PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
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VERSIÓN: 06
CÓDIGO: AGC-PG02
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
13/12/06
1. 0BJETIVO
Describir los requisitos para garantizar la no distribución de productos no conformes y su utilización no
intencionada.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene aplicación para las actividades relacionadas con el control de producto no
conforme en las sucursales vinculadas al SGC en la organización CASAMOTOR S.A.
Tiene alcance para las actividades concernientes al hallazgo de productos no conformes durante:
-
Verificación del producto comprado
-
Almacenamiento de productos en bodega
-
Durante el transporte y entrega del producto al cliente
3. DEFINICIONES
3.1 Conformidad: Cumplimiento de un requisito. [3.6.1/ISO 9000
3.2 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. [3.6.2/ISO 9000
3.3 Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. [3.1.2/ISO 9000
3.4 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable. [3.6.5/ISO 9000
3.5 Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable. [3.6.4/ISO 9000
3.6 Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. [3.6.13/ISO 9000
3.7 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. [3.6.6/ISO 9000
3.8 Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos.
[3.6.7/ISO 9000
3.9 Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.
3.10 Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
especificados. [3.6.11/ISO 9000
3.11 Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un
producto antes de su realización. [3.6.12/ISO 9000
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3.12 Producto no conforme: Se considera producto no conforme todo aquel que se encuentre deteriorado
en su empaque de presentación (envase o embalaje) o contenido.
4.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Ver página No.4 y 5 del presente documento
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Control
En el momento de la recepción de producto en la bodega por parte del proveedor, el almacenista o Jefe
de Bodega realizan una verificación de la cantidad y buen estado de los productos recibidos, si se
identifica algún producto no conforme, este es devuelto inmediatamente al proveedor a través de un
formato de devolución inmediata del proveedor.
PUNTO DE CONTROL
CRITERIO DE ACEPTACION
RESPONSABLE
PLAN DE ACCION
Recepción del producto
Producto en buen estado
ALMACENISTA O JEFE
DE BODEGA
Devolución al proveedor
5.2 Flujos de información
Cuando el producto es recibido en la bodega sin identificar ningún producto no conforme, se almacena.
A partir de este momento la identificación del producto no conforme puede darse durante el tiempo que
permanezca en almacenamiento, durante el transporte del producto hasta el cliente o en las mismas
instalaciones del cliente, para este ultimo caso el cliente tendrá un periodo de 24 horas para informar a la
empresa el hallazgo de este, en ese momento es responsabilidad de la empresa ir a las instalaciones del
cliente a inspeccionar y si es justificable recoger este producto para ser almacenado en la bodega de
producto no conforme. El Jefe de Bodega informara de este hallazgo al Gerente de Operaciones o a la
Jefe de Compras para que establezcan la disposición que se le dará, conociendo el estado de este a
través del testimonio del Jefe de Bodega, la decisión puede ser: vender el producto a un precio mas
barato, trasladarlo de bodega para ser vendido a un cliente que conoce el estado de este y esta dispuesto
a comprarlo a un menor precio, entre otros.
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DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

Procedimiento General: Adquisición de productos AGC-PG01

Procedimiento General: Control de producto no conforme AGC-PG02

Instructivo: Almacenamiento de productos AGC-IN01

Instructivo: Especificaciones de Almacenamiento AGC-IN02

Formato: Control de producto no conforme BDS-FOR04

Formato: Devolución de producto BVE-FOR02

Registro de SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN INMEDIATA

Guía: Criterios de aceptación devolución de productos provenientes del cliente BVE-GUIA01
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CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
No
DESCRIPCION
1
RESPONSABLE
REGISTRO
DOCUMENTO ASOCIADO
ALMACENISTA
JEFE DE BODEGA O
NA
NA
JEFE DE BODEGA O
ADMINISTRADOR
AGENCIA
NA
NA
PARÁMETRO DE CONTROL
Hallazgo de producto no conforme durante el tiempo que
permanece almacenado en la bodega o en el momento de
cargarlo para distribuirlo. Se debe llenar el formato BDS-FOR04
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
ALMACENISTA
JEFE DE BODEGA
BDS-FOR04 CONTROL DE
PRODUCTO NO CONFORME
NA
Se debe llenar el formato BDS-FOR04 CONTROL DE PRODUCTO NO
CONFORME y se debe llevar a la bodega de almacenamiento de
producto no conforme o al lugar de la bodega destinado para esto,
el cual debe tener un letrero grande que identifique que esta zona es
para ubicar el producto no conforme y evite confundirlo con
producto en buenas condiciones.
ALMACENISTA
JEFE DE BODEGA
INICIO
NO
5
2
CONTROL
PARÁMETRO DE CONTROL
Hallazgo de producto no conforme en el momento de la recepción
SI
`
3
4
Se llena el formato de devolución inmediata (EXXOMOBIL), se escribe
la devolución en las dos facturas y se hace firmar por el transportador
DEVOLUCION
FIN
7
5
CONTROL
SI
6
ALMACENARLO
8
BDS-FOR04 CONTROL DE
PRODUCTO NO CONFORME
Almacenamiento de productos AGC-IN01
Especificaciones de almacenamiento AGCIN02NA
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CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
No
DESCRIPCION
10
CONTROL
7
SI
6
8
9
10
COMUNICAR
EL HALLAZGO
DISPONER DEL
PRODUCTO
NO
CONFORME
FIN
RESPONSABLE
REGISTRO
DOCUMENTO ASOCIADO
TRANSPORTADOR O
CLIENTE EXTERNO
BDS-FOR04 CONTROL DE
PRODUCTO NO CONFORME
BVE-FOR02 DEVOLUCION
DE PRODUCTO
BVE-GUIA01: CRITERIO DE
ACEPTACION DE DEVOLUCION
JEFE DE BODEGA
En el sistema SAP con la
transacción MB01
Correo electrónico (e-mail)
PARÁMETRO DE CONTROL
Hallazgo de producto no conforme en el momento de la recepción
de este por el cliente, o en las instalaciones del cliente. El cliente
debe diligenciar el formato DEVOLUCION DE PRODUCTO.
Hay que tener en cuenta que cuando el cliente recibe el producto
firma la factura como muestra de su conformidad con el producto, si
el cliente identifica que el producto presenta una no conformidad
después de ser entregado y dejado en sus instalaciones, informa a la
empresa. La empresa deberá visitar al cliente para inspeccionar el
producto y si es justificable recogerlo y llevarlo a la bodega.
El jefe de Bodega debe comunicarse con la Jefe de Compras o Con
el Gerente de Operaciones para informarle el hallazgo del producto
no conforme y reportara esto en el sistema SAP, además le enviara el
formato CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME para que conozca
el motivo de la inconformidad y pueda establecer que hacer con el
producto.
La Jefe de Compras o el Gerente de Operaciones informara al Jefe
de Bodega la disposición que se le dará al producto no conforme
(venderlo a menor precio, moverlo de bodega para ser vendido en
otra sucursal, entre otros), la disposición final del producto no
conforme se debe escribir en el formato de CONTROL DE PRODUCTO
NO CONFORME, con la decisión el Jefe de Bodega deberá archivar
este formato, como evidencia del manejo del producto no conforme
que se da en la bodega y analizar los datos.
JEFE DE COMPRAS O
GERENTE
OPERACIONES
BDS-FOR04:
CONTROL DE PRODUCTO
NO CONFORME
NPC-FOR05
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
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