Organización del servicio y trabajos de secretariado

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
FAMILIA PROFESIONAL
DE
ADMINISTRACION
PROGRAMACIÓN DEL CICLO
DE
TÉCNICO SUPERIOR EN SECRETARIADO
MÓDULO:
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE
SECRETARIADO
Realizado por: Emilio Mayoral Fernández
Curso escolar: 2004/2005
Instituto: I.E.S. Felo Monzón Grau-Bassas
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
1
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
CONTENIDO
1. Introducción..........................................................................................................................
3
2. Análisis de los elementos del currículo del Módulo.
2.1.Desglose de los componentes curriculares del R.D. del currículo...............................
8
3. Organización de contenidos.
3.1. Tipo y enunciado de contenido organizador...........................................................
11
3.2. Estructura de los contenidos.................................................................................
13
3.3. Contenidos actitudinales........................................................................................
13
4. Programación.
4.1. Relación secuenciada de Unidades de Trabajo......................................................... 14
4.2. Contenidos Básicos ………………………………………………………………… 15
4.3. Elementos curriculares de cada Unidad de Trabajo.................................................. 18
5. Metodología, Criterios de Evaluación y Recursos.................................................................
22
6. Bibliografía..........................................................................................................................
23
7. Actividades extraescolares................................................................................................ 23
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
2
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
1. INTRODUCCIÓN
La Formación Profesional Específica se distingue del resto de las etapas del sistema educativo
por su mayor interrelación con el sistema productivo; por ello la "referencia del sistema productivo", y
particularmente el perfil profesional, ha sido el referente para la definición, en el ámbito del sistema
educativo y para todo el Estado, de los títulos profesionales y de las correspondientes enseñanzas
mínimas, y lo es también por extensión del currículo de esta Comunidad. En el mencionado Real
Decreto 1658/1994, se especifica dicha "referencia del sistema productivo" para este Título y su perfil
profesional incluye como competencia general:
Organizar, gestionar, elaborar y transmitir la información procedente o con destino a los órganos
ejecutivos, profesionales y de gestión en lengua propia y/o extranjera, así como representar a la
empresa y fomentar la cooperación y calidad de las relaciones internas y externas, según los
objetivos marcados y las normas internas y externas, según los objetivos marcados y las normas
internas establecidas.
Las unidades de competencia en las que se divide la competencia general del Título son:
1. Gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia
y/o extranjera.
2. Organizar, supervisar y realizar trabajos de secretariado.
3. Organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático.
4. Elaborar y presentar documentos de trabajo, integrando datos, textos y gráficos.
En el Real Decreto 1.658/1994 (BOE de 30 de septiembre), se establece el diseño del Ciclo
formativo de Técnico Superior en Secretariado, que contiene las siguientes realizaciones:
REALIZACIONES
CRITERIOS DE REALIZACIÓN
2.1. Organizar y supervisar el trabajo de
secretaría según las prioridades establecidas por las normas de la empresa y la
legislación vigente, definiendo o adaptando
procedimientos y optimizando la productividad.
2.2. Supervisar el personal a su cargo
motivando su actuación para la mejor
Emilio Mayorak Fernández
-
Los tipos de tareas y sus prioridades son
identificados, distinguiendo entre trabajos
periódicos, aperiódicos y puntuales.
-
Se establece el ciclo de tareas diarias, semanales, mensuales, anuales.
-
Se asignan los recursos y tiempos necesarios
para que las tareas se realicen dentro de los
plazos, de acuerdo con las prioridades establecidas.
-
Se controla el cumplimiento de lo programado
según lo establecido en la agenda de trabajo.
-
Se identifica, obtiene y coordina la posible
ayuda en caso de urgencias específicas y
plazos de entrega.
-
Se tratan adecuadamente las contingencias.
-
La planificación es flexible para permitir las
contingencias y los cambios de prioridades.
-
Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad.
-
Las tareas delegadas a terceros son definidas
con exactitud y se realiza el necesario segui-
C:2004/05
3
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
consecución de los objetivos marcados.
miento y supervisión.
2.3. Organizar entrevistas, reuniones y eventos
corporativos, atendiendo al calendario
fijado y cumpliendo los objetivos
establecidos.
2.4. Organizar viajes nacionales e internacionales atendiendo al calendario fijado y
cumpliendo los objetivos establecidos.
Emilio Mayorak Fernández
-
Se transmite el sentido del puesto de trabajo
que desempeñan sus subordinados y lo que
la empresa espera de ellos.
-
El trabajo y las tareas son asignadas entre el
personal a su cargo.
-
Se elige el momento y la forma más
adecuada para transmitir los mensajes,
órdenes, mandatos y objetivos que la
empresa pretende en su ámbito concreto.
-
Los mensajes son transmitidos de forma
sintética y fácilmente comprensible.
-
Los mensajes son correctamente recibidos e
interpretados.
-
Se recogen y divulgan entre los miembros de
su equipo las disposiciones que, procedentes
de otras áreas, afectan al desarrollo de su
actividad.
-
Las entrevistas, reuniones o eventos corporativos son organizados de acuerdo con las
normas establecidas y el protocolo necesario,
convocando a los asistentes dentro del plazo
establecido.
-
Los cálculos de coste son correctos.
-
El coste del evento está dentro de los límites
asignados.
-
Las entrevistas siempre se confirman.
-
Se revisa la documentación para que sea
apropiada y exacta, localizando los errores y
corrigiéndolos.
-
La documentación complementaria se adjunta
a la propia de la reunión.
-
Se prepara la sala de reuniones y el material y
equipo audiovisual necesario.
-
Se delegan tareas y se realiza el seguimiento
y supervisión necesarios.
-
Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad.
-
Se identifica el tipo de viaje, reserva hotelera y
actividades asociadas.
-
Se prepara con la suficiente antelación un
itinerario claro y exacto, en el que conste el
C:2004/05
4
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
programa del viaje y la agenda de trabajo.
-
Se realiza el programa para que resulte equilibrado en lo referente al coste y al tiempo, de
acuerdo con las normas y procedimientos de
la entidad.
-
Se realizan y confirman las reservas, así
como las visitas programadas.
-
Se prepara la documentación, y se realizan
las necesarias correcciones si es necesario.
-
Se prevén las contingencias.
-
Se cumplen las normas de seguridad y confidencialidad.
DOMINIO PROFESIONAL
Información (naturaleza, tipo y soportes): Información sobre las áreas de responsabilidad de la
empresa. Información sobre los plazos legales de presentación de documentos relacionados con
obligaciones fiscales y/o mercantiles. Normas de organización de reuniones de diversos tipos (comités,
consejos de Administración, juntas generales de accionistas). Información sobre tipos de viaje, sistemas
de transporte, tipos de alojamiento, seguros de viaje, documentación, divisas. Husos horarios.
Medios para el tratamiento de información: Agendas manuales y electrónicas. Equipos telemáticos y
ofimáticos. Guías turísticas y catálogos de viajes. Calculadora electrónica.
Procesos, métodos y procedimientos: Programación de trabajos y tiempos. Protocolo de reuniones
(preparación de salas, utilización de medios audiovisuales, convocatorias, actas). Utilización de fuentes
de referencia relativas a aeropuertos, puertos, agencias de viaje, hoteles. Protocolo y fórmulas de
cortesía en lugares de destino. Función de embajadas y consulados. Presupuestos de gastos de
protocolos. Procedimientos de contratación de servicios de estancia y viajes.
Principales resultados del trabajo: Óptima utilización del tiempo, tanto propio como de superiores.
Organización eficaz de reuniones y viajes. Racionalización del uso de los recursos de la empresa.
Trabajo de secretaría organizado y supervisado.
Personas y/u organizaciones destinatarias del servicio: Personal de la empresa. Directores y jefes
de departamento. Miembros del Consejo de Administración. Accionistas. Secretarias y personal de
empresas relacionadas y competidoras. Clientes y proveedores Representantes de la Administración
Pública. Personal de agencias de viaje, compañías de transporte, hoteles, bancos.
A partir de estas realizaciones se han determinado las capacidades terminales del módulo,
expresadas en el R.D. citado. Una vez adquiridos por los alumnos, éstos podrán afrontar las
competencias derivadas de su puesto de trabajo.
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
5
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
OBJETIVOS GENERALES del Ciclo Formativo:
- Trabajar en equipo, responsabilizándose de la consecución de los objetivos asignados al grupo,
respetando el trabajo y las ideas de los demás, participando activamente en la organización y
desarrollo de tareas colectivas, y cooperando en la superación de las dificultades que se presenten.
- Dominar estrategias de comunicación para transmitir y recibir información correctamente y resolver
situaciones conflictivas, tanto en el ámbito de las relaciones en el entorno de trabajo como en las
relaciones externas, utilizando, en su caso, una/más de una lengua extranjera.
- Seleccionar, valorar y utilizar canales y fuentes de información y formación relacionadas con el
ejercicio de la profesión, desarrollando la capacidad de adaptación a diversos puestos de trabajo, a
nuevas situaciones laborales y a la evolución de la competencia profesional.
- Poseer una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios de secretariado
tratando la información, representando a la empresa y fomentando la calidad de las relaciones
internas y externas, a los que está vinculada la competencia profesional del título, aprehendiendo su
lógica, comprendiendo las dimensiones técnica, organizativa, económica y humana de su
participación en los mismos, e integrando los conocimientos científicos, tecnológicos y organizativos
adquiridos.
- Desarrollar la iniciativa, el sentido de la responsabilidad y la identidad y madurez profesionales que
permitan proponer mejoras en los procedimientos establecidos y soluciones a contingencias no
previstas, mejorar la calidad del trabajo y la motivación hacia el perfeccionamiento profesional,
utilizando con un amplio grado de autonomía los conocimientos técnicos y el saber hacer
necesarios.
- Programar, organizar y participar en procesos y actividades realizables por equipos de trabajo, para
alcanzar objetivos identificados entre los comunes del sector correspondiente, teniendo en cuenta
los aspectos técnicos, organizativos, económicos y humanos, y estableciendo las condiciones de
seguridad y calidad necesarias.
- Analizar, adaptar y, en su caso, generar documentación técnica imprescindible para la información,
orientación y formación del personal colaborador dependiente.
- Interpretar el marco legal, económico, organizativo y laboral que regula y condiciona las actividades
profesionales del secretariado, identificando los derechos y las obligaciones que se derivan de las
relaciones en el entorno de trabajo, así como los mecanismos y posibilidades de inserción
profesional.
- Sensibilizarse respecto de los efectos que las condiciones de trabajo pueden producir sobre la salud
personal, colectiva y ambiental, con el fin de mejorar las condiciones de realización del trabajo,
proponiendo las medidas de previsión, prevención y protección adecuadas.
- Interpretar las relaciones funcionales y el flujo básico de información interno y externo de empresas
tipo.
- Analizar los sistemas y medios de circulación de la información y documentación para definir la
organización administrativa más adecuada al servicio de secretariado, en función de la actividad,
características, medios y equipos de oficina e informáticos.
- Interpretar y aplicar las normas mercantiles, laborales y fiscales básicas y de procedimiento
administrativo para la tramitación y cumplimentación de documentación derivada de la
administración y gestión, tanto en el ámbito público como privado.
- Aplicar las técnicas de comunicación oral, tanto en lengua propia como extranjera, para informar,
atender, asesorar, comunicar, transmitir y/o resolver cualquier consulta, problema o incidencia
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
6
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO – CICLO SUPERIOR DE
SECRETARIADO -IES FELO MONZON GRAU-BASSAS
derivada de la actividad de secretariado o servicio de atención y trato directo con el público y/o
usuario, tanto en empresas como en organismos públicos y privados.
- Seleccionar el medio o equipo informático o de oficina para elaborar, archivar e imprimir información
y documentación derivada de las operaciones más habituales en el campo de la administración y
gestión empresarial.
- Producir (redactar, analizar, sintetizar textos y documentos), transmitir y archivar con corrección,
precisión y eficacia documentos y escritos, utilizando los métodos, equipos y aplicaciones
informáticas disponibles en la empresa, en lengua propia y/o extranjera.
- Evaluar, definir y realizar procesos para mejorar la eficacia y la eficiencia del trabajo de secretaría.
- Organizar o reorganizar el tratamiento de la información en un servicio de secretariado en función
del tiempo y de los medios.
- Procesar la información para organizar y desarrollar procedimientos que garanticen la buena
consecución de reuniones, viajes y demás eventos corporativos con eficacia, discreción,
oportunidad y responsabilidad.
- Aplicar procedimientos de seguridad, protección, confidencialidad y conservación de la
documentación e información en los medios y equipos de oficina e informáticos para garantizar la
integridad, el uso, acceso y consulta de las mismas.
- Aplicar las nuevas tecnologías de comunicación y transmisión de información en los procesos
administrativos y de gestión en la empresa.
La programación presenta en forma de elementos de capacidad, el desglose de los
componentes curriculares referenciados en el R.D. del Título, ordenados por capacidades terminales e
indicando su naturaleza y las unidades de trabajo en donde se contempla su desarrollo.
De la estructura de contenidos se obtiene la secuencia de aprendizaje basada en el saber hacer
y organizada en torno a procesos reales de trabajo.
Se definen así una serie ordenada de Unidades de trabajo cada una de las cuales enuncia los
conceptos y procedimientos, las actividades de formación y varias propuestas de actividades de
evaluación.
El conjunto de todos estos elementos constituye la siguiente programación:
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
7
2. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL CURRICULO DEL MÓDULO: ORGANIZACIÓN DEL
SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO
DESGLOSE DE LOS COMPONENTES CURRICULARES DEL R. D.
Capacidades
Terminales
2.1.
ANALIZAR
LA
ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA
Y
LAS
FUNCIONES DEL
SERVICIO
DE
SECRETARIADO.
Criterios de Evaluación
ORGANIZAR
REUNIONES
Y
EVENTOS
CORPORATIVOS,
APLICANDO LAS
NORMAS
DE
PROTOCOLO Y
CUMPLIENDO
LOS OBJETIVOS
ESTABLECIDOS.
Unidades
de
Trabajo
2.1.1- Identificar
las
distintas
tendencias Conocimiento
internacionales de lo que significa la cultura + Comprensión
empresarial.
2.1.2- Diferenciar correctamente las principales
funciones genéricas de la dirección.
Conocimiento
2.1.3- Interpretar el sistema organizativo
más
adecuado en relación con los estilos de dirección.
2.1.4- Explicar las funciones y características
fundamentales de los diversos tipos de secretariado:
Conocimiento
. De dirección económico-comercial.
. De dirección científica.
. De producción.
Comprensión
2.1.5- Describir con un alto grado de detalle los medios
y equipos habituales en una oficina.
Compresión
2.1.6- Aplicar las funciones de la agenda de trabajo
convencional o electrónica en la planificación y
organización de un supuesto servicio, explicando la
Aplicación
realidad de lo realizado.
2.1.7- En supuestos prácticos de
servicios de
secretariado determinados por el tipo de empresa o
centro de trabajo, funciones y entorno organizativo:
Análisis
. Explicar las relaciones y el flujo de información del
servicio de secretariado, utilizando diagramas si es
preciso.
. Establecer, mediante un gráfico, la estructura física
del servicio de secretariado, determinando y ubicando los elementos materiales y los medios
Análisis
humanos necesarios y justificando su distribución
según criterios de ergonomía y fluidez del trabajo.
. Definir los límites de responsabilidad y las funciones de los puestos de trabajo necesarios.
. Determinar los trabajos periódicos, aperiódicos y
puntuales, razonando la respuesta.
. Establecer el procedimiento más adecuado ante
una urgencia o contingencia surgida.
Capacidades
Terminales
2.2.
Tipos de
Capacidad
Criterios de Evaluación
Tipos de
Capacidad
1,2,3,4,5
Unidades
de
Trabajo
2.2.1- Diferenciar los tipos de reuniones en el ámbito Conocimiento
público y privado, especificando su función.
2.2.2- Describir las etapas del desarrollo de reuniones
tipo.
2.2.3- Enumerar los objetivos más relevantes que se
persiguen en reuniones de grupo tipo, identificando la Comprensión
tipología de los participantes.
Conocimiento
2.2.4- Diferenciar las características de una reunión y de
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
U: 6 + 7
U: 6 + 7
8
Capacidades
Terminales
Criterios de Evaluación
Tipos de
Capacidad
Unidades
de
Trabajo
un evento desde el punto de vista del protocolo.
Conocimiento
2.2.5- Identificar diferentes técnicas de dinamización y
funcionamiento de grupos.
Análisis
2.2.6 Ilustrar la función y el método de la planificación
de reuniones, definiendo, a través de casos simulados,
los objetivos, documentación, orden del día, asistentes
y convocatoria de una reunión.
Comprensión
2.2.7- Seleccionar los medios logísticos, calcular el
+ Análisis
presupuesto, realizar la documentación necesaria,
ordenar las precedencias de colocación y de
intervención, para la supuesta realización de un evento
o reunión, dejando constancia por escrito de las
motivaciones de las decisiones tomadas y las
conclusiones.
Comprensión
2.2.8- Organizar diferentes tipos de reuniones,
cumpliendo los objetivos asignados y observando el
protocolo necesario a partir de supuestos prácticos
Aplicación
suficientemente caracterizados, atendiendo a su
+
naturaleza:
Análisis
. Informativa:
. Conferencias.
. Simposios o congresos.
. Reunión de trabajo:
. Mesa redonda.
. Jurídica:
. Reuniones de Junta General, Consejo de Administración y Comités.
Capacidades
Terminales
Criterios de Evaluación
Tipos de
Capacidad
Unidades
De
Trabajo
2.3 ORGANIZAR
VIAJES
NACIONALES E
INTERNACIONA
LES
ESTABLECIEND
O LOS
PROCEDIMIENT
OS
NECESARIOS Y
CUMPLIENDO
OBJETIVOS
2.3.1- Identificar los elementos esenciales en la preparación y
organización de viajes.
2.3.2- Enumerar las diferencias entre organizar un viaje en territorio
nacional o internacional.
2.3.3- Determinar las posibilidades de desplazamientos desde distintos
puntos y por distintos medios según sus ventajas e inconvenientes.
2.3.4- Distinguir los productos y servicios ofertados por agencias
mayoristas y minoristas.
2.3.5- Precisar las formalidades más habituales en la entrada y salida
de un país.
2.3.6- Organizar
diferentes
tipos
de
supuestos
viajes,
convenientemente caracterizados, debiendo optimizar diferentes
ofertas atendiendo a los objetivos del viaje y comodidad de la
persona que lo realiza según: horarios, medios de pago,
alojamiento, comidas, medios de transporte, itinerarios y coste.
2.3.7- En supuestos prácticos de realización de un viaje internacional
convenientemente caracterizado:
. Describir los trámites documentales exigidos por consulados,
embajadas y organismos públicos en los relativo a pasaportes,
visados, reglamentación sanitaria y control de aduanas.
. Sintetizar las formalidades bancarias de cambio y traslado de
divisas.
. Identificar y explicar las normas de protocolo y cortesía más
adecuadas a la idiosincrasia y costumbres del país.
Comprensión
U: 8
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
Conocimiento
Comprensión
Conocimiento
+
Análisis
Comprensión
9
Capacidades
Terminales
2.4. TOMAR
DECISIONES,
CONTEMPLAND
O
LAS
CIRCUNSTANCIA
S Y TENIENDO
EN CUENTA LAS
OPINIONES DE
LOS
DEMÁS
RESPECTO
A
LAS VÍAS DE
SOLUCIÓN
POSIBLES.
2.5 EJERCER EL
LIDERAZGO DE UNA
MANERA EFECTIVA
EN EL MARCO DE SUS
COMPETENCIAS PROFESIONALES
ADOPTANDO EL
ESTILO MÁS
APROPIADO EN CADA
SITUACIÓN.
Criterios deEvaluación
2.4.1- Identificar y clasificar los posibles tipos de Conocimiento
decisiones que se pueden utilizar ante una situación
concreta.
2.4.2- Identificar los distintos métodos de gestión para la Conocimiento
toma de decisiones más acertadas.
2.4.3- Analizar las circunstancias en las que es
Análisis
necesario tomar una decisión y elegir la más
adecuada.
Aplicación
2.4.4- Aplicar el método de búsqueda de una solución o
respuesta.
Actitudinal
2.4.5- Respetar y tener en cuenta las opiniones de los
demás, aunque sean contrarias a las propias.
IMPULSAR
EL
PROCESO
DE
MOTIVACIÓN EN
SU
ENTORNO,
FACILITANDO LA
MEJORA EN EL
AMBIENTE
DE
TRABAJO Y EL
COMPROMISO
DE LAS PERSONAS CON LOS
OBJETIVOS DE
LA EMPRESA.
Unidades
de
Trabajo
U:9 +U-3
Conocimiento
2.5.1- Identificar los estilos de mando y los com- Aplicación
portamientos que caracterizan cada uno de ellos.
Análisis +
2.5.2- Relacionar los estilos de liderazgo con diferentes
Evaluación
situaciones ante las que puede encontrarse el líder.
2.5.3- Estimar el papel, competencias y limitaciones del
Actitudinal
mando intermedio en la organización.
2.5.4- Mantener buenas relaciones con los compañeros,
respetando y considerando sus preferencias y
aptitudes.
Capacidades
Terminales
2.6.
Tipos de
Capacidad
Elementos de Capacidad
Tipos de
Capacidad
2.6.1- Expresar los principios de la motivación en el
entorno laboral.
2.6.2- Explicar y direrenciar las grandes teorías de la
motivación.
2.6.3- Relacionar los objetivos y ambientes laborales de
las empresas con la motivación de los recursos
humanos.
2.6.4- Identificar las técnicas de motivación aplicables
en el entorno laboral.
2.6.5- Seleccionar y aplicar técnicas de motivación
adecuadas a cada situación, que se plantea
convenientemente mediante casos simulados.
2.6.6- Influir positivamente a nivel de grupo en la actitud
de trabajo en equipo e individualmente demostrar la
automotivación necesaria para la
superación
personal.
Conocimiento
U-9 + U-3
Unidades
de
Trabajo
U-9
Conocimiento
Conocimiento
+
Aplicación
Aplicación
Actitudinal
3. ORGANIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS.
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
10
3.1. Tipo y enunciado del contenido organizador.
Del análisis de las capacidades terminales y teniendo en cuenta las características de este
módulo y la etapa en la que se ubica, se deduce que el aprendizaje debe orientarse hacia los modos y
maneras de saber hacer.
El enunciado del contenido organizador coincide con el nombre de la Unidad de Competencia
a la que está asociado el módulo:
ORGANIZAR, SUPERVISAR Y REALIZAR TRABAJOS DE SECRETARIADO
A este gran procedimiento están asociados un conjunto de conocimientos de carácter
conceptual y una serie de actitudes que constituyen los contenidos soporte de las habilidades
cognitivas y destrezas, involucradas en los procedimientos, que los alumnos deben adquirir.
3.2. Estructura de los contenidos.
A partir del análisis de los procedimientos expresados en el contenido organizador se deduce
que puede llevarse a cabo en las siguientes etapas:
1. BLOQUE I: Empresa-Trabajo.
2. BLOQUE II: El desarrollo del trabajo secretarial.
3. BLOQUE III: Reuniones, eventos y viajes.
4. BLOQUE IV: Etica y Profesionalidad del trabajo de secretariado
3.3. Contenidos actitudinales del Módulo.
En este módulo las actitudes son una materia transversal; se van aprendiendo a través de todas
las actividades propuestas. Han sido tratadas cono normas, valores o pautas de conducta que se han
establecido para llegar a convertirse en una forma de actuación, ya que en cada actitud siempre existe
un componente motivacional, es decir, de orientación y activación de la conducta hacia un objetivo.
A continuación se relacionan las principales actitudes que se deben trabajar en el desarrollo
de las actividades propuestas en la programación del módulo:
CAPACIDADES ACTITUDINALES COMUNES
-
Reconocer la creciente importancia del trabajo en equipo en el mundo laboral y demostrar
capacidad de aceptación e integración en diferentes grupos de trabajo, manteniendo relaciones y
comunicaciones fluidas, respetando ideas y soluciones aportadas por otros con actitud de
cooperación y tolerancia, compartiendo responsabilidades y dando y recibiendo instrucciones.
-
Aceptar la necesidad del autoaprendizaje constante y de la formación continua como instrumentos
que facilitan la adaptación a las innovaciones tecnológicas y organizativas, la conservación del
empleo y la reinserción profesional.
-
Mostrar interés por adquirir una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios
a los que está vinculada la competencia profesional del título.
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
11
-
Valorar el trabajo riguroso y bien hecho al planificar, organizar y desarrollar las actividades propias,
demostrando iniciativa, creatividad y sentido de la responsabilidad, manteniendo el interés durante
todo el proceso, y sintiendo satisfacción personal por los resultados conseguidos.
-
Reconocer la importancia de establecer una eficaz comunicación en el marco de las relaciones
laborales y profesionales para el logro de objetivos personales y corporativos.
-
Valorar la necesaria participación personal en la aplicación de la gestión y control de la calidad
como factor que facilita el logro de mejores resultados y una mayor satisfacción de consumidores
o usuarios.
-
Evaluar el desarrollo de la actuación personal y colectiva, identificando aciertos y errores y
argumentando y proponiendo soluciones alternativas para mejorar procesos y resultados.
-
Asumir el compromiso de mantener y cuidar las instalaciones y equipos, y sacar el máximo
provecho a los medios materiales utilizados en los procesos, evitando costes y desgastes
innecesarios.
-
Valorar y respetar las normas de seguridad e higiene y de protección del medio ambiente en el
trabajo.
- Desarrollar la iniciativa, el sentido de la responsabilidad, la identidad y la madurez profesional que
permitan mejorar la calidad del trabajo y motivar hacia el perfeccionamiento profesional.
- Valorar la importancia de la comunicación profesional, así como las normas y procedimientos de
organización en las relaciones laborales, tanto de carácter formal como informal, y su repercusión
en la actividad e imagen de la empresa u organismo.
- Valorar la incidencia de las nuevas tecnologías de comunicación y transmisión de información en
los procesos administrativos y de gestión en la empresa.
- Mantener buenas relaciones con los compañeros, respetando y considerando sus preferencias y
aptitudes.
- Sensibilizarse sobre las condiciones ambientales y de salud de que debe disponer una oficina o
despacho y los diferentes equipos y sistemas.
- Demostrar el suficiente tacto, flexibilidad, sociabilidad, positivismo, iniciativa y discreción.
- Respetar y tener en cuenta las opiniones de los demás, aunque sean contrarias a las propias.
- Mostrar satisfacción por la precisión, exactitud, orden y limpieza con que se desarrollan individual y
colectivamente las actividades.
4. PROGRAMACIÓN
4.1. Unidades de trabajo secuenciadas y tiempos asignados.
A) Bloques y Unidades.
Emilio Mayorak Fernández
C:2004/05
12
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE
SECRETARIADO
El contenido de carácter procedimental, es decir, pretende que el alumno adquiera no sólo el
conocimiento como saber sino que desarrolle, también, habilidades, destrezas y actitudes.
En cada Unidad de Trabajo se han planteado actividades para trabajo individual y en equipo
que dan una visión global de los aprendizajes del módulo, aunque en cada una de ellas se acentúe el
dominio en unas operaciones o procedimientos en concreto. Al final de cada unidad aparece un
glosario de palabras y tecnicismos como conceptos básicos
De la estructura de contenidos se deducen los siguientes bloques y unidades:
BLOQUE 1:
Actividades Iniciales. Identidad profesional y visión general del Módulo
U.T.:1,2,3
Las 3 unidades que se destinan al estudio de las actitudes ante un trabajo de
secretariado, del mundo empresarial y a las estructuras organizativas.
.
BLOQUE 2:
U.T.:4,5,
Se dedican al conocimiento del desarrollo del trabajo secretarial.
BLOQUE 3:
U.T.:6,7,8
Estas unidades se dedican a estudiar los procedimientos a seguir en la
organización de reuniones, eventos corporativos y viajes.
.
BLOQUE 4:
U.T.9.
Pretende sensibilizar al alumno sobre la actitud ética y sentido de la
responsabilidad profesional.
Emilio Mayoral Fernández
C: 2004/05
13
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE
SECRETARIADO
B.- La ordenación de las Unidades de trabajo se resume de la siguiente forma:
UNIDAD Nº
BLOQUE I
U.T.1.
U.T.2.
DENOMINACIÓN
Actitudes ante un trabajo de secretariado. (2 horas)
1ªEvaluación
El mundo empresarial. (8 horas)
U.T.3
BLOQUE II
U.T. 4
Estructuras organizativas. (8 horas)
U.T.5
BLOQUE III
U.T.6
Organización del trabajo del servicio de secretariado. (10 horas)
U.T.7
HORAS
Estructura Organizativa y funciones del servicio de secretariado. (6 h
2ªEvaluación
Organización de reuniones. ( 10 horas)
Organización de eventos corporativos. ( 10 horas)
3ªEvaluación
U.T.8
BLOQUE IV
U.T.9
Organización de viajes. ( 10 horas)
Etica y Profesionalidad en un trabajo de secretariado. ( 4 horas)
TOTAL DE HORAS
Emilio Mayoral Fernández
68
C: 2004/05
14
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE
SECRETARIADO
C.- Explicación de la Unidades de trabajo.
Cada Unidad de Trabajo tiene una pretensión específica, en orden a un aprendizaje
significativo por el que el alumno construye y alcanza las capacidades de este módulo.
La U.T.1.
pretende que el alumno conozca la formación que le va a aportar este módulo,
las ocupaciones y el entorno profesional relacionados con el mismo, así como motivarle para el
desarrollo de las actividades del resto de unidades y para que asuma el comportamiento actitudinal
derivado de las mismas. Una charla-coloquio de un profesional le ayudará a ubicar a este profesional
cualificado.
La U.T.2. está dirigida a obtener la información necesaria que permita analizar a fondo la
estructura organizativa de las empresas.
La U.T.3. en esta tercera unidad didáctica del bloque nos adentramos en el complicado
mundo de las organizaciones empresariales y, sobre todo muy importante, en los distintos tipos de
dirección y funciones. Rellenará un cuestionario para una valoración de sí mismo, clasificando
cualidades de la personalidad. Así como la lectura de algunos capítulos del libro: “Corazones
Inteligentes” de Pablo Fernández Berrocal y Natalia Ramos Díaz de la Editorial KAIROS.
La U.T.4. en esta unidad tendremos la oportunidad de analizar y delimitar las estructuras
organizativas y las funciones de los/las profesionales del secretariado.
La U.T.5. pretende estudiar la planificación y organización de los trabajos del servicio de
secretariado. En esta unidad los contenidos, al igual que en otras unidades, son de tipo
procedimental.
La U.T.6, 7 y 8 pretende estudiar los procedimientos a seguir para la correcta organización de
eventos corporativos, reuniones y viajes y potenciar las actitudes a desarrollar en la realización de
cada uno de ellos. La asistencia a diferentes eventos que se programen en la ciudad (conferencias,
conciertos, actuaciones teatrales, cine, exposiciones, navegación por páginas webs ,etc) para aprender
las técnicas que se aplican en cada situación y localizar la información necesaria.
La U.T.9. al igual que la primera unidad pretende sensibilizar al alumno hacia la actitud ética
y sentido de la responsabilidad profesional que más tarde le ayudará a conseguir con éxito sus logros
profesionales dentro del colectivo de secretarias/os.
CONTENIDOS BÁSICOS (Duración 68 horas)
.
.
.
.
.
.
Estructura organizativa de la empresa
La empresa como estructura organizativa.
Principios de organización empresarial.
El organigrama: representación, funciones y tipos.
Departamentos y áreas funcionales tipo.
Funciones de la dirección.
Interpretación de organigramas.
- Estructura organizativa y funciones del Servicio de Secretariado
. Deontología del Secretariado.
Emilio Mayoral Fernández
C: 2004/05
15
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE
SECRETARIADO
. Funciones de los directivos, profesionales y personal de apoyo.
. Funciones administrativas en un despacho, departamento u oficina.
. Tipos de servicios de Secretariado:
. Secretariado de área económica.
. Secretariado de área científica.
. Secretariado de área de producción.
. Secretariado de área jurídica.
. Secretariado en la administración pública.
. Secretariado en áreas distintas o mixtas.
- Organización del trabajo del Servicio de Secretariado
. Sistemas de organización del trabajo de Secretariado:
. Organización y planificación del trabajo.
. Los elementos de oficina en la organización del trabajo de Secretariado.
. Definición y organización de medios y métodos de trabajo.
. Técnicas de medición del trabajo:
. Productividad, eficiencia y eficacia.
. Medida y mejora del proceso de trabajo.
. Dominio del tiempo.
. Valoración del trabajo.
. Organización de una agenda de trabajo.
- Organización de eventos
. Planificación de eventos y la definición de los objetivos, presupuestos, documentación, orden del
día, etc.
. Organización de reuniones profesionales:
. Tipos de reuniones profesionales.
. Procesos y procedimientos de organización.
. Preparación de reuniones-tipo.
. Organización de eventos corporativos:
. Tipos de eventos.
. Procesos y procedimientos de organización.
. Preparación de eventos corporativos-tipo.
- Organización de viajes nacionales e internacionales
. Los servicios/productos de las agencias de viajes.
. Las reservas y su gestión:
. Conceptos, tipos y procedimientos.
. Medios de comunicación en la gestión de reservas.
. Tarifas: concepto y tipos.
. Medios y rutas de transporte nacional e internacional:
. Rutas terrestres nacionales y europeas.
. Clasificación y tipos de transporte.
. El trayecto: tipos de viajes.
. El equipaje.
. Modificaciones y anulaciones de viajes.
. El tratamiento de la moneda en viajes internacionales:
. Divisas.
. Cálculo del cambio.
. Cupos y trámites aduaneros.
. Cheques de viaje.
. Tarjetas de crédito.
. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas:
. Normas comunitarias, estatales y autonómicas.
. Derechos del viajero.
. Seguros de viajes:
. Prestaciones.
. Normativa internacional.
. Consulados y embajadas.
Emilio Mayoral Fernández
C: 2004/05
16
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO –CICLO DE
SECRETARIADO
. Protección de consumidores y usuarios en España y en la Unión Europea.
. Planificación y organización de supuestos viajes de negocios nacionales e internacionales.
. Cálculo de los importes y comisiones en las operaciones de cambio de moneda extranjera.
. Cumplimentación de los documentos acreditativos del derecho al uso de los servicios de viaje.
- Estilos de mando
. Dirección y/o liderazgo:
. Definición.
. Papel del mando.
. Estilos de dirección:
. Laissez-faire.
. Paternalista.
. Burocrático.
. Autocrático.
. Democrático.
. Estilos de dirección más actuales.
. Teorías, enfoques del liderazgo:
. Teoría del "gran hombre".
. Teoría de los rasgos.
. Enfoque situacional.
. Enfoque funcional.
. Enfoque empírico.
. Etc.
. La teoría del liderazgo situacional de Paul Hersay.
. Análisis de los diferentes estilos de mando que pueden ejercerse en un puesto.
- Conducción/dirección de equipos de trabajo
. Etapas de una reunión.
. Tipos de reuniones.
. Técnicas de dinámica y dirección de grupos.
. Tipología de los participantes.
. Desarrollo de la reunión.
. Los problemas de las reuniones.
. Aplicación y desarrollo de las técnicas de dinamización y dirección de grupos.
- La motivación en el entorno laboral
. Definición de la motivación.
. Principales teorías de motivación:
. McGregor.
. Maslow.
. Stogdell.
. Herzberg.
. McClelland.
. Teoría de la equidad.
. Etc.
. Diagnóstico de factores motivacionales:
. Motivo de logro.
. Locus control.
. Análisis de los factores internos y externos que influyen en las personas dentro de entornos
laborales.
Emilio Mayoral Fernández
C: 2004/05
17
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO
UNIDAD DE TRABAJO Nº 1
IDENTIDAD PROFESIONAL Y VISIÓN GENERAL DEL MÓDULO
(Tiempo estimado: 2 horas)
Conceptos
Contenidos
 Competencia profesional que se adquiere con  Actitudes ante un trabajo de secretariado.
el Módulo.
 Asociación del perfil profesional con los
 Evolución de la competencia.
contenidos del Módulo.
 Posición en el proceso productivo:  Explicación de los bloques y unidades de
Ocupaciones y puestos de trabajo.
trabajo programados para el aprendizaje
del Módulo:
 Procesos, métodos y procedimientos
de
 Organización del Servicio y
trabajo que se van a desarrollar en el
trabajos de secretariado.
módulo.
 Aplicaciones de otros módulos.
 Visión general de la programación del  Definición de los conceptos evaluables y
módulo:
proposición de formas y actividades de
 Conceptos evaluables.
evaluación.
 Métodos y formas de evaluación.
 Calificaciones.
Actividades de enseñanza-aprendizaje
Actividades de evaluación
 Realización de un cuestionario para detectar  En esta unidad no se marcan criterios de
ideas previas acerca del módulo.
evaluación ya que se considera una
 Exposición a través de un esquema de las
unidad motivadora para que los alumnos
diferentes etapas de trabajo de este módulo y
puedan enfrentarse a la adquisición y
medios que se van a utilizar.
utilización de los saberes de este módulo,
partiendo de la realidad profesional. Si se
ha de evaluar el nivel de interpretación y
 Debate sobre las perspectivas profesionales
la asunción de las actitudes que se
que se pueden derivar de la adquisición de la
deberán de trabajar en el resto de las
competencia a la que está asociado el módulo
unidades.
y la evolución de la profesión.
 Conferencia de un profesional del sector,
sobre el puesto de trabajo.
 Debate sobre las normas, valores y modos
derivados de la profesión.
Emilio Mayoral Fernández
Curso 2004/05
Página 18
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CRITERIOS DE CALIFICACIÓN
1.- Actividades que se llevarán a cabo para evaluar:
En cada unidad de trabajo se específica las actividades de evaluación a realizar por el alumnado,
observándose un gran porcentaje de contenidos procedimentales.
2.- La calificación se establecerá en función de la dificultad que presente la U.D. o actividad, de forma que
los contenidos conceptuales, procedimentales y actitudinales tengan un porcentaje de calificación en un
momento u otro.
Para ponderar las calificaciones se tendrá en cuenta la siguiente tabla preparada en base a los
porcentajes anteriores.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
criterios/pautas)
(La evaluación se realizará de conformidad con los siguientes
CONTENIDOS CONCEPTUALES
C1.C2.C3.C4.-
PONDERACIÓN
Comprende adecuadamente la información que recibe.
Repite información recibida elaborándola con sus propias palabras.
Escribe con corrección ortográfica.
Redacta con precisión .
40%
CONTENIDOS PROCEDIMENTALES
P1.P2.P3.P4.P5.P6.-
PONDERACIÓN
40%
Analiza y resuelve correctamente las actividades propuestas
Se expresa con claridad y fluidez
Utiliza vocabulario preciso y con propiedad.
Redacta con claridad y fluidez
Utiliza técnicas y procesos adecuados.
Presenta documentos e informes con orden y limpieza
CONTENIDOS ACTITUDINALES
PONDERACIÓN
A1.A2.A3.A4.A5.A6.A7.A8.A9.A10.A11.-
Es puntual en la entrega de trabajos.
Es constante en sus tareas.
Asiste con puntualidad y regularidad a clase.
Muestra satisfacción por el trabajo riguroso y bien hecho.
Es respetuoso con las ideas y aportaciones de otros.
Es solidario con decisiones del grupo.
Se integra bien en diferentes grupos.
Anima y estimula a la participación en las actividades propuestas.
Es crítico ante información que recibe.
Tiene iniciativa ante problemas que se le plantea.
Cuida los recursos que utiliza (instalaciones, equipos, bibliografía, etc.), evitando costes
innecesarios y perjuicios medioambientales.
A12.- Autoevalúa las actividades realizadas.
20%
EQUIVALENCIA
1-2- 3-4: INSUFICIENTE
Emilio Mayoral Fernández
5-6: SUFICIENTE
De 6-7: BIEN
Curso 2004/05
De 7-9 NOTABLE
9-10
SOBRESALIENTE
Página 19
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO
Teniendo en cuenta estas consideraciones, será condición indispensable para superar cada evaluación, la valoración
positiva de cada uno de los apartados anteriores, así en el apartado C (conceptos) el nivel de suficiencia será de 50% y
en el apartado P (procedimientos) será de 50%. En caso contrario el alumno realizará ACTIVIDADES DE
RECUPERACIÓN.
METODOLOGÍA
La metodología didáctica estará orientada a promover en los alumnos y las alumnas:
- Su participación en los procesos de enseñanza y aprendizaje, de forma que mediante una metodología
activa se desarrolle su capacidad de autonomía y responsabilidad personales, de creciente importancia en el
mundo profesional.
- La adquisición de una visión global y coordinada de los procesos de creación de servicios a los que
está vinculada la competencia profesional del título, por medio de la necesaria integración de contenidos
científicos, tecnológicos y organizativos.
- El desarrollo de la capacidad para aprender por sí mismos, de modo que adquieran una identidad y
madurez profesionales motivadoras de futuros aprendizajes y adaptaciones al cambio de las cualificaciones.
- El desarrollo de la capacidad para trabajar en equipo, por medio de actividades de aprendizaje
realizadas en grupo, de forma que cuando en el ámbito profesional se integren en equipos de trabajo puedan
mantener relaciones fluidas con sus miembros, colaborando en la consecución de los objetivos asignados al
grupo, respetando el trabajo de los demás, participando activamente en la organización y desarrollo de tareas
colectivas, cooperando en la superación de las dificultades que se presenten con una actitud tolerante hacia
las ideas de los compañeros, y respetando las normas y métodos establecidos.
RECURSOS DIDÁCTICOS:
- Equipamiento informático.
- Pizarra.
- Vídeos.
- Transparencias
- Archivador
- Material impreso:
- Libros y Revistas
- Catálogos
- Prensa.
-
Fotocopias
Panel
Emilio Mayoral Fernández
para
incorporar
Curso 2004/05
información
Página 20
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO
6.- BIBLIOGRAFÍA.
 LIBRO DE TEXTO: Organización del Servicio y trabajos de secretariado. Maite Amilibia, María
Claudia Londoño, Elisa del Pino. EDITEX
 Organización del Servicio y trabajos de secretariado. Gabriel Rodríguez, Lourdes Gago, Sadia
Khokhar. McGrawHill.
 Corazones Inteligentes. Pablo Fernández Berrocal y Natalia Ramos Días. KAIROS.
 Expresión Oral. Biblioteca de Recusos Didácticos ALHAMBRA.
 El Protocolo en la Sociedad y en la Empresa. Fernando Rueda Cuenca y José Carlos Sanjuan
Monforte. UNION FENOSA.
 Comunicación y Archivo de la información. Mª Pilar Sanchez. EDITEX
 Páginas WEBs.
7.- ACTIVIDADES EXTRAESCOLARES.
Para este Ciclo se deberá realizar una visita, más o menos, una vez al mes, con el objeto de
observar en la práctica los contenidos teóricos impartidos en la materia:
Se visitarán empresas como:
 Recinto Portuario .
 Administración Autonómica.
 Recinto Ferial.
 GRANDES SUPERFICIES.
 Museo de la Ciencia
 Museo de Néstor

Y se participará en Charlas y Conferencias.
Las Palmas de G.C. 9 de Septiembre de 2005
Profesor del Módulo: Emilio Mayoral Fernández
Emilio Mayoral Fernández
Curso 2004/05
Página 21
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO- CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO
Emilio Mayoral Fernández
Curso 2004/05
Página 22