PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Pág. 1 de 5 VERSIÓN: 06 CÓDIGO: AGC-PG02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/12/06 1. 0BJETIVO Describir los requisitos para garantizar la no distribución de productos no conformes y su utilización no intencionada. 2. ALCANCE Este procedimiento tiene aplicación para las actividades relacionadas con el control de producto no conforme en las sucursales vinculadas al SGC en la organización CASAMOTOR S.A. Tiene alcance para las actividades concernientes al hallazgo de productos no conformes durante: - Verificación del producto comprado - Almacenamiento de productos en bodega - Durante el transporte y entrega del producto al cliente 3. DEFINICIONES 3.1 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. [3.6.1/ISO 9000 3.2 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. [3.6.2/ISO 9000 3.3 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. [3.1.2/ISO 9000 3.4 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. [3.6.5/ISO 9000 3.5 Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. [3.6.4/ISO 9000 3.6 Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. [3.6.13/ISO 9000 3.7 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. [3.6.6/ISO 9000 3.8 Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos. [3.6.7/ISO 9000 3.9 Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. 3.10 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. [3.6.11/ISO 9000 3.11 Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. [3.6.12/ISO 9000 PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Pág. 2 de 5 VERSIÓN: 06 CÓDIGO: AGC-PG02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/12/06 3.12 Producto no conforme: Se considera producto no conforme todo aquel que se encuentre deteriorado en su empaque de presentación (envase o embalaje) o contenido. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Ver página No.4 y 5 del presente documento 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 Control En el momento de la recepción de producto en la bodega por parte del proveedor, el almacenista o Jefe de Bodega realizan una verificación de la cantidad y buen estado de los productos recibidos, si se identifica algún producto no conforme, este es devuelto inmediatamente al proveedor a través de un formato de devolución inmediata del proveedor. PUNTO DE CONTROL CRITERIO DE ACEPTACION RESPONSABLE PLAN DE ACCION Recepción del producto Producto en buen estado ALMACENISTA O JEFE DE BODEGA Devolución al proveedor 5.2 Flujos de información Cuando el producto es recibido en la bodega sin identificar ningún producto no conforme, se almacena. A partir de este momento la identificación del producto no conforme puede darse durante el tiempo que permanezca en almacenamiento, durante el transporte del producto hasta el cliente o en las mismas instalaciones del cliente, para este ultimo caso el cliente tendrá un periodo de 24 horas para informar a la empresa el hallazgo de este, en ese momento es responsabilidad de la empresa ir a las instalaciones del cliente a inspeccionar y si es justificable recoger este producto para ser almacenado en la bodega de producto no conforme. El Jefe de Bodega informara de este hallazgo al Gerente de Operaciones o a la Jefe de Compras para que establezcan la disposición que se le dará, conociendo el estado de este a través del testimonio del Jefe de Bodega, la decisión puede ser: vender el producto a un precio mas barato, trasladarlo de bodega para ser vendido a un cliente que conoce el estado de este y esta dispuesto a comprarlo a un menor precio, entre otros. PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 6. Pág. 3 de 5 VERSIÓN: 06 CÓDIGO: AGC-PG02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/12/06 DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS Procedimiento General: Adquisición de productos AGC-PG01 Procedimiento General: Control de producto no conforme AGC-PG02 Instructivo: Almacenamiento de productos AGC-IN01 Instructivo: Especificaciones de Almacenamiento AGC-IN02 Formato: Control de producto no conforme BDS-FOR04 Formato: Devolución de producto BVE-FOR02 Registro de SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN INMEDIATA Guía: Criterios de aceptación devolución de productos provenientes del cliente BVE-GUIA01 PROCEDIMIENTO GENERAL Pág. 4 de 5 VERSIÓN: 06 CÓDIGO: AGC-PG02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/12/06 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME No DESCRIPCION 1 RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTO ASOCIADO ALMACENISTA JEFE DE BODEGA O NA NA JEFE DE BODEGA O ADMINISTRADOR AGENCIA NA NA PARÁMETRO DE CONTROL Hallazgo de producto no conforme durante el tiempo que permanece almacenado en la bodega o en el momento de cargarlo para distribuirlo. Se debe llenar el formato BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME ALMACENISTA JEFE DE BODEGA BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME NA Se debe llenar el formato BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME y se debe llevar a la bodega de almacenamiento de producto no conforme o al lugar de la bodega destinado para esto, el cual debe tener un letrero grande que identifique que esta zona es para ubicar el producto no conforme y evite confundirlo con producto en buenas condiciones. ALMACENISTA JEFE DE BODEGA INICIO NO 5 2 CONTROL PARÁMETRO DE CONTROL Hallazgo de producto no conforme en el momento de la recepción SI ` 3 4 Se llena el formato de devolución inmediata (EXXOMOBIL), se escribe la devolución en las dos facturas y se hace firmar por el transportador DEVOLUCION FIN 7 5 CONTROL SI 6 ALMACENARLO 8 BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Almacenamiento de productos AGC-IN01 Especificaciones de almacenamiento AGCIN02NA PROCEDIMIENTO GENERAL Pág. 5 de 5 VERSIÓN: 06 CÓDIGO: AGC-PG02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 13/12/06 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME No DESCRIPCION 10 CONTROL 7 SI 6 8 9 10 COMUNICAR EL HALLAZGO DISPONER DEL PRODUCTO NO CONFORME FIN RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTO ASOCIADO TRANSPORTADOR O CLIENTE EXTERNO BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME BVE-FOR02 DEVOLUCION DE PRODUCTO BVE-GUIA01: CRITERIO DE ACEPTACION DE DEVOLUCION JEFE DE BODEGA En el sistema SAP con la transacción MB01 Correo electrónico (e-mail) PARÁMETRO DE CONTROL Hallazgo de producto no conforme en el momento de la recepción de este por el cliente, o en las instalaciones del cliente. El cliente debe diligenciar el formato DEVOLUCION DE PRODUCTO. Hay que tener en cuenta que cuando el cliente recibe el producto firma la factura como muestra de su conformidad con el producto, si el cliente identifica que el producto presenta una no conformidad después de ser entregado y dejado en sus instalaciones, informa a la empresa. La empresa deberá visitar al cliente para inspeccionar el producto y si es justificable recogerlo y llevarlo a la bodega. El jefe de Bodega debe comunicarse con la Jefe de Compras o Con el Gerente de Operaciones para informarle el hallazgo del producto no conforme y reportara esto en el sistema SAP, además le enviara el formato CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME para que conozca el motivo de la inconformidad y pueda establecer que hacer con el producto. La Jefe de Compras o el Gerente de Operaciones informara al Jefe de Bodega la disposición que se le dará al producto no conforme (venderlo a menor precio, moverlo de bodega para ser vendido en otra sucursal, entre otros), la disposición final del producto no conforme se debe escribir en el formato de CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME, con la decisión el Jefe de Bodega deberá archivar este formato, como evidencia del manejo del producto no conforme que se da en la bodega y analizar los datos. JEFE DE COMPRAS O GERENTE OPERACIONES BDS-FOR04: CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME NPC-FOR05 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS