Máster Rolando Mora Zelada Centro de Estudios Generales

16 de enero de 2014
AJ-D-007-2014
Máster
Rolando Mora Zelada
Vicedecano
Centro de Estudios Generales
Estimado señor:
En atención a su oficio CEG-VD-235-2013 del 24 de setiembre de 2013, le remito el
dictamen de la Asesoría Jurídica
OBJETO DE LA CONSULTA:
Se requiere criterio jurídico sobre cómo resolver la solicitud de una académica del Centro
de Estudios Generales para que se le certifique el informe final de un proyecto
universitario, con el objetivo de realizar trámite de dedicación exclusiva y respecto del
cual, no consta existencia en los archivos del Centro.
ANÁLISIS DE LA CONSULTA:
1. Fuentes consultadas:
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Ley General de la Administración Pública
Criterios C-325-2011 de la Procuraduría General de la República.
Dictámenes AJ-D-827-2008 y AJ-D-354-2013 de la Asesoría Jurídica.
Documentación remitida con la consulta
Estudio Licda. Tatiana Alvarado Valverde
2. Sobre el fondo:
La Ley General de la Administración Pública en su artículo 65 párrafo segundo establece
que “La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga
funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario”.
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De conformidad con lo anterior, la Administración puede emitir certificaciones sobre
hechos o situaciones que consten a los funcionarios y órganos que la representan. Es por tal
situación que, cuando la Administración emite una certificación como la solicitada por la
académica referida en la consulta, debe existir certeza para la autoridad competente, en este
caso el Decano o el propio Vicedecano consultante, de la existencia del proyecto y de la
participación de la profesora en dicha actividad. Al respecto, es pertinente considerar lo
indicado por la Procuraduría General de la República y esta Asesoría sobre la materia,
señalando lo siguiente:
“Un certificado de buena conducta o un certificado médico encierran una
declaración de juicio que supone, naturalmente, un previo conocimiento; por el
contrario, cuando la certificación se limita a poner de manifiesto lo que existe en
archivos preestablecidos, nos encontramos ante una certificación de conocimiento.
El funcionario que expide una certificación relativa a un asiento registral, no emite
una declaración de voluntad, sino de conocimiento, en cuanto que le consta la
exactitud entre el documento y el registro. No ocurre lo mismo en las declaraciones
de juicio que son aquellas que no se basan en archivos preestablecidos, sino en una
serie de análisis o conocimientos previos que el agente lleva a cabo para formar su
juicio.” (GARCÍA-TREVIJANO FOS, José Antonio, Tratado de Derecho
Administrativo, Madrid, Editorial Revista de Derecho Privado, segunda edición,
Tomo II, Vol. I, 1971, p.226).
“El acto de certificación es una declaración de conocimiento con la finalidad de
asegurar la verdad de lo que en él se contenga y que la Administración conoce. La
Administración, para emitir estos actos, constituye unos datos que, por razones de
seguridad jurídica e interés general, va a declarar son ciertos. Esta declaración la
realiza mediante un acto administrativo de certificación en el que manifiesta ser
verdad (real o formal) aquello que conoce y es objeto de dicho acto.” (GARCÍATREVIJANO, Op.cit., p. 226).
De manera que el acto de certificación va precedido de otros actos previos sobre
los cuales se constituye la base sobre la que se certifica. La Administración asegura
la verdad de un hecho o situación, pero de manera limitada a exteriorizar aquello
de lo que ya tiene constancia, pero lo hace basándose en algo objetivo u
objetivable.”
Por consiguiente, en este caso la autoridad pública certificante sólo podría consignar
declaraciones de conocimiento según datos de naturaleza objetiva u objetivable,
según sus registros o archivos” (Dictamen C-325-2011 de la Procuraduría General
de la República, del 22 de diciembre de 2011).
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“Finalmente, es importante aclarar que el procedimiento sugerido en la consulta,
no es razonable (art. 15 y 16 de la Ley General de la Administración Pública) dado
que quien certifica una copia debe tener a la vista el original. Pero si este se
encuentra bajo custodia del Archivo Central, no se podría en la oficina de origen,
dar fe de que la copia respectiva es fiel y exacta de su original”(AJ-D-827-2008 de
la Asesoría Jurídica, del 29 de setiembre de 2008).
“Se aclara también en el oficio VVE-DBE-DIR-564-2013 del 24 de mayo de 2013
que de acuerdo a la solicitud del funcionario Aguirre Rosales, de oficio ECAPROF-193-2013, ese Departamento tiene potestad para extender una constancia de
los beneficios de beca, así como la vigencia de los mismos, pero no está bajo su
competencia certificar el programa de estudio al que perteneció un estudiante, los
años de estudio, el grado obtenido o la condición laboral de un funcionario (...)”
(AJ-D-354-2013 de la Asesoría Jurídica, del 26 de junio de 2013).
CONCLUSIÓN:
Si bien es clara la potestad de certificar con la que cuentan las autoridades del Centro de
Estudios Generales, la información que se requiere certificar debe constar en los archivos y
registros de dicho Centro para poder emitir dicha certificación. Al dejar claro el señor
Vicedecano consultante que dicha información no está disponible en dicho Centro
Académico, deviene en imposible certificar lo requerido por la académica, razón por la que
la situación del trámite para el cual se requiere sólo tendría como única solución posible,
ubicar los documentos que comprueben el dicho de la señora Alpízar Jiménez en otra
Unidad de la Universidad y que la autoridad de dicha dependencia proceda a emitir la
certificación correspondiente (por ejemplo, Vicerrectoría Académica, Direcciones de Área,
Sistema Institucional de Archivo, etc).
Este es nuestro criterio que sometemos a su consideración.
Atentamente,
ASESORÍA JURÍDICA
César Sánchez Badilla
Asesor Jurídico