JUNTA ASISTENTES DE PROCESOS ESCOLARES

MANUAL PARA EL PROCESO DE
INSCRIPCIÓN/REINSCRIPCIÓN
La Responsabilidad
“Es un cumplir las obligaciones y los compromisos adquiridos,
dando respuestas adecuadas a lo que se espera de una persona o
colectividad, LLEGANDO más allá de la obligación escrita.”
DICIEMBRE DEL 2012
Proceso de Inscripción/Reinscripción 2013-INVIERNO
INFORMACIÓN GENERAL
La Universidad Autónoma Metropolitana en su Unidad Azcapotzalco, en mayo del año 2005 implantó el
Sistema de Calidad bajo la norma ISO 9001-2008, cuyo objetivo es proporcionar con EFECTIVIDAD los
servicios que se ofrecen a la comunidad universitaria, en nuestro caso, el alcance de certificación fue para el
servicios de Inscripción y Reinscripción instrumentando diversas herramientas de medidas que establece la
norma con el fin de mejorar continuamente los servicios y contribuir con ello al desarrollo de las funciones
sustantivas de la Universidad.
Para ello la Coordinación de Sistemas Escolares definió su política de calidad y lo mismo se hizo para
Sección de Registro Escolar, estableció sus procesos operativos, indicadores, formas de evaluación, etc.
Para cumplir con los objetivos establecidos por la norma del Sistema de Calidad ustedes asumen una
responsabilidad compartida muy importante, al desarrollar la parte operativa del proceso de Reinscripción,
deberán cuidar que la atención a alumnos sea eficaz (conseguir el objetivo) y eficiente (conseguir el objetivo
con el mínimo de recursos posibles). Para ello debemos observar y cumplir con las instrucciones y
recomendaciones.
o INTRODUCCIÓN:
La Coordinación de Sistemas Escolares tiene como una de sus responsabilidades llevar a cabo el proceso de
Reinscripción, lo cual implica registrar por internetmen el Subsistema de Administración Escolar (SAE) a un
promedio de 14 000 alumnos en 2000 grupos trimestralmente, lo que significa realizar aproximadamente 50
000 registros de UEA, esta tarea se realiza una parte en WEB (3 días aprox.) y 2 días, para aclaraciones y
correcciones (16 000 movimientos, 7 000 alumnos, aprox. ), tomando en cuenta un calendario escolar tipo,
utilizando 30 terminales, de ahí la importancia de realizar este proceso con el grado de seriedad y
responsabilidad que amerita la prestación de este servicio. Ha resultado muy práctico para realizar estas
funciones la contratación de Asistentes de Procesos Escolares (APE´s), que son alumnos de la misma
Universidad, ya que tienen el conocimiento y la experiencia como usuarios y lógicamente se da una empatía
y una mejor orientación al momento de que el alumno realiza su proceso de Reinscripción.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
REINSCRIPCIÓN
Horario de atención
El 9 y 10 de enero (08:30 a 19:00 hrs.)
o PUNTUALIDAD
Reinscripción 08:30 hrs.
o PASAR LISTA AL INICIAR Y DESPUÉS DE LA COMIDA.
Tanto al comenzar la jornada como al regresar de la comida se pasará lista, ya que en ambos casos se
requiere de puntualidad y deberán de estar en la hora que se les indique, de lo contrario se harán
acreedores a algunas sanciones o sustituciones y esto no será exclusivo del primer día sino que se hará
durante todo el proceso.
o MÓDULOS DE 400 ALUMNOS. (se estima se presenten 200 por módulo)
o AMABILIDAD (RAZÓN PRINCIPAL POR LO QUE LOS ALUMNOS
PROCESO).
APOYAN EL
Se requiere de su paciencia y comprensión para atender a los alumnos durante el proceso ya que se
consideran los más indicados para poder orientar y apoyar a los usuarios durante su proceso de
reinscripción.
o PROHIBIDO VISITAS.
El proceso de reinscripción requiere de toda la atención por lo que se les pide de la manera más atenta no
atender a visitantes durante el proceso, ya que a estos no se les perimirá la entrada y en caso de alguna
urgencia tendrán que salir de la sala de Cómputo a atender el asunto.
o APLICAR INSTRUCCIONES CON ATENCIÓN SIN ERRORES (CAMBIOS A NUEVAS
INSTRUCCIONES MOTIVADAS POR DISPOSICIONES DE LAS DIVISIONES)
En el desarrollo del proceso es muy común que se den nuevas indicaciones o que las que ya se habían
dado se cambien por lo que se les pide toda su atención cuando se den indicaciones.
o CUIDAR EL ÁREA DE CÓMPUTO.
Se les pide tener sólo objetos personales, no dejar basura y está estrictamente prohibido ingerir alimentos
dentro de la Sala de Cómputo.
o NO REALIZAR GESTORÍA.
No se autorizará bajo ninguna circunstancia realizar trámite a otra persona que no sea el interesado
(APE).
o NO HAY REINSCRIPCIONES ANTICIPADAS PARA NADIE.
El trámite de reinscripción únicamente lo pueden realizar dentro del horario programado según la
distribución de matrículas correspondiente, previo aviso al responsable del proceso.
o RESPETAR EL LUGAR ASIGNADO.
No se permite estar intercambiando el lugar y puesto asignado, esto solamente se realizará en caso de ser
necesario y decidido por el responsable del proceso.
o NO USAR CELULARES.
Queda prohibido usar el teléfono celular durante el proceso, tanto para los asistentes como para los
alumnos que van a realizar su reinscripción. No se atiende a ningún usuario hasta que deje de usar el
celular.
o USAR EL GAFETE.
Es importante portar en todo momento el gafete que los identifica como Asistentes de Procesos Escolares
con el fin de tener un mejor control y orden durante el proceso.
o SERIEDAD.
Se les pide la seriedad y respeto que amerita la realización de las tareas durante el proceso de
reinscripción, hay lugares y momentos para realizar otro tipo de actividades diferentes a las que se les
contrata y a las que se comprometen a cumplir.
o AVISAR CUANDO SALEN Y CUANDO REGRESAN.
Cuando tengan de la necesidad de salir por cualquier situación, tendrán que avisar al responsable del
proceso más cercano.
PUESTOS Y FUNCIONES A DESEMPEÑAR
PUERTA DE ENTRADA
REQUISITOS QUE TIENEN QUE PRESENTAR LOS ALUMNOS PARA PERMITIRLES EL INGRESO
A LA SALA DE CÓMPUTO:
 IDENTIFICACIÓN.
En caso de no contar con la credencial de alumno vigente el interesado tendrá, en el caso de no tener la
credencial mostrará alguna otra identificación con fotografía y firma expedida por alguna institución
reconocida.
 REVISAR CARTAS PODER.
La revisión de las cartas poder deben realizarse en la fila y en caso de que les falte algún requisito
informarles e indicarles que tienen que cumplirlo para poder realizar el trámite (fotocopias,
identificaciones, etc.), notificar al encargado de registrar las cartas poder que se ubicará a la entrada de la
sala.
 ORGANIZAR FILAS.
30 minutos antes de iniciar el modulo se deben de organizar las filas y numerarlos, no se reconocerán
listados ni apartados de lugares.
 REVISAR COMPROBANTE DE INSCRIPCIÓN/REINSCRIPCIÓN A UEA-GRUPO.
Durante la revisión en filas se debe de solicitar se muestre la Solicitud de Inscripción/reinscripción a
UEA-Grupo, de lo contrario verificar en terminal que le corresponde según distribución de matrículas, de
no estar en la distribución y haber realizado el pago, le corresponde realizar su aclaración el último día
programado a partir de las 15:00 hrs.
VERIFICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN Y REGISTRO DE CARTA PODER
 Verificación de Distribución de matrículas.
 Registro de Cartas poder. En caso de no presentarse el interesado, checar carta poder debidamente
requisitada, identificaciones origínales y fotocopias y regístralo en el SAE.
REGISTRO LA ENTRADA DEL ALUMNO
 REVISAR QUE SEA DEL HORARIO CORRESPONDIENTE.
Una vez que se carga la matrícula en el sistema se puede identificar si es el horario según la distribución
de matrículas que le corresponde al alumno, en caso contrario se le da la indicación de que se forme en la
fila correspondiente o en el caso de un supuesto diferente enviarlo con el responsable del proceso.
 SE VALIDARÁ EL ESTADO ACADÉMICO DEL ALUMNO.
En caso de que el alumno tenga un estado académico que le impida realizar su reinscripción, el sistema
lo señalara y se le indicará que se dirija con el responsable del proceso, para aclarar su situación
académica.
 SE VALIDARÁ EL PAGO DEL ALUMNO
En caso de que el alumno no haya realizado el pago se notificará al supervisor más cercano para que se
haga cargo del trámite.
COMODÍN
 ATENCIÓN CON LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO
Se les pide su atención con las personas que ingresan a la sala de cómputo, no sólo de los que van a
realizar su trámite sino de la gente en general que acude al área asignada para la reinscripción.

VERIFICAR QUE PASEN A LA TERMINAL QUE LES INDICAN.
Una vez indicado al alumno a que terminal se dirija para su atención verificar que este cumpla con la
indicación.
 IDENTIFICAR LAS TERMINALES QUE SE DESOCUPAN.
El comodín debe estar atento para enviar a los alumnos a las terminales conforme se van desocupando
para hacer más ágil la atención. Además identificar y Reportar a los asistentes de Procesos escolares y
alumnos de terminales que se entretengan mucho a que no avisen que están desocupados.
 ATENCIÓN A LAS PERSONAS QUE INGRESAN A LA SALA DE CÓMPUTO.
Poner especial atención en las personas que ingresan por un acceso diferente al de los alumnos que se
están atendiendo.
TERMINALES
 SALUDO
Se les pide tener un trato cordial y amable con los usuarios, lo cual redundará además de una buena
imagen, una buena atención y un mejor ambiente de trabajo.
 PEDIR IDENTIFICACIÓN
Una vez que el alumno es recibido en la terminal para registrar su horario, se le debe pedir su credencial,
identificarlo y tomar la matrícula.
 CHECAR QUE SUS DATOS SEAN LOS CORRECTOS.
Ya que aparecieron los datos en pantalla checar con el alumno que sean los correctos (foto, matrícula,
nombre, carrera, etc.)
 PEDIR LA CLAVE DE LA UEA Y GRUPO QUE SOLICITA
En caso de que no haya cupo en el grupo solicitado mostrarle otras opciones.
 UNA VEZ VERIFICADO EN LA PANTALLA LO QUE SE INSCRIBIÓ (F2)
Una vez verificado que corresponde lo otorgado con lo registrado en la pantalla se manda a imprimir el
comprobante y se le indica al alumno donde recoger su comprobante
 QUE HACER EN CASO DE NO ALCANZAR CUPOS
Se atienden en el momento de la aclaración y/o corrección. Únicamente se les entrega el comprobante de
ampliación.
El asistente tiene que poner una firma rubrica en la solicitud de ampliación para identificar quien está
realizando el trámite

COMUNICAR LOS MENSAJES EN LAS SOLICITUDES DE UEA
Se deben comentar a los interesados todos los mensajes que aparezcan en pantalla durante su trámite de
inscripción.
 PRESENTAR PT-01 PARA SU REGISTRO
Si en el sistema aparece el mensaje de que requiere la presentación de su PT para la inscripción del
proyecto terminal el alumno tiene que presentarla en original y entregarla en el cubículo con el
responsable del proceso, para que este lo registre y pueda inscribirlo.
 NO SUGERIR HORARIOS
No se debe sugerir ni influir en la decisión de empalmes u otro grupo aunque no se empalme, el
interesado debe de decidir por el mismo lo que va a inscribir.
 USO EXCLUSIVO DEL EQUIPO DE COMPUTO
El equipo de cómputo es de uso exclusivo para hacer el registro de UEA o inscripción de alumnos,
cuando algún asistente sea sorprendido haciendo un uso diferente se tomaran las medidas pertinentes.
 TERMINAL 30
Sólo con autorización se canalizara al alumno que va a realizar algún registro en la terminal 30.
 En caso de requerir autorización para registrar alguna UEA el sistema indica quienes tienen que
presentarlo
 SOLO PERSONAL AUTORIZADO DA INDICACIONES
Los asistentes únicamente deben de seguir las indicaciones del personal responsable del proceso
cualquier indicación de alguna persona diferente tienen que informarla de inmediato.
IMPRESORAS
 EN LA IMPRESORA PEDIRLE AL ALUMNO QUE REVISE SU HORARIO ANTES DE FIRMAR
Checar si es un solo comprobante o también el de idiomas, al momento de entregarle el comprobante
de reinscripción, se debe de pedir al alumno que revise si es correcto con lo que solicitó, en caso de que
no sea así se le canaliza nuevamente con el APE que lo atendió para que haga las correcciones
pertinentes.
 ORGANIZAR FILAS
Al inicio de cada módulo es muy común que se acumule la gente en el área de impresión por lo que es
importante en la medida de lo posible procurar un orden con los alumnos para que puedan recoger su
comprobante con más agilidad.
SELLOS

SELLAR TODOS LOS COMPROBANTES
Todos los comprobantes con los que sale el alumno después de realizar su reinscripción deben de estar
sellados: el comprobante de de reinscripción, de ser el caso el de idiomas, el comprobante de pago de
reposición de credencial y de anualidad y/o servicio trimestral, la solicitud de alta a UEA-grupo si va a
solicitar ampliación.

ATENCIÓN CON LA GENTE QUE INGRESA.
Se pide su colaboración para que impidan el acceso a la sala de cómputo a personas ajenas a participar o
a realizar en el proceso de reinscripción, la entrada a cualquier otra área de la sala de cómputo es por la
puerta de cómputo

NO VISITAS
Evitar tener visitas en la mesa de sellos, evitar sanciones y llamadas de atención.
ACOMODO:


POR HORARIO (menor a mayor ) POR DÍA Y DIVISIÓN
Se debe de tener al día el acomodo de los comprobantes de reinscripción, al terminar cada jornada, se
anota el día, la división, horario y los datos del responsable de acomodo de cada paquete.
ESCANEAR COMPROBANTES DE REINSCRIPCIÓN.
Ligas:
Guía de Reinscripción
http://www.azc.uam.mx/sae/avisos_coordinacion.php
Reglament6o de Estudios Superiores
http://www.uam.mx/legislacion/reglamento_estudios_superiores.html
RECUERDA:
“No te haces mayor cuando cambias de estatura, te haces
mayor cuando crees que PUEDES corresponder a tus
responsabilidades.”