
 Ingresar los traspasos de fondos desde la Sección control financiero.
 Procesar cargos por cheques protestados por recaudación propia
 Ingresar cargos por regularización previa autorización del Departamento correspondiente.
Validación y Verificación
 La información recibida desde Banco del Estado debe ser validada con la información que
ya se posee de las entidades recaudadoras al momento de verificar los depósitos. Cuando
esto no ocurre, se deben enviar inmediatamente, por vía electrónica (como correo
electrónico), las solicitudes de aclaración de los problemas existentes a las Tesorerías
Regionales y Provinciales, para que ellos aclaren las diferencias con las entidades
recaudadoras correspondientes.
 La información de las conciliaciones entregadas por las Tesorerías en forma electrónica
debe ser revisada para su control. En el caso que estas presentan diferencias se debe
informar a los responsables que procedan a solucionar los problemas existentes.
Procesamiento y Transformación de la Información
 Al comparar la información de las diferentes entidades, se debe aprobar lo que está
conforme, con ello se filtran los errores permitiendo que la información que se cargue en el
Sistema de Contabilidad y, sea oportuna y de calidad. Con ello se asegura que toda la
información generada posteriormente esté correcta.
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- 24 -
Proyectos de Gestión
Seguridad y Privacidad de información
 El Canal de Transmisión de los datos desde los organismos recaudadores debe ser seguro,
ágil y confiable, el sistema debe cumplir con los estándares que se fijen para la transferencia
y firma electrónica entre los distintos organismos del estado.
1.3.3.6.3
REPORTES
Los reportes listados pueden definirse por montos, fechas y otros parámetros a definir.










1.4
1.4.1
Totalizador General de Instituciones Recaudadoras autorizadas (Por Regiones y Provincias)
Totalizador General del Banco del Estado de Chile (Por Regiones y Provincias)
Montos no pareados Instituciones Recaudadoras autorizadas v/s Banco del Estado de Chile
Montos Traspasos de Fondos
Montos Regularizaciones
Montos Pareados
Montos Traspasos de Fondos Pareados
Montos Traspasos de Fondos no Pareados
Montos Regularizaciones Pareados
Montos Regularizaciones no Pareados
PROCESO DE COBRANZA
INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene la descripción del proceso de Gestión de Cobranza. En él se realiza una
descripción del sistema a ser implementado en la Tesorería General de la República, identificando los
principales módulos que manejan y transforman la información. Cabe hacer notar que ello se realiza en el
ámbito conceptual solamente ya que el detalle, correspondiente al Modelo Entidad Relación, que describe
la estructura de la base de datos subyacente a este sistema, así como las pantallas del sistema, se
proporcionarán a la empresa adjudicataria de ésta licitación.
1.4.2
METODOLOGÍA DE LA DESCRIPCIÓN
La descripción de este proceso de negocio se basa en representaciones denominadas diagramas de flujos,
los que son una herramienta que ilustra simultáneamente tanto la estructura como el funcionamiento del
sistema4. Consiste en representar cada proceso como una cadena de actividades, identificando qué unidad
funcional es responsable de cada actividad, y cuáles son los flujos físicos y de información que las
conectan.
La actividad es un conjunto de tareas que tiene por objeto satisfacer los requerimientos de productos y
servicios de una actividad/cliente. Cada actividad puede ser conceptualizada como un proveedor de
productos y/o servicios a una actividad/cliente “aguas abajo”, y como un cliente de una
actividad/proveedor “aguas arriba”.
4
Davenport, T. (1993). Process Innovation, Harvard Business School Press, Boston
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
La actividad se caracteriza mediante su “función de conversión” (metabolismo desde el punto de vista
biológico), es decir, cómo está modificando su input para convertirlo en el output requerido. En rigor no
es necesario entender cómo opera la actividad propiamente tal, sino sólo la manera en que modifica los
flujos físicos y de información que recibe y despacha.
Una actividad puede ser estudiada con más detalle mediante un “zoom”, en el cual ella es conceptualizada
como un proceso compuesto por una serie de subtareas. El grado de detalle de la nueva descripción
dependerá de la profundidad técnica del análisis.
Una actividad-decisión corresponde a una actividad cuyo resultado bifurca, o en general divide el flujo del
sistema. Por ejemplo, la actividad de enviar un AR (Aviso Recibo de Pago) puede tener dos resultados:
enviarlo o no. Si se envía, entonces el flujo de actividades corresponde al subproceso de envío AR. Si se
rechaza entonces se ejecuta el subproceso de cobranza judicial.
La interacción entre actividades ocurre mediante dos tipos de flujo: físicos y de información.
 Flujo físicos: corresponden a expedientes, documentos, bienes, etc.
 Flujos de información: pueden ser formales tales como asignación de tareas, ingreso de resultado de
diligencias, informes de gestión, etc., o informales tales como llamadas telefónicas o conversaciones.
La representación gráfica de los elementos del diagrama de proceso se indican en la Ilustración 1.
Recaudador
: Unidad funcional
: Subproceso con un input y un output
definido, y una función de transformación
Imprime
expediente
sí
¿enviar
carta?
: Define cuál es la cadena de actividades
que se seguirá
no
: Flujo de información
: Flujo físico
ILUSTRACIÓN 1: ELEMENTOS DEL DIAGRAMA DE PROCESO
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
1.4.3
ALCANCE DE LA DESCRIPCIÓN
El ámbito de la presente descripción es el macroproceso de cobranza judicial, el que se muestra en el
diagrama de flujo de la Ilustración 2. Este macroproceso se divide en la 1ª etapa judicial y la 2ª etapa
judicial. Las flechas representan los expedientes que fluyen entre las distintas tareas representadas por los
rectángulos. Por ejemplo, una vez que el Tesorero dicta el mandamiento de ejecución y embargo, el
expediente entra al subproceso de notificación y embargo. En caso que se presente un escrito, el
expediente se saca del subproceso y se le entrega al abogado para su resolución. El Tesorero firma la
providencia de tal resolución, para posteriormente devolver el expediente al subproceso de notificación y
embargo. Una vez que un cierto número de contribuyentes han sido notificados y embargados, se
confecciona una nómina para pasar a la 2ª etapa judicial, en la que se forma un nuevo expediente. El resto
de las demandas continúan en la 1ª etapa judicial, hasta que se acumule un número de ellas que puedan
formar una nueva nómina.
1ª Etapa Judicial
Operaciones
Tesorero
Subproceso
Generación Expedientes
Mandamiento
Ejecución
Subproceso
Notificación y Embargo
Providencia
Nómina
2ª Etapa Judicial
Firma Nómina
Deudores Embargados
Abogado
Expediente
administrativo
Resolución
Escrito Deudor
Revisión
Expediente
Solicitud Retiro y
Remate al SJL
Subproceso
Notificación
Juzgado
Resolución
juzgado
Providencia
Resolución
Escrito Deudor
Subproceso Retiro
(sólo bienes muebles)
Expediente
administrativo
y/o judicial
especies
Martillero
Remate
ILUSTRACIÓN 2: MACROPROCESO DE COBRANZA JUDICIAL
El proceso de cobranza puede detenerse por las siguientes causas:
a) El contribuyente paga lo adeudado, ya sea directamente o por la compensación de una devolución.
b) La deuda prescribe
c) Quiebra
d) La anulación de la deuda, por errores en su generación.
El proceso de cobranza muchas veces debe reiniciarse o volver a la etapa anterior por las siguientes
causas:
e) Ocurre una nulidad de la acción legal, debido a un error jurídico.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
f) El deudor quiebra, situación en la que la TGR pasa a ser un acreedor con una preferencia
relativamente baja, pasando a otro tipo de cobranza
El proceso de cobranza puede suspenderse momentáneamente por las siguientes causas:
g) Ocurre una suspensión del proceso por causas administrativas o judiciales.
h) Se realiza un convenio con el contribuyente, en el que eventualmente pueden condonarse parte de los
intereses de la deuda
Tanto por motivos de eficiencia como sociales, la TGR usualmente prefiere las alternativas (a) y (h) que el
llegar al remate de los bienes de los contribuyentes, o cualquiera de las otras alternativas.
El detalle de cada una de las tareas del diagrama de flujo, junto con una explicación de los procesos y su
relación con los procesos del diagrama de flujo de datos se presentan en la siguiente sección.
1.4.4
DESCRIPCIÓN DETALLADA
Los diagramas de flujos presentados en esta sección ilustran las actividades que son realizadas en la
actualidad en una tesorería mediana representativa.
1.4.4.1
Subproceso Planificación y Generación Expediente
ILUSTRACIÓN 3: SUBPROCESO GENERACIÓN EXPEDIENTE
CUT
Planificación
y Control
Informa
Morosidad
Plan de
Cobranza
Verifica
saldo
Generación
Expedientes
Oficial
Administrativo
Recaudador
Confecciona
Carátula
Cose
Expediente
Administrativo
Ingresa
antecedentes
al Concobra
Imprime
Expediente
Administr.
Tesorero
Firma Nómina y
Mandamiento de
EyE
Formulario
Notificación
Expediente
SubProceso Notificación y Embargo
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión

Informa Morosidad y Plan de Cobranza:
 Desde la CUT se extrae información sobre deudas vencidas para realizar un análisis de las deudas
y decidir la incorporación a la cobranza judicial.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Análisis Deuda Vencidas descrito en el informe de
DFD.

Generación Expedientes:
 Una vez determinadas las deudas a ser cobradas se proceden a ser agrupadas en expedientes para
su posterior tramitación.
 Esta actividad se encuentra apoyada por el módulo Agrupación Deudas y Armado y Cambio de
Expedientes.

Ingresa antecedentes al Concobra:
 Para imprimir el expediente se ingresa al Concobra todos los antecedentes que lo identifican,
como número, año, comuna y RUT del Tesorero, etc. De esta manera se solicita la impresión de
los formularios para confeccionar el expediente administrativo.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Impresión Expedientes descrito en informe de
Diagrama de Flujos de Datos.

Cose Expediente Administrativo:
 Separa las cédulas de notificación, y cose la carátula, las nóminas de deudores morosos el
mandamiento de ejecución y embargo, conformando así el Expediente Administrativo.

Firma Nómina y Mandamiento de Ejecución y Embargo:
 Una vez confeccionado el expediente pasa a revisión y firma del Tesorero, quien en su calidad de
Tesorero firma la continuación de la nómina de deudores morosos y en su calidad de juez firma el
mandamiento de ejecución y embargo.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
1.4.4.2
Subproceso Notificación y Embargo
ILUSTRACIÓN 4. SUBPROCESO NOTIFICACIÓN Y EMBARGO
Desde firma de
mandamiento
Supervisor de
Cobranza
Oficial
Administrativo
Recaudador
Expediente
Agrega Informe
al Expediente.
Desde 2ª etapa
Desde Revisión
Revisa
carga de trabajo
y deudas
Expediente
Formulario
Notificación
Completa
Formulario
Informe
no
Asigna
Demanda
Notificación
Investiga
Antecedentes
del Deudor
Notificación
Agrega Certificación
al Expediente.
Completa
Informe
sí
¿Notificación
Personal?
Sí / Con embargo
sí
no
Manda Carta
y agrega
comprobante
Completa
Formulario
Informe

Asigna Demanda Notificación y Embargo:
 El Supervisor o Jefe de Cobranza asigna demandas a los recaudadores para ser notificadas y
embargadas.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones el
cual facilita esta actividad.

Investiga bienes del deudor:
 Se investiga la posible existencia de bienes a fin de apoyar al recaudador en la diligencia de
embargo.

Revisa carga de trabajo asignada y deuda:
 El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la
deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, como abonos por parte del deudor.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión

Posteriormente confecciona una ruta para las visitas que tiene que realizar durante la jornada, a
partir de la sectorización. Si su asignación es para un período de tiempo prolongado el recaudador
deberá asignar y sectorizar las tareas a realizar durante la jornada. Cabe señalar que
modificaciones de la deuda, como pagos, advenimientos de convenios, etc. Modificarán la carga
de trabajo de los recaudadores. Esta actualización está apoyada por el módulo Historia y
Composición de Elementos.
Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que
imprime una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador.

Notificación de Primera Etapa:
 El recaudador notifica al deudor de su estado moroso.

Completa Formulario Informe:
 Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de
ésta en un informe de diligencias diarias, detallando las actividades realizadas durante la jornada.
Entrega este informe al supervisor para revisión.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Manda carta certificada:
 Si la notificación no se entregó personalmente al deudor el recaudador debe enviar una carta
certificada al contribuyente para confirmar la notificación.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Agrega Certificación al Expediente:
 El Oficial Administrativo agrega una certificación de la notificación realizada al Expediente, así
como también informes, cambios de domicilio, certificaciones, actas de embargo y
apercibimientos. En el caso que se haya notificado por cédula se pega al expediente el
comprobante del envío de la carta certificada.
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Proyectos de Gestión
1.4.4.3
Subproceso Embargo
Supervisor de
Cobranza
Oficial
Administrativo
Recaudador
Agrega Informe
al Expediente,
Revisa
carga de trabajo
y Deuda
Formulario
Embargo
Completa
Formulario
Informe
no
Asigna
Demanda
Embargar
Investiga
Bienes
del deudor
Confecciona
Ruta
Embargo
sí
Asigna
Inscripciones
Completa
Formulario
Informe
Agrega Acta
de Embargo
al Expediente.
Agrega resultado
al Expediente.
Informe
Inscripción
Inscripción
Embargo
ILUSTRACIÓN 5: SUBPROCESO EMBARGO
La descripción de las tareas es la siguiente:



Asigna y Sectoriza Demanda Embargo:
 Para aquellas demandas que no tuvieron embargos al momento de ser notificadas, son asignadas a
un recaudador para que realice el embargo.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones.
Investiga bienes del deudor:
 Investiga la posible existencia de bienes a fin de apoyar al recaudador en la diligencia de embargo.
Revisa carga de trabajo y deuda:
 El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la
deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, como abonos por parte del deudor,
suspenciones, descargos, pago total o convenio. Posteriormente confecciona una ruta para las
visitas que tiene que realizar durante la jornada, a partir de la sectorización. Si su asignación es
para un período de tiempo prolongado el recaudador deberá asignar y sectorizar las tareas a
realizar durante la jornada.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que
imprime una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión

Embargo:
 El recaudador embarga bienes para cubrir el monto de la deuda entregando al contribuyente una
copia del acta de embargo.

Completa Certificación Informe:
 Una vez realizada la diligencia el recaudador escribe el resultado de ésta en una planilla detallando
las actividades realizadas durante la jornada, la que entrega al supervisor.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Agrega Acta de Embargo al Expediente:
 El Oficial Administrativo agrega el acta de embargo al Expediente, pega envío comprobante carta
certificada con copia del acta de embargo.

Asigna Inscripciones:
 El Jefe de Cobranza asigna recaudadores para realizar las inscripciones de bienes cuando
corresponda.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones.

Inscripción Embargo:
 El recaudador registra los bienes embargados en la institución que corresponda.

Informe de Inscripciones:
 El recaudador o un oficial administrativo registra en el sistema el resultado de su diligencia.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Agrega Inscripción de Embargo al Expediente:
 Agrega al expediente el comprobante del formulario de ingreso del respectivo servicio de
inscripción.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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Proyectos de Gestión
1.4.4.4
Supervisor de
Cobranza
Subproceso Resolución Juzgado
Oficial
Administrativo
Tesorero
1ª Revisión paso
Expediente
a 2ª Etapa
Abogado
Procurador
2ª Revisión paso
Expediente
a 2ª Etapa y
confecciona cierre
Presenta
Escrito Retiro
y Remate
Escrito y
nóminas
Certificado de
Cierre Adm
y Nómina.
Corte
Apelaciones
Firma Nómina
2ª Etapa
Expedientes
Distribución
Expediente
Juzgado
Envía
Expediente
a tribunales
Providencia
Ingresa
Providencia
al Sistema
ILUSTRACIÓN 6: SUBPROCESO RESOLUCIÓN JUZGADO

1ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa
 El Supervisor de Cobranza revisa el expediente para decidir su paso a 2ª etapa.
 Esta tarea está apoyada por el módulo Revisión Expediente.

2ª Revisión paso Expediente a 2ª Etapa
 El Abogado revisa el expediente para decidir el paso del expediente a 2ª etapa. En caso de pasar el
expediente confecciona el escrito de Retiro y Remate solicitando al Juez de Letras que autorice el
retiro y remate de especies (impuestos fiscales) o el remate (impuestos territoriales).
 Esta tarea está apoyada por el módulo Revisión Expediente.

Certificado de cierre administrativo:
 Confecciona el certificado de cierre de la 1ª etapa.
 Esta tarea se realiza con el apoyo del módulo Confección Cierre.

Firma Nómina 2ª etapa:
 Abogado firma la Nómina de las demandas que pasan a 2ª etapa.

Presenta escrito Retiro y Remate:
 Tramita el escrito en la corte de apelaciones para que se tramite la causa.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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- 34 -
Proyectos de Gestión

Distribución Expediente:
 La Corte de Apelaciones designa un tribunal para que sea visto el Expediente.

Envía Expediente a Tribunales:
 El abogado ingresa el escrito de Retiro y Remate con el expediente respectivo al juzgado que
corresponda para que éste forme el expediente judicial, dando comienzo a la segunda etapa
judicial.

Providencia:
 Resolución que autoriza el retiro y/o remate de los bienes embargados.

Ingreso de Providencia Juzgado:
 El funcionario ingresa la providencia en el sistema.
 Esta resolución es ingresa en el módulo Confección Cierre.
1.4.4.5
Subproceso Segunda Notificación
Supervisor de
Cobranza
Oficial
Administrativo
Recaudador
Agrega Informe
al Expediente.
Completa
Formulario
Informe
Expediente
no
Formulario
Notificación
Revisa
carga de trabajo
y deudas
Asigna
Demanda
Notificación
Notificación
sí
sí
Agrega Certificación
al Expediente.
Completa
Informe
¿Notificación
Personal?
no
Manda Carta
y agrega
comprobante
ILUSTRACIÓN 7. SUBPROCESO SEGUNDA NOTIFICACIÓN
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Proyectos de Gestión
Descripción de las actividades:
 Asigna Demanda Notificación:
 Las demandas son asignadas a un recaudador para que realice la notificación.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Notificación Embargo e Inscripciones.

Revisa sectorización y deuda:
 El Recaudador revisa los cuadrantes asignados por el Oficial Administrativo y comprueba que la
deuda a diligenciar no haya sufrido modificaciones, convenios o el pago total.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones.

Confecciona ruta y hoja de trabajo:
 El Recaudador confecciona una ruta para las visitas que tiene que realizar durante la jornada, a
partir de la sectorización.
 Esta tarea la realiza el módulo Preparación Notificación Embargo e Inscripciones que imprime
una hoja de trabajo con toda la información que necesita el recaudador.

Segunda Notificación:
 El recaudador realiza la segunda notificación, que corresponde a la primera resolución del tribunal
ordinario, entregando al deudor el detalle de las deudas, el escrito y la providencia dictada por el
juez del tribunal respectivo.

Completa Certificación Informe:
 Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de
ésta en una planilla detallando las actividades realizadas durante la jornada.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Manda carta certificada:
 Si la notificación no se entregó personalmente al deudor el recaudador debe preocuparse de enviar
una carta certificada al contribuyente para confirmar la notificación.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Rendición Notificación Embargo e Inscripciones.

Agrega Certificación al Expediente:
 El Oficial Administrativo agrega una certificación de la notificación realizada al Expediente.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión
1.4.4.6
Martillero
Subproceso Retiro Bienes Muebles
Supervisor de
Cobranza
Recaudador
Asigna Retiro
Oficial
Administrativo
Prepara Retiro
Sale a
Retirar
Bienes a
Martillero
Especies
si
Completa
Formulario
Informe
¿Retira?
no
Acta que
agrega al
Expediente
Completa
Formulario
Informe
ILUSTRACIÓN 8: SUBPROCESO RETIRO BIENES MUEBLES
La descripción de las tareas es la siguiente:

Asigna Retiro:
 Las demandas son asignadas a un recaudador para que realice el retiro.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Asignación Retiro.

Prepara Retiro:
 El Recaudador revisa los cuadrantes asignados y comprueba que la deuda a diligenciar no haya
sido pagada.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Retiro.

Sale a retirar:
 El recaudador sale a retirar las especies embargados de acuerdo a lo estipulado por el jefe de
cobranza.

Retira:
 Retira las especies embargadas y entrega una copia del acta de retiro al contribuyente.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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- 37 -
Proyectos de Gestión

Bienes a Martillero:
 El recaudador lleva los bienes embargados donde el martillero, a quien se le entrega una copia del
acta de retiro y se le solicita que firme el acta original para certificar la entrega de los bienes.
 El martillero emite acta de recepción de los bienes recibidos, certificando su estado.

Completa Formulario Informe:
 Una vez realizada la diligencia el recaudador debe ingresar al Concobra y escribir el resultado de
ésta en una planilla detallando las actividades realizadas durante la jornada.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Informe Retiro.

Acta que agrega al expediente:
 Agrega el acta de retiro con la firma del martillero al expediente.
1.4.4.7
Prensa
Subproceso Remate
Juez de
Letras
Publica
Remates
Remate
Abogado
Jefe de
Cobranza
Gestiona
Remate
Preparación
Remate
Retira cheque
Ingresa datos
cheque
ILUSTRACIÓN 9: SUBPROCESO REMATE
La descripción de las tareas es la siguiente:

Preparación Remate:
 En caso de tratarse de bienes inmuebles el Jefe de cobranza se preocupa de la determinación del
mínimo de la subasta.
 Esta actividad está apoyada por el módulo Preparación Remate Inmuebles.

Gestiona Remate:
 El abogado se encarga de gestionar el remate revisando las nóminas y enviándolas al tribunal para
obtener la firma del secretario y enviarla a la prensa para que se realicen las publicaciones.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
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- 38 -
Proyectos de Gestión

Publica Remate:
 Se realizan las dos publicaciones previas al remate, en la fecha que dispone la ley.

Remate:
 Los bienes son rematados.

Retira cheque:
 El abogado retira los cheques correspondientes a los remates.

Ingresa datos cheque:
 El jefe de cobranza ingresa los datos del cheque como número, monto, fecha, funcionario que lo
retiró y la fecha de entrega a Ingresos.
2 SISTEMAS COMPLEMENTARIOS
2.1 SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
El sistema Control de Gestión es una herramienta que integra datos obtenidos desde los sistemas
administrativos, y operacionales de la organización, permitiendo revisarlos en forma agregada y
resumida, facilitando su análisis como apoyo a la toma de decisiones.
Este sistema tiene como usuarios al Tesorero General de la República, Jefes de Departamentos,
Jefes de Sección, Tesoreros Regionales y Provinciales, permitiéndoles conocer desde diversas
perspectivas la historia, el desempeño actual y las proyecciones del comportamiento del Servicio,
elementos claves en la gestión y la planeación estratégica.
Para esto, el sistema Control de Gestión debe alimentarse de los siguientes sistemas de la Tesorería
General de la República:














Recepción de Giro
Ingreso y Validación de Pagos
Control de Recaudadores
Carga en Cuenta Única Tributaria
Egresos
Cobranzas
Control Financiero
Administración del Endeudamiento
Administración de Fondos Especiales
Contabilidad del Tesoro Público
Conciliación Bancaria
Recursos Humanos-Módulo Personal
Recursos Humanos-Módulo Remuneraciones
Recursos Humanos-Módulo Bienestar
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
- 39 -
Proyectos de Gestión









Recursos Humanos-Módulo Capacitación
Contabilidad y Control Presupuestario
Existencias y Abastecimiento
Inventarios
Normativo
Formulación de Proyectos de T.I
Control de Proyectos de T.I
Administración de Requerimientos
Apoyo a la operación de T.I
A partir de estos sistemas, Control de Gestión obtiene datos de acuerdo a una estructura definida
previamente por los usuarios que requieren de información de gestión.
En el ámbito del Control de Gestión, se reconoce la existencia de los siguientes conceptos:
Variables: Unidades de las cuales se requiere manejar antecedentes y que están definidas a nivel de
sistemas computacionales de administración y operación.
Datos: Contenidos de una variable.
Indicadores: Combinación de variables que se transforman en información para una persona.
Las variables existen a nivel de sistemas y son estos los encargados de asociarle datos en la medida
en que la operación los genera. Cada uno de los sistemas operacionales maneja un conjunto de
variables que son propias del ámbito que cubren. A nivel de gestión, se deben definir los
indicadores que se requiere manejar y la periodicidad en que estos serán actualizados.
Esta solución contempla la incorporación de un sistema computacional denominado sistema
Control de Gestión que interactúe, a nivel de datos, con los sistemas administrativos y
operacionales, como se aprecia en el siguiente diagrama:
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
- 40 -
Proyectos de Gestión
Tesorero
General
Jefes de
Departamentos
Consulta de
indicadores
Tesoreros
Regionales
Consulta de
indicadores
sistema
Recepción
de Giro
sistema
Ingreso y
Validac.
Pagos
Jefes de
Sección
Variables de la
Operación
Consulta de
indicadores
Consulta de
indicadores
Tesoreros
Provinciales
definición
de indicadores
Consulta de
definición
definición
indicadores
de indicadores
de indicadores
definición
definición
de indicadores
de indicadores
Sistema
CONTROL de GESTIÓN
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
sistema
Control
Recaudadores
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
sistema
Carga CUT
sistema
sistema
sistema
sistema
Egresos Cobranzas Control
Admin.
Financiero Endeud.
Variables de la
Operación
sistema
Admin.
Fondos
Especiales
Variables de la Variables de la
Operación
Operación
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
sistema
Administración
Requerimientos
sistema
Ctrl de
Proyectos
Variables de la
Operación
Variables de la
Operación
sistema
sistema
sistema
ContabilidadConciliac. Recursos
del Tesoro Bancaria Humanos
Público
sistema
apoyo a operac.
T.I
sistema
Formulac. de
Proyectos
sistema
sistema
sistema
sistema
Contabilidad y Existen. y Inventarios Normativo
Abastec.
Control
Presupuestario
Diagrama de Contexto del Sistema CONTROL DE GESTIÓN
2.1.1
DESCRIPCIÓN
La funcionalidad asociada a este sistema está relacionada con la definición de indicadores de
gestión a partir de una combinación de variables capturadas desde los sistemas administrativos y
operacionales, de acuerdo a una periodicidad definida.
Esta combinación de variables se realiza mediante la definición de la fórmula o expresión asociada
al indicador. La definición puede ser realizada por el usuario de acuerdo a su necesidad y sobre la
totalidad de variables identificadas. Una vez definidos los indicadores y su periodicidad de
actualización, es posible consultarlos ya sea en forma tabular, gráfica o una combinación de
ambas.
Después de identificadas las variables de interés y su periodicidad, el sistema activará los
mecanismos de actualización que mantendrán permanentemente vigente esta información,
almacenando la historia para aquellas variables que requieran ser consultadas por acumulación o
en donde interese el análisis de las tendencias. Este almacenamiento tendrá lugar en la base de
datos del sistema.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión
2.1.2









FUNCIONALIDAD
Permitir la definición paramétrica de indicadores, individuales (por usuario) o colectivos.
Permitir analizar relaciones multidimensionales sobre un conjunto definido de datos.
Permitir la jerarquización, organización y agrupación de datos para el análisis.
Permitir el desglosamiento de datos y creación dinámica de categorías de agrupación /
desglosamiento.
Generar consultas e informes sin necesidad de conocer lenguajes técnicos de consulta ni las
estructuras de las bases de datos
Permitir la distribución de los reportes generados, automáticamente o vía correo electrónico,
dentro de la organización (para difundir información a otras personas que no requieren ser
usuarios del sistema Control de Gestión, pero que sí pueden necesitar algunas de sus salidas,
por ejemplo DIPRES)
Permitir versatilidad en la presentación de la información: gráfica, tabular o itemizada.
Poseer herramientas y funcionalidad que permitan obtener reportes de gran calidad de
presentación
Poseer la capacidad de exportar datos a otras tecnologías (por ejemplo, Excel)
2.2 SISTEMA CONSULTA DEL CONTRIBUYENTE
2.2.1
DESCRIPCIÓN
El Sistema Consulta del Contribuyente es una herramienta que integra datos obtenidos desde los
sistemas que apoyan los procesos de ingreso y egreso de la organización, permitiendo que el
contribuyente solicite información de su situación.
Este sistema tiene como usuarios a todos los contribuyentes del país, dado que les permite conocer
el estado de su situación tributaria histórica y actual ante la Tesorería General de la República. De
igual forma, esta funcionalidad es posible utilizarla desde el interior de la Tesorería por personal
de la misma, de acuerdo a privilegios asignados.
Para esto, el Sistema Consulta del Contribuyente debe integrar la información existente en las
bases de datos de los siguientes sistemas de la Tesorería General de la República:





Sistema de Recepción de Giro
Sistema de Ingreso y Validación de Pagos
Sistema de Control de Recaudadores
Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria
Sistema de Egresos
A partir de estos, el Sistema Consulta del Contribuyente obtiene datos de acuerdo a una estructura
previamente definida, en función de las necesidades de los contribuyentes.
El contribuyente puede consultar por el monto de un egreso, los giros impagos que posee, un
cartola resumen histórico del pago de sus tributos, entre otros ítems a definir.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión
2.2.2
FUNCIONALIDAD
 Poseer pantallas en las que un contribuyente determina el tipo de consulta que desea
realizar, como egresos pendientes, nuevos giros, estado de deuda total entre otros a definir.
 Consultar las diferentes bases de datos, con los registros necesarios para satisfacer las
consultas de los contribuyentes.
 Permitir la impresión de las consultas en un formato estándar, además debe permitir la
impresión de certificados (por definir) para los contribuyentes.
 Poseer un canal de transmisión de datos seguro y confiable. El sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información. Esto según los estándares
que se fijen para la transferencia electrónica de documentos.
 Permitir entregar guías de ayuda sobre los procedimientos para el pago de un giro o retiro de
un egreso, entre otros.
2.3 SISTEMA DE SEGUIMIENTO
CONTRIBUYENTE
2.3.1
DE
PRESENTACIONES
DEL
DESCRIPCIÓN
El objetivo de poseer un Sistema de Control de Presentaciones es el de obtener información del
estado en que se encuentran los documentos presentados por el contribuyente en la Tesorería
General de la República.
430945207.doc, Anexo Descripción de Procesos, Tesorería, Consultoría de Diseño de Arquitectura
Tecnológica, 6/11/2000
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Proyectos de Gestión
Para ello se propone una herramienta que permita la revisión del estado de los documentos en los
distintos sistemas operacionales del servicio. Las consultas del sistema deben poder realizarse
tanto desde el interior de la organización como del exterior, permitiendo así la consulta por parte
de los contribuyentes en forma directa.
Para esto, el Sistema de Control de Presentaciones debe integrar la información existente de los
estados en los que se encuentran los documentos en las bases de datos de los siguientes sistemas
de la Tesorería General de la República:





Sistema de Recepción de Giro
Sistema de Ingreso y Validación de Pagos
Sistema de Control de Recaudadores
Sistema de Carga en Cuenta Única Tributaria
Sistema de Egresos
A partir de estos, el Sistema obtiene datos de acuerdo a una estructura previamente definida, en
función de las necesidades de los contribuyentes.
2.3.2
FUNCIONALIDAD
 Poseer pantallas en las que un contribuyente determina el tipo de consulta que desea
realizar, como estado de un egreso, estado de deuda total entre otros a definir.
 Permitir el ingreso de una consulta por los diferentes formularios que se utilizan en
Tesorería.
 Registrar los estados, de forma histórica.
 Consultar las diferentes bases de datos, con los registros del estado en que se encuentra un
documento al interior del servicio.
 Entregar información adicional, que complemente los datos, esto puede ser una observación
de lo que significa el estado en que se encuentra un documento.
 Permitir la impresión de las consultas en un formato estándar, que identifique el estado
actual, y las actividades que se encuentran pendientes en el proceso normal del documento
por el cual se consulta.
 Poseer un canal de transmisión de datos seguro y confiable. El sistema debe poseer
algoritmos de encriptación y desencriptación de la información. Esto según los estándares
que se fijen para la transferencia electrónica de documentos.
 Permitir crear, modificar o eliminar perfiles de usuarios y sus contraseñas, permitiendo así,
un acceso remoto por parte de los contribuyentes.
 El sistema debe identificar los actores responsables de las actividades que se relacionan a un
estado.
 Permitir al Contribuyente un acceso remoto de sus datos, como rut, clave, fecha de la
consulta, entre otros.
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Anexo Descripción de Procesos

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