Macroproceso: Programa Gobierno en Línea. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Versión: 1.0 Pág. 1 de 7 OBJETIVO: Adelantar las acciones necesarias para la conceptualización, diseño, desarrollo, puesta en marcha y mantenimiento de un sistema de monitoreo, seguimiento y evaluación a la Estrategia de Gobierno En Línea en Colombia, a partir del: conocimiento del estado del arte a nivel nacional e internacional, la recolección de necesidades y la medición de avances en proyectos, con el objeto de generar los insumos para la definición permanente de lineamientos, políticas y cursos de acción orientados al logro de los objetivos de la Estrategia de Gobierno En Línea. PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso Articulación Gestión Programa Gobierno Línea. de y del en Proceso Administrativo, Financiero y Jurídico del Programa Gobierno en Línea. Entidades. Empresarios. Ciudadanos. Organizaciones Internacionales que hacen mediciones del avance de Gobierno En Línea. ENTRADAS ACTIVIDADES Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos. Documento Visión Colombia Segundo Centenario: 2019. CONPES 3072 de 2000. Estrategia de Gobierno En Línea. Plan de acción Programa Gobierno en Línea del año en vigencia. Portafolio de productos y servicios del Programa Gobierno en Línea. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. Diagnósticos sectoriales para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea. Plan de acción sectorial para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea. Plan de desarrollo sistemas transversales. Relación de servicios y soluciones de Gobierno En Línea. de Informes internacionales de Gobierno En Línea. Manuales de contratación. Elaborado por: Consultores área de Monitoreo y Evaluación. Fecha: 04-07-2007 1. Monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Línea. 1.1. Conceptualizar, diseñar, aplicar y ajustar la metodología de monitoreo y evaluación del avance de Gobierno En Línea para obtener información que permita medir el impacto, calidad, uso, necesidades y expectativas de los servicios de Gobierno En Línea. 1.2. Analizar y promover los resultados obtenidos de la aplicación de la metodología de monitoreo y evaluación de Gobierno En Línea, a través de la elaboración y publicación de informes. 1.3. Conceptualizar, diseñar, desarrollar, implementar, poner en marcha y mantener la herramienta de software que apoya el Sistema de monitoreo y evaluación. 1.4. Gestionar contratación, requiera. acciones cuando CLIENTES INTERNOS EXTERNOS SALIDAS de se Línea base de Gobierno En Línea en Colombia. Metodología para monitorear y evaluar Gobierno En Línea. Reportes de información del avance de Gobierno En Línea. Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso de Investigación y Planeación del Programa Gobierno en Línea. Informes consolidados del avance de Gobierno En Línea. Recomendaciones para la Estrategia de Gobierno En Línea. PGELAPFM-005 Solicitud de recursos de comunicación. PGELMEFM-001 Requerimiento de contratación. Investigaciones respecto del tema. Estudio de mercado. Términos referencia. Revisado por: Eliécer Vanegas Murcia. Director de Monitoreo y Evaluación. Fecha: 12-10-2007 Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. de Proceso de Articulación y Gestión del Programa Gobierno en Línea. Proceso de Apropiación del Programa Gobierno en Línea. Proceso Administrativo, Financiero y Jurídico del Programa Gobierno en Línea. Entidades. Empresarios. Ciudadanos. Organizaciones Internacionales que hacen mediciones del avance de Gobierno En Línea. Organizaciones No Gubernamentales. Aprobado por: María Isabel Mejía Jaramillo. Directora del Programa Gobierno en Línea. Fecha: 09-11-2007 PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS ENTRADAS Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso Articulación Gestión Programa Gobierno Línea. de y del en Proceso Administrativo, Financiero y Jurídico del Programa Gobierno en Línea. Procesos Programa Gobierno Línea. Entidades. Portafolio de productos y servicios del Programa Gobierno en Línea. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. PGELMEFM-014 Requerimiento de información, petición, queja ó reclamo. Ciudadanos. Empresarios. Organizaciones que hacen mediciones del avance de Gobierno En Línea. ACTIVIDADES 2. Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI. Ficha de Estadística Básica de Inversión – EBI. Manuales de contratación. Informe consolidado de información de la Estrategia de Gobierno En Línea: Proyectos del Programa Gobierno en Línea. del en Cronograma general de actividades. Macroproceso: Programa Gobierno en Línea Monitorear y evaluar la gestión de los proyectos. 2.1. Realizar el monitoreo y evaluación a la gestión del proyecto de acuerdo a lo establecido en la ficha de proyecto. Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas de Gobierno - SIGOB. 2.2. Generar y publicar informes de los resultados obtenidos del monitoreo y evaluación a la gestión de los proyectos. 2.3. Atender requerimientos de información relacionados con la gestión y avance de los proyectos. 2.4. Definir y evaluar conjuntamente con el responsable de la articulación de proyectos, las acciones correctivas cuando correspondan. 2.5. Revisar y consolidar los datos asociados a productos, servicios o proyectos. 2.6. Gestionar contratación, requiera. acciones cuando CLIENTES INTERNOS EXTERNOS SALIDAS PGELAGFM-002 Ficha de proyecto. Informes para entes de control. PGELMEFM-014 Requerimiento de información, petición, queja o reclamo, diligenciada con la respuesta adjunta. Plan de acción operativo – F4. Ejecución del Plan de acción u operativo – F4A. Indicadores de gestión – F6 y sus correspondientes soportes. Plan operativo acción – POIA. Cronograma de actividades del POIA. u de Sistema de Gestión y Seguimiento a las Metas de Gobierno – SIGOB, actualizado. Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI, actualizado. Planes de mejoramiento del Programa presentados a la Contraloría General de la República. Fichas de Estadística Básica de Inversión – EBI, actualizada. Informe consolidado de información de la Estrategia de Gobierno En Línea: Proyectos del Programa Gobierno de se CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones. Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso Articulación Gestión Programa Gobierno Línea. Entidades. Ciudadanos. Empresarios. Organizaciones que hacen mediciones del avance de Gobierno En Línea. de y del en Proceso Administrativo, Financiero y Jurídico del Programa Gobierno en Línea. Versión 1.0 Pág. 2 de 7 PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS ENTRADAS ACTIVIDADES CLIENTES INTERNOS EXTERNOS SALIDAS en Línea. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Procesos Programa Gobierno Línea. del en Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones. No aplica. PGELMEMA-001 Manual de calidad: mapa de procesos, organigrama, política y objetivos de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad: hojas de vida de los indicadores y tablero de control. 3. Definir, diseñar, implementar, monitorear y evaluar el Sistema de Gestión de Calidad. PGELMEFM-001 Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos. al 3.4. Programar y realizar auditorías internas. las PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. 3.5. Gestionar acciones preventivas. Informe consolidado de información de la Estrategia de Gobierno En Línea: Proyectos del Programa Gobierno en Línea 3.7. Realizar seguimiento a los indicadores de los procesos. Cronograma general de actividades. Macroproceso: Programa Gobierno en Línea Estudio de mercado. Términos de referencia. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. PGELMEFM-001 Solicitud elaboración, modificación eliminación documentos. 3.3. Realizar seguimiento producto no conforme. 3.6. Gestionar acciones correctivas. 3.8. Monitorear cronograma actividades. y evaluar general de 3.1. Controlar documentos. 3.2. Controlar registros. PGELAFFM-001 Requerimiento contratación. PGELMEFM-004 Listado maestro documentos. de de PGELMEFM-005 Relación de sensibilización y apropiación de los documentos del Programa Gobierno en Línea. PGELAPFM-005 Solicitud de recursos de comunicación. PGELMEFM-006 Listado maestro registros. el de de PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. PGELMEFM-007 Programa de auditorías internas de calidad. PGELMEFM-008 Plan de auditoría interna de CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso Apropiación Programa Gobierno Línea. de del Procesos Programa Gobierno Línea. del o de en No aplica. en Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Comunicaciones. Oficina de Control Interno del Ministerio de Comunicaciones. Versión 1.0 Pág. 3 de 7 PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS ENTRADAS ACTIVIDADES CLIENTES INTERNOS EXTERNOS SALIDAS calidad. 4. Ministerio de Comunicaciones. Procesos Programa Gobierno Línea. Entidades. del Ciudadanos. en Empresarios. PGELMEFM-014 Requerimiento de información, petición, queja ó reclamo. PGELMEFM-009 Lista de verificación para auditoría interna de calidad. PGELMEFM-010 Evaluación auditores. de PGELMEFM-011 Informe de auditoría. Ayudas de memoria. PGELMEFM-012 Consolidado de acciones correctivas y preventivas. Informe de análisis de los datos de los indicadores por proceso. PGELMEFM-013 Reporte observaciones solicitud modificaciones. de y de Gestionar derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. 4.1. Recibir derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. 4.2. Evaluar, priorizar y direccionar los derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. 4.3. Hacer seguimiento a la gestión de la respuesta del derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. PGELMEFM-014 Requerimiento de información, petición, queja ó reclamo. PGELMEFM-015 Consolidado de requerimientos de información, petición, queja ó reclamo. Ministerio de Comunicaciones. Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Entidades. Ciudadanos. Empresarios. 4.4. Consolidar y entregar la respuesta de derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y Macroproceso: Programa Gobierno en Línea CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Versión 1.0 Pág. 4 de 7 PROVEEDORES INTERNOS EXTERNOS ENTRADAS ACTIVIDADES CLIENTES INTERNOS EXTERNOS SALIDAS reclamos. Proceso de Monitoreo y Evaluación del Programa Gobierno en Línea. No aplica. Procedimientos internos relacionados con el proceso. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. Cronograma actividades. general de PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. 5. Seguimiento y auto evaluación de la Gestión del Proceso de Monitoreo y Evaluación 5.1. Realizar seguimiento a implementación de procedimientos. la los 5.2. Realizar seguimiento a la aplicación de las acciones de control asociadas a los riesgos. 5.3. Analizar gestión los indicadores de 5.4. Evaluar el estado de avance del cronograma general de actividades del área. RECURSOS Cronograma general de actividades. Informes de avance de actividades, cuando se requiera. DOCUMENTOS INTERNOS Humanos: Contratistas (Personas Naturales y/o Jurídicas). Metodología para monitorear y evaluar Gobierno En Línea. PGELMEMA-001 Manual de calidad. PGELMEMA-002 Manual de indicadores de calidad. PGELMEMA-003 Manual de riesgos. PGELMEMA-004 documental. Proveedores Jurídicas). Infraestructura Física: (Personas Instalaciones del Programa Gobierno en Línea: Oficinas y Salas de Reuniones. Puestos de Trabajo. Elementos de oficina. Recurso de información: Sitio Web del Ministerio de Comunicaciones: www.mincomunicaciones.gov.co Sitio Web del Programa Gobierno en Línea: programa.gobiernoenlinea.gov.co Macroproceso: Programa Gobierno en Línea Manual de PGELMEPR-001 Procedimiento para control documentos. Procedimiento PGELMEPR-003 Procedimiento producto no conforme. PGELMEPR-004 internas. Procedimiento PGELMEPR-005 Procedimiento correctivas y preventivas. de de Proceso de Direccionamiento del Programa Gobierno en Línea. Proceso Monitoreo Evaluación Programa Gobierno Línea. de y del No aplica. en Línea base de Gobierno En Línea en Colombia. Reportes de información del avance de Gobierno En Línea. Informes consolidados del avance de Gobierno En Línea. Recomendaciones para la Estrategia de Gobierno En Línea. PGELAFFM-001 Requerimiento de contratación. Estudio de mercado. Términos de referencia. PGELAGFM-002 Ficha de proyecto Informes para entes de control. Plan de acción u operativo – F4. Ejecución del Plan de acción u operativo – F4A. Indicadores de gestión – F6. Plan operativo de acción – POIA. Cronograma de actividades del POIA. Sistema de Gestión Y Seguimiento a las Metas de Gobierno – SIGOB. parametrización Línea base de Gobierno En Línea. PGELMEPR-002 registros. REGISTROS DE CALIDAD Director de Monitoreo y Evaluación. Informe consolidado de información de la Estrategia de Gobierno En Línea: Proyectos del Programa Gobierno en Línea. 5.5. Formular y ejecutar las acciones correctivas y preventivas. RESPONSABLES PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. control control para de de de de auditorías acciones CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Versión 1.0 Pág. 5 de 7 RESPONSABLES RECURSOS Sitio Web de la Intranet Gubernamental: www.igob.gov.co Infraestructura Tecnológica: Software: Software de Ofimática. SIGOB: Sistema de Seguimiento a Metas Presidenciales, www.sigob.gov.co SPI: Sistema de Seguimiento de Proyectos de inversión: www.dnp.gov.co PARTICIPANTES DOCUMENTOS INTERNOS PGELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. PGELMEPR-007 Procedimiento para la generación, reporte y seguimiento del cronograma general de actividades. PGELMEPR-008 Procedimiento para reporte de información periódica. PGELMEPR-009 Procedimiento para diligenciamiento de la ficha de Estadística Básica de Inversión – EBI. DOCUMENTOS EXTERNOS Sistema de Correspondencia del Ministerio de Comunicaciones: ALFAWEB. Hardware Consultores Evaluación. de Monitoreo y REGISTROS DE CALIDAD Sistema de seguimiento a proyecto de inversión – SPI. Planes de mejoramiento del Programa presentados a la Contraloría General de la República. Fichas de estadística básica de inversión – EBI. Informe consolidado de avance de la estrategia de Gobierno En Línea: proyectos Programa Gobierno en Línea. PGELMEFM-001 Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos. Cuadro de control de indicadores. PGELMEFM-003 Reporte de no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Cronograma general de actividades. PGELMEFM-004 Listado maestro de documentos. PGELMEFM-005 Relación de sensibilización y apropiación de los documentos del Programa Gobierno en Línea. PGELAPFM-005 comunicación. Equipos de cómputo. Impresoras. Aparatos Telefónicos. Video Beam. Comunicaciones. PGELMEFM-007 Programa de auditorías internas de calidad. Línea telefónica. Red física comunicación. interna Red inalámbrica comunicación. de de Financieros: Recursos Cofinanciación. Recursos Propios. de recursos de PGELMEFM-006 Listado maestro de registros. Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, Estado Comunitario: desarrollo para todos. PGELMEFM-008 calidad. Documento Visión Colombia Segundo Centenario: 2019. PGELMEFM-009 Lista de auditoría interna de calidad. CONPES 3072 de 2000. PGELMEFM-010 Evaluación de auditores. Norma Técnica de Calidad de Gestión Pública, NTCGP1000:2004. PGELMEFM-011 Informe de auditoría. Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2000. Ayuda de memoria. PGELMEFM-012 Consolidado correctivas y preventivas. Informe de análisis de los datos de los indicadores por proceso. PGELMEFM-013 Reporte solicitud de modificaciones PGELMEFM-014 Requerimiento de información, petición, queja o reclamo. PGELMEFM-015 Consolidado de requerimientos de información, petición, queja ó reclamo. Informes de avance de actividades. Recursos asignados para el desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública, PRAP para el subcomponente de Sistemas de Información desarrollado por el Programa Gobierno en Línea. Macroproceso: Programa Gobierno en Línea Solicitud CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Plan de auditoría interna de de Versión 1.0 verificación de para acciones observaciones Pág. 6 de 7 y RIESGOS Conceptualización, diseño y/o aplicación de la metodología no contemple todas las alternativas de monitoreo y evaluación de las soluciones y/o servicios disponibles dentro del marco del Gobierno En Línea. ACCIONES DE CONTROL Ejecutar pruebas piloto de la metodología para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Línea. Adelantar las acciones a que haya lugar para articular, gestionar y difundir los objetivos a alcanzar en la aplicación de la metodología de monitoreo y evaluación del Gobierno En Línea. Implementar estrategias de incentivos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Línea. INDICADORES Número de informes publicados sobre el Estado del Gobierno En Línea (NIEGEL). Número de productos y servicios no conformes por proceso (NPSNC). Porcentaje de atención Información, Peticiones, (PARIPQR). Porcentaje de avance en el levantamiento de la Línea Base de la Estrategia de Gobierno En Línea (ALB). de Requerimientos de Quejas y Reclamos Entidades no generan el(los) espacio(s) para la aplicación de la metodología de monitoreo y evaluación del Gobierno En Línea. Entidades no suministran los datos base para las mediciones de monitoreo y evaluación de manera oportuna y con la precisión y consistencia requerida. Impulsar la creación de instrumentos normativos para que las Entidades suministren los datos requeridos para monitorear y evaluar el avance de Gobierno En Línea. Porcentaje de avance en la definición, diseño, desarrollo e implementación del Sistema de Monitoreo y Evaluación de la Intranet Gubernamental (ASMEIG) Ficha de proyecto no diligencia de manera oportuna y con datos precisos y consistentes. Implementar la metodología para monitorear y evaluar Gobierno En Línea. Planificación inadecuada o inexistente de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Gobierno en Línea. Implementar procedimientos para formular anteproyectos y proyectos, y para articular y administrar proyectos. Porcentaje de avance en la definición, diseño, desarrollo e implementación del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Gobierno En Línea (ASME) Implementar el formato de planificación de cambios del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Gobierno en Línea. Porcentaje de avance en la ejecución de las actividades para analizar, publicar y promover los resultados de la Estrategia de Gobierno En Línea generados por el Sistema de Monitoreo y Evaluación (AAPREGEL). Porcentaje de avance en la elaboración de estudios para determinar necesidades y expectativas de ciudadanos, empresarios y entidades sobre el Gobierno En Línea (AEGEL). Porcentaje de avance en la elaboración de estudios para determinar necesidades, expectativas y usos de la Intranet Gubernamental por parte de las entidades públicas (AENEUIG). Tiempo de atención de requerimientos de información, peticiones, quejas y reclamos (TPAR). Ejecución de las acciones correctivas no cubre la causa de la no nonformidad. Adelantar la(s) revisiones del Sistema de Gestión de Calidad del Programa Gobierno en Línea, por parte de la Dirección. Datos para atender requerimientos de información y gestionar peticiones, quejas ó reclamos, inoportunos y/o sin la precisión y consistencia requerida. Implementar el PGELMEPR-005 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Respuesta ofrecida al requerimiento de información, petición, queja ó reclamo, no satisface la necesidad del solicitante. Implementar procedimientos para formular anteproyectos y proyectos, para articular y administrar proyectos. Implementar el PGELMEPR-006 Procedimiento para atender derechos de petición, solicitudes de información, consultas, quejas y reclamos. Macroproceso: Programa Gobierno en Línea P H A V CARACTERIZACION DEL PROCESO DE MONITOREO Y EVALUACIÓN Una vez impreso este documento se considera documento no controlado. Versión 1.0 Pág. 7 de 7