PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
REQUISIONES WEB
MANUAL DEL USUARIO
Santafé de Bogotá, D.C., 14 de noviembre de aa
TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
INTRODUCCIÓN
1. TIPOS DE USUARIOS
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2. VENTANA INICIAL
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3. PEDIDOS DE STOCK
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4. ACCESO AL SISTEMA
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5. PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION Y APROBACION
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5.1. ELABORADOR
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5.2. APROBADOR
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6. MODIFICACIONES
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6.1. POR CANTIDAD
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6.2. ADICION DE PRODUCTOS
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6.3. ELIMINACION DE PRODUCTOS
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INTRODUCCIÓN
La aplicación Requisiciones WEB es un sistema de información que integra 3
grupos de trabajo relacionados entre sí; como los son Proveeduría, Ofixpres, y las
demás dependencias que conforman la Pontificia Universidad Javeriana.
Esta aplicación fue diseñada teniendo como objetivo principal facilitar el proceso
de requisición de artículos y productos de alta necesidad para las dependencias
de la P.U.J. tanto para los usuarios como para la dependencia encargada de
efectuar las Compras. Esta aplicación permite eliminar procesos de tramitología y
papeleo innecesarios, dejando evidencia tanto física como electrónica de las
requisiciones realizadas.
El manual describe los procedimientos que deben seguir los usuarios de la
Aplicación para la elaboración y aprobación de las requisiciones.
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1. TIPOS DE USUARIOS
La aplicación cuenta con 2 diferentes usuarios, los cuales se diferencian uno de
otro debido a las restricciones planteadas por la Dirección Financiera, Oficina de
Proveeduría en cuanto al tipo de procedimientos que cada uno de estos realiza
durante la etapa de requisición. Estos tipos de usuarios son: Elaborador
y
Aprobador.
Para tener acceso a la aplicación, tanto al Elaborador como al Aprobador, se les
asigna un nombre el cual los identifica como usuarios. Este nombre debe ir en la
casilla asignada como Usuario. Además se les debe asignar una clave de acceso
la cual permite realizar los procedimientos correspondientes según el tipo de
usuario. Esta clave corresponde a la casilla designada como Clave.
Por último, se digita el nombre de la base de datos en la tercera casilla, y de esta
forma permitir la ejecución de la aplicación.
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2. VENTANA INICIAL
Una vez el usuario entra a la Aplicación de Requisiciones Web, aparece la
ventana inicial designada con el nombre de Pedidos de Stock.
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En el menú de esta ventana, se encuentran las siguientes opciones:
Editar, Consultar, Bloque, Registro, Campo, Ayuda, Ventana.
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Acción,
Estas opciones pueden ser utilizadas mediante el uso del mouse (ratón) o del
teclado, de la forma que se muestra a continuación:
OPCIONES
TECLAS
Acción
Alt+A
Editar
Alt+E
Consultar
Alt+N
Bloque
Alt+B
Registro
Alt+R
Campo
Alt+C
Ayuda
Alt+Y
Inmediatamente en la parte inferior del menú, encontramos la barra de
herramientas, la cual permite a
los usuarios ejecutar las acciones con más
frecuencia de utilización.
Guarda las modificaciones hachas sobre la pantalla, tanto de creación como
de modificación.
Imprime la información que se encuentra en la pantalla.
Permite salir de la aplicación.
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El segundo grupo de herramientas lo conforman las siguientes alternativas:
Corta la información que se encuentra dentro de los campos destinados al
detalle del pedido.
Copia la información que se encuentra dentro de los campos destinados al
detalle del pedido.
Pega la información que se encuentra dentro de los campos destinados al
detalle del pedido.
Enseguida se encuentran las alternativas del siguiente grupo de herramientas,
conformadas por:
Permite consultar información sobre las requisiciones efectuadas .
Realiza la ejecución de la consulta solicitada.
Cancela la consulta de las requisiciones.
El siguiente grupo de alternativas esta compuesto por:
Permite desplazarse entre los bloques y registros de las diferentes
requisiciones.
Finalmente, se pueden encontrar los siguientes iconos de opciones:
Permite al usuario insertar campos en los bloques de la ventana Pedidos de
Stock
Permite al usuario eliminar campos en los bloques de la ventana Pedidos de
Stock
Permite asegurar que 2 usuarios distintos no realicen modificaciones en el
mismo momento.
Guía al usuario en la ayuda general de la aplicación.
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3. PEDIDOS DE STOCK
En esta pantalla encontramos los campos en los cuales el usuario deberá
diligenciar la información necesaria para la elaboración o aprobación el pedido.
Esta pantalla se encuentra en la ventana inicial, enseguida de las barras menú y
herramientas.
Dentro de la pantalla se pueden diferenciar dos bloques principales, el primero se
denomina pedidos y el segundo detalle de pedidos. En el bloque pedidos se
encuentran los campos destinados a la información básica de la requisición como:
Pedido, Centro de Costo, Fecha de elaboración, Estado y Valor total del pedido.
En el detalle del pedido, cada fila de campos esta destinada a la especificación de
cada producto que es solicitado. En estas filas los campos son discriminados para
tener información referente al producto, como: Referencia, Descripción, Precio,
Rubro, Presentación y Marca.
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4. ACCESO AL SISTEMA
Teniendo ya definido las características de la aplicación y la información básica
necesaria, en cuanto a Comandos, Menú, Barra de Herramientas y funciones que
cada una de estas desarrolla; el paso a seguir es identificar la ruta de acceso que
se debe tener en cuenta para hacer uso de la aplicación.
Inicialmente el usuario debe ingresar en el siguiente Web Site:
www.javeriana.edu.co/finanzas/proveeduria
Una vez ingresa en la página de ubica en link denominado como Pedidos por
Internet y hace click sobre este para seleccionarlo.
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Después de haber realizado la selección, aparecerá la pantalla principal la cual
permite el acceso a la aplicación. En esta pantalla, como se explico anteriormente
el usuario digita su Nombre de Usuario, Clave de acceso y Base de Datos.
Para poder tener acceso a la aplicación los diferentes usuarios deben tener
instalado en el computador el programa Oracle JInitiator 1.1.7.27
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5. PROCEDIMIENTOS DE ELABORACION Y APROBACION
Los procedimientos a seguir para la elaboración y aprobación de las requisiciones
se diferencian una de otra, gracias a las restricciones establecidas con
anterioridad por el programa. Por esta razón estos procedimientos se explicarán
según el tipo de usuario.
5.1. ELABORADOR:
Este tipo de usuario es el encargado de realizar todas las requisiciones necesarias
para la dependencia solicitante. Solo habrá un elaborador por dependencia; el cual
podrá realizar modificaciones a la solicitud (Ver Modificaciones).
Para iniciar el proceso de elaboración, habiendo ingresado anteriormente en la
aplicación; el elaborador debe ingresar el centro de costo al cual pertenece la
requisición a realizar. Para esto el usuario deberá situarse en el campo destinado
a Centro de Costo (C/C).
Una vez habiéndose situado en el campo de Centro de Costo, el usuario ingresa el
número correspondiente a dicho centro siempre y cuando sea de su conocimiento,
sino lo conoce, con el ratón ( mouse) da click en el botón situado a la derecha del
campo que se encuentra en blanco para hacer aparecer una ventana en la que se
encuentran los diferentes Centros de Costos.
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En esta pantalla el usuario podrá identificar el Centro de costo al cual pertenece.
Haciendo click en la opción OK, automáticamente aparecerá el nombre y el
número en el campo destinado para estos en la pantalla Pedidos de Stock.
Luego el usuario deberá ubicarse en el campo denominado referencia, el cual se
encuentra en el bloque de detalle del pedido. A la derecha de esté, se encuentra
un cuadro en el cual al hacer click y aparece una ventana con la lista con la
totalidad de los productos que se pueden solicitar.
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El paso a seguir es identificar y seleccionar el producto deseado. Haciendo click
en la opción Aceptar, aparecerán en el cuadro de detalle del pedido la información
de: Referencia, Descripción, Precio, Rubro, Presentación y Marca. El espacio
destinado a cantidad es diligenciado por el usuario.
Una vez terminado la solicitud de todos los productos, por defecto, el sistema hará
que la requisición se encuentre en la opción de estado Pendiente. Esta se
encuentra ubicada en el bloque pedidos.
Finalmente, el usuario se deberá ubicar en la barra de menú y oprimir la opción
guardar.
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5.2. APROBADOR:
Este tipo de usuario es el encargado de aprobar, anular y realizar modificaciones a
todas las requisiciones efectuadas por el Elaborador. Cada dependencia contará
con una sola persona encargada de realizar las aprobaciones.
Para comenzar el proceso de aprobación de las solicitudes el usuario debe
ubicarse en la barra de herramientas y seleccionar la alternativa de Realizar
Consulta.
Una vez realizado la consulta deberá ubicarse en el bloque de Pedidos; para
realizar dicha consulta el Aprobador deberá dirigirse al campo denominado
pedido y hacer con el ratón (mouse) click sobre el cuadro contiguo a este. En ese
momento aparecerá una ventana en la cual se encuentran las diferentes
requisiciones en la cual podrá hacer la revisión de las diferentes solicitudes
(Aprobadas, Pendientes, Anuladas).
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Seleccionando una de estas y luego la opción Aceptar quedará registrada en el
campo de pedido.
Para observar la información que la requisición consultada contiene, el usuario
debe ubicarse en la opción Ejecutar Consulta, la cual se encuentra en la barra de
herramientas, y con el ratón (mouse) hacer click para seleccionarla.
En caso que al consulta desee ser cancelada la opción a seleccionar es Cancelar
Consulta.
Una vez la información detallada de la solicitud aparecerá en pantalla, el usuario
podrá realizar las modificaciones pertinentes. (Ver Modificaciones).
Terminadas las modificaciones, el usuario aprobador, deberá realizar la
aprobación o anulación del pedido ubicándose en al campo destinado a Estado, el
cual se encuentra en el bloque Pedido.
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ORGANIZACION &
M ÉTODOS
Finalmente, el usuario se deberá ubicar en la barra de menú y oprimir la opción
guardar.
Si la elección del usuario fue de aprobación, y tiene disponibilidad presupuestal, el
rubro será comprometido. En el caso contrario, que no se tenga la disponibilidad
presupuestal, la aplicación le informará la usuario mediante 2 avisos en pantalla,
de la falta de presupuesto y por tal motivo la no ejecución del comprometido.
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ORGANIZACION &
M ÉTODOS
En caso que el requerimiento del pedido sea rechazado por presupuesto, el
Aprobador tendrá la opción de realizar modificaciones a las cantidades o a los
productos solicitados; o dirigirse a la Oficina de presupuesto y realizar el conducto
regular para la solicitud de traslado de dinero entre rubros presupuestales.
18
ORGANIZACION &
M ÉTODOS
6. MODIFICACIONES
Como se menciono anteriormente, en el capítulo de elaboración y aprobación de
los requerimientos, tanto el usuario Elaborador como el Aprobador tienen la
opción de realizar modificaciones a los pedidos efectuados.
Para este caso no existe ninguna diferencia entre las restricciones de los
diferentes usuarios, por lo que las posibles modificaciones a realizar que se
presentarán a continuación aplican tanto para el Elaborador como para el
Aprobador. Las modificaciones se podrán realizar únicamente a los pedidos que
se encuentran en el estado de Pendiente. (La búsqueda de la requisición se
desarrolla de la misma forma como se indica en el procedimiento de Aprobación).
Una vez verificado que el pedido a modificar se encuentra en el estado
correspondiente a pendiente los usuarios estarán en capacidad de realizar las
modificaciones deseadas.
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ORGANIZACION &
M ÉTODOS
Existen 3 tipos de modificaciones a realizar al pedido: por cantidad, Adición de
productos y Eliminación de productos.
6.1. POR CANTIDAD:
El usuario deberá ubicarse en el bloque de Detalle Pedido y dirigirse al campo
denominado Cantidad, correspondiente al producto que desea modificar. Una vez
ubicado en este campo selecciona la cantidad que actualmente aparece en la
solicitud y la cambia por la nueva cantidad deseada.
* Solicitud Actual
* Nueva solicitud
Finalizados los cambios deseados se sigue con el procedimiento descrito en el
capitulo anterior para guardar la información.
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ORGANIZACION &
M ÉTODOS
6.2. ADICION DE PRODUCTOS:
Para realizar una o más adiciones de productos al pedido, el usuario ubicará el
cursor en uno de los campos del bloque de Detalle de Pedido.
Luego irá a la barra de herramientas y seleccionará la opción de Adicionar
Registró.
Una vez seleccionada esta opción aparecerá una nueva fila de campos en la cual
se podrá hacer solicitud de un nuevo producto.
Al igual que la modificación por cantidad, el de adición de producto finaliza
seleccionando la opción guardar, ubicada en la barra de herramientas.
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6.3. ELIMINACION DE PRODUCTOS:
Este caso es muy similar al de Adición de Productos. Tanto la ubicación en el
campo a eliminar como la finalización (opción guardar) se desarrollan de la misma
manera. La diferencia radica al momento de realizar la eliminación del producto en
donde la opción que a elegir es Remover Registro, la cual se encuentra ubicada
en la barra de herramientas.
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ORGANIZACION &
M ÉTODOS
Descargar

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