Resumen ejecutivo - Contraloría General de la República

INFORME No. DFOE-SAF-11-2007
28 de junio, 2007
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
DE LA REPÚBLICA
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO PARA EL AÑO 2007, DE LA AUDITORÍA INTERNA
DEL MINISTERIO DE HACIENDA
2007
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CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO
1.
INTRODUCCION...........................................................................................
1
1.1
Origen del estudio.................................................................................
1
1.2
Alcance del estudio...............................................................................
1
1.3
Consideraciones generales acerca del rol, funciones y
organización de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda...........
1
Comunicación de los resultados del estudio...........................................
2
1.4
2.
RESULTADOS...............................................................................................
2.1
2.2
2.3
2
Cumplimiento de los lineamientos establecidos para la elaboración
del plan anual de trabajo de la Auditoría Interna..................................
2
Labor de la Auditoría Interna para la elaboración del Plan Anual de
Trabajo, y la selección de los estudios a ejecutar................................
3
Disponibilidad de recursos asignados a la Dirección General de
Auditoría Interna, para cubrir razonablemente el Universo Auditable...
8
3.
CONCLUSIONES..........................................................................................
10
4.
DISPOSICIONES..........................................................................................
11
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INFORME No. DFOE-SAF-11-2007
RESUMEN EJECUTIVO
La Auditoría Interna como parte del Sistema de Control y Fiscalización de la Hacienda
Pública, según lo establece el artículo 9 de la Ley General de Control Interno Nº 8292; tiene
una actividad independiente, objetiva y asesora dentro de cada institución, gestión que se
enfoca en dos ámbitos, el primero orientado a brindar apoyo a los Jerarcas y titulares
subordinados para mejorar los controles y al éxito en su gestión; y segundo, proporcionar a
los ciudadanos una garantía razonable de que la actuación de esos funcionarios se ajusta a
los criterios de legalidad, técnicos y sanas prácticas.
El objetivo principal del presente estudio comprendió la verificación del cumplimiento
de la normativa técnica atinente de las actividades de la Auditoría Interna del Ministerio de
Hacienda, relacionadas con la preparación del Plan Anual de Trabajo, con el propósito de
coadyuvar al fortalecimiento de los sistemas de control interno y el aseguramiento de la
calidad de la referida unidad de fiscalización. Este documento constituye el segundo informe
y final del análisis del plan anual de trabajo de la Dirección General de Auditoría del
Ministerio de Hacienda, y complementa los resultados consignados en el Informe No. DFOESAF-05-2007 del 20 de marzo de 2007, remitido por esta Contraloría a dicho Ministerio.
En el estudio realizado, se determinó que en general la Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda está cumpliendo con las directrices emanadas por esta Contraloría
para la elaboración del Plan Anual de Trabajo, emitidas por esta Contraloría General -en
oficio No.15059 (DFOE-432, de fecha 1 de noviembre de 2006-. Dicho cumplimiento está
evidenciado por medio de la definición de procedimientos contenidos en instructivos
formalmente establecidos por esa Dependencia, referentes a la Planificación Estratégica, la
Valoración del Riesgo y propiamente a la Formulación del Plan de Auditoría Anual, así como
la aplicación de tales procedimientos y directrices en la formulación del plan anual de trabajo
2007..
Analizado el procedimiento que aplica la Dirección General de Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda, para definir los estudios que se incorporan al Plan Anual de
Trabajo, esta Contraloría estableció que ha habido un esfuerzo muy importante por parte
de la Auditoría Interna para contar con un proceso y metodología formalmente establecidos
y estructurados, con el fin de llevar a cabo un adecuado proceso de planeación y cumplir
además con los lineamientos emitidos por la Contraloría General.
Sin embargo, este Órgano Contralor estima que el proceso para la selección de los
estudios, debe ser ampliado y profundizado. Esto en razón de que la valoración del riesgo
se establece principalmente a nivel de las unidades funcionales o unidades auditables, por
ejemplo, Dirección General de Aduanas, Dirección General de Tributación, Contabilidad
Nacional, Tesorería Nacional, entre otros, complementado esto con el criterio experto y
profesional del equipo de trabajo de la Auditoría y algunos otros criterios, para la selección
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ii
de los estudios en cada una de esas unidades auditables. Pero no dispone de información
detallada y relevante de cada una de esas unidades auditables, para realizar una
valoración de riesgos específica, con respecto a los principales procesos, actividades,
operaciones o tipo de transacciones, de manera que se establezca en una forma más
precisa y detallada, los riesgos inherentes y de control más importantes en esas áreas,
para los efectos de la selección de los estudios que se incluirán en el plan anual de trabajo
en cada período.
Se determinó que se tienen actualmente siete plazas vacantes en la Dirección
General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, por lo que resulta imperativo que
las plazas respectivas sean llenadas a la brevedad, con el fin de que dicha Dirección
cuente con el personal requerido debidamente nombrado, además - dada la materialidad y
complejidad de las actividades propias del Ministerio de Hacienda-, es muy importante que
se revise periódicamente los recursos humanos, financieros y tecnológicos asignados a
dicha Dirección, para que pueda cumplir adecuadamente con las funciones y deberes que
le asigna la normativa aplicable, y para que disponga de la capacidad instalada para una
cobertura apropiada del ámbito de fiscalización a su cargo y de los riesgos asociados a las
operaciones de ese Ministerio.
En el presente informe se giran las disposiciones correspondientes al Ministro de
Hacienda, con el fin de atender a la brevedad las situaciones planteadas en este
documento.
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INFORME No. DFOE-SAF-11-2007
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO PARA EL AÑO 2007, DE LA AUDITORÍA INTERNA
DEL MINISTERIO DE HACIENDA
1.
INTRODUCCIÓN.
1.1.
Origen del estudio.
El estudio se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2007 de la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República.
1.2.
Alcance del estudio.
El estudio comprendió una evaluación del plan anual de trabajo para el año
2007, de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda. Constituye
el segundo informe y final de la auditoría practicada en esa Dirección, sobre la formulación
del plan anual de trabajo, y complementan los resultados consignados en el Informe No.
DFOE-SAF-05-2007 del 20 de marzo de 2007, remitido por esta Contraloría a dicho
Ministerio.
El presente informe se refiere al análisis efectuado por este Órgano Contralor,
sobre el cumplimiento de los lineamientos generales que deben observar las auditorías
internas de las entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de
la República en la preparación de sus planes de trabajo, y otras directrices afines,
consignadas en Oficio No. 15059 (DFOE-432), del 1 de noviembre de 2006.
El estudio se realizó de conformidad con lo establecido en el Manual sobre
normas técnicas de auditoría para la Contraloría General de la República y las entidades y
órganos sujetos a su fiscalización; el Manual de normas generales de control interno para
la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización;
y la Ley General de Control Interno Nº 8292, entre otra normativa legal y técnica atinente a
la materia.
1.3.
Consideraciones generales acerca del
organización de la Auditoría Interna.
rol, funciones
y la
La Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, forma parte, en conjunto con
el resto de las auditorías internas del Sector Público, del Sistema de Control y Fiscalización
de la Hacienda Pública, como lo establece el artículo 9 de la Ley General de Control
Interno Nº 8292. En este sentido, su papel dentro del referido sistema se enfoca en dos
aspectos, el primero orientado a brindar apoyo a los Jerarcas y titulares subordinados para
mejorar los controles y la gestión, y el segundo, proporcionar a los ciudadanos una
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garantía razonable de que la actuación de esos funcionarios se ajusta a los criterios de
legalidad, técnicas y de sanas prácticas.
Es así como la Auditoría Interna constituye una unidad asesora del Ministerio
de Hacienda, con total independencia funcional y de criterio, respecto del jerarca y de los
demás órganos de la administración activa, según lo establece el artículo 25 de la citada
Ley Nº 8292. Las principales funciones son: realizar auditorías o estudios especiales;
verificar la validez y suficiencia del sistema de control interno institucional; verificar que la
administración activa tome las medidas de control interno señaladas en dicha Ley;
asesorar en materia de su competencia al jerarca; autorizar mediante razón de apertura,
los libros de contabilidad y de actas; preparar los planes de trabajo; elaborar un informe de
la ejecución del plan de trabajo; y mantener actualizado el reglamento de organización y
funcionamiento, tal y como se establece en el artículo 22 de la Ley Nª 8292.
La organización de la Dirección General de Auditoría Interna, está conformada
por un Director y Subdirector Generales, y tres áreas de auditoría, a saber: Ingresos,
Egresos y Servicios Corporativos, ésta última a la fecha de este informe tiene vacante el
puesto de jefatura, por lo que sus funciones están recargadas en el Área de Egresos.
1.4.
Comunicación de los resultados del estudio.
Los aspectos contenidos en este informe fueron expuestos al Lic. Olman
Saborío Alfaro, Director General a.i.; Licda. Clairé Chacón Rodríguez, Subdirectora
General; Licda. Sonia Gin Lun, Coordinadora Área de Egresos, y el Lic. Oldemar Murillo
Arce, Coordinador Área de Ingresos, todos de la Dirección General de Auditoría Interna de
ese Ministerio, en reunión efectuada en esta Contraloría el 8 de junio de 2007.
2.
RESULTADOS.
2.1
Cumplimiento de los lineamientos establecidos para la elaboración
del plan anual de trabajo.
En el estudio realizado, se determinó que en general la Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda está cumpliendo con las directrices emanadas por esta Contraloría
para la elaboración del Plan Anual de Trabajo, las cuales fueron emitidas en el oficio
No.15059 (DFOE-432, de fecha 1 de noviembre de 2006. Dicho cumplimiento está
evidenciado por medio de la definición de procedimientos contenidos en instructivos
formalmente establecidos por esa Dependencia, referentes a la Planificación Estratégica, la
Valoración del Riesgo y propiamente a la Formulación del Plan de Auditoría Anual, así como
la aplicación de tales procedimientos y directrices en la formulación del plan anual de trabajo
2007.
En el estudio efectuado por esta Contraloría se comprobó el cumplimiento de
las directrices establecidas para la confección del plan anual de trabajo, relativas a:
inclusión de los estudios de auditoría y estudios especiales de auditoría por ejecutarse en un
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período determinado, indicando en cada caso la justificación, los objetivos del estudio, las
actividades más relevantes, personal asignado, tiempo para la realización del estudio,
coordinación con otras unidades administrativas; definición del tipo de auditoría a realizar
(financiera, operativa, especial, etc.); indicación del área específica de estudio (operación,
transacción, programa, etc).; que el plan contemple holguras para la atención de denuncias
o estudios especiales, requerimientos de la propia auditoría, solicitudes de superiores
jerárquicos, solicitudes de estudios de la Contraloría y acciones de seguimiento; aplicación
de la valoración del riesgo para la definición de los estudios de auditoría, entre otros.
Además, se determinó que la Dirección General de Auditoría Interna ha
establecido formalmente los siguientes manuales e instructivos : “Procedimiento del proceso
de Planificación estratégica, código PR-PE01-02-2005”; “Modelo de fiscalización con base
en riesgo, código PR-PE02-2004”, “Modelo de valoración de riesgo para la Planificación de
la Auditoría Interna, código PR-PE03-01-2002”, “Procedimiento de formulación del Plan de
Auditoría Anual, código PR-PA01-02-2005”, los cuales están en concordancia con los
citados lineamientos emitidos por esta Contraloría.
No obstante lo anterior, por su importancia relativa y complejidad, es muy
importante destacar, en un punto aparte, la labor de la Auditoría Interna, referida al
lineamiento de esta Contraloría respecto a la preparación de los planes de trabajo “con base
en los resultados de la valoración del riesgo que realice esa Auditoría, contemplando entre
otros asuntos la planificación estratégica y el universo auditable (Sic)…”, lo cual se
comentará en el siguiente punto.
2.2
Labor de la Auditoría Interna para la elaboración del Plan Anual de
Trabajo, y la selección de los estudios a ejecutar.
Sobre la selección de los estudios en el plan de trabajo, se determinó que:
a.
Como
un primer paso se revisa el instructivo denominado
“PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATÉGICA”, identificado
con el código PR-PE01-02-2005), el cual establece los procedimientos generales para
llevar a cabo el proceso de planificación estratégica, como parte de la planificación de la
actividad de auditoría en general, y que comprende, entre otras actividades, las siguientes:
i)
Definir los objetivos y valores fundamentales de la auditoría
interna, así como los factores claves para alcanzarlos dentro del marco estratégico
institucional.
ii)
Realizar y mantener actualizado un análisis de fortalezas y
debilidades que junto a la evaluación de los riesgos a que está sujeta la Auditoría Interna,
le permita identificar los factores de riesgo e instaurar las actividades para solventarlos.
iii) Definir la totalidad del universo fiscalizable, así como fijar
criterios y herramientas mediante los cuales pueda determinar, priorizar y abarcar los
asuntos críticos de acuerdo con los recursos de que dispone (ciclos de fiscalización).
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Esta última actividad se desarrolla mediante la actualización y
aplicación anual de los siguientes elementos:
-
Actualización del Universo aplicable, (PR-PE04-01-2004)
Modelo de fiscalización con Base en Riesgo, PR-PE02-022004.
iv) Determinar las materias o asuntos que formarán parte de la
planificación estratégica y de la operativa (corto plazo), con su correspondiente
priorización.
Tal y como se indicó en el punto iii), señalado anteriormente, dentro de
la planificación estratégica se aplica el instructivo denominado “MODELO DE
FISCALIZACION CON BASE EN RIESGO”, identificado con el código PR-PE02-02-2004,,
instrumento importante para priorizar y abarcar los asuntos críticos institucionales de
acuerdo con los recursos disponibles. El punto 6.2 de dicho instructivo, hace referencia a
su vez del “MODELO DE VALORACIÓN DEL RIESGO PARA LA PLANIFICACION DE LA
AUDITORÍA INTERNA”, identificado con el código No. PR-PE03-01-2002, el cual
constituye una herramienta que permite calificar las unidades auditables de acuerdo con el
riesgo que representan en un momento dado, para el cumplimiento de los objetivos
institucionales. Este instructivo indica que “para la valoración de los riesgos, se utiliza el
MÉTODO DELPHY, valorando las unidades auditables, de acuerdo con la opinión de un
equipo de expertos, quienes por votación de cada uno de sus miembros obtienen una nota
promedio para valorar cada criterio de riesgo y asignar un peso de cada criterio dentro del
Área a valorar” (SIC).
Este procedimiento define 9 pasos a seguir para la valoración de
riesgos, a saber:
1.
Identifique, revise y ajuste el universo auditable.
2.
Revise y defina los criterios de riesgo y asígneles valor.
En el instructivo están definidos 10 criterios de riesgo, con una escala
de valoración de 1 a 10, según el grado de criticidad en el nivel que se esté valorando.
Estos criterios de riesgo son los siguientes :








Calidad Control Interno
Toma de decisiones
Cambios recientes
Recursos presupuestarios
Recaudación de Ingresos
Cumplimiento de regulaciones
Tecnología de información
Políticas de Gobierno
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

Imagen e impacto
Fraude y error
3.
Obtenga el puntaje máximo.
4.
Asigne el peso a cada unidad auditable.
5.
Valore cada unidad auditable.
6.
Obtenga el puntaje total (PT).
7.
Construya la tabla calificación del riesgo por estrato.
8.
entifique el nivel de riesgo.
9.
tenga la matriz de riesgo por área valorada.
Como se indica en el punto nueve, este procedimiento concluye con la
formulación de una matriz. Dicha matriz se denomina “Planificación Estratégica–Valoración
de Riesgo Institucional -Nov-2006”, la cual constituye el primer producto emitido por el área
de la Auditoría Interna respectiva, sea Área de Ingresos o Área de Egresos y Servicios
Corporativos, y que contiene los diferentes valores de riesgo, para cada una de las
diferentes unidades objeto de estudio de dicha Área.. Estos valores de riesgo servirán
como un elemento, entre otros, para definir los posibles estudios a realizar por cada
Área que conforma la Auditoría Interna.
b.
El siguiente paso consiste en aplicar el instructivo denominado
“PROCEDIMIENTO DE FORMULACION DEL PLAN DE AUDITORIA ANUAL”, identificado
con el código PR-PA01-02-2005,) que contiene una serie de directrices para apoyar las
actividades relacionadas con la formulación del plan de auditoría anual. Este procedimiento
contiene la aplicación de 8 pasos, a saber:








Identifique la lista de posibles estudios
Revise y defina los criterios de justificación y asígneles valor
Obtenga el puntaje máximo
Asigne el peso a cada estudio
Obtenga el puntaje total PT)
Construya la tabla calificación de prioridad por estrato
Identifique el nivel de prioridad
Obtenga la matriz de prioridad de estudios para el período
Como puede observarse, el procedimiento se inicia con la formulación
de una lista de los posibles estudios a realizar durante el período por el Área de Auditoría
respectiva, la cual es confeccionada por el coordinador de cada área, con la participación
de todo el equipo de esa unidad, y donde se considera, aparte de la experiencia, y el nivel
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de riesgo de las unidades que conforman el universo auditable de cada Area de Auditoría,
los siguientes factores :
Los estudios iniciados en el período anterior.











Recursos disponibles (días auditor disponible para el período)
Estudios que corresponden al cumplimiento de ordenamiento
jurídico y plor tanto son obligatorios.
Informes del programa de seguimiento a recomendaciones de la
Dirección General de Auditoría Interna y otros órganos de control
o fiscalización, y disposiciones de la Contraloría General de la
República.
Estudios que solicite la Contraloría General de la República
Estudios que a criterio del Equipo de Trabajo del Área, se
necesitan para cubrir las áreas críticas de riesgo.
Denuncias
Solicitud del Ministro o de los Directores
Experiencia de los funcionarios de cada Área de Auditoría
Impacto social.
Resultado de la ejecución del plan de auditoría del año a terror
Estudios excluidos del Plan de Auditoría del año anterior, por
falta de recursos y que continúan siendo una prioridad.
Una vez definida la lista de los posibles estudios a realizar, de
conformidad con el procedimiento se debe revisar y definir los criterios de justificación, así
como la asignación de valoración para cada uno de ellos. Se definieron 12 criterios con un
peso máximo de 5 cada uno. Ellos son:
Código
01
02
Criterio de justificación
Magnitud de los recursos
Valoración de riesgo
03
04
Obligatorio
Impacto Social
05
06
07
08
Características especiales
Solicitud del Ministro
Antigüedad
Plan año anterior
09
10
11
12
Experiencia
Criterio propio
Disposiciones Contraloría
Otras recomendaciones
Descripción
Recursos involucrados en la actividad.
De acuerdo con los resultados obtenidos en la
valoración de riesgo
Requisitos de obligaciones legales
IImpacto de acuerdo con los fines
encomendados.
De la transacción, operación, cuenta, etc.
O de uno de los Directores
Referido a la última revisión
Resultados de la ejecución del Plan
Año anterior.
Acumulada por la propia Auditoría
De la Auditoría Interna
En informes, oficio o lineamientos generales.
De firmas de Contadores .Públicos u otros
órganos.
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Como puede observarse, la aplicación de esta metodología tiene el
propósito de calificar la prioridad que tiene cada uno de los estudios, y realizar la selección
correspondiente. Es importante indicar que aquí se utiliza, al calificar el criterio de
“Valoración del riesgo”, punto “02” anterior, los valores obtenidos en la “matriz “elaborada
en la etapa de Planificación estratégica, referidos al puntaje obtenido para cada uno de las
unidades objeto de estudio de cada Área de Auditoría.
Como producto de este ejercicio, se obtiene una matriz denominada
“Evaluación de prioridades de posibles estudios para el 2007”, la cual tiene adjunto un
documento denominado “Selección de estudios para Plan de Auditoría 2007”, donde se
estiman tiempos y recursos, para determinar hasta donde es posible la realización de tales
estudios. Estos documentos, que corresponden al segundo y tercer producto emitido por
el área de auditoría respectiva, se presentan a la Dirección para los ajustes
correspondientes.
Una vez revisado y ajustado el documento anterior por parte de la
Dirección, se elabora una matriz denominada “Listado de posibles estudios para el
2007”, que tal y como su nombre indica, representa una versión depurada de los
eventuales estudios a realizar, y que incluye además del detalle del estudio, el tiempo
asignado, personal designado y la Unidad Auditable.
Posteriormente se elabora en cada área de auditoría otra matriz,
denominada “Tiempo programado por funcionario”, donde se considera el tiempo de
vacaciones, capacitación e imprevistos por funcionario, con el propósito de determinar el
tiempo efectivo que se le puede asignar al funcionario, en el desarrollo de cada estudio.
Finalmente, cada área presenta a la Dirección la “Propuesta del Plan
de Auditoría 2007”, el cual contiene el siguiente detalle:
- Título del estudio
- Tipo de auditoría
- Justificación del estudio
- Prioridad
- Objetivo del estudio
- Actividades y tiempo asignado
- Período de ejecución
- Personal designado y tiempos
- Relación de coordinación con otras áreas
Estos documentos conforman el total de estudios que se estima
realizar durante el período anual, y que se consignan en el “Plan de Auditoría de la
Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda”.
c)
Es necesario indicar que analizado todo el procedimiento que aplica la
Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, para definir los estudios
que se incorporan al Plan Anual de Trabajo, tal y como se indicó anteriormente en este
documento, esta Contraloría estableció que ha habido un esfuerzo muy importante por
parte de la Auditoría Interna para contar con un proceso y metodología formalmente
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establecidos y estructurados, con el fin de llevar a cabo un adecuado proceso de
planeación y cumplir además con los lineamientos emitidos por la Contraloría General.
Sin embargo, este Órgano Contralor estima que el proceso para la
selección de los estudios, debe ser ampliado y profundizado. Esto en razón de que la
valoración del riesgo se establece principalmente a nivel de las unidades funcionales o
unidades auditables, por ejemplo, Dirección General de Aduanas, Dirección General de
Tributación, Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional, entre otros, complementado esto
con el criterio experto y profesional del equipo de trabajo de la Auditoría, para la selección
de los estudios en cada una de esas unidades auditables. Pero no dispone de información
detallada y relevante de cada una de esas unidades auditables, para realizar una
valoración de riesgos específica, respecto a los principales procesos, actividades,
operaciones o tipo de transacciones, de manera que se establezca en una forma más
precisa y detallada, los riesgos más importantes en esas áreas, para los efectos de la
selección de los estudios que se incluirán en el plan anual de trabajo en cada período.
Esta Contraloría estima que con la inclusión de este nuevo
procedimiento, la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda va a tener una herramienta
para dirigir sus esfuerzos y definir sus estudios donde los “asuntos” son más críticos a nivel
de riesgo, de forma tal que no sólo tendrá un mejor respaldo para demostrar que los
estudios así definidos son los más prioritarios, sino que con la aplicación de dicho
procedimiento de profundización en la valoración de los riesgos a lo interno de las
unidades auditables, dicha Auditoría estaría cubriendo de mejor forma los riesgos
institucionales y procurando una utilización aún más eficiente de sus recursos.
2.3
Disponibilidad de recursos asignados a la Dirección General de
Auditoría Interna, para cubrir razonablemente el Universo
Auditable.
En atención a una consulta planteada por esta Contraloría, sobre la
disponibilidad de recursos asignados a la Dirección General de Auditoría Intena del
Ministerio de Hacienda, se recibió el oficio No. DGAI-244-2007, suscrito por el Lic. Olman
Saborío Alfaro, Director General a.i. de esa Dirección, mediante el cual informó lo
siguiente:
a)
Que el Universo Auditable en el Ministerio de Hacienda es amplio y
complejo: Direcciones de la Administración Financiera (Presupuesto Nacional, Tesorería,
Contabilidad, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa), Dirección General de Aduanas, Dirección General de Tributación,
Dirección General de Informática, Dirección General de Hacienda, Órganos
Desconcentrados, entre otros, Además dispone de sistemas informáticos complejos y de
alto riesgo, con son : SIGAF, INTEGRA, SIBINET, TICA, SIIAT, entre otros, donde se
procesa información presupuestaria, pago de nómina y pensionados, registro y control de
bienes de las diferentes instituciones de la Administración Central, así como información
relevante sobre la gestión aduanera y tributaria.
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b)
Que existen 7 (siete) plazas vacantes, según el siguiente detalle:
No. Puesto
Cargo
108726
Auditor
112700
Auditor
No. Puesto
Cargo
112702
Auditor
108729
Coordinador de
Auditoría Interna
Auditor Encargado
Auditor Encargado
Informático de
105578
105579
105580
Clase
Profesional de Auditoría Interna Nivel A
Vacante a partir del 01-12-2006
Profesional de Auditoría Interna Nivel A
Vacante a partir del 16-01-2007
Clase
Profesional de Auditoría Interna Nivel A
Vacante interino a partir del 16-01-2007
Coordinador de Auditoría Interna
Vacante interino a partir del16-11-2006
Nota: Puesto nuevo por asignar
Nota: Puesto nuevo por asignar
Nota: Puesto nuevo asignado
Auditoría Interna
El documento de la Auditoría Interna agrega que esa Dirección ha
venido realizando esfuerzos para cubrir los puestos vacantes que se originan de la
frecuente movilidad de funcionarios de esa Auditoría a otras direcciones del Ministerio,
(Dirección General de Tributación y Dirección General de Aduanas, principalmente), por
diferentes circunstancias como mejores condiciones salariales, situación que acarrea
inconvenientes a la Auditoría Interna, en cuanto a trámites oportunos de reemplazo,
conocimiento de la institución y la normativa, capacitación, entre otros.
c)
Que mediante el oficio DM-831-2007 de fecha 29 de mayo del 2007, el
Lic. José Luis Araya Alpízar, Ministro a.i., solicitó a la Directora de Presupuesto Nacional,
la inclusión en el Anteproyecto de Presupuesto de 2008, cuatro nuevos puestos para la
Auditoría Interna, con lo cual esa dependencia completaría un total de veintisiete
funcionarios para atender sus diferentes funciones.
d)
En cuanto a instalaciones o espacio físico para la Auditoría Interna, el
Lic. Saborío Alfaro, Director a.i., indicó que se han venido realizando las gestiones
correspondientes con el Director Administrativo Financiero, para que la Dirección General
de Auditoría pueda contar con el espacio físico suficiente, no sólo para alojar la plantilla de
funcionarios según los nuevos ingresos, sino archivos de documentos y equipos, por
cuanto sólo se dispone de espacio para 20 funcionarios.
Con relación a lo anterior, es necesario indicar los siguiente :
a)
Que la Ley General de Control Interno, No. 8292 de fecha 31 de julio
del 2002, dispone, en lo que interesa, lo siguiente :
T: (506) 501-8000 F: (506) 501-8100 C: [email protected] S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
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i)
“Artículo No. 27.- Asignación de recursos. El jerarca de los
entes y órganos sujetos a esta Ley deberá asignar los recursos humanos, materiales,
tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la auditoría interna
pueda cumplir su gestión. Para efectos presupuestarios, …para la asignación y disposición
de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del auditor interno y las instrucciones que
emita al respecto la Contraloría General de la República. La auditoría interna ejecutará su
presupuesto, conforme lo determinen sus necesidades para cumplir su plan de trabajo.” (El
subrayado no es del original).
ii)
“Artículo No. 28.- Plazas vacantes. Las vacantes que, por
cualquier razón, tengan lugar en los puestos de la auditoría interna, deberán llenarse en un
plazo máximo de tres meses, contado a partir del momento de la vacante. El plazo podrá
prorrogarse por otros tres meses, por razones debidamente acreditadas en el expediente
que se confeccione al efecto…”
Al respecto, debe recordarse que, de no cumplirse adecuadamente
con dichos deberes, los funcionarios respectivos de ese Ministerio, podrían estar afectos
al régimen de responsabilidad que establece dicha Ley General de Control Interno,
b)
Que la Dirección General de Auditoría está organizada con tres
unidades funcionales, en concordancia con la organización del Ministerio de Hacienda, a
saber: Auditoría Área de Egresos, Auditoría Área de Ingresos y Auditoría Servicios
Corporativos. Actualmente, la plaza de Director General de Auditoría está ocupada
interinamente, en razón de que el titular se pensionó, y se encuentra en trámite un proceso
de nombramiento. Asimismo, el Coordinador de la Auditoría de Egresos, tiene en recargo
el ámbito de la Auditoría Servicios Corporativos, en razón de que su titular tiene permiso
sin goce de salario, para ocupar interinamente el cargo de Director General de Auditoría
Interna.
En razón de lo expuesto, resulta imperativo que las plazas respectivas sean
llenadas a la brevedad, con el fin de que la Dirección General de Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda, cuente con el personal requerido, debidamente nombrado, además
- dada la materialidad y complejidad de las actividades propias del Ministerio de Hacienda-,
es muy importante que se revise periódicamente los recursos asignados a dicha Dirección,
para que pueda cumplir adecuadamente con las funciones y deberes que le asigna la
normativa aplicable.
3.
CONCLUSIONES.
En el estudio realizado, se determinó que en general la Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda está cumpliendo con las directrices emanadas por esta Contraloría
para la elaboración del Plan Anual de Trabajo. Dicho cumplimiento está evidenciado por
medio de la definición de procedimientos contenidos en instructivos formalmente
establecidos por esa Dependencia, referentes a la Planificación Estratégica, la Valoración
del Riesgo y propiamente a la Formulación del Plan de Auditoría Anual, así como la
T: (506) 501-8000 F: (506) 501-8100 C: [email protected] S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
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aplicación de tales procedimientos y directrices en la formulación del plan anual de trabajo
2007
Analizado el procedimiento que aplica la Dirección General de Auditoría Interna del
Ministerio de Hacienda, para definir los estudios que se incorporan al Plan Anual de
Trabajo, tal y como se indicó anteriormente en este documento, esta Contraloría estableció
que ha habido un esfuerzo muy importante por parte de la Auditoría Interna para contar
con un proceso y metodología formalmente establecidos y estructurados, con el fin de
llevar a cabo un adecuado proceso de planeación y cumplir además con los lineamientos
emitidos por la Contraloría General.
Sin embargo, este Órgano Contralor estima que el proceso para la selección de los
estudios, debe ser ampliado y profundizado. Esto en razón de que la valoración del riesgo
se establece principalmente a nivel de las unidades funcionales o unidades auditables, por
ejemplo, Dirección General de Aduanas, Dirección General de Tributación, Contabilidad
Nacional, Tesorería Nacional, entre otros, complementado esto con el criterio experto y
profesional del equipo de trabajo de la Auditoría y algunos otros factores, para la selección
de los estudios en cada una de esas unidades auditables. Pero no dispone de información
detallada y relevante de cada una de esas unidades auditables, para realizar una
valaor4ación de riesgos específica, respecto a los principales procesos, actividades,
operaciones o tipo de transacciones, de manera que se establezca en una forma más
precisa y detallada, los riesgos inherentes y de control más importantes en esas áreas,
para los efectos de la selección de los estudios que se incluirán en el plan anual de trabajo
en cada período.
Se determinó que se tienen actualmente siete plazas vacantes en la Dirección
General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, por lo que resulta imperativo que
las plazas respectivas sean llenadas a la brevedad, con el fin de que dicha Dirección
cuente con el personal requerido, debidamente nombrado, además - dada la materialidad y
complejidad de las actividades propias del Ministerio de Hacienda-, es muy importante que
se revisen periódicamente los recursos humanos, financieros y tecnológicos asignados a
esa Dirección, para que pueda cumplir adecuadamente con las funciones y deberes que le
asigna la normativa aplicable, y para que disponga de la capacidad instalada para una
cobertura apropiada del ámbito de fiscalización a su cargo y de los riesgos asociados a las
operaciones de ese Ministerio.
4.
DISPOSICIONES.
Al Ministro de Hacienda:
a.
Disponer las acciones necesarias, para que en un plazo máximo de tres
meses, se finiquite el nombramiento del personal respectivo en las plazas vacantes con
que cuenta la Dirección General de Auditoría Interna de ese Ministerio, asimismo, se
disponga del espacio físico para la ubicación de dicho personal. Ver punto No. 2.3 de este
informe.
T: (506) 501-8000 F: (506) 501-8100 C: [email protected] S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
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b)
Instruir a la Dirección General de Auditoría Interna de ese Ministerio, para que
en un plazo máximo de dos meses, se modifique la metodología para la formulación del
plan anual de trabajo, con el fin de que, como paso previo para la selección de los estudios
a incorporar en dicho plan anual, se incluya una valoración específica del riesgo en cada
una de las unidades auditables, respecto de los principales procesos, actividades,
operaciones o tipo de transacciones, de manera que se establezca en una forma más
precisa y detallada, los riesgos más importantes en esas áreas para la selección de los
referidos estudios. Ver el punto No. 2.2 de este informe.
c)
Comunicar a esta Contraloría General, en un plazo de quince días hábiles, el
acuerdo adoptado para el cumplimiento de las citadas disposiciones. Las disposiciones
consignadas en este informe deberán ser cumplidas en el plazo indicado en cada una de
ellas, contando a partir del recibo del presente documento
La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las
disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos antes fijados, a la Gerencia del
Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General de la Republica.
T: (506) 501-8000 F: (506) 501-8100 C: [email protected] S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica