CAPACITACION A LOS FUNCIONARIOS DE LA

MANUAL DE INSTRUCCIONES PARA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O
INTERVENTORIA EN UNA ENTIDAD PUBLICA O PRIVADA
INTRODUCCION
1 DEFINICION DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y PERFIL DE LOS
FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
4
2
4
OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2.1 NIVELES DE APOYO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2.2 OBJETIVOS GENERALES DE LAS OFICINA DE CONTROL INTERNOS
2.3 OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
2.3.1 A nivel operativo y técnico:
2.3.2 A nivel administrativo:
2.3.3 A nivel jurídico:
2.3.4 A nivel financiero :
3
FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
4 REQUISITOS PARA QUE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFECTIVA
4
4
5
5
5
6
6
6
SEA
6
5
RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
6
6
CLASES DE EVIDENCIAS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
7
7
INTERVENCION DE LAS PRUEBAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 7
8
METODOLOGÍA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
8.1 DIRECTRICES DE ACTUACIÓN
8.2 OPERACIONES
8.2.1 Familiarización
8.2.2 Estudio ambiental del procedimiento
8.2.3 Estudio de la gestión administrativa
8.3 PROCESO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO : PRESENTACIÓN DE
INFORMES
8.4 INFORME
9
EVIDENCIAS PARA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
9.1
9.2
9.3
10
EVIDENCIA DOCUMENTAL:
EVIDENCIA DE CONTROL:
EVIDENCIA SUSTANTIVA:
RIESGOS
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
RIESGO INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
RIESGO DE DETECCIÓN
DEFINICIÓN DE CRITERIOS DE RIESGOS:
EVALUACIÓN DEL RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
8
8
8
8
9
9
11
11
14
14
14
14
14
15
16
16
17
18
1
10.6 RELACIÓN ENTRE RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y
ENFOQUE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO.
10.6.1 Efecto del riesgo inherente
10.6.2 Efecto del riesgo de control
10.6.3 Combinación de riesgo inherente y de control.
10.7 CLASES DE MATRICES PARA EVALUAR EL CONTROL
10.7.2 MATRIZ DE RIESGOS VS CONTROLES.
10.7.3 MATRIZ DE ACTIVIDADES VS RIESGOS.
10.7.4 MATRIZ DEPENDENCIAS VS CONTROLES
10.8 EVALUACIÓN DEL RIESGO DE DETECCIÓN
19
19
19
20
21
21
22
22
23
11
PAPELES DE TRABAJO
23
12
HALLAZGOS
24
ESTRUCTURA DE HALLAZGOS
24
13
INFORMES DE LOS HALLAZGOS
26
14
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
27
14.1 INSPECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA
14.2 PRUEBAS DE RECONSTRUCCION
14.3 OBSERVACIONES DE DETERMINADOS CONTROLES
14.4 TECNICAS DE DATOS DE PRUEBA
14.5 INDAGACIONES AL PERSONAL DE EMPRESA
14.6 PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
14.7 INSPECCION DE LOS DOCUMENTOS RESPALDATORIOS Y OTROS
REGISTROS CONTABLES
14.8 OBSERVACION FISICA
14.9 CONFIRMACIONES EXTERNAS.
27
27
27
28
28
29
15
PAUTAS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
29
29
30
30
16
UTILIZACION DE ESPECIALISTAS EN OFICINA DE CONTROL INTERNOS
31
17
EL MUESTREO EN OFICINA DE CONTROL INTERNO
31
17.1 OBJETIVOS DEL MUESTREO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
31
17.2 RIESGO DE MUESTREO
32
17.3 DEFINICION DEL UNIVERSO Y DE UNIDAD DE MUESTREO
32
17.4 METODOS PARA LA SELECCIÓN DE MUESTRAS
33
17.4.1 Muestreo por probabilidades
33
17.4.2 Muestreo sistemático:
34
17.4.3 Muestreo por bloques:
34
17.5 MUESTREO BASADO EN EL CRITERIO
34
17.6 ELECCION ENTRE MUESTREO ESTADISTICO Y NO ESTADISTICO
34
18
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
35
18.2 MÉTODOS DE EVALUACIÓN
35
18.2.2 MÉTODO DE CUESTIONARIO
35
18.2.3 Método narrativo: (prosa )
36
18.2.4 Método gráfico: (flujogramas )
36
18.3.1 Objetivo
36
18.3.3 Mecanica
27
18.4 INFORME
38
2
18.5 INTERPRETACION DE LA EVALUACION Y DE LA CALIFICACION DE LOS
RESULTADOS EN PARCIALES CADA %
38
19
BIBLIOGRAFIA
39
3
INTRODUCCION
Con el fin de conocer los aspectos técnicos y que sean aplicados en la práctica, se ha
preparado este instructivo para utilizarlo en la oficina de control interno de cualquier
empresa pública o privada.
1
DEFINICION DE OFICINA DE CONTROL INTERNO Y PERFIL DE LOS
FUNCIONARIOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Es la función que cumple una persona jurídica o natural, para controlar, solicitar,
exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar selectivamente la ejecución y
cumplimiento de un contrato mediante la evaluación independiente, imparcial,
oportuna y eficiente mediante la utilización de herramientas y técnicas válidas y
suficientes para lograr dicha labor.
El perfil de los funcionarios de la Oficina de Control interno son
profesionales
integrales, capaces de evaluar las situaciones y hechos que estudia con suficiente
creatividad, análisis, consulta, criterios y productividad para aportar ideas que lleven a
la solución de los problemas, bajo los parámetros técnicos, que se originan
teóricamente para cumplir el objetivo esencial y general de mejorar la calidad de los
servicios, en beneficio del usuario y de la empresa.
2
OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
El objetivo de la Oficina de Control interno es evaluar las actividades de la empresa
para calificar la gestión, asesorar y atender que se cumplan las recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia en la empresa en beneficio de los clientes y
usuarios.
2.1
NIVELES DE APOYO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Existen tres niveles en que la Oficina de Control interno que pueden participar en
apoyo en la empresa a saber:



2.2
En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (diagnóstico de
obstáculos)
En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc.,
interviniendo en su formación y evaluación.
En la implementación de los cambios e innovaciones. (implementación de sistemas,
etc.)
OBJETIVOS GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control interno generalmente persigue:


Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos.
Prever obstáculos a la eficiencia.
4

Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos
al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro de
primer nivel de apoyo a la administración de la empresa, en la consecución de la
óptima productividad.
El Evaluador o Auditor, al revisar las funciones de cualquier empresa investiga, analiza
y evalúa los hechos, es decir diagnostica obstáculos de la infraestructura
administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
El Evaluador o Auditor hace las veces del médico general, que diagnostica las fallas
(enfermedades) dando pie a la participación del especialista, que puede ser él mismo u
otra persona, el que promoverá las soluciones concretas.
2.3
OBJETIVOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA
Para la Oficina de Control interno se identifican los siguientes objetivos:
2.3.1 A nivel operativo y técnico:
2.3.1.1 Para realizar la Oficina de Control interno se utilizará la técnica de muestreo
estadístico, empleando los modelos más adecuados a las funciones
administrativas y operativas.
2.3.1.2 Revisar, estudiar y evaluar el manejo que se hace de la información dentro de
la empresa en lo referente a su contenido y consistencia.
2.3.1.3 Analizar las actividades relacionadas con el registro, manejo de novedades, y
temas relacionados con los servicios prestados a los usuarios o los productos
vendidos a los clientes.
2.3.2 A nivel administrativo:
2.3.2.1 Realizar un análisis interno y externo a la empresa, por medio de una
evaluación estratégica y la utilización de la herramienta metodológica DOFA
que permita conocer las ventajas y desventajas, tanto internas como externas
y así formular las respectivas estrategias a desarrollar.
2.3.2.2 Hacer pruebas selectivas al proceso de gestión de la administración de la
empresa: Planeación Estratégica; Organización formal interna; Rediseño de
procedimientos; Dirección eficiente de los recursos y servicios; Evaluación y
Control.
2.3.2.3 Brindar apoyo estratégico para el logro del mejoramiento de la capacidad de
gestión, desarrollo efectivo del factor humano, eficiencia de los recursos
financieros y de la asignación de los recursos físicos.
2.3.2.4 Evaluar la metodología aplicada por la empresa con relación a los indicadores
de gestión que utilizan, con el fin medir resultados. Hacer las observaciones y
recomendaciones sobre planes de acción a seguir en el futuro.
2.3.2.5 Revisar y evaluar las actividades de la organización y manejo de los recursos
humanos, físicos, y técnicos de la empresa.
2.3.2.6 Supervisar las actividades relacionadas con el manejo y atención de los
usuarios, a fin de determinar si los servicios se están prestando en forma
eficiente.
5
2.3.3 A nivel jurídico:
2.3.3.1 Verificar la observación y seguimiento de las normas contractuales y legales
por parte de la empresa, en cumplimiento de sus funciones.
2.3.3.2 Evaluar el cumplimiento de las cláusulas de los diferentes contratos que
suscriba la empresa.
2.3.4 A nivel financiero:
2.3.4.1 Aplicando los principios y técnicas de auditoría mediante el muestreo
estadístico, el personal encargado de la Oficina de Control interno examinará
el balance general de acuerdo a los Principios de Auditoría Generalmente
Aceptados, sus notas, el estado de resultados, el estado de cambios en la
situación financiera, la ejecución activa y pasiva del presupuesto, el estado de
tesorería, el sistema de autorización y registro,
la facturación y los
inventarios.
2.3.4.2 Revisión y evaluación de las actividades financieras, para
la oportuna
consecución y adecuado manejo de los recursos económicos.
3
3.1
3.2
3.3
3.4
4
4.1
4.2
4.3
5
5.1
5.2
FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA
EMPRESA
Asesorar a la Administración en la implementación, evaluación y mejoramiento
del Sistema de Control Interno.
Evaluar la organización de la empresa, eficiencia y logros de los objetivos, para
su adecuado desempeño.
Evaluar prácticas, métodos y procedimientos para medir eficiencia, efectividad y
economía de la empresa en sus actividades técnicas, operativas y financieras.
Verificar y opinar sistemáticamente sobre información contable, administrativa y
estadística proporcionada por la administración.
REQUISITOS PARA QUE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO SEA
EFECTIVA
Adecuada delegación de autoridad por la dirección en las distintas unidades de la
organización.
Respaldo de la dirección hacia la aplicación de las recomendaciones y asesoría en
el mejoramiento institucional.
Personal de
Oficina de Control interno eficiente, mediante permanente
capacitación y trabajo en equipo o grupo.
RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA
EMPRESA
Cumplir con los estándares descritos en el manual de funciones de la Oficina de
Control interno.
Mantener reserva de la información confidencial a la cual tiene acceso.
6
5.3
5.4
5.5
5.6
6
Obtener evidencia comprobatoria, suficiente y competente según los criterios
teóricos.
Determinar la extensión de las pruebas necesarias para la formación, correcto
fundamento de sus recomendaciones y su validación.
Mantenerse debidamente informado de todas las actividades de la empresa en
campos técnicos, operativos y financieros.
Asistir a la empresa en revisiones especiales.
CLASES DE EVIDENCIAS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
EMPRESA
EN LA
FISICA
-
ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADES
DOCUMENTOS
HECHOS
FORMULARIOS O DOCUMENTOS
CLASES DE ARCHIVOS
TESTIMONIAL
-
CARTAS
DECLARACIONES
ENTREVISTAS
DOCUMENTOS EXTERNOS, Facturas,
Correspondencia, etc.
DOCUMENTOS INTERNOS, Registros
Contables, Correspondencia, etc.
ANALITICA
-
7
COMPUTACIONES
COMPARACIONES CON NORMAS
OPERACIONES
RACIOCINIO
ANALISIS DE INFORMACION
INTERVENCION DE LAS PRUEBAS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control interno puede realizarse en cualquier época y con cualquier
frecuencia pruebas en sus evaluaciones, sin embargo es recomendable que se
practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores resultados. Así, puede
prepararse un programa de revisiones, en el cual una área sea revisada, cuando
menos cada dos meses, manteniéndose un examen permanente de aquellas
operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas
o por su confiabilidad.
7
Y
8
8.1
METODOLOGÍA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Directrices de actuación
En la Oficina de Control interno puede realizar pruebas de evaluación interna o
externamente. Sin embargo, el concepto de mantener una actitud objetiva es válido.
Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas que tienen a su cargo las
operaciones, objeto del examen.
El Evaluador o Auditor debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que
requiere en el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la Oficina de
Control interno esta en ocasiones, trabaja en coordinación con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por otros
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la capacidad
de supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que se ha apoyado
en el trabajo de otros profesionales.
El Evaluador o Auditor deberá obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones o
sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar debidamente
documentada en los papeles de trabajo del evaluador.
8.2
Operaciones
En la Oficina de Control Interno se define a un procedimiento ó una operación, como al
conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de las
tareas de la empresa.
En el enfoque de trabajo de la Oficina de Control interno, las operaciones que realiza la
empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que, en la
mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no
del personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal
encargado o responsable de la operación tiene capacidad para ejecutarla.
La metodología se simplifica en tres pasos fundamentales:
8.2.1 Familiarización
El Evaluador o Auditor debe familiarizarse con el procedimiento ó la operación que se
revisará dentro del contexto de la empresa a la cual se le está haciendo la Oficina de
Control interno a través del estudio de:
8.2.1.1 Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad en que se
desenvuelve la empresa y que inciden en la administración de la operación
que se revisa.
8.2.1.2 La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración
de la operación (planeación, organización, dirección y control), y
8.2.1.3 Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de
sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por evaluadores internos,
externos o consultores.
8
Además se incluyen algunos lineamientos que permitirán al Evaluador o Auditor de la
empresa sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con esta en general y con la
operación que se revisará.
8.2.2 Estudio ambiental del procedimiento
Se puede obtener información orientadora de gran valor que permita al Evaluador o
Auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad de esta investigación
inicial será definido por el criterio del Evaluador o Auditor. Los principales aspectos a
investigar serán:
 La importancia que para la empresa representa el procedimiento ó la operación que
se evalúa, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se
mejorara su eficiencia.
 Indicadores de Gestión tales como rotaciones, razones financieras, índices, etc.
 Estructura de la organización y políticas aplicables a los procedimientos ó la
operación que se revisa.
 Reglamentación estatal, distrital y municipal que rigen las prácticas de manejo de
la operación.
 Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una
operación similar.
8.2.3 Estudio de la gestión administrativa
El Evaluador o Auditor deberá estudiar su instrumentación práctica a fin de conocer, en
términos generales, sus características y posibles deficiencias.
La evaluación de esta instrumentación se hará en detalle en una fase posterior por lo
que en este proceso de familiarización, al evaluador únicamente le interesa conocer las
características esenciales de la misma.
8.2.3.1 Visita a las instalaciones
Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan los procedimientos ó las
operaciones e identificar síntomas o causas de los problemas.
8.2.3.2 Investigación y análisis
El objeto de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar
la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en
cuestión.
En esta fase se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
especialmente pruebas selectivas, a juicio del Evaluador o Auditor, o por medio de
muestreo estadístico.
La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto
es recomendable que sean verificadas antes de ser utilizadas.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información
puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas
formales, revisión de expedientes, revisión de documentación, observaciones directas,
actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de hallazgos, etc.
9
Cualquiera sea el caso, el Evaluador o Auditor deberá cuidar que sus investigaciones se
planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la
información más objetiva posible.
Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe ser especialmente
cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados
de las medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el Evaluador o Auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos
con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin de que el
diagnóstico final sea lo mas objetivo posible.
8.2.3.3 Diagnóstico
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumara los
hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos
que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El Evaluador o Auditor debe alejarse
del detalle, y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de
mayor relevancia.
8.2.3.4 Fase creativa
En esta fase se precisa si los problemas detectados son congruentes con la realidad de
la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solución detallada de los
problemas, dicha solución corresponde a un trabajo de consultoría.
8.2.3.4.1 Sumados los hallazgos se procederá así:
 Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a
la empresa para los procedimientos ó la operación estudiada de acuerdo con las
circunstancias que la rodean, o bien compararlos con modelos ya establecidos;
 Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
 Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.
 Reverificación de hallazgos
8.2.3.4.2 El modelo desarrollado en la fase creativa se sujetará a una nueva
verificación para separar con
mayor precisión de los hechos de las
interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo así:
 Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes;
 Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que
se habían listado al iniciarse la fase creativa;
 Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con
las personas directamente involucradas;
 Asegurarse que se trata de problemas cuya solución es factible porque existen
técnicas disponibles para ello;
 Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en
otras áreas y asegurarse que las alternativas de solución propuestas no generarán
mayores o más complejos problemas o agravarán los presentes
8.2.3.5 Elaboración del informe
 Elaborado el borrador del informe, el Evaluador o Auditor debe proceder a:
10

Discusión del borrador con los involucrados: Discutir con los involucrados el
borrador del informe persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de
hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su existencia precisamente en
la forma en que se describe en el borrador.
Informe definitivo.

8.3
PROCESO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO: PRESENTACIÓN DE
INFORMES
Discusión de informes generales y
detallados con la dirección de la
empresa a la cual se le practica la
Oficina de Control interno
Obtención e incorporación de respuestas
de la administración a las
recomendaciones del informe.
Finalización de Informes
Presentación de Informes
Preparación de la Cartera de Substanciación
Reuniones del Comité de Oficina de Control interno
8.4
INFORME
El informe sobre la Oficina de Control interno es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo que conocen los altos funcionarios de la empresa de
la labor del Evaluador o Auditor, y para proceder de conformidad, con correctivos y
sugerencias.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas
detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles
establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
11
Este enfoque permitirá así mismo, que de la solución dada a dichos problemas, surjan
oportunidades que coadyuven al logro de las mejoras en la eficiencia operativa y en
última instancia en la productividad.
8.4.1 Naturaleza del informe
Por las características de la Oficina de Control interno, el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados
del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias
de los problemas detectados.
El informe o diagnóstico de la Oficina de Control interno no tiene la finalidad de emitir
un dictamen, sino de emitir una opinión y hacer una recomendación, no es posible
darle tal alcance.
El informe de la Oficina de Control interno es distinto al producto terminado de un
proyecto de consultoría en administración pues en este último, el resultado final
implica necesariamente proporcionar sugerencias especificas, al diseño de las formas,
procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de
supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a
plenitud y aporten los beneficios deseados.
8.4.1.1 Estructura del informe
El contenido básico del informe normalmente debe incluir los siguientes tres
elementos:




Alcance y limitaciones del trabajo:
Debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo realizado; las
operaciones sujetas a examen; el criterio de prioridades establecido; la
contratación específica, en su caso; las limitaciones; la participación de los
profesionales si la hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan
realizado.
Situaciones que afecten desfavorablemente la eficiencia operacional (presentar un
resumen jerarquizado)
Sugerencias para mejorar la eficiencia: Es conveniente que las sugerencias se
incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser
específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones
las recomendaciones tendrán un carácter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando
casos específicos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,
cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
8.4.1.2 Evaluación y efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente, siempre
que sea posible, el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus
causas y consecuencias.
12
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las
bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarse.
8.4.1.3 Responsabilidad
La responsabilidad del Evaluador o Auditor consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. La implementación de las medidas necesarias
para solucionar los problemas detectados, es responsabilidad de la empresa en
términos generales. Su incumplimiento podrá ocasionar sanciones de acuerdo al
contrato y sus anexos al contrato respectivo.
Por lo tanto la solución de los problemas es responsabilidad directa de las directivas de
la empresa.
8.4.1.4 Forma
Los hallazgos de la Oficina de Control interno pueden irse comunicando en el curso
del examen o su término; esta dependerá en gran parte de la trascendencia de los
problemas detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.
Es importante que el resultado de la
Oficina de Control interno se presente
invariablemente por escrito. Debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una
adecuada comunicación.
8.4.1.5 Recomendaciones para elaborar el informe de Oficina de Control interno
8.4.1.5.1 Definir cuál es el propósito del informe, final, parcial, de detalle, de
panorama.
8.4.1.5.2 Qué le interesa al los a los lectores, no decir lo que se conoce, uso de
síntesis, permite tener una idea general sin leer todo el informe.
8.4.1.5.3 Los comentarios deben jerarquizarse.
8.4.1.5.4 Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estadísticas
y los números absolutos.
8.4.1.5.5 Enfatizar los aspectos más significativos que mejoren la operación de la
empresa.
8.4.1.5.6 Limitar el informe al mínimo necesario.
8.4.1.5.7 No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el
lenguaje que él está acostumbrado a usar.
8.4.1.5.8 No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones constructivas o
que no estén respaldadas por hechos.
8.4.1.5.9 Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
8.4.1.5.10
En la medida en que sea posible, obtener el acuerdo de los funcionarios
afectados por las recomendaciones, y en su caso, presentarlas como
sugestiones conjuntas.
8.4.1.5.11
Si no cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos
asegúrese que si hay conocimiento de las circunstancias y hechos que se
informan.
13
8.4.1.5.12
Enviar copias del informe a todos los encargados de los departamentos
operativos que se vean afectados, así como al funcionario superior
responsable de la operación a la cual se le ha practicado la Oficina de Control
interno.
9
EVIDENCIAS EN LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Uno de los objetivos principales de cualquier Oficina de Control interno es obtener
EVIDENCIAS suficientes para validar o respaldar las normas, procedimientos y
afirmaciones contenidas en Documentos, información o Estados Financieros que se
están analizando o evaluando.
9.1
EVIDENCIA DOCUMENTAL:
Es el elemento de juicio que obtiene el evaluador como resultado de las pruebas que
realiza y se obtienen de:
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
9.2
Los Sistemas y Procedimientos.
La documentación que respalda las transacciones.
Los saldos de la Contabilidad y sus cuentas mayores y auxiliares,
Los funcionarios de la Empresa: Gerencia, Directivos, Profesionales, Operativos.
Los proveedores, deudores, usuarios y otros terceros.
EVIDENCIA DE CONTROL:
Proporciona satisfacción al evaluador frente de controles preestablecidos ó planeados y
que están operando correctamente durante el período.
9.3
EVIDENCIA SUSTANTIVA:
Brinda satisfacción al evaluador frente a loas informes ó Estados Financieros y se
obtiene de examinar las actividades y los datos producidos por el sistema.
9.4
CARACTERÍSTICAS DE LAS EVIDENCIAS:
9.4.1 La confiabilidad de las evidencias aumenta a medida que aumenta su
objetividad.
9.4.2 Pueden combinarse y apoyarse tanto la de control como la sustantiva.
9.4.3 Se debe mantener equilibrio entre el costo / beneficio
9.4.4 Para que la evidencia sea aceptable debe ser creíble y confiable.
9.4.5 La calidad depende de la confiabilidad de la fuente: de mayor a menor
confiabilidad ya sea interna ó externamente.
9.4.6 Los procedimientos de evaluación tienen como finalidad reunir evidencias que
permitan concluir en la “razonabilidad” de las afirmaciones de cada componente
utilizado.
10 RIESGOS
14
El riesgo puede definirse como el no-cumplimiento de las normas y procedimientos, es
decir que es como dar un informe incorrecto, por no haber detectado errores e
irregularidades significativas, que modificarían el sentido de la ejecución en las tareas
y procedimientos realizados por el Evaluador o Auditor en su informe.
El riesgo de evaluación está compuesto por distintas situaciones o hechos que,
analizados en forma separada, ayudan a evaluar el nivel de riesgo existente en un
trabajo en particular y determinar de qué manera es posible reducirlo a niveles
aceptables.
El riesgo es el resultado de la conjunción de:
Aspectos aplicables exclusivamente a la actividad de la empresa, independientemente
de los sistemas de control desarrollados, lo que se denomina “riesgo inherente”.
Aspectos atribuibles a los sistemas de control, lo que se denomina “riesgo de control”.
Aspectos originados en la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
un trabajo en particular, lo que se denomina “riesgo de detección”.
Es importante dentro de la etapa de planeación detectar los factores que producen el
riesgo, estos son las diversas situaciones individuales que actúan en la determinación
de su nivel.
10.1 RIESGO INHERENTE
El riesgo inherente es la susceptibilidad de las operaciones y actividades y estados
financieros a la existencia de errores o irregularidades significativos, antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control.
El riesgo inherente está totalmente fuere de control por parte del evaluador.
Difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo por que es propio de la
operatoria de la empresa.
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se encuentra:




La naturaleza de la empresa: el tipo de operaciones que se realizan y el riesgo
propio de esas operaciones; la naturaleza de sus servicios y volumen de
transacciones.
La situación económica y financiera de la empresa. El riesgo de Oficina de Control
interno de una empresa productora con altos niveles de ganancias y sólida posición
económico – financiera no será el mismo que el de una empresa con graves
problemas financieros y baja rentabilidad económica que comprometa la vigencia
del principio de la empresa en marcha.
La organización gerencial y sus recursos humanos y materiales; la integridad de la
gerencia y la calidad de los recursos que el ente posee.
La predisposición de los niveles gerenciales a establecer adecuados y formales
sistemas de control, su nivel técnico y la capacidad demostrada en el personal
clave, son elementos que deben evaluarse al medir el riesgo inherente.
15
10.2 RIESGO DE CONTROL
Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar
errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
Este tipo de riesgo también está fuera del control del evaluador, pero eso sí, las
recomendaciones resultantes del análisis y evaluación de los sistemas de información,
operaciones, actividades, procedimientos y controles que se realicen van a ayudar a
mejorar los niveles de riesgo en la medida en que se adopten tales recomendaciones.
Además, le existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que implica que existan
buenos procedimientos en los sistemas de información, operaciones actividades,
procedimientos y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo inherente evaluado
en una etapa anterior.
Entre los factores que determina la existencia de un riesgo inherente se encuentra que
están presentes en el sistema de información, actividades, procedimientos y control.
La tarea de evaluación del riesgo de control está íntimamente relacionada con el
análisis de estos sistemas.
10.3 RIESGO DE DETECCIÓN
Es el riesgo de que los procedimientos seleccionados no detecten errores o
irregularidades existentes.
A diferencia de los dos riesgos mencionados anteriormente, el riesgo de detección es
totalmente controlable por la labor del Evaluador o Auditor y depende exclusivamente
de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos.
Al igual que el riesgo de control mitiga la existencia de altos niveles de riesgo
inherente, el riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar los niveles
de riesgos inherentes y de control.
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se encuentra:



La ineficacia de un procedimiento de Oficina de Control interno aplicado.
La mala aplicación de un procedimiento de que, resulte eficaz o no.
Problemas de definición de alcance y oportunidad en un procedimiento de Oficina
de Control interno, hayan sido bien o mal aplicado. Este factor se relaciona con la
existencia de muestras no representativas
Una vez realizada la identificación de los factores de riesgo corresponde efectuar su
evaluación. Esta tarea de evaluación se realiza en dos niveles:
 En primer lugar, referida a la Oficina de Control interno en su conjunto. En este
nivel se identifica el riesgo global de que existan errores o irregularidades no
detectados por los procedimientos y que en definitiva lleven a emitir un informe
incorrecto.
 En segundo lugar, se evalúa el riesgo específico para cada componente de la
información obtenida en general.
16
El riesgo se reduce en la medida en que se obtenga evidencia que respalde la validez
de las afirmaciones contenidas en la información recolectada. No obstante, cualquiera
sea el grado de obtención de validez para estas afirmaciones es inevitable que exista
algún grado de riesgo. Entonces se procederá a reducirlo a un nivel tal donde la
existencia de errores o irregularidades sea lo suficientemente baja como para no
interferir en su opinión global.
10.4 DEFINICIÓN DE CRITERIOS DE RIESGOS:







Diagnosticar los posibles 
riesgos
Herramientas
Cuantitativas

Herramientas
Diagnóstico

Diagramas
Descriptivos

Herramienta
analíticas
Exploración de Riesgos
Calificar o Valorar el 
riesgo para cada área





Seleccionar las áreas de
mayor riesgo
Determinar
posibles 
causas de riesgo
Definición de matriz de
Proceso Vs Riesgos
Valorar los riesgos para
la Consecución de sus
objetivos
específicos
dentro de su ambiente de
control

Lluvia de Ideas


Votos múltiples
Diagnóstico
Afirmaciones
Diagramas
Dispersión
Estrategia Pareto
¿Por qué?
Cómo:?
Cuándo?
Espina de Pescado
Diagrama de Flujo
de 






de
de
Impacto
Frecuencia
Costo
Relación con personal interno
Relación con clientes o usuarios
Posibles sanciones legales
Confrontar causas vs controles existentes.
17
10.5 EVALUACIÓN DEL RIESGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
La evaluación del riesgo de Oficina de Control interno es el proceso por el cual, a partir
del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de
riesgo presente en cada caso.
El nivel de riesgo en Oficina de Control interno suele medirse en cuatro grados
posibles:

Mínimo: estaría conformado cuando en un componente poco significativo no existan
factores de riesgo y donde la probabilidad de ocurrencia de errores o
irregularidades sea remota.

Bajo: cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no
demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores e irregularidades
sea baja

Medio: donde existen varios factores de riesgo y es posible que se presenten
errores o irregularidades.

Alto: cuando es claramente significativo, con varios factores de riesgo, algunos de
ellos muy importantes y donde sea totalmente probable que existen errores o
irregularidades.
NIVEL DE RIESGO
SIGNIFICATIVIDA
D
Mínimo
Bajo
No Significativo
Significativo
Medio
Alto
Muy Significativo
Muy Significativo
FACTORES
RIESGO
DE PROBABILIDAD
DE OCURRENCIA
DE ERRORES
No existen
Remota
Existen algunos pero
poco importantes
Improbable
Existen algunos
Posible
Existen varios y son Probable
importantes
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende
exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del evaluador. Además, es la base
para la determinación del enfoque de Oficina de Control interno a aplicar y la cantidad
de satisfacción de obtener. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso y realizado por
quienes posean la mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo.
No obstante puede ser un proceso muy subjetivo, hay formas de tratar esa
subjetividad. En ese sentido, se tratan de medir tres elementos que, combinados, son
herramientas a utilizar en el proceso de evaluación del nivel de riesgo, estos son:



La significatividad del componente
La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa
La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades básicamente obtenida
del conocimientos y la experiencia anterior de esa empresa.
18
10.6 RELACIÓN ENTRE RIESGO DE OFICINA DE
ENFOQUE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO.
CONTROL
INTERNO
Y
La evaluación del riesgo de va a estar directamente relacionada con la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos. Depende de la cantidad y calidad de la
satisfacción necesaria.
10.6.1 Efecto del riesgo inherente
El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia necesaria para
obtener la satisfacción suficiente para validar una afirmación. Cuando mayor sea el
riesgo inherente mayor será la cantidad de evidencia necesaria. Esta cantidad puede
estar representada tanto en el alcance de cada prueba en particular como en la
cantidad de pruebas necesarias. Difícil es pensar que un riesgo inherente alto pueda
ser reducido con una sola prueba, aunque esta fuese de gran alcance. Al contrario, un
riesgo inherente mínimo puede ser tratado con un solo procedimiento de carácter
global. Ver gráfico No. 1
(+)
Cantidad
Evidencia
Necesaria
de
Evidencia de
Oficina de Control interno necesaria
(-)
Mínimo
Riesgo Inherente
Alto
Gráfica No. 1
10.6.2 Efecto del riesgo de control
El riesgo de control afecta la calidad del procedimiento a aplicar y en cierta medida su
alcance. El riesgo de control depende de la forma en que se presenta el sistema de
controles del ente. En términos generales, si los controles vigentes son fuertes, el
riego de que existan errores no detectados por los sistemas es mínimo y, en cambio, si
los controles son débiles, el riesgo de control será alto, pues los sistemas no estarán
capacitados para detectar esos errores o irregularidades y la información que brinden
no sea confiable.
Un riesgo de control mínimo o bajo implica la existencia de controles fuertes. Si los
controles son fuertes, sea están correctamente diseñados, verificar que funcionen
adecuadamente en la práctica brindará un grado elevado de satisfacción. Dicho en
otros términos, se puede depositar confianza derivada de los controles.
19
Si en cambio los controles son débiles, el resultado de su prueba no sería satisfactorio
y debería complementarse con pruebas de transacciones y saldos. Por ese motivo y
para evitar duplicación del trabajo, ante riesgos de control medios o altos,
corresponderá aplicar pruebas sustantivas. Ver gráfica No. 2
(+)
Confianza
derivada de los
controles
(-)
Mínimo
Riesgo de Control
Alto
Gráfica No. 2
10.6.3 Combinación de riesgo inherente y de control.
Del nivel de riesgo inherente depende la cantidad de satisfacción y del nivel de riesgo
de control la calidad de la misma. Teniendo en cuenta estos parámetros generales
corresponde analizar qué sucede en cada una de las situaciones planteadas. Ver
gráfico No. 3
(+)
1
2
Riesgo
Inherente
(-)
3
4
(-)
Riesgo de Control
(+)
Gráfico No. 3
Caso 1: Alto riesgo inherente; mínimo riesgo de control: Corresponde aplicar pruebas
de cumplimiento (por ser el riesgo de control) que brinden suficiente satisfacción (por
el riesgo inherente).
20
Caso2: Alto riesgo inherente y de control: Corresponde aplicar pruebas sustantivas
(por el riesgo de control) con un alcance extenso (por el riesgo inherente).
Caso 3: Mínimo riesgo inherente y de control: Como ambos riesgos son mínimos, es
decir, la probabilidad de ocurrencia de errores es remota, no corresponde asignar
demasiados esfuerzos a esta caso. Seguramente sería suficiente la aplicación de algún
procedimiento analítico global.
Caso 4: Mínimo riesgo inherente y alto riesgo de control: No es necesario aplicar
extensas pruebas (por el riesgo inherente) pero, como existen problemas de control,
será oportuno practicar algún procedimiento sustantivo tendiente a reducir el riesgo
del área que presente el problema.
10.7 Clases de Matrices para evaluar el Control
10.7.1 Matriz de actividad Vs Controles
Objetivo: Determinar qué actividades de acuerdo con su importancia poseen diferentes
controles y cuales no.
Calificación:
Actividades (Importancia)
Ninguna
Baja
Media
Alta
0
1
3
5
Controles (Efectividad)
Ninguna
Baja
Media
Alta
0
1
3
5
Conclusión: Entre más importante la actividad mayor debe ser el control.
Conocidas las actividades y sus controles se puede determinar el riesgo potencial de
cada una de las actividades.
Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un hallazgo
Hallazgo: Es una debilidad en la operación o en el control interno, es una deficiencia o
una excepción, es algo que está bien pero que puede ser mejorado.
10.7.2 Matriz de riesgos Vs Controles.
Objetivo: Determine sobre qué riesgo hay necesidad de efectuar pruebas de
cumplimiento con el fin de analizar las modificaciones al sistema actual de control.
Calificación:
Actividades (Importancia)
Ninguna
Baja
Media
Impacto
0
1
2
Controles (Efectividad)
Ninguna
Baja
Media
Impacto
0
1
2
21
Alta
5
Alta
5
Conclusión: Entre mayor control menos probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Las debilidades en la aplicación de controles aumentan la probabilidad de generar
riesgos. La probabilidad de ocurrencia la debemos llevar a un mismo tiempo de
comparación. Ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, anual, pro para un mejor
análisis es conveniente estudiar la operación por la duración de su ciclo.
10.7.3 Matriz de actividades Vs Riesgos.
Objetivo: Determinar por cada actividad cual o cuales riesgos se pueden presentar y la
frecuencia de su ocurrencia.
Calificación:
Actividades
Ninguna
Baja
Media
Alta
Importancia
0
1
3
5
Riesgos
Ninguna
Baja
Media
Alta
Efectividad
0
1
3
5
Conclusión Matriz de riesgos Vs Controles y Matriz de Actividades Vs Riesgos: Entre
menos controles verificable tengamos y la probabilidad de ocurrencia de riesgo sea
mayor, el impacto de la operación será mayor.
Una vez determinada la probabilidad de ocurrencia de los riesgos así como su impacto
en la operación se debe evaluar el riesgo con los controles exigentes para determinar
en qué grado se pueden minimizar los riesgos o en su defecto recomendar nuevos
controles.
10.7.4 Matriz dependencias Vs Controles
22
Controles
Optimo
(Evaluación)
Dependencia
Tesoreria
Presupuesto
Almacen
Capacitacion
Personal
Total
%
Control
Contrastar
de
Metas y
Control
Asignacion de Legalida Control
Objetivos Financiero Responsabilidad
d
Contable Total %
5
5
5
5
5
25
0
5
3
1
0
9
36
5
5
5
5
5
25
5
5
5
0
5
20
80
5
3
5
3
5
21
3
3
3
0
5
14
67
5
1
5
0
3
14
0
0
1
0
3
4
29
5
1
5
3
3
17
3
1
1
2
3
9
53
25
15
25
16
21
102
11
14
12
3
16
56
55
44
93
48
19
76
54.9
10.8 Evaluación del riesgo de detección
El riesgo de detección es la posibilidad de que los procedimientos de Oficina de Control
interno no detecten errores o irregularidades existentes. Es propio del evaluador y
depende exclusivamente de él.
Por lo tanto, en la medida en que se pretenda emitir una opinión correcta, deberán
evaluarse los elementos de juicio necesarios y los procedimientos de Oficina de Control
interno deben detectar todos los errores o irregularidades existentes, o al menos los
significativos. En este sentido, no cabe otra posibilidad que el riesgo de detección sea
reducido a niveles mínimos o bajos. Evaluaciones de otro tipo podrían originar
situaciones de limitaciones en el alcance o, simplemente, opiniones erróneas.
11 PAPELES DE TRABAJO
Son la base en la que estará sustentada ó soportada la Oficina de Control interno, para
su conformación se requiere cumplir las siguientes características:
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
Que sean mínimos
Referenciarlos
Concluir previamente
Fotocopiar documentos
Comentarios
Usar resúmenes
Archivos CD y disquetes
Mantenerlos actualizados
23
12 HALLAZGOS
Estructura de Hallazgos
Generalmente se hace mediante la utilización de una planilla que contenga los
siguientes elementos:
Características de la Matriz de Hallazgos de 1 a 8
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
Descripción
Referenciar los Papeles de Trabajo
Condición: Lo que se observa como base de mejoramiento.
Criterio: El parámetro contra lo cual se compara la condición.
Efecto: Son las desviaciones originadas por la ocurrencia de la condición
Comentarios Evaluador o Auditor: Las explicaciones que dan los responsables del
proceso evaluado.
12.7 Causa: Son los hechos que originan la condición.
12.8 Control Neutralizante: El control alterno que previene o detecta la condición.
12.9 Recomendación: Solución para eliminar la causa que origina la condición.
12.10 Relación Beneficio/Costo: Evaluación cualitativa y cuantitativa de la aplicación
de la recomendación.
HALLAZGO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 1
NOMBRE
DE
LA REF:________________
EMPRESA:___________________________
_____
DE:__________________________________________________________________
__________
HECHO
FECHA:__________ EVALUO:_________ FECHA:__________
POR:_______
__
__
__
CARACTERISTICA
1. Condición
DESCRIPCION
REF P/T
2. Criterio
3. Efectos
4. Comentarios
Evaluador o Auditor
1
DIAZ MUÑOZ, Nelson. Documento Técnicas de Auditoría en Oficina de Control interno. Universidad
Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias Económicas. Centro de Investigaciones para el Desarrollo – CID
–. Santa Fe de Bogotá. D.C., Noviembre de 1999.
24
5. Causa
6 Control
Neutralizante
7. Recomendación
8. Relación Beneficio / Costo
EJEMPLO: PLANILLA DE OFICINA DE CONTROL INTERNO IDENTIFICANDO
HALLAZGOS
IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
PROCESO DE REGISTRO
HALLAZGO
NOMBRE:_ANDRES
REF:_PI_____________
CHACON__________________________
_____
DE:_SECCION DE
REGISTRO______________________________________________________
HECHO
FECHA:_11/12/99__ EVALUO:__ND_____ FECHA:_15/12/99__
POR:__MH__
_
_
CARACTERISTICA
DESCRIPCION
Condición
No hay manuales de procedimientos ni de funciones
REF P/T
Memorando de Planeación
Criterio
Deberían existir manuales de funciones y de procedimientos que permitan a los
empleados conocer lo que deben hacer en su trabajo.
Efectos
Sin existir algo donde se muestre lo que se debe hacer claramente, los empleados
deben hacer su trabajo basándose en la experiencia propia y en la de los demás
empleados que tienen más antigüedad que él.
Comentarios Evaluador o
Auditor
Se explica esto debido a que la administración antigua era un poco desorganizada y no
consideraba muy importante e indispensable este aspecto.
Causa
El descuido de las directivas anteriores, y actualmente el desconocimiento de cómo se
deben hacer.
Control Neutralizante
25
Buscar la forma de que los empleados realicen su trabajo de forma más adecuada para
que así no causen los traumatismos que hasta la fecha han causado cuando inician su
labor.
Recomendación
Realizar los manuales de procedimientos y de funciones, en el ámbito interno
concertando con los empleados sobre lo que se debe hacer o si no contratar a personal
especializado para que este lo haga.
Relación Beneficio / Costo
Para que la elaboración de los manuales sea más eficiente y económica sería preferible
contratar a alguien especializado para ello con la condición de que se les explique
cómo se elaboró, así conociendo el proceso de forma general se podrían actualizar
permanentemente.
13 INFORMES DE LOS HALLAZGOS
13.1 Basado en los elementos señalados anteriormente:
13.1.1 Matriz de Hallazgos. (Ver Ejemplo anterior)
13.1.2 Estructuración de Informes
13.1.2.1 Vocabulario
13.1.2.2 Oraciones
13.1.2.3 Párrafos
13.1.2.4 Orden
13.1.2.5 Revisiones
13.1.3 Referenciación a papeles de trabajo
13.1.4 Informes detallados
13.1.5 Informes gerenciales
13.1.6 Discusión.
13.2 Pasos para elaborar informes
13.2.1 Referenciar los hallazgos. Con papeles de trabajo
13.2.2 Recopilación de hallazgos. Por su importancia y/o su afinidad.
13.2.3 Elaboración del Informe.
13.2.4 Presentación del Informe
13.2.5 Análisis de Cambios y Sugerencias
13.2.6 Fijación de Compromisos
13.2.7 Emisión del Informe Definitivo
13.2.8 Actualización de archivos.
13.3 Seguimiento
13.3.1 Plan de seguimiento
13.3.1.1 Planeación, con personas que intervienen.
13.3.1.2 Recursos a emplear.
13.3.1.3 Revisión de Papeles de Trabajo
13.3.1.4 Seguimiento y cumplimiento de recomendaciones y evaluación, análisis de
efectos.
13.3.1.5 Informe de cumplimiento.
13.3.1.6 Interfase con planeación general
13.3.2 Auto evaluación
13.3.2.1 Encuestas escritas
13.3.2.2 Entrevistas telefónicas
13.3.2.3 Entrevistas personales
13.3.2.4 Grupo de enfoque
26
13.3.2.5 Investigación de mercado
13.3.2.6 Grado de aceptación de recomendaciones
13.3.2.7 Medición del Inventario del personal
13.3.2.8 Indices de Gestión
13.3.3 Diseño de Evaluaciones futuras.
13.3.3.1 Menor costo
13.3.3.1.1
Prevención
13.3.3.1.2
Evaluación
13.3.3.1.3
Fallas
13.3.3.2 Mayor Calidad
13.3.3.3 Puntualidad
13.3.3.4 Más efectividad en los programas.
14 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 2
14.1 INSPECCION DOCUMENTAL DEL SISTEMA
La revisión de la documentación incluye el examen de manuales de procedimientos ó
de operación, cursogramas y descripciones de tareas
que en su mayoría muestran
los sistemas establecidos por la gerencia pero, no proporcionan evidencia de que los
controles son realmente aplicados en forma uniforme. Deben complementarse con las
pruebas de reconstrucción y de observación de determinados controles.
14.2 PRUEBAS DE RECONSTRUCCION
Este procedimiento ayuda a comprender el flujo de datos dentro de los sistemas, los
métodos para procesar dichos datos y los controles vigentes, así como los cambios que
se hayan producido o lo contrario.
Una prueba de reconstrucción implica la observación y seguimiento de unas pocas
transacciones, confirmando con los empleados de la empresa las funciones de
procesamiento realizadas y los controles aplicados.
Son usadas frecuentemente en:
14.2.1 La Etapa de planificación confirmando la comprensión del Evaluador o Auditor
de la forma en que operan los sistemas de la empresa y como fluyen las
transacciones y los documentos, lo cual significa conocer muy bien los
procedimientos;
14.2.2 Ayuda a identificar cambios y a realizar evaluaciones de los sistemas de control.
14.2.3 Proporciona evidencia sobre la existencia y efectividad de los controles y las
funciones de procesamientos clave, y
14.2.4 Paso previo para la determinación de los controles clave antes de observar su
cumplimiento en forma exhaustiva.
14.3 OBSERVACIONES DE DETERMINADOS CONTROLES
2
LOPEZ LADA, Daniel; GIODANO, Silvia; et at. Auditoría. Un nuevo Enfoque Empresarial. Ediciones
Maohi. Buenos Aires Argentina.
27
Proporciona evidencia de que los controles existen en vigencia y operan de la forma
esperada.
Cuando se obtiene evidencia de control por observación, se requiere obtener la
satisfacción adicional de que los controles han operado en forma continua durante el
período.
Los usos más frecuentes son:
 Permite verificar el cumplimiento de los “Controles Clave”, a través de distintas
pruebas, y
 Debe complementarse con el análisis de los cambios en los sistemas probados.
14.4 TECNICAS DE DATOS DE PRUEBA
Son desarrolladas para obtener evidencia acerca de la operación efectiva de los
controles y funciones de procesamiento.
Proporciona tanta satisfacción a la Oficina de Control interno para comprobar que un
control de procesamiento clave específico o una función de procesamiento operan
eficazmente, como lo haría una muestra representativa de transacciones completadas.
Se



usa frecuentemente:
Para evaluar la lógica general de los límites computadorizados;
Para evaluar la existencia y efectividad de los controles clave, y
Cuando los sistemas son altamente confiables.
14.5 INDAGACIONES AL PERSONAL DE LA EMPRESA
Consiste en obtener información importante por parte del personal de la empresa,
oralmente o por escrito. Se pueden realizar indagaciones para obtener o actualizar
conocimientos o recibir explicaciones de los funcionarios sobre temas contables, de
evaluación y operativos.
La confiabilidad de la evidencia obtenida a través de indagaciones depende de varios
factores como por ejemplo:



Evidencia proporcionada oralmente o por escrito;
Competencia, posición jerárquica, experiencia, independencia e integridad del
informante;
Alcance de la corroboración de la evidencia obtenida.
Generalmente, este procedimiento no constituye evidencia adecuada, importante y
confiable en sí misma sino que requiere algún tipo de corroboración como incluir
indagaciones a otras personas de la organización, preferentemente de un nivel de
supervisión superior al del informante inicial, u otros procedimientos.
Frecuentemente: a. Permite obtener o actualizar los conocimientos sobre las
actividades de la empresa en la etapa de planificación, y b. Como complemento de los
procedimientos analíticos obteniendo de la gerencia de la empresa su percepción sobre
la evolución de las distintas variables que afectaron su actividad (ventas, producción,
costos, financiamiento, resultados, etc.)
28
14.6 PROCEDIMIENTOS ANALITICOS
Los procedimientos analíticos implican el estudio y evaluación de la información
general o financiera utilizando comparaciones con otros datos relevantes. Los
procedimientos analíticos se basan en la premisa de que existen relaciones en los
datos y que continuarán existiendo en ausencia de información que evidencie lo
contrario. Si las relaciones esperadas se mantienen, estas proporcionan la evidencia
de que las operaciones y los Estados Financieros representan los hechos y
transacciones subyacentes. Si las relaciones esperadas no se manifiestan, se deberá
realizar una mayor investigación para resolver la discrepancia.
Los procedimientos analíticos se utilizan comúnmente para examinar y comparar
información general o financiera
y no financiera relevante del año incluyendo
presupuestos y datos reales.
También se realizan comparaciones similares que
analizan la relación de la información seleccionada con ejercicios y con la
correspondiente a empresas del mismo ramo de actividad.
Los controles gerenciales pueden ser una considerable ayuda para la aplicación de los
procedimientos analíticos.
Usos mas frecuentes:
 Ayudan a desarrollar el enfoque del evaluador en la planificación;
 Evaluaciones de la razonabilidad de los montos de los montos de los estados
financieros, especialmente en cuentas acumulativas, y
 Consideración de los estados financieros en su conjunto en una verificación final
para determinar si los mismos son coherentes y si no lo son.
14.7 INSPECCION DE LOS
REGISTROS CONTABLES
DOCUMENTOS
RESPALDATORIOS
Y
OTROS
Consiste en obtener y examinar la concordancia entre los registros en papeles,
computadoras y datos contables y la documentación que respalda. Generalmente se
hacen sobre las partidas que componen un determinado valor, cantidad o saldo en los
datos y estados financieros.
La inspección de documentos normalmente es una fuente de evidencia altamente
confiable. La confiabilidad es afectada por los siguientes factores:
 Los documentos producidos en ámbitos externos generalmente son más confiables
que los producidos por la empresa;
 Los documentos recibidos directamente de una fuente externa son más confiables
que los obtenidos pro la empresa;
 El documento original es más confiable que sus copias.
Se usan frecuentemente cuando los sistemas son débiles.
14.8 OBSERVACION FISICA
Consiste en la inspección o recuento de los elementos ó activos tangibles y la
comparación de los resultados con los registros contables de la empresa. Proporciona
por lo general evidencia sobre la existencia (veracidad), calidad y condición (valuación)
de dichos activos.
29
La observación generalmente proporciona evidencia altamente confiable referida al
momento en que se la lleva a cabo, pero no proporciona evidencia referida a otros
momentos.
Se usa frecuentemente para verificar la existencia de activos tangibles (normalmente a
través de arqueos y recuentos físicos) como: dinero en efectivo, inversiones en CDT,
inversiones transitorias, títulos públicos, acciones, documentos y bienes de cambio,
etc.
14.9 CONFIRMACIONES EXTERNAS.
La confirmación externa consiste en obtener una manifestación de un hecho o una
opinión de parte de un tercero independiente a la empresa, pero involucrado con las
operaciones del mismo. La obtención de este tipo de confirmación, es por lo general,
una forma muy satisfactoria y eficiente de obtener evidencia, ya que habitualmente es
de esperar que el informe sea imparcial.
Estas manifestaciones se podrán obtener de especialistas, incluyendo abogados,
usuarios, actuarios, ingenieros, etc. Como parte de los procedimientos relativos a
asuntos legales de importancia.
Las confirmaciones pueden ser:




Positivas: Aquella manifestación solicitada que proporciona evidencia sólo en el
caso de ser recibida respuesta.
Negativas: Es aquella manifestación de conformidad sobre un saldo o transacción
de que se solicita y proporciona evidencia a pesar de no ser recibida respuesta.
Directas: Corresponde a solicitudes en las cuales se incluyen los saldos o
transacciones que se quieren confirmar.
Ciegas: Corresponde a las confirmaciones en las cuales se solicita que se informes
los saldos pendientes a una fecha o las transacciones realizadas en un período.
Usos más frecuentes:
 Circularizaciones de saldos: clientes, proveedores, bancos, etc.,
 Opiniones de especialistas, y
 Opiniones de la gerencia.
15 PAUTAS PARA LA SELECCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Para seleccionar los procedimientos de manera eficaz y eficiente se deben tener en
cuenta las siguientes pautas:

Los procedimientos a seleccionar deben estar de acuerdo con las definiciones
obtenidas en la planificación sobre:
 Significatividad del problema y/o estados financieros en su conjunto.
 Naturaleza del riesgo inherente y de control del componente y su impacto en
las afirmaciones individuales
 Controles clave potenciales identificados
 Enfoque de Oficina de Control interno esperada.
30




La evidencia a obtener puede estar relacionada con la satisfacción obtenida entre
otros componentes, pero que también es importante para el componente en
cuestión.
Algunos procedimientos pueden responder a servicios adicionales a la empresa o
ser a pedido de informes especiales. Deben considerarse los procedimientos
requeridos por las normas de Oficina de Control interno.
Al Seleccionar procedimientos de los controles clave en la empresa debe seguirse el
siguiente orden:
 Controles gerenciales e independientes.
 Controles de procesamiento y funciones de procesamiento.
 Controles para salvaguardar activos.
Para cada uno de los procedimientos seleccionados se debe indicar su alcance y
oportunidad.
16 UTILIZACION DE ESPECIALISTAS EN OFICINA DE CONTROL INTERNOS
Cuando se requiere la colaboración de un especialista, se debe obtener razonable
seguridad de que el especialista es competente en su materia. Es preciso considerar
sus calificaciones y licencia profesional u otros reconocimientos de su capacidad. Si el
especialista pertenece a un cuerpo profesional que prescribe normas para sus
miembros, se puede obtener la satisfacción requerida mediante información de que el
mismo es un miembro de buen reputación. Si su reputación no es conocida, se debe
consultar a las personas que están familiarizadas con la calidad del trabajo del
especialista. Si como resultado de las indagaciones o por cualquier otra razón, se tiene
dudas con respecto a la competencia del especialista, no se debe confiar en su trabajo.
17 EL MUESTREO EN OFICINA DE CONTROL INTERNO
El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita
concluir sobre un universo o una población. Por muestra representativa se entiende
una cantidad dada de elementos que permite inferir que el comportamiento de esa
muestra es equivalente al comportamiento del universo.
El Evaluador o Auditor puede decidir no probar detalles individuales o de una parte
porque puede considerar que cualquier hallazgo seria de poca importancia o que se
descubrirían con otros procedimientos. Frecuentemente se prueban detalles de una
muestra representativa con el objetivo de confirmar el cumplimiento de los
procedimientos.
17.1 OBJETIVOS DEL MUESTREO DE OFICINA DE CONTROL INTERNO
El muestreo de Oficina de Control interno, se puede usar para, (Aunque no son los
únicos):


Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos
Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluyen en
registros contables.
31
Las técnicas de muestreo que se usen deben ser consistentes con los objetivos de la
prueba de Oficina de Control interno. En términos generales, el Evaluador o Auditor
puede utilizar dos tipos básicos de muestreo: El muestreo de atributos y el
muestreo de variables.
Muestreo de atributos: Es el que se utiliza para estimar la tasa de ocurrencia o la tasa
de no ocurrencia de un evento o circunstancia determinada dentro de un universo. En
términos de Oficina de Control interno los atributos probados son generalmente
controles o funciones de procesamiento.
Generalmente no se atribuye ninguna
cantidad monetaria sino su frecuencia o repetición a los resultados de un plan de
muestreo de atributos.
Muestreo de variables: Es el que se utiliza para estimar o probar una cantidad
monetaria. Este muestreo trata de responder a la pregunta “cuanto” más que a
“conque frecuencia”, a la cual esta dirigido el muestreo de atributos. El muestreo de
variables sirve también para estimar una cantidad total.
17.2 RIESGO DE MUESTREO
Es el riesgo de que la muestra no sea representativa del universo del cual se tomo, y
como consecuencia, el Evaluador o Auditor saque conclusiones incorrectas de los
resultados de la muestra.
El riesgo del muestreo tiene dos aspectos: el primero es el riesgo de rechazo incorrecto
el cual como su nombre lo indica es cuando se llega a la conclusión de que algo se
encuentra mal. Cuando en realidad no es así.
El segundo aspecto es el riesgo de aceptación incorrecta, es decir, como resultado de
los procedimientos de muestreo se llegue a la conclusión de que se puede confiar en lo
que sé esta estudiando, cuando en realidad no es confiable.
Debido a que cada plan de muestreo involucra un riesgo de muestreo, el Evaluador o
Auditor debe:


Diseñar un plan de muestreo de tal forma que produzca una muestra de tamaño
suficiente (el tamaño de la muestra es una consideración importante que influye
en el riesgo de muestreo), y
Utilizar un método de selección que produzca una muestra que sea representativa
del universo y que responda a los objetivos del Evaluador o Auditor.
17.3 DEFINICION DEL UNIVERSO Y DE UNIDAD DE MUESTREO
La definición del universo (es decir, el cuerpo de datos del cual se selecciona la
muestra) e el paso que sigue directamente a la determinación del objetivo de la
prueba. Por ejemplo si la prueba es determinar la cantidad de carpetas que cumplen
ciertos requisitos en los últimos 5 años en Santafé de Bogotá, el universo estará
conformado por todas las carpetas que se expidieron en Santa fe de Bogotá en los
últimos 5 años. De igual manera si el objetivo es determinar el nivel de cumplimiento
de los procedimientos prescritos para autorizarlos comprobantes emitidos durante el
periodo de prueba.
32
Por lo general, la Unidad de Muestreo se define como cada uno de los elementos
individuales que conforman el universo y puede consistir en personas, carpetas,
documentos, especies venales, etc.
El Evaluador o Auditor debe satisfacer de que el universo determinado y el universo a
los que se aplica el muestreo (marco muestral) son equivalentes. El marco debe
permitir identificar y ubicar a cada elemento del universo de estudio.
Las conclusiones que se obtienen de una muestra representativa solo pueden aplicarse
al marco del cual se selecciono la muestra. Por ejemplo, si el Evaluador o Auditor hace
una selección de carpetas a partir de un archivo físico para probar que todos son
entregados, existe el riesgo de que el archivo (marco) no incluya todos las carpetas de
expedición periodo (el universo). Si se han retirado algunas carpetas o si no se
encuentran, la conclusión del Evaluador o Auditor solo se aplica a las carpetas del
archivo y no a todos los documentos del periodo.
Para establecer sin dificultad la equivalencia entre el marco y el universo, lo mas
indicado es hacer una selección de una fuente que este conciliada con una cuenta de
control o que sea controlado numéricamente.
17.4 METODOS PARA LA SELECCIÓN DE MUESTRAS
Se pueden clasificar en métodos de muestreo por probabilidades y métodos de
muestreo basados en el criterio. Los métodos de muestreo por probabilidades pueden
utilizarse tanto en el muestreo estadístico, como en el no estadístico.
Los siguientes son los distintos métodos de selección demuestras:







Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
Muestreo
en probabilidades
de números al azar
sistemático de probabilidades
por bloques
basado en el criterio
por selección especifica
sistemático de criterio
17.4.1 Muestreo por probabilidades
El muestreo de probabilidades requiere de una probabilidad conocida de que la
muestra sea seleccionada (aunque no todas tengan la misma probabilidad). Para
poder planear y evaluar estadísticamente una muestra se debe utilizar un método de
muestreo por probabilidades.
17.4.1.1 Muestreo de números al azar:
En el muestreo de números al azar todas las
unidades del universo y todas las combinaciones de unidades de muestreo
tiene la misma probabilidad de ser seleccionadas. Para llevar a cabo un
muestreo de números al azar, el auditor:
17.4.1.1.1
Determinar el tamaño necesario de la muestra: genera suficientes
números al azar de una secuencia de números que por lo menos sea igual al
número de unidades de muestreo del universo, y
33
17.4.1.1.2
Selecciona los números al azar con unidades de muestreo especificas del
universo.
17.4.2 Muestreo sistemático:
Se refiere a la selección de una muestra sobre la base de uno o más intervalos
uniformas (igual longitud). Un intervalo uniforme se determina dividiendo al numero
de elementos del universo por el tamaño deseado de la muestra. Se selecciona un
punto inicial al azar, el cual debe ser un numero no mayor que la longitud del
intervalo. Luego, un elemento de la muestra se selecciona en el punto inicial y de ahí
en adelante en cada intervalo a lo largo de todo el universo. El muestreo sistemático
solo se debe utilizar cuando se espera que los atributos que se están comprobando
estén distribuidos al azar en el universo.
17.4.3 Muestreo por bloques:
Se refiere a la selección al azar de varios grupos de unidades de muestreo contiguas.
Es decir, al seleccionar una muestra de 100 elementos el Evaluador o Auditor puede
seleccionar al azar 20 elementos y tomar las 4 unidades contiguas a cada elemento
seleccionado
17.5 MUESTREO BASADO EN EL CRITERIO
En oposición al muestreo por probabilidades, la probabilidad de incluir cualquier partida
en particular en una muestra basada en el criterio no es conocida o determinable. En
consecuencia, los resultados de las muestras seleccionadas mediante este método no
deben ser evaluados estadísticamente.
Se debe considerar la posibilidad de que la muestra resultante no sea representativa
del universo del cual se selecciona. Los métodos por probabilidades o de otro tipo son
preferibles cuando se pueden aplicar de forma eficiente.
Existen varios métodos de selección de muestras basadas en los criterios. Algunas de
ellas son el muestreo por selección especifica y el muestreo sistemático de criterios


Muestreo por selección especifica: En este muestreo se confía en el criterio de le
Evaluador o Auditor para identificar una muestra que se espera sea representativa
del universo. Es importante que el Evaluador o Auditor no resulte influenciado por
la conveniencia o la inconveniencia de comprobar algunos elementos en particular
o por otras consideraciones que pudieran hacer que la muestra no sea
representativa del universo.
Muestreo sistemático de criterio: Este método sistemático de muestreo es similar
al método de probabilidades previamente mencionado, excepto que no es
imprescindible, aunque sí conveniente un punto inicial al azar.
17.6 ELECCION ENTRE MUESTREO ESTADISTICO Y NO ESTADISTICO
Ambos métodos se basan en la presunción de que una muestra revelara información
suficiente acerca del universo en conjunto para permitir al Evaluador o Auditor llegar a
una conclusión del universo. La diferencia entre los dos métodos es el grado de
34
formalidad y estructura involucrado en la determinación del tamaño de la muestra,
selección de la muestra y evaluación de resultados.
Al escoger entre el muestreo estadístico y el no estadístico se debe considerar los
objetivos de Oficina de Control interno y la naturaleza del universo objetivo, así como
las ventajas y desventajas de cada método.
En general, el muestreo estadístico es una firma de volver explícitas algunas
consideraciones que se encuentran implícitas en el muestreo no estadístico. Al final,
ambos están dirigidos hacia el logro del mismo resultado.
18 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
18.1 Cómo se mejoraría el Control Interno de la Empresa?
EVALUANDO
PERIODICAMENTE
MEDIANTE
a) CUESTIONARIOS
b) FLUJOGRAMAS
c) DESCRIPTIVAMENTE
Y
PROBARLOS
PARA
CERCIORARNOS
SI
OPERAN
TAL
COMO
FUERON DISEÑADOS
18.2 MÉTODOS DE EVALUACIÓN
LLAMADAS
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
18.2.1 Muestreo estadístico
En el proceso de la evaluación del sistema de control interno el Evaluador o Auditor
debe revisar altos volúmenes de documentos.
Es por esto que el Evaluador o Auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter
selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de determinada operación,
según los parámetros señalados en el punto anterior.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su
representatividad el Evaluador o Auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para
lo cual debe tener en cuenta lo siguiente:




La muestra (grupo de documentos) debe ser representativa del conjunto.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control
interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una
inferencia adecuada.
Siempre habrá un riesgo latente de que la muestra no sea representativa y por lo
tanto de que la conclusión no sea adecuada.
18.2.2 Método de cuestionario
Consiste en la evaluación con base a preguntas, las cuales deben ser contestadas por
parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen.
35
Por medio de las respuestas dadas, el Evaluador o Auditor obtendrá evidencia que
deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si
los controles operan tal como fueron diseñados y sean calificados mediante una nota
de 4 a 0
La aplicación de cuestionarios ayuda a determinar las áreas críticas de una manera
uniforme.
18.2.3 Método narrativo: (prosa)
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas de la empresa,
mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
18.2.4 Método gráfico: (flujogramas )
Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas y de los
procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea
completa de los procedimientos de la empresa.
Ventajas:
 Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
 Permite una visión panorámica de las operaciones o de la empresa.
 Identifica desviaciones de procedimientos.
 Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
 Facilita el entendimiento de las recomendaciones del Evaluador o Auditor a la
gerencia sobre asuntos contables o financieros
18.3 SISTEMA DE EVALUACIÓN GENERAL PARA APLICAR EN LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA
18.3.1 Objetivo
Definir fortalezas y debilidades de la empresa, mediante una cuantificación a través de
cuestionarios, calificaciones, planillas y observaciones, recomendaciones y gráficas.
18.3.2 Evaluacion
Mediante el examen de los objetivos y los elementos del sistema de control interno,
tales registros, estados financieros, integridad y exactitud de las
operaciones,
administrativas, técnicas, etc., A la empresa; sus divisiones, secciones; áreas.
18.3.3 Mecánica
Mediante la planilla de evaluación basada en principios, reglas, normas,
procedimientos, sistemas y Manuales de Control Interno. Esta posee las siguientes
columnas: (Ver anexo)
18.3.3.1 Tema o área a evaluar:
planilla.
identifica el área que se pretende evaluar en la
36
18.3.3.2 Numero de la pregunta: es él numero de pregunta dentro de cada área
evaluada.
18.3.3.3 Principios básicos: son las preguntas que se realizan para lograr la evaluación
adecuada mediante la comprobación, mediante pruebas de documentos.
18.3.3.4 Optimo: puntaje máximo que se puede obtener por pregunta.
18.3.3.5 Calificación: Calificación asignada por el evaluador. Se asignará así:
18.3.3.5.1
4: óptimo
18.3.3.5.2
3: algunas desviaciones sin consecuencias graves
18.3.3.5.3
2. Desviaciones frecuentes sin incidencias
18.3.3.5.4
1: desviaciones frecuentes con consecuencias graves
18.3.3.5.5
O: incumplimiento total.
18.3.3.6 Acumulado: corresponde a la suma acumulada de la columna calificación
18.3.3.7 Porcentaje: (puntaje individual / óptimo individual) x 100.
18.3.3.8 Gráfico: muestra de forma gráfica los resultados obtenidos de la evaluación.
De acuerdo al porcentaje se identifica la marca, por medio de puntos o barras.
Al culminar un área determinada, se obtiene un subtotal que va a la planilla resumen,
la cual permite observar los resultados de forma más generalizada.
Si la calificación es menor de 4 se elaborara mediante un memorando de
recomendación, como:
18.3.4 MEMORANDOS DE RECOMENDACION
MEMORANDO DE RECOMENDACIÓN
PARA
DE
CIUDAD
FECHA
REF. Recomendaciones Formuladas en el área
CONCLUSIONES
EVALUACION
DEPENDENCIA
FECHA
PLANILLA DE RECOMENDACIONES
37
FECHA
DEPENDENCIA EVALUADA
PROCEDIMIENTO ACTUAL
ANALISIS CON EL AREA
INTERVENIDA
RECOMENDACIONES
18.4 Informe
18.4.1 Indica los resultados de las pruebas de OFICINA DE CONTROL INTERNO, así:
18.4.1.1 Referencia
18.4.1.2 Procedimiento actual
18.4.1.3 Análisis con el área evaluada
18.4.1.4 Recomendaciones
18.4.2 Opinión de Evaluador o Auditores y aspectos más relevantes de las pruebas.
18.4.3 Conclusiones
18.4.4 informes especializados (científicos, técnicos, financieros, de personal y otros
aspectos evaluados)
18.5 INTERPRETACION DE LA EVALUACION Y DE LA CALIFICACION DE LOS
RESULTADOS EN PARCIALES CADA %
NIVELES DE
SERVICIO
GESTION
CONTROL
MENOR A 52
AUSENCIA
PÉSIMO
PÉSIMA
DE 52 A 63
DEFICIENTE
DEFICIENTE
DEFICIENTE
DE 64 A 74
REGULAR
REGULAR
REGULAR
DE 75 A 84
RAZONABLE
BUENO
BUENA
DE 85 A 93
DESTACABLE
MUY BUENO
MUY BUENA
MÁS DE 93
CALIDAD
ASEGURADO
ASEGURADA
38
19 BIBLIOGRAFIA
-
-
BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Manuales de Control Interno para los Organismos
del Estado y su Evaluación. Imprenta Universidad Nacional. Tercera Edición. Santa
Fe de Bogotá, D.C., Colombia. 1997
BELTRAN PARDO, Luis Carlos. Auditoría en Empresas de Salud. Programa de
Educación Continuada. Santa Fe de Bogotá, D.C., Colombia. 1999.
DIAZ MUÑOZ, Nelson.
Documento Técnicas de Auditoría en Oficina de Control
interno. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Ciencias Económicas.
Centro de Investigaciones para el Desarrollo – CID –. Santa Fe de Bogotá. D.C.,
Noviembre de 1999.
LOPEZ LADA, Daniel; GIODANO, Silvia. Auditoría. Un nuevo Enfoque Empresarial.
Ediciones Maohi. Buenos Aires Argentina.
39