PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y MANEJO DEL

Clave:
P8-05-DA-SSG
No. Revisión:
1
Fecha de Revisión:
Febrero 2007
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES
DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES
I.
OBJETIVO
II.
ALCANCE
III.
POLÍTICAS
Sello
 Contar con los mecanismos necesarios para el adecuado control de las salidas y
entradas de los bienes instrumentales del Instituto y sus accesorios.
 Este procedimiento aplica al 100% de los bienes instrumentales (y sus accesorios),
propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres; y, aquellos bienes instrumentales con
accesorios que no pertenecen al Instituto y requieren permanecer por más de un día
dentro de las instalaciones del Inmujeres (Proyectos de PNUD, Banco Mundial, Fondo
de Población de las Naciones Unidas, etc.).
Queda fuera del alcance de este procedimiento los vehículos automotores, su manejo
será de exclusiva responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales,
Almacenes e Inventarios.
 Si la salida de los bienes instrumentales es para trabajos de campo deberá ser
solicitada por la Dirección General, Director de Área y/o en su caso el Enlace
Administrativo del Centro de Costos correspondiente;
 Cuando por cualquier causa sea necesario cambiar un bien instrumental o su accesorio
de un edificio a otro del Inmujeres se deberá requisitar el formato de F1 P8-05-DA-SSG
Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales, en donde se deberá anotar el lugar donde
se instalará y/o reubicará el bien y el nombre del servidor público quien lo tendrá bajo
su resguardo, para que el área de Inventarios realice las modificaciones pertinentes.
OBLIGACIONES DE LA/EL SOLICITANTE
 La persona interna o externa que reciba los bienes está obligado (a) a cuidar los
mismos y será responsable de su uso racional en caso de daño o extravío, la/el
responsable lo resarcirá mediante la reposición del bien por uno igual o de
características superiores.
 Una vez devueltos los bienes instrumentales a su lugar de trabajo (excepto los equipos
portátiles que continuamente requieren ser llevados fuera del Instituto), se deberá
notificar su ingreso al área responsable de Inventarios para efectos de control.
 Los Bienes Instrumentales que no sean propiedad del Instituto y que requieran
permanecer más de un día en sus instalaciones, deberán ser reportados al área de
Inventarios para efectos de control. (Proyectos de PNUD, de Banco Mundial, Fondo de
Población de las Naciones Unidas, etc.)
 Si se trata de bienes instrumentales asignados al solicitante y/o algún otro Centro de
Costos, podrán identificar en el resguardo correspondiente las características, modelo,
número de inventario y serie o podrán solicitar dicha información al área de Inventarios.
REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO
 En el caso de salidas de reparación y/o mantenimiento deberá firmar como solicitante
el/la Titular de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios para
maquinaria y equipo de oficina; en su ausencia podrá ser el/la Titular de la Jefatura de
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Inventarios
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Encargado de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e
Inventarios
Revisó
Autorizó
Titular de la Dirección de
Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES
DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES
IV.
RESPONSABILIDADES
V.
MARCO NORMATIVO
Sello
Mantenimiento. En este caso quien autorice la salida será el/la Titular de la Dirección
de Administración.
 En el caso de bienes informáticos o telecomunicaciones el solicitante firmante deberá
ser el/la Titular de la Subdirección de Informática, o en su ausencia la/el Jefe de
Soporte Técnico y Mantenimiento, si se trata de Bienes de Informáticos; y la/el Jefe de
Telecomunicaciones, para Equipos Telefónicos.
 En el caso de reparación y/o mantenimiento de los bienes instrumentales se deberá
anotar los datos de la empresa y de la persona que recibe los bienes y deberá firmar de
recibidos dichos bienes.
EQUIPOS DE SALIDA ENTRADA Y SALIDA CONTINUA
 Para los equipos para préstamo que continuamente salen y entran de los inmuebles se
deberá especificar en el F1 P8-05-DA-SSG Solicitud de Salida de Bienes
Instrumentales, el motivo, tiempo que será necesario utilizarlos fuera del Instituto y
fecha de entrada de los mismos.
 Para los Bienes Instrumentales que no son propiedad del Instituto y que
constantemente entran y salen de los inmuebles, se deberá anotar el nombre del
propietario y las características de dichos bienes en los formatos que se encuentran en
la recepción de cada edificio.
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
 Las firmas de los(as) Servidores Públicos para autorizar la salida de los bienes del
inmueble de Alfonso Esparza Oteo No. 119, será el/la Titular de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e Inventarios y para el inmueble ubicado en
Insurgentes Sur No. 1862 será el/la Titular de la Subdirección de Adquisiciones y
Contratación de Servicios. Así mismo la/el Director de Administración tendrá la facultad
de autorizar salidas para ambos inmuebles, en ausencia de éste(a), será la/el Director
General de Administración y Finanzas.
 Es responsabilidad de la Dirección de Administración a través de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e Inventarios, vigilar que el presente procedimiento
se lleve a cabo y cumpla conforme a la normatividad vigente.
 Es responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e
Inventarios y de la Subdirección de Informática la ejecución del presente
procedimiento.
 Es responsabilidad del área de Inventarios llevar el control de las salidas y entradas de
los Bienes Instrumentales.
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D. O. F. 05-11-1917 y sus
reformas
 Ley del Instituto Nacional de las Mujeres. (D.O.F. 12-01-01) y sus reformas.
 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (D.O.F. 29-12-76) con sus reformas
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Inventarios
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Titular de la Dirección de
Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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




VI.
DEFINICIONES



y adiciones.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14-05-86) y sus reformas.
Ley General de Bienes Nacionales. (D. O. F. 20-05-04).
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D. O. F.
13 de marzo de 2002.
Bienes: Los bienes instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación,
que figuren en los inventarios del Instituto.
Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, Siendo susceptibles de la
asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio. Ejemplo: equipo de cómputo, lap top, impresoras,
equipo audiovisual portátil, estación de trabajo, rotafolio, sillas, etc.
Accesorios: Bienes de consumo que por su naturaleza y finalidad en el servicio no son
susceptibles de un número de inventario.
Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que
realiza el Inmujeres, tiene un desgaste parcial o total y son controlados a través de un
registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Resguardo: Documento donde se describen los bienes instrumentales y de consumo,
que tienen los servidores públicos para el desarrollo de las actividades que realizan las
dependencias.
VII.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
 P6-05-DA-SSG Control de inventarios
VIII.
FORMATOS
DERIVADOS
 F1 P8-05-DA-SSG Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales
Sello
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Inventarios
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Servicios Generales, Almacenes e
Inventarios
Revisó
Autorizó
Titular de la Dirección de
Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES
IX.No
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
TIEMPO
Área solicitante
Como mínimo un
día antes en que
se requiere la
salida del bien
El área solicitante
Mismo día en que
se requiere la
salida del bien o
de ser posible un
día antes
INICIO
SALIDA DEL BIEN
Solicita la información y las características de los equipos que salen del
Inmujeres.
La información sobre las características y el número de inventario de los
equipos de administración para préstamo (Rotafolio, tablón, televisión, vídeo
casetera, video proyector, pantalla, reproductor de DVD), se deberá solicitar
al área de Servicios Generales.
1
La información sobre las características y el número de inventario del equipo
de informática para préstamo (Computadora portátil, cañón, impresoras) se
deberá solicitar a la Subdirección de Informática.
Si se trata de bienes asignados al solicitante y/o algún otro Centro de
Costos podrán identificar en el resguardo correspondiente y/o área de
Inventarios.
Requisita el F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes
Instrumentales” y recaba las firmas correspondientes.
2
3
Se elaborará en cuatro originales.
1º: Se entregará en vigilancia en donde la/el responsable anotará la salida
y/o entrada del bien.
2º.-Para el solicitante, donde la/el vigilante anotará la hora y fecha de salida
y entrada del bien.
3º.- Para la Subdirección de Servicios Generales para control de los
préstamos de los bienes o para la Subdirección de Informática para control
de salidas y entradas de los bienes informáticos.
4º.- Para el área de Inventarios para su control.
Revisa que la F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes
Instrumentales” esté debidamente llenado y si las características de los
bienes coinciden con lo descrito.
En caso de no coincidir las características no se permitirá la salida del bien.
Sello
Elaboró
Responsable del Control de
Inventarios
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Encargado de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e
Inventarios
El personal de
vigilancia
Mismo día en que
se efectuará la
salida
Revisó
Autorizó
Titular de la Dirección de
Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
Clave:
P8-05-DA-SSG
No. Revisión:
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Fecha de Revisión:
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No
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Página:
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TIEMPO
Subdirección de
Servicios Generales,
Mismo día en que
Archiva en expediente temporal la F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Almacenes e Inventarios
se requiere la
a través del área
Bienes Instrumentales”, o en su caso modifica el resguardo.
salida
del bien
responsable de
Inventarios
ENTRADA DEL BIEN
Una vez
concluido el
evento, el trabajo
y/o reparación del
bien
5
Reingresa el bien al Instituto notificándolo al personal de vigilancia para que
realice la inspección correspondiente. Así mismo la/el responsable de la
salida deberá notificar al área de inventarios para el control correspondiente.
6
Archiva el formato F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes Servicios Generales,
Instrumentales”correspondiente en expediente histórico cancelando su Almacenes e Inventarios
a través del área de
vigencia.
La/el solicitante
Subdirección de
Mismo día de la
entrega
Inventarios
FIN
X. ANEXOS
N/A
Control de Revisiones
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN
0
Noviembre 2004
1
Febrero 2007
Sello
MOTIVO
Nueva creación (P-DGAF-25)
Actualización
Elaboró
Responsable del Control de
Inventarios
F1 P1-SGC Rev. 1
Encargado de la Subdirección de
Servicios Generales, Almacenes e
Inventarios
Revisó
Autorizó
Titular de la Dirección de
Administración
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas