Manual de organización de Reuniones Científicas de la Socieda
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Guía de Organización de Reuniones Científicas de la Sociedad Española de Epidemiología. Versión 2 Enero 2000 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Autores : Carlos Aibar Remón Juan Pablo Alonso Pérez de Agreda Carme Borrell Thio Socorro Fernández Arribas Fernando García Benavides Xurxo Hervada Vidal Miquel Porta Serra Mª José Rabanaque Hernández Enrique Vázquez Fernández Junta Directiva de la SEE : Presidente Ferran Martínez Vice-presidenta Luis Carlos González Secretario Jaume Marrugat Tesorera Hermelinda Vanaclocha Vocales Carme Borrell Marisa Rebagliato Enrique Vázquez 2 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Índice Página Presentación 4 1. Preparación de la reunión 5 1.1 Comité Organizador 5 1.1.1 Selección del Comité 5 1.1.2 Funciones 5 1.1.3 Contratación de casas especializadas en organización de reuniones 6 1.2 Comité Científico 6 1.2.1 Selección del Comité 6 1.2.2 Funciones 6 1.2.3 Funcionamiento 7 1.2.4 Normas de presentación de Mesas o Sesiones y comunicaciones 8 1.2.5 Recepción de las propuestas de Mesas o Sesiones y comunicaciones y preparación del encuentro del Comité 8 1.2.6 Reunión del Comité Científico 10 1.2.7 Comunicaciones y Mesas o sesiones aceptadas y rechazadas 10 1.2.8 Elección de los moderadores de Mesas 11 1.2.9 Normas de presentación : Mesas, comunicaciones orales y carteles 12 1.2.10 Análisis de las comunicaciones presentadas a la Reunión 12 1.2.11 Las Reuniones científicas de la SEE no tienen Libro de Ponencias 12 1.2.12 Evaluación de la reunión 13 13 2 Desarrollo de la Reunión 2.1 Comité Organizador y secretaría Técnica 13 Anexo 1. Modelo de Cronograma de preparación de Reunión Científica de la SEE 15 Anexo 2. Modelo de solicitud de acto de interés científico 18 Anexo 3. Modelo de solicitud de ayuda institucional y a entidades colaboradoras 19 Anexo 4. Normas de presentación de comunicaciones 20 Anexo 5. Criterios de evaluación de las comunicaciones 28 Anexo 6. Normas de presentación de las comunicaciones 29 Anexo 7. Hoja de incidencias para los moderadores de mesas 30 Anexo 8. Modelo de encuesta para los asistentes a la reunión 31 Anexo 9. Guía de recursos de apoyo en la reunión 32 3 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Presentación El objetivo fundamental de las reuniones de la SEE es la presentación y análisis crítico de los resultados más recientes de aquellas investigaciones realizadas por los socios que tengan la mayor calidad metodológica, originalidad y relevancia sanitaria, social, clínica o biológica. En segundo lugar, las reuniones constituyen un espacio para la formación continuada, el intercambio de informaciones y herramientas de trabajo y, en general, para la interacción profesional. Estos dos objetivos son indisociables de la dimensión humana, cultural y lúdica inherente a la aventura científica, a todo proceso de crítica y aprendizaje, al gozo del saber. Desde su constitución y a través de una experiencia de 17 reuniones científicas realizadas, la SEE ha avanzado en madurez, capacidad de convocatoria y calidad de las mismas y, por tanto, en nivel de exigencia de los socios, que al acudir a una reunión esperan el máximo interés científico y eficacia organizativa en consonancia con la misión científica que los propios estatutos de la SEE reflejan y con una “cultura SEE” que a lo largo de los años se ha ido afianzando. La cultura asociativa, las expectativas de los socios y la complejidad que han alcanzado los procesos de organización han planteado la necesidad de dotarse de un instrumento o guía que ayude a los responsables de las reuniones a planificar su trabajo y a atender oportunamente a todos los frentes que se abren desde el momento que se decide la sede y se inicia el proceso. Sus objetivos son por tanto, facilitar el trabajo de los que asumen la tarea de organizar una reunión de nuestra sociedad y ayudar a garantizar la máxima calidad científica de las comunicaciones y transparencia y ecuanimidad en su proceso de selección. Este manual está concebido como un documento abierto al que se iran incorporando nuevas sugerencias de los socios y de los futuros comités. Sus autores y la Junta de la SEE estamos convencidos de su utilidad y que cumplirá los objetivos para los que fue diseñado. 4 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS 1. Preparación de la reunión 1.1. Comité Organizador 1.1.1 Selección del Comité La Junta de la SEE nombra el presidente del Comité Organizador (persona a quien se responsabiliza de la organización de la reunión) y a un representante de la Junta en el Comité. Es conveniente que el nombramiento se realice en alguna reunión de la Junta antes de la reunión científica que antecede a la que se ha de organizar. El presidente del Comité Organizador nombra al resto de vocales, secretario y tesorero. Es conveniente que la mayor parte sea de la misma ciudad e incluir una persona del Comité Organizador de la Reunión anterior. Es necesario notificar a la Junta Directiva de la Sociedad el nombramiento y pedir a ésta la aceptación. Asimismo, cada miembro del Comité Organizador deberá aceptar por escrito su nombramiento. 1.1.2 Funciones - Cuestiones organizativas: Cronograma de envíos, plazos de remisión de comunicaciones, inscripciones..). Como ejemplo, se puede consultar el anexo 1. Solicitud de acto de interés científico (ver anexo 2). Fundamental para conseguir ayudas de laboratorios e instituciones. Solicitud de ayuda institucional y a entidades colaboradoras. A todas las Consejerías de Salud, Escuelas de Salud Pública, Bancos y Cajas de Ahorros locales, Ayuntamiento de la ciudad, Universidad de la Comunidad Autónoma, Fundaciones y laboratorios farmacéuticos (ver anexo 3). Preparación de programas preliminares y póster de la reunión. Es aconsejable utilizar Internet para difundir la reunión: (Un web y utilizar las listas de correos). Búsqueda de sede para la reunión, actos sociales, presupuestos. Preparación de la edición de los abstracts, búsqueda de entidades colaboradoras, listados, certificados de asistencia y contribución científica. Imprevistos múltiples 5 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Los resúmenes de las comunicaciones aceptadas se publicarán en un suplemento especial de Gaceta Sanitaria. Por la rapidez y ahorro que supone, la opción de la fotocomposición debe ser la preferida: las comunicaciones saldrán en la revista tal y como se reciban, por lo que es importante insistir en que las copias que se manden sean de excelente calidad, sigan una presentación preestablecida y tengan un tipo de letra uniforme (ver anexo….). Otra opción a barajar es que las comunicaciones se envíen no sólo en papel sino también en disquete con un procesador de textos previamente especificado y con normas de maquetación preestablecidas. Esto sin embargo obligará a realizar un considerable trabajo de edición aunque los resultados sean probablemente mejores. Posiblemente los autores preferirán el envío de sus resúmenes a través del web de la reunión. El Comité Organizador debe tener en cuenta la compatibilidad de formatos de forma que se garantice la integridad de los textos enviados por los participantes. Este sistema debe comtemplar un acuse de recibo a los autores para evitar las duplicaciones de envíos por web y correo ordinario. 1.1.3 Contratación de casas especializadas en organización de reuniones Entre los criterios de selección de la empresa deben considerarse: Que tenga oficina abierta en la ciudad donde se ha de realizar la reunión. Experiencia previa en organización de reuniones científicas. Experiencia en las cuestiones de hostelería, y alojamientos. Integración de los servicios de secretaría y viajes. 1.2.Comité Científico 1.2.1 Selección del Comité La Junta de la SEE designa al Presidente, secretario y vocales del Comité Científico. Es deseable que al menos el secretario viva en la ciudad donde se celebrará la reunión. Los miembros deberán nombrarse en alguna reunión de la Junta anterior a la celebración de la reunión científica anterior. Es conveniente que forme parte del Comité, como vocal, el secretario o presidente de la reunión anterior. Es necesario notificar el nombramiento y pedir la aceptación a todos los miembros que han sido nombrados para formar parte del Comité Científico. 6 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS 1.2.2 Funciones La Junta de la SEE delega en el Comité Científico la realización de todas las acciones necesarias para garantizar la máxima calidad científica de la reunión y la máxima participación posible de los socios, sin prejuicio de efectuar las recomendaciones que considere adecuadas. Las funciones del Comité Científico son: La elaboración del programa científico de la Reunión, en todos sus aspectos, incluyendo la distribución espacio-temporal de todas las sesiones. La evaluación de la pertinencia y calidad científica de las propuestas de Mesas. La evaluación de la pertinencia y calidad científica de todas las comunicaciones. La designación, consensuada con el Comité Organizador, de los ponentes y moderadores de Mesas . El establecimiento de normas para el funcionamiento de las Mesas y sesiones de toda índole. Evaluar el desarrollo de la Reunión, en sus aspectos científicos, una vez concluida la misma. Cualquier otro aspecto relacionado con los contenidos científicos de la Reunión, tanto en las fases previas como durante la misma. 1.2.3 Funcionamiento Desde un principio se debe centralizar toda la información en un lugar físico, con las facilidades de archivo correspondientes. Es conveniente además que se disponga de un ordenador y que se decida el procesador de textos y el programa de bases de datos que se va a utilizar. Una vez decidida la composición, el presidente del comité establecerá un primer contacto con todos los miembros, al menos 12 meses antes de la reunión. En este primer contacto por teléfono y carta, se agradece su participación, se especifica la composición del comité (nombre, institución, dirección, teléfono(s) de contacto, fax, e-mail), se proporciona la persona de contacto y referencia (habitualmente el secretario del Comité), se les envía información preliminar de la reunión, se les indica en qué va a consistir su trabajo y se les ofrece un cronograma aproximado: Primer envío de información de la reunión: enero/febrero. Segundo envío de información de la reunión: marzo/abril (puede no efectuarse). Fecha límite recepción comunicaciones: abril/mayo. 7 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Encuentro del Comité: mayo/junio. Cartas de aceptación/rechazo: junio/julio. Programa definitivo (tercer envío información): 1ª semana de septiembre. Reunión: septiembre/octubre. 1.2.4 Normas de presentación de Mesas o Sesiones y comunicaciones Esta tarea debe abordarse antes del primer envío de información sobre la reunión: enero (quedan 9 meses para la reunión). Se trata de definir las reglas que deben seguir las Mesas y comunicaciones orales y póster así como su presentación. Es conveniente tomar como referencia las de reuniones anteriores (Anexo 4). Algunos puntos a recordar son los siguientes: Especificar claramente las normas de calidad científica por las que deben regirse. Facilitar la tarea del Comité todo lo posible: la maquetación, los criterios de evaluación, la información para la clasificación (nombres, direcciones, teléfonos, fax, ...), las palabras clave... Hay que consignar claramente y en varios sitios la fecha límite de recepción y la dirección de envío. Aunque habitualmente se piden varios ejemplares (4) de cada comunicación por si hay pérdidas, sólo son estrictamente necesarias el original con todos los datos de los autores y las dos copias sin sus datos, con destino a la revisión doble y ciega del Comité. Tras ser discutidas y corregidas, la hoja y normas de comunicación deben estar listas para el segundo envío de información (marzo/abril). Los coordinadores de mesas espontáneas deben acompañar sus propuestas de un compromiso escrito de garantía de financiación. 1.2.5 Recepción de las propuestas de Mesas o Sesiones y comunicaciones y preparación del encuentro del Comité Las propuestas de Mesas o Sesiones y comunicaciones se suelen recibir en torno a la fecha límite de recepción, por tanto hacia abril/mayo habrá una gran concentración de trabajo que debe estar prevista. Un método de trabajo puede ser el siguiente: Al recibir las comunicaciones (incluidas las que forman parte de Mesas) numerar todos los ejemplares con el mismo número de orden correlativo (la primera recibida el 1 en todos los 8 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ejemplares, la segunda el 2, etc.) y archivar en carpetas separadas. Conviene poner primero el original y a continuación las copias “ciegas”. Abrir una base de datos de comunicaciones e introducir toda la información necesaria. Esto servirá posteriormente para preparar los envíos de aceptación/rechazo, facilitar la evaluación y preparar el informe de evaluación final. Conviene asimismo disponer de un archivo separado de mesas y su correspondiente base de datos. A partir de la información anterior, preparar además una lista de autores y otra de comunicaciones. Una vez terminado el plazo de recepción, conviene esperar al menos una semana antes de hacer los envíos para revisión a los miembros del Comité Científico. Esto es así porque sistemáticamente hay comunicaciones recibidas fuera de plazo. Hay que establecer sin embargo una fecha límite a partir de la cual no se admitirán comunicaciones para su evaluación. A cada miembro del Comité Científico se le enviarán una parte proporcional de comunicaciones y propuestas de mesas para evaluar. No es necesario que la asignación se haga a ciegas, de modo que sea posible: Respetar en lo posible sus preferencias de evaluación. Enviar juntas las comunicaciones de una mesa espontánea. Utilizar en lo posible el criterio de “disparidad geográfica y de relación”: un revisor no debe evaluar las comunicaciones de personas de su entorno próximo. Además, se recomienda: Utilizar sobres resistentes y enviar también el sobre de vuelta. Conservar siempre una copia de las comunicaciones en el archivo principal. Registrar en la base de datos a qué revisor es enviada cada comunicación. Especificar claramente un plazo de devolución adecuado. Es necesario contar con al menos una semana/10 días para preparar el encuentro del Comité tras recibir la evaluación de todos los miembros. La evaluación doble y ciega de las comunicaciones tiene un propósito similar al que se realiza para los artículos científicos. Sin embargo, se basa en los resúmenes y por tanto tiene un alcance menor. La aceptación/rechazo de las comunicaciones se basa en la puntuación dada por los miembros del Comité Científico según una serie de criterios de evaluación que deben estar explícitos en el dorso de la hoja de comunicaciones (anexo 5). Estos criterios se deben 9 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS haber decidido en la etapa anterior y deben cubrir, principalmente, aspectos relacionados con la calidad científica y con la relevancia sanitaria, social, clínica o biológica. La calidad de la presentación es un criterio elemental. Tras la recepción de todas las evaluaciones, es necesario preparar la reunión del Comité Científico. Previamente, hay que introducir en base de datos todas las puntuaciones dadas y hacer una lista con los comentarios y problemas surgidos que es necesario debatir. Hay que preparar una distribución de las puntuaciones y elaborar una lista de las comunicaciones en la que ha habido discordancia entre los dos evaluadores. Esta discordancia no es fácil de definir: se puede elaborar a partir de la distribución de puntuaciones y elegir por ejemplo las que estén separadas por más de una desviación estándar de la puntuación media otorgada. En todo caso, debe ser decidido por el Comité Científico. Las comunicaciones pertenecientes a una mesa espontánea se evaluarán considerando criterios de conjunto de la propia mesa. Es decir, se aceptará o rechazará la propuesta de mesa en su conjunto. El Comité Científico decidirá los criterios específicos. 1.2.6 Reunión del Comité Científico Las personas que constituyen el CC proceden habitualmente de distintos lugares geográficos e instituciones, por lo que resulta complicado convocar un encuentro que convenga a todos. Por ello, puede ser suficiente convocar un solo encuentro en el que se ejercerán las decisiones relacionadas con las funciones mencionadas en el apartado 1.2.2. Debe garantizarse una adecuada discusión de las comunicaciones evaluadas, de la elección de moderadores de mesas y de las normas para el funcionamiento de estas. Por ello se recomienda dedicar al menos dos días completos de trabajo. Este encuentro tiene que ser posterior en al menos tres semanas/ un mes a la fecha límite de recepción de las comunicaciones, para dar tiempo a los envíos de las comunicaciones, su devolución una vez evaluadas y la preparación de listados, puntuaciones y problemas diversos a debatir. También tiene que ser anterior a las vacaciones de verano, para evitar ausencias y para que de tiempo al envío de las cartas de aceptación/rechazo. Por todo ello parece adecuado el mes de mayo/junio. 1.2.7 Comunicaciones y Mesas o Sesiones aceptadas y rechazadas La decisión sobre qué comunicaciones aceptar es una tarea difícil. Entre otros, se deben tomar los siguientes criterios en cuenta: calidad científica (puntuación obtenida inicialmente con los criterios de evaluación) relevancia sanitaria, social, clínica o biológica oportunidad/adecuación/novedad/originalidad del tema 10 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS presencia de comunicaciones del mismo proyecto de investigación comunicaciones “en serie” elección por los autores de la presentación oral o cartel El criterio fundamental debe ser la calidad científica de la comunicación. Para ello se realiza la revisión doble y ciega, que se intenta hacer lo más objetiva posible utilizando criterios de valoración y puntuaciones. Se deben evaluar cada una de las Mesas o Sesiones propuestas. (Anexo 5). Hay que valorar también el que las Mesas o Sesiones propuestas y las que se formen a partir de las comunicaciones tengan una composición equilibrada y que estén cubiertos aspectos novedosos o de impacto en la población. De un mismo proyecto de investigación pueden surgir varias comunicaciones de calidad pero que cubran aspectos relativamente relacionados. Por ello, puede ser necesario limitar las aceptaciones si se desea incluir en las mesas otros proyectos. También existe el problema de las comunicaciones en serie: los autores “rentabilizan” su proyecto presentando dos o más comunicaciones que podrían estar condensadas en una solamente. Dado el tiempo limitado de la reunión, existe un número máximo de comunicaciones que se pueden presentar de forma oral. Habitualmente se destinaban a este apartado las de mayor calidad científica. Sin embargo, en los últimos años se tiende a equiparar en importancia a las comunicaciones orales y en cartel. Los Comités deben explorar propuestas innovadoras para realzar las presentaciones en cartel adaptándolas a las características físicas del lugar de celebración de la reunión. Se recomienda, aunque en la práctica es muy difícil, respetar en la medida de lo posible la preferencia de los autores en cuanto a la forma de presentación. Por último, existen otros criterios que también pueden influir en la aceptación: por ejemplo, puede ser necesario asegurar una presencia mínima de comunicaciones en una mesa o se puede decidir estimular la participación de determinados países o grupos de investigación. Para evitar errores, una vez decidido por el comité científico qué comunicaciones son aceptadas se pondrán en una base de datos aparte. Las comunicaciones se consideran aceptadas provisionalmente hasta la confirmación de la inscripción de al menos uno de los autores. Si no es así, no serán publicadas. 1.2.8. Elección de los moderadores de Mesas El Comité Científico de forma consensuada con el Comité Organizador, debe elegir a los moderadores de las mesas (a excepción de las Mesas o Sesiones propuestas que ya incluyen moderador). Los moderadores deben haber investigado sobre el tema objeto de la mesa y el 11 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS comité científico procurará proponer a socios que no hayan moderado mesas en anteriores reuniones de la SEE. 1.2.9 Normas de presentación: Mesas, comunicaciones orales y carteles Con la aceptación de las comunicaciones, se enviará a los autores las normas de presentación de las comunicaciones. En el caso de las comunicaciones orales, el problema fundamental es el tiempo: hay que insistir en que es limitado y deben ceñirse a él. En el caso de los carteles, hay que especificar con qué espacio se cuenta. En ambos casos se incidirá en la claridad y orden en la presentación. Como ejemplo, se proporcionan las normas enviadas para la XIV Reunión de la SEE (anexo 6). A los moderadores de Mesa se les comunicará por escrito su misión junto a una copia de las comunicaciones correspondientes, al menos con un mes de antelación a la celebración de la reunión. Al mismo tiempo se le enviarán las normas insistiendo en: a) El moderador debe dinamizar la Mesa, introduciendo el tema y facilitando el debate (para ello debe tener preparadas una o dos preguntas para cada presentación), que formulará sólo si los asistentes no plantean preguntas, b) es muy importante que se respete el tiempo asignado a cada comunicación, tanto en lo referido a la presentación (habitualmente 10 minutos) como a la discusión (habitualmente 5 minutos), b) no debe cambiarse el orden de las comunicaciones preestablecido en el programa. A los moderadores de mesa se les facilitará una hoja de incidencias (anexo 7) que entregarán al finalizar la mesa en la secretaría del congreso. 1.2.10. Análisis de las comunicaciones presentadas a la reunión Ya es tradicional que se presente en la revista Gaceta Sanitaria un pequeño artículo evaluando las comunicaciones presentadas en el suplemento donde se publican las aceptadas. Esto proporciona información para evaluar la reunión y ayuda para preparar la siguiente. Este resumen debe prepararse tras la evaluación de las comunicaciones, con tiempo suficiente para su envío para publicación. Debe ser firmado por todo el Comité Científico (lo que implica la revisión del mismo por parte de todos los miembros). 1.2.11. Las reuniones científicas de la SEE no tienen Libro de Ponencias : en la práctica resulta imposible recibir con la suficiente antelación la totalidad de las ponencias, conferencias y similares. por ello, una parte sustancial de estos textos no pueden ser evaluados con criterios similares a los que el Comité Científico aplica al resto de presentaciones. la difusión de los libros de ponencias más allá de los asistentes a un congreso es muy limitada. la edición de un libro de ponencias incompleto y con textos no evaluados presenta así una relación coste-beneficio inaceptablemente baja para la SEE. 12 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS rara vez una ponencia resulta de un encargo exclusivo de los organizadores de un congreso, sino que su elaboración intelectual y redacción se prolongan a lo largo de un período prolongado. la actual preminencia de las revistas científicas como vehículos de comunicación las hace claramente preferibles asimismo para difundir las ponencias, conferencias y similares presentadas a las reuniones científicas de la SEE. por todo ello, la SEE prefiere claramente que las “ponencias” sean publicadas en revistas de la máxima calidad científica y difusión, haciendo constar que parte (o, en casos excepcionales, la totalidad) del texto fue presentado en la reunión científica correspondiente. con ello el autor consigue mayor difusión para sus ideas y la SEE mayor difusión de sus actividades. estos principios generales son en buena medida aplicables tambien a la mayoría de las comunicaciones con un carácter más empírico, cuyo “producto” o resultado final debe ser un artículo que se publica en una revista científica. las ponencias y similares deben encargarse a personas que han estado y seguirán publicando regularmente sobre el tema objeto de la ponencia antes y después de la reunión científica, hecho que relativiza/minimiza el inconveniente que para los asistentes a la reunión supone no disponer del texto de la ponencia. en algún caso puede ser adecuado distribuir fotocopias de las diapositivas, un artículo ya publicado o una bibliografía del conferenciante. 1.2.12. Evaluación de la reunión Durante la reunión se distribuirá entre los asistentes una hoja de evaluación (anexo 8) y se habilitará una urna para la recepción de hojas. Los resultados de la evaluación se publicarán en el SeeNota que se publique inmediatamente después de la reunión. 2. Desarrollo de la Reunión 2.1 Comité organizador y secretaría técnica Durante la reunión, hay que asegurarse que todo va según lo planificado: organización de mesas, exposición de carteles, etc. También hay que estar disponible para las preguntas o reclamaciones que puedan producirse. Para proporcionar los correspondientes certificados deben prepararse con antelación los listados y bases de datos necesarios. En todo momento , al menos dos personas del Comité Organizador deberían estar localizables desde la Secretaría Técnica. 13 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Una vez al dia deben reunirse los miembros del Comité Organizador para analizar posibles incidencias. La comida de trabajo puede ser un buen momento para comentar el desarrollo de la reunión. Aunque en principio se suelen presentar la mayor parte de las comunicaciones aceptadas, en algunos casos no es así. Puede resultar de interés llevar un control sobre lo que realmente se presenta a la comunidad científica, para certificar que efectivamente se ha hecho así (aparte de la aceptación y de la asistencia al congreso). Se elaborará y publicará en SeeNota una lista de las personas que no defendieron sus comunicaciones en la Reunión y no justificaron adecuadamente su ausencia. Es importante que además de una azafata/o por sala exista la figura del “supervisor de sala” (persona del Comité Organizador que controla que todo va como estaba previsto (horarios, asistencia, presencia del moderador de mesa, audiovisuales, cumplimiento del programa,..) y que en caso necesario puede hacer de enlace con la secretaría técnica (sustitución de audiovisuales...). Un aspecto importante son los audiovisuales. Salvo que la sede de la reunión sea un centro docente, es difícil que cuente con unos mínimos por sala. Es recomendable que el tema se plantee con tiempo necesario. Proponemos una guía de lo que debería haber como mínimo en cada sala (anexo 9) 14 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 1.Modelo de Cronograma de preparación de Reunión Científica de la SEE Fecha Juniooctubre Contenido Dirigido a Preparación previa Avances del preprograma Selección de Comités (organizador, científico, honor) Selección de empresa organizadora Selección de sede (local de celebración) Elección de banco Apertura de cuenta Elección de sede del web Solicitar interés científico Reunión científica anterior Noviembre-diciembre Díptico de presentación y otros materiales (cartel, sede web..) Reunión con secretaría del CC para definir cauces de relación Definir tareas y responsabilidades de cada miembro Concretar necesidades del CC Establecer un calendario de fechas límite para: - recepción de comunicaciones - preprograma - programa Material gráfico: - diseño de logotipo - diseño de carteles - papel y sobres de la reunión - folletos del preprograma (primer envío) Listados de destinatarios de información: - solicitar etiquetas a la SEE - solicitar etiquetas a SESPAS - solicitar etiquetas a sociedades de MP - listados de servicios de medicina preventiva hospitalaria - escuelas de salud pública - departamentos de universidad - administraciones de salud pública estatales y autonómicas - unidades de investigación Solicitudes de ayuda Convenio con Institución Organizadora: - texto e importe - inicio de trámite administrativo Listado de empresas a las que pedir ayuda Listado de Organismos Públicos Revisar posibilidades de becas y ayudas oficiales 1ª solicitud a empresas 1ª solicitud a organismos públicos 15 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS WEB de la reunión: - decidir diseño y contenidos - fijar fecha de salida a la red Enero-Febrero Primer envío preprograma normas e instrucciones Ver listado de destinatarios Anuncio Anuncio en SEE Nota Anuncio a Gaceta Sanitaria Anuncio a Rev Esp Salud Pub Anuncio a Diario Médico Anuncio Boletín AES Anuncio Boletín OPS Revistas con agenda (Suport) Internet (Web y listas de correos) Solicitudes de ayuda (Repetición) Carta personal Consejeros de Salud Preprograma Carta personal Preprograma Normas e instrucciones Solicitud de ayuda a empresas 16 Dir. Generales de S. Pública Escuelas de Salud Pública GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Fecha Marzo-Abril 1ª quincena de Mayo Contenido segundo envío Preprograma Programa simposio Normas e instrucciones Boletín de inscripción Boletín de hoteles Dirigido a Cartel Serv Med. Preventiva (1) Escuelas de Salud Pública (5) Dir. Grales. de Salud Pública (3) Dptos. Univ. de S. Pública (3) tercer envío Avance de programa Normas e instrucciones Boletín de insripción Boletín de hoteles Programa de Simposio Socios de SEE Socios AES Socios SESPAS Socios Med. Prev. Hospital. Serv. de Med. Preventiva Escuelas de Salud Pública Dir. Grales. de Salud Pública Dptos. Univ. de Salud Pública Socios de SEE Socios SESPAS Socios MPH Servicios MPH Escuelas de Salud Pública Latinoamérica Dir.Grales. de Salud Pública Dtos. Univ. de Salud Pública Abril-Mayo: Fecha límite de recepción de comunicaciones y de propuestas de mesas Mayo-Junio: Reunión de Comité científico Julio: Elaboración de programa definitivo 1ª quincena de Julio Envío de aceptación/rechazo Carta de aceptación rechazo y fecha, forma y hora de presentación Boletín de inscripción Boletín hoteles 2ª quincena de Septiembre cuarto envío (si la reunión es en Octubre) Programa definitivo Boletín de inscripción Boletín de hoteles 17 Socios SEE Dir. Generales Salud Pública Dptos. Universitarios de SP Serv. Med. Preventiva GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 2. Modelo de solicitud de acto de interés científico Datos personales del Presidente/a del Comité Organizador EXPONE como Presidente/a del Comité Organizador de la Reunión Científica de la Sociedad Española de Epidemiología, que está previsto realizar en ________ durante los días _______, que la misma reune las características indicadas en la orden_____( Diferente en cada Comunidad Autónoma) , por la que se regula el reconocimiento de Interés para actos de carácter científico, por lo que incluyendo la documentación que se indica en la citada orden, SOLICITA, que a los efectos pertinentes, sea reconocido a tal Reunión el carácter de acto de interés científico. En a de 2000. Ilmo Sr. Director General de 18 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 3. Modelo de solicitud de ayuda institucional y a entidades colaboradoras Excmo Sr. D.________________ Consejero de Consejería de Sanidad de _______________ Excelentísimo Señor: Durante el próximo mes de octubre tendrá lugar en __________, la Reunión Científica de la Sociedad Española de Epidemiología. A fines informativos me gustaría destacar que la Sociedad Española de Epidemiología es una sociedad científica que agrupa a más de 800 profesionales, que desempeñan tareas realizadas con la práctica, la enseñanza y la investigación epidemiológicas, procedentes de diversas instituciones, principalmente de la Administración Sanitaria y de la Universidad Conocedor de la próxima convocatoria de subvenciones a Entidades y Asociaciones Científicas sin ánimo de lucro por parte de su Consejería, y dadas las características de nuestra Sociedad y de la Reunión a organizar, me permito solicitar que seamos tenidos en consideración cuando se publique la citada convocatoria. A tal fin, adjunto le remito el presupuesto de la mencionada Reunión Por otra parte, le agradecería que estudiase, al igual que se ha hecho en algunas reuniones anteriores, la posibilidad de la instalación de un stand en el que se mostraran las publicaciones y actividades de su Consejería. Quedo a su disposición para información adicional o cualquier otro aspecto que estime oportuno. Atentamente Presidente/a del Comité Organizador 19 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 4. Normas de presentación de comunicaciones. NORMAS GENERALES E INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL RESUMEN Normas para las comunicaciones Los Comités Científicos evaluarán su comunicación sin conocimiento de su nombre e institución y de acuerdo con los siguientes criterios: 1) el resumen es estructurado (antecedentes y/o objetivo(s), métodos, resultados y conclusiones) y la sintaxis y ortografía son correctas; 2) el diseño es adecuado para los objetivos; 3) las variables están descritas correctamente; 4) la población de estudio está correctamente definida y es adecuada para los objetivos; 5) las técnicas de análisis son adecuadas; 6) los resultados se presentan con claridad; 7) las conclusiones se basan en los resultados; 8) los resultados del estudio son relevantes, 9) el interés y la originalidad. Normas para los otros formatos de sesión Los socios que deseen efectuar propuestas de sesiones en las que no se comuniquen necesariamente resultados de estudios de investigación (como por ejemplo mesas redondas, seminarios, talleres, controversias, demostraciones, evaluación de programas de intervención, etc.) deberán atenerse a las siguientes normas: A. La propuesta la efectuará, por escrito, un máximo de dos socios, que actuarán como coordinadores de la sesión correspondiente y se responsabilizarán de su organización y desarrollo (en particular, de la calidad de las presentaciones y del cumplimiento del horario establecido). B. La propuesta se dirigirá antes del a: C. Como norma, las sesiones tendrán una duración de 90 minutos (excepcionalmente, de 3 horas). Al menos un 30% del tiempo se reservará para la discusión entre todos los asistentes. D. La propuesta constará de: 1) Nombre y cargo o actividad profesional del coordinador, dirección postal completa, números de teléfono y fax; 2) Título propuesto para la sesión; 3) Antecedentes o razón de ser, y objetivos; 4) Formato; 5) Participantes y título de sus intervenciones; 6) Asignación horaria detallada (empezar por las 00:00 horas y terminar a las 1:30 o 3:00 horas, según corresponda); 7) Equipos audiovisuales e informáticos necesarios y 8) compromiso escrito de garantía de financiación. E. Si el equipamiento solicitado por el coordinador de una sesión no pudiese ser proporcionado por los organizadores, la obtención del mismo sería responsabilidad del coordinador de la sesión. F. Cada participante en una sesión, sea cual sea su formato e incluyendo al coordinador, deberá presentar antes un resumen de su intervención, que será evaluado por el Comité Científico (CC), en el mismo impreso proporcionado para las comunicaciones sobre resultados de estudios de investigación. Dicho resumen deberá expresar de forma clara y coherente los objetivos y contenidos de la intervención. Además de estos aspectos, el CC tendrá en cuenta los criterios 1 y 2 mencionados al inicio de esta página. Se recomienda que el texto ocupe al menos dos tercios del espacio destinado en el recuadro (en el tamaño de letra que se indica en la página siguiente). 20 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS G. Si el CC no aceptase un mínimo de los resúmenes presentados, la sesión quedará suspendida. La aceptación de la sesión y de sus comunicaciones se comunicará al coordinador de la misma. H. Es importante que las sesiones se autofinancien. El coordinador y los participantes en una sesión tienen los mismos derechos y obligaciones que el resto de participantes en el congreso (pago de inscripción, alojamiento, etc.). El Comité Organizador financiará una parte de los costes de las sesiones sólo en casos excepcionales y previo acuerdo con el correspondiente CC. Los CC consideran conveniente efectuar además las siguientes recomendaciones: Planifique con antelación la comunicación que presentará, de modo que ésta contenga resultados sustanciales (lo que no acostumbra a suceder con los proyectos en fases iniciales o cuyo análisis es preliminar); recuerde que puede ser más oportuno presentar su estudio en el próximo congreso, cuando disponga de resultados definitivos. Cuide al máximo la redacción, sintaxis y ortografía, así como los aspectos formales. Plantéese si realmente están justificadas varias comunicaciones, o bien si sus hallazgos pueden sintetizarse en una sola comunicación. No envie una comunicación que ya haya sido presentada en otra reunión científica. Recuerde que si su comunicación es aceptada, deberá inscribirse en el congreso y presentar la comunicación en el formato, día y hora que se le indique. Muchas gracias. 21 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Instrucciones para la elaboración formal de los resúmenes remitidos en papel o en archivo word 1 . Escriba estrictamente dentro de los límites del recuadro, dejando un margen en blanco en el interior de los cuatro costados no inferior a los 3mm ni superior a los 5mm. Escriba a lo largo de todo el recuadro. Si es posible, justifique el texto a ambos lados (ver los ejemplos). 2 . Utilice una letra de tamaño grande (cuerpo 12pt o superior). Utilice máquina de escribir eléctrica, impresora láser o impresora de chorro de tinta; no utilice impresoras de poca calidad. No utilice letra negrita; puede utilizar letra cursiva para las palabras que lo precisen (no para frases completas) y para diferenciar los apartados (véase 7), pero no utilice ningún subrayado. 3 . Escriba a 1 espacio. No emplee ninguna opción de compresión del espacio entre letras o palabras. 4 . Empiece escribiendo el título de su comunicación, sin indentarlo, todo en mayúsculas, sin abreviaturas. 5 . Tras un punto y aparte, escriba, sin indentar, el nombre de todos los autores: inicial y apellido(s), por este orden; en mayúsculas y minúsculas. No mencione títulos académicos. Señale con un asterisco al autor que presentará la comunicación; coloque el asterisco inmediatamente después del apellido. Suprima esta información en las 4 copias (ver 14). 6 . Tras un punto y aparte, escriba, sin indentar, el nombre de la institución (no la dirección). Si los autores pertenecen a más de una institución, separe la primera y la segunda mediante un punto y coma; no es necesario identificar la institución a la que pertenece cada autor. 7 . A continuación, tras un punto y aparte y un doble espacio, empiece, indentado 3 espacios, el texto del resumen. Estructure los contenidos en: 1) antecedentes y/o objetivo(s), 2) métodos, 3) resultados y 4) conclusiones. Si lo desea, utilice la cursiva para el nombre de cada apartado. Empiece un nuevo párrafo para cada uno de estos apartados. Indente 3 espacios el inicio de cada párrafo. No separe los párrafos mediante un doble espacio (excepto tras la institución, utilice siempre el interlineado de 1 espacio). 8 . Cuide al máximo la redacción, sintaxis y ortografía. Intente que el resumen sea informativo y comprensible para un profesional de la salud no versado en el tema del mismo. 9 . Se desaconseja la inclusión de tablas pero, si es imprescindible, pueden incluirse tablas simples y bien estructuradas (tabulaciones, etc.). No pueden incluirse gráficos ni figuras. 10 . Evite las abreviaturas; cuando sea imprescindible, inclúyalas entre paréntesis la primera vez que aparezcan. Sólo utilice abreviaturas en el título si es imprescindible. 11 . En la parte inferior del recuadro, en el apartado correspondiente, indique los datos del autor responsable de la correspondencia: nombre, apellidos, dirección postal completa, teléfono y, si procede, fax y dirección para el correo electrónico. Suprima esta información en las 4 copias (ver 14). 12 . Utilice referencias bibliográficas sólo si es imprescindible; en tal caso, limítelas a un máximo de 3, mencione sólo el primer autor (seguido de «y cols.», si procede), el título abreviado de la revista, el año de publicación, el volúmen y las páginas inicial y final. Para los libros, mencione el título completo, la editorial, la ciudad, el año de publicación y las páginas. Numere las referencias entre paréntesis (no como superíndices), siguiendo el orden en que son mencionadas por primera vez en el texto. Utilice también un cuerpo de letra 12pt o superior. 13 . Si en vez de imprimir el resumen directamente en el impreso que le proporcionamos prefiere imprimirlo en una hoja en blanco, recortarlo y pegarlo en el impreso, asegúrese de que los bordes quedan bien adheridos dentro del rectángulo, sin ondulaciones del papel. 14 . Además del resumen en el impreso original, debe remitir 4 copias de excelente calidad; en el reverso de éstas fotocopie el reverso del impreso una vez cumplimentado; en la página del resumen sólo debe constar el título y el resumen, suprimiendo cualquier referencia a los autores e instituciones. El incumplimiento de las normas anteriores puede ocasionar que su comunicación no sea aceptada. Por el contrario, la adhesión a las normas ahorra costes, contribuye en gran medida a la tarea de los Comités Científicos y Organizador, facilita la comunicación con sus colegas y redunda en un congreso de mayor calidad. Le agradecemos de antemano su colaboración. Difusión del resumen a los medios de comunicación El contenido de las comunicaciones remitidas es confidencial y no podrá ser difundido antes del inicio de los congresos, salvo que el autor haya dado su conformidad (ver reverso del impreso del resumen). La selección de algunas comunicaciones para su difusión anticipada será decisión exclusiva de los Comités Científicos y Organizador. Junto con el resumen y los datos de su autor se remitirán a los medios instrucciones precisas para ponerse en contacto con aquél antes de dar difusión a los contenidos de la comunicación. 22 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Página 1 (recuadro para el resumen) 23 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Página 2 (reverso de la página con el recuadro para el resumen) Resumen de las Instrucciones e Información para el Comité Científico Fecha límite para la recepción de la comunicación: * Antes de utilizar este impreso, por favor lea atentamente las normas detalladas que encontrará en la hoja adjunta. La adhesión a las normas ahorra costes, contribuye en gran medida a la tarea de los Comités Científicos y Organizador, facilita la comunicación con sus colegas y redunda en un congreso de mayor calidad. Gracias por su colaboración. * Los resúmenes aceptados serán publicados en un Suplemento especial de Gaceta Sanitaria, exactamente en la forma como sean recibidos. * El resumen deben enviarse lo antes posible y, en cualquier caso, debe haber sido recibido el . No se aceptarán resúmenes recibidos por fax. * Además del resumen original (este impreso) debe remitir 4 copias de excelente calidad; en éstas se fotocopiará esta página en el reverso, y en la página donde consta el resúmen, se suprimirá cualquier referencia a los autores e instituciones. Por lo tanto, debe enviar un total de 11 páginas, cumplimentadas todas por las dos caras. * Por favor, indique sus preferencias en cuanto a: [señale su opción mediante una cruz] 1. La forma de presentación de la comunicación: Prefiero el formato Oral (8-10 minutos + discusión) ........................................................................................... [ ] Poster (tendrá asignado moderador y tiempo específico para presentación) ...................... [ ] Me es indiferente ..................................................................................................................[ ] 2. La difusión a los medios de comunicación: Autorizo la difusión anticipada de mi resumen ...................................................................[ ] No la autorizo ...................................................................................................................... [ ] 3. Los medios necesarios para la presentación: Cañón proyector de ordenador............................................................................................ [ ] Proyector de transparencias ................................................................................................ [ ] Diapositivas ........................................................................................................................ [ ] Otro (especificar): ............................................................................................................... * Indique entre 1 y 3 palabras-clave que permitan clasificar su comunicación en una área temática: [por favor, escriba a máquina] .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... * Si su comunicación forma parte de una sesión propuesta específica, indique: [por favor, escriba a máquina] Título completo de la sesión............................................................................................................. .................................................................................................................................................... 24 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Nombre completo del coordinador .................................................................................................. * No doble este impreso. Proteja su comunicación con cartón, sobre acolchado o similar. Si envía más de una comunicación, utilice una subcarpeta o similar para cada una. Remita su documentación por correo a: 25 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Ejemplo de resumen / 1 Por favor, antes de imprimir su resumen, lea atentamente las normas adjuntas. TENDENCIAS EN LA MORTALIDAD POR CÁNCER DE MAMA EN LA UNIÓN EUROPEA (1950-1994) A. García Barbal, L. Santamaría* y M. Pérez-Docente Departamento de Epidemiología, Centro Regional de Salud Pública, Madrid; y Departamento de Medicina Preventiva, Universidad Autónoma de Madrid Objetivo. Describir la evolución de la mortalidad por cáncer de mama en los distintos países de la Unión Europea durante el período 1950-1994. Métodos. Se consideraron las defunciones por cáncer de mama en mujeres mayores de 14 años. Los datos se obtuvieron del Anuario Estadístico de la Organización Mundial de la Salud. Se utilizaron modelos log-lineales de Poisson, específicos para cada grupo de edad (15-44, 45-64 y ³65), para calcular el riesgo relativo (RR) y evaluar la tendencia temporal de cada país. Resultados. La mayor mortalidad por cáncer de mama se observó en el Reino Unido, Dinamarca y los Países Bajos (tasa ajustada de 39,36 por 100.000 mujeres, 38,10 y 37,68, respectivamente). Portugal, España y Grecia ocuparon los últimos lugares: sus tasas fueron, respectivamente, 19,83, 18,10 y 18,00. La mortalidad presentó un patrón norte-sur. En conjunto, los países mediterráneos presentaron un defecto de mortalidad de un 45% con respecto al resto de países. Tomando como grupo de referencia a Alemania, los riesgos de todos los países meridionales fueron inferiores a uno; España [RR=0,69, intervalo de confianza (IC) al 95%: 0,680,69] y Grecia [RR=0,59, IC 95%: 0,57-0,61] presentaron los riesgos más bajos. La tendencia global fue ligeramente ascendente en todos los países analizados. El incremento fue significativamente superior en los países mediterráneos (un 7% cada 5 años; IC 95%: 1,07-1,08). En el análisis por grupos de edad se observó que el aumento se producía principalmente en las mujeres mayores de 64 años: para dicho grupo de edad, en los países mediterráneos el RR fue igual a 1,10 (IC 95%: 1,09-1,11); en los países no mediterráneos el RR fue 1,08 (IC 95%: 1,051,06). También en el grupo de 45 a 64 años la tendencia ascendente fue más acusada en los países mediterráneos. Conclusiones. El aumento de la mortalidad por cáncer de mama continúa, a pesar de los programas de detección precoz existentes en diversas áreas de la Unión Europea y de las mejoras en la supervivencia. Las diferencias entre los países tienden a disminuir progresivamente. Estudios ulteriores podrían evaluar en qué medida las tendencias se deben a cambios en los factores de riesgo establecidos, en las prácticas diagnósticas o en la certificación de la causa de muerte. Correspondencia: Manuel Pérez-Docente, Departamento de Epidemiología, Centro Regional de Salud Pública, Ctra. Majadahonda - Pozuelo, Km. 212, 28079 Madrid. Tel.: (91) 289 02 89. Fax: (91) 287 07 82. Correo-e: [email protected] 26 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS Ejemplo de resumen / 2 Por favor, antes de imprimir su resumen, lea atentamente las normas adjuntas. UTILIZACIÓN DE UN MÉTODO DE PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS DE SALUD DURANTE LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE SALUD DE UNA REGIÓN SANITARIA F.J. Roncal*, D. Sotelo, B. Martín y J.M. Ledesma División de Planificación, Servicio Canario de Salud Antecedentes. Aunque diversos autores han propuesto que el método de Hanlon podría ser útil en la priorización de los problemas de salud, en España existen pocas experiencias al respecto. Se presentan la metodología y los resultados de la utilización de dicho método en la priorización de los problemas identificados durante la elaboración del Plan de Salud (PS) de la Región Sanitaria Central (RSC) del Servicio Canario de Salud. El PS de la RSC (1.219.350 habitantes) se elaboró a partir de los PS de 9 divisiones territoriales menores (sectores sanitarios [SS]) con un tamaño de población entre 40.000 y 200.000 habitantes. Los problemas identificados en cada uno de estos SS no fueron homogéneos. Material y métodos. Se utilizó el método de Hanlon en 6 SS. Este fue aplicado de forma estricta o con modificaciones que afectaron a la lista de problemas y al desarrollo metodológico, de acuerdo con las diversas realidades locales y con los diversos presupuestos en la elaboración del PS. Los problemas identificados se enfrentaron a los 4 criterios descritos por Hanlon (magnitud y gravedad del problema, eficacia y factibilidad de la intervención). La estrategia de priorización se hizo mediante una jornada en cada SS, con grupos de trabajo multidisciplinarios (gestores, sanitarios, trabajadores sociales, representantes institucionales, usuarios) que asegurasen la adecuada participación y la responsabilidad en la decisión. Resultados. En general, los problemas priorizados fueron las enfermedades cardiovasculares y sus factores de riesgo, el cáncer de mama y el de pulmón, las enfermedades prevenibles mediante vacunaciones y la enfermedad pulmonar obstructiva crónica. El desarrollo del método a través del abordaje por criterios fue mejor que el abordaje por problemas, al mejorar la comparabilidad. El consenso en el criterio de severidad del problema guardó una estrecha relación con el tipo de intervención y el nivel de prevención sugerido. El criterio de factibilidad tendió a ser sobrevalorado, posiblemente por temor a que el problema considerado no fuese abordado. Conclusiones. La aplicación del método de Hanlon fue bien aceptada por los participantes, contribuyó de forma satisfactoria a la elaboración del PS y puso de relieve la necesidad de contar con datos epidemiológicos de mayor calidad. Correspondencia: Francisco J. Roncal, División de Planificación, Servicio Canario de Salud, c/ Alfonso XIII, 55, 35053 Las Palmas de Gran Canaria. Tel.: (928) 298892. Fax: (928) 297792. 27 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 5. Criterios de evaluación de las comunicaciones de la XV Reunión Científica de la SEE Para uso exclusivo del Comité Científico CRITERIO: PUNTOS: 1. Resumen estructurado, sintaxis, ortografía.Presentación: tamaño, letra, márgenes (0-3) 2. Diseño adecuado para objetivos (0-3) 3. Variables descritas (0-3) 4. Población definida y adecuada a objetivos (0-3) 5. Técnicas de análisis adecuadas (0-3) 6. Presentación de resultados (0-3) 7. Conclusiones basadas en resultados (0-3) 8. Resultados relevantes (0-5) 9. Interés y originalidad (0-5) TOTAL 28 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 6. Normas de presentación de comunicaciones 1. COMUNICACIONES ORALES El tiempo asignado para presentar las comunicaciones orales es como máximo de 10 minutos. Este tiempo debe ser respetado escrupulosamente. Los moderadores de las sesiones supervisaran el cumplimiento estricto de esta norma. Rogamos que presente su trabajo de forma clara y concisa, para ello le recomendamos que seleccione adecuadamente texto e ilustraciones (diapositivas o transparencias), tanto en contenido como en número. Tenga presente que un exceso de información sólo introduce confusión en los oyentes. Asimismo le agradeceremos que durante la Reunión, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: - Póngase en contacto con la organización para confirmar la sala, el horario y el material necesario y acuda a la sala asignada para la presentación, diez minutos antes del inicio de la sesión. - Sea puntual y presente su comunicación dentro del tiempo asignado. Si hace esperar a los demás, les está quitando su tiempo. - Recuerde que sólo se darán certificados de presentación de las comunicaciones a las que efectivamente sean presentadas en la ___ Reunión Científica de la SEE. 2. POSTER - Presente su trabajo de la manera más clara y concisa posible dentro de un espacio de un metro de ancho por 1,5 metros de alto como máximo. - Con el fin de facilitar la divulgación y la discusión del contenido de los mismos, se sugiere y agradece a los autores que en el espacio asignado, faciliten copias del contenido de la comunicación. - Le recomendamos que en la preparación del póster utilice un tamaño de letra, que permita su lectura a distancia. - La organización pondrá en cada panel una identificación con el número de poster. Localice su panel, coloque el póster y manténgalo durante el tiempo señalado en la carta de aceptación. - Los póster se agruparan, en lo posible, por contenido temático Si tiene alguna duda sobre la forma de presentación, le recomendamos la lectura de los siguientes textos: 1. Day RA. Cómo presentar un trabajo verbalmente. Bol Of Sanit Panam 1991; 110 (3): 238240. 2. Day RA. Cómo preparar un cartel. Bol Of Sanit Panam 1991; 110 (3): 241-243. 29 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 7 Hoja de incidencias para los moderadores de mesas Miércoles 27 de octubre 12:00 a 14:00 h.: Sala 4 Mesa de comunicaciones: VIH-Sida MODERADOR: X.A. TABOADA RODRÍGU EZ 5. Impacto del cambio de vía de administración de la heroína en la prevalencia de VIH de conductas de riesgo entre los consumidores de esta sustancia en España. L. de la Fuente, G. Barrio, MJ. Bravo,C Lew, MJ. Belza, L. Royuela 6. Impacto del apoyo social y de la morbilidad psíquica en la evolución clínica de la infección por VIH. I. Ruiz, MJ. Aviñó, C. Santos, V. Bonora, J. López-Aldeguer, R. Moreno, JF. Pardo, I. Hernández-Aguado 7. Estudio de las prácticas de riesgo y del consumo de drogas en una cohorte de sujetos seropositivos frente al VIH. I. Ruiz, MJ. Aviñó, J. López-Aldeguer, C. Santos, V. Bonora, R. Moreno, JF. Pardo, Fco. Marino, J. Lacruz, JM. Valls, I. Hernández-Aguado 8. Seroprevalencia al VIH en recién nacidos de siete comunidades autónomas, 1996-1998. I. Noguer, A. García, J. Castilla y grupo para el estudio anónimo no relacionado de la seroprevalencia de VIH en recién nacidos 9. Reconstrucción de la epidemia de VIH y SIDA en España. J. Castilla, MJ. Belza, S. Cañellas, L. de la Fuente, F. Sánchez, J. Pérez de la Paz 10. Validez de un sistema de registro no nominal basado en códigos. J. Castilla, L. de la Fuente, F. Sánchez, J. Pérez de la Paz,S. Cañellas, MJ. Belza, I. Noguer 11. Estudio de conductas sexuales de riesgo para la transmisión del VIH en hombres homo/bisexuales de la Comunidad de Madrid. J. Pérez de la Paz, S. Cañellas, F. Villaamil, M. L. García Berrocal, I. Noguer, J. Castilla 12. Análisis del tiempo libre de SIDA para un grupo de cohortes españolas de seroconversores frente al VIH. S. Pérez-Hoyos por el Grupo de Estudio Multicéntrico Español de Seroconvertores (GEMES) Incidencias: Por favor, entregar esta hoja en la secretaría de la reunión una vez finalizada la sesión, aún en el caso de que no se registraran incidencias. Gracias por tu colaboración 30 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 8.- Modelo de encuesta para los asistentes a la reunión Los comités Científico y Organizador queremos conocer tu opinión sobre la organización y el contenido de la reunión para mejorar en el futuro y también permitir comparaciones temporales. Por favor, señala la opción eligida marcándola con una X y contesta todas las preguntas Muy mala 1. Considerando todo, mi valoración golobal de la reunión es 1 2 Muy buena 3 4 5 6 7 8 Muy mala 2. La organización de la reunión ha sido 2 3 4 Muy mala 2 3 4 Muy mala 2 3 4 Muy mala 2 3 4 Muy mala 2 3 4 Muy mala 2 3 4 Muy mala 2 3 4 9. La distribución del tiempo entre comunicaciones orales y comunicaciones en cartel me ha parecido [ ] Daría mas peso a los carteles 10. Que las sesiones orales y las de carteles no sean simultáneas me parece [ ] Mal [ ] Bien [ ] Me resulta indiferente 11. En cuanto a las mesas de debate, prefiero que sean simultáneas con otras actividades [ ] Si [ ] No [ ] Me resulta indiferente 12. He participado en la reunión (señalar todas las opciones que sea preciso) [ ] Como miembro del comité cintífico/comité organizador/junta directiva [ ] He Presentado cartel [ ] He presentado comunicación oral [ ] Como moderador/ponente mesa de debate [ ] Exclusivamente como asistente 13. Lo que más me ha gustado y lo que menos me ha gustado del programa científico ha sido (enumera/comenta brevemente) 14. Y para terminar, ¿dirás a tus colegas que no han venido que han perdido unha buena oportunidad? [ ] Si [ ] No Gracias por tu tiempo y tu deferencia al rellenar la encuesta. Deposita por favor en el buzón que hay instalado en la Secretaría 31 5 Muy buena 1 [ ] Adecuada [ ] Daría más peso a las comunicaciones orales 5 Muy buena 1 8. El tererés científico/calidad de mesas espontáneas ha sido 5 Muy buena 1 7. El interés científico/calidad de mesas oficiales de debate ha sido 5 Muy buena 1 6. El interés científico/calidad de comunicaciones en cartel ha sido 5 Muy buena 1 5. El interés científico/calidad de comunicaciones orales ha sido 5 Muy buena 1 4. El programa científico ha satisfecho mis expectativas 10 Muy buena 1 3. La calidad e interés científico de la reunión ha sido 9 5 GUÍA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES CIENTÍFICAS ANEXO 9. Guía de recursos de apoyo en la reunión 1. Recursos por sala [ ] Mesas y sillas suficientes de participantes [ ] Mesa y silla para moderador [ ] Jarras y vasos de agua [ ] Proyector de diapositivas y mesa de proyección [ ] Retroproyector y mesa de proyección [ ] 1 Carro de diapositivas por comunicación [ ] Enchufe [ ] Papelógrafo (con papel) o pizarra (con tiza) [ ] Sistema de videoproyección ( si está prevista su utilización) [ ] 1 moderador de mesa [ ] 1 supervisor (Comité organizador) [ ] Azafata Recursos de apoyo en secretaría técnica [ ] Mesa y silla [ ] Fotocopiadora [ ] Máquina de escribir [ ] Ordenador [ ] Impresora [ ] Papel (A4) [ ] Subcarpetas [ ] Grapadora [ ] Tijeras [ ] Pegamento [ ] Cinta adhesiva (4 rollos) [ ] Reglas [ ] Clips [ ] Transparencias [ ] Bombillas repuesto del retroproyector [ ] Bombillas repuesto del proyector de diapositivas [ ] Rotuladores para transparencias [ ] Chinchetas [ ] Sobres varios tamaños [ ] Diplomas [ ] Diskettes [ ] Listado de participantes [ ] Dos personas 32
