PROCEDIMIENTO FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y SECTORIAL 1. OBJETIVO

Código: PD-PP-P-01
PROCEDIMIENTO
Versión: 04
FORMULACION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN
ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y SECTORIAL Vigente Desde:
03/07/2015
1. OBJETIVO
Formular el Plan Estratégico del Ministerio y del sector administrativo del Interior en el marco del Plan Nacional de
Desarrollo, objetivos institucionales y sectoriales y hacer el seguimiento periódico a la Gestión Institucional y
Sectorial
2. ALCANCE
Inicia con la revisión y análisis del entorno interno y externo para la formulación del Plan Estratégico de acuerdo con
los lineamientos del Gobierno Nacional y finaliza con el seguimiento.
3. DEFINICIONES
Actividad: Es un conjunto de tareas programadas en el tiempo para contribuir al logro de una meta.
Meta: Todo bien o servicio que el Ministerio produce combinando recursos a partir de una tecnología de producción;
debe ser una prioridad del Gobierno o del Ministerio articulada al Plan Nacional de Desarrollo y contendrá un
conjunto de metas y sus actividades interrelacionadas a un horizonte de 4 años
Indicador: Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado de avance en el cumplimiento de
una meta/producto, en un momento determinado.
Misión: Es el objeto o razón de ser de la entidad.
Objetivo Institucional/objetivo estratégico: Finalidad hacia la que se orientan las metas del plan, según las
funciones y misión del Ministerio y de las entidades adscritas y vinculadas del sector.
Plan Nacional de Desarrollo - PND: “Carta de Navegación” del Gobierno donde se establecen los objetivos, metas
y prioridades de la administración durante su cuatrienio.
Plan Estratégico: Es una herramienta de gestión que orienta las acciones del Ministerio del Interior y de sus
entidades adscritas y vinculadas para alcanzar objetivos acordes con la misión y con el Plan Nacional de Desarrollo;
está conformado por los objetivos estratégicos y las metas/producto del cuatrienio
Resultado: Cambio esperado con el cumplimiento de una meta
Seguimiento: Determinación del estado de avance de las metas previstas, en un momento determinado.
BPM: Business Process Management
4. NORMATIVIDAD
4.1. CONSTITUCIÓN.

Constitución Política de Colombia, artículo 339
4.2.
LEYES.

Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo

Ley de adopción del Plan Nacional de Desarrollo
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4.3. DECRETOS.

Decreto 2893 de 2011, por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y las funciones del
Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior

Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación
y la gestión.
5. DESARROLLO
Plan Nacional de Desarrollo
Planes Estratégicos Sectoriales
Planes Estratégicos Institucionales
Planes de Acción Anual
Los Planes estratégico Sectorial y el institucional deben incorporar los objetivos y las metas articuladas o asociadas
a los componentes estratégicos del Plan Nacional de Desarrollo. Así mismo, de conformidad con el Decreto 2482 de
2012, se deben incorporar metas que desarrollen las políticas de Desarrollo Administrativo de acuerdo con los
siguientes componentes:
POLITICA
1. Gestión Misional y de
Gobierno
COMPONENTE
1.1. Indicadores y metas de gobierno
1.2. Otros
2.1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
2. Transparencia,
Participación y Servicio al
Ciudadano
2.2. Transparencia y acceso a la información Pública
2.3. Participación Ciudadana
2.4. Rendición de Cuentas
2.5. Servicio al Ciudadano
3.1. Plan estratégico de RRHH
3. Gestión del Talento
Humano
3.2. Plan anual de vacantess
3.3. Capacitación
3.4. Bienestar e incentivos
4.1. Gestión de la calidad
4.2. Eficiencia administrativa y cero papel
4. Eficiencia
Administrativa
4.3. Racionalización de trámites
4.4. Modernización Institucional
4.5. Gestión de tecnologías de información
4.6. Gestión documental
5.1. Programación y ejecución presupuestal
5. Gestión Financiera
5.2. PAC
5.3. Proyectos de inversión
5.4. Plan Anual de Adquisiciones
6. Soporte transversal
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Para la definición de las metas en el plan estratégico sectorial, debe tenerse en cuenta los proyectos de inversión y
los programas misionales de funcionamiento incluidos en el presupuesto.
Los Planes Estratégicos tanto sectorial como institucional serán elaborados cada cuatrienio, de acuerdo con las
directrices del Gobierno Nacional y serán susceptibles de modificaciones anuales cuando se requiera.
No.
Actividad
Tareas
Punto de
Control
Responsable
1.1. Identificar en el Plan Nacional
de Desarrollo las estrategias o
componentes que involucran el
Ministerio y las entidades del
Sector, revisar y asociar los
objetivos institucionales vigentes
y elaborar una propuesta de
nuevos objetivos.
1
2
Revisar y aprobar
los
objetivos
institucionales,
articulados con las
estrategias del Plan
Nacional
de
Desarrollo
Formular
el
Plan
Estratégico Sectorial
Jefe de Oficina Asesora
de Planeación
Coordinador y
Funcionario designado
Grupo de Planes,
Programas y Proyectos.
Jefe de Oficina Asesora
de Planeación
1.2 Realizar jornadas de trabajo
con las áreas del Ministerio y
entidades adscritas y vinculadas
para
revisar
los
objetivos
institucionales.
1.3 Elaborar la presentación final
de los objetivos institucionales
1.4 Presentar al Comité de
Desarrollo
Administrativo
Sectorial
los
objetivos
institucionales para aprobación.
Elaborar Acta de aprobación.
Nota. Invitar a funcionarios
responsables del tema en las
entidades del Sector.
2.1 Organizar el formato de Plan
estratégico (PD-PP-P-01-F-01)
incluyendo listas de selección de
las estrategias del PND y los
objetivos
institucionales
para
enviarlo a las áreas del Ministerio
y las entidades del Sector e
impartir instrucciones para la
definición de las metas e
indicadores del plan estratégico
sectorial
2.2 Realizar jornadas de trabajo
para definir las
Metas e
indicadores del Plan Estratégico
Sectorial.
Nota: Las entidades adscritas y
Revisar
calidad de
información
la
la
Acta
de
aprobación de
los
Objetivos
institucionales
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Jefe de Oficina Asesora
de Planeación
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Jefe de Oficina Asesora
de Planeación
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
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No.
Actividad
Tareas
Punto de
Control
Responsable
vinculadas participan de las
jornadas de trabajo y la definición
de Metas e indicadores del Plan
Estratégico Sectorial.
2.3 Consolidar el Plan Estratégico
Sectorial.
Revisar
calidad de
información
la
la
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
3.1 De acuerdo con el Plan
Estratégico Sectorial se define el
Plan estratégico institucional.
3
Formular el Plan
Estratégico
Institucional
3.2 Consolidar el Plan Estratégico
Institucional.
Revisar
calidad de
información
la
la
4
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
4.2 Presentar el Plan Estratégico
Sectorial para aprobación del
Comité
de
Desarrollo
Administrativo Sectorial y el Plan
Estratégico Institucional para
aprobación
del
Comité
de
Desarrollo
Administrativo
Institucional.
Nota. Se invita a responsables
del tema en las entidades del
Sector para el Comité de
Desarrollo
Administrativo
Sectorial
4.3. Realizar los ajustes
elaborar acta de Comités.
y
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
4.1 Preparar las presentaciones
de los planes para someter a
consideración de los Comités de
Desarrollo
Administrativo
Sectorial e Institucional y realizar
las respectivas convocatorias.
Aprobar los Planes
Estratégicos
Sectorial e
Institucional
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación.
Acta
aprobación
los Planes
de
de
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
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No.
Actividad
Tareas
Punto de
Control
Responsable
Programas y Proyectos.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
5
Publicar los Planes
Estratégicos
Sectorial
e
Institucional
6
Ejecutar los Planes
Estratégicos
Sectorial
e
Institucional
7
Realizar seguimiento
a
los
Planes
Estratégicos
Sectorial
e
Institucional
5.1 Publicar el plan en la Web del
Ministerio www.mininterior.gov.co
6.1 Realizar las actividades
requeridas para el cumplimiento
de cada una de las metas de
acuerdo con lo programado.
Nota: Aplica para las Entidades
Adscritas y Vinculadas.
7.1. Para el seguimiento del Plan
estratégico Institucional y la parte
del Sectorial correspondiente al
Ministerio,
se
tomará
el
seguimiento trimestral del plan de
Acción. Procedimiento (PD-PP-P02 Formulación y seguimiento del
plan de acción)
7.2 Organizar el seguimiento del
Plan estratégico Institucional en el
formato (PD-PP-P-01-F-02).
7.3 Para el seguimiento del Plan
Estratégico Sectorial, recopilar, y
reportar trimestralmente a la
Oficina Asesora de Planeación
los avances de gestión y
resultados de las metas de
acuerdo con los indicadores
previstos, en el Formato del Plan
Estratégico (PD-PP-P-01-F-02).
Nota: Aplica únicamente para las
Entidades Adscritas y Vinculadas.
7.4 Revisar y retroalimentar con
las
Entidades
Adscritas
y
Vinculadas los informes de
avance.
Nota: En caso de modificación
y/o ajuste a las metas, el
responsable de su ejecución
solicitará por escrito a la Oficina
Asesora
de
Planeación
el
respectivo
ajuste
con
la
respectiva sustentación
Verificar que el
Plan
se
encuentre
aprobado antes
de
su
publicación
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Dependencias
de
Ministerio de Interior.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Verificar
el
cumplimiento de
los requisitos y
validar
la
calidad de la
información
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
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No.
Actividad
Tareas
7.5
Consolidar
el
informe
trimestral de seguimiento del Plan
Estratégico Sectorial incluyendo
el seguimiento de las entidades
del sector y del Plan estratégico
institucional en lo correspondiente
al Ministerio.
7.6 Publicar el informe de
seguimiento en la página web del
Ministerio www.mininterior.gov.co
7.5 Presentar a los Comité de
Desarrollo
Administrativo
Sectorial
e
Institucional
el
seguimiento
del
trimestre.
Elaborar actas de Comités.
Punto de
Control
Revisar el
informe de
seguimiento
final.
Responsable
Coordinador Grupo de
Planes, Programas y
Proyectos.
Funcionario designado
Grupo
de
Planes,
Programas y Proyectos.
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Funcionario designado
del Grupo de Planes
Programas y Proyectos
Acta
de
aprobación de
los
Objetivos
institucionales
Jefe Oficina Asesora de
Planeación
Nota. Se invita a responsables
del tema en las entidades del
Sector para el Comité de
Desarrollo
Administrativo
Sectorial
6. REGISTROS





Memorandos
Actas
Plan Estratégico
Informe de seguimiento
Listas de asistencia
7. INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
GENERADA
Plan Estratégico
Sectorial
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACIÓN
Jefe de la Oficina Asesora
de Planeación
Anual
Página Web –
www.mininterior.gov.co
Plan Estratégico
Institucional
Jefe de la Oficina Asesora
de Planeación
Anual
Página Web –
www.mininterior.gov.co
8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
UBICACIÓN
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9. ANEXOS
Formato Formulación Plan Estratégico – PD-PP-P-01-F-01
Formato Seguimiento Plan Estratégico – PD-PP-P-01-F-02
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
30/09/2009
9/12/2011
15/04/2013
02/06/2015
CAMBIO
Los procedimientos”PT-OAP-003 versión 0 del 5 de
enero de 2004 Gestión del Plan de Desarrollo Sectorial
y PT-OAP-004 versión 0 del 5 de enero de 2004Gestión
del plan de acción” se reemplazan por el procedimiento
PD-P-01 Formulación y seguimiento del plan estratégico
y de acción. Por lo anterior los dos (2) procedimientos
indicados al inicio se identifican con la leyenda de
documento obsoleto.
Se modifica el procedimiento “PD-P-01 versión 01 del
30 de septiembre de 2009 Formulación y seguimiento
del plan estratégico y plan de acción”, se reemplaza por
los procedimientos PD-P-01 Formulación y seguimiento
del plan estratégico cuatrienal sectorial y PD-P-08
Formulación y seguimiento del plan de acción.
Se modifica la versión 02 de este documento y sus
formatos con el fin de actualizar la imagen del Ministerio
del Interior y ajustarlo al Decreto 2482 de 2012.
Se actualiza la versión 03 con el fin de ajustar el
procedimiento y formatos a la nueva imagen del
Ministerio del Interior.
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
____________________
Martha Liliana Rincón Gómez
Coordinadora Grupo de Planes,
Programas y Proyectos
____________________
Ángela María López Gutiérrez
Jefe Oficina Asesora de Planeación
VERSIÓN
01
02
03
04
TRD: 1103.47.03
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