Formato para Convenio entre la organización sueca y la

2013-01-31
Formato para convenio entre la organización
sueca y la organización contraparte
Cambios pueden ser hechos y términos adicionales pueden ser incluidos en esta propuesta de
convenio, siempre y cuando estos no revoquen cualquiera de los párrafos contenidos en esta
plantilla o formato.
Convenio entre
Nombre de la organización sueca
Número de organización: x
Dirección:
x
País:
x
Persona de contacto:
x
Número telefónico:
x
Dirección de correo electrónico:
x
y
Nombre de la organización contraparte
Número de organización: x
Dirección:
x
País:
x
Persona de contacto:
x
Número telefónico:
x
Dirección de correo electrónico:
x
1. Términos generales
Este convenio está regulado por las condiciones y normas establecidas en:
 El convenio entre la Organización Miembro y el CSM.
 Las normas del CSM para la contribución
 Los TDR1 para las auditorías anuales
Es parte de este convenio la solicitud de proyecto/programa aprobada, o el plan, incluyendo un
presupuesto detallado acordado.
1
Términos de Referencia (nota del traductor)
1 (12)
2. La contribución
El número de proyecto:
x
Nombre del proyecto:
Presupuesto total del proyecto/programa:
Total de la contribución del CSM aprobada:
x
x
x
Año 1
Contribución del CSM aprobada por año: x
Contribución propia:
x
Otra contribución:
x
Presupuesto total aprobado por año:
x
Año 2
x
x
x
x
Año 3
x
x
x
x
Por año a la organización contraparte:
x
x
x
La contribución del CSM es sujeto de financiamiento de Asdi.
3. Compromiso de la Organización Miembro
a) Pagar los fondos acordados en el tiempo y los plazos adecuados, según sea el caso, y de
acuerdo con las condiciones establecidas en este convenio.
b) Apoyar y dialogar con la Organización Contraparte en la implementación, el monitoreo,
la evaluación, la rendición de informes y en los procesos de aprendizaje.
c) Proporcionar información regular sobre las estrategias, prioridades, políticas y
requerimientos, especialmente cuando se producen cambios en estas áreas, de la
Organización Miembro, o del CSM, que puedan afectar la cooperación con y el apoyo a la
Organización Contraparte.
d) Buscar coordinar con otros actores, cuando sea posible, para armonizar la participación y
los requerimientos, y planificar las visitas con la Organización Contraparte con buena
antelación antes de las visitas.
e) Compartir el Informe Anual de la Organización Miembro con la Organización
Contraparte.
f) Aprobar los Términos de Referencia para la auditoría y la selección del auditor de la
Organización Contraparte
g) Asegurarse que la Organización Contraparte cuenta con las normas para las adquisiciones
o compras y que ellos las cumplan.
2 (12)
4. Compromiso de la Organización Contraparte
a) Utilizar los fondos hechos disponibles solamente para el propósito, los objetivos y las
medidas especificadas en la solicitud y el presupuesto aprobado. Los fondos serán usados
dentro del año para el cual ellos fueron aprobados para así evitar cualquier saldo al final
del año. Tales saldos pueden ser sumados solamente si se acuerdan por escrito (por
ejemplo por correo electrónico) por la Organización Miembro.
b) Los fondos del CSM no pueden ser utilizados para actividades que ya han comenzado o
están siendo ejecutadas. Solamente al iniciar el programa o proyecto y después obtener el
visto bueno de la Organización Miembro
c) La rendición de informes y de cuentas regularmente del proyecto. Cualquier cambio
importante de los planes o presupuesto debe ser objeto de comentario.
d) Velar que el sistema financiero sea relevante, y que el mantenimiento de la contabilidad
sea sistemático, fiable y completo, y que este cumpla con los principios de la contabilidad
nacionalmente aceptados.
e) Informar a la Organización Miembro sobre cambios organizacionales mayores y cambios
de prioridades de la Organización Contraparte.
f) Asegurar que las buenas prácticas de negocios sean observadas cuando se adquieren o
compran bienes y servicios con las contribuciones del CSM. Se espera que la
Organización Contraparte cuente con normas de adquisición y cumpla con ellas. Se
deben usar las ventajas de la competencia y los oferentes deben ser tratados de forma
objetiva para lograr la competencia en iguales condiciones. Se debe hacer una
comparación por escrito para todas las adquisiciones que excedan las 50,000 coronas
suecas. Las adquisiciones deben ser hechas en competición a través de un proceso de
ofertas para todas las adquisiciones de bienes que excedan el valor de 85,000 coronas
suecas y para los servicios que excedan un valor de 342,000 coronas suecas.
g) Informar a todo el personal del proyecto, el personal de finanzas y a los auditores
externos del contenido de este convenio, incluyendo los apéndices y documentos
incluidos en este convenio.
h) Asegurarse que el proyecto/programa sea auditado anualmente de acuerdo con este
convenio. Cooperar con y asistir a la Organización Miembro en el desempeño de
cualquier auditoría adicional, seguimientos y estudios financieros que la Organización
Miembro o el CSM o Asdi pueda requerir.
i) En caso que la Organización Contraparte pase a su vez fondos a una organización
contraparte, situada en una escala más abajo de la línea de cooperación, la Organización
Contraparte es responsable de compartir la información de los términos de cooperación
en este convenio así como del control que las condiciones sean cumplidas, abajo de la
línea.
3 (12)
5. Cambios en el proyecto o programa
Cambios mayores en el proyecto/programa (propósito, objetivos, tiempo, actividades, costos,
etc.) son aceptables solamente cuando estos sean en común acuerdo y sean confirmados con
anticipación, y por escrito, por la Organización Miembro.
Informar con antelación a la Organización Miembro en caso de la necesidad de nuevas líneas
presupuestarias o desviaciones en las líneas presupuestarias mayores del 10%.
La organización Miembro podrá en cualquier momento suspender o reducir los desembolsos si
se producen desviaciones significativas del plan/presupuesto aprobado, o si el programa principal
o los objetivos del proyecto están en peligro.
6. Solicitud, desembolso y cuenta bancaria
Los fondos son transferidos previa solicitud por escrito, firmada por un representante autorizado
de la Organización Contraparte, y a la cuenta de la Organización Contraparte.
La solicitud debe incluir un informe sobre los fondos usados y un estimado de los fondos
necesitados para los (xx) meses siguientes. La solicitud final debe incluir un estimado de los
fondos necesitados para el resto del año.
Dos condiciones para la transferencia de fondos son que los previos pagos hayan sido
contabilizados y que la Organización Contraparte haya suministrado informes oportunos y
precisos, de acuerdo con este convenio.
Las solicitudes pueden ser solamente hechas por el/los siguiente/s representante/s autorizado/s
de la Organización Contraparte:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Los fondos del CSM deben ser mantenidos en una cuenta bancaria separada a nombre de la
Organización Contraparte y firmada conjuntamente por dos personas, a menos que normas
específicas existentes en el país prohíban tales arreglos.
Los detalles del banco, al cual serán transferidos los fondos del CSM, son los siguientes:
Nombre del propietario de la cuenta:
________________________________________
Nombre del banco:
________________________________________
Nombre de la sucursal:
________________________________________
4 (12)
Dirección postal o de calle: ________________________________________
Código postal, ciudad, país: ________________________________________
Número de cuenta bancaria:
________________________________________
SWIFTCODE o BIC:
________________________________________
IBAN:
________________________________________
Moneda de transferencia:
________________________________________
Tras la recepción de cada pago, la Organización Contraparte comunicará sin demora un acuse
recibo, indicando el monto en la moneda recibida.
Los intereses devengados de los fondos del CSM deben ser contabilizados y utilizados dentro del
mismo proyecto/programa para el cual los fondos fueron aprobados.
Las diferencias de cambio obtenidos de los fondos del CSM deben ser contabilizadas y utilizadas
dentro del mismo proyecto/programa para el cual los fondos fueron aprobados.
7. Auditoría
El proyecto/programa será auditado anualmente por un auditor externo, independiente y
calificado (Contador Público Autorizado), aprobado por la Organización Miembro. La auditoría
será realizada de acuerdo con los estándares internacionales emitidos por la IFAC. Serán
utilizados los TDR aprobados por la Organización Miembro, ver Apéndice 1.
El informe de auditoría expresará una opinión de acuerdo con la norma ISA 800/805, si el
informe financiero anual presentado está de acuerdo con los registros contables de la
Organización Contraparte y de acuerdo con los requisitos del CSM para la rendición de informes
financieros (tal como está estipulado en este convenio). El auditor también expresará una opinión
sobre otras cuestiones en caso que esto sea requerido en los términos de referencia.
El auditor presentará una Carta de Gestión (Management Letter) que contendrá los hallazgos del
auditor hechos durante el proceso de auditoría y también manifestará qué medidas han sido
tomadas como un resultado de la auditoría previa y si las medidas tomadas han sido adecuadas
para tratar con las deficiencias reportadas.
La Organización Contraparte presentará el informe del auditor a la Organización Miembro
(consignar fechas para cada año). Una Respuesta de Gestión (Management Response),
incluyendo un Plan de Acción será elaborada por la Organización Contraparte y presentada a la
Organización Miembro dentro del plazo de un mes (consignar fechas para cada año).
La Organización Contraparte se asegurará que el auditor esté familiarizado con, y cumpla con los
requisitos del CSM referentes a las auditorías de acuerdo con este convenio.
5 (12)
En caso que la Organización Contraparte canalice fondos a una organización receptora, la
Organización Contraparte es responsable de que las auditorías anuales de esos fondos sean
realizadas de acuerdo a los requisitos establecidos arriba.
6 (12)
8. Instrucción financiera
La dirección de la Organización Contraparte es responsable del informe financiero del
proyecto/programa.
El informe financiero (integrado en informes de progreso e informes finales) compararán los
resultados reales para presente periodo de informe con el presupuesto acordado para el mismo
periodo (ver plantilla/formato para la rendición de informes).
Los notas a los informes financieros contendrán información explicativa adicional. Será
especificada la base de la contabilidad utilizada (en efectivo o devengada). La Organización
Contraparte especificará en las notas al informe financiero el principio utilizado para la asignación
de los gastos en nóminas salariales.
Los costos reportados deben ser derivados de los registros contables de la Organización
Contraparte. La Organización Contraparte está obligada a mantener documentación de soporte
para respaldar los costos reportados.
Los registros contables de la Organización Contraparte deben ser preparados de acuerdo con los
estándares nacionales de contabilidad aceptables. La Organización Contraparte cumplirá las leyes
nacionales referentes al pago de impuestos.
Los adelantos deben ser evitados en la medida de lo posible. En caso que se hagan adelantos,
estos deben ser contabilizados dentro del plazo de un mes. No se permiten préstamos al
personal.
El tiempo de trabajo a ser cargado al proyecto/programa debe ser registrado durante la duración
del proyecto/programa por cualquier medio razonable pero fiable. La persona a cargo del trabajo
designada por la Organización Contraparte certificará los registros.
Debe haber un sistema que permita que el tiempo de cualquiera trabajando en el proyecto sea
objeto de seguimiento y auditado. La buena práctica sugiere que el vínculo entre el
proyecto/programa y el registro de tiempo esté claramente establecido y que esté indicado el tipo
de trabajo desempeñado. Los gastos por nóminas salariales serán cargados al proyecto/programa
en ejecución para mejorar los buenos procedimientos de seguimiento.
El informe financiero debe indicar cualquier ganancia o pérdida de cambio de divisas, así como
también cualquier interés devengado con fondos del CSM. El interés devengado debe ser usado
dentro del programa o proyecto para el cual fue aprobada la subvención.
El informe financiero será firmado por el auditor y por la persona autorizada de acuerdo a las
normas de la Organización Contraparte para la organización, delegación del trabajo y el
procedimiento de toma de decisiones.
En caso que la Organización Contraparte canalice fondos a una organización receptora, la
Organización Contraparte contabilizará cuánto ha sido pagado a las otras contrapartes. La
7 (12)
Organización Contraparte también destacará desviaciones importantes en los informes a la
Organización Miembro y asegurará en el informe que los requerimientos del CSM referentes a la
rendición de informes financieros estén incluidos en todos los convenios.
La Organización Contraparte aprobará la selección del auditor (independiente, externo y
calificado), aprobará los TDR para la auditoría o acordará los TDR durante la fase preparatoria
(estándar internacional, dictamen de la auditoría, etc.) y controlará que el informe del auditor y la
respuesta de gestión recibida sean presentadas a tiempo y con el contenido acordado.
La Organización Contraparte también documentará su posición ante los informes recibidos y
actuará sobre la información que es recibida en los informes.
9. Rendición de informes
Los informes de progreso deben ser elaborados anualmente para todas las iniciativas en curso
financiadas con fondos del CSM, para las cuales no ha sido presentado un Informe Final. El
informe de progreso describe brevemente la iniciativa en relación con el presupuesto
aprobado/plan de actividades. El informe de progreso incluirá las correspondientes partes
narrativas y financieras.
El informe de progreso debe ser elaborado usando la plantilla/formato del CSM para informes
de progreso, ser firmada por el representante autorizado, y debe llegar a la Organización
Miembro a más tardar el (día, mes, año).
Un Informe Final es el informe final para iniciativas financiadas con fondos del CSM. El Informe
Final presenta la iniciativa tal como se establece en la plantilla del CSM para Informes Finales y
debe ser escrito inmediatamente después de concluida la iniciativa.
El Informe Final incluirá las correspondientes partes narrativas y financieras (ver la Rendición de
Informes Financieros arriba).
La parte narrativa mostrará si, y en qué extensión, se han alcanzado los objetivos. Esta también
describirá los resultados y el impacto del programa o proyecto y esta pretende incluir una historia
de cambio de actitudes, comportamiento y/o situación. El informe debe también incluir un
análisis de lo que ha pasado, conclusiones extraídas y lecciones aprendidas.
El Informe Final, con el informe de auditoría anexado, y la Carta de Gestión, será firmado por el
representante autorizado de la Organización Contraparte y provisto a la Organización Miembro
el (día, mes, año).
La Organización Contraparte presentará un informe financiero anual auditado abarcando a la
totalidad de la organización, consistiendo de un estado de resultados y una hoja de balances, en la
moneda usada localmente. Debería ser posible identificar la contribución del CSM/la
Organización Miembro en el Informe Anual o en una nota adjunta auditada al estado de
resultados.
10. Reembolso
8 (12)
Cuando el programa o proyecto esté terminado, los fondos del CSM remanentes serán
reembolsados. Los reembolsos son obligatorios cuando los fondos del CSM no hayan sido
usados de acuerdo con la solicitud aprobada y /o con este convenio.
9 (12)
11. Documentación
Todos los documentos y los registros financieros, incluyendo los documentos de soporte
(vouchers, recibos, etc.) del trabajo deben estar disponibles para su seguimiento y control con la
Organización Contraparte por un periodo de siete años comenzando desde la fecha del Informe
Final. Esto aplica para la totalidad de la organización, incluyendo todos los documentos
relacionados a la iniciativa específica cubierta por este convenio.
Todos los documentos concernientes a las adquisiciones o compras hechas por la Organización
Contraparte total o parcialmente con fondos hechos disponibles durante este convenio deben ser
mantenidos en un archivo independiente para cada compra por un periodo de siete años
comenzando desde la fecha de presentación del Informe Final.
12. Materiales de información y actividades de comunicación
financiadas por el CSM y Asdi
Se debe indicar claramente en los materiales de información y en todas las actividades de
comunicación que:
 La intervención está siendo ejecutada con apoyo recibido del CSM y Asdi
 El CSM y Asdi no han tenido parte en la definición o diseño de los materiales o
actividades
 Los puntos de vista y las opiniones expresadas no son las del CSM y Asdi.
El siguiente texto de descargo de responsabilidades es para ser incluido en todo el material de
información y en conjunción con todas las actividades de comunicación financiadas total o
parcialmente con fondos de Asdi:
“Este material/actividad ha recibido apoyo financiero del Consejo Sueco de Misiones y de Asdi.
El CSM/Asdi no comparte necesariamente los puntos de vista y opiniones presentes aquí. La
responsabilidad por el contenido descansa solamente en los autores.”
Ni el logotipo del CSM ni el Asdi pueden ser usados en documentos impresos u otro artículo
publicado/producido por el CSM o por Asdi.
13. Cumplimiento y control
La Organización Miembro tiene el derecho de hacer sus propios controles/auditorías de la
Organización Contraparte para hacer el seguimiento de los asuntos financieros y sobre el
cumplimiento general con varias normas aplicables, regulaciones, convenios, códigos de
conducta, políticas y leyes.
10 (12)
Los controles pueden ser hechos a través del propio personal de la Organización Miembro, el
personal del CSM, Asdi o por consultores contratados por cualquiera de los donantes. La
Organización Miembro se esforzará por informar con suficiente antelación para planificar dichos
controles, pero también se reserva el derecho de hacerlos de forma aleatoria y sin previo aviso.
La Organización Contraparte acuerda cooperar completamente y asistir en tales controles y poner
a la disposición toda la documentación necesaria, incluyendo los registros financieros.
14. Fraude y corrupción
Se espera que la Organización Contraparte actúe de acuerdo con las partes aplicables de la
política anticorrupción del CSM de abajo. Las partes aplicables aplican a los empleados de la
Organización Contraparte, los funcionarios electos, y los consultores contratados.
De acuerdo con la política anticorrupción del CSM son definidos como corrupción los siguientes
ejemplos: el favoritismo y el nepotismo, el soborno y el cohecho, la malversación de fondos, la
extorsión, el fraude, el conflicto de intereses, el lavado de dinero y la financiación ilegal de
partidos políticos.
La Organización Contraparte debe trabajar activamente para resistir, prevenir y detectar todas las
formas de fraude y corrupción dentro de las organizaciones, y en todas las actividades donde la
organización toma parte, incluyendo pero no limitadas a las actividades financiadas bajo este
convenio.
Para prevenir la corrupción en la labor de cooperación para el desarrollo, la Organización
Contraparte y sus organizaciones asociadas se esforzarán por ser sinceras y transparentes en todas
sus actividades.
Es importante que todos los actores relevantes que son parte de la cadena de cooperación,
incluyendo los supuestos beneficiarios, tengan un sentido de propiedad e influencia sobre los
procesos de la cooperación para el desarrollo. Debe ser posible responsabilizar a las personas a
cargo por sus acciones, lo cual requiere de estructuras claras y bien documentadas para las
responsabilidades y mandatos. Si se descubre cualquier tipo de fraude o intento de fraude, o si
alguien ofrece pagos, consideraciones o beneficios de cualquier clase, prometido, buscado o
aceptado, o es conocido por haber hecho, prometido, buscado o aceptado, la Organización
Contraparte debe inmediatamente tomar las medidas apropiadas e informar sin tardanza a la
Organización Miembro sobre el asunto y sobre las medidas tomadas. La Organización
Contraparte debe tratar de investigar a fondo cualquier asunto y en base a los hallazgos tomar las
medidas oportunas, incluyendo acciones legales en caso de sospecha de delito.
El incumplimiento o demora innecesaria para emprender acciones y/o informar a la
Organización Miembro será motivo para la cancelación inmediata de este convenio, incluyendo el
posible reembolso a la Organización Miembro de los fondos recibidos, así como también para las
correspondientes acciones civiles y/o penales adicionales.
Se espera que la Organización Contraparte cuente con su propia política y plan de acción para la
labor de anticorrupción.
11 (12)
15. Nulidad
Cualquier disputa, controversia o reclamo que surja de, o relacionado con este convenio, o por el
mismo incumplimiento, rescisión o nulidad presente debe ser resuelta de forma amigable. Si no
es posible llegar a un entendimiento común, cualquiera de las partes puede declarar al convenio
inválido. Si esto ocurre, la Organización Miembro tiene el derecho de reconsiderar la
contribución financiera, así como también la ayuda material o personal provista.
Dos originales de este convenio han sido firmados, de los cuales cada una de las partes ha
retenido un original.
Lugar y fecha, xx, día, mes, año
Lugar y fecha, xx, día, mes, año
En nombre de la Organización Miembro Sueca
En nombre de la Organización Contraparte
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Firma
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Firma
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Clarificación del nombre y título
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Clarificación del nombre y título
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Firma
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Firma
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Clarificación del nombre y título
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Clarificación del nombre y título
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