PARTICULARIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO PARA EL
INICIO, SUSTANCIACIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES DE
TRÁMITE ANTE EL EPRE
Alcance del Instructivo:
El presente instructivo será de aplicación para todas las dependencias del
EPRE, incluyendo las Delegaciones Andina y Atlántica. Las responsabilidades
a cargo de Mesa de Entradas, descriptas en el presente instructivo, deberán
ser cumplidas en las Delegaciones, que funcionarán como Mesa de Entradas
para el inicio de los expedientes, el egreso de los mismos y la incorporación y
registro de toda la documentación presentada. Queda excluida del presente
tratamiento la documentación personal dirigida a cualquiera de los empleados
del EPRE, la que no será recibida a través de Mesa de Entradas.
1.- Inicio de expedientes:
El inicio de expedientes deberá ser requerido por el Área interesada a Mesa de
Entradas precisando con claridad la carátula y quien lo ordena. Una vez abierto
el correspondiente expediente, el solicitante deberá suscribir el “Comprobante
de Apertura de expediente”, que pasará a formar parte del mismo con el folio 1.
El resto de la documentación que deba contener el expediente debe ser
reservada por cada Área que solicita su apertura y deberá ser incorporada
luego de que les sea entregado.
2.- Apertura de expediente:
Para la apertura del expediente, Mesa de Entradas creará el correspondiente
registro digital a través del Sistema integrado de información, o el software que
en el futuro lo reemplace. Asimismo, iniciará la ficha en papel que servirá para
el control físico del expediente.
3.- Foliado y refoliado:
Cada Área folia sus actuaciones por orden de incorporación (no en forma
cronológica). Para realizar el refoliado de actuaciones, debe dejarse constancia
de ello, detallando las razones que lo justifiquen mediante providencia simple
(arts. 49 y 50 de la ley 2938). Ej. de providencia que ordena el refoliado:
“Habiéndose advertido el error en el foliado de las presentes actuaciones a
partir de fs. ..... debido a ......................., dispóngase el refoliado a partir de fs.
.......... hasta fs. .............”.
1
4.- Pases:
Cada vez que se disponga un pase a otro Área o al Directorio, deberá dejarse
constancia dentro del expediente de dicho pase, precisando además a qué
fines es remitido. Siempre que se trate de opinión o dictamen, el responsable
de elaborarla deberá remitirla con su firma. El Área que recibe el expediente es
la encargada de registrar este movimiento en el Sistema integrado. Los
proyectos de resolución que se remitan al Directorio deben contener un artículo
que disponga si luego las actuaciones deben devolverse al Área que las remitió
o deben ser remitidas a otro Área y a qué fines.
5.- Cuerpos de expedientes:
Al alcanzar las 200 fojas aproximadamente, el Área donde se encuentre
sustanciando el expediente, por providencia simple (ver requisitos de la
providencia simple, art. 160 del código procesal civil y comercial), deberá
ordenar la apertura de un nuevo cuerpo. Ej. de providencia: “Atento la
voluminosidad de las presentes actuaciones, iníciese un nuevo cuerpo a partir
de fs. ......... A tal fin, dese vista a Mesa de Entradas”. Mesa de Entradas, luego
de abrir la carátula del nuevo cuerpo, deberá dejar constancia de ello en ficha y
Sistema integrado.
6.- Incorporación de originales:
Siempre, en el expediente, debe incorporarse la documentación original que
haya sido presentada. Cuando la documentación sea recibida a través de
correo deberán incorporarse los sobres (Art. 56 ley 2938).
7.- Recepción y registro de documentación:
Al recibirse la documentación a través de Mesa de Entradas, se colocará un
único sello a los fines de registrar el día y hora de ingreso en el organismo (en
Cipolletti o en las delegaciones). Si cada Área, sobre la misma documentación
ya registrada a través de Mesa de Entradas, desea colocarle otro sello, deberá
colocarlo en el reverso de la hoja que ya se selló. Cada nota externa ingresada
al organismo, presentada por las distribuidoras controladas, usuarios y/o
terceros y recibida por cualquier medio, deberá contener los siguientes
requisitos de registro: día y hora de presentación (arts. 55 y 56 ley 2938) y Nº
de registro de nota externa. Una vez incorporado este número de registro,
corresponde cargar dicha documentación al Sistema integrado de información.
Posteriormente, Mesa de Entradas deberá remitir dicha nota externa al Área
que corresponda según el contenido (materia) al que refiera dicha nota y la
distribución de responsabilidades, misiones y funciones definidas en la
Resolución EPRE 077/08. En caso de que dicho criterio sea insuficiente para
distribuir correctamente la documentación ingresada, deberá remitirse al Área
donde se encuentran sustanciando las actuaciones correspondientes y, en
2
última instancia, si este segundo criterio también resulta insuficiente, debe
remitirse a la persona a quien va dirigida la nota.
Toda documentación recibida por fax o por correo electrónico tiene el mismo
tratamiento de registro que la documentación original, independientemente que
luego se reciba la documentación original.
8.- Desgloses:
Los desgloses deben llevarse a cabo según los principios de la ley 2938 (art.
51 y 62).
9.- Vistas de actuaciones:
Para la vista de actuaciones, rigen los principios de la ley 2938 (arts. 59, 60 y
61). El Responsable del Área donde se encuentre radicado el expediente será
responsable de permitir las vistas solicitadas y ordenar las fotocopias, en caso
de que se requieran. En este último caso, el personal del Área donde se
encuentre radicado el expediente, se encargará de proporcionar las respectivas
fotocopias y dejar constancia de ello en el expediente. Si el expediente se
encontrara archivado, Mesa de Entradas se encargará de su búsqueda, de
ponerlo a disposición del requirente y de sacar las correspondientes fotocopias
en caso de que sean solicitadas.
Ante el requerimiento por parte de usuarios, distribuidoras y/o terceros
interesados en obtener un volumen importante de fotocopias que por razones
operativas no puedan ser sacadas dentro del EPRE, el Responsable del Área
de Administración designará a algún empleado de su Área para que se traslade
hasta algún centro de fotocopiado, realice las copias correspondientes y solicite
la factura por dicho servicio. El particular deberá abonar el costo de
fotocopiado.
10.- Notificación de actuaciones:
Cuando se notifiquen actos administrativos (resoluciones) o cualquier otro tipo
de providencias a usuarios, distribuidoras controladas y/o terceros, la cédula de
notificación deberá ser notificada de acuerdo a lo dispuesto en el art. 140 del
código procesal civil y comercial.
11.- Expedientes que salen del EPRE y son remitidos a otros organismos:
Todo expediente que sea remitido a las delegaciones del EPRE, a otro
organismo dependiente del poder ejecutivo, al poder judicial o al legislativo,
deberá pasar en forma previa por Mesa de Entradas, donde quedará registro
de su egreso en el Sistema Integrado.
3
Asimismo, las delegaciones del EPRE serán las encargadas de llevar un
registro de los expedientes que ingresan, su motivo o finalidad, y de realizar el
seguimientos de los mismos ante los Organismos que correspondan.
12.- Archivo de actuaciones:
Luego de que se haya verificado el cumplimiento de obligaciones dispuestas
por el EPRE y no existan ulteriores motivos de intervención por parte de este
Ente, el área donde se encuentre sustanciando el expediente, deberá disponer
el archivo de las actuaciones. Del archivo debe quedar constancia dentro del
expediente, en ficha y en el sistema integrado. Ej. de providencia de archivo:
“Habiéndose verificado el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones a
cargo de ........ y no existiendo ulteriores motivos que determinen la intervención
de este Ente, dispóngase el archivo de las actuaciones. A tal fin, dese vista a
Mesa de Entradas”. A través de Mesa de Entradas se le asignará un registro y
un espacio físico adecuado para que el expediente se conserve en archivo.
Sin la orden de archivo, los expedientes no podrán, de ningún modo, ser
remitidos a Mesa de Entradas.
13.- Sanciones: Todo trabajador que infrinja el procedimiento que por el
presente se establece, estará sujeto a las sanciones previstas en la Ley de
Contrato de Trabajo nº 20.744 (apercibimiento, suspensión o despido con justa
causa), las que se graduarán de acuerdo a la gravedad de la falta y los
antecedentes del trabajador.
4
Principios procedimentales que se desprenden de la ley
provincial Nº 2938
CONSTANCIA DE RECEPCION
Artículo 46.- Cuando se presenten escritos que inicien un procedimiento, se
dará a los interesados un comprobante que acredite su presentación y el
número de expediente correspondiente. Sin perjuicio de ello, todo el que
presente escritos ante la administración, inicie o no un procedimiento, puede
exigir para su constancia que se le certifiquen y devuelvan en el acto las
copias del escrito, dejándose constancia en ellas de haberse recibido el
original, con fecha, sello de la oficina y la firma del agente receptor.
ORDENAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES - IDENTIFICACION
Artículo 48.- Todo expediente recibirá una identificación que se conservará a
través de las sucesivas actuaciones, cualesquiera fueren los organismos que
intervinieran en su trámite, quedando prohibido asignar al expediente, otra
identificación distinta de la otorgada por el organismo iniciador.
FOLIATURA
Artículo 49.- Todas las actuaciones deberán ser foliadas por orden correlativo
de incorporación, incluso cuando se integren con más de un cuerpo de
expediente.
Artículo 50.- Los expedientes que se incorporen a otros, continuarán la
foliatura de éstos. Los que se soliciten al solo efecto informativo, se
agregarán por cuerda separada.
DESGLOSES
Artículo 51.- Los desgloses se dispondrán por escrito, quedando constancia en
el expediente original, de las fojas desglosadas y su contenido. Las fojas
desglosadas se corresponderán con el expediente original.
Cuando se iniciare un expediente con fojas desglosadas, además de la
constancia a que se refiere el párrafo anterior, deberá hacerse mención a las
actuaciones de las que proceden y de la cantidad de fojas con que se inicia el
nuevo expediente.
5
MESA DE ENTRADAS Y SALIDAS - REGISTRO DE EXPEDIENTES
Artículo 55.- La dependencia encargada de la recepción de expedientes o
actuaciones, escritos o pruebas y de su correspondiente registro, como así
también de suministrar información sobre su trámite a los interesados, será la
Mesa de Entradas y Salidas de la repartición o dependencia.
Artículo 56.- Efectuada una presentación por escrito, la Mesa de Entradas y
Salidas, dejará constancia en la misma del día y hora de la recepción, sin
perjuicio de lo dispuesto en el artículo 46 e iniciará de inmediato el
expediente o legajo o procederá a la registración de la misma, según
corresponda.
Los escritos recibidos por correo, se considerarán presentados en la
fecha de su imposición en la oficina de correos, a cuyo efecto se agregará el
sobre sin destruir. En caso de duda, se estará a la fecha enunciada en el
escrito y, en su defecto, se considerará que la presentación se hizo en término.
Cuando se empleare el medio telegráfico o electrónico, como el fax,
para contestar traslados o vistas o para interponer recursos, se entenderán
presentados en la fecha de su imposición en la oficina postal o en la
enunciada en el escrito recibido electrónicamente.
DEVOLUCION DE ACTUACIONES
Artículo 57.- Cuando a juicio de la Mesa de Entradas y Salidas, no proceda la
recepción de un escrito, documentación o prueba, por referirse a un asunto
que no compete a la repartición o dependencia, en principio no se negará la
recepción, sino que se llevará de inmediato en consulta al responsable de la
dependencia, sin registrar y éste, si juzgare que así correspondiere, lo
devolverá con constancia escrita del día y hora en que fue presentado,
expresándose el motivo de la devolución, a solicitud del interesado.
RECHAZO DE ACTUACIONES
Artículo 58.- La Mesa de Entradas y Salidas, podrá rechazar la recepción de
expedientes o actuaciones en trámite, girados por otras reparticiones o
dependencias de la misma repartición, si sus hojas no estuvieran debidamente
foliadas o si faltaran fojas o documentos que figuren como agregados y no
existiera constancia del desglose o si su carátula o alguna de sus hojas,
estuvieran deterioradas en forma tal, que resultaran ilegibles en todo o en
parte, en cuyo caso, se devolverán con constancia del rechazo, de la
recepción y su motivo.
6
Si tomado conocimiento de ello, la repartición o dependencia
remitente, insistiere en el envío, mediante providencia firmada por la autoridad
administrativa responsable de la misma, procederá la recepción sin más
trámite, debiendo quedar constancia de los reparos formulados, por la oficina
receptora.
VISTAS Y TRASLADOS
Artículo 59.- Los interesados en un procedimiento administrativo y sus
representantes o letrados, tendrán derecho a conocer en cualquier momento el
estado de su tramitación y a tomar vista de las actuaciones, sin necesidad de
una resolución expresa al efecto.
INFORMALIDAD
Artículo 60.- La vista de las actuaciones se hará en todos los casos
informalmente, ante la simple solicitud verbal del interesado, en las oficinas en
que se encuentre el expediente al momento de ser requerido; no corresponderá
enviar las actuaciones a la Mesa de Entradas para ello.
El funcionario interviniente podrá pedirle la acreditación de su identidad,
cuando ésta no le constare y deberá facilitarle el expediente, para su
revisación, lectura, copiado o foto copiado de cualquier parte del mismo.
En todos los casos, se deberá dejar constancia en el expediente de la vista o
retiro de copias, indicando la fecha, nombre, apellido y D.N.I. de la persona.
LIMITACIONES
Artículo 61.- Las vistas y traslados, se otorgarán sin limitación de parte alguna
del expediente y se incluirán también, los informes técnicos y dictámenes
letrados que se hayan producido, con excepción de aquellas actuaciones que
se encuentren en estado de dictar resolución o que por cualquier motivo tengan
el carácter de reservado.
DESGLOSE DE DOCUMENTOS
Artículo 62.- Si en el expediente o actuaciones de que se corre traslado,
existieren documentos u otras pruebas, cuyo extravío, a juicio de la autoridad
administrativa, pudiere causar perjuicio a la administración o a terceros, se
podrá disponer el desglose de los mismos y su reserva, durante el término del
traslado;
en este caso, se deberá agregar copia o fotocopia de la
documentación desglosada.
7
Algunos principios que surgen del Código procesal civil y
comercial de la provincia de Río Negro
Entrega de la cédula al interesado.
Artículo 140.- Si la notificación se hiciere por cédula, el funcionario o
empleado encargado de practicarla dejará al interesado copia de la cédula
haciendo constar, con su firma, el día y la hora de la entrega. El original se
agregará al expediente con nota de lo actuado, lugar, día y hora de la
diligencia, suscripta por el notificador y el interesado, salvo que éste se negare
o no pudiere firmar, de lo cual se dejará constancia
Providencias simples.
Artículo 160.Las providencias simples sólo tienden, sin sustanciación, al
desarrollo del proceso u ordenan actos de mera ejecución. No requieren otras
formalidades que su expresión por escrito, indicación de fecha y lugar y la firma
del juez o presidente del tribunal o del secretario, en su caso.
Sentencias interlocutorias.
Artículo 161.Las sentencias interlocutorias resuelven cuestiones que
requieren sustanciación, planteadas durante el curso del proceso. Además de
los requisitos enunciados en el artículo 160, deberán contener:
1. Los fundamentos.
2. La decisión expresa, positiva y precisa de las cuestiones planteadas.
3. El pronunciamiento sobre costas.
Los mismos requisitos deberán contener las providencias
que, a pesar de haber sido dictadas sin sustanciación previa, exceden el
contenido de las previstas en el artículo anterior, las que se regirán por el
régimen establecido para las sentencias interlocutorias.
8