informe de auditoría gubernamental con enfoque integral

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
Modalidad Especial
GOBERNACION DE CORDOBA
VIGENCIA AUDITADA 2014
INFORME FINAL
CGDC-MAYO- 2014
1
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Efectividad y Oportunidad en el Control a la Gestión Pública
Calle 25 No 8 - 54 Montería – Córdoba
Teléfonos: 7820173 – 7822411 Fax (4) 7825040 Quejas y Reclamos 018000914810
E-Mail: [email protected] Web: www.contraloriadecordoba.gov.co
Contralor Departamental de Córdoba
JAVIER ALBERTO COGOLLO
PADILLA
Vicecontralor
LINA NOBLE TORDECILLA
Contralor Auxiliar Delegado para el
Control Fiscal
SOAD ZAMIRA SPATH AGAMEZ
Equipo de Auditores:
Coordinador de Auditoría
DIEGO SANCHEZ CARABALLO
Integrantes del Equipo Auditor
LISET FRANCO JARABA
LUIS EDUARDO ESCOBAR COA
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TABLA DE CONTENIDO
CARTA DE CONCLUSIONES
Pág.
1.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
6
1.1
CONTROL FINANCIERO - ESTADOS CONTABLES
6
1.1.1
Evaluar el Comité de Sostenimiento Contable
6
1.1.2
Evaluar Inventario de Bienes Muebles
7
1.1.3
Evaluar la Depreciación Acumulada
8
1.1.4
Evaluar los Estados Contables
9
1.1.5
Evaluar el Informe de Control Interno Contable y Notas a los
Estados Financiero
2.
OTRAS ACTUACIONES
2.1
3.
13
Beneficios del Proceso Auditor
CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS
14
15
3
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Monteira,
Doctor
ALEJANDRO LYONS MUSKUS
Gobernador de Córdoba
Montería - Córdoba
Asunto: Auditoria Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Especial
La Contraloría General del Departamento de Córdoba, con fundamento en las
facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó
Auditoría Modalidad Especial al ente que usted representa, a través de la evaluación
de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los
recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance
General, Estado de Cambio en el Patrimonio y el Estado de Actividad Financiera,
Económica y Social a 31 de diciembre 2014, la comprobación de que las operaciones
financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas
legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada
por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento de Córdoba,
que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el
concepto sobre la gestión adelantada por la Gobernación de Córdoba que incluya
pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre
la razonabilidad de los Estados Contables.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de
Auditoría adoptados por la Contraloría General del Departamento de Córdoba,
compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la
planeación, la ejecución del trabajo y la elaboración del informe, de manera que el
examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y
opiniones expresados en este Informe.
La auditoría se realizó a la información Contable de la Gobernación, que incluyó el
examen sobre las evidencias y documentos que soportan el manejo de los recursos
de la entidad, y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis
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se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales
reposan en los archivos de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.
RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron dos (2) Hallazgos
administrativos los cuales no fueron controvertidos y soportados por la Gobernación
de Córdoba por lo tanto se consolidaran el informe final.
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1.
RESULTADO DE LA AUDITORIA
1.1
CONTROL FINANCIERO- ESTADOS CONTABLE
CONTABILIDAD
El sistema Nacional de Contabilidad Pública es el conjunto de políticas, principios,
normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente que al
interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrolladas por los entes
públicos generan la información necesaria para la toma de decisiones y el control
interno y externo de la administración pública
1.1.1 Evaluar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
La Resolución 357 del 23 de julio de 2008 Numeral 3.11 establece: Comité Técnico
de Sostenibilidad Contable: Dada la característica recursiva de los sistemas
organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que
desarrollan los entes públicos, estos evaluaran la pertinencia de constituir e integrar
el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área
contable de las entidades por la generación de información contable confiable,
relevante y comprensible…
Según Resolución No 000551 de fecha 3 de octubre de 2006, se crea el comité
técnico de sostenibilidad del sistema contable y depuración de saldos, establecen los
integrantes que conforman el comité, se establecen los objetivos y las funciones.
Durante la vigencia 2014, se evidencian actas de reunión del comité, con el fin de
depurar pago a las acreencias y saldos contables institucionales.
FECHA
27 de marzo 2014
NÚMERO DE ACTA
196
30 de abril de 2014
197
28 de mayo de 2014
198
26 de junio de 2014
199
CONCEPTO
Pago de acreencias y estudios
del acta 023 grupo de hacienda
Pago de acreencias, estudios
de las actas 0101, 0102 y 0105,
del
grupo
de
educación;
031,032 y 033 del grupo de
trabajo
de
gestión
administrativa.
Pago de acreencias y estudios
de las actas 001 y 002 del
grupo de trabajo de jurídica.
Pago de acreencias y estudios
del acta N°024 DEL grupo de
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29 de septiembre de 2014
200
20 de noviembre de 2014
201
26 de noviembre de 2014
202
19 de diciembre de 2014
203
30 de diciembre de 2014
204
30 de diciembre de 2014
205
hacienda
Pago de acreencias y estudios
del acta N°025 DEL grupo de
hacienda
Pago de acreencias, estudios
de las actas N°034 y 035 del
grupo de Gestión Administrativa
Pago de acreencias, estudios
de las actas N° 107 Y 108 del
grupo de educación
Pago de acreencias, estudios
de las actas N°003, 004, del
grupo de jurídica; 026 y 027 del
grupo de trabajo de hacienda
entidades financieras; 109, 110,
111, 112,113 y114 del grupo de
trabajo de educación.
Pago de acreencias, estudios
de las actas N° 115 Y 116 del
grupo de educación.
Evaluación institucional del
Departamento efectuada por la
Contaduría General de la
Nación
a
corte
30
de
septiembre de 2014 por el
grupo depuración contable de la
secretaria de hacienda.
1.1.2 Evaluar Inventario de Bienes Muebles e Inmueble
La propiedad planta y equipo del Departamento asciende a $129.782.127 (miles de pesos),
según lo reportado en el balance general siendo Edificaciones la cuenta más
representativa con $89.765.875 (en miles de pesos)
Hallazgo N°01. Falta de actualización en los inventarios de bienes muebles e
inmuebles.
Revisado el inventario de bienes muebles presentados por la entidad, se observa
que no presenta valores, no presentan fecha de adquisición y no se encuentra
codificado de acuerdo al plan General de Contabilidad Pública, generando
deficiencias ya que no es posible verificar si las cifras que se reportan en el balance
general son reales.
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El inventario de bienes inmuebles, presenta la ubicación, numero de escritura,
matricula inmobiliaria, valor comercial del terreno y valor de construcción.
Criterio: Circular número 003 de 2014 expedida por la Contaduría General de la
Nación y manual de procesos y procedimientos contables.
Causa: Falta de seguimiento y supervisión a los procesos de la entidad.
Efecto: Lo anterior impide que la entidad tenga un conocimiento certero de los
documentos soportes y estado de sus bienes.
Este Hallazgo es de carácter administrativo
1.1.3 Evaluar la Depreciación y las Amortizaciones
Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La
depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad
operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo
histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin
de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido
estatal de la entidad contable pública.
La depreciación y amortización de los bienes tangibles e intangibles, es realizada por
el método de línea recta.
Hallazgo N°02. Debilidades en los papeles de trabajo de las depreciaciones.
A diciembre 31 de 2014 la Gobernación de Córdoba registro depreciación acumulada
por cuantía de $12.512.881.874,43 y verificado los soportes y papeles de trabajo se
pudo evidenciar que la depreciación es realizada de manera global y no en forma
individual, debido a que en el inventario no se identifica la vida útil, fecha de
adquisición de cada bien pudiendo generar una sobre depreciación en la propiedad
planta y equipo e intangibles afectando el patrimonio de la entidad.
código
1685
168501
168502
168503
168504
Cuenta
DEPRECIACION ACUMULADA
Edificaciones
Plantas ductos y túneles
Redes, Líneas Y Cables
Maquinaria Y Equipo
debito
12.512.881.874.,43
8.710.784.041,24
391.135.039,39
223.504.926,32
111.736.944,25
crédito
8
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168505
168506
168507
168508
168509
3105
Equipo Médico Y Científico
592.679.216,10
Muebles, Enseres Y Equipo De
Oficina
1.466.704.417,00
Equipo
De
Comunicación
Y
Computación
883. 531.978,13
Equipo De Transporte, Elevación Y
Tracción
116.881.912,00
equipos de comedor, cocina
despensa hotel
15,923,400.00
Capital fiscal
12.512.881.874,43
Criterio: Manual de procesos y procedimientos contables expedidos por la
Contaduría General de la Nación, método de depreciación.
Causa: Falta de actualización e individualización del inventario.
Efecto: Lo anterior puede generar poca confiabilidad en el saldo de la cuenta
depreciación acumulada registrada en el balance general a 31/12/2014.
Este Hallazgo es de carácter administrativo
1.1.4 EVALUAR LOS ESTADOS FINANCIEROS
El Balance general es un informe que muestra la situación financiera de los activos
pasivos y patrimonio en una fecha específica, refleja lo que posee la entidad, lo que
debe y el capital que se ha invertido.
Los Activos hacen referencia a todos los bienes y derechos que posee una entidad,
como son el dinero en efectivo, las cuentas bancarias, inversiones la cartera o
cuentas por cobrar, los inventarios, la propiedad planta y equipo, maquinaria,
edificaciones etc. Hacen parte también de los activos bienes intangibles el crédito
mercantil las marcas, patentes, activos diferidos y las valorizaciones.
Estos activos están clasificados en dos grandes grupos, activos corrientes y activos
no corrientes.
El Pasivo representa las deudas y obligaciones que tiene la entidad con terceros.
Entre los pasivos tenemos las obligaciones financieras, con el estado por concepto
de impuestos, con los empleados por concepto de nómina y cualquier otra obligación
con acreedores, derivada de transacciones o eventos económicos realizados, que
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hacen nacer una obligación presente de transferir efectivo, bienes o servicios en el
futuro.
Patrimonio en este se incluyen los grupos que representan bienes y derechos,
deducidas las obligaciones para cumplir las funciones de cometido estatal, estos
hacen referencia a los recursos asignados o aportados a la entidad contable pública
para su creación y desarrollo.
CUENTAS
VALOR
ACTIVOS
$ 1.528.126.351
ACTIVOS CORRIENTE
$ 681.513.202
44,60%
ACTIVOS NO CORRIENTES
$ 846.613.149
55,40%
PASIVO
$ 1.315.379.285
100,00%
PASIVOS CORRIENTES
$ 1.315.379.285
100,00%
VARIACION %
PASIVOS NO CORRIENTES
PATRIMONIO
100,00%
0,00%
$ 212.747.066
Miles de pesos
El anterior análisis Vertical con base en el porcentaje, nos indica que el activo
corriente representa un 44.60% del total de los activos; siendo el grupo deudores la
cuenta más representativa de los activos corrientes.
El activo no corriente representa el 55.40% del total de los activos; siendo el grupo
de Propiedad planta y equipo el más sobresaliente activo no corriente.
Los Pasivo registrado en el balance asciende a $1.315.379.285 en miles de pesos,
donde la Gobernación refleja operaciones de crédito público por $5.112.936,
cuentas por pagar de $514.183.066 y obligaciones laborales por valor de
$277.482.305.
El Pasivo corriente representa el 100% del total de los pasivos.
El patrimonio $212.747.066, cifra que significa que el ente territorial a diciembre 31
de 2.014 tiene el 13.92% de sus activos libres y sin compromiso.
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ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL
CUENTAS
VALOR
INGRESOS
$ 1.346.748.277
100,00%
INGRESOS OPERACIONALES
$ 1.075.991.174
79,90%
OTROS INGRESOS
$ 270.757.103
20,10%
GASTOS
$ 1.239.288.222
GASTOS DE ADMINISTRACION
$ 185.906.326
GASTOS
DE
SOCIAL
OTROS GASTOS
$ 36.785.446
VARIACION %
100,00%
15,00%
INVERSION $ 1.016.596.450
EXCEDENTE DEL EJERCICIO
82,03%
2,97%
$ 107.460.055
Miles de pesos
A 31 de diciembre de 2014, los Ingresos Operacionales
ascendieron a
$1.346.748.277, constituidos por los ingresos Operacionales con una participación
del 79.90%, otros ingresos con una participación del 20.10% del total de los ingresos
Los Gastos ascendieron a $1.239.288.222, donde los Gastos de inversión social
tienen una participación del 82.03%, gastos de administración con el 15% y otros
gastos con el 2.97%.
La contabilidad es llevada en forma sistematizada.
Los libros de contabilidad (mayor y balance, libro diario y libros auxiliares) fueron
verificados aleatoriamente por meses a través del sistema; cuentan con actas de
apertura de conformidad con lo establecido en el Plan general de contabilidad
pública.
ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO
El patrimonio a diciembre 31 del 2014, ascendió a $426.391.248, con un aumento del
100.42% comparado con la vigencia 2013, que se sitúa en la suma de $212.747.066.
A continuación se detalla lo anterior.
CUENTAS
Patrimonio a diciembre 31 de 2014
Patrimonio a diciembre 31 de 2013
Variaciones (Aumento y/o disminución)
VALOR
$ 426.391.248
$ 212.747.066
$ 213.644.182
Cifras en miles de pesos.
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OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES.
La Contraloría General del Departamento de Córdoba, practico auditoria
Gubernamental con Enfoque Especial – Auditoria al Balance y Dictamen de los
Estados Financieros de la Gobernación de Córdoba, vigencia fiscal 2014, con
fundamento en los artículos 268 y 272 de la Constitución Política y la ley 42 de 1993,
con miras a realizar una evaluación a la gestión financiera, en cumplimiento de las
normas aplicables en los diferentes procesos de la administración, en el periodo
comprendido entre el 1 de enero a 31 de diciembre de 2014.
La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información
que soporta la gestión financiera de la entidad y se utilizaron las técnicas y normas
de auditoría general mente aceptadas y acogidas por CGDC, lo cual proporciona una
base razonable para fundamentar y emitir el concepto de dictamen a los estados
financieros, todo lo anterior teniendo en cuenta los principios de economía, eficacia,
eficiencia, equidad y el cumplimiento a las disposiciones legales reglamentarias o
internas aplicables en cada una de sus actuaciones.
Dentro de este informe también se aplicaron los parámetros y procedimientos
establecidos en la Normas Internacionales de auditoría (NIA) especialmente los
números 540 y 705
Los estados financieros presentados por la Gobernación de Córdoba con corte a
diciembre 31 de 2014, presenta las siguientes Hallazgos:
El grupo de propiedades, planta y equipo registrados en el balance general genera
inconsistencias, toda vez que su inventario de bienes muebles presentados por la
entidad, se observa que no presenta valores de adquisición.
La depreciación y amortización a los bienes muebles es realizada de manera global y
no en forma individual, debido a que en el inventario no se identifica la vida útil, fecha
de adquisición de cada bien, lo que puede generar una sobre depreciación en la
propiedad planta y equipo e intangibles afectando el patrimonio de la entidad.
código
1685
1635
1645
1650
Cuenta
DEPRECIACION ACUMULADA
BIENES MUEBLES EN BODEGA
PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES
REDES, LINEAS Y CABLES
debito
12.512.883
6.678.780
1.449.746
1.194.763
crédito
12
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1660
1665
1670
1675
3105
EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS
DE OFICINA
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y
COMPUTACION
EQUIPOS DE TRANSPORTE,
TRACCION Y ELEVACION
Capital fiscal
1.112.148
1.594.739
1.904.351
5.883.146
32.330.556
Cifras en miles de pesos.
Las cuentas Bienes muebles en bodega, Planta, ductos y túneles, Redes, líneas y
cables, Equipo médico y científico, Muebles, enseres y equipo, Equipos de
comunicación y computación, Equipo de transporte tracción y elevación y
depreciación acumulada registradas en el balance general con un valor total de
$32.330.556, generan sobre estimación 2.12% en relación con el total de activos
que asciende a $1.528.126.351; toda vez que en el inventario no se reflejan valores,
no presentan fecha de adquisición, no se encuentra codificado de acuerdo al plan
General de Contabilidad Pública, las depreciaciones son realizadas en forma global
por cuentas no en forma individual en cabeza de cada bien.
En consecuencia el resultado de la auditoria al Balance vigencia fiscal 2014 y
teniendo en cuenta lo expresado anteriormente el dictamen a los Estados
Financieros de la Gobernación de Córdoba es con salvedad, por cuanto el valor
de las Hallazgos no supera el 10% del total de los activos del ente territorial.
1.1.5 Evaluar el informe de Control Interno Contable y de las Notas de los
Estados Financieros
La de Gobernación de Córdoba, cumplió con el diligenciamiento y envío de los
reportes contables relacionados con la información financiera, económica, social y
ambiental a la contaduría general de la nación, a través del Sistema Consolidador De
Hacienda e Información Pública–CHIP.
Analizado el informe de control Interno contable, se refleja coherencia en la
información reportada con la situación contable detectada en el desarrollo de la
auditoria; se reportan debilidades las cuales se describen a continuación:
La mayoría del personal es contratado por Honorarios profesionales, lo que atrasa en
algunos momentos los reportes de información.
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Para el cierre las demás dependencias de la Gobernación de Córdoba no envían las
cuentas oportunamente para que se pueda hacer un cierre fiscal más ajustado a la
realidad y que se puedan presentar informes oportunamente.
Se viene trabajando en la conciliación de operaciones reciprocas, pero aún queda un
porcentaje por ajustar.
Hay pendiente por depurar saldos considerables que vienen de vigencias anteriores
al 2011, y ajustar algunos libros de bancos de la misma fecha con las conciliaciones
bancarias.
2. OTRAS ACTUACIONES
2.1 Beneficio del Proceso Auditor
Como valor agregado o beneficio del control fiscal la Gobernación de Córdoba
deberá realizar las gestiones administrativas pertinentes para organizar sus
inventarios, que le permita tener la identificación plena y soportes de los bienes
Muebles e Inmuebles, lo que conlleva a la realización de las depreciaciones y
amortizaciones individualizada, realizar la notas a los estados financieros de forma
tal que cualquier ente de control, funcionario o ciudadano pueda comprender la
situación financiera de la Gobernación de Córdoba.
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3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS
Vigencia 2014
TIPO DE HALLAZGOS
1.
ADMINISTRATIVOS
2.
DISCIPLINARIOS
3.
PENALES
4.
FISCALES
TOTALES
CANTIDAD
VALOR (en pesos)
2
2
Equipo Auditor:
DIEGO SANCHEZ CARABALLO
Coordinador
LISET FRANCO JARABA
Auditor
LUIS EDUARDO ESCOBAR COA
Auditor
15
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