Ficha técnica para reservar salas.

FICHA TÉCNICA
Ministerio de
Educación Nacional
1. OBJETIVO
Administrar el uso eficiente de las áreas comunes, como también los recursos
tecnológicos asociados a estas, las cuales están destinadas por el MEN para el
desarrollo de las reuniones que las diferentes dependencias programen, orientadas al
cumplimiento de sus proyectos y/o misión.
2. ALCANCE
El subproceso inicia con la solicitud de reserva de una sala por parte de la dependencia
interesada del MEN, continúa con la ejecución de la prestación del servicio verificando
los puntos de control y termina con la entrega de la sala en su estado inicial de orden y
aseo al vigilante del piso en que se encuentra ubicada. Así mismo, incluye una
retroalimentación que permite mejorar y/o evitar eventuales situaciones que afecten la
calidad de la reunión.
3. POLÍTICAS
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Toda solicitud de reserva de sala debe hacerse por medio de correo electrónico
de Outlook y de acuerdo con el instructivo para reservar salas del MEN que se
encuentre vigente. Dicha solicitud la debe hacer el servidor público o contratista
de la dependencia que origina el evento. Se debe hacer uso de este medio como
único mecanismo para cualquier evento a desarrollar en las salas, independiente
del tiempo de antelación de la solicitud y/o premura del evento.
Los eventos y/o reuniones que se lleven a cabo en la salas del MEN siempre
deberán ser lideradas por un servidor público o contratista del Ministerio.
Las salas del MEN estarán codificadas por el número de piso, seguido de un
guión y el número de sala.
Las salas del MEN, están disponibles para su utilización en días hábiles
laborables de lunes a viernes, de 7:00 a.m. hasta las 7:00 p.m. Si se requiere
una o varias salas fuera de estos horarios, se debe contar con autorización
expresa de la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones.
El servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, únicamente tramitará y
atenderá requerimientos por los diferentes canales de comunicación del MEN,
referentes a este subproceso de lunes a viernes (días hábiles), en el horario de
8:00 a.m. 5:45 p.m.
MACROPROCESO:
Apoyo – Gestión Administrativa Interna
Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
SUBPROCESO: Administrar salas
DEPENDENCIA RESPONSABLE:
Subdirección de Gestión Administrativa
y Operaciones
4.0
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CÒDIGO:
A-FT-GA-CL-01-01
REVISION:
Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
APROBACION:
Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de
este se declara COPIA NO CONTROLADA
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Educación Nacional
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
Las solicitudes de reserva de una sala y/o posibles modificaciones a éstas,
deben ser presentadas como mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación y
en los horarios establecidos.
Si, por situaciones imprevistas la reunión se origina y se lleva a cabo en términos
menores a los establecidos en el numeral 3.6, se recibirán y procesarán
solicitudes dentro del horario señalado en el numeral 3.5 y la aprobación estará
sujeta a la disponibilidad de las salas.
Para la solicitud excepcional de reserva de sala en el mismo día, se debe realizar
como mínimo con tres (3) horas de anticipación, conservando el horario de
atención establecido en el numeral 3.5 y sujeto a la disponibilidad de salas que
se tengan.
Cuando se solicite la reserva de una sala por parte de una dependencia del
MEN, el servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, debe evaluar y verificar
que la sala a asignar en lo posible, este en el mismo piso donde está ubicada la
dependencia que solicita la reserva.
Todos los usuarios de las salas, deben respetar: la sala asignada, los horarios de
inicio y finalización de su(s) reunión(es). El servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento, debe finalizarlo dentro del tiempo que registró
inicialmente en su solicitud de reserva.
Cuando no se vaya a hacer uso de la sala asignada, debe informarse
oportunamente y con la mayor antelación posible al el servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones por medio de correo electrónico Outlook para
liberar la sala y así poder atender otros requerimientos.
Si el servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento
solicita una reserva y no lleva a cabo su reunión, la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones, tendrá la facultad de restringir y/o condicionar el
uso de las salas a la dependencia que ha originado esta situación. Se exceptúa,
los casos donde las dependencias presenten justificación debidamente motivada
a través de correo electrónico.
La reserva de las salas sólo se mantendrá vigente por treinta (30) minutos
contados a partir de la hora de inicio programada en la solicitud de reserva. Si
terminado el tiempo de espera referido anteriormente y el servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones no ha recibido ninguna notificación, se liberará la
sala y quedará disponible para una nueva asignación, sin que haya lugar a
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
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PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
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3.15
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3.20
3.21
reclamación por parte de la dependencia que inicialmente había solicitado
reserva; si se requiere procede a asignarla a otra dependencia para que haga
uso de esta. Para mantener la reserva, es deber del servidor público o contratista
de la dependencia que origina el evento, notificar con antelación el motivo del
retraso para su comienzo de la reunión, y para este caso el nuevo horario de
utilización de la sala estará sujeto a la disponibilidad.
En el caso de que se presenten reprogramaciones o modificaciones a las
especificaciones de la solicitud de reserva de las salas, la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones se encargará de atender estas situaciones.
Con el objetivo de hacer un uso razonable de los recursos físicos, técnicos y
logísticos disponibles, se debe efectuar la solicitud de reserva de la sala para ser
utilizada como mínimo para cinco (5) asistentes, siempre y cuando el puesto de
trabajo del servidor público o contratista de la dependencia que origina la reunión
y/o asistentes no cuente con el recurso físico y técnico necesario para adelantar
la reunión o, cuando el tema a desarrollar no lo permita en esas condiciones.
Todos los invitados, servidores públicos y/o contratistas del MEN que hagan uso
de las salas deben velar y propender por el buen cuidado y el adecuado uso de
los elementos ubicados e incorporados a las salas.
El alistamiento y adecuación de las salas estará a cargo exclusivamente del
personal de aseo contratado por el MEN. Por lo tanto, los servidores públicos,
contratistas y/o invitados no deben encargarse de la apertura y cierre de puertas
divisorias. Para ello, se debe pedir apoyo a los responsables o coordinador de
estos servicios.
Todos los usuarios de las salas deberán propender por utilizar un nivel de
volumen moderado en las ayudas audiovisuales, como también la modulación de
la voz, para no generar incomodidades o factores que afecten el desarrollo de las
reuniones adyacentes.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, debe
presentarse con la suficiente anticipación al inicio de la reunión, con el fin de
recibir los equipos solicitados y estar presente en la llegada de los asistentes.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, es el
responsable de coordinar el ingreso al MEN del personal externo invitado a la
reunión y que se realice la respectiva autorización a través de la Intranet.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento será el
responsable por la guía, movilización y permanencia de los asistentes a la
reunión (internos y/o externos) en las instalaciones del MEN, garantizando un
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
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Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
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Administrativa y Operaciones
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3.28
comportamiento adecuado que no genere incomodidades en las diferentes
dependencias del MEN.
Las salas no cuentan con equipo(s) de cómputo, por lo tanto lo(s) debe llevar el
servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento. Si lo(s)
requiere y no cuenta con ese (esos) recurso(s), debe solicitar con anticipación a
través de una mesa de ayuda el apoyo a la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones con el propósito de obtener en calidad de préstamo
los equipos que requiera para el desarrollo normal del evento o reunión.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento y los
asistentes a la reunión, no están autorizados para manipular los equipos
audiovisuales previamente instalados en las salas. En caso de ser necesario,
debe solicitar apoyo y/o acompañamiento de la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones.
Los usuarios de las salas del MEN, en este caso los invitados, servidores
públicos y/o contratistas del MEN, no están autorizados para retirar y/o trasladar
elementos asignados a las salas, ya sea entre ellas o, a otros espacios del
Ministerio. En caso de ser necesario, se deberá gestionar autorización expresa
del servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones.
En las Salas del MEN está restringido el consumo de alimentos y bebidas,
exceptuando los casos en que lo autorice la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones. Si existe autorización, se debe informar y
coordinar el evento con el servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones. En
consecuencia, no se permite el ingreso de samovares, hornos y/o elementos
para el calentamiento o cocción de alimentos.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, que
requiera y le sea autorizado el servicio de alimentación en las salas del MEN, es
el responsable de coordinar la solicitud y autorización de ingreso del proveedor
logístico al MEN, a través de la Intranet.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento será el
responsable por el buen uso y conservación de todos los elementos
suministrados para su reunión, y deberá entregarlos en el mismo estado que los
recibió al personal de vigilancia.
El uso de las salas es exclusivo para desarrollar actividades programadas por las
diferentes dependencias del MEN, que tengan un objetivo y alcance asociado
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
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Versión:
14/02/2011
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con las políticas del MEN que permita cumplir con los proyectos diseñados en
cada dependencia.
4. MARCO LEGAL
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Decreto 1737 de 1998, Capítulo IV, Artículos 10, 11 y 12: por el cual se
expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones
especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que
manejan recursos del Tesoro Público.
Resolución Número 9862 de 2009: por la cual se adopta un Sistema Integrado
de Gestión en el Ministerio de Educación Nacional.
Resolución Número 7950 de 2006: por medio de la cual se adoptan los
macroprocesos, procesos, subprocesos y procedimientos para la operación del
Ministerio de Educación Nacional.
Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2004 y 2009: Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública. Numeral 6.3 Infraestructura y 6.4 Ambiente de
Trabajo.
Circular No. 25 del 11 de agosto de 2010: por medio de la cual se imparten
directrices sobre “Uso puestos de trabajo y zonas comunes del MEN.
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones debe velar y garantizar que
el desarrollo del subproceso se ejecute en óptimas condiciones, suministrando la sala
en forma oportuna y adecuada a la dependencia que lo solicite, con el
acompañamiento y apoyo de las áreas de vigilancia y Mesa de Ayuda de Tecnología.
El Subdirector de Gestión Administrativa y Operaciones es el responsable de generar,
modificar y actualizar las políticas y lineamientos de calidad, que garanticen los
recursos humanos, financieros y técnicos necesarios para llevar a cabo los eventos o
reuniones en las salas del MEN.
La Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones es la responsable de
coordinar y garantizar el mantenimiento, orden y aseo de las salas; así mismo,
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Cargo: Profesional Especializado
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mantener en optimo estado los elementos relacionados con su uso tales como: sillas,
mesas, señalizador laser, papelografo, borrador, marcadores, tomas de corriente,
cables de corriente, conectividad a internet permitida, que garanticen el desarrollo
normal de las reuniones programadas por los servidores públicos y/o contratistas.
El servidor público o contratista de la dependencia que origina un evento que conlleve
al desarrollo de este en las salas del MEN, es el responsable de solicitar la reserva de
la sala, así como entregarla en el estado inicial que le fue asignada.
El servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones, con el apoyo de la vigilancia, debe entregar
antes de iniciar la reunión al servidor público o contratista de la dependencia que
origino el evento, los elementos ubicados en la sala, incluyendo equipos y demás
elementos necesarios para el desarrollo normal de los eventos. Una vez finalizado el
evento, también se debe verificar y recibir los elementos que se ofrecieron en calidad
de préstamo.
La Compañía de Vigilancia que presta los servicios en el MEN debe prestarlos en
forma permanente en las salas que estén en uso, ya que los equipos y elementos que
se encuentren ubicados al interior de las salas pueden ser objeto de riesgos que
causen la pérdida o afectación del buen estado de los mismos.
La Compañía de Vigilancia que presta los servicios en el MEN es la responsable de
entregar la sala al servidor público o contratista de la dependencia que origina el
evento, permitiendo el acceso a la sala a los invitados en la hora programada. Así
mismo, la vigilancia es la encargada de recibir la sala, una vez se cierre el evento a la
hora de terminación registrada en la solicitud de reserva.
6. GLOSARIO
6.1
6.2
6.3
Administración de salas: Acción de reservar, confirmar, evaluar el servicio
ofrecido, y en general, atender los diferentes requerimientos relacionados con la
utilización de las salas de reuniones. También incluye la administración de los
elementos, equipos y accesorios que son inherentes al desarrollo de los eventos.
Correo electrónico Outlook: Funcionalidad específica de un programa de
software de Microsoft® que permite enviar, recibir y administrar correos
electrónicos.
Equipos Audiovisuales: Elementos que permiten la ampliación de imágenes
generadas por un ordenador y sus respectivos accesorios, componentes que
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
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Versión:
14/02/2011
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Cargo: Profesional Especializado
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Cargo: Profesional Especializado
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Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
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6.5
6.6
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permiten ampliar la acústica del sonido dentro de las salas como son: video
beam, televisores, telones, tableros, micrófonos y amplificadores de sonido,
entre otros.
Intranet: Red de ordenadores privados del MEN que utiliza tecnología Internet
para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema
operativo para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar.
Servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento:
Servidor público o contratista del MEN que preside la reunión y solicita la reserva
de una o más salas. También se entiende como la persona que lo represente en
dichas tareas.
Mesa de Ayuda Administrativa: Sistema de información para recibir y hacer
seguimiento a la recepción y atención oportuna de requerimientos de servicios
generales generados por servidores públicos y/o dependencias del MEN.
Proveedor Logístico: Persona Natural o Jurídica que está al servicio de algunas
dependencias del MEN para la organización, administración, y ejecución de
acciones logísticas para la realización de eventos.
7. DIAGRAMA DE FLUJO. Este proceso contiene el siguiente diagrama de flujo:
7.1
Administrar salas.
8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
8.1
Administrar salas.
1. Solicita sala: El servidor público o contratista de la dependencia que origina el
evento y que requiera el servicio de reserva de sala, la efectúa a través de correo
electrónico de Outlook al servidor público responsable de administrar salas designado
por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, así:
 Ingresa al Outlook, a la opción CORREO, en la parte superior izquierda en el
icono NUEVO.
 Selecciona el buzón del destinatario de la solicitud previamente definido por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, haciendo clic en la
opción PARA
 En el campo Asunto, diligencia la leyenda: “Solicitud Reserva de Sala”.
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
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Versión:
14/02/2011
ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
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Cargo: Profesional Especializado
SUBPROCESO: Administrar salas
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Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
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 En el cuerpo del correo electrónico incluye la información referente a la
reunión, en forma de tabla, tal como sigue:
Fecha(s) de la reunión / evento
Hora de inicio
Hora de finalización
Cantidad de asistentes
Nombre de la reunión / evento
Líder de la reunión / evento
Dependencia (Oficina, Dirección o Subdirección - NO diligenciar
nombre de proyectos, programas, otros.
Piso de la dependencia
No. de extensión telefónica
Ayudas audiovisuales necesitadas (TV, video beam, tablero,
sonido, Internet, otros)
Tipo de organización de sillas y mesas (ejemplo: mesa
redonda, audiencia, auditorio, espina de pescado, en U, entre otros)
La información suministrada (tabla) NO es remitida en archivos anexos o
adjuntos.
 Si la dependencia solicitante tiene la intención o necesidad de ofrecer
alimentos durante el desarrollo de la reunión, incluye en este correo de
solicitud de reserva, el (los) tipo(s) de atención(es) que se ofrecerá(n), tales
como: Desayuno, refrigerios, almuerzo, estación de Café, entre otros.
 Firma el correo electrónico con nombre, dependencia y extensión.
 Cuando se tenga la información completa, de clic en el botón ENVIAR
2. Recibe solicitud de reserva de sala: El servidor público responsable de administrar
salas designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones recibe
en su buzón del correo electrónico, la solicitud de reserva de sala por parte del
servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento.
3. ¿La información de la solicitud está completa?: El servidor público responsable de
administrar salas designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y
Operaciones, verifica que el servidor público o contratista de la dependencia que
origina el evento, haya suministrado la información completa para la reserva de la
sala. Si la información está completa, pasa a la actividad No. 6, de lo contrario sigue
en la actividad 4.
4. Solicita Información faltante: El servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones pide a través
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
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ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
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DEPENDENCIA RESPONSABLE:
Subdirección de Gestión Administrativa
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Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
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Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
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de correo electrónico de Outlook, al servidor público o contratista de la dependencia
que origina el evento, que complete la información requerida para reservar la sala.
5. Aporta información faltante: El servidor público o contratista de la dependencia que
origina el evento suministra por correo electrónico de Outlook, el complemento de la
información requerida por el servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, en este caso
se devuelve a la actividad 2.
6. ¿Hay disponibilidad de sala según requerimientos?: El servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones de acuerdo con la información suministrada, verifica en
el calendario de Outlook si existe una sala adecuada para el evento solicitado. Si
existe disponibilidad, pasa a la actividad 13, de lo contrario continua con la actividad
7.
7. Informa de una alternativa (s) para asignación: El servidor público responsable de
administrar salas designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y
Operaciones informa mediante correo electrónico al servidor público o contratista de
la dependencia que origina el evento, que no hay disponibilidad de sala para la fecha
y hora requerida. Sin embargo, el servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones le sugiere
cambiar la hora, fecha o requerimientos que permita ofrecerle una sala dentro de las
opciones que se ajusten a sus necesidades.
8. Recibe alternativa (s): El servidor público o contratista de la dependencia que origina
el evento recibe en su buzón de correo electrónico, las propuestas de salas
disponibles por parte del servidor público responsable de administrar salas designado
por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones con el propósito de
seleccionar la más indicada a su necesidad.
9. ¿Acepta alguna alternativa?: El servidor público o contratista de la dependencia que
origina el evento determina si es posible realizar la reunión en una de las salas
propuestas. Si acepta una de la(s) propuesta(s) recibidas, pasa a la actividad No. 10.
Si no acepta ninguna, pasa a la actividad No. 11.
10. Informa la aceptación de la alternativa propuesta: El servidor público o contratista
de la dependencia que origina el evento notifica a través de correo electrónico de
Outlook al servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones que la alternativa propuesta
cumple con sus requerimientos y solicita la reserva de la sala.
11. ¿Existe(n) otra(s) alternativa(s)?: El servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento evalúa y/o modifica sus requerimientos, con el fin
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de determinar si existe(n) otra(s) alternativa(s) que no ha(n) sido contemplada(s) por
el servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones. Si es posible manejar otra(s) propuesta(s) de
asignación, pasa a la actividad No. 10. Si no existen otra(s) posibilidades, continua
con la actividad No. 12.
12. Notifica que no hay alternativa(s): El servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento, notifica a través de correo electrónico de Outlook
al servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones que las alternativa(s) presentadas no cumple
los requisitos para realizar la reunión.
13. Recibe notificación: El servidor público responsable de administrar salas designado
por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones recibe en su buzón de
correo electrónico la comunicación del servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento, donde le informa que no hay alternativas para
llevar a cabo la reunión, en este caso finaliza el proceso.
14. Recibe información: El servidor público o contratista de la dependencia que origina
el evento envía al servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, vía correo electrónico,
comunicación en la que presenta nueva(s) alternativa(s), situación que permite
devolverse a la actividad No. 6.
15. ¿Requiere soporte de tecnología?: De acuerdo a la información suministrada por el
servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, el servidor
público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones establece si los requerimientos de la sala demandan la
participación o apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, Finanzas y Sistemas de
Información en cuanto al préstamo de equipo(s) de cómputo, asistencia técnica, entre
otros. Si requiere dicha intervención, continúa simultáneamente con las actividades
No. 16 y 20. Si no la requiere, continúa con la actividad No. 19.
16. Notifica la necesidad de hacer solicitud por Intranet: Por medio del correo
electrónico de Outlook, el servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones informa al
solicitante que el soporte de la Oficina Asesora de Planeación, Finanzas y Sistemas
de Información (Grupo de Tecnología) debe ser solicitado a través de la mesa de
ayuda disponible en la Intranet del MEN.
17. Recibe notificación: El servidor público o contratista de la dependencia que origina
el evento recibe en su buzón de correo electrónico la información del servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
MACROPROCESO:
Apoyo – Gestión Administrativa Interna
Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
SUBPROCESO: Administrar salas
DEPENDENCIA RESPONSABLE:
Subdirección de Gestión Administrativa
y Operaciones
4.0
Página
10 de 14
CÒDIGO:
A-FT-GA-CL-01-01
REVISION:
Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
APROBACION:
Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de
este se declara COPIA NO CONTROLADA
FICHA TÉCNICA
Ministerio de
Educación Nacional
Administrativa y Operaciones en donde le informa que debe solicitar el soporte de
tecnología por la Mesa de Ayuda de Tecnología.
18. Tramita solicitud de soporte: El servidor público o contratista de la dependencia
que origina el evento radica una solicitud a través de la Mesa de Ayuda de
Tecnología para pedir el soporte necesario para su reunión, según el procedimiento
establecido por el MEN para ese fin.
19. Actualiza el calendario de asignación de salas: El servidor público responsable de
administrar salas designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y
Operaciones carga la reserva en el calendario de Outlook de la(s) sala(s)
respectiva(s) con la información suministrada por el servidor público o contratista de
la dependencia que origina el evento. En la reserva incluye al el servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento como invitado a la reunión,
relaciona el nombre del evento y toda la información suministrada por este último. La
actualización del calendario también consiste en realizar las cancelaciones de las
reservas que hayan sido notificadas por los servidores públicos o contratistas del
MEN.
20. Confirma la sala: El servidor público responsable de administrar salas designado por
la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones a través del correo
electrónico de Outlook confirma al servidor público o contratista de la dependencia
que origina el evento el código de la sala que le ha sido programada. En esta
confirmación, también invita al servidor público o contratista de la dependencia que
origina el evento a cancelar oportunamente su reserva si la reunión no se va a llevar a
cabo; continua en la actividad 21 y 22 simultáneamente.
21. Recibe confirmación: El servidor público o contratista de la dependencia que origina
el evento, recibe a través de Outlook la confirmación de la sala en forma de invitación
a la reunión que ha solicitado, la cual acepta para que sea cargada en su calendario
personal. Adicionalmente, recibe la respuesta al correo electrónico inicial con el cual
solicitó la reserva. En los dos mecanismos, el servidor público o contratista encuentra
el código de la(s) sala(s) reservada(s). Si, está confirmada la sala continua en la
actividad 28, al mismo tiempo recibe información del Grupo de Tecnología.
22. ¿Están programadas todas las salas del día siguiente?: El servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones verifica, dentro del horario de recepción de solicitudes
del día siguiente, si le falta reservar alguna sala o si están procesadas todas las
solicitudes. Si están procesadas todas las solicitudes de reserva, al final del día
continúa con la actividad No. 23, de lo contrario, continúa con la actividad No. 2.
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Apoyo – Gestión Administrativa Interna
Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
SUBPROCESO: Administrar salas
DEPENDENCIA RESPONSABLE:
Subdirección de Gestión Administrativa
y Operaciones
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CÒDIGO:
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REVISION:
Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
APROBACION:
Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
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Educación Nacional
23. Imprime calendario de asignación de salas: El servidor público responsable de
administrar salas designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y
Operaciones captura la pantalla del calendario de asignación de salas de Outlook y
posteriormente lo imprime en tres (3) copias.
24. Adiciona observaciones: El servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones escribe en
las impresiones del calendario de asignación de salas, las observaciones a que haya
lugar en cada reunión para garantizar el total entendimiento del personal de aseo y
vigilancia de los requerimientos de cada evento.
25. Entrega copia del calendario de asignación de salas: El servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones al finalizar el día hace entrega de una copia del
calendario al coordinador del personal de aseo y vigilancia respectivamente para su
conocimiento.
26. La compañía de aseo adecúa la sala: El personal de la compañía de aseo se
encarga de alistar oportunamente la sala de acuerdo a los requerimientos del
solicitante y a las observaciones del servidor público responsable de administrar salas
designado por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones, consignadas
en la copia del calendario entregada previamente.
27. La compañía de vigilancia abre la sala: Teniendo en cuenta el calendario de
asignación de salas entregado, el vigilante de cada piso abre la sala y la entrega al
servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, en el horario
establecido. El personal de vigilancia sólo abre las salas cuando el servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento se haga presente en ella.
28. ¿Se va a hacer uso de la sala?: El servidor público o contratista de la dependencia
que origina el evento determina si hace uso de la sala según su agenda y/o la
confirmación de los asistentes a la reunión. Si va a utilizar la sala, continúa con la
actividad No. 32; de lo contrario, continúa con la actividad No. 29.
29. Informa oportunamente la no utilización de la sala: El servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento notifica al servidor público
responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones que no va a realizar la reunión y autoriza la
disponibilidad de la sala para otra reunión o posible asignación. Dicha notificación la
realiza por correo electrónico Outlook para dejar evidencia de la notificación.
30. Recibe notificación: El servidor público responsable de administrar salas designado
por la Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones recibe de parte del
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
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Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
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y Operaciones
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REVISION:
Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
APROBACION:
Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
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Administrativa y Operaciones
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servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento, la notificación
de la no utilización de la sala en su buzón de correo electrónico de Outlook.
31. Libera la sala: El servidor público responsable de administrar salas designado por la
Subdirección de Gestión Administrativa y Operaciones acepta la notificación del
servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento y le confirma la
cancelación de la reserva mediante respuesta al correo electrónico de Outlook y
continúa con la actividad No. 19.
32. Recibe y verifica el funcionamiento de la sala y los equipos: El servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento revisa el alistamiento de la sala, el
perfecto funcionamiento de los elementos y/o equipos suministrados para la
realización de su reunión.
33. ¿La sala está organizada de acuerdo a lo solicitado?: El servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento determina si la sala y todo lo
solicitado se encuentra listo según los requerimientos presentados en su reserva, en
caso de aceptar el estado de la sala, procede a dar visto bueno para el inicio. Si la
sala está lista, continúa con la actividad No. 36 de lo contrario, continúa con la
actividad No. 34.
34. Informa sobre el inconveniente presentado: El servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento informa personalmente y/o telefónicamente al
servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones que sus requerimientos no han sido cubiertos
en su totalidad.
35. Coordina con la Cía. de vigilancia y aseo para solucionar el inconveniente: El
servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones adelanta, en conjunto con las compañías de
vigilancia y/o aseo, las gestiones necesarias tendientes a cumplir con los
requerimientos presentados desde la reserva y así garantizar el buen desarrollo de la
reunión; en caso de ser necesario, también sirve como puente de comunicación con
el Grupo de Tecnología para el soporte requerido.
36. Usa la sala: El servidor público o contratista de la dependencia que origina el evento
junto con sus invitados, adelantan la reunión dentro del horario previamente
reservado.
37. Verifica el estado de los elementos, recibe y cierra la sala: El vigilante del piso
correspondiente a la sala entregada, verifica que los elementos asignados sean
entregados completos, en correcto funcionamiento y en buen estado e informa al
servidor público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de
Gestión Administrativa y Operaciones que la sala está desocupada, y éste a su vez
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Fecha de
Elaboración:
25/07/2006
Fecha Última
Actualización:
Versión:
14/02/2011
ELABORACION:
PROCESO: Coordinar logística de eventos
Nombre: Javier Mauricio Fonseca Sánchez
Cargo: Profesional Especializado
SUBPROCESO: Administrar salas
DEPENDENCIA RESPONSABLE:
Subdirección de Gestión Administrativa
y Operaciones
4.0
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CÒDIGO:
A-FT-GA-CL-01-01
REVISION:
Nombre: Elkin Javier Guerrero Bulla
Cargo: Profesional Especializado
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Nombre: Martin Emilio Sepulveda Celis
Cargo: Subdirector de Gestión
Administrativa y Operaciones
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coordina con el personal de aseo para que la sala sea organizada para la siguiente
reunión.
38. ¿La reunión requiere evaluación de servicios prestados? El servidor público o
contratista de la dependencia que origina el evento, tomando en cuenta los
parámetros previamente establecidos por la Subdirección de Gestión Administrativa y
Operaciones, determina si por las características de la reunión requiere evaluar el
servicio logístico recibido; si es así, continúa con la actividad No. 39, en caso
contrario finaliza el proceso.
39. Evalúa el servicio logístico prestado: El servidor público o contratista de la
dependencia que origina el evento realiza la evaluación del servicio logístico recibido,
diligenciando el formato de evaluación del servicio logístico que ha definido el MEN
para ese fin. El formato diligenciado es firmado y entregado físicamente al servidor
público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones.
40. Consolida y tabula formatos de evaluación del servicio logístico: El servidor
público responsable de administrar salas designado por la Subdirección de Gestión
Administrativa y Operaciones archiva todos los formatos de evaluación del servicio
logístico que se han generado durante el día. Semanalmente, tabula la información
contenida en los formatos con el fin de contar con información estadística que permita
tomar decisiones tendientes a corregir posibles fallas y/o a mejorar el servicio
prestado.
9. PRODUCTO (S).
 Solicitud de reserva de salas
 Evaluación del servicio logístico
 Informes estadísticos
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