DEFINICIÓN DE PROCESO DE INICIACIÓN DE PROYECTO

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE INICIACIÓN DEL PROYECTO
Presentado por:
GRUPO GAMMA
PROCESO DE INICIACIÓN
Versión 1.0
DEFINICIÓN PROCESO DE INICIACIÓN DE PROYECTO
1. Introducción
A la hora de iniciar un proyecto es importante tener en cuenta algunos conceptos
que puedan guiar la ejecución de las actividades involucradas, los recursos
necesarios y los resultados esperados. Con el fin de estructurar estos conceptos,
se definirá en este documento un proceso para la iniciación de un proyecto el cual
especificará los insumos con los que se debe contar, el flujo de actividades a
seguir y las salidas que se deben generar.
2. Criterios de inicio o criterios de entrada
Este proceso inicia una vez una organización identifica una oportunidad o
necesidad de negocio y genera como resultado un proyecto el cuál solucionará la
problemática planteada.
3. Objetivo del proceso
El objetivo principal del proceso de iniciación es autorizar de manera formal el
comienzo del proyecto. Adicionalmente, con la ejecución de este proceso se
asigna un gerente de proyecto, se identifican los principales stakeholders y se
genera el Acta de Constitución del Proyecto en el cual se consigna el objetivo, el
alcance y se definen las principales condiciones y restricciones que se deben
tener en cuenta durante su ejecución.
4. Responsables del Proceso
El principal responsable del proceso es el gerente de proyecto el cuál deberá
coordinar la planeación y ejecución de las actividades involucradas.
Adicionalmente, como parte de las personas responsables se encuentran los
patrocinadores principales y la alta gerencia quienes dan la última palabra para
autorizar el proyecto. Los recursos internos del proyecto son responsables de
definir las reglas generales internas de trabajo que se tendrán en cuenta durante
toda la ejecución del proyecto.
5. Entradas
Definición Proceso de Iniciación del Proyecto
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Las siguientes son las entradas del proceso de iniciación del proyecto:

Enunciado del trabajo del Proyecto:
El enunciado del trabajo es la entrada que describe la oportunidad o
necesidad de negocio que la organización ha identificado y por la cual se
dio origen al proyecto. Adicionalmente, indica el alcance y los requisitos del
producto los cuales servirán de apoyo para los procesos posteriores
principalmente al proceso de planeación.

Factores Ambientales:
Una entrada a este proceso son las herramientas de distribución y
administración de la información con el fin de contar con documentos
estructurados y versionados para que puedan ser actualizables de manera
íntegra y fácilmente accesibles entre los diferentes interesados.

Guías y Procesos de Dirección de Proyectos:
Una entrada a este proceso es el conjunto de guías y procesos que dirigirán
la ejecución de las actividades involucradas. La definición que se está
realizando en este documento representa una entrada a este proceso. El
marco metodológico PMI también puede constituir una entrada.

Equipo de Proyecto
El equipo del proyecto es la entrada que define los recursos con los que se
cuenta para desarrollar el proyecto. La alta gerencia define un gerente de
proyectos el cual conforma el equipo de trabaja dependiendo de las
necesidades que el proyecto solicite.

Plantilla de Acta de Constitución del Proyecto:
Se debe contar con una plantilla de acta de constitución la cuál defina la
información mínima que se debe consignar para dar inicio formal del
proyecto. Se anexa una plantilla del acta de constitución para usar en su
elaboración (Plantilla Acta de Constitución).
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6. Actividades
Las siguientes son las actividades que se deben ejecutar durante el proceso de
iniciación de proyecto: (Descripción, resultado, responsable).
Plantilla de
Acta de
Constitrución
Enunciado del
proyecto
Equipo de
Proyecto
1.Definición de Objetivo
del Proyecto
(Gerente de Proyecto)
2.Asignación de
Líder de Proyecto
Objetivos Acta
de Constitución
2.1 Definición de
Reglas de Juego
(Gerente de Proyecto)
Reglas de Juego de
Equipo para el Acta de
Consitución
1.1 Definición de
Alcance Preliminar
(Gerente de Proyecto)
2.2 Asignación de Roles
(Gerente de Proyecto)
Asignación de Roles y
Responsabilidades para
el Acta de Consitución
Alcance Preiliminar
del Acta de
Consitución
2.3 Definición de
Organigrama del
Proyecto
(Gerente de Proyecto)
Organigrama del
Proyecto para el Acta
de Consitución
3. Identificación de
Principales Resgos
(Gerente de Proyecto)
Matriz de Riesgos
Principales para el Acta
de Consitución
1.2 Definición de
Restricciones y
Supuestos
(Gerente de Proyecto)
Restricciones y
Supuestos del Acta
de Constitución
4. Generación y
Aprobación Documento
Acta Constitución Proyecto
(Gerente de Proyecto)
Acta de
Constitución
de Proyecto
Figura. 1 Diagrama Actividades Proceso Iniciación del Proyecto
Definición Proceso de Iniciación del Proyecto
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1. Definición de Objetivo del Proyecto
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar una definición del
principal objetivo del proyecto. Se debe tener en cuenta que esta
definición debe estar en términos de la problemática que pretende
solucionar el proyecto a nivel del negocio.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definición del objetivo
del proyecto
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.
1.1 Definición del Alcance Preliminar
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar la definición
preliminar del alcance del proyecto. El alcance hace referencia a los
productos y servicios que se van a generar durante la ejecución del
proyecto. Se debe tener en cuenta que se debe especificar los
límites del proyecto y describir explícitamente lo que no incluye el
proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definición del alcance
preliminar
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.
1.2 Definición de Restricciones y Supuestos
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar la definición de las
restricciones y los supuestos del proyecto. Las restricciones del
proyecto hacen referencia a las limitaciones que se deben tener en
cuenta durante la ejecución del mismo, por ejemplo, restricciones de
tiempo, costo y recursos. Los supuestos son condiciones que se
asumen que se tendrán en el proyecto los cuales se deben definir
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explícitamente para que el patrocinador los tenga en cuenta a la hora
de firmar el acta de constitución del proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definición de las
restricciones y supuestos del proyecto
c. Responsable: Gerente de Proyecto.
d. Participantes: Miembros del Equipo
2.0 Asignación del Líder del Proyecto
a. Descripción: Esta actividad se basa en escoger al Gerente del
proyecto. La decisión es tomada por todos los miembros del grupo y
aprobada por medio de un consenso. La entrada principal de esta
actividad es la conformación del equipo del proyecto.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la asignación de un líder
al proyecto.
c. Responsable: N/A.
d. Participantes: Miembros del equipo.
2.1 Definición de Reglas de Juego
a. Descripción: Esta actividad se basa en definir en conjunto con los
miembros del equipo las reglas de juego a trabajar durante todo el
proyecto, estas reglas deben cumplir como mínimo con los
siguientes temas: Manejo de reuniones, mecanismos de
comunicación, asignación de tareas, solución de conflictos, control
de actas.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la definición de las
reglas de juego para el funcionamiento del equipo.
c. Responsable: Gerente del Proyecto,
d. Participantes: Miembros del equipo.
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2.2 Asignación de Roles
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar la definición y
asignación de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
Cada integrante escoge un rol y se aprueba por medio de un
consenso grupal.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la asignación de los
roles a los miembro del equipo.
c. Responsable: Gerente del Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.
2.3 Definición de Organigrama del Proyecto
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar la definición de la
estructura de personas que conforman el proyecto con sus roles y
responsabilidades.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es un organigrama del
proyecto y una descripción de las responsabilidades de cada rol.
c. Responsable: Gerente de Proyecto.
d. Participantes: Miembros del equipo
3. Identificación de Principales Riesgos
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar una identificación
inicial de los principales riesgos del proyecto. Estos riesgos deben
tener una clasificación en particular y se deben definir estrategias de
mitigación para cada uno.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es una matriz inicial de
riesgos.
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c. Responsable: Gerente de Proyecto.
d. Participantes: Miembros del Equipo
4. Generación y Aprobación de Documento Acta Constitución Proyecto
a. Descripción: Esta actividad se basa en realizar un documento que
autorice formalmente al proyecto. El documento debe estar basado
en la plantilla definida como entrada del proceso y se le debe
adjuntar el resultado de todas las actividades anteriores. Una vez
revisado este documento por los participantes, debe ser aprobado y
firmado por los miembros del equipo.
b. Resultado: El resultado de esta actividad es la generación del acta
de constitución del proyecto.
c. Responsable: Gerente de Proyecto
d. Participantes: Miembros del equipo.
5.
Salidas

Acta de Constitución del Proyecto:
El acta de constitución del proyecto es la salida de la ejecución de las
actividades definidas durante el proceso, los resultados obtenidos de cada
actividad se incluyen en el acta de constitución la cual autorizará
formalmente al proyecto.
6.
Criterios de terminación del proceso
El proceso finaliza una vez se hayan ejecutado todas las actividades definidas y
como resultado, se haya formalizado el Acta de Constitución del Proyecto por
parte de Gerente, los patrocinadores principales y los integrantes internos del
proyecto.
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7.
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Validación y verificación del proceso
Estos son los criterios de validación y verificación con los que se acepta la
ejecución correcta del proceso descrito:
a. Completitud del acta de constitución:
Descripción: Este criterio hace referencia a que todos los puntos descritos en la
plantilla del acta de constitución se encuentren en el acta generada por el proceso.
Criterio de Aceptación: Se debe tener el 100% de los puntos descritos en la
plantilla registrados en el acta de constitución.
b. Formalización del acta:
Descripción: Este criterio hace referencia a que todos los miembros del equipo
deben estar de acuerdo con todos los puntos referenciados en el acta de
constitución.
Criterio de Aceptación: Se debe tener las firmas del 100% de los integrantes del
equipo en el acta de constitución.
Referencias:
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.Tercera Edición. Norma
Nacional Americana. ANSI/PMI 99-001-2004. Ed. Project Management Institute,
Inc. EEUU. 2004. 409p. ISBN: 1-930699-73-5
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