Reglamento Aprobación Interna de las Contrataciones

La Gaceta No.176 del 9 de setiembre del 2010
Páginas: 48-51
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
REGLAMENTO APROBACIÓN INTERNA DE LAS
CONTRATACIONES Y CONVENIOS NO SUJETOS
A REFRENDO CONTRALOR
Acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el artículo 9 del acta de la sesión 5920 del 24 de agosto del
2010, que textualmente indica: Por tanto,
POR UNANIMIDAD, ACUERDA:
1º—Aprobar el Reglamento para la aprobación interna de las contrataciones y convenios no sujetos a
refrendo contralor, para que se lea de la siguiente manera:
REGLAMENTO APROBACIÓN INTERNA DE LAS
CONTRATACIONES Y CONVENIOS NO SUJETOS
A REFRENDO CONTRALOR
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
SECCIÓN I
Generalidades, alcance y naturaleza de la aprobación interna
Artículo 1º—Alcance del Reglamento. El presente reglamento regula la aprobación interna de las
contrataciones que de acuerdo al Artículo 29 de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector de Telecomunicaciones y 168 de su Reglamento, no estén sujetas a refrendo contralor,
que celebre el ICE con entes y órganos que integran la Administración Pública, empresas públicas, privadas,
nacionales y extranjeras.
Artículo 2º—Definiciones. Para efectos de la aplicación de este reglamento se definen los siguientes
términos:
a) Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualesquiera de los siguientes
órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Gerencias.
b) Aprobación Interna: También llamada refrendo interno y consiste en la aprobación que realiza la
Unidad de Aprobación Interna perteneciente a la Dirección de Contratación Administrativa de la División
Jurídica Institucional; constituye un requisito de eficacia jurídica de las contrataciones y convenios que
realice el Instituto Costarricense de Electricidad; y se otorga una vez se compruebe el cumplimiento de todos
y cada uno de los requisitos legales de los procedimientos de Contratación Administrativa.
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c)
Dirección de Contratación Administrativa: Dependencia de la División Jurídica Institucional,
cuya función es brindar los servicios de asesoría jurídica que en materia de contratación administrativa
requiera la Institución.
d)
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado procedimiento, recopilado mediante
los diferentes documentos que durante su transcurso se elaboran, y que físicamente estará custodiado
en la Proveeduría, la cual lo mantendrá foliado y debidamente actualizado. También podrá estar dicho
expediente en forma electrónica o digital.
e)
ICE: El Instituto Costarricense de Electricidad.
f)
Refrendo Interno: Sinónimo de aprobación interna.
g)
Unidad de Aprobación Interna: Unidad de la Dirección de Contratación Administrativa del ICE a
que se refiere el Artículo 29 de la Ley 8660, cuya función primordial es verificar la legalidad de los
procedimientos de contratación administrativa que realiza el ICE y otorgar la aprobación
correspondiente.
Artículo 3º—Naturaleza de la aprobación interna. La aprobación interna es un requisito de eficacia
de la contratación administrativa y consiste en una revisión de legalidad y no de oportunidad o conveniencia,
a fin de determinar que la contratación o convenio analizado se ajuste sustancialmente al ordenamiento
jurídico. El análisis incluye la revisión del expediente administrativo y se presume la veracidad de la
documentación en él incorporada, según el principio de buena fe que rige la materia de contratación
administrativa.
Es responsabilidad exclusiva de la dependencia que promueve la contratación sometida a aprobación o
refrendo interno, constatar la razonabilidad del precio, aspecto que no será analizado en el examen de
legalidad realizado por la Unidad de Aprobación Interna. En caso de que los estudios técnicos incorporados
en el expediente no permitan sustentar la razonabilidad del precio, deberá acreditarse en el expediente las
razones técnicas y jurídicas que sustenten la decisión de proseguir con la contratación, siendo dicha
justificación responsabilidad de la dependencia que promueve la contratación.
La Unidad de Aprobación Interna resolverá con independencia de criterio de la Proveeduría y de la
Auditoría Interna. En caso de que esta Unidad deniegue el refrendo interno, deberá señalar los defectos que
deben ser subsanados, enmendados o corregidos para obtener la aprobación respectiva en un eventual
reenvío.
Según lo establece el Artículo 119 del Reglamento al Título II de la Ley 8660, serán susceptibles de
transmitirse por medios electrónicos, entre otras cosas, la formalización contractual, su aprobación o
refrendo interno, todo lo cual conformará el expediente electrónico. Por lo tanto, los procedimientos y
trámites se realizarán utilizando las herramientas tecnológicas y bases de datos disponibles.
En el caso de los convenios, igualmente corresponderá a la dependencia que promueve el documento, la
responsabilidad técnica de constatar la equidad, proporcionalidad y razonabilidad de las contraprestaciones,
el beneficio que le genere a la Institución y determinar su estimación.
La denegatoria definitiva del refrendo interno de una contratación o de un convenio, impide su ejecución
contractual por carecer de eficacia.
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SECCIÓN II
Ámbito de aplicación y formalización
Artículo 4º—Contrataciones y convenios sujetos a refrendo interno. Requerirán contar con la aprobación
interna de previo a su ejecución las siguientes contrataciones:
a)
Toda contratación de bienes o servicios cuyo monto sea igual o superior al fijado por la Contraloría
General de la República, como umbral para contrataciones de escasa cuantía más el 30%, de acuerdo a
las reglas que establece el Artículo 21 del Reglamento al Título II de la Ley 8660.
b)
Todas las contrataciones directas especiales, con excepción de las establecidas en el artículo 5 del
presente reglamento, cuyo monto sea igual o superior al fijado por la Contraloría General de la
República para las contrataciones directas de escasa cuantía, incluyendo el 30%, de acuerdo a las
reglas que establece el Artículo 21 del Reglamento a la Ley 8660.
c)
Toda contratación de bienes y servicios derivada de una Licitación Pública, en el tanto no supere el
tope vigente de acuerdo a las reglas que establece el Artículo 22 de la Ley 8660.
d)
Toda contratación de bienes y servicios derivada de un procedimiento de contratación directa
autorizado por la Contraloría General de la República, cuando así lo disponga la autorización
respectiva.
e)
Toda modificación contractual, en tanto su monto sea igual o superior al fijado por la Contraloría
General de la República para las contrataciones directas de escasa cuantía, incluyendo el 30% superior,
de acuerdo a las reglas que establece el artículo 21 del Reglamento al Título II de la Ley 8660. En el
caso de las modificaciones de carácter cualitativo no requerirán de refrendo interno.
f)
Todo convenio -con excepción de los convenios marco, convenios de confidencialidad y simples
convenios de cooperación- que celebre el ICE con entidades públicas o privadas, nacionales o
internacionales, para lo cual se verificará el cumplimiento de los principios de equidad,
proporcionalidad y razonabilidad, así como el equilibrio de las contraprestaciones y el fundamento
legal que lo sustenta.
Artículo 5º—Contrataciones no sujetas a aprobación interna. No requerirán contar con el refrendo
interno, las prórrogas, las suspensiones del plazo y los permisos de uso. Tampoco requerirán contar con la
aprobación interna las contrataciones derivadas de las excepciones establecidas en los artículos d), f) en
relación con los casos de capacitación abierta, g) m), ñ), o), s) y u) del artículo 112 del Reglamento a la Ley
8660.
Artículo 6º—Formalización de contratos. En ejercicio de lo dispuesto por el Artículo 168 del Reglamento
al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector de
Telecomunicaciones, se establece que únicamente se formalizarán en simple documento los contratos
derivados de una Licitación Pública, cuando en razón de su cuantía requieran contar de previo con el
refrendo de la Contraloría General de la República, así como los contratos de arrendamiento de inmuebles
por regirse por ley especial (la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos).
En los demás casos no se suscribirá contrato, bastando la orden de servicio y/o compra que deberá incluir al
menos la siguiente información: a) descripción del bien, obra o servicio, b) nombre del Contratista, c) plazo
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de entrega y d) monto del contrato. Lo anterior, salvo casos calificados en que por su especial complejidad, a
juicio de la Administración se considere que la contratación requiere ser formalizada en simple documento.
Cuando las contrataciones se realicen utilizando medios electrónicos, éstas se formalizarán a través de
documentos y formularios electrónicos confeccionados para tal fin.
Únicamente se formalizarán en escritura pública las contrataciones que por ley deban sujetarse a ese
requisito, así como las que en razón a su naturaleza deban inscribirse en el Registro Nacional.
Artículo 7º—Monto del Refrendo Contralor. Toda contratación derivada de una licitación pública cuyo
monto supere el tope establecido en el Artículo 22 de la Ley 8660, deberá ser sometido al refrendo de la
Contraloría General de la República, no siendo necesario contar con el visto bueno de la Unidad de
Aprobación Interna de la Dirección de Contratación Administrativa. En tales casos, se revisará y verificará
que el contrato se adecúe al marco legal que regula la materia, los términos del cartel, la oferta adjudicada y
el acto de adjudicación.
CAPÍTULO II
Estudio y análisis de la solicitud de aprobación interna
SECCIÓN I
Aprobación interna de las contrataciones
Artículo 8º—Requisitos de la gestión. Toda solicitud de Aprobación Interna deberá tramitarse a través de la
Proveeduría y deberá enviarse a la Dirección de Contratación Administrativa junto con el expediente, el cual
debe contener al menos los siguientes requisitos:
a)
Partes contratantes, el objeto contractual, monto de adjudicación, versión final del cartel que aplica a la
contratación, número de contratación, así como el procedimiento de concurso empleado.
b)
Certificación u otro medio que permita constatar que se cuenta con el contenido presupuestario para
cubrir la erogación respectiva.
c)
En virtud de que el Artículo 23 del Reglamento a la Ley 8660 establece que se presume la aptitud y
capacidad de actuar de todo oferente y adjudicatario durante todo el procedimiento de contratación, la
Unidad de Aprobación Interna no requerirá la presentación del poder respectivo, sea nacional o
extranjero, salvo casos especiales en que exista una duda razonable.
d)
Los estudios técnicos que sustenten la selección del objeto contractual y el acto de adjudicación
emitido por quien tenga competencia para ello.
e)
Garantía de cumplimiento suficiente en monto y vigente, cuando corresponda.
f)
Especies fiscales de ley o comprobante de haber realizado el pago, calculados sobre la estimación de la
contratación. En el caso de que el Contratista goce de algún tipo exención del pago de especies
fiscales, deberá aportar documento probatorio idóneo que demuestre dicha exención, invocando la
norma en la cual se respalda. El tipo de cambio a utilizar para el cálculo del pago de los timbres
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respectivos, será el aplicable por el Banco respectivo (sea compra o venta) a la fecha de su solicitud
por parte de la Proveeduría.
g) Comprobante de que el Contratista se encuentra al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de
Seguro Social, a la fecha de la apertura de ofertas.
En el caso de que la contratación se realice utilizando medios electrónicos, la información y cumplimiento
de requisitos que se detallan en el presente reglamento se verificarán en línea, utilizando para ello las
herramientas tecnológicas y bases de datos disponibles; aplicando en todo momento el principio de
equivalencia funcional y demás normativa aplicable en la materia, incluyendo la Ley de Certificados, Firmas
Digitales y Documentos Electrónicos.
Artículo 9º—Admisibilidad de solicitud. Con la llegada de la solicitud de aprobación, se verificará que el
caso esté ingresado en el SIAC (Sistema de la Contraloría del Registro de Refrendos Internos). De no estar
registrado se devolverá a la Proveeduría y cursará correo a las partes involucradas: Proveeduría y Áreas
Técnicas que promueven el proyecto, a fin de que ingresen el caso al SIAC.
Asignado el caso, de inmediato se debe hacer una revisión preliminar, a fin de determinar
si faltan documentos sin los cuales no se puede otorgar la aprobación interna solicitada. Si
falta al menos un documento de los antes citados, se deberá enviar correo a la Proveeduría
y Áreas Técnicas que promueven el proyecto, para que aporten a la mayor brevedad la
documentación faltante y además se suspenda el plazo para otorgar la aprobación interna.
En este supuesto, el expediente no será devuelto a la Proveeduría Corporativa en espera de
los documentos faltantes hasta por un máximo de dos días hábiles.
Pasado el plazo antes citado para aportar la documentación faltante, sin haber recibido la información
requerida, se procederá a devolver la gestión a la Proveeduría Corporativa mediante una carta formal,
señalando las omisiones de los requisitos mínimos que debe tener toda solicitud, a fin de que se subsanen y
sea nuevamente remitida para su aprobación.
Artículo 10.—Aspectos básicos a analizar:
1)
Que exista contenido presupuestario para cubrir el precio contractual, según lo dispone el artículo 16
del Reglamento a la Ley 8660.
2)
Que para la selección del contratista se haya seguido el procedimiento ordinario de concurso o la
excepción de contratación directa que corresponda según el ordenamiento jurídico vigente. Debe
entenderse que el análisis de legalidad que realiza la Unidad de Aprobación Interna para determinar la
procedencia de dicha aprobación, no implica la revisión de la legalidad del proceso de evaluación y
selección del contratista, pues para tales efectos las partes legitimadas cuentan con las vías recursivas
ordinarias.
3)
Que estén incorporados en el expediente administrativo de la contratación, los estudios técnicos que
sustenten la selección del objeto contractual y los demás términos del cartel, cuando así lo requiera el
ordenamiento jurídico. Es entendido que la solución técnica adoptada por la Administración es de su
entera discrecionalidad y responsabilidad, por lo que la Unidad de Aprobación Interna se limitará a
verificar la existencia de los estudios requeridos por el ordenamiento jurídico o de las razones que
expliquen su ausencia, pero acrediten la necesidad de la contratación en los términos adjudicados.
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4)
Que las partes tengan la capacidad jurídica para acordar y suscribir las obligaciones contenidas en la
contratación. A tal fin, la Unidad de Aprobación Interna aplicará lo que establece el Artículo 8 inciso
c) del presente Reglamento.
5)
Que consten en el expediente de la contratación las garantías requeridas por la ley y el cartel del
concurso, así como las especies fiscales que correspondan o bien documento probatorio que demuestre
dicha exención, según el ordenamiento jurídico.
6)
Que los derechos, obligaciones y demás condiciones del cartel y sus modificaciones, se ajusten a los
términos de la oferta adjudicada y sus aclaraciones, así como a los términos del acto de adjudicación y
de los estudios técnicos que lo sustentan.
7)
Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en la contratación, resultan
sustancialmente conformes con la Ley 8660 y su Reglamento, así como la normativa especial que
regule la materia objeto del contrato administrativo, según corresponda.
8)
Que el precio del contrato se ajuste a los términos del avalúo administrativo, en los casos previstos y
según los términos dispuestos en el ordenamiento jurídico.
Del expediente deberá extraerse los elementos esenciales que regularán la contratación. Para ello, se revisará
la concordancia entre las condiciones establecidas en el cartel, en la oferta, en la recomendación técnica y
legal, y en el acto de adjudicación.
Cuando la contratación se realice por medios electrónicos, la información antes citada se verificará
utilizando para ello las herramientas tecnológicas y el acceso a las bases de datos disponibles.
SECCIÓN II
Aprobación interna de los convenios
Artículo 11.—Competencia. Toda solicitud de aprobación interna de un Convenio, con excepción de los
convenios marco, de simple cooperación y de confidencialidad, deberá tramitarse ante la Unidad de
Aprobación Interna de la Dirección de Contratación Administrativa, para lo cual se deberá verificar que esté
suscrito por quien tenga la competencia en razón de la materia que se trate, trascendencia empresarial y su
estimación.
Artículo 12.—Aspectos básicos a analizar: Del expediente que custodia la Dirección de Contratación
Administrativa deberá extraerse los elementos esenciales que regularán el convenio, incluyendo el
cumplimiento de los principios de equidad, proporcionalidad y razonabilidad, que permitan determinar el
equilibrio de las contraprestaciones, así como el fundamento legal que lo sustenta. A tal fin, el Área de
Convenios verificará la existencia de lo siguiente:
a)
Certificación de personería jurídica de la entidad con la cual se pretende suscribir el convenio y
poder de quien ostenta su representación legal, con no más de un mes de emitidos.
b)
Objeto del convenio.
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c)
Indicación de la normativa nacional aplicable, ley especial o instrumento internacional que sirve de
fundamento.
d)
Necesidad pública que se pretende satisfacer.
e)
Antecedentes y detalle del proyecto común a desarrollar entre las entidades.
f) Beneficio institucional que se obtendrá a través del convenio.
g)
Análisis que evidencie el afán de ayuda desinteresada, así como el beneficio institucional a obtener
cuando así corresponda.
h)
Cláusulas de confidencialidad y de propiedad intelectual, si procedieren.
i) Definición de las obligaciones (contraprestaciones) de cada una de las partes.
j) Calidades de los administradores de convenio: Nombres completos, números de cédula de identidad,
profesión u oficio, dependencia en la cual laboran, cargo que ocupan, números de teléfono, fax y dirección
de correo electrónico.
k)
Plazo de vigencia y posibles prórrogas.
l) Estimación si la hubiere, que corresponde a la sumatoria de los aportes de cada una de las entidades;
debiendo constar en el expediente respectivo su desglose detallado.
m)
Lugar o medio para recibir notificaciones.
n)
Visto bueno del Director de la División Jurídica Institucional, en el caso de los convenios suscritos
por el Presidente Ejecutivo, Gerente General y Gerentes.
o)
Visto bueno de la Dirección de Contratación Administrativa en los demás casos.
SECCIÓN III
Formalización aprobación interna
de las contrataciones y convenios
Artículo 13.—Plazo para otorgar la aprobación interna del ICE. La Unidad de Aprobación Interna
atenderá las gestiones de refrendo interno de las contrataciones en un plazo que no podrá exceder los diez
días hábiles, el cual empezará a correr a partir del día siguiente al recibo de la solicitud. Las gestiones de
aprobación interna de los convenios se atenderán en un plazo que no podrá exceder los cinco días hábiles,
que empezarán a correr a partir del día siguiente al recibo del convenio debidamente suscrito por todas las
partes, junto con su documentación de respaldo. Cuando en el transcurso del plazo del trámite de una
solicitud de aprobación interna, la Administración remita un nuevo documento que modifique cualquier
elemento esencial que afecte el procedimiento contractual o análisis del convenio bajo examen, el plazo para
resolver la gestión de aprobación interna se computará de nuevo a partir del día siguiente al recibo del nuevo
documento.
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En el caso de contrataciones especiales fundamentadas en razones de urgencia, u otras causas debidamente
calificadas, la aprobación interna se otorgará en un plazo que no exceda los tres días hábiles.
Artículo 14.—Formalización del refrendo interno.
a)
Para el caso de las contrataciones, la Unidad de Aprobación Interna emitirá un documento ya sea
físico o electrónico, en donde le informe a la Proveeduría Corporativa, que el procedimiento sometido a
aprobación interna, se encuentra ajustado a derecho, por lo que se le otorga la aprobación interna
correspondiente.
b)
Para el caso de los convenios, la Unidad de Aprobación Interna deberá dejar consignada la
aprobación interna emitida mediante sello estampado sobre el documento, con indicación de la fecha de
otorgamiento y del nombre de la persona que refrenda.
c)
El original del convenio correspondiente al ICE, se remitirá junto con el expediente al CEGED de la
División Jurídica Institucional, para su respectiva custodia.
Artículo 15.—Vigencia. El presente reglamento rige a partir de su publicación.
San José, 30 de agosto del 2010.—Luis Acuña Rodríguez, Subdirector Proveeduría Corporativa-Gerencia
General.—1 vez.—O. C. Nº 349713.—Solicitud Nº 012-010.—C-295800.—(IN2010072675).