Clave: P8-05-DA-SSG No. Revisión: 1 Fecha de Revisión: Febrero 2007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES I. OBJETIVO II. ALCANCE III. POLÍTICAS Sello Contar con los mecanismos necesarios para el adecuado control de las salidas y entradas de los bienes instrumentales del Instituto y sus accesorios. Este procedimiento aplica al 100% de los bienes instrumentales (y sus accesorios), propiedad del Instituto Nacional de las Mujeres; y, aquellos bienes instrumentales con accesorios que no pertenecen al Instituto y requieren permanecer por más de un día dentro de las instalaciones del Inmujeres (Proyectos de PNUD, Banco Mundial, Fondo de Población de las Naciones Unidas, etc.). Queda fuera del alcance de este procedimiento los vehículos automotores, su manejo será de exclusiva responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios. Si la salida de los bienes instrumentales es para trabajos de campo deberá ser solicitada por la Dirección General, Director de Área y/o en su caso el Enlace Administrativo del Centro de Costos correspondiente; Cuando por cualquier causa sea necesario cambiar un bien instrumental o su accesorio de un edificio a otro del Inmujeres se deberá requisitar el formato de F1 P8-05-DA-SSG Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales, en donde se deberá anotar el lugar donde se instalará y/o reubicará el bien y el nombre del servidor público quien lo tendrá bajo su resguardo, para que el área de Inventarios realice las modificaciones pertinentes. OBLIGACIONES DE LA/EL SOLICITANTE La persona interna o externa que reciba los bienes está obligado (a) a cuidar los mismos y será responsable de su uso racional en caso de daño o extravío, la/el responsable lo resarcirá mediante la reposición del bien por uno igual o de características superiores. Una vez devueltos los bienes instrumentales a su lugar de trabajo (excepto los equipos portátiles que continuamente requieren ser llevados fuera del Instituto), se deberá notificar su ingreso al área responsable de Inventarios para efectos de control. Los Bienes Instrumentales que no sean propiedad del Instituto y que requieran permanecer más de un día en sus instalaciones, deberán ser reportados al área de Inventarios para efectos de control. (Proyectos de PNUD, de Banco Mundial, Fondo de Población de las Naciones Unidas, etc.) Si se trata de bienes instrumentales asignados al solicitante y/o algún otro Centro de Costos, podrán identificar en el resguardo correspondiente las características, modelo, número de inventario y serie o podrán solicitar dicha información al área de Inventarios. REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO En el caso de salidas de reparación y/o mantenimiento deberá firmar como solicitante el/la Titular de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios para maquinaria y equipo de oficina; en su ausencia podrá ser el/la Titular de la Jefatura de Elaboró Responsable del Control de Inventarios F1 P1-SGC Rev. 1 Página: 1 de 5 Encargado de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios Revisó Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P8-05-DA-SSG No. Revisión: 1 Fecha de Revisión: Febrero 2007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES IV. RESPONSABILIDADES V. MARCO NORMATIVO Sello Mantenimiento. En este caso quien autorice la salida será el/la Titular de la Dirección de Administración. En el caso de bienes informáticos o telecomunicaciones el solicitante firmante deberá ser el/la Titular de la Subdirección de Informática, o en su ausencia la/el Jefe de Soporte Técnico y Mantenimiento, si se trata de Bienes de Informáticos; y la/el Jefe de Telecomunicaciones, para Equipos Telefónicos. En el caso de reparación y/o mantenimiento de los bienes instrumentales se deberá anotar los datos de la empresa y de la persona que recibe los bienes y deberá firmar de recibidos dichos bienes. EQUIPOS DE SALIDA ENTRADA Y SALIDA CONTINUA Para los equipos para préstamo que continuamente salen y entran de los inmuebles se deberá especificar en el F1 P8-05-DA-SSG Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales, el motivo, tiempo que será necesario utilizarlos fuera del Instituto y fecha de entrada de los mismos. Para los Bienes Instrumentales que no son propiedad del Instituto y que constantemente entran y salen de los inmuebles, se deberá anotar el nombre del propietario y las características de dichos bienes en los formatos que se encuentran en la recepción de cada edificio. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN Las firmas de los(as) Servidores Públicos para autorizar la salida de los bienes del inmueble de Alfonso Esparza Oteo No. 119, será el/la Titular de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios y para el inmueble ubicado en Insurgentes Sur No. 1862 será el/la Titular de la Subdirección de Adquisiciones y Contratación de Servicios. Así mismo la/el Director de Administración tendrá la facultad de autorizar salidas para ambos inmuebles, en ausencia de éste(a), será la/el Director General de Administración y Finanzas. Es responsabilidad de la Dirección de Administración a través de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios, vigilar que el presente procedimiento se lleve a cabo y cumpla conforme a la normatividad vigente. Es responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios y de la Subdirección de Informática la ejecución del presente procedimiento. Es responsabilidad del área de Inventarios llevar el control de las salidas y entradas de los Bienes Instrumentales. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D. O. F. 05-11-1917 y sus reformas Ley del Instituto Nacional de las Mujeres. (D.O.F. 12-01-01) y sus reformas. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (D.O.F. 29-12-76) con sus reformas Elaboró Responsable del Control de Inventarios F1 P1-SGC Rev. 1 Página: 2 de 5 Encargado de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios Revisó Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P8-05-DA-SSG No. Revisión: 1 Fecha de Revisión: Febrero 2007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES VI. DEFINICIONES y adiciones. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14-05-86) y sus reformas. Ley General de Bienes Nacionales. (D. O. F. 20-05-04). Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D. O. F. 13 de marzo de 2002. Bienes: Los bienes instrumentales y de consumo de dominio privado de la Federación, que figuren en los inventarios del Instituto. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, Siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Ejemplo: equipo de cómputo, lap top, impresoras, equipo audiovisual portátil, estación de trabajo, rotafolio, sillas, etc. Accesorios: Bienes de consumo que por su naturaleza y finalidad en el servicio no son susceptibles de un número de inventario. Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza el Inmujeres, tiene un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Resguardo: Documento donde se describen los bienes instrumentales y de consumo, que tienen los servidores públicos para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias. VII. DOCUMENTOS RELACIONADOS P6-05-DA-SSG Control de inventarios VIII. FORMATOS DERIVADOS F1 P8-05-DA-SSG Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales Sello Elaboró Responsable del Control de Inventarios F1 P1-SGC Rev. 1 Página: 3 de 5 Encargado de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios Revisó Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P8-05-DA-SSG No. Revisión: 1 Fecha de Revisión: Febrero 2007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES IX.No DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD Página: 4 de 5 RESPONSABLE TIEMPO Área solicitante Como mínimo un día antes en que se requiere la salida del bien El área solicitante Mismo día en que se requiere la salida del bien o de ser posible un día antes INICIO SALIDA DEL BIEN Solicita la información y las características de los equipos que salen del Inmujeres. La información sobre las características y el número de inventario de los equipos de administración para préstamo (Rotafolio, tablón, televisión, vídeo casetera, video proyector, pantalla, reproductor de DVD), se deberá solicitar al área de Servicios Generales. 1 La información sobre las características y el número de inventario del equipo de informática para préstamo (Computadora portátil, cañón, impresoras) se deberá solicitar a la Subdirección de Informática. Si se trata de bienes asignados al solicitante y/o algún otro Centro de Costos podrán identificar en el resguardo correspondiente y/o área de Inventarios. Requisita el F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales” y recaba las firmas correspondientes. 2 3 Se elaborará en cuatro originales. 1º: Se entregará en vigilancia en donde la/el responsable anotará la salida y/o entrada del bien. 2º.-Para el solicitante, donde la/el vigilante anotará la hora y fecha de salida y entrada del bien. 3º.- Para la Subdirección de Servicios Generales para control de los préstamos de los bienes o para la Subdirección de Informática para control de salidas y entradas de los bienes informáticos. 4º.- Para el área de Inventarios para su control. Revisa que la F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes Instrumentales” esté debidamente llenado y si las características de los bienes coinciden con lo descrito. En caso de no coincidir las características no se permitirá la salida del bien. Sello Elaboró Responsable del Control de Inventarios F1 P1-SGC Rev. 1 Encargado de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios El personal de vigilancia Mismo día en que se efectuará la salida Revisó Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: P8-05-DA-SSG No. Revisión: 1 Fecha de Revisión: Febrero 2007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRÁMITE DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES INSTRUMENTALES DE LAS INSTALACIONES DEL INMUJERES No 4 ACTIVIDAD RESPONSABLE Página: 5 de 5 TIEMPO Subdirección de Servicios Generales, Mismo día en que Archiva en expediente temporal la F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Almacenes e Inventarios se requiere la a través del área Bienes Instrumentales”, o en su caso modifica el resguardo. salida del bien responsable de Inventarios ENTRADA DEL BIEN Una vez concluido el evento, el trabajo y/o reparación del bien 5 Reingresa el bien al Instituto notificándolo al personal de vigilancia para que realice la inspección correspondiente. Así mismo la/el responsable de la salida deberá notificar al área de inventarios para el control correspondiente. 6 Archiva el formato F1 P8-05-DA-SSG “Solicitud de Salida de Bienes Servicios Generales, Instrumentales”correspondiente en expediente histórico cancelando su Almacenes e Inventarios a través del área de vigencia. La/el solicitante Subdirección de Mismo día de la entrega Inventarios FIN X. ANEXOS N/A Control de Revisiones REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN 0 Noviembre 2004 1 Febrero 2007 Sello MOTIVO Nueva creación (P-DGAF-25) Actualización Elaboró Responsable del Control de Inventarios F1 P1-SGC Rev. 1 Encargado de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios Revisó Autorizó Titular de la Dirección de Administración Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas