proceso de cotización y perfil - Escuela Nacional de la Judicatura

Escuela Nacional de La Judicatura
Innovación, Gestión y Transferencia
IGT
Proceso Cotización ENJ
El Siguiente Documento está orientado a presentar de manera
detallada un levantamiento de información referente al proceso de
Cotización que se realiza en la institución actualmente. Se detallará
el Proceso Diagramado, Perfil y Funciones del Cotizador/a y la
Política de Compra de la Institución.
Diagrama Operacional
SOLICITANTE
Comunicación
Solicitud Vía
Mail
Creación
Solicitud Vía
Exactus
COTIZADOR
Envío a Suplidores
elegibles la Orden de
Compra.
Seguimiento a
Recepción de
Cotizaciones
Preparación
Expediente.
Envío Expediente a la
Comisión de ComprasElección del suplidor.
Comisión de
Compras
Recibe Expediente
con Solicitud,
cotización y análisis
de cotización
Elección
Suplidor
Idóneo.
Entrega Expediente a
Administración y
Finanzas.
ADM. Y
FINANZAS
Formalización y
Contratación.
Envío a SubDirección para
Firma.
Entrega del
Expediente al
Solicitante
Verificación
Crédito suplidor.
SOLICITANTE
Seguimiento de Orden
de Compra a Suplidor
Recibir Servicio, Anexar
Factura a Expediente y
Entregarlo a Adm. y
Finanzas
ADM. Y
FINANZAS
Cierre del
Proceso.
Proceso Cotización ENJ
Creación Solicitud Vía Exactus: El Solicitante realiza la solicitud a través de
Exactus en la cual detalla Artículo, Descripción, Centro de Costo a afectar,
cuenta contable de la actividad y Cantidad requerida del Bien o Servicio.
Comunicación Solicitud Vía Mail: Una vez realizada la Solicitud en el sistema
se procede a enviar un mail al Cotizador, dicho mail debe incluir el número de
solicitud que generó Exactus y debe ser enviado además al supervisor directo
para que apruebe el requerimiento.
Envió Orden de Compra: Luego de generada y aprobada la solicitud se
convierte en orden de compra y el cotizador la envía a los suplidores elegibles
que contiene en la Base de Datos de Suplidores. Este envío se realiza
dependiendo de la naturaleza del servicio.
Seguimiento a Recepción de Cotizaciones: Cuando la orden de compra es
enviada a los suplidores elegibles, el cotizador da seguimiento a la recepción
de las cotizaciones para proceder con el proceso.
Preparación Expediente: De acuerdo a la política de compras (Ver Política de
Compra Adjunta) con un requerimiento hasta RD$ 5,000 requiere una sola
cotización, en el caso de RD$5,001 a RD$ 50,000, 3 cotizaciones, de
RD$50,001 a RD$250,000.00, 5 cotizaciones y a partir de RD$250,001 en
adelante se realiza concurso. Se prepara un expediente con las cotizaciones
para los suplidores a elegir. El expediente debe contener las cotizaciones, la
solicitud en exactus, y el análisis de cotización.
Envío Expediente a la Comisión de Compras para Elección del Suplidor:
Cuando el expediente esté listo se envía a la Comisión de Compras que se
encarga de decidir que suplidor elegir, tomando la decisión en base a
requerimientos de calidad, tiempos, precios, oportunidad, etc.
Envío Expediente a Administración y Finanzas y Sub- Dirección.
Una vez elegido el suplidor se envía el expediente al departamento de
Administración y Finanzas que da formalidad a la orden de compra.
Verificación Crédito suplidor: Verifica Si el suplidor contratado dispone de
crédito o no. Si dispone de crédito, solo emite la orden, gestiona firmas y
entrega al solicitante. Si no dispone de crédito, gestiona firmas, inicia el
proceso de pago y notifica al solicitante que su solicitud será formalizada en 3
semanas mínimo, porque el suplidor seleccionado no dispone de créditos. Tan
pronto el cheque este disponible, notifica al solicitante para formalizar la
compra del bien o servicio solicitado.
Nota: Hasta que no este el cheque listo no se formaliza la compra.
Concluido el proceso de formalización se envía la orden de compra a SubDirección para ser firmada.
Después de tener la orden firmada se envía de nuevo a Administración y
Finanzas y es comunicado al suplidor elegido la decisión por el solicitante.
Seguimiento de Orden de Compra a Suplidor: Luego es llevado al solicitante
el expediente para que dé seguimiento a su pedido y el solicitante se
mantiene en contacto con el suplidor hasta que el servicio es realizado.
Coloca la orden de compra y confirma que el suplidor la recibió. Formaliza
con el suplidor la contratación según sus las especificaciones.
Nota: En algunos servicios aplica realizarlo a través del ejecutivo de cuentas.
Recibir Servicio, Anexar Factura a Expediente y Entregarlo a Adm. Y
Finanzas: El solicitante al recibir lo pedido anexa la factura de la orden al
expediente y es llevado a Administración y Finanzas.
Cierre del Proceso: El Departamento de Administración y Finanzas recibe el
Expediente, se encarga de registrar una cuenta por pagar y procede a cerrar
el proceso e inicia el proceso de pago.
Nota: En el caso de compra de contado, el solicitante deberá cumplir con el
procedimiento de entrega de cheques y coordinar previo la compra con Adm.
Y Finanzas.
Perfil Analista Cotizaciones
 Analista de Cotizaciones:
Reporta directamente a Gestor de IGT
Supervisa a
n/a
Gestión/Gerencia
Gestiones
Fecha de Vigencia
Agosto 2009
 Objetivo del Puesto:
Responder ante el requerimiento priorizado de la solicitud del
cliente interno (Dirección, Gerencia y Gestiones).
 Las principales funciones del puesto son:
Responsabilidades

Validar las solicitudes de cotizaciones acorde a las especificaciones
estándar.

Identificar y gestionar las cotizaciones que requieren las solicitudes de
compra o contratación, siempre acorde a las políticas de compra de la
ENJ.

Mantener actualizada la base de datos de los (las) suplidores
cotizantes.

Realizar análisis de cotización, siempre bajo las pautas de agrupar
suplidores que cumplan con los requerimientos solicitados por los (las)
usuarios (as).

Realizar investigaciones personalmente, desplazándose al lugar donde
se encuentre el producto o servicio de aquellos que no pueden ser
identificados vía telefónica.

Formular informes periódicos de las solicitudes emitidas y procesadas y
publicar a través de la pagina web, los procesos de cotización y
concursos en procesos y finalizados.

Mantener actualizado el reporte de status de cotizaciones con los datos
del solicitante, área, proyecto o actividad, descripción del servicio
categorización o naturaleza del mismo y debe contemplarse los
tiempos de solicitud, fecha requerida y fecha en que recibió la
asignación.

Preparar procesos de convocatorias de concursos y licitaciones. Incluye
documentación del problema a solucionar, identificación de potenciales
suplidores, expertos o contratista a convocar, programar reuniones
antes, y durante el proceso de convocatoria, etc.

Formular los términos de referencia y bases del concurso acorde al
problema a solucionar identificado, aportando el marco conceptual y
detallado del alcance del servicio o bien a contratar.

Realizar otra actividad prioritaria que considere su supervisor
inmediato.
 El puesto requiere contactos Internos:
Todas las áreas de la ENJ
 El puesto requiere contactos Externos:



Contratistas de servicios
Consultores y especialistas de las gestiones
Comisión de Compras y Comisión de Evaluación de Suplidores
 Perfil del Puesto:
Nivel de Estudios:

Administrador de Empresas o Mercadólogo
Uso de herramientas técnicas:
 Manejo de software de aplicación de oficina, y aplicaciones de Internet
(alto).

Manejo de plataformas educativas vigentes (bajo)
 Herramientas especializadas para monitoreo del sistema de información
financiera (bajo).
 Herramientas especializadas para monitoreo del sistema de registro de
los educandos (bajo).
Experiencia:

No requiere experiencia previa.
Política de Compra ENJ
Propósito:
Guiar la actividad de compra de bienes y servicios realizada por la
Escuela Nacional de la Judicatura.
Descripción de Política
1) Las compras de bienes y servicios de la Escuela Nacional de la
Judicatura se realizarán utilizando los fondos depositados en una
cuenta especializada para estos fines.
2) Los fondos depositados en la cuenta especializada para compra de
bienes y servicios no podrán ser utilizados para compra de activos
fijos sin la previa autorización del Presidente de la Suprema Corte de
Justicia.
3) La Comisión de Compras de la Escuela nacional de la Judicatura
estará conformada por tres (3) miembros que no estén relacionados
con las atribuciones de la selección de proveedores y emisión de
cheques.
4) Se establecerá un sistema de selección de proveedores, los cuales
serán seleccionados por la Comisión de Selección de Proveedores de
la Escuela Nacional de la Judicatura, integrada por cualquier gerente
o gestor de la ENJ que no pertenezca a la Comisión de compra ni a
las áreas financieras, administrativas y logísticas.
5) Los proveedores aprobados estarán registrados en el Registro de
Proveedores Aprobados de la Escuela Nacional de la Judicatura y una
copia actualizada del mismo se remitirá periódicamente a la
Comisión de Compras de la Suprema Corte de Justicia.
6) Periódicamente, la Comisión de Selección de Proveedores de la
Escuela Nacional de la Judicatura evaluará a los proveedores
aprobados en base a los criterios de evaluación que sean definidos
por esta comisión. En base a los resultados de las evaluaciones
realizadas, los proveedores podrán permanecer en el registro como
aprobados o serán retirados del mencionado registro.
7) Toda compra de bienes y servicios deberá realizarse a través del
formulario de “Orden de Compra” prenumerado y en secuencia
numérica. En el caso de contrataciones de bienes y servicios
específicos, mediante un contrato suscrito entre el Presidente de la
Suprema Corte de Justicia y el beneficiario.
8) Las compras se podrán realizar a proveedores registrados y no
registrados siempre que se cumpla con el proceso de compras de
bienes y servicios establecidos.
9) Para las compras de bienes y servicios a ser realizadas se cumplirá
con los requerimientos siguientes:
 Las compras con valor de RD$1.00 hasta RD$5,000.00 requerirá la
presentación de una cotización.
 Las compras con valor de RD$5,000.01 hasta RD$50,000.00, se
requerirá la presentación de tres (3) cotizaciones;
 Las compras con valor de RD$50,000.01 hasta RD$250,000.00, se
requerirá la presentación de cinco (5) cotizaciones.
 Las compras de RD$250,000.00 en adelante se realizarán por
concurso o licitación público (a). Atendiendo a la Política de
Licitaciones de la SCJ.
10) Todas las ¨ Ordenes de Compra de Bienes y Servicios ¨ deberán ser
elaboradas por la Gestión de Administración Financiera y solicitadas
por la Dirección de la Escuela Nacional de la Judicatura. Se
exceptúan las órdenes de compra de servicios de alojamiento y
alimentos/bebidas a nivel nacional, así como las compras de bienes y
servicios en el interior del país, las cuales deberán ser realizadas por
la Gestión de Información y Atención al Usuario.
11) La solicitud de cada compra de bienes o servicios será autorizada por
el Director(a) de la Escuela Nacional de la Judicatura, en su ausencia
por el Subdirector(a) de la Escuela Nacional de la Judicatura.
12) La solicitud de autorización de pago de cada compra de bienes o
servicios deberá estar autorizada por el Presidente de la Suprema
Corte de Justicia.
13) Las contrataciones de servicios docentes deberán tramitarse con el
amparo de un contrato suscrito entre el Director de la Escuela
Nacional de la Judicatura y la parte contratada.
14) Toda compra de bienes y servicios con valor de RD$50,000.01 hasta
RD$250,000.00 será conocida por la COMISIÓN DE COMPRAS DE LA
ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA, para lo cual elaborará un
acta donde conste las condiciones pormenorizadas de dicha compra.
Se exceptúan de este tratamiento la compra de servicios destinadas a
cubrir alimentos, alojamiento y bebidas, las cuales serán aprobadas
por la Dirección de la Escuela Nacional de la Judicatura.
15) Toda compra de bienes y servicios con valor de RD$250,000.01 en
adelante deberá ser autorizada por el Presidente de la Suprema
Corte de Justicia. La Comisión de Compras de la Escuela Nacional de
la Judicatura hará la recomendación del suplidor actuando conforme
a las políticas de compra por licitaciones públicas y restringidas de
bienes y servicios de la Suprema Corte de Justicia y lo presentará
para la aprobación definitiva del Magistrado Presidente de la
Suprema Corte de Justicia.
16) La contratación de servicios profesionales de RD$25,001.00 en
adelante deberán tramitarse con el amparo de un contrato
debidamente legalizado suscrito entre el Presidente de la Suprema
Corte de Justicia y la parte contratada, debidamente legalizado.
Definición:
 Comisión de Compras de la ENJ está integrada por tres (3) miembros
que no estén relacionados con las atribuciones de la selección de
proveedores y emisión de cheques.
 Comisión de Evaluación de Proveedores está integrada por tres (3)
miembros que no formen parte de la Comisión de Compras y que no
estén relacionados con atribuciones de la selección de entrega de
pagos.