Código: MA-P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 1 de 9 1. OBJETIVO Fomentar y fortalecer los campos del arte, mediante el otorgamiento de estímulos a través de concursos para el desarrollo y visibilización de las prácticas artísticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico. 2. ALCANCE Comprende la planeación y ejecución de un sistema de premios y becas a los agentes del sector cuyas reglas se definen teniendo en cuenta las condiciones específicas de cada una de las prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Agentes del campo: personas, artistas, instituciones educativas, estudiantes, profesores relacionados con la práctica en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico en todas sus dimensiones. Becas: estímulos que permiten la cualificación profesional de los agentes del campo para el desarrollo de propuestas en las distintas dimensiones de la práctica en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico. Premios: son estímulos otorgados en reconocimiento del desempeño destacado o una propuesta destacada, en el ejercicio de las prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico. Programa Distrital de Estímulos: fomento a la actividad artística a través de convocatorias por medio de las cuales el Distrito entrega premios y becas a los agentes del campo. Subsanación: mecanismo por el cual el concursante corrige la documentación que se establezca como subsanable cumpliendo con los parámetros establecidos en la convocatoria con igualdad de condiciones. 4. CONDICIONES GENERALES El Programa Distrital de Estímulos esta compuesto por las convocatorias que realiza la Subdirección Sinfónica a través de las Áreas de Música Académica y Programas Didácticos, y en las cuales se prevé la realización de concursos, dirigidos a los agentes del campo. La Subdirección Sinfónica y la Oficina Asesora Jurídica, serán las encargadas de la dirección y desarrollo de los concursos. Revisado por Aprobado por Luz Amparo Ramírez Ordóñez Coordinadora de Música Académica - Contratista Fecha: Álvaro Alonso Jaramillo Quintero Subdirector Sinfónico Fecha: Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 2 de 9 En caso de modificación al texto de la convocatoria o los términos del programa de estímulos, la Subdirección Sinfónica solicita a la Oficina Asesora Jurídica realizar un documento de adenda modificatoria. Adicionalmente, cualquier modificación a los términos de la convocatoria se informara con previo aviso a través de la página Web. Las propuestas que llegan por correo certificado se recogen el día siguiente al cierre del concurso. Los únicos documentos subsanables son los documentos generales del concursante. Los proyectos que cumplan con la totalidad de las condiciones y la documentación requerida, pasaran al jurado para su evaluación. Los proyectos que sean recibidos con posterioridad a la fecha y hora de cierre no participarán en la convocatoria, el listado de estos proyectos será publicados en la página Web mediante acta y estarán disponibles para su devolución en las fechas establecidas en el cronograma de la convocatoria. Los desembolsos del estímulo se realizan de acuerdo con la programación del PAC y la disponibilidad presupuestal. Las Áreas Misionales deberán supervisar que las propuestas ganadoras cumplan con el desarrollo de las actividades que soportan el estímulo otorgado. Los documentos de los proyectos ganadores se adjuntarán a la Resolución. Es preciso aclarar que la Entidad no celebra ningún contrato con el ganador puesto que las obligaciones con cargo al ganador del premio surgen una vez notificado el acto administrativo. En los casos que se presente renuncia de un ganador se le debe indicar que debe manifestar por escrito a la Entidad que renuncia al premio. Recibida la renuncia por parte del ganador, se debe acoger mediante acto administrativo aceptar la renuncia y otorgarle el premio al concursante que defina el jurado, en los casos que no se asigne a otro concursante o que la convocatoria se declare desierta, se liberan los recursos y se anula el registro presupuestal. En relación con los recursos de los premios a los cuales renunciaron los ganadores, el ordenador del gasto determina de acuerdo al cumplimiento de las políticas públicas de fortalecimiento de las prácticas en Música Sinfónica, Académica y Canto Lírico según los objetivos misionales, la reasignación de los recursos teniendo en cuenta el plan de acción y las diferentes dimensiones del campo: creación, investigación, circulación, apropiación y formación. 5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS Ley 397 del 7 de agosto de 1997. Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 3 de 9 fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias. Acuerdo 308 del 9 de junio de 2008. Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D.C., 2008 – 2012 "BOGOTÁ POSITIVA: PARA VIVIR MEJOR”. Políticas Culturales Distritales 2004-2016. Documentos del Sector Cultura. Situación de las Prácticas Artísticas en el Distrito Capital. Mesa coordinadora de Artes. 2007 . Elementos para el Plan Distrital de las Artes. Programa de Estímulos, Apoyos Concertados y Alianzas Estratégicas. Diagnóstico Económico de los Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas en Bogotá: Teatro, Danza, Música y Circo. Ministerio de Cultura de Colombia, Instituto Distrital de Cultura y Turismo (IDCT), Secretaria Ejecutiva Convenio Andrés Bello. (SECAB). 2006. Las Artes Escénicas en Bogotá: Caracterización de Agentes Participantes. 2006. Presupuesto para la Modernización y Reformulación del Sistema Distrital de Cultura. Mesa Coordinadora de Artes. 2007. Cadenas de valor de las Áreas Artísticas en Bogotá. Caracterización y estrategias. Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte. 2011. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Coordinar jornadas informativas 1 Realizar jornadas Informativas 2 Descripción Responsable Se realiza la apertura del programa coordinando con la Oficina Asesora de Comunicaciones la divulgación de las jornadas informativas en los medios de comunicación y a través de las bases de datos de las Áreas Misionales de la Entidad. Se realizan las jornadas informativas de acuerdo a las fechas establecidas en los términos de la convocatoria en las cuales se dan a conocer los concursos, cronogramas y Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora de Comunicaciones Responsable de Convocatorias en Música Académica, Coordinadores de Programas Documento o Registro Listado Asistencia de Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 4 de 9 No. Actividad Descripción estímulos al sector. Asesorar al sector artístico Se asesora jurídica y misionalmente al sector artístico interesado en participar en las convocatorias, aclarando las posibles inquietudes en cuanto al diligenciamiento y entrega de los formularios y sus anexos. Recibir propuestas Se reciben las propuestas según el cronograma establecido en la convocatoria en la cual se va a participar, asignándole a cada concursante un número de inscripción a través de un comprobante el cual estará consignado en el sobre de la propuesta para su plena identificación durante el proceso. Se realiza el cierre del concurso en la hora y fecha establecidas en los términos de la convocatoria (Cierre de la urna) y se expide el acta de cierre en donde se relacionan las propuestas recibidas por urna y correo certificado. Se realiza la publicación de las propuesta inscritas para participar en la convocatoria a través de las carteleras de la Entidad y la página Web. 3 4 Realizar cierre de recepción de propuestas 5 Publicar listado de inscritos 6 Realizar verificación requisitos 7 de Se realiza la apertura de los sobres que contienen las propuestas, verificando los requisitos establecidos en los términos de la convocatoria (Documentos generales y de la propuesta) Responsable Didácticos y Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Jurídica, Coordinadores de Programas Didácticos y Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Jurídica, Oficina de Control Interno Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora de Comunicaciones Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Jurídica, Responsable del Área Financiera Documento o Registro Planilla de Inscripción, Comprobante de Inscripción Acta de cierre Planilla publicación inscritos Lista Verificación Parcial de de Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 5 de 9 No. Actividad Descripción Publicar listados de estado de los participantes 8 9 Responder a las observaciones radicadas Radicar documentos subsanar a Recibir documentos subsanar a 10 11 12 Realizar verificación documentos subsanados de Se fija en la cartelera y en la página Web el listado de los concursantes inscritos indicando los concursantes habilitados, no habilitados, rechazados y los que presenten inconsistencias en la documentación mínima requerida para que puedan realizar la subsanación en los días establecidos en los términos de la convocatoria. Los concursantes pueden realizar observaciones a través de correo electrónico o mediante comunicación debidamente radicada en la recepción de la Entidad. La Entidad da respuesta a las observaciones presentadas por los concursantes. Los concursantes inscritos radican en la recepción de la OFB los documentos solicitados para subsanación en las fechas establecidas. La recepción asignará un número de radicado. Se reciben las subsanaciones en las fechas establecidas en el cronograma según el listado publicado en la cartelera y en la página Web de la Entidad. Se verifican los documentos y se publica el listado definitivo de las propuestas que pasan a evaluación o audición. Responsable (Dependiendo del contenido de la propuesta), Coordinadores de Programas Didácticos y Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Jurídica. Documento o Registro Listado Verificación Inscritos de de Responsable de Convocatorias en Música Académica Recepción OFB Respuesta por correo electrónico o por correo radicado Radicado Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Jurídica Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora Soportes subsanación de Lista Verificación Definitiva de Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 6 de 9 No. 13 Actividad Descripción Planificar el proceso de evaluación desde el punto de vista misional como secretaría técnica y de producción técnica y logística Publicar horario de audiciones Planificar el proceso de evaluación, teniendo en cuenta si se evalúan propuestas o se realizan audiciones para definir los ganadores. Entregar propuestas jurado Las propuestas seleccionadas son enviadas a los jurados junto con los criterios de evaluación, las condiciones del concurso a evaluar y las fechas establecidas. Dependiendo de la especificidad del concurso se envían previamente las propuestas al jurado. Se consolida la información de producción necesaria para cada participante y se realiza la solicitud de insumos y logística al Área de Producción General. Ver procedimiento PLANIFICACIÓN, DISEÑO Y MONTAJE EN LA ETAPA DE PREPRODUCCIÓN TÉCNICA Y LOGÍSTICA DE ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y CULTURALES. Se concerta una estrategia de divulgación de las actividades con la Oficina Asesora de Comunicaciones para informar a los interesados. 14 al 15 Ejecutar actividades de producción de las audiciones 16 17 18 Diseñar estrategias divulgación Realizar evaluación, calificación de y Se publican los horarios de audición y/o fechas de deliberación en las carteleras de la Entidad y en la página Web. El jurado realiza la evaluación cualitativa y cuantitativa, así como la recomendación de las Responsable Jurídica, Subdirección Administrativa y Financiera Responsable Misional en Música Académica, Coordinador de Música Académica Documento o Registro Proyección Planillas Evaluación, Actas Selección Listado Audiciones de de de y de Responsable de convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora de Comunicaciones Responsable de Convocatorias en Música Académica Publicación del listado de horarios para audiciones Responsable Misional en Música Académica, Producción General Formato Solicitud Insumos Técnicos logísticos Coordinador de Música Académica, Oficina Asesora de Comunicaciones Responsable Misional en Música Texto informativo de actividades y/o boletín de prensa Carta de entrega de propuestas al jurado y propuesta de los participantes Planillas evaluación tramitadas, de de y/o de Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 7 de 9 No. Actividad Descripción recomendación de propuestas ganadoras Realizar resolución ganadores de 19 Devolver propuestas 20 Publicar resolución ganadores de 21 22 Solicitar registros presupuestales Citar ganadores 23 Notificar ganador 24 al propuestas ganadoras. El Área de Música Académica realiza la secretaria técnica de este proceso. El Área de Producción General provee los insumos solicitados. Basada en el acta de selección, los puntajes asignados y los requisitos establecidos en la cartilla de cada concurso, la Oficina Asesora Jurídica elabora la resolución de ganadores, la cual debe tener el visto bueno del Área Misional correspondiente y debe estar firmada por el Subdirector Sinfónico. Se recibe por parte de los jurados las propuestas evaluadas. Se publica la resolución de ganadores y el acta de selección en la página Web y en las carteleras de la Entidad. Se radica en la Subdirección Administrativa y Financiera la solicitud de expedición de los registros. Se cita a los ganadores para comunicarles el acto administrativo que otorga los estímulos y para que adjunten la documentación requerida para realizar el desembolso. Mediante una constancia de notificación personal se le informa del contenido de la resolución y se le hace entrega de una copia de la misma. Responsable Académica, Producción General, Jurados Documento o Registro planilla consolidada, Acta de selección y otros documentos Oficina Asesora Jurídica, Coordinador de Música Académica, Subdirector Sinfónico Resolución Ganadores de Responsable de convocatorias en Música Académica, Jurados Designados Responsable de Convocatorias en Música Académica, Oficina Asesora de Comunicaciones Responsable de Convocatorias en Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica Comprobante de propuestas recibidas Responsable de Convocatorias en Música Académica Publicación Resolución Acta Selección de y de Solicitud registro presupuestal de Constancia notificación personal de Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 8 de 9 No. Actividad Descripción Responsable Realizar seguimiento a la ejecución Los coordinadores de las Áreas Misionales acompañan a la Subdirección Sinfónica en el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los deberes de los ganadores de cada uno de los concursos definidos en las convocatorias. El responsable de convocatorias, consolida los documentos y transfiere estos al responsable administrativos del Área de Música Académica. Coordinadores de Programas Didácticos y Música Académica Subdirector Sinfónico 25 Tramitar pago para otorgar el estímulo 26 27 28 29 Devolver propuestas ganadoras Destruir propuestas reclamadas no las no Consolidar recomendaciones, observaciones y adendas Realizar evaluación de las convocatorias Se realiza la devolución de las propuestas no ganadoras a su representante de acuerdo al cronograma establecido en la convocatoria. Las propuestas que no se reclamaron una vez vencido el término establecido para su retiro se destruyen. Se consolida las observaciones y recomendaciones recibidas por la entidad, las realizadas internamente y las adendas modificatorias Se realiza una evaluación del resultado de las convocatorias. 30 Realizar informe del Programa de Estímulos 31 Se realiza el informe en donde se sistematizan y analizan los resultados de los estímulos otorgados y las actividades desarrolladas en el programa. Responsable de Convocatorias en Música Académica, Responsable Administrativo de Música Académica Responsable de Convocatorias en Música Académica Documento o Registro Planilla devolución de Responsable de Convocatorias en Música Académica, Responsable de Archivo Responsable de Convocatorias en Música Académica Planilla destrucción de Subdirector Sinfónico, Equipo de Música Académica, Equipo de Programas Didácticos Responsable de Convocatorias en Música Académica, Coordinadores de Programas Didácticos y Música Acta de reunión Documento de observaciones y recomendaciones Informe Código: MA- P-02 PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DISTRITAL DE ESTÍMULOS Versión: 1 Pág. 9 de 9 No. Actividad Descripción Responsable Documento o Registro Académica, Responsable Misional de Música Académica Fin del procedimiento Anexo 1. Control de Cambios Versión 0 Fecha Aprobación Diciembre de 2010 1 29 de agosto de 2011 Anexo 2. Diagrama de Flujo Naturaleza del Cambio Creación del procedimiento. Modificaciones al procedimiento acorde con el nuevo Modelo de Operación por Procesos de la Entidad.