CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-07334Fecha: 2014-04-25 09:27 Proc #: 542020 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-06779 “Por un control fiscal efectivo y transparente” PARA: Dra. SANDRA MILENA JIMENEZ CASTAÑO Responsable Proceso de Gestión Documental DE: JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ASUNTO: Seguimiento Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora – a Marzo de 2014 De conformidad con lo establecido mediante la Resolución Reglamentaria No. 010 de Febrero 24 de 2014, de manera atenta me permito remitir a su despacho el informe sobre el seguimiento efectuado al Anexo 1 Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora con corte a Marzo de 2014, correspondiente al proceso de Gestión Documental. De un total de 4 riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento del Proceso, se mitigó uno, de acuerdo a lo establecido en el cronograma de la vigencia 2013 y continúan 3 abiertos para seguimiento y posterior verificación. En resumen, los resultados del seguimiento efectuado al Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión Documental con corte a Marzo de 2014, se pueden apreciar en la siguiente tabla: Tabla 1 “Plan de Mejoramiento-Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora” ORIGEN TIPO DE ACCIÓN (Correctiva, Preventiva o de Mejora) ABIERTAS (A) CERRADAS (C) MITIGADAS (M) SE SUGIERE EL CIERRE (A*) TOTAL A+C+M 8.5 OTROS Preventiva 1 0 1 0 2 RIESGOS TOTAL PARCIAL 1 0 1 0 2 HALLAZGOS INGRESADOS EN EL TRIMESTRE EN ANALISIS (PRIMER TRIMESTRE DE 2014) TIPO DE SE ACCIÓN SUGIERE ABIERTAS CERRADAS MITIGADAS TOTAL ORIGEN (Correctiva, EL (A) (C) (M) A+C+M Preventiva o CIERRE de Mejora) (A*) 8.5-OTROS Preventiva 2 0 0 0 2 RIESGOS TOTAL PARCIAL 2 0 0 0 2 TOTAL GENERAL 3 0 1 0 4 Fuente: Plan de Mejoramiento Proceso de Gestión Documental www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-07334Fecha: 2014-04-25 09:27 Proc #: 542020 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-06779 Como resultado del seguimiento, a continuación se detalla el estado de cada uno de los riesgos incluidos en el Plan de Mejoramiento – Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora del Proceso de Gestión Documental: 1. ACCIONES PREVENTIVAS Respecto a este tipo de acciones, el proceso cuenta con 4 riesgos clasificados en el origen 8.5-Otros Riesgos, los cuales permanecen abiertos para monitoreo continuo; los resultados de estos se muestran a continuación: 1.1 Otros Riesgos: Deficiencias en el manejo documental y de archivo: Este riesgo cuenta con 3 acciones, de las cuales una fue mitigada por corroborarse el cumplimiento de la misma. Acción 1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos y humanos con perfil de bibliotecólogo y/o Archivista. Verificación: Continua abierta dado q que está pendiente la instalación de los equipos de cómputo adquiridos por la entidad. Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área Verificación: Se verifico que durante el mes de febrero de 2014, se dictó los días 25,26 y 27, la capacitación sobre "Conceptos Básicos de Archivo y Transferencias Documentales" a los funcionarios administradores de los archivos de gestión de todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., por lo tanto el riesgo es mitigado para la vigencia 2013, sin embargo esta acción fue incluida para el año en curso. Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental Verificación: Continua abierta debido a que la actividad aún se encuentra en ejecución dado que la actualización de tablas de retención documental se está llevando acabo, de acuerdo con el procedimiento establecido para este fin. Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración Acción 1: Solicitar capacitación funcionario de la Entidad Verificación: Se verifico que durante el mes de febrero de 2014, se dictó los días 25,26 y 27, la capacitación sobre "Conceptos Básicos de Archivo y Transferencias Documentales" a los funcionarios administradores de los archivos de gestión de todas las dependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., por lo tanto el riesgo es www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-07334Fecha: 2014-04-25 09:27 Proc #: 542020 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-06779 mitigado para la vigencia 2013, sin embargo esta acción fue incluida para el año en curso Deficiencias en el manejo documental y de archivo Acción 1: Actualizar procedimientos. Verificación: Se verifico que los procedimientos del proceso de Gestión Documental se encuentran actualizados mediante resolución Reglamentaria No. 053 de 2013. Sin embargo continua abierta para seguimiento durante la vigencia. Acción 2: Solicitar capacitación al personal del área. Verificación: Se verifico que la Dirección Administrativa y Financiera como responsable del Proceso de Gestión Documental ha gestionado en el transcurso del trimestre de 2014 capacitaciones referentes a Conceptos Básicos de Archivo y Transferencias Documentales". Sin embargo continua abierta para seguimiento durante la vigencia Acción 3: Actualizar Tablas de Retención Documental Verificación: Se verificó que la actividad aún se encuentra en ejecución dado que la actualización de tablas de retención documental se está llevando acabo, de acuerdo con el procedimiento establecido para este fin. Sin embargo continua abierta para seguimiento durante la vigencia Acción 4: Cumplir con la normatividad vigente Verificación: Se verifico por parte de la OCI que el proceso de Gestión documental da aplicabilidad a la normatividad vigente referente al programa de Gestión Documental entre las cuales está la ley 594 de 2000. Sin embargo continua abierta para seguimiento durante la vigencia Sistemas de información susceptibles de manipulación o adulteración Acción 1: Tramitar obtención de recursos tecnológicos para control, manejo y administración documental. Verificación: Se verificó por parte de OCI, que se están tomando medidas para el mejoramiento del proceso de Gestión Documental con el fin de garantizar un mejor control, manejo y administración documental del Archivo de la Contraloría de Bogotá. www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888 CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Folios: XXXX. Anexos: Radicación #: 3-2014-07334Fecha: 2014-04-25 09:27 Proc #: 542020 Tercero: CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. Dependencia Radicadora: OFICINA DE CONTROL INTERNO Clase Doc: 3- Internos Tipo Doc: Memorando Consec: 13000-06779 RECOMENDACIONES Incluir en la matriz del seguimiento el hallazgo 2.2.3.1 acción 2, correspondiente al Informe Final de Auditoría vigencia 2012- PAAF 2013 - 30 de octubre de 2013 cuya acción aprobada por la Auditoria Fiscal corresponde a “Elaborar un tablero de control por parte de cada responsable de proceso para asegurar el cumplimiento el cronograma de implementación y seguimiento de las acciones formuladas en cada uno de los planes de mejoramiento por proceso.”, siendo importante señalar que el término de ejecución de dicha acción es el 30 de Junio de 2014. Cordialmente, LUZ INES RODRIGUEZ MENDOZA Anexo: SI _x_ NO __ Número de folios ___3___ Proyectó y Elaboró: Maria Tatiana Rojas Naranjo Angela Paola Tibocha Galvis www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A – 10 PBX 3358888