Gerencia de Ventas

PLAN DE REORGANIZACIÓN DE LA FUERZA DE VENTAS
DISPLAYS LTDA.
U.S.C.
Área de Gerencia de Ventas
Santiago de Cali, 6 de Mayo de 2002
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Displays Ltda es una empresa constituida en Santiago de Cali el 3 de Junio de 1986, que se estableció como
creadora y comercializadora de todo tipo de avisos y exhibidores para empresas e interesados y de todos los
tipos, tanto de materiales, como de diseños, formas y dimensiones. Ha trabajadado ampliamente en el sector
de Santiago de Cali, aunque desde hace tiempo se considera comercializadora a nivel nacional; aunque este
paso lo ha dado tímidamente y no tiene una fuerte prescencia en ventas en otras partes fuera de su área de
operación.
Precisamente con la presentación de este trabajo, se busca planear la manera como Displays Ltda. Puede
entrar de lleno en el mercado nacional, por medio del establecimiento de una fuerza de ventas en todo el
territorio Colombiano; primero de una manera sensata pero agresiva a la vez, y dependiendo de los logros
obtenidos por el departamento de ventas, se puede pensar en fortalecer el mercado nacional o incluso abrirse
al mercado internacional.
Cabe aclarar que el plan no es de expandir el mercado, pues en teoría ya estaba cubierto y el mercado ya
existe. El propósito es expandir la fuerza de ventas a territorios sin explotar para tener un cubrimiento total.
PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
Displays ofrece diseño, fabricación y comercialización de toda clase de exhibidores en distintas formas y
materiales, dentro de los cuales se encuentran:
AFICHES E IMPRESOS: Ofrecen distintas modalidades de afiches en materiales no convencionales, como
Madera, Aluminio, Lámina, Vidrio, Cuero y Fórmica.
EXHIBIDORES PLÁSTICOS: Todo tipo de exhibidores, en formatos rectangulares para avisos, información,
señaladores, etc. Muy útiles en empresas y lugares con muchas oficinas y locales, pues son prácticos,
duraderos, atractivos y resistentes. También son adecuados para avisos de gran formato y por eso los
exhibidores vienen en varios tamaños rectangulares o de la forma y dimensiones que prefiera el cliente.
EXHIBIDORES DE CARTÓN: La modalidad más económica. Útil cuando el presupuesto es bajo y no es
imprescindible un exhibidor resistente.
EXHIBIDOR DE TUBO Y ALAMBRE: Novedosos y atractivos diseños que aprovechan al máximo el tubo y
el alambre. Para información vistosa y atractiva.
EXHIBIDORES DE PLATINA: Elegancia y distinción para comunicar. Usados muy comunmente para
resaltar entre exhibidores contiguos y oficinas gerenciales.
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FERIAS Y EVENTOS ESPECIALES: Todo tipo de exhibidores para demarcar zonas, informar áreas, o
brindar información útil y solidaria.
MERCADO OBJETIVO
El mercado de Displays abarca todo tipo de empresas, desde las PYMES hasta las grandes empresas, pues hay
un tipo de producto para cada una de ellas; desde los modelos más económicos hasta los de mejor
presentación y duración sobresaliente.
El mercado abarca todo tipo de empresas, clubes, entidades y demás instituciones comerciales que quieran
mantener su imagen corporativa en todos los lugares de su establecimiento, por medio de cosas tan
aparentemente triviales como la señal de Recepción, pero que engalanan cualquier habitación.
Pensando en las necesidades de las empresas, no solamente son piezas de material para grabar nombres, sino
que también por medio de estas piezas se puede comunicar publicidad; sobre todo para las microempresas
donde por medio de nuestros exhibidores y Displayss pueden grabar su nombre y colocarlo en la fachada. Por
todos estos factores, el grupo objetivo de Displays abarca todo el territorio nacional en el ámbito comercial.
OBJETIVOS DEL PLAN
Objetivo General
Por medio de este plan de expansión de la fuerza de ventas se busca incrementar la prescencia de la empresa a
nivel nacional, obtener un margen de utilidades mucho más amplio y solidificar la empresa como de carácter
nacional.
Objetivos Específicos
• Rediseñar la organización de las ventas para que sea más efectiva y acorde con la ampliación de la
fuerza de ventas, y además reorganizar elementos que se venían trabajando mal.
• Crear mecanismos efectivos dentro de la organización de las ventas que garantize que la incursión en
el territorio nacional sea un éxito.
• Incrementar la prescencia de Displays en el ámbito nacional: pasar de ser una empresa regional a
abarcar todo el mercado colombiano
• Crecer el margen de utilidades con el que se venía trabajando
ESTRATEGIAS COMERCIALES
Las estrategias comerciales y de mercadeo incluyen la utilización de medios masivos no tradicionales para la
promoción de sus productos. De esta manera se tiene un aviso en el Directorio Telefónico, una Página en
Internet, mas los avisos publicitarios por el departamento de diseño, y por supuesto el Departamento de
Ventas, por los conocidos vendedores puerta a puerta.
El Area de ventas actual comprende el Departamento de diseño y los vendedores; el primero se encarga de
todo el material promocional gráfico, así como el mismo diseño de los exhibidores y los vendedores se
encargan de llevar el catálogo de productos a la gran parte de las empresas para ofecerles una solución ágil a
la señalización de la empresa, o dependiendo del caso, material promocional por medio de exhibidores.
La propuesta de ampliación de ventas incluye una completa reorganización interna, explicada en páginas
posteriores, y que permita cubrir el mercado de manera total la estrategia a seguir, para complementar la
fuerza promocional es un ejército de vendedores seleccionados y previamente capacitados para ofrecer el
catálogo de productos a los posibles interesados que forman parte del grupo objetivo.
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POLÍTICAS DE DISTRIBUCIÓN
Teniendo la sede principal en Santiago de Cali, y funcionando en ese mismo lugar la planta de producción, el
cubrimiento de distribución puede incrementar los costos, especialmente en zonas tan distantes como el
pacífico; es por eso que durante la etapa de introducción en estos mercados, una vez hechos los pedidos se
contratará una empesa transportadora por Outsourcing que por medio de un convenio no incremente mucho
los costos de distribución. El convenio debe ser con una sola empresa que opere a nivel nacional y además el
contrato debe ser provisional; en caso de tener éxito se puede pensar en abrir una planta en el norte, o en caso
de no tener el éxito esperado, poder terminar el contrato rápidamente.
La empresa contratada tendrá la exclusividad de distribución y por medio de consideraciones en el contrato
debe cumplir con estándares de puntualidad, cumplimiento y cuidado en la distribución de los productos.
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Organigrama
Este es el actual modelo organizacional de Displays Ltda:
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Como se puede notar, el área de ventas juega un papel importante dentro de la estructura de la empresa, pues
tiene su propio departamento para su funcionamiento; el problema radica en que de el se desprende la asesoría
del departamento de diseño a modo de Staff, y solo sus subordinados son los vendedores directamente. Esto
hace concluir que no existe la suficiente fuerza de ventas para un departamento de ventas organizado; es por
eso que pensamos que un organigrama más eficiente sería como el siguiente:
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Nótese que no solo cambiamos el Área de ventas, sino que también se pueden corregir otros factores de la
misma empresa, jerarquizando las tres principales áreas por demartamentos pero haciendo mayor énfasis en lo
más importante: las ventas, como podemos apreciar más ampliamente en el siguiente cuadro:
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Este es el departamento de ventas desarrollado; que implica sub−dividirlo a al vez en 3 Direcciones, una para
cada zona del País donde existen clientes: Norte para el Atlántico Colombiano, Centro para la Región Andina
y sur para la región Pacífica y el sur Colombiano.
A su vez, en cada zona existen supervisores de acuerdo al tipo de cliente: Empresas Grandes y MiPYMES. De
esta manera se da un cubrimiento total y casi personalizado a todo el grupo objetivo.
A raiz de este organigrama planteado surgen otras inquietudes; como porque se escogió este modelo y no uno
por línea de productos, como por ejemplo Exhibidores de Plástico (los de mayor demanda) y otros
exhibidores. Pues no consideramos este la mejor opción por:
• Los tipos de clientes son distintos: como el grupo objetivo es tan amplio y no se puede ni se debe cerrar,
una gran empresa no va a requerrir los mismos servicios o la misma forma de ventas que una
Microempresa; la demanda es diferente, así como el tipo de cliente.
• Es inoperativo, pues se restringiría al cliente a comprar solo exhibidores plásticos por ejemplo, y si quisiera
además otro tipo de exhibidor debe llamar y negociar con otro vendedor: es incómodo para el cliente y
puede generar un ambiente hostil en el grupo de vendedores.
Por esas razones consideramos más pertinente primero Segmentar el mercado por zonas geográficas: es
evidente la pluriculturalidad que reina en las regiones del país y por eso no es lo mismo venderle a un costeño
que a un valluno. Este principio también es aplicable para empresas y por lo tanto cada zona debe operar casi
con autonomía a la hora de vender. En segunda instancia, aún dentro de la misma zona, y por la amplitud del
mercado, el tipo de cliente también se debe sectorizar, es por eso que cada zona cuenta con un supervisor por
tipo de empresa que recluta a sus vendedores más aptos y pertinentes.
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Por último, el departamento de ventas puede parecer que funciona de una manera limitada y sus direcciones y
supervisiones pueden parecer también insufucientes; hay que tener en cuenta que Displays Ltda, aunque no es
una empresa pequeña, tampoco puede abarrotar el mercado de un solo golpe; por eso y por las razones
anteriormente expuestas, llegamos a la conclusión de que este puede ser el organigrama más eficiente para las
necesidades de la empresa.
Responsabilidad y Funciones
JUNTA DIRECTIVA
Funciones: Tomar las decisiones más relevantes de la empresa; fijar sus objetivos, proyecciones y
expectativas, y hacer un seguimiento de la productividad de la misma. Deben ser Accionistas mayoritarios o
representantes de los accionistas minoritarios de la empresa, con autoridad ética y profesional para tomar
decisiones.
GERENCIA GENERAL
Gerente General
Funciones: Representante legal de la empresa; supervisa y dirige el trabajo general. Toma decisiones de
carácter medio y forma parte pasiva de la junta directiva, a excepción de que sea miembro de la misma.
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Gerente de Ventas
Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Nacional; supervisar y recibir informes de las
tres zonas del país a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. Es su responsabilidad cumplir con el
mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen
la actividad de los vendedores y su consecuente alcanze de la cuota.
DIRECCIÓN POR ZONAS
Directores de Ventas Norte, Centro y Sur
Funciones y Responsabilidades: Administrar las ventas a nivel Regional de cada una de sus zonas. Supervisar
y recibir informes de su zona y enviárselas al Gerente de Ventas en un informe trimestral para hacer el
seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre, además de
solucionar problemas de rango medio. Es su responsabilidad además generar ideas y mecanismos para
incrementar las ventas y/o motivar a los vendedores. Si llegase a descubrir un mecanismo que funcione, debe
pedir autorización al Gerente de Ventas para ponerlo a prueba, y de dar efecto, comunicárselo a sus colegas de
las otras zonas. Es responsable también de que el volumen de ventas de su zona se cumpla.
SUPERVISIÓN
Supervisores
Funciones y Responsabilidades: Acatar las órdenes e ideas de su jefe para el incremento de la productividad.
Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la cuota y la comisión de cada
vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores estrella. En caso de encontrar cualquiera de los dos,
debe notificarlo a su superior para su posterior solución o motivación del vendedor. Debe además, desarrollar
planes y promociones para el segmento a su cargo, de forma que se adapten de la mejor manera posible.
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Planificacion de Actividades
Para un correcto funcionamiento y el incremento de la fuerza motivacional del vendedor, la gerencia de ventas
ha desarrollado unas actividades, encaminadas a motivar al personal y aumentar las comisiones de venta. De
esta manera se proyectan metas fijas y posibles de cumplir.
En primer lugar, y coincidiendo dias después del reporte trimestral, se organizará una reunión de vendedores;
con el fin de resaltar logros individuales por mayor comisión de ventas, noticias y una reunión general de
integración con todos los vendedores de la zona. Para realizar una mayor integración, anualmente se realizará
una reunión a nivel nacional con todos los vendedores.
Condiciones Económicas. Estas reuniones buscan motivar al personal, de manera que se sienta parte de la
empresa y sientan que sus logros son reconocidos.
Entre otras actividades, están las charlas de capacitación, programadas semestralmente para actualizar a los
vendedores y supervisores en el amplio tema de las ventas. En estas reuniones se contarán con conferencistas
reconocidos en el gremio y con grandes cosas que enseñar.
Condiciones Económicas
La Gerencia de Ventas ha ideado unas condiciones económicas favorables para el vendedor, con miras a que
se adapte fácilmente al nuevo modelo gerencial de ventas propuesto; de esta manera se espera que se
incremente su productividad, y por secula seculorum, las ventas.
En primer lugar, y según los resultados de la investigación de mercados, que determine el numero de clientes
potenciales, y el número de clientes que se espera impactar, se determinará el número de vendedores para
cada zona y su comisión, que en principios será una cuota fácil de cumplir, considerando que por primera vez
se está incursionando realmente y con paso firme en todo el mercado nacional.
Además las comisiones serán justas y habrá estímulos económicos y reconocimentos personales a los
vendedores que logren superar a un nivel determinado las ventas, y un premio adicional si mantienen ese
volumen de ventas creciente en un periodo de por lo menos tres meses.
Se les notificará de todas estas ventajas, además de las posibilidades de ascenso meritorio que facilitará la
empresa, por experiencia y por logros obtenidos. Todo esto encaminado a manetener unos niveles de
pertenencia y contento amplios en la fuerza de ventas, para que salgan motivados a conseguir nuevos clientes.
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