Access
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Introducción al concepto de las bases de datos: Creación de tablas
Bases de datos
Creación de una nueva base de datos
Las tablas .
Clave principal.
Completar el contenido de los campos
Tipo de campos: ( Asistente de búsqueda, Autonumérico, Fecha / hora ,
Hipervínculos, Memo, Moneda, Número , Objeto Ole , Sí/ No , Texto )
Las propiedades de los campos (Tamaño del campo, Formato, La Máscara de
entrada, Titulo, Valor predeterminado , Regla de validación , Texto de
validación , Requerido, Indexados )
Consultas sencillas.
Las Consultas
Diseño de una Consulta
El operador lógico
Otros ejemplos de criterios
Mostrar dos campos en la misma columna
Cálculos dentro de las Consultas
Los campos calculados
Aplicar formatos a los campos
La función condicional (SiInm)
Un resultado nulo
Operaciones entre fechas
Relaciones: Las relaciones entre tablas.
El concepto de una relación
Tipos de relaciones
Definir relaciones
Aplicar integridad referencial
Formularios : Diseño básico de formularios y realizados con el asistente.
Formularios
El Asistente
La barra de desplazamiento por registros
Cambio de Diseño de formulario
Informes: Diseño básico de informes y realizados con el asistente.
Informes con agrupamientos y totales
Agregar un pie a cada grupo
Bases de datos
Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o
propósito particular, como el seguimiento de empleados, clientes, proveedores
o productos. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo
están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de
información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la
base de datos.
Ventajas de utilizar bases de datos
Vamos a describir brevemente algunas de las principales ventajas de utilizar
base de datos para la persistencia de los datos:
• Normalizar los datos de la base de datos.
• Evitar la redundancia de datos.
• Evitar la inconsistencia de datos.
• Garantizar la integridad de los datos.
• Garantizar la seguridad de los datos.
• Compartir los datos.
• Facilidad de modificar los datos.
• Normalizar los datos: Es una metodología que permite minimizar entre otras
cosas la redundancia de datos, y agiliza y garantiza la actualización de estos.
• Evitar redundancia de datos: Como política de las bases de datos, estos se
tratan de guardar en un único lugar y cuando existe la necesidad de acceder a
ellos, se hace por medio de relaciones entre los mismos. A veces se sacrifica el
tema de no ser redundante en pos de la performance.
• Evitar inconsistencias de datos: Dado que las bases de datos utilizan
transacciones se puede garantizar prácticamente la inexistencia de
inconsistencias de datos.
• Garantizar la integridad de los datos: Como se evita la redundancia de
datos y la inconsistencia y se manejan transacciones, la integridad está
garantizada. El concepto básico de integridad es que la información obtenida
de la base de datos es correcta en todo momento.
• Garantizar la seguridad de los datos: Debido a que los accesos a la base
de datos tanto para usuarios como para aplicaciones están dados por medio de
permisos, si estos últimos están bien definidos nadie podrá ingresar a ningún
lugar que no le esté permitido ni acceder a un conjunto de datos que no le esté
permitido. Existen además otros tipos de objetos de la base de datos, como las
vistas que también colaboran en el tema de seguridad y restricciones de
acceso a los datos.
• Compartir los datos: Dado que todos los datos de una base de datos se
almacenan en un mismo lugar lógico (la base de datos) estos se pueden
compartir sin problema entre distintos usuarios y aplicaciones.
• Facilidad de modificar los datos: Como se evita la redundancia de datos y
estos se guardan en un único lugar es más fácil poder realizar modificaciones
sobre ellos.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde
un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos
en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas;
puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en
pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por
medio de consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico
por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o
analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por
medio de páginas de acceso a datos.
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la
que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una
consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones
entre las tablas.
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una
consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo,
y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una
tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los
datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido
en el Asistente para formularios, o con un diseño que cree desde el principio.
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un
informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule
totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas
postales.
Creación de una nueva base de datos
Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una
base de datos es determinar su finalidad y cómo se utiliza. Debe saber qué
información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede
determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué
hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen
detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los
formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de
datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
Crear una base de datos sin usar un asistente
Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con
opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos
existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en
blanco y luego en Aceptar.
Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga
clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble
clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General.
Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en
Crear. Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos
pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.
Crear una base de datos mediante el Asistente para bases de datos
Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con
opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos
existente. Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para bases de
datos y luego seleccione Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha
cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva Base de datos en la barra de
herramientas. En la ficha General haga doble clic en el icono correspondiente
al tipo de base de datos que desea crear. Especifique un nombre y una
ubicación para la base de datos. Haga clic en Crear para empezar a definir su
nueva base de datos.
Bienvenida al asistente , la información que administrara la base de datos.
Pulsar siguiente : muestra las tablas y campos que se crearan de forma
automática.
Estilo de la pantalla, formularios y de los informes
Nombre de la base de dato ( incorporar una imagen para los formularios e
informes )
Las tablas
Una tabla : es una colección de datos sobre un tema específico, como
productos, proveedores, clientes o empleados. La utilización de una tabla
diferente para cada tema significa que se almacenan los datos sólo una vez, lo
cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada
de datos.
Determinar las tablas que se necesitan: Determinar las tablas puede ser el
paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe
a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que
desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que
desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la
estructura de las tablas que los producen.
No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho,
posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de
datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la
información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño
fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada, y no debe duplicarse
información entre tablas. A este respecto, una tabla de una base de datos
relacional es diferente a una tabla de una aplicación de archivos simples como
por ejemplo una hoja de cálculo.
Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se
actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de
que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por
ejemplo, probablemente desee almacenar la dirección y el número de teléfono
de cada cliente una sola vez en una sola tabla. Cada tabla debe contener
información sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un
asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto
independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las
direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes,
de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información
sobre el cliente.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros).
Un campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access
puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir.
En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio,
o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.
En la vista Hoja de datos de tabla, puede agregar, modificar, ver o trabajar de
otro modo con los datos de una tabla. También puede mostrar registros de
tablas que están relacionadas con la tabla actual mostrando hojas secundarias
de datos dentro de la hoja de datos principal. Con algunas restricciones, puede
trabajar con los datos en hojas de datos secundarias de muchas de las mismas
maneras que puede trabajar con datos en la hoja de datos principal.
Crear una tabla usando el asistente
Pulse Crear una tabla utilizando asistentes o botón derecho abrir.
En la columna izquierda hay diferentes tablas divididas en negocio o personal .
Por ejemplo empleados , clientes , etc. Al seleccionar una en la columna
continua aparecerá un listado de campos sugeridos por ejemplo IdEmpleados ,
Nombre, Apellido , etc. Seleccione los que conformara los campos de la tabla
pulsando > para agregar de a uno >> agrega todos de una vez. También
puede seleccionar el campo y pulsar Cambiar nombre de campo aparecerá un
cuadro donde escriba por teclado el nuevo nombre pulse aceptar.
.
Pulse luego el botón siguiente , para continuar . En esta ventana le da la
posibilidad de relacionar una tabla con otra ya creada. Para elegir la tabla a
relacionar pulse relaciones. Luego elija que tipo de relación: De uno a mucho
(Empleados coincida con muchos de sueldos o de forma inversa ). Luego
pulse aceptar.
Pulse botón siguiente . En esta
ventana le permite modificar el diseño
de la tabla , introducir los datos a la
tabla o crear un formulario para poder
introducir los datos usando formulario
. Recuerde que si elige esta ultima
deberá colocarle al formulario
un
nombre y luego pulse guardar. Por
último pulse finalizar.
Crear un tabla de forma manual
Pulse Crear una tabla en vista diseño o botón derecho abrir. En nombre de
campo coloque el nombre del campo ejemplo IDEmpleados ( se recomienda no
dejar espacio o separa con guión bajo _ no ingrese caracteres como / * - + . ,
`) en tipo de datos seleccione que tipo de dato va a cargar ejemplo
autonumérico ( es decir cada vez que se ingrese un empleado nuevo genera de
forma automática un número que se va incrementando solo ) En descripción
puede ingresar un comentario .
Luego pulse en la X para cerrar la tabla , ante de cerrar le pregunta si desea
guardar los cambio , pulse si . Si la tabla es nueva , le permite ingresar el
nombre , tipee por ejemplo Sueldo pulse aceptar .
Si usted no le asigno a un campo como clave primaria por ejemplo
IDEmpleados ( pulse el campo botón derecho Clave primaria ) ante de cerrar la
tabla le recordara que no hay ninguna clave primaria definida , pulse si y le
asignara una clave primaria . Si pulsa no , dejara la tabla si clave primaria.
Pregunta sobre la clave principal
En el caso de que usted no asigne el campo como clave primaria, le asigna al
primer campo de la tabla como clave primaria.
¿Qué es la clave principal?
Se utiliza una etiqueta única, denominada clave principal, para identificar los
registros de la tabla. De la misma manera que CUIL es un número irrepetible
que identifica al empleado, la clave principal identifica un registro de manera
única.
Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas
independientes (por ejemplo, para conectar a un empleado con todos los recibo
de sueldo del mismo), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o
un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro
individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave
principal.
Claves principales de Autonumérico
Un campo Autonumérico puede establecerse para que introduzca
automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la
tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la
forma más sencilla de crear una clave principal. Si no establece una clave
principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access le
preguntará si desea que cree una clave principal automáticamente. Si contesta
afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.
Claves principales de Campo simple
Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de
identificación o números de pieza, puede designar ese campo como la clave
principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores
duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Puede
ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué
registros contienen datos duplicados. Si no puede eliminar fácilmente las
entradas duplicadas mediante la edición de los datos, puede agregar un campo
Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave
principal de campos múltiples.
Claves principales de Campos múltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo
campo, puede designar dos o más campos como clave principal. La situación
más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para
relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. La tabla Detalles de
pedidos de la base de datos de ejemplo Neptuno es una tabla de este tipo, ya
que relaciona las tablas Pedidos y Productos. Su clave principal está formada
por dos campos: Id. de pedido e Id. de producto. La tabla Detalles de pedidos
puede mostrar varios productos y varios pedidos, pero cada producto sólo
puede aparecer una vez en cada pedido, de modo que la combinación de los
campos Id. de pedido e Id. de producto produce una clave principal apropiada.
Completar el contenido de los campos
Determinar los campos que se necesitan: Cada tabla contiene información
acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos
individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Empleados
puede incluir los campos de dirección, la ciudad, el país y el número de
teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta
estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una
expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo,
Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
En la vista Diseño de la tabla, puede personalizar una tabla de muchas
maneras diferentes. Puede agregar o eliminar campos, o personalizar campos
configurando propiedades. Si el nombre de un campo existente no es
suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
La configuración del tipo de datos de un campo define el tipo de valores que
puede escribir en el mismo. Por ejemplo, no puede escribir texto en un campo
Moneda. Si se elige un tipo de datos adecuado, puede asegurarse de que los
datos se escriben de la forma correcta para ordenar, realizar cálculos y otras
operaciones.
Las propiedades de campo son un conjunto de características que
proporcionan un control adicional sobre el funcionamiento de un campo. Por
ejemplo, en función de la Configuración regional del Panel de control de
Windows, si se establece la propiedad Formato (Format) a Moneda para un
campo con un tipo de datos Numérico o Moneda, el valor numérico mostrado
reflejará el formato de moneda especificado en Configuración regional, en el
Panel de control.
Consejo :Si lo usted desee que aparezca el signo $ cuando le
designe tipo moneda verifique , la configuración : vaya a inicio /
panel de control / Configuración regional y de idioma Pulse botón
derecho abrir para abrir la ventana y verifique que este configurada
como Español ( Argentina ) . Elija de la lista esta opción luego pulse
aplicar y cerrar.
Tipo de campos
Autonumérico
En la columna Nombre del campo, escriba el nombre del campo siguiendo las
reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.
En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y
seleccione Autonumérico.
Para crear un campo Autonumérico que aumente de uno
en uno, deje la configuración de las propiedades en la
parte inferior de la ventana tal como está (la propiedad
Tamaño del campo está establecida a Entero largo y la
propiedad Nuevos valores está establecida a Incrementalmente de forma
predeterminada).
Para crear un campo Autonumérico aleatorio, en la parte inferior de la ventana,
en la ficha General, establezca la propiedad Nuevos valores a Aleatoriamente..
Numérico o Moneda
En Microsoft Access existen dos tipos de datos de campo para almacenar
datos que contienen valores numéricos: Numérico y Moneda.
Utilice un campo Numérico para almacenar datos numéricos que se utilizarán
para cálculos matemáticos, excepto cálculos relacionados con dinero o que
requieran un alto grado de precisión. El tipo y el tamaño de los valores
numéricos que pueden almacenarse en un campo Numérico se controla
mediante la propiedad Tamaño del campo. Por ejemplo, el tamaño de campo
Byte sólo almacenará números enteros (sin valores decimales) de 0 a 255 y
ocupa 1 byte de espacio en disco.
Utilice un campo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un
campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la
coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de
espacio en disco.
Puede utilizar la propiedad Formato (Format) para seleccionar
un formato predefinido o para crear un formato personalizado.
Numérico ( Byte, entero, entero largo, simple, doble, decimal
, id. de réplica )
Moneda (Número general, fijo , estándar , euro , porcentaje ,
científico ) también disponen de formatos de visualización
predefinidos.
Fecha / Hora ( Fecha general , fecha larga, fecha media,
fecha corta , hora mediana, hora corta )
Sí/No ( verdadero / falso - si / no - activado / desactivado )
Hipervínculos: permite vincular hacia una dirección de email,
página web,etc.
Objeto Ole : permite ingresar una foto , un documento de otra
aplicación , y vincular para que se actualice automáticamente.
Para insertar seleccione la celda pulse botón Seleccionar
objeto / Crear desde el archivo / Examinar / busque y seleccione el archivo / si
desea que se actualice tilde vincular / Aceptar.
Texto: ingresar texto .
Memo: ingresar texto más de una línea ( Notas o comentarios)
Asistente de Búsqueda : listado de item para que el usuario elija.
Usar el asistente para búsqueda
Etiqueta Búsqueda
El mismo se puede extraer de consultas o tablas.
Etiqueta General
Las propiedades de los campos
Tamaño de Campo : para establecer el tamaño máximo de los datos
almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Autonumérico. Ejemplo :
Tamaño de campo : 4 podrá ingresar cuatro caracteres 2550 si se excede no
permitirá cargar más de cuatro.
Tipo de dato Número puede elegir entre:
Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones). Ninguna 1 byte
Decimal Almacena números entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP)
Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB) 28 12bytes
Entero Almacena números entre
-32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes
Entero largo (Predeterminado) Almacena números entre
-2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones). Ninguna 4 bytes
Simple Almacena números entre
-3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. 7 4 bytes
Doble Almacena números entre
-1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324
para
valores
negativos,
y
entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. 15
8 bytes
Id. de réplica Identificador global único (GUID)
Nuevos valores: solo aparece cuando se elige tipo de datos autonumérico .
Permite elegir entre Incrementable o Aleatorio .
Autonumérico, que permite crear campos que introduzcan automáticamente un
número cuando se agregue un registro. Una vez generado un número para un
registro, este número no puede eliminarse ni cambiarse. Un campo
Autonumérico puede generar tres tipos de números: números secuenciales con
incrementos de uno, números aleatorios e Id. de réplica (también conocidos
como GUIDS, identificadores únicos globalmente). Los campos Autonuméricos
que aumentan de uno en uno son los más comunes y los más adecuados para
utilizar como clave principal de una tabla. Los campos Autonuméricos
aleatorios generan un número aleatorio que es exclusivo para cada registro
dentro de la tabla.
Lugar de decimales: permite configura los decimales . Puede elegir entre
Automático / 0 al 15 .
Formato: personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el
texto se muestran e imprimen, en algunos tipos de datos, permite elegir entre
varios formato ;
Fecha / hora (predefinidas)
fecha general ( 19/04/96 05:24:33 p.m ),
fecha larga (Domingo, 19 de junio de 1996 ),
fecha mediana (19-Jun-94),
fecha corta (19/04/96),
hora larga (05:35:23 p.m) ,
hora mediana (05:34 p.m),
hora corta (17:34)
Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos
siguientes.
:
(dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el
cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de
control de Windows.
/
Separador de fecha.
c Igual que el formato predefinido Fecha general.
d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).
dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).
ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)
dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom).
ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.
dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.
s Día de la semana (1 a 7).
ss Semana del año (1 a 53).
m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12).
mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).
mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).
mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).
t
Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).
a Número de día del año (1 a 366).
aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99).
aaaa Año completo (0100 a 9999).
h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23).
hh Hora en dos dígitos (00 a 23).
n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).
s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).
ss Segundo en dos dígitos (00 a 59).
ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.
AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea
apropiado.
am/pm Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea
apropiado.
A/P Reloj de doce horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.
a/p Reloj de doce horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.
AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado
establecido en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del
Panel de control de Windows.
Número: (predefinidos)
Número General ( 3456,789 )
Moneda ( $ 3.456,79 )
Euro ( € 3.456,79 )
Fijo (3456,79 )
Estándar (3.456,79 )
Porcentaje ( 123,00 % )
Científico ( 3,46E+03 )
Puede crear formatos de numérico personalizados mediante los símbolos
siguientes.
, (coma) Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble
clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows.
. (punto) Separador de miles.
0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.
# Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.
$ Muestra el carácter literal "$".
% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de
porcentaje.
E- o e- Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes
negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse
con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.
E+ o e+ Notación científica con un signo menos junto a los exponentes
negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo
debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.
Sí / No:
Verdadero / falso
Activo / Desactivo
Texto y Memo :
Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes
símbolos.
@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).
& No se necesita un carácter de texto.
< Convertir todos los caracteres a minúsculas.
> Convertir todos los caracteres a mayúsculas.
La Máscara de entrada
Definir una máscara de entrada para un campo de una tabla
Abra una tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la ventana,
seleccione el campo para el cual
desea definir una máscara de
entrada.
El Asistente para Máscara de
entrada
En la parte inferior de la ventana, en
la ficha General, haga en el botón
Generar para iniciar el Asistente
para máscaras de entrada, situado
al lado del cuadro de la propiedad
Máscara de entrada (InputMask) y
siga las instrucciones de los cuadros
de diálogo del asistente.
Titulo: Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a
los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven
como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de
una tabla o consulta. Si no coloca uno Access podrá como titulo el nombre del
campo. Ej: Nombre del campo: email / Titulo E- mail
Valor predeterminado
Definir un valor predeterminado en la vista Diseño de la tabla
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea
definir un valor predeterminado.
En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en el cuadro de
la propiedad Valor predeterminado (DefaultValue)
y, a continuación, escriba el valor predeterminado
(como por ejemplo Nueva York) o una expresión
(como Fecha()).
El generador de expresiones
Regla de validación
Puede utilizar la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) con el fin de
especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un
control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad
ReglaDeValidación
(ValidationRule),
puede
utilizar
la
propiedad
TextoDeValidación (ValidationText) para especificar el mensaje que se
mostrará al usuario.
Las propiedades ReglaDeValidación (ValidationRule) y TextoDeValidación
(ValidationText) no se aplican a controles de casilla de verificación, botón de
opción o botón de alternar cuando se encuentran en un grupo de opciones. Se
aplican sólo al grupo de opciones propiamente dicho.
Introduzca una expresión para el valor de la propiedad ReglaDeValidación
(ValidationRule) y texto para el valor de la propiedad TextoDeValidación
(ValidationText). La longitud máxima del valor de la propiedad
ReglaDeValidación (ValidationRule) es 2048 caracteres. La longitud máxima
del valor de la propiedad TextoDeValidación (ValidationText) es 255 caracteres.
Texto de validación: es el mensaje o ayuda que aparcera cuando se cargue
dato que no cumpla con la regla de validación
Requerido
Puede usar la propiedad Requerido (Required) para especificar si es necesario
que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al
introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en
cualquier control dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo.
Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que el control Apellidos tenga
siempre un valor en todos los registros. Cuando desee permitir el valor Nulo en
un campo, no sólo deberá establecer No para la propiedad Requerido
(Required), sino que, si la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) tiene
algún valor deberá contener explícitamente "regla_de_validación O Es Nulo".
Indexado (Indexed);
Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo.
Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean
más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos,
puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.
La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:
Valor Descripción
No (Predeterminado) Sin índice.
Sí (Con duplicados) El índice admite valores duplicados.
Sí (Sin duplicados) El índice no admite valores duplicados.
Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de
la vista Diseño de la tabla. Puede establecer un índice de un solo campo
estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de
la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos,
abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver.
Si agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Microsoft Access
establecerá Sí en la propiedad Indexado de ese campo.
Puede usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo
campo de una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por
ejemplo, puede crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para una
tabla Empleados en la que cada identificador de empleado sea único, o
también un índice con el campo Nombre, en el que algunos nombres pueden
estar duplicados. Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft
Access establecerá automáticamente la propiedad Indexado de ese campo a Sí
(Sin duplicados).
No es posible crear índices con los campos de tipo Memo, Hipervínculo u
Objeto OLE.
Sí (Sin duplicados):Impedir que se inserten valores duplicados en un campo
Una clave principal de un campo único prohíbe la introducción de datos
duplicados en ese campo para asegurarse de que cada registro dispone de un
identificador único. No obstante, es posible que también desee evitar la
presencia de valores duplicados en otros campos. Por ejemplo, tal vez desee
asignar equipos a empleados utilizando un campo de número de serie para los
equipos.
Abra una tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la ventana, seleccione el campo al que desea prohibir la
existencia de valores duplicados.
En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en el cuadro de
la propiedad Indexado (Indexed) y, a continuación, en Sí (Sin duplicados).
Permitir longitud cero: (AllowZeroLength)
Puede usar la propiedad Permitir longitud cero (AllowZeroLength) para
especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada válida para un
campo de una tabla. Sólo se aplica a los campos de tipo texto, memo e
hipervínculo.
Puede tener los valores siguientes:
Valor Visual Basic Descripción
Sí True (-1) Una cadena de longitud cero es una entrada válida.
No False (0) (Predeterminado) Una cadena de longitud cero no es una entrada
válida.
Si desea que Microsoft Access almacene una cadena de longitud cero en lugar
del valor Nulo cuando se deja un campo en blanco, establezca a Sí las
propiedades Permitir longitud cero (AllowZeroLength) y Requerido (Required).
Compresión Unicorde : Puede elegir entre si o no .
Comprimir los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo Microsoft
Access 2000 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para
representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode,
cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte.
Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a
una sola página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de
256 caracteres. Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65.536
caracteres, pues representa cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de
un campo Texto, Memo o Hipervínculo requieren un mayor espacio de
almacenamiento que en versiones anteriores de Access.
Puede compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y
asegurar un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Unicode
Compression del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando crea
un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuando la propiedad Unicode
Compression de un campo está establecida a Sí, los caracteres cuyo primer
byte es 0 se comprimen al almacenarse y se descomprimen al recuperarse.
Dado que el primer byte de un carácter latino (perteneciente a un idioma de
Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es siempre 0, la
representación de caracteres de Unicode no afecta al espacio de
almacenamiento necesario para datos comprimidos cuando éstos estén
formados exclusivamente por caracteres latinos.
Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres
admitida por Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular
no es 0, ese carácter no se comprimirá. Los datos de un campo Memo no se
comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de
almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un
campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro
registro.
Consultas: definición y funcionamiento
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.
También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios,
informes y páginas de acceso a datos.
El tipo de consulta más habitual es una consulta de selección. Una consulta de
selección recupera datos de una o más tablas utilizando los criterios que
especifique y después los muestra en el orden que desee.
Diseño de una Consulta
Crear una consulta de selección sencilla mediante un asistente
El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los
campos especificados en una o más tablas o consultas. Si lo desea, el
asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de
grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o
máximo de un campo. No obstante, no es posible limitar los registros
recuperados mediante el establecimiento de criterios.
En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas y, a continuación, bajo
Objetos, haga clic en Nueva en la barra de herramientas de la ventana Base de
datos.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas
sencillas.
Elija Aceptar.
Haga clic en el nombre de la tabla o consulta en la que desea basar la consulta
y, a continuación, seleccione los campos cuyos datos desea recuperar.
Haga clic en una tabla o consulta adicional si lo desea y, a continuación,
seleccione los campos que desea utilizar de ella. Repita este paso hasta que
disponga de todos los campos que necesite.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente. En el último
cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la
estructura de la consulta en la vista Diseño.
Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, puede volver a
ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.
Crear una consulta en vista diseño
Puede seguir los pasos de este tema como guía para crear una consulta de
selección de principio a fin. Utilizará muchos de estos pasos para crear cada
consulta. Los demás los utilizará al diseñar una consulta que especifique los
criterios que se se van a utilizar para seleccionar información, realizar cálculos
o establecer un orden. Sólo tendrá que seguir los pasos que sean relevantes
respecto a los datos que desee recuperar. Para otras tareas relacionadas con
la creación de consultas, utilice el Asistente para Ayuda.
Agregar una tabla o consulta a una consulta
Abra una consulta en la vista Diseño.
En la barra de herramientas, haga clic en Mostrar tabla .
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que lista los objetos
con cuyos datos desea trabajar. Si la tabla que necesita está en otra base de
datos o aplicación, vincule primero la tabla a la base de datos activa.
¿Cómo?
Haga clic en el nombre del objeto que desee agregar a la consulta. Para
seleccionar objetos adicionales de uno en uno, mantenga presionada CTRL
mientras que hace clic en el nombre de cada objeto. Para seleccionar un
bloque de objetos, haga clic en el primer nombre de la lista, mantenga
presionada MAYÚS y luego haga clic en el último nombre del bloque.
Haga clic en Agregar y luego haga clic en Cerrar.
Métodos para personalizar una consulta
Puede personalizar una consulta en vista Diseño de consulta. A partir de aquí,
puede hacer varios tipos de cambios.
Agregue una tabla o consulta si los datos que necesita no están en la consulta.
Después, agregue los campos con los que desea trabajar a la cuadrícula de
diseño.
Agregar los valores en un campo o hacer otros cálculos con los datos
especificando el tipo de cálculo que se va a realizar.
Para llevar a cabo un cálculo predefinido con los valores de un campo, haga
clic en Totales en la barra de herramientas para mostrar la fila Total en la
cuadrícula de diseño.
Limitar los registros que se ven en los resultados de la consulta o los registros
incluidos en un cálculo especificando los criterios.
Ordenar los resultados de la consulta especificando una ordenación en la
cuadrícula de diseño.
El operador lógico
Usar criterios en consultas
determinados registros
o
filtros
avanzados
para
recuperar
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta o en un filtro
avanzado para identificar los registros específicos con los que se desea
trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los empleados, puede ver
solamente de la ciudad bell ville . Para ello, especifique criterios que limiten los
resultados a los registros cuyo campo ciudad contenga el valor "bell ville".
Registros cuyo campo básico sea igual a 1000 (=1000) , mayor (>1000), menor
<1000) combinar mayor y igual (>=1000) o indistinto (<>1000)
Otros ejemplos de criterios
Puede utilizar expresiones más complicadas, como "Entre 1000 Y 5000". Si su
consulta incluye tablas vinculadas, los valores que especifique en el criterio de
los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir mayúsculas de
minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base). Si desea
colocar fecha coloque así #05/09/06# .
Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos
diferentes. Al introducir expresiones en más de una celda Criterios, Microsoft
Access las combina empleando el operador Y (And) o el operador O (Or). Si
las expresiones están en celdas diferentes de la misma fila, Microsoft Access
utiliza el operador Y (And), que indica que sólo se devolverán los registros que
cumplan los criterios de todas las celdas. Si las expresiones están en filas
diferentes de la cuadrícula de diseño, Microsoft Access utiliza el operador O
(Or), que indica que se devolverán los registros que cumplan los criterios de
cualquiera de las celdas.
En la celda Criterios del campo adecuado, introduzca una expresión
empleando el operador Not. Por ejemplo, puede escribir la expresión Not T* en
la celda Criterios del campo NombreCompañía para buscar todos los clientes
cuyos nombres no comiencen por T, o Not 2 en el campo IdEnvío para buscar
proveedores cuyo Id. no sea 2.
En la celda Criterios del campo adecuado, escriba la expresión Negado Nulo o
Es Negado Nulo. Por ejemplo, para ver una lista de los empleados que tienen
número de teléfono de una tabla que contiene información de los empleados ,
escriba Negado Nulo o Es Negado Nulo en la celda Criterios del campo
Número de teléfono .
=Silnm(EsNulo([Región]), [Ciudad] & " " & [CódPostal], [Ciudad] & " " &
[Región] & " " & [CódPostal]) Utiliza la función SiInm para presentar el valor de
los campos Ciudad y CódPostal si Región es Nulo; en caso contrario, presenta
el valor de los campos Ciudad, Región y CódPostal, separados por espacios.
En la celda Criterios del campo adecuado, escriba Fecha() (Date()), sin
espacios entre los paréntesis. Por ejemplo, puede buscar todos los pedidos
que se enviaron en la fecha actual escribiendo Fecha() (Date()) en el campo
FechaEnvío.
Utilice la función ParcFecha en una expresión en una celda en blanco de la fila
Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. La sintaxis de esta función
es: ParcFecha(porciónDeFecha,Fecha)
El argumento porciónDeFecha es la abreviatura de la parte de la fecha que
desea devolver. Ejemplos son "aaaa" para un año de cuatro dígitos y "t" para
un trimestre de calendario. El argumento fecha es un nombre de campo con el
tipo de datos Fecha/hora o una fecha literal como "7-Nov-93". La tabla
siguiente muestra ejemplos de expresiones que aplican la función ParcFecha al
campo FechaDePedido de la tabla Pedidos.
En la celda Criterios del campo adecuado, escriba una expresión que utilice el
operador En. Por ejemplo, para buscar proveedores situados en Francia,
Alemania o Japón, escriba la siguiente expresión en la celda Criterios del
campo País de la tabla Proveedores: In(Francia,Alemania,Japón) También
puede introducir: Francia O Alemania O Japón
Para buscar valores en parte de un campo, utilice la función Izq, Der o Medio
en una expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de
diseño de la consulta.
La sintaxis de estas funciones es la siguiente:
Izq(expresiónDeCadena,n) Ejemplo: =Izquierda([NombreProducto], 1)
Der(expresiónDeCadena,n)
Medio(expresiónDeCadena,inicio,n)
El argumento expresiónDeCadena puede ser un nombre de campo (entre
paréntesis) o una expresión de texto; n es el número de caracteres que desea
extraer; inicio es la posición del primer carácter que desea extraer.
La tabla siguiente muestra ejemplos de estas funciones.
Consulta que agrupar datos
Mostrar dos campos en la misma columna
Es posible mostrar juntos a dos campos dentro de una misma columna.
Para entenderlo mejor, partiremos de un ejemplo bastante común en el que el
nombre y el apellido han sido ingresados en dos campos distintos, y por lo
tanto se ven en dos columnas separadas.
Para ver juntos ambos campos deberíamos crear una consulta y allí unirlos.
Para ello nos alejaremos un poco de la base de datos con la cual hemos
estamos trabajando hasta ahora y tomaremos una tabla con estas
características.
Para unir los campos hay que ingresar ambos en la misma columna de la
cuadrícula QBE, unidos por el signo + / & El tema es que al visualizar los
resultados, el apellido y el nombre aparecerán pegados. Para separarlos, nada
mejor que una coma y un espacio entre medio.
Vista Diseño
Agrupado: [IdEmpleado]& “ “ &[Nombre]
( & Agrupa / “ “ agrega un espacio , [] cuando se coloca el nombre del campo )
Vista Hoja de datos
Cálculos dentro de la consulta :
Agrupar como primera medida
Si deseamos obtener el total de clientes que tenemos por localidad, la cantidad
de compras que han hecho o la suma total de ventas de cada vendedor,
primero debemos agruparlos.
Tal como se mencionó en el capítulo anterior, la idea de agrupar es no mostrar
los valores que estén repetidos dentro de un mismo campo.
Pero el hecho de que Access no los muestre no significa que no cuente
cuántas veces aparecía ese mismo valor.
En principio, agrupar por sí solo no tiene mucho sentido, pero sí se tornará
realmente práctico cuando se agregue algún campo que calcule cuántas veces
aparecían las mismas localidades o el mismo vendedor.
Para lograrlo, en primer lugar se debe crear una consulta común y corriente,
donde las tablas a incluir dependerán de lo que se desee obtener como
resultado. Por ejemplo, si queremos saber cuántos clientes tenemos en cada
localidad, deberemos agregar únicamente esta tabla al diseño.
En cambio, si lo que deseamos conocer es cuántas veces ha venido a comprar
cada uno de los clientes, necesitaremos agregar dos (Clientes y Ventas),
aunque después solamente se utilice un campo (Nombre y Apellido).
Llevando a la práctica el primer caso, una vez pasado a la cuadrícula el campo
Localidad se debe presionar el botón Totales de la Barra de Herramientas.
Al principio el resultado no será gran cosa: sólo mostrará sin repetir las
diferentes localidades que hay en la tabla, pero no dirá cuántos clientes tiene
en cada una. Es que todavía falta agregar un campo muy especial.
Los campos calculados
Un campo de este tipo es aquél que no existe en la tabla y que se crea sólo
temporalmente dentro de una columna en la consulta para realizar algún tipo
de operación matemática.
Por ejemplo, podría utilizarse uno para sumar lo recaudado por un vendedor,
calcularle una comisión del 10 por ciento sobre ese valor o, como
mencionábamos hasta ahora, contar cuántos clientes hay en cada localidad.
Continuando con el diseño de la consulta anterior, se debe agregar a la
cuadrícula QBE un campo al lado de Localidad, pero la diferencia es que no
hay que obtenerlo de la lista que hay en la tabla de arriba, sino que se deberá
escribir a mano.
Ante todo es preciso tipear el texto que aparecerá como título de la columna.
Puede ser cualquier cosa, por ejemplo: “Total”, “Cantidad de clientes por
localidad”, etc. Luego se deben poner dos puntos, y a continuación el nombre
del campo del cual se desean contar sus contenidos agrupados. En caso de no
poner un título, aparecerá algo así como “Cuentadelocalidad” (todo junto).
El campo quedaría más o menos de este modo: Total de clientes: Localidad.
Access se encargará de agregar los espacios y corchetes que sean necesarios
y que no pusimos (no hay que preocuparse: en este caso no tenemos la
obligación de hacerlo).
Por último, en la parte inferior, sobre el sector que dice Agrupar por, presionar
la flecha que apunta hacia abajo y elegir Cuenta entre todas las operaciones
disponibles.
En la primera columna son agrupadas todas las localidades. En la segunda, el
campo calculado cuenta cuántas veces aparecía cada una de ellas dentro de la
tabla.
Quizás a algunos la lógica les diga que deben
utilizar la operación Suma en vez de Contar. La
cuestión aquí es que sumar se utiliza solamente
con números, por ejemplo, para obtener un total de
ventas por cada vendedor. En cambio, contar
también puede utilizarse con palabras, para saber
cuántas veces aparecen.
No se podrían sumar las localidades, como tampoco los nombres de los
empleados (para dar un ejemplo); hay que contarlos, que para Access no es lo
mismo.
Aplicar formatos a los campos
Como se habrá notado, los valores de la columna Total comisiones no tienen
formato alguno. En realidad, sería ideal agregarles el signo pesos adelante
(formato moneda).
Para esto sólo hay que hacer un clic derecho en cualquier parte de esa
columna, y allí seleccionar la opción Propiedades. En seguida aparecerá una
ventana donde se deberá especificar el formato adecuado.
La función condicional (SiInm)
Para obtener la asignación por hijo hay que insertar una fórmula que actúe en
base a una condición. ¿Por qué? Simplemente porque no todos deben recibir
este tipo de asignación.
La función Sí inmediato (SiInm) es la que se encargará de este tema. En ella
hay que definir una condición y dos acciones: una, a realizar si la condición es
verdadera; la otra, si es falsa.
Es simple: si llueve (condición) abro el paraguas (acción verdadera); si no, no
lo abro (acción falsa). Nótese que no es necesario volver a preguntar “¿Y si no
llueve?”, porque esto último se da por descarte. Por eso, basta con poner una
única condición. La condición se separa de las acciones por una coma o un
punto y coma (según cómo esté definida la configuración regional de Windows
en nuestra PC). Quedaría así:
SiInm(condición, acción verdadera, acción falsa)
En nuestro ejemplo de liquidación de sueldos, la condición será si el empleado
tiene hijos . Si es así le daremos $60 como asignación; si no, nada ($0).
Traducido:
ConHijos: SiInm([Hijos]=verdadero,60,0)
La palabra Hijos es el título de la expresión, y estamos comprobando si el
campo hijos es “Verdadero” porque se trata de un campo definido como tipo
SI/NO-Verdadero/Falso.
En realidad, la comparación en la condición podría ser con cualquier cosa: ver
si hay un valor superior a cierto monto, si es igual a una fecha, si es mayor al
resultado de una fórmula realizada en una expresión, si es igual a una palabra,
etc.
Hay que considerar que a partir de aquí empezaremos a mostrar por partes el
diseño de la consulta, debido a su extensión. No hay que confundirse: la acción
falsa no aparece aquí porque su resultado es cero; es lo mismo que no
existiera (es nula). Se puede escribir o no.
Un resultado nulo
Hasta aquí, todo parece estar saliendo de maravillas. Pero sólo en apariencia.
El primer problema que surgirá radica en lo siguiente: al incluir la asignación
por hijos en el total neto, ese valor quedará en blanco para los individuos que
no tenga hijos.
Los resultados. Juan Pérez tiene la desgracia de no cobrar sueldo por no tener
hijos
A ver si nos cierran las cuentas para Pérez: 500+0-25+20+0 debería dar $495.
¿Y por qué aparece en blanco el sueldo neto? Porque el resultado de la función
condicional, en caso de que el individuo no tuviera hijos, era un valor Nulo, que
para Access no tiene nada que ver con un cero (por más que nos matemos
escribiendo un cero como resultado para alguna de las acciones de la
condición). Incluir en una suma un valor nulo sería casi lo mismo que dividir por
0. El resultado es “nada”. ¿Hay solución? Por supuesto que la hay, y viene de
la mano de una fórmula: NZ(). Esta fórmula tiene la particularidad de
transformar un valor Nulo en un cero, por lo que los resultados de cualquier
fórmula que se haga serán correctos.
En la última columna, la expresión hijos ha sido colocada dentro de la fórmula
NZ. Recordemos que aquí estamos viendo parte del diseño, y no todo.
Ahora si; las cosas como deben ser. ¿O todavía falta más? Una condición
dentro de otra Por supuesto que falta más, y esto conviene leerlo bien
despierto; si no, es posible llegar a marearse.
Si analizamos detenidamente todo lo que hemos hecho hasta ahora, la
asignación por hijos no está bien otorgada.
Vista Diseño
Operaciones con fechas
Extraer partes de una fecha . Una consulta interesante que se podría crear es
aquella que listara todas las ventas del día actual. Es muy simple, sólo habría
que colocar como criterio la fórmula Fecha() en el campo Fecha de operación.
También podríamos considerar otra consulta que listara todas las operaciones
efectuadas en el mes indicado. El único objetivo aquí es enseñar un grupo de
fórmulas nuevas: Mes(), Día() y Año(). No es que sean imprescindibles, pero
algún día podríamos llegar a necesitarlas.
Cada una obtiene de una fecha la parte que su nombre indica. Por ejemplo, si
quisiéramos listar todas las ventas del mes 4, tendríamos que armar una
consulta donde la extracción del mes de fecha de operación sea equivalente a
dicho número. En realidad, lo mejor para poder ir variando los criterios es
utilizar un parámetro para ingresarlo.
Existe una fórmula que es la más adecuada para restar dos fechas: DifFecha().
Sí, por supuesto, podríamos restar las fechas manualmente, sin necesidad de
utilizar ninguna fórmula especial (ej.: [Fecha actual] – [Fecha de ingreso]). Eso
funciona, pero esta fórmula dará una pequeña ventaja: se puede obtener el
sultado en años transcurridos, meses o días.
¿Cómo funciona? DifFecha(“aaaa”;[Fecha de ingreso];[Fecha actual]). El primer
detalle es el orden en que deben ponerse las fechas: primero la inferior y luego
la superior. El otro detalle es escribir las “a” entre comillas:
• “aaaa” obtendrá los años transcurridos entre ambas fechas
• “m” los meses
• “d” los días (aunque si pusiéramos una sola “a” obtendríamos el mismo
resultado). Por ahora, el diseño de la consulta queda con estas fórmulas. Las
dos últimas columnas tienen un título acorde a lo que muestran.
Los resultados: en realidad no están del todo bien. Ya los perfeccionaremos, no
hay que preocuparse.
Lo mejor va a ser obtener el resultado en días. Para ello, en vez de “aaaa”,
ponemos una simple “d”. Una vez cumplida esta tarea, agregamos una nueva
columna que divida ese resultado (tiempo trabajado) por 365, que legalmente
es la cantidad de días del año.
Redondear hacia abajo el resultado de la columna con decimales. Para ello
hay que echar mano a una nueva fórmula: Ent(). ¿Cuál es su función? Obtiene
el número entero (redondeando hacia abajo). Por ejemplo, si hay un 4,99, el
resultado será 4 y no 5 como hasta ahora.
Redondeo hacia arriba y hacia abajo según corresponda
Si se quiere redondear un número con decimales, existe una fórmula específica
para ello: Round(). Debe escribirse en inglés, pues Access no toma
Redondear(). Si el número es mayor a 0,5 lo hará hacia arriba y si es menor
hacia abajo.
Concepto de Relaciones: Las relaciones entre tablas.
El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez
realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para
mostrar información de varias tablas a la vez.
Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un
campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos,
estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona
un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son
responsables mediante la creación de una relación entre la tabla Empleados y
la tabla Pedidos a través de los campos Id. de empleado.
Tipos de relación
 Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes
en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente
en la Tabla A.
 Relación varios a varios
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos
registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación sólo es
posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave
principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y
B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relación varios a
varios definida mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla
Detalles de pedidos.
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un
registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es
habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma
estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto
de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los
empleados participantes en un partido de fútbol benéfico.
Definir relaciones
Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las
tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de
una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla.
El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos
los campos relacionados.
Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una
clave principal o tiene un índice único.
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con
una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves
externas de las otras dos tablas.
Aplicar integridad referencial
La integridad referencial es un sistema de reglas que garantiza que las
relaciones entre filas de tablas relacionadas son válidas y que evita eliminar o
cambiar accidentalmente datos relacionados.
Cuando se exige integridad referencial, se deben observar las siguientes
reglas:
No se puede especificar un valor en la columna de clave externa de la tabla
relacionada si dicho valor no existe en la clave principal de la tabla relacionada.
Sin embargo, se puede especificar un valor nulo en la columna de clave
externa. Por ejemplo, no se puede indicar que un trabajo está asignado a un
empleado que no esté incluido en la tabla empleados, pero se puede indicar
que un empleado no tiene asignado un trabajo especificando un valor nulo en
la columna id_trabajo de la tabla empleados.
No se puede eliminar una fila de una tabla de clave principal si existen filas
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar una
fila de la tabla trabajos si hay empleados asignados al trabajo representado por
dicha fila en la tabla empleados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla de clave principal si dicha
fila tiene filas relacionadas. Por ejemplo, no se puede eliminar un empleado de
la tabla empleados si dicho empleado está asignado a un trabajo de la tabla
trabajos.
Se puede establecer integridad referencial si se cumplen todas las condiciones
que se indican a continuación:
La columna coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene una
restricción única.
Las columnas relacionadas tienen el mismo tamaño y el mismo tipo de datos.
Las dos tablas pertenecen a la misma base de datos
Formularios
Permite carga los datos más rápido a las tablas .
Crear un formulario utilizando un asistente
Aparecerá una ventana donde debe elegir los campos pulsando la flecha > o
pasar todos con >> al cuadro de campos seleccionados , luego pulse siguiente
Luego elija la distribución en columnas , tabulado ,etc. Y pulse siguiente
Luego elija el estilo
Luego coloque un nombre al formulario y pulse finalizar
Se crea un formulario con los campos seleccionados
La barra de desplazamiento por registros
Pulsando el signo l◄ va al primer registro ►l va al último registro , ► va al
siguiente, ◄ va al registros anterior , crea uno nuevo registro ►
Diseño de formulario
Para modificarlo tiene que cambiar al vista diseño
Etiquetas: permite agregar un texto al formulario
Cuadro de texto : permite agregar un cuadro de texto para que el usuario
ingrese texto por teclado.
Grupo de opciones: permite agrupar diferentes opciones para que el
usuario elija .
Botón de alternar: permite ingresa botones de alternar es decir si se elige
uno se deselecciona el otro .
Botón de opción : permite seleccionar entre varios opciones ( selecciona
uno deselecciona el otro )
Casilla de verificación: permite seleccionar entre varios opciones ( varias
opciones a la vez )
Cuadro combinado: al pulsar la flecha
seleccionar una opción .
se despliega una lista para
Cuadro de lista : hay una lista desplegada para seleccionar una opción .
Botón de comando :permite ingresar un botón como por ejemplo para
imprimir el formulario, posee un asistente para que usted seleccione el dibujo o
texto del mismo.
Imagen : permite ingresar una imagen que se repetirá en todos los
registros.
Marco de objeto independiente e dependiente
Salto de página : permite ingresar un salto a la siguiente pagina
Control de Ficha : permite ingresar una ficha con dos hojas de forma
predeterminada para dividir la información del formulario y presentarla de forma
mas prolija . Si usted desea seleccionar la ficha pulse botón derecho y entre la
opciones seleccione insertar pagina para agregar una nueva en la opción de
propiedades pude cambiar el nombre a mostrar.
Subformularios / Subinformes : permite ingresar una consulta o informe
dentro de un formulario. Para abrir el asistente seleccione el subformulario
pulse botón derecho de la opción elija Generar
Línea y Cuadrado : permite ingresar leneas y cuadrados
Más controles: permite ingresar controles , elija cual desea insertar
pulsando en la flecha, aparecerá un listado .
Ejemplos de cómo hacer referencia a valores en formularios e informes
La siguiente tabla lista ejemplos de expresiones que puede utilizar en los
controles calculados de los formularios e informes.
Si utiliza esta expresión Microsoft Access presenta
=Forms![Pedidos]![IdPedido]
El valor del control IdPedido en el formulario Pedidos.
Ejemplos para utilizar funciones agregadas en formularios e informes
=Promedio([Cargo]) Utiliza la función Promedio (Avg) para presentar la media
de los valores del control Cargo.
=Cuenta([IdPedido]) Utiliza la función Cuenta (Count) para presentar el número
de registros en el control IdPedido.
=Suma([Ventas]) Utiliza la función Suma (Sum) para presentar la suma de los
valores del control Ventas.
Ejemplos de cómo hacer referencia a valores en formularios e informes
La siguiente tabla lista ejemplos de expresiones que puede utilizar en los
controles calculados de los formularios e informes.
Si utiliza esta expresión Microsoft Access presenta
=Forms![Pedidos]![IdPedido]
El valor del control IdPedido en el formulario Pedidos.
Ejemplos para utilizar funciones agregadas en formularios e informes
=Promedio([Cargo]) Utiliza la función Promedio (Avg) para presentar la media
de los valores del control Cargo.
=Cuenta([IdPedido]) Utiliza la función Cuenta (Count) para presentar el número
de registros en el control IdPedido.
=Suma([Ventas]) Utiliza la función Suma (Sum) para presentar la suma de los
valores del control Ventas.
Ejemplos de cómo utilizar funciones de agregado de dominio en
formularios e informes
La siguiente tabla lista ejemplos de expresiones que puede utilizar en los
controles calculados de los formularios e informes.
Expresión Descripción
=Dbúsq("[NombreContacto]",
"[Proveedores]",
"[IdProveedor]
=
Forms![IdProveedor]") Utiliza la función Dbúsq (DLookup) para presentar el
valor del campo NombreContacto en la tabla Proveedores donde el valor del
campo IdProveedor de la tabla se corresponde con el valor del control
IdProveedor en el formulario activo.
Informes
Crear un informe mediante un asistente
Elija los campos , luego puede agrupar por algún nivel de prioridad.
Elegir si desea orden por algún campo en forma descendente o ascendente ,
elija la distribución , pulse el boton de opciones de resumen si desea sumar o
sacar el promedio , el mínimo o máximo de algún campo . Por último elija el
estilo y pulse finalizar.
Agregar pie y encabezado en informes
Pulse la vista Diseño , vaya al encabezado o pie de página y coloque el nuevo
titulo .
Importar y exportar información
Importar una planilla de Excel
La operación de importar datos crea una copia de la información en una nueva
tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access en uso. El
archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso.
Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo
cuando se importan archivos de texto u hojas de cálculo). Sin embargo, una
vez importada una tabla, en una base de datos de Access se puede realizar
una consulta de datos anexados, o en un proyecto de Access se puede utilizar
un procedimiento almacenado, para agregar los datos de la tabla a otra tabla.
Asistente de Importación
Archivo / Obtener datos externos / Importar / elija la planilla de Excel
(compruebe que en tipo de formato este seleccionado Excel o todos los
archivos ) / Importar
Exportar y Combinar con Word
Habrá el documento que desea combinar , menú de word elija Herramienta
del submenú elija Combinar correspondencia elija el tipo de documento
ejemplo carta , use la ventana activa.
Elegir el origen de datos elija del Mena abrir origen de datos seleccione la base
de datos procure que en formato este seleccionado todos los archivo , pulse
seleccionar .
Muestra la siguiente venta pulse aceptar. Luego modificar el documento
principal.
Juntos a la herramientas aparece dos nueva , en Insertar campo combinados
al pulsar la flecha aparee un listado de campo seleccione el que desea insertar
para que luego al pulsar ABC muestre los datos cargado en este campo. ( de la
misma forma como realiza una carta combinada )
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Tipo de campos

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