g_03_2 guía para la caracterización de procesos

GUÍA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
GUÍA PARA LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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Código: G032
La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben
controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Estos elementos son: Misión, líder, límites,
clientes, productos, subprocesos, insumos, proveedores, base documental, indicadores, cargos
involucrados y los recursos físicos y/o tecnológicos
La caracterización de un proceso debe realizarse cuidadosamente, de manera que esta sea coherente y
consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodología que ayude a plasmar y manejar
todos los conceptos allí presentados y se pueda mantener un “hilo conductor” a través de toda la
caracterización.
Se presenta a continuación un método que puede ayudar a realizar una caracterización del proceso,
basado en el mismo principio de “enfoque por procesos”, que inicia con el usuario (interno y/o externo).
En primer lugar, se propone aplicar un orden o secuencia de identificación de cada uno de los
componentes de la caracterización, así:
1. OBJETIVO
Describir las actividades necesarias para desarrollar la caracterización de los procesos
identificados en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos que se hayan identificado en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje dentro del
Mapa de Procesos.
3. DEFINICIONES
3.1
PROCESO
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados
3.2
PRODUCTO
Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
3.3
PROVEEDOR
Organización, entidad o proceso que proporciona un producto, servicio y/o entrada que se debe
transformar.
3.4
INDICADOR
Relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparación entre la situación presente
del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y la norma o patrón establecido como requerimiento de la
productividad y competitividad organizacional, en función de la misión, la visión y las metas establecidos
3.5
ENTRADA
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Información o elementos que van a ser transformados (Materiales, información)
3.6
SALIDA
Información, productos, subproductos o servicios generados como consecuencia de las actividades del
proceso.
3.7
RECURSOS
Elementos que intervienen en el proceso sin ser transformados
3.8
CONTROLES
Acciones necesarias para confrontar el estado de entradas, las salidas o para comprobar la ejecución de
actividades.
3.9
DUEÑO DE PROCESO
Cargo que debe garantizar el establecimiento, implementación y mantenimiento de las actividades del
proceso.
3.10 ACTIVIDADES
Las acciones que agregan valor a las entradas para transformalas en salidas
4. CONDICIONES GENERALES
Requisitos básicos de un proceso
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
El proceso cruza una o varias áreas funcionales del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.
Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta
"QUÉ", no al "CÓMO".
El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquiera en la entidad
El nombre debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
Tienen un RESPONSABLE que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.
Es capaz de satisfacer las etapas del ciclo PHVA
Tienen indicadores que permiten visualizar la evolución de los mismos
Porqué caracterizar o modelar un proceso
i.
j.
k.
l.
m.
n.
Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente los procesos
Establece claramente las líneas de comunicación entre los procesos
Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos
Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos)
Crea conciencia en los resultados de cada proceso
Facilita la definición de los tableros de indicadores para cada proceso
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Facilita el despliegue de los objetivos
Facilita la implementación de metodologías de costeo por proceso o actividades:
TIPOS DE SALIDAS
q.
r.
s.
t.
u.
Salidas según el propósito resultado esperado del proceso
Información sobre las salidas.
Existen procesos internos en la organización que están interesados en información sobre otro
proceso o procesos
Algunas salidas son las no esperadas o no conformes a lo establecido por el cliente.
Algunas salidas son subproductos (aspectos del proceso) Ejemplos: Desperdicios, informes con
errores
5. DESARROLLO
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1.
Establecer nombre del proceso
Equipo del
Proceso
2.
Establecer dueño del proceso
Equipo del
Proceso
3.
Establecer el objetivo del proceso, el cual está muy Equipo del
relacionado con los resultados esperados del mismo
Proceso
4.
Establecer el alcance del proceso, el cual delimita desde la
Equipo del
primera hasta la última actividad del proceso, así mismo los
Proceso
procesos, áreas o dependencias a quienes le aplica.
REGISTRO
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
5.
Establecer la(s) salida(s) razón de ser del proceso y definir
Equipo del
quien es el cliente de la(s) misma(s) en términos de proceso
Proceso
no de áreas, ni de cargos.
Herramienta
de
caracterización de
procesos
6.
Equipo del
Establecer información relacionada con la(s) salida(s) razón
Proceso
de ser del proceso.
7.
Establecer entradas que se transforman y quién es el
proveedor de las mismas en términos de proceso no de
áreas, ni de cargos.
Equipo del
Proceso
8.
Establecer actividades de planeación del proceso.
Equipo del
Proceso
9.
Establecer actividades de ejecución del proceso
Equipo
Proceso
10.
Establecer actividades de verificación del proceso
Equipo del
Proceso
de
de
de
de
de
de
de
de
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
de
de
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
del
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
de
de
de
de
de
de
de
de
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Nº
ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
11.
Establecer actividades de ajuste, toma de acciones, Equipo del
correctivas, preventivas y/o de mejora del proceso.
Proceso
12.
Relacionar el Talento Humano con el que cuenta el proceso;
indique los cargos involucrados en el desarrollo de cada una
de las actividades teniendo en cuenta los siguientes roles:
Autoriza: Persona que toma la decisión o aprueba la
ejecución de la actividad.
Equipo del
Responsable: Persona que debe garantizar el resultado Proceso
exitoso de la actividad.
Ejecuta: Persona que desarrolla la actividad
Controla: Persona que inspecciona la buena ejecución de la
actividad, garantizando el cumplimiento de requisitos
13.
Relacionar los recursos físicos y tecnológicos con los que Equipo del
cuenta el proceso
Proceso
14.
Identificar los controles necesarios con respecto a salidas,
Equipo del
entradas, así como la condición que deben cumplir los
Proceso
recursos
15.
Relacione la documentación asociada con el proceso: Equipo del
procedimientos, registros, entre otros.
Proceso
16.
Indique los requisitos legales aplicables al proceso que está Equipo del
caracterizando.
Proceso
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Herramienta de caracterización de procesos
Normograma
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha
Versión
Descripción
REGISTRO
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
de
de
de
de
Herramienta
de
caracterización de
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
Herramienta
caracterización
procesos
de
de
de
de
de
de