Manual de Requerimiento de Materiales Dirección de Gestión Financiera - Unidad Logística Adquisiciones y Bodega DIRECCION DE GESTION FINANCIERA UNIDAD LOGISTICA ADQUISICIONES Y BODEGA Procedimiento de Elaboración Plan de Compras 2011 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega 1. Plan de Compras El Plan de Compras es una disposición contenida en el Capitulo X del Reglamento de la Ley Nº 19.886 sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicio. 2. Procedimiento Plan de Compras 2.1 La Dirección de Gestión Financiera y Unidad Logística Adquisiciones y bodega y las unidades compradoras habilitadas en cada campus solicitará a todas las Unidades requirentes, la primera semana del mes de noviembre las necesidades de consumo para el próximo año, para lo anterior se dispondrá de un formulario que deberá contener a lo menos la siguiente información: a. Unidad requirente. b. Mes. c. Producto o Servicio. d. Cantidad demandada. e. Unidad de medida. f. Monto unitario IVA incluido. g. Monto total IVA incluido. 2.2 Las Unidades requirentes tendrán un plazo de dos semanas contados desde la fecha de entrega del procedimiento del Plan de Compras y formulario adjunto para reenviarlo a la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega o Unidades de Compra habilitadas en cada Campus con la información pertinente de las necesidades solicitadas, a través de archivo digital y Memorándum dirigido al jefe de la Unidad. 2.3 Se recepciona la información y se reenvía correo de “acuso de recibo”. 2.4 Consolidada la información se realizará un análisis respecto de las variables contenidas en el paso 2.1 del presente instructivo. 2.5 Una vez efectuado el análisis del paso 2.4, se debe contrastar la información recepcionada con la disponibilidad presupuestaria y, si procede, se realizara el ajuste respectivo. 2 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega 2.6 Realizados todos los ajustes al Plan de Compras se debe presentar a la autoridad competente para su aprobación. 2.7 Cada una de las unidades de compra deberán mantener actualizado el Plan Anual de Compras, en planilla Excel, y debe ser actualizada en el sistema según disponga la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas. 2.8 Aprobado al Plan de Compras se procede a su ingreso en el sistema www.Chilecompra.cl 2.9 Se deberá realizar un seguimiento mensual de la planilla Excel que debe contener el total del plan de compras elaborado en forma detallada, para ir identificando las brechas que se presenten, tanto de periodicidad como de monto de las compras realizadas. 3. Consideraciones Importantes: La entrega de esta nueva planilla, nos permitirá lograr un orden y planificación de los bienes y servicios que son solicitados por los usuarios internos de la Universidad de Los Lagos . Los bienes y servicios deben ajustarse a las funciones y necesidades propias de la unidad. Para lograr una mejor planificación de las compras referidas a material común y fungible, es necesario considerar a lo menos las siguientes variables: - Nº de personas que componen la unidad - La cantidad de producto que ocupa cada persona - La frecuencia del uso del producto Lograr un proceso estructurado para la planificación del Plan de Compras del Servicio a partir de las necesidades reales, el consumo histórico de las unidades y, además de ello, realizar un seguimiento efectivo del plan, nos permitirá enfocarnos en nuestro objetivo principal: Lograr un control eficiente de los materiales y procesos de compra realizados. 4. Instrucciones para completar planilla de ingreso plan de compra 2011 al sistema Chilecompra Usuarios requirentes de la Unidad Compradora. Dentro de la planilla se encuentra una matriz compuesta por 8 casilleros, de los cuales la unidad requirente completara los 7 primeros, dejando el casillero de tipo de compra para ser llenado por la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega y la Unidades habilitadas de cada Campus. 4.1 De acuerdo a la información solicitada en la planilla, se entiende por: 3 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega a. UNIDAD REQUIRENTE: Es la unidad que recibe y completa el formulario adjunto, de acuerdo a sus necesidades. b. MES: Se entenderá como la fecha en la cual se debe solicitar el producto o servicio, por lo que es necesario considerar un plazo no menor a 30 días de la fecha en que requiera el producto o servicio. (Dicha fecha se refiere a la etapa de adjudicación en el portal chilecompra). c. PRODUCTO O SERVICIO: Es el detalle del producto solicitado en forma clara y específica. d. CANTIDAD DEMANDADA: Es el Nº de productos o servicios solicitados por la Unidad requirente. e. UNIDAD DE MEDIDA: Es la expresión con la cual es susceptible de medir el producto o resultado final; ejemplo: unidad, par, paquete, bolsa, metros, kilogramos, caja, resma, etc. Ej. 3 bolsas de palos de helados, unidad de medida: bolsas f. PRECIO UNITARIO: Es el valor para cada unidad de producto contenido en la planilla de compra, según su unidad de medida (dicho valor debe incluir IVA). g. MONTO TOTAL: Es la multiplicación de la cantidad demandada por el precio unitario con IVA. 5. Cronograma de Trabajo Actividad 1. Envío de Instrucciones por parte la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega 2. Recopilación de necesidades de la Unidad Requirente 3. Reenvío de Formularios adjunto con la información de las Unidades Requirentes a la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega o Unidades de Compra de los Campus 4. Elaboración Plan de Compras por la Unidad Logística Adquisiciones y Bodega o Unidades de Compra de los Campus 5. Se sube al sistema Chilecompra 6. Período en que rige Plan de Compras 2011 Fecha de aplicación de actividad 15/11/2010 15/11/2010 al 25/11/2010 26/11/2010 15/12/2010 Fecha a determinar 1/01/2011 al 31/12/2011 4 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega Ejemplos de completación planilla Plan de Compra 5 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega . Ejercicio práctico para completar planilla plan de compra 2011. Ejemplo: 1.1 La Unidad de Prevención de Riesgos: "De acuerdo a la planificación realizada este año va a solicitar la compra de 50 pares de zapatos de seguridad y 50 jeans para la unidad de almacenes, servicios generales e imprenta. La fecha de utilización de los productos será el 30 de marzo, por lo que la solicitud del pedido será a fines del mes de Enero. "De acuerdo a la planificación realizada por la unidad, es necesario solicitar 5 cursos de capacitación en ingles en el mes de julio, 3 cursos de capacitación en Excel en el mes de octubre y 20 diplomados para el mes de noviembre en experto en seguridad. En la siguiente tabla se ejemplifica como traspasar la información a la planilla. Está tiene un formato sencillo, práctico y claro. Cualquier consulta acudir a la unidad compradora y canalizar la ayuda a través de las ejecutivas de compra del Nivel Central. 6 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega 7 Manual de Requerimiento de Materiales Dirección de Gestión Financiera - Unidad Logística Adquisiciones y Bodega Formulación Plan de Compras 2011 Completa Departamento de Administración o Unidad de Compras equivalente Llenado Unidad Requirente Mes en Unidad que se Requirente requiere Prevención de riesgos Marzo Prevención de riesgos Marzo Descripción del Producto o Servicio Zapatos de seguridad color negro Nº 42 para 20 personas y Nº 40 para 30 personas 50 Jeans hombre talla entre 44 y 50 Capacitación Julio Capacitación Capacitación Cantidad Demandada Unidad de Medida Monto Unitario con IVA Monto Total con IVA Par 10.000 500.000 50 Unidad 8.000 400.000 Curso de capacitación en Ingles 5 Unidad 100.000 500.000 Octubre Curso de capacitación en Excel 3 Unidad 120.000 360.000 Noviembre Diplomados en expertos en seguridad 20 Unidad 500.000 10.000.000 Tipo de compra Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega 9 Manual de Requerimiento de Materiales Dirección de Gestión Financiera - Unidad Logística Adquisiciones y Bodega Flujograma Plan de Compra 2011 Procedimiento Plan de Compras 2011 Dirección de Gestión Financiera – Unidad Logística Adquisiciones y Bodega PLAN DE COMPRAS Departamento de Abastecimiento Unidad Requirente Unidad de Contabilidad y Presupuesto 1 Descripción de la actividad 1. Inicio del proceso del Plan de Compras. 2. Solicita las compras del año siguiente. 2 3. Envía el procedimiento y el formulario a los Centros de Costos. 3 4. Recepciona el procedimiento y el formulario adjunto. 4 5. Completa el formulario adjunto. 5 8 6. Firma del Jefe o encargado. 6 7. Remite la información por archivo digital y memo al Jefe del Departamento de Abastecimiento. 7 8. Recepciona la información y envía correo de “acuso de recibo”. 9. Analiza y consolida la información. 9 10. Solicita el Informe Presupuestario. 10 11 11. Recepción de la solicitud del Informe Presupuestario. 12. Envía Informe Presupuestario. 12 13 13. Recepciona el Informe Presupuestario. 14. Compara la información con la disponibilidad presupuestaria. 14 17 16. Si, reformular formulario adjunto. Si 15 No 18 15. Ajustes. 16 17. Corrige y reenvía la reformulación del formulario adjunto. 18. No, aprueba el Plan de Compras la autoridad pertinente. 19. Ingresa la información en www.chilecompra.cl 19 20. Fin del proceso del Plan de Compras. 20 11