INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE I- 17 EXAMENES PREPARATORIO

INSTRUCTIVO PARA REALIZACIÓN DE
EXAMENES PREPARATORIO
Gestión
Académico
Proceso
Decanatura
Versión:
Fecha
I- 17
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ÍNDICE
0. Objetivo ....................................................................................................................... 2
1. Alcance ........................................................................................................................ 2
2. Definiciones ................................................................................................................. 2
3. Responsables .............................................................................................................. 3
5. Generalidades ............................................................................................................. 4
6. Registro de Cambios .................................................................................................. 5
7. Procedimiento .............................................................................................................. 5
8. Elaboración y suscripción de actas. ............................................................................ 8
9. Flujogramas: ................................................................................................................ 9
10. Control de Registros ................................................................................................ 10
11. Formatos ................................................................................................................ 10
12. Anexos: N/A............................................................................................................. 10
Revisó: Decano(a) de Derecho – Comité Curricular
Firma
Aprobó: Rector(a) Seccional
Firma
Instructivo para realización de exámenes preparatorios
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0. Objetivo
Garantizar plena confiabilidad y transparencia del proceso evaluativo, utilizado para realizar los
preparatorios como opción de grado cumpliendo con los procesos académicos y la normatividad
de la Universidad Libre vigente.
1. Alcance
Este Instructivo aplica para todos estudiantes de la Facultad de Derecho de la Universidad
Libre; excepto para aquellos que se ubiquen en un percentil superior al 80% del resultado
obtenido por los estudiantes de las Universidades del todo el país, en los Exámenes de Calidad
de la Educación Superior SABER PRO quienes quedarán exonerados de los exámenes
preparatorios de manera integral.
2. Definiciones
Exámenes Preparatorios: Son las evaluaciones finales que los estudiantes, una vez hayan
terminado y aprobado los programas académicos de las áreas reglamentarias, deben presentar
de conformidad con la ley, los planes y contenidos de las diferentes modalidades determinadas
por las autoridades de la universidad.
Preparatorios Orales: Son aquellos exámenes preparatorios que se presentan oralmente ante
tres profesores designados como jurados por el Decano y el Jefe de Área disciplinar que se
evalúa. El Decano podrá delegar directamente en los Jefes de Área la facultad de designación
de jurados.
Preparatorios Escritos: Son aquellos exámenes preparatorios que se presentan de manera
escrita en jornada única y en la fecha programada por el respectivo jefe de área dentro del
calendario fijado por la Secretaría Académica de Facultad. El examen escrito debe contener
como mínimo cuarenta (40) preguntas y como máximo ochenta (80) formuladas tipo Saber Pro
en cualquiera de sus modalidades:
Preparatorio de Jornada Única: Es aquel que se realiza en un mismo día o jornada y evalúa
todas las áreas del conocimiento del Programa de Derecho mediante una prueba escrita. Este
examen debe contener como mínimo cuarenta (40) preguntas por cada área disciplinar.
Exámenes preparatorios- modalidad Seminarios
Es aquella prueba que presenta el egresado después de haberse inscrito y cursado el
seminario de actualización de las asignaturas que integran el área, el cual tendrá intensidad de
60 horas por curso.
Los seminarios se dictarán por módulos aplicando la metodología que contenga adicional al
programa del área, el análisis jurisprudencial y el estudio de casos.
Al finalizar el seminario de actualización se realizará una evaluación escrita u oral a más tardar
dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, y el resultado será calificado como
“APROBADO” o “IMPROBADO”.
Si la evaluación se realiza en la modalidad de escrito, el examen debe contener como mínimo
cuarenta (40) preguntas por área.
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3. Responsables
El cargo responsable en la aplicación y ejecución de este procedimiento es el decano de la
Facultad de Derecho y jefes de área.
4. Responsabilidades
Seccional
Cúcuta
Responsabilidad
Elaboración Calendario Académico
Elaboración de cronograma de preparatorios
Procesamiento
de
solicitudes
de
Preparatorios en el aplicativo SINU
Aval de aprobación y liquidación para la
realización del Preparatorio en el aplicativo
SINU
Elaboración de la Guía Temática y del
Banco de Preguntas
Hacer una relación en el listado de
preparatorios ( por consecutivos del número
de acta y número de folio, nombre completo,
fecha, modalidad del preparatorio "escrito,
oral" y No. de Cédula) Una vez verificada la
información por la Directora de Registro y
Control
Custodia del Banco de Preguntas
Designación de Jurados
Revisión de documentación anexa a la
solicitud del estudiante
Aplicación del examen oral
Aplicación del examen escrito
Aplicación del examen único
Aplicación del examen seminario
Elaboración de las Actas de Preparatorios
Diligenciar el formato de acta individual, una
vez
confirmada la realización del
preparatorio, hacerlo firmar de los jurados y
colocarle sello de aprobado o improbado
según el caso, entregar el paquete a cada
Jefe de área para la firma, colocar sello seco
sobre la firma del Jefe de área, sacar cuatro
copias de las actas individuales para: el
estudiante, la Oficina de Registro y Control,
el Jefe de Area respectivo y libro de actas de
la Oficina.
Secretario Académico
Jefes de Área
Secretaria Decanatura
Jefe de Admisiones y Registro
Jefes de Área y Docentes adscritos
Secretaria Decanatura
Decano
Decano y Jefes de Área
Jefe de Area
Jurados
Jefe de Área - Jurados
Decano - Jefes de Área – docentesAuditor Interno
Jefes de Área – Jurados
Secretaria de Facultad con Vo. Bo. del
Decano
Secretaria de Decanatura
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Seccional
Cúcuta
Responsabilidad
Publicación de resultados
Archivar por folios
en los libros de
preparatorios las actas correspondientes y
hacer empastar anualmente los libros de
actas de preparatorios
Jefe de Area
Secretaria de Decanatura
Secretaria de Decanatura
5. Generalidades
Para este Instructivo aplica el Reglamento Estudiantil y el Acuerdo 15 de de 2002, modificado
por los Acuerdos Nos. 02 de 2003 y 02 de octubre 9 de 2007, que reglamenta las diferentes
modalidades de Exámenes Preparatorios.
Son normas comunes aplicables a todas las modalidades de preparatorios las siguientes:
1. Todo examen escrito deberá utilizar las siguientes modalidades de preguntas:
- Selección Múltiple con Única Respuesta;
- Análisis de Relación y
- Análisis de postulados.
2. No se aceptarán transferencias para presentar exámenes preparatorios en Seccional distinta
a aquella en la que se terminaron los estudios, salvo casos especiales calificados así por el
Comité de Unidad Académica.
3. Si el examen oral fuere improbado, el estudiante o egresado no podrá inscribirse ni
presentar nuevo examen sino transcurridos quince (15) días de la evaluación.
4. La decisión de los jurados en cualquiera de las modalidades del preparatorio no es
susceptible de revisión ni será objeto de recurso alguno.
5. Para presentar cualquier modalidad de examen preparatorio el estudiante deberá estar
académicamente al día en las asignaturas que integran la respectiva área. Si no lo estuviere
presentare el examen este será nulo.
6. Inscrito el examen preparatorio este podrá ser aplazado por una sola vez, siempre y cuando
la solicitud de aplazamiento se presente con dos días de anticipación a la presentación del
mismo, ante el respectivo jefe de área.
7. Los resultados de los exámenes preparatorios deberán ser publicados dentro de los tres días
siguientes a su realización, excepto en la modalidad de examen oral los cuales deberán ser
informado al final de la jornada.
8. La nómina de los profesores será escogida por el Decano y el Jefe de Área respectiva, del
listado de profesores que reúnan los siguientes requisitos:
 Cinco años de experiencia docente, en cualquier Universidad debidamente reconocida
por el Estado de los cuales por lo menos dos años sean en la Universidad Libre.
 Tener una calificación en la Evaluación docente mayor o igual a cuatro punto cero (4.0) en
el periodo inmediatamente anterior o vigente.
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6. Registro de Cambios
La historia de revisión de este instructivo se realizará a través de la página Web en la zona
Intranet en el observatorio de la calidad.
7. Procedimiento
7.1 Programación de exámenes preparatorios
El Decano junto al Secretario Académico establece mediante resolución las fechas para la
presentación y publican las fechas. Esta información se entrega por medio de carteleras
informativas o en la página Web.
La Oficina de Admisiones y Registro deberá parametrizar el Calendario
criterios establecidos en el Reglamento en el aplicativo SINU.
Académico y los
La oficina de Contabilidad deberá parametrizar las tarifas de los Exámenes Preparatorios.
Los exámenes preparatorios orales se programarán los primeros 8 días Calendario por los jefes
de área dentro de las fechas previstas en el calendario académico.
7.2 Designación de jurados
El Decano podrá delegar en los Jefes de Área la facultad de designar los jurados para todas las
modalidades de exámenes preparatorios.
Con por lo menos tres (3) días calendario de antelación a la realización del examen, el jefe de
área designará los jurados a quienes les notificará fecha y hora del mismo y la relación de
estudiantes que serán evaluados. Con la notificación se hará entrega de la Guía Temática que
orientará la aplicación del mismo.
Los docentes designados como jurados deben reunir los requisitos señalados en el Acuerdo 15
de 2002, modificado por los Acuerdos Nos. 02 de 2003 y 02 de 2007 de la Honorable
Consiliatura:

Cinco (5) años de experiencia docente en cualquiera de las Universidades reconocidas
por el Estado de los cuales por lo menos dos (2) sean en la Universidad Libre,

Tener una calificación cuatro cero (4.0) en el período inmediatamente anterior o vigente.
En los eventos en que la Seccional no cuente con docentes calificados con cuatro cinco (4.5) o
más para dictar el seminario de actualización, tal y como lo exige el artículo sexto literal f) del
Acuerdo, se solicitará autorización ante la máxima autoridad académica de la Universidad a
instancia de la Rectoría Seccional para facultar a docentes con nota inferior a la exigida.
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7.3 Elaboración de las Guías Temáticas.
Al iniciar el año académico, los jefes de área con apoyo de los docentes adscritos a cada área
disciplinar elaborarán las Guías Temáticas de cada asignatura que se entregará a los
estudiantes y jurados antes de la realización del examen.
La Guía Temática se elaborará teniendo en cuenta tres elementos fundamentales:
(i) Marco referencia
(ii) Mínimos temáticos: Desarrollo actualizado legislativo y jurisprudencial
(iii) Bibliografía básica
Copia de las Guías Temáticas deberán permanecer a disposición de los estudiantes.
7.3.1. Banco de preguntas
Al iniciar el año académico, la Decanatura solicitará a cada jefe de área los cuestionarios de
cada asignatura elaborados tipo SABER PRO para proveer el Banco de Preguntas, el cual
estará bajo la custodia del Decano. Lo anterior, sin perjuicio de la actualización periódica del
mismo cuando así se requiera por cambios legislativos y/o jurisprudenciales.
7.4. Requisitos para presentar preparatorios en cualquiera de sus modalidades.
Podrán presentar exámenes preparatorios los estudiantes que:
.
 Hayan aprobado todas las asignaturas correspondientes a los contenidos temáticos
incluidos en los programas de exámenes preparatorios. Si el estudiante no estuviere
académicamente al día y presentare el examen, éste será nulo. (art. 8º-5 del Acuerdo)
La constancia de invalidación de los exámenes preparatorios en su modalidad orales y
escritos será expedida por los Jefes de Área; tratándose de las modalidades de único o
seminario, ésta se expedirá por el Decano.
 Se hayan inscrito oportunamente y hayan pagado los derechos respectivos establecidos
por la Universidad con ocho (8) días de antelación a la realización del examen. El
estudiante que no presente el examen dentro del año académico respectivo y no
acredite la existencia de una fuerza mayor o caso fortuito, no tendrá derecho a reintegro
alguno y perderá el valor consignado.
 Hayan concluido los estudios en la Facultad de Derecho, ya que no se aceptarán
transferencias para presentar exámenes preparatorios en Seccional distinta a aquella en
la que se terminaron los estudios, salvo casos especiales calificados así por el Comité
de Unidad Académica.
7.5. Inscripción del estudiante
La Secretaria de la Decanatura recepcionará las solicitudes de preparatorios teniendo en
cuenta la fecha límite que tiene el estudiante para hacer la solicitud (con una antelación no
inferior a ocho (8) días de la fecha escogida para el preparatorio)
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La Secretaria enviará listado de solicitudes que contienen el nombre del estudiante, fecha de
solicitud, fecha de presentación de preparatorio y tipo, por correo electrónico a la Jefe de
Admisiones y Registro Seccional.
La Oficina de Admisiones y Registro verificará el cumplimiento de requisitos académicos y
disciplinarios (terminación de asignaturas dependiendo del preparatorio y si es preparatorio
único el cumplimiento de su plan de estudios), y así dar el aval de aprobación y realizar la
liquidación mediante el aplicativo SINU.
La Jefe de Admisiones y Registro Seccional enviará a la Decanatura de la Facultad de Derecho,
vía email el listado de los estudiantes que pueden y los que no pueden realizar el preparatorio,
éste último justificando el motivo de su inhabilidad.
La Secretaria de la Decanatura informara al Estudiante que puede generar el recibo de pago vía
web, quien debe consignar dentro de la fecha que contiene la factura.
El Estudiante deberá presentar el recibo de pago al Jefe de Área respectivo con tres (3) días
de anticipación a la realización del preparatorio. Si el Estudiante no realiza la consignación, ni la
acredita en los términos establecidos, se entenderá que desiste de su solicitud, salvo fuerza
mayor o caso fortuito, debidamente demostrados. Si no los demuestra y ha realizado la
consignación, no tendrá derecho a reintegro alguno y perderá el valor consignado, por lo cual
deberá realizar nuevamente la solicitud.
7.6. Presentación de los exámenes
En los exámenes orales, los estudiantes y los jurados designados se presentarán ante el jefe
del área quince (15) minutos antes de la hora programada.
En los exámenes escritos los estudiantes y jurados se presentarán con quince (15) minutos de
antelación a la hora prevista y se realizarán en las aulas previamente dispuestas para la
jornada. Los estudiantes se distribuirán como máximo cuarenta (40) por aula. En cada aula
deben permanecer como mínimo dos (2) docentes
En los eventos de preparatorio único o seminario, tanto estudiantes como Decano, jefes de área
y coordinador se harán presente en las instalaciones de la Facultad con una (1) hora de
antelación al inicio de la jornada para garantizar una correcta organización. La distribución por
aulas y la asignación de docentes para la supervisión, se realizará de igual manera que para los
exámenes escritos ordinarios.
Una vez realizado el preparatorio el Jefe de Área, debe pasar el listado con aprobado o
improbado a la Secretaría de Decanatura, ésta enviará en un término no mayor a 3 días el
acta con el resultado a la oficina de Admisiones y Registro.
Los Jefes de Área deberán ingresar las notas con el resultado de aprobado o improbado y los
nombres de los jurados que intervinieron en el preparatorio.
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7.6.1. Evaluación y Publicación de Resultados.
En los exámenes preparatorios orales, los jurados evaluarán de manera integral y conjunta las
asignaturas que comprenden el área evaluada, expresando el resultado como “APROBADO” o
“IMPROBADO” al finalizar la jornada.
El estudiante que impruebe el examen oral, sólo podrá volverlo a presentar transcurridos quince
(15) días.
El examen preparatorio escrito se evaluará de manera integral como “APROBADO” o
“IMPROBADO”. Los resultados serán publicados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a
la jornada.
El examen preparatorio en jornada única se calificará teniendo en cuenta la modalidad de línea
media, consistente en tomar el examen que haya obtenido el mayor número de respuestas
correctas del cual se tomara el 70% siendo este el resultado mínimo para aprobar el
preparatorio. El preparatorio será calificado como APROBADO o IMPROBADO, ésta
calificación se registrará en una acta suscrita por el jurado de profesores calificadores avalada
por el Decano. En todo caso se considerará improbado el preparatorio cuando el número de
respuestas correctas no sea superior al 50% del número de preguntas formuladas.
El examen preparatorio en la modalidad de seminario de actualización, se realizará dentro de
los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación de cada seminario llevándose a cabo el
mismo Instructivo del preparatorio único
7.6.2. Sanciones en caso de fraude o plagio
El fraude y el plagio cometido por el estudiante en la presentación de exámenes preparatorios
se consideran faltas graves y se sancionarán con la anulación del examen, sin perjuicio de las
demás sanciones disciplinarias contempladas en el Reglamento Estudiantil.
7.7. Elaboración y suscripción de actas.
Una vez el estudiante presente el examen, la Secretaria de la Decanatura elaborará las actas
con los resultados impondrá sellos previa firma de actas, entregadas por los Jefes de Área.
La Secretaria de la Decanatura enviará las actas: Una copia al Director de Registro y Control,
una copia Jefes de área respectiva, una copia para el Estudiante, la original para el consecutivo
del archivo.
Cuando el estudiante solicita grado la secretaria de la oficina de Registro y Control registra la
solicitud que fue entregada y verifica en el sistema SINU si fue aprobado o improbado, el
programa si esta improbado no dejará radicar la solicitud de grado.
7.8. Certificación de preparatorios
El estudiante solicita a la Oficina de Registro y Control certificación de los preparatorios
realizados y los que estén pendientes, el funcionario responsable de registro y control verifica
la información en la hoja de vida del solicitante y el Jefe de Registro y Control expide dicha
certificación.
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8. Flujograma:
ACTIVIDAD
QUIEN
INICIO
Secretaría Académica-Decano
Elaboración calendario
académico
Secretaría Académica
Jefes de Área
Elaboración programación
preparatorios
Jefes de Área
Docentes adscritos
Elaboración guía temática
Banco de preguntas
Decanatura
- Presentación Solicitud
- Recepción de solicitudes
- Procesamiento en el aplicativo SINU
Estudiante - Secretaria Decanatura
– Jefe de Admisiones y Registro
Anexo
Recibo
consignación
Decanatura
Entrega guías temáticas
Secretaría Decanatura
Remisión solicitud al jefe de área
No cumple
* Verificación requisitos
para liquidación
* Verificación del Pago
Jefe de Admisiones y Registro
Devolución
Decano y Jefes de Área
Asignación de jurados
Realización de la Jornada
Decano
Jefes de Área
Jurados
Estudiantes
Jurados
Jefes de Área
Evaluación
Publicación Resultados
- Elaboración de Actas,
archivo y empaste
FIN
Secretaría Decanatura
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9. Control de Registros
Código
Nombre
DF-023
Solicitud De
examen
preparatorio
Tipo
RF
Acceso
Almacenamiento y
recuperación
Clasifica
ción
Resp
onsab
le
General
Oficina de Registro y
control / Carpeta
“Historia académica
de estudiantes”
Alfabético
Decana
tura de
derecho
10. Formatos: Solicitud de examen preparatorio
11. Anexos: N/A
Archi
vo
Gesti
ón
Arch
ivo
Cent
ral
5 años
5
años