INFORME DE EVALUACION Plan de Compras 2015.pdf

INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
AREA DE PROVEEDURIA INSTITUCIONAL
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
SAN JOSE, 14 enero 2016
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
PRESENTACION
El presente documento, refiere a la Evaluación Final, del Plan Anual de
Adquisiciones del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), para el periodo
presupuestario 2015.
El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento formal donde se incluye lo
que el IMAS planea adquirir en un periodo presupuestario determinado. Este
documento es aprobado por la Gerencia General y debe ser publicado para que
quede a consulta de los interesados. En el caso del Plan Anual de Adquisiciones
IMAS 2015, fue publicado en el Diario Oficial La Gaceta, en el sistema de
compras electrónicas Mer-Link y mediante Circular API 04- 2015.
Se recopila el detalle final de las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por
medio del procedimiento de contratación administrativa para el IMAS, durante el
periodo presupuestario 2015.
Este es un documento para informar a la Administración de los resultados finales
obtenidos y para que sea considerado en otros informes de gestión institucional y
de ser necesario se retroalimente en cuanto a lo actuado en el área de
contratación administrativa.
Asimismo, será de atención según lo dispuesto en las Normas Técnicas para
Presupuesto Público emitidas por la Contraloría General de la República, las
cuales establecen la obligatoriedad de que los Entes sujetos a fiscalización por
dicha Contraloría presenten un Informe de Resultados y Liquidación
Presupuestaria así como un Informe de Evaluación Presupuestaria, por lo que la
información y análisis de Ejecución del Plan de Compras del periodo
presupuestario 2015, constituye información importante a considerar.
Por tanto, constituye el instrumento de utilidad para la evaluación de la ejecución
y planificación de las adquisiciones, su eficacia y alineamiento con el plan
Estratégico, atendiendo una de las variables del Índice de Gestión Institucional, de
la Contraloría General de la República.
2
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
MARCO NORMATIVO
El marco normativo que regula el Plan Anual de Adquisiciones es el siguiente:
 Artículo 6 Principio de Publicidad, de la Ley de Contratación
Administrativa,
 Artículo 7 Publicidad del Programa de Adquisiciones, del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa.
 Artículo 21 Programa Anual de Adquisiciones del Reglamento Interno de
Contratación Administrativa del IMAS.
ANTECEDENTES
Mediante Acta del Consejo Directivo número 061 – 09- 2014, Acuerdo número
397-09- 2014 se aprobó el Presupuesto Anual para el periodo 2015, siendo el
instrumento base para la formulación el Plan Anual de Adquisiciones, en adelante
PAA.
Mediante oficio 14110 de fecha 12 de diciembre del 2014, la Contraloría General
de la República, aprobó el Presupuesto inicial del IMAS para el periodo 2015.
El Área de Proveeduría Institucional, en el mes de enero 2015, revisa cada una de
las partidas presupuestarias programables con el objetivo de incluirlas en el PAA.
El documento final fue aprobado por la Subgerencia y Gerencia General en fecha
30 enero del 2015 y se hace del conocimiento institucional mediante la Circular
No. API 04- 2015, comunicada en fecha 5 de febrero del 2015.
Corresponde a cada Funcionario (a) Titular Subordinado (a) (Jefaturas), cumplir
con las fechas programadas, para lo cual las Solicitudes de Pedido debe contar
con todos los requisitos establecidos en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa y 26, 27 del Reglamento Interno de Contratación
Administrativa. Mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta No. 20 del 29
de enero del 2015, se procedió a comunicar el PAA 2015 del IMAS.
Es importante aclarar que lo indicado en el Programa de Adquisiciones “no implica
ningún compromiso de contratar”, sin embargo, el mismo obedece a la
programación presupuestaria para el IMAS 2015.
Para efectos del PAA,
institucionales, a saber:
se
consideran
Bienestar y promoción familiar.
Actividades Centrales, y
Empresas Comerciales y
los
programas
presupuestarios
3
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
Auditoría Interna.
El PAA, incluye la siguiente información, la cual debe ser considerada por las
unidades administrativas que gestionaron las diferentes necesidades:
Partida presupuestaria
Detalle de la contratación
Monto estimado
Programa presupuestario
Unidad Administrativa solicitante
Fecha de carga de solicitud de pedido
Fecha estimada de inicio procedimiento de contratación administrativa.
Para efectos de la ejecución del PAA, es importante considerar que el mismo se
modifica de acuerdo a los ajustes o modificaciones presupuestarias. En cuanto a
modificaciones Presupuestarias, el Área de Administración Financiera y la Unidad
de Presupuesto gestionó durante el periodo, los siguientes documentos de
modificación presupuestaria:
Modificaciones Generales: De la 01 -2015 a la 06- 2015.
Modificaciones Específicas:




Actividades Centrales
Bienestar y Promoción Familiar
Empresas Comerciales
Auditoría Interna
De la 01-2015 a la 44-2015.
De la 01- 2015 a la 35-2015
De la 01- 2015 a la 15-2015
La 01-2015
Importante también considerar que algunas partidas presupuestarias, se vieron
sometidas a restricción del gasto de conformidad con la Directriz 023-H del
Ministerio de Hacienda, publicada en la Gaceta número 75 del 20 de abril del
2015, obligó a la Administración a realizar ajustes al PAA.
ANALISIS
Importante iniciar señalando que este informe no es de ejecución presupuestaria,
sino de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
En el PAA, se incluyeron las partidas presupuestarias programadas y algunas
partidas presupuestarias como previsión de gasto. Para efectos de evaluar el
resultado final el Plan Anual de Adquisiciones, se consideran las necesidades y el
procedimiento de contratación realizado para obtener el resultado final esperado,
sea un servicio, un suministro o un equipo.
4
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
En el PAA se definieron dos fechas necesarias de atender por parte de las
unidades usuarias: la fecha de carga de solicitud de pedido, siendo que para
efectos del IMAS, se requiere cargar las solicitudes en dos sistemas en el SAP y
en Mer-link; la segunda fecha corresponde a la fecha de inicio del procedimiento
de contratación administrativa.
El Área de Proveeduría Institucional, programó en el Plan Anual de Adquisiciones,
un total de 340 necesidades, clasificadas en diferentes grupos de acuerdo a la
partida presupuestaria y que por tanto, serán ejecutados de acuerdo a las
diferentes modalidades de contratación administrativa.
Se realizaron las siguientes contrataciones, según el tipo de procedimiento de
contratación administrativa:
Cuadro 1
ÁREA DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
RESUMEN PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
DEL 01 DE ENERO 2015 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015
Tipo de Contratación
Licitaciones Abreviadas
Contrataciones Directas
Total General
Total
21
132
153
(*) Ver detalle en Anexo No.1
En el presente análisis, se considerará la ejecución del plan de acuerdo a
separación por partidas presupuestarias en concordancia con el PAA aprobado
según lo siguiente:
El PAA, se concluyó al 100% considerando las necesidades iniciales ajustadas,
sin embargo, se presentó un alto porcentaje de necesidades que disminuyeron y
cuyos recursos se utilizaron a otras necesidades institucionales. El detalle
completo se puede revisar en el Anexo 2.
A continuación un detalle del análisis del PAA, considerando las necesidades
iniciales.
5
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
SERVICIOS:
Considerando las necesidades iniciales propuestas el PAA contemplaba un total
de 64 contrataciones y finalmente se adquirió un total de 51, lo que representa
que el PAA se ejecutó en un 79,68 %. El resto de los recursos presupuestarios
fueron considerados para otras necesidades, por lo que de acuerdo a la
información, se tiene que el Plan Anual de Adquisiciones se ejecutó en 100%.,
considerando que los recursos de necesidades que variaron fueron destinados a
otras gestiones, según modificaciones presupuestarias.
Ésta situación
representa que el 20%
fueron necesidades planteadas
originalmente pero que variaron en su condición y no fueron tramitadas por las
unidades administrativas que realizaron su incorporación en el Presupuesto
Institucional, interpretándose que la necesidad varió respecto a la existente al
momento de formular el presupuesto. No nos detenemos a considerar razones
por no ser competencia de ésta Área de Proveeduría Institucional, ya que cada
unidad administrativa es la responsable de la ejecución de su presupuesto.
ADQUISICION DE TELEFONOS Y CENTRALES TELEFONICAS.
Esta partida no se ejecutó. Por tanto, el Plan de Adquisiciones tuvo un 0% de
cumplimiento, al no haberse realizado procedimientos de contratación. No
obstante, los recursos fueron utilizados mediante modificación presupuestaria,
ADQUISICION DE AIRES ACONDICIONADOS.
El PAA para esta partida presupuestaria se consideró un total de 11 necesidades
y se ejecutó un total de 8 necesidades, que representan el 72,72% de las
necesidades planteadas,
el restante 27% obedece a que dos unidades
administrativas (Chorotega y Huetar Caribe) no cargaron sus respectivas
solicitudes de pedido, desconociendo ésta Proveeduría Institucional, la
justificación y/ o razones.
Los recursos presupuestarios no utilizados fueron reorientados para atener otras
necesidades institucionales según Modificación general N° 2, N° 4 y N° 5.
ADQUISICION DE MULTIFUNCIONAL E IMPRESORAS.
El PAA, se ejecutó el 4.17% que corresponde a la compra de 1 escáner del total
de necesidades planteadas. Siendo que esta necesidad fue atendida mediante
el equipo que se adquirió según el proyecto de digitalización de expedientes.
6
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
Los recursos presupuestarios no utilizados fueron direccionados a atender otras
necesidades según las modificaciones presupuestarias General N°4 y N°5.
ADQUISICIÓN DE EQUIPO DE OFICINA.
Se procedió a adquirir el 27,3% de las necesidades planteadas originalmente en el
PAA. En cuanto a la ejecución del resto de los recursos presupuestados, se
informa que se ejecutó al 100%.
ADQUISICION DE EQUIPO DE AUDIO.
Inicialmente se incluyeron 8 solicitudes de compra en el PAA, de las cuales se
procedió a tramitar 6 procedimientos, representando el 75% de ejecución real del
PAA. El 25% de las necesidades no fueron cargadas en sistema, por lo que se
procedió a realizar modificaciones presupuestarias para re direccionar los recursos
a otras necesidades institucionales.
ADQUISICION DE EQUIPO DE SEGURIDAD.
Se ejecutó el 11.11% de las necesidades establecidas en el PAA, el presupuesto
restante se reorientó para atender otras necesidades, mediante modificaciones
presupuestarias.
ADQUISICION DE LINEA BLANCA.
En esta partida, se ejecutó el 94,23% de las necesidades planteadas en el PAA.
No se adquirió un equipo deshumedecedor que sería para uso de la unidad de
Desarrollo Humano, quienes no cargaron la solicitud de pedido para gestionar el
procedimiento de contratación administrativa.
ADQUISICION DE MOBILIARIO DE OFICINA.
De la cantidad de necesidades del PAA, se ejecutó el 91.14%. El resto de los
recursos se direccionó mediante modificación presupuestaria; según
Modificaciones General N°2, N°4 y N°5.
ADQUISICION DE ESTACIONES DE TRABAJO.
Se ejecutó solamente el 18,18% de las necesidades incluidas en el PAA. El resto
de los recursos se utilizaron según Modificaciones General N°2, N°4 y N°5.
OTRAS COMPRAS.
Corresponde a diferentes equipos, como son cámaras fotográficas, switch, discos
duros, extintores, y principalmente equipos o aditamentos de orden tecnológico.
Se consideró para el PAA, un total de 28 diferentes necesidades. Se procedió a
7
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
gestionar la compra de un total de 15 solicitudes que representan el 53,57% de
necesidades atendidas.
Respecto a la diferencia, fueron incorporados los recursos en el presupuesto
ordinario, según Modificaciones Presupuestarias General, N°4 y N°5.
OTRAS NECESIDADES ATENDIDAS.
Se tiene una gran cantidad de solicitudes de contratación que no fueron
incorporadas en el PAA, pero que obedecen a atender necesidades
institucionales, el detalle completo de las compras en el Anexo 1.
A continuación se presentan cuadros resumen sobre la ejecución del PAA.
En el Cuadro 2, se detalla las necesidades iniciales, de éstas el 58,24% fueron
atendidas mediante procedimientos de contratación administrativa, el restante
41,76% no fue adquirido en razón de haber variado la necesidad, esto implicó que
los recursos fueran modificados en atención a otras partidas presupuestarias en
razón del interés institucional.
Cuadro 2
RESUMEN EJECUCION
NECESIDADES INICIALES
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) 2015
DESCRIPCION
Total
necesida
des
iniciales
Contratación diferentes servicios
Teléfonos y centrales telefónicas
Aires acondicionados
Multifuncionales e impresoras
Equipo de oficina
Equipo de audio
Equipo de seguridad
Línea blanca
Mobiliario de oficina
Estaciones de trabajo
Necesidades varias
TOTAL
64
17
11
24
37
8
9
52
79
11
28
340
TRAMITE DE
NECESIDADE
S INICIALES
Q
34
0
8
1
10
6
1
49
72
2
15
198
%
53,12%
0%
72,72
4,16%
27,02%
75%
11,11
94,23%
91,13%
18,18%
53,57%
58,24%
NECESIDADES
MODIFICADAS
Q
30
17
3
23
27
2
8
3
7
9
13
142
%
46,87%
100%
27,27%
95,83%
72,97%
25%
88,88%
5,76%
8,86%
81,81%
46,42%
41,76%
(*) Recursos no utilizados se modificaron presupuestariamente para atender otras necesidades
institucionales o se trasladaron al programa Bienestar y Promoción Social.
8
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
9
El siguiente cuadro detalla la ejecución del PAA, considerando la modificación al
Plan en razón de la variación de las necesidades y que fueron ajustados mediante
modificaciones presupuestarias.
Cuadro 3
RESUMEN EJECUCION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) 2015
Del 01 enero al 31 diciembre 2015
DESCRIPCION
CANTIDAD DE
NECESIDADES
INICIALES PAA
DISMINUCION
NECESIDADES
(-)
CANTIDAD DE
NECESIDADES
FINALES
AJUSTADAS
CONTRATACI
ONES
REALIZADAS
EJECUCION
DEL PLAN (*)
NECESIDADES
AJUSTADAS
Contratación
diferentes servicios
Teléfonos y centrales
telefónicas
Aires acondicionados
64
30
34
34
100%
17
17
0
0
100%
11
3
8
8
100%
Multifuncionales
impresoras
Equipo de oficina
24
23
1
1
100%
37
27
10
10
100%
Equipo de audio
8
2
6
6
100%
Equipo de seguridad
9
8
1
1
100%
Línea blanca
52
3
49
49
100%
Mobiliario de oficina
79
7
72
72
100%
Estaciones de trabajo
11
9
2
2
100%
e
Necesidades varias
28
13
15
15
100%
TOTAL
340
142
198
198
100%
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
El Cuadro 4 contiene la información en colones, de acuerdo al PAA inicial y la
ejecución de los recursos una vez concluidos los procedimientos de contratación
administrativa.
Cuadro 4
RESUMEN EJECUCION
NECESIDADES INICIALES
-MONTO EN COLONESPLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA) 2015
DESCRIPCION
MONTO INICIAL
PAA
MONTO EJECUTADO
PAA
PORCENTAJE
DE EJECUCIÓN
diferentes
₡4,607,639,930.00
₡1,997,933,074.83
43.36%
centrales
₡11,790,000.00
₡0.00
0.00%
₡39,675,000.00
₡22,829,944.89
57.54%
₡42,555,000.00
₡841,724.00
1.98%
Equipo de oficina
₡19,200,000.00
₡4,848,724.00
25.25%
Equipo de audio
₡24,155,000.00
₡13,282,299.00
54.99%
Equipo de seguridad
₡37,450,000.00
₡1,844,880.00
4.93%
Línea blanca
₡18,504,000.00
₡9,048,791.00
48.90%
Mobiliario de oficina
₡68,570,000.00
₡41,291,370.00
60.22%
Estaciones de trabajo
₡22,340,000.00
₡5,421,900.00
24.27%
Necesidades varias
₡111,530,010.00
₡54,187,481.00
48.59%
₡5,003,408,940.00
₡2,151,530,188.72
43.00%
Contratación
servicios
Teléfonos
telefónicas
y
Aires acondicionados
Multifuncionales
impresoras
TOTAL
e
CONCLUSIONES
1. Se ejecutó el 100% del Plan Anual de Adquisiciones 2015, considerando las
modificaciones presupuestarias.
2. Respecto a las necesidades iniciales, permanecieron el 58.4% de estas,
las cuales fueron atendidas según procedimientos de contratación
administrativa. Para el resto de necesidades la administración autorizó
realizar modificaciones presupuestarias.
3. El 41,76% de las necesidades iniciales a enero 2015, fueron modificadas
durante el periodo presupuestario.
10
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
4. Se puede determinar que una cantidad significativa de necesidades
surgieron posterior a la aprobación del Presupuesto Ordinario, del 2015.
Esto obliga realizar ajustes en la planificación del Área de Proveeduría
Institucional.
5. Las modificaciones presupuestarias tanto Modificaciones Generales como
Modificaciones Específicas, modifican el PAA.
6. Las unidades administrativas solicitantes no dan el debido seguimiento a las
fechas establecidas en el PAA.
7. El Área de Proveeduría Institucional, tramitó la contratación de bienes y
servicios a conformidad con los procedimientos de contratación
administrativa, para aquellas solicitudes de pedido que contaban con las
respectivas cargas en sistema SAP y Mer –link.
8. Las unidades administrativas, no cumplen con las fechas programadas
para cargar solicitudes de pedido, lo que implica que también se atrasan los
procedimientos de contratación administrativa.
9. El atraso en la carga y aprobación de las solicitudes de pedido, genera para
el último trimestre un aumento en las gestiones de adquisiciones de bienes
y servicios. Esto implica que en algunos casos no se ejecute
presupuestariamente los recursos en ese periodo, debiéndose
comprometer el presupuesto del siguiente año, lo cual es posible que afecte
el PAA del siguiente periodo.
RECOMENDACIONES Y PLANES DE MEJORA
1. Solicitar por parte de la Gerencia General al funcionariado que tiene a
cargo la administración de los Programas Presupuestarios, asumir un papel
protagónico en la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, no solamente
para el cumplimiento de los plazos, sino para darle seguimiento al mismo.
2. Cumplir con las fechas establecidas en el PAA, por parte del funcionariado
Titular Subordinado de las unidades administrativas solicitantes.
3. Se solicita que la información relacionada con la adquisición de bienes y
servicios que surjan de cambios o modificaciones presupuestarias sea clara
y con el suficiente detalle para poder modificar el PAA.
4. Definir y priorizar las necesidades a atender considerando que desde la
formulación presupuestaria debería de contarse con Términos de
Referencia, situación que permitirá valorar necesidades reales y prioritarias
11
INFORME DE EVALUACION
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 2015
para el accionar institucional, esto con el objetivo de disminuir en lo posible
la cantidad de modificaciones presupuestarias.
5. Ser estrictos en el proceso de formulación presupuestaria, de tal forma que
se cuente con avance en los Términos de Referencia. En ese sentido ser
exigentes en cuanto a las justificaciones que emiten las unidades
solicitantes, siendo necesario que los encargados de Programas
Presupuestarios puedan contar con suficiente información y justificación
para valorar la incorporación de la necesidad en el presupuesto ordinario
del periodo que corresponda.
6. Establecer la práctica de que se realicen evaluaciones trimestrales de la
ejecución del PAA, por parte del funcionariado responsable de cada
programa presupuestario y también por parte de la Subgerencia de Soporte
Administrativo como jefe de las áreas de Administración Financiera y Área
de Proveeduría Institucional.
7. Del seguimiento al PAA que se remite a la Subgerencia de Soporte
Administrativo, se pueden tomar acciones de mejora, para el uso eficiente
de los recursos institucionales, de tal forma que se puedan tomar
decisiones oportunas en aquellos casos que no se ejecute las necesidades
de acuerdo a la programación establecida en el PAA.
8. Revisar el procedimiento y la estrategia que conlleva las modificaciones
presupuestarias, ya que en caso de modificaciones que se realicen en el
último trimestre afectan el PAA, debido a que normalmente el cierre de
recepción de solicitudes de pedido se hace en el mes de setiembre de cada
año presupuestario. Por consiguiente existe desfase entre una actividad y
la otra, es decir, entre aprobar modificaciones presupuestarias y la
recepción de solicitudes de pedido.
9. De previo a las aprobaciones de modificaciones presupuestarias, se sugiere
muy respetuosamente, realizar una valoración del cambio en la necesidad
planteada originalmente y que sea una necesidad imprevista y que
realmente amerite el cambio en la programación.
12