UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADEMICO DE GRADUACION SEMINARIO TRABAJO DE GRADUACION PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE INGENIERO INDUSTRIAL AREA SISTEMAS PRODUCTIVOS TEMA “ANALISIS DEL PROCESO DE CARGA Y DESCARGA DE COMBUSTIBLES CON PROPUESTA A LOGRAR LA EFICIENCIA DEL PERSONAL EN LA OPERACION DE EP PETROECUADOR LA LIBERTAD” AUTOR FIGUEROA TOMALA MILLER EDUARDO DIRECTOR DE TESIS: ING. MAQUILON NICOLA RAMON Msc. 2010- 2011 GUAYAQUIL - ECUADOR ii La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestas en esta Tesis corresponden exclusivamente al autor .......... Figueroa Tomalá Miller Eduardo C.I. # 0907946115 . iii DEDICATORIA A mi madre por haberme ayudado en todo momento de las etapas de mi vida, hasta el día que Dios la llamo a su lado, y a pesar de ya no estar en este mundo, me cuida y es la luz en mi sendero, ella me inculco principios y valores para todos los futuros actos de mi vida, me heredó virtudes de constancia y perseverancia para la conquista de objetivos importantes y un objetivo por alcanzar era ser un profesional, por ende el logro de este título, para satisfacción y beneplácito de mi madre en la gloria del Señor. iv AGRADECIMIENTO A Dios por su bendición todopoderosa, a mi esposa, muy especialmente por su comprensión y apoyo incondicional, a mis hijas por su paciencia para soportar mi ausencia en días trascendentales de su crecimiento, sacrificio de mi familia, que fue base relevante y que respaldó la cristalización de la meta alcanzada. Al Ing. Ramón Maquilón N., tutor de tesis, mi agradecimiento imperecedero por la instrucciones académicas impartidas, por su apoyo incondicional, por su amistad. A mis compañeros de paralelo, por su amistad, por su entendimiento y comprensión a las gestiones que se realizó y permitieron presidir y culminar con éxito la dirigencia encargada. v INDICE GENERAL CAPÍTULO I GENERALIDADES 1.1. Antecedentes del Problema 2 1.1.1. Planteamiento del Problema 3 1.2. Objetivos 5 1.2.1. Objetivo General 5 1.2.2. Objetivos Específicos 5 1.3. Justificativos 6 1.4. Marco Teórico 7 1.4.1. Marco Histórico 7 1.4.2. Marco Referencial 9 1.4.3. Fundamentación Teórica 10 1.4.4. Fundamentación Legal 12 1.5. Hipótesis 13 1.6. Metodología 13 1.7. Antecedentes de la Empresa 15 1.8. Datos Generales 18 1.8.1. Ubicación Geográfica de la Empresa 18 1.8.2. Identificación CIIU 19 1.8.3. Cultura Corporativa 20 1.8.4. Objetivos empresariales de Ep Petroecuador 20 1.9. Descripción de los Productos que Comercializa 21 1.10. Estructura Organizacional de la Empresa 23 1.10.1. Estructura Organizacional del departamento 23 1.11. Descripción de funciones actuales del personal 24 vi CAPÍTULO II SITUACIÓN ACTUAL 2.1. Capacidad de Producción 27 2.1.1. Análisis de la capacidad de producción del proceso. 32 2.1.2. Análisis de la eficiencia 32 2.2. Mercado 33 2.2.1. Incursión en el mercado 33 2.3. Recursos Productivos 37 2.3.1. Maquinarias, Equipos y Herramientas 37 2.3.2. Recursos Financieros. 41 2.3.3. Recursos Humanos 41 2.4. Proceso de Producción 43 2.4.1. Diagrama de flujo de proceso 44 2.4.2. Diagrama de Flujo de Operaciones 45 2.4.3. Diagrama de Recorrido 45 2.5. Registro de Problemas que Afectan al Proceso de Producción. 50 CAPÍTULO III ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO 3.1. Análisis de Datos e Identificación de Problemas 53 3.1.1. Análisis de datos 53 3.1.2. Diagrama Causa-Efecto 54 3.1.2.1. Análisis de las causas y efectos de los problemas 56 3.1.3. Análisis de Pareto 60 3.1.4. Diagrama de Pareto 60 3.1.5. Análisis FODA 67 3.1.6. Matriz FODA 71 3.2. Impacto Económico de Problemas 73 3.3. Diagnóstico 76 3.4. Alternativas de solución a los problemas 78 vii CAPÍTULO IV PROPUESTA 4.1. Planteamiento de Solución a Problemas 79 4.2. Alternativas de solución 80 4.3. Objetivos de la Propuesta 82 4.3.1. Objetivo General 82 4.3.2. Objetivos Específicos 82 4.4. Justificativo de la Propuesta 82 4.5. Metodología 83 4.5.1. Estudio del Trabajo 83 4.5.2. Método Seis Sigma 85 4.6. Desarrollo de las alternativas 87 4.6.1. Solución N°1. Estandarización de métodos de trabajo 87 4.6.2. Solución N°2. Reestructuración de la Unidad. 4.6.3. Solución N°3. Diseño de la Estructura del Manual de 4.6.4. 101 Procedimientos 107 Solución N°4. Motivación Cualitativa del personal 112 4.6.4.1. Implementación de indicadores de desempeño 116 4.6.5. 128 Solución 5. Plan de Capacitación al personal 4.6.5.1. Concepto de Capacitación 129 4.6.5.2. Paquete de Charlas y la Capacitación Técnica. 132 CAPÍTULO V EVALUACIÓN ESCONÓMICA Y FINANCIERA 5.1. Plan de inversión y financiamiento 135 5.2. Evaluación financiera 136 CAPÍTULO VI PROGRAMACIÓN PARA PUESTA EN MARCHA 6.1. Planificación y Cronograma de Implementación. 150 viii 6.2. Cronograma de Implementación. 151 CAPÍTULO VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1. Conclusiones 153 7.2. Recomendaciones. 154 ix INDICE DE CUADROS 1 Factores de Eficiencia 8 2 Estructura Conceptual de la Metodología 14 3 Estructura del CIIU - Tercera Revisión 19 4 Comercialización de productos 22 5 Producción estimada de refinerías 27 6 Abastecimiento de productos a Marítima 29 7 Volúmenes por productos de Enero a Junio 2.010 30 8 Capacidad de producción 32 9 Análisis de eficiencia del proceso 32 10 Volúmenes despachados Enero a Junio 2.010 34 11 Talento humano de Marítima 42 12 Datos ponderados: recurso humano 61 13 Datos ponderados: método de trabajo 62 14 Datos ponderados: materia prima 62 15 Datos ponderados: medios logísticos 63 16 Tabla de Pareto 64 17 Análisis Foda: talento humano 68 18 Análisis Foda: recursos administrativos 69 19 Análisis Foda: recursos financieros 69 20 Análisis Foda: capacidad competitiva 69 21 Análisis Foda: recursos productivos 70 22 Análisis Foda 70 23 Matriz Foda 72 24 Alternativas de solución 81 25 Niveles Seis Sigma 86 26 Formulario de estudio de tiempos 96 27 Ritmo de la actividad 98 28 Funciones del Coordinador 104 29 Funciones del Analista de Calidad 105 30 Funciones de Auxiliar de servicio complementarios 106 x 31 Histórico de margen de tolerancia 121 32 Plan de charlas 132 33 Plan de capacitación técnico-operativo 132 34 Inversión fija 136 35 Costos de operación 137 36 Inversión total 137 37 Financiamiento 138 38 Amortización del crédito financiado 139 39 Interés Anual del crédito financiado 140 40 Análisis reducción de horas servicio lancha 141 41 Ahorro de pérdida 142 42 Costos de operación 142 43 Balance económico de flujo de caja 142 44 Interpolación para comprobación del TIR 144 45 Cálculo por interpolación para determinar el TIR 144 46 Comprobación del valor actual neto VAN 146 47 Período de recuperación de inversión (PRI) 147 48 Beneficio-Costo 148 49 Actividades para la Puesta en Marcha 152 xi INDICE DE GRÁFICOS 1 Instalaciones de la Empresa 18 2 Organigrama Transporte Marítimo La Libertad 23 3 Distribución de derivados de refinerías 28 4 Volúmenes por productos de Enero a Junio 2.010 31 5 Mercado de Marítima 35 6 Mercado - Sector Transferencias 36 7 Mercado - Sector Eléctrico 36 8 Mercado - Sector Naviero 37 9 Operativos fiscalizados por el personal 42 10 Diagrama de flujo de proceso (Actual) 46 11 Diagrama de flujo de operaciones 48 12 Diagrama de recorrido 49 13 Diagrama causa y efecto 59 14 Diagrama de Pareto 65 15 Diagrama de Pareto 66 16 Medición del Trabajo 84 17 Estudio del trabajo 89 18 Tiempo normalizado o tipo 97 19 Estructura actual de la Unidad 101 20 Estructura organizacional - propuesta 102 21 Histórico de margen de tolerancia 121 22 Resultado Finales - Enero 2010 122 23 Resultado Finales - Febrero 2010 123 24 Resultado Finales - Marzo 2010 124 25 Resultado Finales - Abril 2010 125 26 Resultado Finales - Mayo 2010 126 27 Resultado Finales - Junio 2010 127 xii INDICE DE ANEXOS 1 Ubicación Geográfica de la Empresa 161 2 Ubicación de sitios de trabajo 162 3 Estructura organizacional de la empresa 163 4 Diagrama de Flujo de Proceso Propuesto 164 5 Factura 166 6 Factura 168 7 Diagrama de Gantt 169 8 Formación Sigma 172 xiii RESUMEN TEMA: Análisis del proceso de carga y descarga de combustibles con propuesta a lograr la eficiencia del personal de Ep Petroecuador La Libertad. AUTOR: Figueroa Tomalá Miller Eduardo El objetivo principal del estudio realizado se fundamenta en cambiar la actitud de cada colaborador y lograr la eficiencia del personal, se recurre a herramientas de la Ingeniería Industrial, con el afán de poder contribuir a la mejora organizacional empresarial de Ep Petroecuador La Libertad en la operación de carga descarga de combustibles vía marítima, por tanto, para el análisis e identificación de la situación actual y sus causas, como para la implementación de la propuesta de solución, se utilizó técnicas de análisis, entre ellas el Diagrama de Causa y Efecto, Pareto, Foda, Medición del Trabajo, Gráficas de Control, la estandarización de métodos de trabajo como Seis Sigma, y otras técnicas de Ingeniería Industrial. La propuesta de solución se basa prioritariamente en la capacitación del personal, en la dotación de equipos de trabajo. La implementación requiere de una inversión inicial de $ 40.000,00 que mediante la evaluación económica permitirá determinar su factibilidad e indica que la inversión se la recupera en el segundo año un mes, a partir de su programación, con una tasa interna de retorno del 51,35% y una relación costo beneficio de $ 2,43 lo que reafirma su implementación, para de esta manera maximizar la eficiencia, por consiguiente la productividad del proceso. Esto con el fin de poder contar con personal calificado en aspectos de análisis y aplicación de correctivos y mejoras necesarias en cada proceso. Vale destacar que el estudio a más de su factibilidad también debe darse el compromiso directo de altos mandos de la empresa para el respaldo total hacia el proyecto. ................................................... Figueroa Tomalá Miller Eduardo ................................................... Ing. Maquilón Nicola Ramón Director de Tesis PROLOGO Con el propósito de aumentar la eficiencia del personal con un correcto y eficaz manejo de la operación de carga-descarga de combustibles en Ep Petreocuador La Libertad, se pone a consideración el presente estudio, el cual está estructurado en siete capítulos que se desarrollan de forma lógica y justificada en cada una de sus teorías de manera científica y práctica: Capítulo I Generalidades, contiene información del planteamiento del problema, objetivos general y específicos del presente trabajo, justificativos, marco teórico y histórico, hipótesis, metodología a emplearse, finalizando con la presentación general de la empresa. Capítulo II - Situación actual de la empresa, analiza la capacidad de producción, mercado, recursos productivos, procesos de producción y por último el registro de los problemas. Capítulo III Análisis y Diagnóstico, utiliza para aquello, análisis y diagrama de Causa y Efecto, Pareto, Foda, que sustentan la investigación, también el impacto económico, finaliza este capítulo con el tratamiento del diagnostico y las alternativas de solución. Capítulo IV Propuesta, realiza planteamiento de solución a los problemas, y el desarrollo de las alternativas. Capítulo V Evaluación Económica y Financiera, contiene el cálculo de los costos del modelo propuesto, su relación beneficio/costo. Capítulo VI Programación para la puesta en marcha, Capítulo VII Conclusiones y Recomendaciones. Se ha estructurado un fácil acceso de la información contenida en el proyecto mediante un Indice General, Cuadros, Gráficos y Anexos, Glosario de Términos, junto con una referencia de página del contenido. El Autor CAPÍTULO I GENERALIDADES 1.1. Antecedentes del Problema En este mundo globalizado, lo que ha sucedido en los últimos veinticinco años en el ambiente de los sistemas productivos es una verdadera revolución, pues hace un cuarto de siglo no pensábamos en el reto que podría significar la calidad. Todo este proceso de cambio ha motivado a estudios para lograr y medir la calidad y la productividad, significado de eficiencia. La palabra eficiencia proviene del latín efficientia, para Emerson la eficiencia es la relación entre lo que se consigue y lo que puede conseguirse . La eficiencia está dirigida hacia la mejor manera (the best way) de hacer las cosas (métodos) a fin de que los recursos (personas, máquinas, materias primas) se apliquen de la forma más racional posible, es decir, la mejor utilización de los recursos disponibles, logrando de esta forma su optimización. En la investigación se analizará la eficiencia del personal, de allí que a pesar que el término eficiencia, se le mal interpreta, se le mal utiliza o se le considera sinónimo; hay una gran diferencia entre ser eficiente, con ser eficaz o ser efectivo. La investigación tiene como planteamiento el logro de la eficiencia como indicador de gestión empresarial, para medir de forma integral productividad de Unidad de Transporte Marítimo. “La eficiencia no se preocupa por los fines, sino simplemente por los medios.” la Generalidades 3 1.1.1.Planteamiento del Problema Ubicación del Problema en un Contexto La presente investigación pretende implementar un asesoramiento con el Análisis del proceso de carga - descarga de combustibles con propuesta a lograr la eficiencia del personal en la operación de la empresa Ep Petroecuador La Libertad , que contribuya a replantear una organización con normas y procedimientos eficientes y válidos. Situación conflicto El estudio prioriza como objetivo la eliminación de las deficiencias, que reflejan la ejecución no conforme de la operación, falto de criterio de análisis técnico-operativo, impropia al manual de procedimiento y normas establecidas, en ocasiones la no presencia física ni oportuna de los inspectores, la emisión de documentación operativa errada e incompleta, en conclusión un despacho del buque, deficiente, con una diferencia de volúmenes tierra abordo fuera del margen de tolerancia como resultado final. Entre otras deficiencias del personal en estudio tenemos: el anacrónico control de entradas y salidas del personal, durante la jornada laboral, no acorde a los lineamientos de una empresa. La falta de atención al talento humano, en homologación salarial, en capacitación técnica, en dotación de equipos; de medición, comunicación e informáticos. El no cabal cumplimiento de las funciones del personal de otras Unidades inmersas en el proceso. El deficiente servicio contratado de transporte abordo, que a veces pone en situaciones riesgosas la integridad de los inspectores. Generalidades 4 Causas del problema, consecuencias. Las causas se producen por la falta de conocimiento especializado o experiencia profesional, la falta de capacitación, sobre todo hoy día debido al desarrollo de nuevas tecnologías como la informática, donde se ha percibido que un gran porcentaje del personal no está preparado para el manejo de estas tecnologías, las causas del problema se da también por la falta de responsabilidad, de desinterés laboral, de la falta de estímulo salarial, de la falta de personal que no permite una distribución equitativa de las actividades diarias, de la excesiva y elevada egolatría de personal de pertenecer a un ente público de la relevancia de Ep Petroecuador, lo que dificulta su orientación. De mantenerse el problema, estos síntomas afectarán en un bajo rendimiento de las competencias laborales del talento humano y como resultado un servicio de calidad no eficiente. Delimitación del problema Con la identificación de la problemática, propondremos los planes de organización, métodos, procedimientos y sistemas. La investigación comprende información ya ejecutada de Enero a Junio del presente año y su proyección a los próximos años. Ep Petroecuador es el ente estatal más grande e importante del país, y esa magnitud de infraestructura es indicativo de lo complejo que resulta cada una de las diversas actividades que cumple, en consecuencia los diversos campos de acción que administra son bastante amplios, por lo tanto, la delimitación de la investigación está dirigida a: Generalidades 5 Campo: Productivo enfocado a gestión organizacional. Área: Operación carga-descarga vía marítima Aspecto: Medición de la eficiencia del personal en el proceso Tema: Análisis del proceso de carga descarga de combustibles con propuesta a lograr la eficiencia del personal en la operación de Ep Petroecuador La Libertad 1.2. Objetivos 1.2.1.Objetivo General El objetivo general de la investigación es: Ø Analizar las actividades de la operación del proceso de carga-descarga de combustibles vía marítima y con la aplicación de métodos, herramientas y técnicas de la Ingeniería Industrial, diseñar procesos funcionales que sean los facilitadores para alcanzar un eficiente desarrollo de las actividades al implementar la propuesta idónea. 1.2.2.Objetivos Específicos Ø Identificar la problemática del proceso actual con el análisis de la productividad apoyado en el estudio de movimientos y tiempos. Ø Diagnosticar la situación actual, mediante Diagramas de Ishikawa y de Pareto que facilitará la toma de decisión. Generalidades 6 Ø Diseñar la difusión de nuevos conceptos, como filosofías del Seis Sigma, de modo que el personal conozca, comprenda y los aplique para el logro de la eficiencia operacional. Ø Formular los medios de control que identifiquen las responsabilidades y la correcta interpretación de las competencias laborales. Ø Propender métodos factibles para incrementar la eficiencia operativa, cumpliendo procedimientos y estándares, con un programa permanente de capacitación técnica y de actualización de conocimiento. Ø Definir la viabilidad de aplicación de la propuesta final con conclusiones y recomendaciones de todo el trabajo presentado. 1.3. Justificativos El petróleo es la fuente de energía más importante del planeta, y siendo el petróleo el recurso no renovable más importante del país, para Ep Petroecuador es imperativa la eficiencia de su personal, es un factor de suma importancia para el mercado actual, que exige respuestas rápidas y cumplimientos en calidad, cantidad y tiempo. En el actual mundo globalizado de los negocios, se comprueba, que la gran diferencia, y la principal ventaja competitiva de las empresas se deriva de las personas que laboran en ellas, son las que generan la innovación y fortalecen el futuro de las organizaciones y por ello se vuelve necesario controlar la eficiencia de cada departamento y de cada individuo en particular. Generalidades 7 De acuerdo al estudio realizado por ejemplo en la determinación de la diferencia de volúmenes tierra-abordo, el rendimiento del personal, arrojó parámetros hasta un 34% como déficit del proceso. La falta de eficiencia se considera como un problema de investigación, a solucionar mediante la aplicación de herramientas y métodos científicos. La problemática del rendimiento laboral del personal de Marítima, así como la carencia de infraestructura acorde con el desarrollo de sus actividades, es el justificativo que despertó la inquietud de proponer lineamientos estratégicos para optimizar las competencias del recurso humano que pertenece a esta área. Los resultados de la investigación intentan contribuir con una referencia que redundará en beneficio institucional, específicamente de los inspectores de Marítima que son quienes generan el proceso y se constituyen en los clientes internos, y también beneficiará a los clientes externos, ya que solucionará los problemas que ocasionan deficiencia en el nivel de desempeño. 1.4. Marco Teórico 1.4.1.Marco Histórico Con la revolución industrial, apareció en los Estados Unidos un movimiento llamado Administración Científica encabezado por el padre de la ingeniería industrial Frederick Winslow Taylor (18561915) y otros ingenieros industriales, quienes veían como aspecto fundamental en las empresas la búsqueda de la eficiencia, mediante técnicas meritorias que aún mantienen validez, dejando abierto el camino de la moderna administración. Generalidades 8 Tras los aportes realizados por Taylor, Henry Fayol (1841 1925) utilizando una metodología positivista, consistente en observar los hechos, realizar experiencias y extraer reglas, en esa época, desarrolló un modelo administrativo de 14 principios: división de trabajo, autoridad, disciplina, unidad de dirección, unidad de mando, estabilidad del personal, subordinación de interés individual al bien común, espíritu de equipo, remuneración, centralización, jerarquía, orden, equidad, iniciativa. En 1932, el término de "Ingeniería de Métodos" fue utilizado por H.B. Maynard y sus asociados, desde ahí las técnicas de métodos, como la simplificación del trabajo tuvo un progreso acelerado. Fue en la Segunda Guerra Mundial donde se impulsó la dirección industrial con un método de rigor científico debido principalmente a la utilización de la Investigación de Operaciones. El ingeniero industrial posee una serie de aplicaciones para la realización de su objetivo fundamental lograr la eficiencia , esta depende: en primer lugar de los métodos de trabajo que se empleen y en segundo lugar, del resultado de estudios de movimientos y tiempos, técnica que fue desarrollada en forma amplia por los esposos Frank y Lilian Gilbreth a través de sus famosos 17 movimientos básicos, llamados Therblig. CUADRO No. 1 FACTORES DE EFICIENCIA M ETODO DE TRABAJO EFICIENCIA ESTUDIO DE M OVIM IENTOS Y TIEM POS Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa HABILIDAD ESFUERZO CONDICIONES DE TRABAJO Generalidades 9 1.4.2.Marco Referencial Según reconocidos estudiosos de la gestión empresarial, hay consenso en que la ventaja competitiva básica de las empresas del siglo XXI no radicará en los recursos naturales, energéticos o financieros, ni en la tecnología, sino que la ventaja competitiva básica de las empresas radicará en el nivel de preparación, gestión y eficiencia de los recursos humanos (Cuesta Santos, 1997). Según el autor Domingo Hernández Celis - Auditoría y control interno 25-05-2007, con el estudio Empresas públicas de saneamiento: control interno para la eficiencia, eficacia y economía de los recursos , cuando los responsables de la gestión de las empresas públicas se preocupan por hacer correctamente las cosas se está transitando por la eficiencia (utilización adecuada de los recursos disponibles). Según Hernández (2000), la eficiencia, es el resultado positivo luego de la racionalización adecuada de los recursos, acorde con la finalidad buscada por los responsables de la gestión. Según Magu, la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido. Por lo tanto, empresas públicas como Ep Petroecuador y su personal deberán garantizar su permanencia en el mercado esforzándose por brindar una gestión empresarial eficiente, orientada hacia el cliente y con un nivel sostenido de calidad en los productos y/o servicios que presta. Generalidades 10 1.4.3.Fundamentación Teórica Estudios de tiempos y movimientos, es el análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo, por consiguiente es la actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables. Análisis Foda, su objetivo es convertir los datos del universo (lo percibido) en información, procesada y lista para la toma de decisiones (estrategias). En resumen, tenemos un conjunto inicial de datos (universo a analizar), un proceso (Análisis FODA) y un producto, que es la información para la toma de decisiones (el Informe FODA), que permite identificar los puntos claves para gestionar estrategias corporativas. Diagrama de proceso de operaciones, es una representación gráfica de toda secuencia de actividades dentro de un proceso, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza como operación, transporte, inspección, demora y almacenaje; además, toda la información que necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Como este diagrama muestra todos los transportes, demoras y almacenamiento se utiliza como instrumento de análisis para eliminar los costos ocultos de un componente. Diagrama de proceso de flujo, es una representación gráfica similar al diagrama de proceso de operaciones. Este diagrama contiene, en general, muchos más detalles que el de operaciones. Generalidades 11 Diagrama Causa Efecto, es la forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se utiliza en las fases de diagnóstico y solución de la causa. Diagrama de Pareto, es una gráfica en donde se organizan diversas clasificaciones de datos por orden prioritario y descendente, de izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber reunido los datos para calificar las causas. Investigación Operativa, consiste en el uso de modelos matemáticos, estadísticas y algoritmos para la toma de decisiones, a fin de optimizar el proceso considerando la escasez de recursos y determinando cómo se pueden maximizar o minimizar los mismos. Eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de ejecutar las tareas (métodos), con el fin que los recursos (personas, vehículos, suministros diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible. La racionalidad implica escoger los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados. La racionalidad se logra mediante, normas y procedimientos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia. La eficiencia puede medirse en términos de los resultados divididos para el total de costos y es posible decir que la eficiencia ha crecido un cierto porcentaje (%) por año. Esta medida de la eficiencia del costo también puede ser invertida (costo total en relación con el número de productos) para obtener el costo unitario de producción. Esta relación muestra el costo de producción de cada producto. De la misma manera, el tiempo (calculado por ejemplo en término de horas hombre) que toma producir un producto (el inverso de la eficiencia del trabajo) es una medida de eficiencia muy usada. Generalidades 12 1.4.4.Fundamentación Legal Las operaciones que realiza el personal están reglamentadas por los sistemas de trabajo de la empresa, están consideradas de acuerdo al modo como se brinda un servicio estandarizado para satisfacer un requerimiento, muchas veces sujeto a los procesos, normas, manuales, procedimientos, que ejecutan. Esta parte de la investigación donde se hace referencia a las teorías, investigaciones y antecedentes elaborados referente al tema expuesto, nos permite aplicar el alcance y contenido de las normas, disposiciones establecidas como son: ü Manual de Normas de Mediciones Petroleras Capítulo 17 Mediciones Marinas de American Petroleum Institute API. ü Manual de procedimiento para la entrega recepción de combustibles en La Libertad. ü Procedimiento de despacho de productos al sector naviero. ü Norma Técnica Ecuatoriana NTE INEN 2 350:2002 Medición de Hidrocarburos transportados a bordo de buque tanque. ü Reglamento de Operaciones para terminales Petroleros. ü Generalidades del Terminal Petrolero de La Libertad. El estudio debe considerar la propuesta a implementar con el diseño de la estructura del manual de procedimientos, documento importante, sobre todo cuando Marítima no dispone del mismo. Generalidades 13 1.5. Hipótesis El propósito del estudio es determinar e implementar las soluciones a los problemas encontrados en el proceso de carga y descarga de combustibles de la empresa Ep Petroecuador, la concreción de la hipótesis de este estudio implica además de la propuesta para el logro de la eficiencia del personal, el cambio de la idiosincrasia del personal. 1.6. Metodología En este trabajo de investigación, se han identificado los problemas, y su solución a través de una hipótesis, luego de haber desarrollado el trabajo, se ha contrastado los objetivos específicos, lo que ha permitido consolidar el objetivo general de la investigación. La metodología a aplicar se llevará a cabo con la información empresa, cualitativa asociada y con cuantitativa métodos proporcionado inductivos y por la deductivos respectivamente, que servirá como información primaria así: Observación directa, a pesar que el proceso sea muy conocido por el personal, éste puede ignorar aspectos técnicos que siendo preponderantes los considera sin relevancia, lo cual se comprobará en condiciones normales de trabajo. Toma de tiempos, se establece la duración total o parcial del proceso, y de esta manera lograr identificar los rangos de flexibilidad o tolerancias, para la estandarización de los mismos. Investigación de campo, se entrevistará al personal con cuestionarios, para comparar los aspectos teóricos y prácticos. Generalidades 14 Identificación gráfica, utilizando para la descripción del proceso, fotografías o gráficos, que muestren la teoría. CUADRO No. 2 ESTRUCTURA CONCEPTUAL DE LA METODOLOGIA Anali zar Conocer el al cance de la organización Cambio Organi zacional Crear cu ltu ra de calidad Pl an eación Identi ficar los métodos y organizarlos Creación de docu mentos Elaboración de docu mentaci ón del SGC Implemen tación Desarroll o del SGC Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Como información secundaria se procederá a la consulta de reportes de producción, textos de ingeniería, investigación bibliográfica, uso del internet. Seis Sigma, a nivel mundial, la mayoría de los países industrializados aplican la metodología Six-Sigma, algunas empresas dan a conocer que la calidad de los productos y servicios después de haber aplicado la metodología, es mucho mejor que antes de aplicarla, es por eso que las empresas que utilizan la SixSigma, son parte de las empresas reconocidas por su calidad de productos y servicios. Para alcanzar Six-Sigma, se deben utilizar ciertos parámetros (control de calidad total, cero defectos, procedimientos de ISO-9000 (procedimientos a nivel mundial de calidad del producto, control estadístico de procesos y técnicas estadísticas)). La metodología del Six-Sigma permite hacer Generalidades 15 comparaciones entre negocios, productos, procesos y servicios similares o distintos. Proporciona herramientas para conocer el nivel de calidad de la empresa y al mismo tiempo provee dirección con respecto a los objetivos de crecimiento de la empresa. La misión del 6 es proporcionar la información adecuada para ayudar a la implementación de la máxima calidad del proceso, así como crear la confianza y comunicación entre todos los participantes, debido a que la actividad del negocio es parte de la información, las ideas y la experiencia, y esto ayuda a elevar la calidad y el manejo administrativo. El Six-Sigma es un programa que se define en dos niveles: operacional y gerencial. En el nivel operacional se utilizan herramientas estadísticas para elaborar la medición de variables de los procesos industriales con el fin de detectar los defectos (el 6 tiene un rango de 3.4 defectos por cada millón. El nivel gerencial analiza los procesos utilizados por el personal para aumentar la calidad del producto, proceso o servicio. “Todo Proceso se Puede Mejorar”, la tarea es que algo eficaz se transforme en algo eficiente” 1.7. Antecedentes de la Empresa Fue en la Península de Santa Elena, donde se desarrollaron las primeras actividades hidrocarburíferas, caracterizadas por privilegios y concesiones a varias compañías extranjeras. En 1878 la Asamblea Nacional Constituyente otorga la primera concesión, a favor de la empresa M.G. Mier de un ciudadano colombiano. En 1911 la empresa Anglo perfora el primer pozo petrolero en la península de Santa Elena, denominado Ancón 1. Generalidades 16 En 1919 Anglo y Petrópolis, inician las primeras exploraciones en la península, inicia la historia petrolera del país. En 1923 la Anglo Ecuadorian Oilfields se instala en el país. En 1925 se inicia la producción de petróleo en el país a cargo de la Cía. Anglo y Carolina Oil Company. En 1971 el Presidente de la República, Dr. José María Velasco Ibarra, promulga la Ley de Hidrocarburos y así el 23 de Junio de 1972 se crea la Corporación Estatal Petrolera Ecuatoriana (CEPE) entidad encargada de desarrollar actividades asignadas por la Ley de Hidrocarburos, comercializar otros y además, productos explorar, necesarios industrializar para la y actividad petrolera y petroquímica. En reemplazo de CEPE fue creada el 26 de Septiembre de 1989 la Empresa Estatal Petróleos del Ecuador (PETROECUADOR), como una entidad con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, economía, financiera y operativa. De acuerdo al modelo internacional, se creó como un holding conformado por una matriz Petroecuador y tres filiales permanentes: Petroproducción, Petroindustrial, Petrocomercial y tres filiales temporales: Petrotransporte. Petroamazonas, Petropenínsula y Generalidades 17 A partir del 6 de abril del 2.010, se crea la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR con personalidad jurídica, patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión. La reestructuración la constituyen seis gerencias: Exploración y Producción, Transporte y Almacenamiento, Refinación, Comercialización, Desarrollo Organizacional, Seguridad, Salud, Ambiente, y crea dos subsidiarias: Río Napo y Petroamazonas. La Unidad investigada, funciona desde la creación de la empresa, denominándose en sus inicios Operaciones Marítimas perteneciente al Departamento de Comercialización de Sucursal La Libertad, a partir de 1.997 las funciones de Transporte Marítimo son transferidas a la Gerencia de Comercio Internacional de Matriz Petroecuador en Quito, y actualmente con la actual reestructuración de la empresa pertenece a la Coordinación de Transporte Marítimo de la Subgerencia de Comercio Internacional dependiente de la Gerencia de Comercialización de la nueva Ep Petroecuador. Siendo Transporte Marítimo de la Regional La Libertad, una Unidad dependiente jerárquicamente de la Subgerencia de Comercio Internacional situada en la ciudad de Quito, al igual que Guayaquil y Esmeraldas, su desarrollo financiero es manejado desde la capital, situación que se convierte en una deficiencia e influye en el cumplimiento de sus labores con la debida solvencia. Generalidades 18 1.8. Datos Generales 1.8.1.Ubicación Geográfica de la Empresa Transporte Marítimo, se encuentra ubicada en el Cantón La Libertad, Provincia de Santa Elena, en la ciudadela Las Acacias , anexo a las instalaciones de la refinería (Anexo N°1), tiene una ubicación estratégica, cuenta con vías de acceso vehicular y náutico, además dispone de servicios básicos como energía eléctrica, agua potable, comunicación telefónica, internet, correo electrónico. Dentro de un área de 500m2 está construida una instalación de una planta de 300m2 de edificación donde se incluye las oficinas de Transporte Marítimo en un área de 100m2. (Gráfico N° 1) GRÁFICO No. 1 INSTALACIONES DE LA EMPRESA GERENCIA COMERCIALIZACION - TRANSPORTE MARITIMO Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Generalidades 19 Pero el ámbito de sus funciones operativas es mayor, porque su personal se traslada desde muelle hasta 2 a 3 millas náuticas mar afuera, su jurisdicción operativa, está localizado en la Bahía de Santa Elena, 660 millas al sur de Balboa, 5 millas al Este del faro de Santa Elena, es importante la ubicación y el espacio donde se realiza su proceso, porque de ella depende el aprovisionamiento y despacho de combustibles a la zona sur del país. (Anexo N°2), comprende las siguientes coordenadas geográficas: Latitud 02º06'00" Sur Longitud 80º56'00" Oeste Latitud 02º14'00" Sur Longitud 80º56'00" Oeste Latitud 02º06'00" Sur Longitud 80º53'00" Oeste Latitud 02º14'00" Sur Longitud 80º53'00" Oeste 1.8.2.Identificación CIIU CUADRO No. 3 ESTRUCTURA DEL CIIU – TERCERA REVISION Sección D Industrias manufactureras División D23 Fabricación de coque, productos de la refinación de pe tróleo y combustible nuclear Grupo D232 Clase D2320 Fabricación de productos de la refinación del petróleo Fabricación de productos de la refinación del petróleo Subclase D2320.0 Fabricación de productos de la refinación del petróleo Actividad D2320.0.00 Fabricación de combustibles líquidos o gaseosos (gasolina, diesel, etano, butano o propano, combustible para calderos) Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Generalidades 20 1.8.3.Cultura Corporativa Misión Transportar, almacenar y comercializar derivados de hidrocarburos con procesos altamente tecnificados, a fin de satisfacer la demanda a nivel nacional, con estándares de cantidad, calidad, seguridad, oportunidad y rentabilidad, respetando al individuo y al ambiente, e incursionando en la comercialización en mercados internacionales Visión Al 2015 ser una empresa eficiente en el abastecimiento y satisfacción de la demanda de hidrocarburos a nivel nacional, con proyección al mercado internacional, reconocida por la responsabilidad social, excelencia en el servicio y personal altamente motivado y especializado 1.8.4.Objetivos empresariales de Ep Petroecuador Ø Incrementar la rentabilidad • Generar recursos a través del apalancamiento financiero. • Optimizar el desempeño administrativo de la Empresa. • Mejorar la imagen corporativa de la empresa. Ø Incrementar la participación en el mercado internacional. • Mejorar la infraestructura para la exportación. • Potenciar relaciones comerciales con países cercanos. Generalidades 21 Ø Incrementar la eficiencia de EP Petroecuador. • Implementar una cultura de procesos. • Implementar una nueva estructura organizacional. • Utilizar las Tics estratégicamente. Ø Incrementar el desarrollo del capital humano • Adoptar una cultura de excelencia, valores e innovación. • Desarrollar las competencias de talento humano. • Desarrollar la gestión del conocimiento. 1.9. Descripción de los Productos que Comercializa Para la entrega de combustibles con calidad, se somete a rigurosos controles con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las normas y estándares de calidad, ofrece al consumidor final, combustible al precio justo, considerando la responsabilidad social que como empresa estatal debe priorizar, estos precios se han establecido en base a políticas internas, lo que ha logrado que se convierta en un ente regulador del mercado. Esa empresa estatal de reconocido prestigio sirve al país con productos de calidad, brindando una óptima atención al cliente, respetando la reglamentación vigente y el medio ambiente. Los terminales marítimos petroleros de La Libertad se encuentra diseñados para cubrir la demanda de combustible de la región sur del país, zona que está a cargo de Transporte Marítimo. Comercializa tres grupos de derivados de petróleo: Los básicos o de consumo masivo, (gasolina, diesel, gas) que por su fácil combustión son de gran demanda y se expenden a través de estaciones de servicio; los especiales son productos que se Generalidades 22 entregan a clientes específicos; y de manera directa para el consumo naviero, eléctrico e industrial, los residuales que resultan del proceso de refinación y tienen demanda en la industria, en este caso, el producto Fuel Oil 4, combustible que genera el 55% de la actividad laboral de Transporte Marítimo. CUADRO No. 4 COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS P RODUCTOS LIM P IOS SECTORES Gasolina Súper eco 89 octanos Automotriz Gasolina Extra eco 80 octanos Automotriz, comercial Diesel 1 Industrial Diesel 2 Transporte público terrestre Fuel Oil 4 Industrial Gasolina Base Industria hidrocarburífera ESP ECIALES SECTORES Fuel Oil 4 Industrial, eléctricas Fuel Oil 6 Sector eléctrico Gasolina 100/130 octanos Transporte aéreo Jet Fuel A-1 Transporte aéreo Jet Fuel JP-4 Transporte aéreo Diesel 2 Pesquero Mineral Turpentine Industria de pinturas Spray Oil Sector agrícola (fumigación) Solvente 1 Industria de pinturas Asfaltos AP-3 Consejo provi nciales, municipi os, AzufreRC-250 y oxidado Industria GAS LICUADO P ETRÓLEO Gas licuado de petróleo (GLP) SECTORES Domé stico, Industri al, Ve hi cular. Fuente: Folletos Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa “Garantía en calidad y cantidad al precio justo” Generalidades 23 1.10. Estructura Organizacional de la Empresa Ep Petroecuador tiene estructura lineal de formato piramidal, es decir cada jefatura trasmite las disposiciones. Su estructura general puede ser observada en Anexo N°3. 1.10.1. Estructura Organizacional del departamento El orgánico funcional de la nueva Ep Petroecuador como se expresa en líneas anteriores se compone de 6 gerencias, una de ellas es la Gerencia de Comercialización, la cual jerárquicamente dispone como su dependiente a la Subgerencia de Comercio Internacional, a esta Subgerencia pertenece la Coordinación Nacional de Transporte Marítimo en Quito, conformada por áreas operativas en los principales puertos del país como Guayaquil, Esmeraldas y la Regional La Libertad a la cual se realiza el estudio de esta tesis, y cuya estructura organizacional está dada así: GRÁFICO No. 2 ORGANIGRAMA DE TRNSPORTE MARITIMO LA LIBERTAD SUPERVISOR SECRETARIA TECNICOS EN INSPECCION TIERRA (3) Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa TECNICOS EN INSPECCION A BORDO (5) Generalidades 24 1.11. Descripción de funciones actuales del personal Funciones del Supervisor ü Asistir a reunión diaria de trabajo de todas las áreas del sistema, para coordinar la asignación de productos disponibles para el despacho. ü Elaborar programación diaria de carga descarga. ü Controlar todas las actividades del personal a su cargo. ü Autorizar y controlar el manejo del Fondo Rotativo. ü Firmar órdenes de pago por servicios recibidos. ü Elaborar guías y los balances generados en los operativos. ü Elaborar el programa de Capacitación del personal a su cargo. ü Controlar se cumplan con las regulaciones internacionales de seguridad tanto abordo como en tierra. ü Controlar el buen uso de los recursos, equipos, vehículos bienes muebles e inmuebles de esta Unidad. ü Elaborar, disponer y dar seguimiento al presupuesto y sus respectivas partidas. Generalidades 25 Funciones del Técnico en Tierra ü Facilitar los medios y controlar los operativos de carga y descarga de los buques desde tanques en tierra. ü Coordinar la conexión de mangueras en el manifold del buque, previa a la fiscalización del tanque. ü Fiscalizar la carga y legalizar toda la documentación pertinente. ü Participar con todas las demás áreas y compañías inspectoras en la fiscalización, muestreo y control de calidad de hidrocarburos importados. ü Elaborar reportes diarios y ventas a crédito de los operativos. ü Certificación de volúmenes despachados y/o recibidos. ü Revisión y chequeo de facturas por uso de la infraestructura de la carga y descarga. ü Coordinar con Jefatura los problemas que se presenten durante el turno y elaborar informes de los hechos y novedades. ü Registrar en bitácora todas las novedades y operativos cumplidos durante el turno, legalizando con la firma al finalizar la jornada. Generalidades 26 Funciones del Técnico Abordo ü Realizar inspección de los tanques secos de buquetanques. ü Inspeccionar los tanques de los buques, midiendo niveles de combustible cargados o por descargar, de combustible para consumo de máquinas, de agua libre, de temperatura, de gravedad. ü Cálculo de volúmenes a 60°F, tomando datos de tablas de calibración de tanques de buques y de tablas de Petroleum Measurement Tables (ASTM). ü Elaboración de respectiva documentación para proceder a despacho. ü Elaboración de Carta Protesta ü Coordinar muestreo y análisis de productos importados. ü Revisar facturas por uso de servicio de lanchas. ü Elaborar información diaria de Situación de los Buques. ü Registrar en bitácora todas las novedades y operativos cumplidos durante el turno, legalizando con la firma al finalizar la jornada. CAPITULO II SITUACION ACTUAL 2.1. Capacidad de Producción Como previa información, las refinerías de La Libertad con más de 75 años de operación es el centro refinador más antiguo del Ecuador, y ahora el segundo por su capacidad de producción. En la actualidad refinan 45.000 barriles diarios de crudo, que arriban al puerto procedente de Balao-Esmeraldas, este complejo industrial opera con tres unidades de destilación primaria: ü Planta Parsons con capacidad de producción 26.000 BPD ü Planta Universal con capacidad de producción 10.000 BPD ü Planta Cautivo con capacidad de producción 9.000 BPD De la refinación de crudo se obtiene un estimado según Cuadro N°5. CUADRO No. 5 PRODUCCION ESTIMADA DE REFINERIAS (Barriles 60°F) PRODUCTOS GLP GASOLINA DIESEL 1 JP1 DIESEL 2 SPRAY OIL FUEL OIL 4 SOLVEN TES BPD 667 6.900 1.900 1.900 9.000 483 23.800 350 45.000 Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa % 1,48 15,33 4,22 4,22 20,00 1,07 52,89 0,78 Situación Actual 28 Siendo las refinerías del país las únicas fuentes de procesamiento, por consiguiente, son las que centran el monopolio de la producción, por lo que la comercialización de derivados se encuentra en manos de estas plantas estatales, en el caso específico de refinerías La Libertad la distribución de la producción de derivados a diferentes áreas de la empresa se realiza según (Gráfico N° 3). GRÁFICO No. 3 DISTRIBUCION DE DERIVADOS DE REFINERIAS 4.500.000 4.000.000 3.500.000 3.000.000 2.500.000 2.000.000 47,99 % 1.500.000 31,51 % 1.000.000 20,18 % 500.000 0,31 % 0,01 % CONSUMO INTERNO MAQUINAS BUQUES AUTOTANQUES POLIDUCTO MARITIMA 0 Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa Para la ejecución de su proceso de carga y descarga de productos, Marítima se abastece del 48% de la producción de refinería (Gráfico N° 3), complementado con productos importados y cabotajes (embarques) de Esmeraldas, a continuación el detalle: Situación Actual 29 CUADRO No. 6 ABASTECIMIENTO DE PRODUCTOS A MARITIMA PROCEDENCIA BARRILES 60°F REFINERIA LA LIBERTAD 4.403.516 REFINERIA ESMERALDAS 946.086 PRODUCTOS IMPORTADOS 7.396.341 % 34,55 7,42 58,03 12.745.943 Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa El total de 12.745.943 barriles detallados en Cuadro N°6, entre productos como Gasolina Base, Gasolina Extra, Diesel 1, Diesel 2, Fuel Oil 4, Crudo Península, contabilizados en el período de Enero a Junio de este año, sumados a la fiscalización de 6 969.554 barriles de Crudo Oriente en 33 operativos descargados a refinería como materia prima para la obtención de derivados, en el mismo periodo de tiempo, nos arroja la media mensual de 3 285.916 barriles con que la Unidad de Marítima realiza su proceso, obteniendo como resultado final una operación anual aproximada de 39 430.994 de barriles/60°F que controla y fiscaliza la Unidad. En detalle de información del Cuadro N° 6, el volumen de productos importados se refiere al intercambio de derivados-crudo oriente Convenio entre los actuales gobiernos de Venezuela y Ecuador, actualmente se extiende también a Chile y Uruguay, entre los productos importados que ingresan al país por el puerto de La Libertad, tenemos productos como Gasolina de Alto Octano, Gasolina de Aviación (Avgas), Gasolina Extra y Diesel Oil, así también, en el mismo Cuadro N°6 la referencia de volumen procedente de refinería Esmeraldas, se refiere a productos como el Fuel Oil 4 y Fuel Oil 6 que son combustibles residuales requeridos por el sector eléctrico para la generación de energía. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 7 VOLUMENES DE PRODUCTOS DE ENERO A JUNIO 2010 Situación Actual 30 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa GRÁFICO No. 4 VOLUMENES DE PRODUCTOS DE ENERO A JUNIO 2010 Situación Actual 31 Situación Actual 32 2.1.1.Análisis de la capacidad de producción del proceso. Para el análisis de la eficiencia del proceso, se utiliza la producción de Fuel Oil 4 de plantas de refinería, que es el producto que presenta mayor demanda, y mediante los resultados obtenidos, se puede establecer una relación entre, la producción real y producción teórica, resultando el siguiente planteamiento. CUADRO No. 8 CAPACIDAD DE PRODUCCION Dato de producción 6 me ses (Ene ro a Junio) 181 días Producc. diari a Re f. Fuel Oi l 4 23.800 52,89% de 45.000 Bls. Capacidad Teórica de M arítima (para producir) 23.800 Bls. en 12 horas 47.600 Bls./día 8.615.600 Bls./6 me se s 1.435.933 Bls./mes Capacidad Real (venta) 6 me ses (Ene ro a Junio) Despachado 4.403.502 Bls./Despachados 733.917 Bls./mes Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa 2.1.2.Análisis de la eficiencia CUADRO No. 9 ANALISIS DE EFICIENCIA DEL PROCESO P rod.Real Efi ci en ci a = P rod. T eóri ca 733.917 Efi ci en ci a = Efi ci en ci a = 1.435.933 51% Fuente: Ep Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa Como resultado se obtiene un 51% de eficiencia en la utilización de la capacidad instalada. Situación Actual 33 2.2. Mercado 2.2.1.Incursión en el mercado La Unidad de Marítima realiza sus actividades despachando combustibles a los clientes, según Cuadro N° 10 y Gráfico N° 5. Sector Transferencias, se denomina así a las entregas de productos de una zona geográfica a otra que realiza la misma empresa, fin cumplir con el abastecimiento de combustibles especialmente a Salitral Guayaquil, Tres Bocas Guayaquil y Terminal Pascuales que son las zonas encargadas de abastecer de combustibles a la zona sur del país, a más cumple con el abastecimiento de Gasolina Extra y Diesel 2 a la Provincia de Galápagos, en otras ocasiones opera con crudo local (crudo península) a la Refinería de Esmeraldas, y por último este sector considera el abastecimiento de combustibles para consumo de las máquinas de los buques de la Flota Petrolera Ecuatoriana (Flopec) que se encuentran contratados por la empresa. (Gráfico N° 6). Sector Eléctrico, entrega Fuel oil 4, Fuel oil 6 y Diesel 2, para las plantas generadoras de energía eléctrica, entre ellas: Celec Gonzalo Zevallos, Celec Trinitaria, Eléctrica Guayaquil, Termoguayas, Termopichincha, Intervisa Trade. (Gráfico N° 7). Sector Naviero, lo realiza por intermedio de las comercializadoras nacionales como son: Transmabo, Navipac, Marzam, Corpetrolsa, Agnamar, Oceanbat, el negocio de estas compañías abastecer de combustibles a buques internacionales, la empresa también tiene su comercializadora Ep Petroecuador, que vende a distribuidores como Servamain, Ecuanave.(Gráfico N° 8). Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 10 VOLUMENES DESPACHADOS ENERO – JUNIO 2010 (BARRILES A 60°F Situación Actual 34 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa GRÁFICO No. 5 MERCADO DE MARITIMA Situación Actual 35 Situación Actual 36 GRÁFICO No. 6 MERCADO – SECTOR TRANSFERENCIAS 0% 2% TRES BOCAS 1% REFINERIA LA LIBERTAD REFINERIA LA LIBERTAD 26% REFINERIA ESMERALDAS TRES BOCAS 71% GALAPAGOS FLOPEC Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa GRÁFICO No. 7 MERCADO – SECTOR ELECTRICO INTERVISA TRADE 6% TERMOPICHINC TERMOGUAYA HA 4% S 11% CELEC G. ZEVALLOS CELEC G. ZEVALLOS 38% ELECT. GUAYAQUIL 11% CELEC TRINITARIA ELECT. GUAYAQUIL TERMOGUAYAS CELEC TRINITARIA 30% TERMOPICHINC HA INTERVISA TRADE Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa Situación Actual 37 GRÁFICO No. 8 MERCADO – SECTOR NAVIERO EP PETROECUADO R MARZAM 3% 11% CORPETROLSA CORPETROLSA 35% OCEANBAT 21% AGANAMAR OCEANBAT MARZAM AGANAMAR 30% EP PETROECUADOR Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 2.3. Recursos Productivos 2.3.1. Maquinarias, equipos y herramientas, se considerará las líneas submarinas que poseen los actuales terminales, los equipos, los buques utilizados en el proceso de carga y descarga, como son: ü Boyas Internacionales, cuadrilátero que tiene una línea (tubería) submarina con una extensión de 4.390 metros mar adentro y un diámetro de 14 pulgadas. En este punto pueden acoderar buques para carga y descarga hasta 40.000 toneladas de peso muerto (DWT) o un calado máximo de 10,50 metros. Esta línea está adecuada para operaciones múltiples: provisión de crudo oriente procedente de Balao Esmeraldas, como también Gasolina de alto octano y Diesel importados, pero que requiere de una riesgosa operación de desplazamiento de línea, con agua de mar. Situación Actual 38 Foto : Buque amarrado a Boyas Internacionales ü Monoboya, instalada en el año 2005, proyectada con el propósito de modernizar el sistema de despacho y recepción de crudo, su diseño y construcción estuvo a cargo de la Cía. Oxxo es una línea nueva con una tubería de 20 pulgadas de diámetro y una extensión de 5.800 metros de longitud, donde se considera un calado de 13 metros, pueden acoderar buques para carga y descarga hasta 45.000 toneladas de peso muerto (DWT), se han realizado unas 4 o 5 operaciones de prueba las mismas que resultaron con indistintos inconvenientes, al inicio de la investigación no está en proceso de funcionamiento. Foto : Instalaciones de la Monoboya Situación Actual 39 ü Muelle, de planta La Libertad dotado de cuatro boyas de amarre, para el atraque de naves con un calado de 4,6 metros en bajamar y 6,4 metros en pleamar, con 4.500 toneladas de peso muerto (DWT), es un muelle fijo de hormigón armado de 322,5 metros de longitud que se proyecta hacia el norte, dispone de tuberías para despachar derivados de petróleo, para deslastre de slops, para dotación de agua potable. Foto : Buque amarrado a Muelle ü Boyas Cautivo, localizada a 330 metros de la playa de planta Cautivo, dispone de tres boyas de amarre, para amarre de buques de 4.000 toneladas de peso muerto (DWT), para el atraque de naves con un calado de 6,6 metros. Foto : Buque amarrado a Boyas Cautivo Situación Actual 40 ü Defensas, llamados también fenders (término en inglés), son equipos utilizados entre los 2 buques que realizan un abarloamiento para el alije de un producto, cuyo función es evitar la colisión de las naves. Foto : Defensas (Ver flecha) ü Importación de productos, la gasolina de alto octanaje que requiere refinería para la preparación de gasolinas destinadas al consumo nacional, y el Diesel 2, son importados mediante concursos internacionales de ofertas, en cumplimiento a la alianza estratégica y al convenio de intercambio crudo derivados entre los gobiernos de Venezuela y Ecuador que arriban al país en un sinnúmero de embarcaciones internacionales. Foto : Buque Alijado y Alijador Situación Actual 41 ü Buques, la empresa contrata buques de Armadores privados para cumplir sus operaciones, para cabotajes de crudo y exportación de fuel oil 6, están vigentes contratos con 5 buques de FLOPEC (Santiago, Zamora, Overseas Nedimar, Delphi y Didimon). Para operativos de alijes de importaciones de Diesel y Gasolina de Alto Octano y también para cabotajes nacionales, se mantiene contratos con 3 buques; B/T María del Carmen III de Cía. Oceanbat, B/T Farallón de Cía Marzam, B/T Alfa 007 de Cía Navipac. Para cabotaje de fuel oil 4 se encuentra vigente el contrato con B/T Andes IV de la Cía. Marzam. Para transporte de combustibles a Galápagos, el contrato con el B/T Isla Puná de Cía. Transnave. Para abastecimiento de combustibles para máquinas para los buques charteados por Petroecuador se autorizó el contrato con B/T Taurus de la Cía Transnave. 2.3.2. Recursos Financieros, los recursos financieros de la empresa, pueden ser medidos, en base a su poder económico, así como los pasivos y patrimonios que posee, mediante los cuales puede demostrar que es una empresa solvente y económicamente estable. Con estos criterios la empresa en estudio, enfrenta el ejercicio económico del presente período, cuyo Presupuesto Anual Operativo (PAO) para este año es $ 826.112,97. En la actual fecha Marítima, no posee Fondo Rotativo, lo que dificulta el normal desarrollo de las actividades administrativas y operativas. 2.3.3. Recursos Humanos, actualmente en Marítima laboran 10 personas distribuidas según Cuadro N°11, mantiene un déficit de personal, de 2 inspectores (1 para completar grupos de trabajo, y 1 para reemplazo por ausencia de uno de los mencionados) también requiere de 1 Auxiliar Administrativo. Este departamento cuenta Situación Actual 42 con 1 Coordinador (Supervisor), 8 inspectores (técnicos en inspección de hidrocarburos) y 1 secretaria, los años de edad del personal oscila entre 30 a 60 años, y la antigüedad de servicio entre 15 a 30 años, los técnicos laboran en turnos con sistema 105 (5 días en turno de 07H00 a 19H00, 5 días en turno de 19H00 a 07H00 y 5 días de descanso), la secretaria y el supervisor laboran en horario administrativo sistema 5-2, tienen un promedio histórico de ejecución de despachos de 3 buques diarios y 1.095 operaciones anuales que alcanzaron en el año 2008. CUADRO No. 11 TALENTO HUMANO DE MARITIMA NUMERO CARGO PROMEDIO DE AÑOS PERSONAS EDAD SERVICIO Supervisor 1 50 28 Técnicos en tierra 3 59 31 Técnicos a bordo 5 43 17 Secretaria 1 45 18 10 49 24 TOTAL Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa La variación de las 502 operaciones ejecutadas de Enero a Junio 2010, da un rango de 75 a 95 despachos mensuales. GRÁFICO No. 9 78 88 89 ABRI L MAY O Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 77 JUNI O 75 MAR ZO 95 ENER O OPERATIVOS FISCALIZADOS 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 FEBR ERO OPERATIVOS FISCALIZADOS POR PERSONAL Situación Actual 43 2.4. Proceso de Producción Para la descripción del proceso de producción se asumirá al derivado denominado Fuel Oil 4 que es el producto que presenta mayor demanda y más escasez para su venta final. Finalizada la recepción de producción en el tanque de almacenamiento con el Fuel Oil 4 obtenido de planta de refinación, a fin de homogenizar este producto es sometido a proceso de circulación por 5 horas, luego se mantiene el producto en reposo por 2 horas, a continuación se produce el respectivo muestreo y análisis de calidad, realizada la verificación de calidad del producto, el laboratorio de refinería entrega el producto dentro de especificaciones para su comercialización, a Programación de Marítima. Al conocimiento de calidad de producto, el área de facturación previo control de garantías bancarias y disponibilidad de cupos asignados, también entrega a Programación de Marítima, la autorización de despacho, documento que especifica nombre del buque, consignatario, volumen, producto a embarcar. Con la recepción de tanque disponible y autorización respectiva para despacho, Marítima elabora y envía vía e-mail diariamente programación de carga, esta programación es un documento que contiene información de día y hora de amarre del buque para realizar proceso de carga, además contiene los datos que constan en la autorización de despacho del área de facturación, este documento denominado diversas instituciones Programación Diaria como Superintendencia es enviado a del Terminal Petrolero - Suinli (Capitán Práctico - amarre del buque), DNH (control de volúmenes), Refinería (operador de tanques, equipos y líneas), Transporte y Almacenamiento (Capitanes de amarre y control de carga), Facturación (cobro de volúmenes), Agencias Situación Actual 44 navieras (representante del buque en tierra), Cía. Inspectora Independiente (control de medidas y volúmenes), Sindicato de Estibadores (conexión de mangueras al buque), Cía Vilche (colocación de defensas), Cía Panoil Lift (proveedora del servicio de transporte náutico para el personal Lancha) y personal de técnicos pertenecientes a la Unidad de Marítima (realizan el proceso de carga supervisando la medición de niveles, tanto al inicio - medida inicial, como al final - medida final, de la operación, cálculo de volúmenes tanto en los tanques en tierra como abordo), esta programación se realiza acorde a las condiciones de marea, normalmente un buque amarra en pleamar y desamarra en pleamar, lapso de 12 horas, que es el tiempo que dispone el buque para efectuar el cargamento, a un promedio de 120.000 galones por hora, realizando suspensión de carga en bajamar por seguridad de la nave y de las instalaciones, finalizado el proceso de carga, Marítima emite documento que indica volúmenes reales cargados y envía a Facturación para pago respectivo mediante crédito cobrables en las entidades bancarias que mantienen cuentas de los clientes. 2.4.1.Diagrama de flujo de proceso Es una representación gráfica de las operaciones, los transportes, las inspecciones, las demoras y los almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye la información que se considera deseable para el análisis, como el tiempo y la distancia, es la forma más utilizada, en la representación de números de procesos, con su utilización se capta y se mide la secuencia en que se cumple la actividad. En el desarrollo de este punto, se analizará desde el punto de vista de todos los subprocesos que se realizan para el proceso que cumple la Unidad, así como las operaciones que son necesarias para el efecto. (Gráfico N°10). Situación Actual 45 2.4.2.Diagrama de Flujo de Operaciones En este diagrama se muestra gráficamente los procesos de operaciones que intervienen en el proceso de carga de combustible, considerando además que pueden ejecutarse de forma simultánea ya que son dos secciones (Técnico en Tierra y Técnico a bordo), que la conforman. (Gráfico N°11) 2.4.3.Diagrama de Recorrido Es una técnica básica, que representa objetivamente la trayectoria del proceso en un plano hecho a escala, presenta el desarrollo de todas las fases de las áreas integrales de la organización, nos ayuda a visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente la eficiencia en el operativo de carga de combustibles vía marítima en general. Para su elaboración se debe identificar cada fase del proceso por medio de un símbolo y un número, se deben colocar flechas cada cierto trecho para indicar la dirección del recorrido. (Gráfico N° 12) Situación Actual 46 GRÁFICO No. 10 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO (ACTUAL) DIAGRAM A ANAL ISIS DE OPERACION ES T R A B A J A D O R : T e c n i c o e n i ns p e c c i o n d e hi d ro c a rb uro s T R A B A JO D E E S T U D IO C A R G A D E C O M B U S T IB LE S V IA M A R ITIM A M ETODO ACTUAL R E S U M EN N U M ER O T IE M P O OP ER A C ION ES 23 148 TR A N S P OR TE 13 100 E LA B O R A D O P O R : M ILLE R F IG U E R O A IN S P EC CION 8 100 A P R O B A D O P O R : IN G . R A M O N M A Q U ILO N N IC O LA . D EMOR A 0 0 F E C HA IN IC IO : 2 6 J U N IO 2 0 10 A LMA C EN A MIEN TO 3 12 47 360 F EC HA T ER M IN A : 2 6 J U N IO 2 0 10 HO R A : 0 7 H0 0 HO R A : 19 H0 0 T OT A L D E P A R T A M E N T O : U N ID A D T R A N S P O R T E M A R IT IM O LA LIB E R T A D D IS T A N C IA E N M TS . 4 6 6 0 T IE M P O S D E A C TIV ID A D E S E N M IN U T OS A C T IV ID A D E S 1 Recibe autorización despacho 10 2 2 Revisión autorización 3 4 5 Requeri miento combustible a 5 Refinerìa Solicitud de datos de calidad de 5 producto a Laboratori o 5 Cálculo volumen programación 5 6 Elaboración programaci ón 15 7 En vio vía e-mail programación 2 8 Archivo autorizaciones 2 9 T écnico recibe programaci ón 5 10 P reparación de documentos 11 T raslado de oficin a a muelle 15 700 9,5 12 Registro de ingreso a muelle 13 T raslado de garita a escalinata de muell e 5 150 14 Atraque y abordaje de lancha 15 Navega a buque 10 2 300 5 16 Aborda buque 3 17 Coordina fiscalizaciòn. 7 18 Inspección inicial 19 Calcula volumenes recibidos Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 25 25 10 Situación Actual 47 GRAFICO N° 10 (CONTINUACION) 20 Emite documentos 10 21 Firma de documentos 4 22 Inicia carga 2 23 Desambarca de buque 2 24 Navega a muelle 25 T raslado de escalinata a garita de muelle 300 5 150 10 26 Registro salida de muelle 27 T raslado muelle a oficina 5 700 9,5 28 Archivo de documentos 5 29 P repación de documentos 15 30 Finaliza carga 5 31 T raslado oficina a muelle 700 9,5 32 Registro de ingreso a muelle 33 T raslado de garita a escalinata de muelle 5 150 34 Atraque y abordaje de lancha 35 Navega a buque 10 2 300 5 36 Aborda buque 2 37 Coordina fiscalizaciòn 6 38 Inspección final 25 45 39 Calcula volumen fiscalizado 15 40 Emite documentos 10 41 Firma documentos 4 42 Desambarca de buque 2 43 Navega a muelle 44 T raslado de escalinata a garita de muelle 300 5 150 10 45 Registro salida de muelle 46 T raslado a oficina 47 Archivo de documentos Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 5 700 9,5 5 Situación Actual 48 GRÁFICO No. 11 DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO SUPERVISOR TECNICO Recibe a utoriza ciòn de des pa cho 1 Tècnico recibe programa ciòn 2 Revisiòn de autorizaciòn 1 Preparaciòn de documentos 6 Requerimiento de combustible a refinerìa 2 Regis tro de ingreso a muelle 3 Solicitud de da tos de ca lida d de producto a La boratorio. 3 Atraque y abordaje de lancha 7 Cà l culo de volume n para programa ciòn 4 Aborda buque 8 Ela bora ciòn de progra ma ciòn 5 Coordina fis ca liza ciòn 9 Archivo de a utoriza cione s 1 Inspecciòn inicial 4 Ca lcula volumen fisca liza do 1 0 Emite documentos 1 1 Firma documentos 1 2 Inicia ca ra ga 1 3 Desembarca de buque 1 4 Registro s a lida de muelle 5 Archivo de documentos 2 Preparaciòn de doumentos 1 5 Fina liza ca rga 1 6 Regis tro de ingreso a muelle 6 Tra s l ado y a borda je de la ncha 1 7 Aborda buque 1 8 Coordina fis ca liza ciòn 1 9 Inspecciòn final 7 Ca lcula volumen fisca liza do 2 0 Emite documentos 2 1 Firma documentos 2 2 Desembarca de buque 2 3 Regis tro de s alida de muelle 8 Archivo de documentos 3 RESUM EN DIAGRAM A OP ERACION ES SIM BOL O ACTIVIDAD CAN TIDAD OPERACIÓN 23 IN SPECCION 8 Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa Fuente: Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa GRÁFICO No. 12 DIAGRAMA DE RECORRIDO Situación Actual 49 Situación Actual 50 2.5. Registro de Problemas que Afectan al Proceso de Producción. Las personas aceptan y afirman el infundado concepto de que las personas no son perfectas y que, es lógico que cometan errores . Esta manera equivocada de pensar se encuentra tan enraizada que se escucha decir: Las personas son seres humanos y los humanos cometen errores, nada puede ser perfecto mientras intervengan seres humanos . Contrario a aquello se concluye que los errores son causados por dos factores: ü Falta de conocimiento y ü Falta de atención. El conocimiento puede medirse y las deficiencias se corrigen a través de medios comprobados. La falta de atención deberá corregir la propia persona. La persona que se compromete a vigilar cada detalle y a evitar los errores, está dando un paso enorme hacia la fijación de la meta de Cero Defectos (Eficiencia) en todas las cosas. Para describir los problemas que afectan el proceso de carga y/o descarga de combustibles de la empresa Ep Petroecuador, es necesario incluir los problemas que originan los otros departamentos, los cuales influyen en el proceso de Marítima por ser el proceso muy dependiente del desarrollo de las actividades de las otras aéreas. En resumen la operación de Marítima es la parte final del proceso completo. Entre esos problemas podemos registrar: Situación Actual 51 Problema N° 1 Definición: Deficiencia del personal en la ejecución de la operación. Origen: Unidad de Gestión Marítima Causas: Los métodos de trabajo que se usan en la empresa no son los idóneos, por la falta del manual de procedimiento. ü Contratación de personal no calificado, no está preparado para las funciones que va a realizar. ü Falta de capacitación técnica. ü Falta de estudio de movimientos y tiempos que facilite el trabajo para optimizar los procesos. ü No hay procesos estandarizados para las diversas operaciones, lo que dificulta el levantamiento de los datos, sin que exista una persona encargada en levantar esos procesos. ü Falta de coordinación, deficiencia que hay en la empresa, por la deficiente comunicación entre las 2 secciones de trabajo. Efecto: Deficiencia en la realización del trabajo diario. Problema N° 2 Definición: Demora en la asistencia a la operación Origen: Servicio contratado Causa: Falta de transporte náutico Efecto: Retraso en ejecución de operación Situación Actual 52 Problema N° 3 Definición: No conformidad de control de calidad a producto Origen: Unidad de Producción y Control de Calidad de refinería. Causas: ü Mal proceso de planta de refinación ü Mal muestreo de producto terminado ü Mal análisis de calidad en el laboratorio. Efecto: Incumplimiento de la programación. Problema N° 4 Definición: Falta de motivación cualitativa al personal Origen: Unidad de Gestión de Talento Humano Causas: ü Falta de indicadores de desempeño. ü No hay controles sobre medición de desempeño. ü No aplica Plan de Carrera Institucional. ü No hay homologación de escalas salariales. Efecto: Conformismo en el cumplimiento de trabajo. Análisis y Diagnóstico 53 CAPITULO III ANALISIS Y DIAGNOSTICO 3.1. Análisis de Datos e Identificación de Problemas 3.1.1.Análisis de datos Para desarrollar un mejor análisis, se realizó la tabulación de los datos cuantificados en base a la frecuencia de ocurrencia en el período de Enero a Junio del presente año. Luego en base a estos datos, como también, a la deficiente calidad del sistema de gestión, control incompleto de la ejecución del proceso, retraso en la información referente a la calidad del producto, muchas veces, fuera de especificaciones, diferencias de volúmenes tierra y abordo fuera del margen de tolerancia, no análisis correctivo a estas diferencias, tampoco análisis a la carta protesta, despreocupación en el conocimiento de eventualidades que se producen durante la operación, trabajo, documentación demora en los errónea, procesos, inadecuados tiempos métodos de improductivos, inobservancia al manual de procedimiento para operación de carga, no cumplimiento cabal a disposiciones, planificación extemporánea de otras áreas inmersas en el proceso, clientes insatisfechos, inconformidad en los servicios contratados, falta de personal, falta capacitación, diferencias salariales, deficiente control de entradas y salidas de personal, sirvió para analizar la problemática y realizar el estudio del trabajo apoyado en el estudio de métodos y la medición del trabajo, cuyo resultado permitirá la medición de la eficiencia. Análisis y Diagnóstico 54 3.1.2.Diagrama Causa-Efecto, representación gráfica que organiza de forma lógica y en orden de mayor importancia las causas potenciales que contribuyen a crear un efecto o problema determinado, también es llamado "Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un pez, está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), para cada efecto generalmente surgirán varias categorías de causas principales que pueden ser resumidas en las llamadas 6 M`s: Método, Mano de obra, Medición, Materiales, Maquinaria, Medio ambiente. Fue creado por Kaoru Ishikawa, mediante el mismo se: ü Visualiza, las causas principales y secundarias de un problema. ü Amplia la visión de las posibles causas de un problema. ü Modifica procedimientos, métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones sencillas y baratas. ü Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema. ü Previene los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante cada etapa del proceso. ü Analiza e identifica soluciones. Este diagrama muestra mediante su gráfica las falencias que adolece la Unidad y permitirá determinar las causas que originan los problemas relacionados con la falta de eficiencia del personal en la operación de carga descarga de combustibles. Análisis y Diagnóstico 55 Con el registro de los problemas que afectan al proceso de producción de Marítima, se procede al respectivo análisis, el cual determinará el tipo de problema que se presenta con mayor frecuencia, por lo tanto, se examinará la información que permita describir con mayor certeza el objetivo propuesto. Se pudo evidenciar mediante el análisis espina de pescado, que uno de los problemas principales es la falta de indicadores de desempeño, al no contar con ellos no existe una forma correcta de conocer si el desempeño está dentro o fuera de los parámetros establecidos como objetivo, generando desorganización y falta de planificación que conlleva a la ineficiencia del personal. También se concluye que parte de la deficiencia en la realización del trabajo es por la antigüedad de los sistemas informáticos actuales, que originan que los técnicos no ejecuten su trabajo cumpliendo los mínimos estándares de exactitud. El cambio que busca Ep Petroecuador con la reestructuración de la empresa, es mejorar el nivel de gestión de la organización y mediante este aporte se pretenderá concientizar al personal, el cumplimiento de las competencias encomendadas. Los inconvenientes mencionados en el ítem Análisis de Datos de este capítulo, son los que sumados aportan al planteamiento de los problemas globales que se presentan en esta investigación: ü Deficiencia operativa en el proceso. ü Demora en asistencia al cumplimiento de la operación. ü Producto fuera de especificaciones (No conformidad). ü Falta de motivación cualitativa al personal. Análisis y Diagnóstico 56 3.1.2.1. Análisis de las causas y efectos de los problemas Ø Asignables a recurso humano Causas El personal de la Unidad de Marítima tiene encomendado competencias de procesos fundamentales e imperativos que cumplen una función importante dentro de la empresa y para el país. Siendo muy notorias las deficiencias en la ejecución del trabajo diario, para la descripción de la problemática se tomará en cuenta las deficiencias operativas del personal como problema principal de una serie de factores que los originan. Entre las causas y sub-causas nombramos: ü No es cualificado, es insuficiente; existe un arduo trabajo en Marítima, y se debe tener personal calificado para su realización. ü La carga de trabajo es excesiva para los trabajadores del área, el trabajo se realiza con personal incompleto, se necesita personal capacitado para realizar el trabajo con eficiencia. ü Las instalaciones abordo y la permanencia del técnico en tierra dificulta la presencia oportuna, no permitiendo la asistencia puntual del personal al producirse eventualidad. ü Trabajo monótono y repetitivo. ü Errores manuales, por desconcentración. Efecto Deficiencia del personal en la ejecución de la operación. una Análisis y Diagnóstico 57 Ø Asignables al sistema o método de trabajo Causas Existen diferentes funciones que desarrollan un solo proceso y que no se enlazan entre sí, además que no se cuenta con un sistema integrado en la organización. ü Sistemas en diferentes plataformas, coordinación deficiente entre el supervisor, el técnico en tierra y el técnico de abordo. ü Sistemas de funcionalidad exclusiva, el talento humano que trabaja tienen como criterio predominante que cumplen una sola función y nada más, produciendo malestar. ü Método de control inadecuado de la supervisión. ü Conformismo en el control de los resultados fuera de margen de tolerancia. Efecto Deficiencia del personal en la ejecución de la operación. Ø Asignables a la operatividad del sistema informático Causas Presenta deficiencias en su funcionamiento, no existen todas las funciones que se necesitan cuando se realiza una operación en este. ü Sistema inadecuado para el trabajo diario, múltiples formatos provocan fallas por la antigüedad de los equipos, Análisis y Diagnóstico 58 están desfasados con el trabajo que realizan, otros los desarrollan manualmente. ü Sistema debe validar información errónea, se valida con la información manual, se requiere confirmación automática de los datos. ü Equipos insuficientes, provocan fallos inesperados en su funcionamiento cuando se hace uso continuo de ellos. ü Falta de estandarización en los equipos informáticos, no hay un estándar para la configuración (misma capacidad de procesador, memoria ram, etc.) de los equipos informáticos. Efecto Deficiencia del personal en la ejecución de la operación. Asignables al trabajo administrativo Causas Son de duración prolongada, cuando se necesita elaborar o tramitar un documento, se consume mucho tiempo a causa de no ser procesadas oportunamente. ü Los trámites administrativos demoran por las aprobaciones que se exigen, conlleva mucho tiempo, porque en otras áreas inmersas en el proceso, demora por la firma del encargado. A continuación se muestra el diagrama con los problemas y así crear teorías con el fin de examinar diversas situaciones que intervienen en el proceso. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO - ISHIKAWA GRÁFICO No. 13 Análisis y Diagnóstico 59 Análisis y Diagnóstico 60 3.1.3.Análisis de Pareto El Análisis de Pareto (Wilfredo Pareto, 1848-1923) es una comparación cuantitativa y ordenada que permite la priorización de factores relativos a un problema. El objetivo de esta comparación es clasificar dichos elementos o factores en dos categorías: Los "Pocos Vitales" (los elementos muy importantes en su contribución) y los "Muchos Triviales" (los elementos poco importantes en ella). Es de aplicación a aquellos estudios en que es necesario priorizar la información dada por un conjunto de datos o elementos. Su utilización es beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los equipos y grupos de mejora y por todos aquellos individuos u organismos implicados en la mejora de la calidad, además se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestión. 3.1.4.Diagrama de Pareto Las tablas y diagramas de Pareto visualizan el análisis de Pareto, el Diagrama de Pareto es la representación gráfica de los datos obtenidos sobre los problemas anotados en la Tabla de Pareto, que ayuda a identificar cuáles son los aspectos prioritarios que hay que tratar. Se conoce también como Distribución ABC o Curva 80-20, su fundamento parte de considerar que un pequeño porcentaje de las causas, el 20%, producen la mayoría de los efectos, el 80%. Es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras mediante la gráfica colocamos los "pocos vitales" a la izquierda y los "muchos triviales" a la derecha. Análisis y Diagnóstico 61 En el estudio se identificará los elementos de más peso o importancia, que nos permitirá tomar decisiones basadas en datos y hechos objetivos y no en ideas subjetivas. Para este análisis, se considera Tablas con una ponderación de 0 a 1, calificación de 1 a 10 y la incidencia del impacto con una valor de hasta 2 (baja), hasta 3 (media), hasta 5 (alta). Los Cuadros Nº 12, 13, 14, y 15 muestran los datos ponderados del recurso humano, método de trabajo, materia prima y los medios logísticos, y generan el resumen (Cuadro Nº 16). CUADRO No. 12 DATOS PONDERADOS – RECURSO HUMANO RECURSO HUM ANO MOTIVACIO OPERACIÓN CUALITATIV DEFICIENCIA EN LA P A R TES SELECCIÓN A3 A2 A1 C O D IGO A C TIV ID A D CONTRATO IM P A C TO FUER A RANGO 0,20 7 1,40 TEM PERATUR A 0,20 7 1,40 ERR OR EN CALCULO 0,04 6 0,24 DOC . INCOM PLETOS 0,03 6 0,18 FALTA DE PERSONAL 0,03 6 0,18 S U B TO TA L 0,50 6,40 3,20 ESCALAS SALARIALES 0,20 7 1,40 CAPACITAC ION 0,20 5 1,00 0,40 6,00 2,40 EDUCAC ION 0,02 6 0,12 EXPERIENC IA 0,02 4 0,08 PLAN CARRERA 0,01 2 0,02 0 ,0 5 4,00 0 ,2 0 APLICA NOR M A 0,03 2 0,05 C ALIF IC ADO 0,03 2 0,05 S U B TO TA L 0 ,0 5 2,00 0,10 TO TA L 1,0 0 4,60 1,48 IN C ID EN C IA AL TA S U B TO TA L M EDIA BAJA S U B TO TA L A4 P O N D ER A C IO N C A LIF IC A C ION Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa BAJA Análisis y Diagnóstico 62 CUADRO No. 13 DATOS PONDERADOS – METODO DE TRABAJO M ETODO DE TRABAJO P A R TES A C TIV ID A D P ON D ER A C IO N C A LIF IC A C ION OPERACIÓN COM UNIC ACIÓN DEL PER0,15 SONAL DESEMPEÑ 8 1,2 INSPECC ION 0,15 8 1,2 0,10 7 0,70 0,40 7,67 3,07 M EDIC ION 0,20 8 1,60 CONFOR M ISM O 0,08 9 0,72 0 ,2 8 8,50 2,38 TEC . TIERRA 0,08 6 0,48 TEC . AB ORDO 0,08 6 0,48 0,16 6,00 0,96 TEC NICA 0,08 5 0,40 GESTION 0,08 5 0,40 S U B TO TA L 0,16 5,00 0,80 TO TA L 1,00 6,79 1,80 IN C ID EN C IA AL TA S U B TO TA L Y TIEMPOS IM P A C TO CARTA PR OTES TA S U B TO TA L ORGANIZAC ESTUDIO B4 DESARROL B3 MOVIMIEN B2 EVALUACIO B1 CONTROL C O D IGO S U B TO TA L M EDIA BAJA BAJA Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 14 DATOS PONDERADOS - MATERIA PRIMA M ATERIA P RIM A ESPECIFIC PROGRAMA FUERA INCUMPLI P A R TES PRODUCTO C2 C1 CODIGO A C T IV ID A D P O N D E R A C IO N C A LIF IC A C IO N IM P A C T O REPR OC ESO 0,25 6 1,50 DEFIC IT P RODUC TO 0,25 6 1,50 0,50 6,00 3,00 ANALISIS INCONFORME 0,30 6 1,80 M AL M UESTR EO 0,20 6 1,20 S U B T O TA L 0,50 6,00 3,00 T O TA L 1,00 6,00 3,00 S U B T O TA L Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa IN C ID E N C IA M EDIA M EDIA Análisis y Diagnóstico 63 CUADRO No. 15 DATOS PONDERADOS – MEDIOS LOGISTICOS M EDIOS LOGISTICOS TECNOLOGIA OPERACIÓN NAUTICO SERVICIO SITO DE EQUIPOS Y P A R TES TRANSPORTE D3 D2 D1 C O D IGO A C TIV ID A D P O N D ER A C IO N C A LIF IC A C IO N IM P A C TO INFOR M ATICOS 0,2 5 1,00 COM UNICACIÓN 0,20 4 0,80 M EDIC ION 0,20 1 0,20 S U B TO TA L 0 ,60 3,33 2,0 0 NO F UNCIONALES 0,05 7 0,35 DIS TANC IA 0,05 8 0,40 S U B TO TA L 0 ,10 7,50 0 ,75 R ETR AS O OPER AC IÓN 0,20 8 1,60 OB S OLETO 0,05 7 0,35 RIESGOSAS 0,05 7 0,35 S U B TO TA L 0 ,30 7,33 2,2 0 TO TA L 1,0 0 6,06 1,65 IN C ID EN C IA M EDIA BAJA M EDIA Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Conclusiones Para hacer más evidente los errores que aparecen con mayor frecuencia hemos ordenado los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia. Se consideró la categoría otros al final, con valor 0, aunque si hubiese tenido un valor más alto, por su misma calidad de otros, igual se hubiese ubicado en la última fila. El resumen de los problemas más frecuentes que resultaron del análisis de la falta de eficiencia en las actividades de carga y descarga de combustibles en Ep Petroecuador, Unidad de Marítima en La Libertad, se lo mostraremos en el Cuadro Nº 16. Análisis y Diagnóstico 64 CUADRO No. 16 TABLA DE PARETO CODIGO TABLA DE P ARETO N U M ER O DE D E F EC T O S TIPO DE ERROR D EF E C TO S A C U M U LA DO % D EL TO TA L % A C U M U LA D O D EL TO T A L 3,20 3,20 13 13 3,07 B1 NO C O NTR O L DE C UM P LIM IENT O DE OP ER A C IÓN 6,27 13 26 C2 P R O DUC TO F UER A DE E S P EC IF IC AC IONE S 3,00 9,27 12 39 C1 INC UM P LIM IENT O DE P R OGR AM A C ION 3,00 12,27 12 51 A2 NO HAY M OTIVAC ION C UALITATIVA 2,40 14,67 10 61 B2 NO HAY M E DIC ION DE DES E M P E ÑO 2,38 17,05 10 71 D3 M A L S E RVIC IO TR A NS P OR TE NAT UIC O 2,20 19,25 9 80 D1 F ALTA DE EQUIP OS Y TE C NOLOGIA 2,00 21,25 8 88 B3 F ALTA E S TUDIO DE M O VIM IE NTOS Y TIE M P OS 0,96 22,21 4 92 0,80 B4 NO AP LIC A METODO DESAR R OLLO OR GANIZACIONAL 23,01 3 96 0,75 23,76 3 99 0,20 A3 NO AP LIC A P LAN DE S ELEC C IÓN DE P ER S ONAL 23,96 1 100 0,10 NAL A4 NO AP LIC A NOR M A DE C O NTR A T AC ION P E R S O 24,06 0 100 24,06 0 100 A1 DEF IC IENC IA EN LA OP ER AC IÓN D2 INS T ALAC IONES NO F UNC IONALES OTR OS 24,06 100 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Podemos ahora reproducir los datos en un gráfico que representa en el eje vertical izquierdo la magnitud del efecto estudiado, en el eje horizontal contiene los factores que contribuyen al efecto, en el eje vertical derecho se representa la magnitud de los porcentajes acumulados del efecto estudiado, donde resulta evidente cuales son los tipos de errores más frecuentes, podemos observar que de los 13 errores planteados según la tabla, a base de este diagrama se debe tratar solamente 6 de ellos (Gráfico N°14), que representan el 50% de los considerados en primera instancia, asimismo seleccionando los 7 errores con valor más alto, se determina que los problemas a tratar son básicamente 5 errores (Gráfico N° 15). Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa DIAGRAMA DE PARETO GRÁFICO No. 14 Análisis y Diagnóstico 65 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa DIAGRAMA DE PARETO GRÁFICO No. 15 Análisis y Diagnóstico 66 Análisis y Diagnóstico 67 3.1.5. Análisis FODA Es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su simpleza residen conceptos fundamentales de la administración, que permitirá un concepto claro del problema que origina la deficiencia. Según Jhonson & Sholes (2004) y Koontz / O´Donnell (2004), para tomar decisiones eficientes, tiene que identificarse la problemática, así como evaluar las condiciones favorables y adversas o sea factores internos y externos, por las que atraviesa la empresa. Es entonces cuando surge la necesidad de utilizar esta importante herramienta conocida como el Análisis FODA, que permite observar la situación actual de la empresa, y así obtener un diagnóstico preciso, su objetivo consiste en concretar, en un gráfico el análisis de los cambios del medio externo en términos de Amenazas y Oportunidades así como del medio interno en términos de Fortalezas y Debilidades, así: Las Oportunidades, son factores socioeconómicos, políticos o culturales que están fuera de control de la empresa, factibles de ser aprovechadas si se cumplen determinadas condiciones. Son aquellos factores externos que resultan positivos, favorables, explotables que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa. Las Amenazas, son hechos ocurridos en el entorno que representan riesgos, situaciones que provienen dentro del entorno y que pueden llegar a atentar contra la permanencia de la empresa. Son aquellos factores externos que están fuera del control de la empresa y que podrían perjudicar o limitar su desarrollo. Análisis y Diagnóstico 68 Las fortalezas, son capacidades humanas y materiales con las que se cuenta para aprovechar al máximo las ventajas. Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa y por lo que cuenta en su posición privilegiada frente a la competencia. Las debilidades, son las limitaciones de habilidades, conocimientos, información y tecnología que impiden aprovechar las oportunidades, son actividades que no se desarrollan positivamente. Para el análisis, se realiza una ponderación tanto de las actividades como del Impacto, dándole una valoración de 1 a 4 (baja), de 5 a 7 (media), y de 8 a 10 (alta). Se destaca que los impactos relevantes serán los considerados en el resumen para plantear la Matriz Foda. En los Cuadros N°17, 18, 19, 20 y 21 se presenta una ponderación para el Análisis de Foda. (Cuadro Nº22). CUADRO No. 17 DATOS PONDERADOS – TALENTO HUMANO 4-1 7-5 10-8 4-1 7-5 10-8 4-1 7-5 10-8 4-1 7-5 TALEN TO HUM ANO 10-8 F O R TA LE Z A D EB ILID A DO P O R T UN ID A D A M E N A Z A 1 EXP ER IENCIA 2 NIVEL AC ADEM IC O 3 ES TAB ILIDAD 4 M OTIVAC ION 6 M 5 ES C ALA S ALAR IAL 6 M 6 ANTIGÜEDAD DEL P ERS ONAL 7 R ETIR OS O R ENUNC IAS 8 M EDIC ION DE DES EM P EÑO 8 A 9 C AP AC ITAC ION 8 A 10 C OM P R OM IS O LAB OR AL 8 M Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 8 A 6 M 6 M 8 A 7 B Análisis y Diagnóstico 69 CUADRO No. 18 DATOS PONDERADOS – RECURSOS ADMINISTRATIVOS F O R T A LEZ A D E B ILID A DOP O R T UN ID A D A M E N A Z A RECURSOS ADM INISTRATIVOS 1 OR GANIZAC IONAL INDUSTR IAL 2 AP OYO DE OTR AS UNIDADES 3 DEP ENDENC IA DE M ATRIZ 4 S UP ER VIS ION OP ER AC IONES 8 A 5 GES TION DE CALIDAD S ER VIC IO 8 M 6 TOM A DECIS ION GER ENCIAL 6 M 8 M 6 M 0 7 M Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 19 DATOS PONDERADOS – RECURSOS FINANCIEROS F O R T A LEZ A D E B ILID A DO P O R TUN ID A D A M E N A ZA RECURSOS FINACIEROS 1 F ONDO R OTATIVO 2 P R ES UP UE S TO 3 INCREM ENTO SALARIAL 4 INSTALAC IONES EDIFIC IO 7 A 8 A 8 A 7 M Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 20 DATOS PONDERADOS – CAPACIDAD COMPETITIVA F O R T A LE Z A D E B ILID A DO P O R T UN ID A D A M E N A Z A CAPACIDAD COM PETITIVA 1 EXC LUS IVIDAD DEL P R OC ES O 9 A 2 P R O C ES O ES TR A TEGIC O 9 A 3 DES A B AS T EC IM IEN TO P AIS 4 DEFICIENCIA EN EJ ECUC ION OP ER AC IÓN 8 A 5 EQUIP OS Y TEC NOLOGIA 8 A 6 M AR C A R EC ONO C ID A Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 7 10 M A Análisis y Diagnóstico 70 CUADRO No. 21 DATOS PONDERADOS – RECURSOS PRODUCTIVOS F O R TA LE Z A D E B ILID A DO P O R T UN ID A D A M E N A Z A RECURSOS PRODUCTIVOS 1 C AP AC IDAD INST ALADA 9 2 M EJ OR AR EF IC IENC IA OP ER ATIVA 3 DIS P ONIB LIDAD P R ODUC TO 4 INCREMENTO P RODUC CION 5 INF R AES TR UC TUR A P R OP IA 6 C ALIDAD DE P R ODUC TOS 7 EQUIP OS Y TEC NOLOGIA A 8 A 8 A 8 A 7 M 9 A 8 A Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 22 ANALISIS FODA FORTALEZAS Marca posesionada en el mercado DEBILIDADES 10 Deficiente sistema de gestión de 8 calidad N o supervisa cumpli miento de Competencia exclusiva en el proceso 9 Capacidad de producción instalada 9 Excelente grado de calidad 9 Unidad estratégica en la empresa 9 Indices de desempeño 8 8 Capacitación del personal 8 Experiencia del personal 8 Edad avanzada del talento humano 8 P osee in fraestructura propia 7 Equipos y tecnologia 8 Recursos económicos con presupuesto 8 proceso Deficiencia en la ejecución del 8 proceso N o compromiso empresarial del 8 personal OPORTUNIDADES AMENAZAS Incrementar producción 8 Déficit de materia prima 8 Mejorar para la eficiencia operativa 8 Apoyo de otras Uni dades 8 8 Decision gerencial de abastecemiento 7 Disponer equipos y tecnología de punta Gestionar nuevas remuneraciones Mejorar in stalaciones fisi cas de planta Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 8 7 T raslado de operaciones Region al Renuncia personal an ti guo a otra 7 7 Análisis y Diagnóstico 71 Conclusiones Para un examen más conciso el Cuadro N° 22 muestra las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para plantear nuestra Matriz Foda, la cual nos indica que la Unidad de Marítima es un área estratégica perteneciente a una empresa con razón social posicionada en el mercado, como lo es Ep Petroecuador, la importante responsabilidad del despacho de combustibles vía marítima, su importante capacidad de producción en el abastecimiento de combustibles a la región sur del país, son las fortalezas que recibieron mayor calificación y deben ser considerados. Las oportunidades como no tener competidores, el sitio estratégico y la participación exclusiva dentro del proceso representan una oportunidad desde el punto de vista que puede operar con tranquilidad y deben aprovecharse en conjunto con las fortalezas. Las debilidades como la falta de producto, el no control del cumplimiento de la operación, las deficiencias del personal, deben tener toda nuestra atención para resolverlos, la demora en asistencia a la operación debe considerarse para no retrasar los procesos y llegar a la optimización. Se podría considerar dentro de las amenazas la posibilidad de una crisis económica internacional, que afecte en la asignación de recursos económicos. 3.1.6. Matriz FODA La Matriz Foda según el Cuadro N°23 por columnas estableció el análisis del entorno (1ª columna - Fortalezas, 2ª columna Debilidades) y por filas (1ª fila Oportunidades, 2ª fila - Amenazas). Así establecemos 4 cuadrantes que reflejan las posibles estrategias FO, DO, FA, DA, a adoptar por la empresa. Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 23 MATRIZ FODA Análisis y Diagnóstico 72 Análisis y Diagnóstico 73 3.2. Impacto Económico de Problemas Problema N°1. Deficiencia operativa en el proceso. Referente al problema de la deficiencia del personal en la ejecución de la operación, se puede mencionar según datos de este estudio, la eficiencia de la capacidad de producción de Marítima se encuadra en el 51% (Cuadro N° 8), en una operación matemática de la producción entregada por refinería y la capacidad de despacho, resulta un déficit de producción de 4 200.000 barriles en 6 meses, que tomando el precio promedio de $ 0,95 por galón para el Fuel Oil 4 (promedio $ 0,49 el precio del Fuel oil 4 para el sector eléctrico y $ 1,40 el precio para el Fuel oil 4 para el sector naviero), se puede afirmar que asciende a la cantidad de $ 167 580.000 durante los 6 meses pero cuantificadas por un año es de $ 335 160.000, los valores no ingresados a la empresa debido a la capacidad de producción de refinería que no abastece la demanda o sea la capacidad de producción de Marítima. Barri les (Dé fi cit de proce so) 4.200.000 Factor barrile s a galone s 42 Galones 176.400.000 Pre ci o prome di o por galón 0,95 Pri me r seme stre $ 167.580.000 Segundo Seme stre $ 167.580.000 Anual $ 335.160.000 En este problema, a más de la deficiencia en la capacidad de producción, se generan otros problemas a profundizar en detalles en la segunda parte, como criterio de organización industrial, se puede enunciar correctivos y mejoras operativas, mediante gráficas de control, histogramas del comportamiento laboral, normas y Análisis y Diagnóstico 74 procedimientos, métodos de trabajo, inducción de compromiso de entrega a las funciones por las que está contratado el personal, establecer plan de capacitación técnica y de motivación cualitativa, mediante un Diagrama de Gantt. Problema N°2. Demora en asistencia al cumplimiento de la operación. Como causa que aporta a la deficiencia del proceso, se considera también el servicio de transporte náutico que tiene un actual contrato de servicio por $ 154.757,28 el cual es obsoleto, falto y retrasado. Este problema si esta dentro del ámbito y control de Marítima, y asimismo será un tema que profundizaremos en la segunda parte, pero que como prólogo podríamos indicar. Costo se rvi ci o/hora 38 Horas de servi cio Ene . a Jun. 2.706 Cobrado por se rvi cio Ene r. a Jun. $ Días Ene . a Jun. 181 Prome dio de horas diaria de se rvi cio 14,95 Di sminuir horas de consumo diari o e n 15% 2,24 Horas e n 6 me ses Di smi nuci ón e n costos e n 6 me ses Problema 102.828,00 N°3. No 405,90 $ 15.424,20 Di sminución Anual $ 30.848,40 conformidad control de calidad a producto. Es responsabilidad de la Unidad de Control de Calidad de Refinería, es otro departamento sin ninguna relación de jerarquía con la estudiada, pero, su dictamen de indicar un producto dentro o fuera de especificaciones, ya sea por su excelente gestión de Análisis y Diagnóstico 75 calidad, como también por un mal muestreo o una mala medición de los parámetros de calidad, con un nueva repetición del proceso tiene su costo. Sin profundizar en el problema por no ser competencia de la Unidad estudiada, se menciona como información de conocimiento general, el costo del análisis de calidad, depende del tipo de producto y de los parámetros de laboratorio a determinar en él. En este caso para un Fuel Oil 4, al que se realiza el control de parámetros básicos como viscosidad, azufre, gravedad específica, punto de inflamación, se presenta así. COSTOS DE ANALISIS DE CALIDAD DEL FUEL OIL 4 Viscosidad $ 60 Azufre $ 60 Grave dad especifica $ 40 Punto de inflamación $ 40 Total $ 200 Capacidad de almace namie nto de tanque s en galone s 15.000.000 Núme ro de tanque s para almace namie nto 11 Prome dio de galone s para reali zar un análi si s de cali dad 1.363.636 Barri le s di a 23.800 Días 365 Barriles año 8.687.000 Factor barri le s a galone s 42 Galones año 364.854.000 Galones año 364.854.000 Prome dio de galone s para reali zar un análi si s de cali dad 1.363.636 Número prome dio de análisis de laboratorio 268 25% Análi sis con re sultado fuera de e speci ficacione s 67 Costo de nueva calidad $ Costo anual $ 200,00 13.377,98 Análisis y Diagnóstico 76 Problema N°4. Falta de motivación cualitativa al personal. La administración del recurso humano tiene como una de sus tareas proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio a sí mismo y al entorno en que se desenvuelve, cobrando vital importancia para la empresa moderna, la atención a la formación y desarrollo del personal, cuyo producto dará como resultado una eficiencia sostenida en todo su proceso. El problema anotado especifica la falta de indicadores de desempeño, por tanto, no hay controles sobre medición de desempeño, su cambio o mejoramiento está ligado a su propio desempeño, a la capacitación técnica, homologación salarial y otras pautas que serán tratadas en la segunda parte. 3.3. Diagnóstico La problemática de este estudio está más relacionado con manejo de personal o sea de organización industrial, que con lo económico, aunque la parte financiera también será analizada por estar inmersa en todo proceso de mejoramiento, el criterio para los problemas planteados estará dirigido a solucionar la falta de orientación e inducción con otros departamentos ligados a la actividad que cumple Marítima, por cuanto depende inevitablemente del proceso que cumplen otras áreas de refinería, y su proceso inicia justo con la entrega de los productos terminados de una refinación. Con respecto al proceso que se ejecuta en esta área se ha evidenciado que no se está aprovechando la capacidad instalada, y Análisis y Diagnóstico 77 que hay una demanda insatisfecha. La actual utilización de la capacidad instalada llega a un 51%, y este problema se encasilla en una política de gobierno, como es la enunciada modernización de las refinerías de La Libertad, fin lograr incrementar la producción aprovechando eficientemente la capacidad instalada. Con la identificación de los problemas que afectan al proceso productivo de la empresa y en observancia a los Análisis Pareto e Ishikawa para determinar los problemas de mayor relevancia que perjudican a la misma en lo que a eficiencia productiva se refieren, y cuantificada la magnitud se puede diagnosticar la deficiencia en la operación, por la falta de control del cumplimiento de la misma. En términos generales se determinó que hay inconvenientes que impiden el normal desarrollo de las actividades productivas de la empresa, como son los casos de los retrasos o demoras para cumplir una operación, lo cual afecta de manera relevante la eficiencia del personal, ya que la empresa no cuenta con un diagrama de recorrido del proceso con tiempos estandarizados, y la mayoría de las veces no se cumple los mínimos requisitos de tiempo para efectuar la operación. Se concluye también que uno de los problemas que presenta Marítima, es que tiene recurso humano que ha sido incorporado en los puestos sin ninguna exigencia de perfil del cargo, por lo tanto, no satisface plenamente las necesidades de la institución, este problema se ha generado a medida del tiempo y se demuestra por los controles no adecuados de las actividades de la empresa que se presenta en el producto final, dando como resultado la inconformidad, y por ende la pérdida de producto, pérdida de tiempo e insatisfacción por parte de los clientes. Análisis y Diagnóstico 78 3.4. Alternativas de solución a los problemas Entre las alternativas para solucionar los problemas netamente operativos, es esencial, se realice un sistemático y bien organizado análisis. Una toma de decisión efectiva y segura involucra: reconocimiento del problema, observación de los indicadores del problema, identificación de los efectos y los costos del problema, identificación de las soluciones y el plan de acción correctiva. La falta de indicadores de desempeño tiene su origen en el control insuficiente a la operación, la implementación de indicadores de desempeño, se convertirá en factor influyente suficiente para que el operario, al contario de actual posición, de muestra de preocupación e inconformismo cuando realice un proceso de despacho sin la calidad requerida, el cual será referente indicador para una evaluación de desempeño diario, con la aplicación de técnicas de la ingeniería industrial, la investigación dejará establecido en la segunda parte, un procedimiento de evaluación que tendrá un resumen mensual. Para la selección y contratación del talento humano debe realizarse un análisis de conocimiento del puesto, no solamente considerar la parte académica sino también la experiencia técnica del trabajador, implementando procedimientos para que los técnicos de carrera, se conviertan en los instructores del nuevo personal. El proceso puede ser mejorado si se cambia el proceso tradicional que se lleva actualmente por un mejoramiento sistemático y continuo, con capacitación constante del operador para que optimice su rendimiento. Todo proceso se puede mejorar CAPITULO IV PROPUESTA 4.1. Planteamiento de Solución a Problemas Los enunciados de anteriores capítulos, indican los problemas que afectan el desarrollo del proceso, considera factores como el tiempo improductivo o la baja productividad, para ello es esencial la solución de problemas identificados como: ü Deficiencia del personal en la ejecución de la operación. ü Demora en asistencia al cumplimiento de la operación. ü No conformidad de control de calidad a producto. ü Falta de motivación cualitativa al personal. Por lo expuesto, se presenta la propuesta para corregir los problemas que requieren ser atendidos en forma inmediata, como son las limitaciones de los recursos, tanto humano como tecnológico, entre otros mejorar la tecnología existente para ser más eficientes, completar las vacantes de personal, implementar estudio de métodos, proporcionar capacitación al personal, y para solucionar la problemática se plantea: El estudio del trabajo con la aplicación de técnicas como el estudio de métodos y la medición del trabajo, complementado con el uso de herramientas básicas basado en la filosofía del Seis Sigma, cuya aplicación abarca desde un puesto ubicado en una línea de montaje de un automóvil hasta el escritorio de una secretaria administrativa. Propuesta 80 4.2. Alternativas de solución La implementación de recomendaciones con propuestas de mejoramiento está diseñada estructuralmente para resolver los problemas presentes en los procesos operativos y administrativos. Para la propuesta de la alternativa de solución, se hizo un estudio de las causas de la deficiencia, originada usualmente en el conformismo del personal y al control insuficiente en la ejecución de la operación, por lo tanto se tratará de dar solución a estos problemas mediante la aplicación del estudio de trabajo, herramienta básica de la ingeniería industrial, basado en filosofía de Seis Sigma. También aportará reestructuración de los como alternativa formatos de de trabajo, solución el diseño la y formulación de Gráficas de Control que permitan visualizar diariamente el comportamiento de la labor desplegada en cada operativo, para su posterior análisis y correctivo respectivo. Se propone también, establecer una política de mejoramiento continuo, aprovechando la evolución tecnológica con la dotación de equipos informáticos, de comunicación, de medición, de control, con el fin de optimizar las actividades. Como parte de la solución, se formula también la práctica de motivación cualitativa y del plan de capacitación al personal. A continuación el Cuadro N°24 demuestra las alternativas de solución para las propuestas de la investigación: Propuesta 81 CUADRO No. 24 ALTERNATIVAS DE SOLUCION No conformidad Demora en asistencia al Deficiencia del personal en la ejecución de la control de calidad cumplimiento de la operación a producto operación CAUSA SOLUCION Estandarizar mé todos de trabajo TECNICA / GESTION Ingeni ería de mé todos, Estudio de trabajo, Estudio de movi mientos y tie mpos, Diagrama de Ope raci one s, Dise ñar e structura de Flujo, Se is Sigma, Ge stión de Cali dad, manual de Le vantamiento de proce sos, procedimie ntos Re e structuraci ón de formatos de trabajo Re e structura organizaci onal, Entre vista, Sele ccionar y contratar Prue ba de conocimie nto, Prue bas pe rsonal calificado psicométri cas, Pruebas de pe rsonalidad y Té cni cas de si mulación. Dotar equi pos de Eje cución de presupuesto y crédito CFN, medición, informáticos, Base de datos, Estandarizar siste ma comunicación informático Imple me ntar re uniones Grupal (Método de caso, Phillips 66, de trabajo pe ri ódicas Grupos de discusi ón) Imple me ntar siste ma automatizado de control de e ntradas y sali das Estadística, Imple me ntación siste ma biométrico, Pe rmanencia de l té cni co en sitio de Manual de Proce dimiento trabajo (abordo) Reducir costos contrato de transporte náutico Re vi sión en su forma contractual Imple me ntar de partamento de Si stemas de Ge stión de Calidad control de calidad Contratar pe rsonal calificado Entre vista, Prue ba de conoci mie nto o capcidad, Prue bas psicométricas, Pruebas de pe rsonalidad y Té cni cas de simulación. Confe re ncias, Videos, Manuale s de Capacitación té cnica Falta de motivación cualitativa FALTA DE EFICIENCIA EN LA OPERACION DE CARGA-DESCARGA DE COMBUSTIBLES PROBLEM A capaci taci ón, Simuladore s, Re ali zaci ón efectiva de l trabajo, Discusion de grupos Charlas de calidad, e inte raccion social, Entre vistas para productividad, soluci on de proble mas, Té cni cas competitividad grupale s De fini r y formular Solución de proble mas, de bate, Métodos e valuación de de casos, e nsayos, diari o, técnica de la de se mpe ño pre gunta. Imple me ntar Gráficas de control, Estadísticas, indi cadore s de Entre vista dire cta, Obse rvaci ón de de se mpe ño campo, Investigación ope raci onal. Ge stionar homologación salarial Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Código de Trabajo, Le y Losca Propuesta 82 4.3. Objetivos de la Propuesta 4.3.1.Objetivo General Incrementar la eficiencia del personal definiendo la capacidad de respuesta y mejorando el nivel de cumplimiento en el proceso de operación de carga-descarga de combustible. 4.3.2.Objetivos Específicos Eliminar los problemas que afectan el rendimiento del recurso humano de la empresa, al implementar una propuesta formulada, que debe ser observada y analizada, especialmente por el personal de la empresa, porque de su predisposición depende la ejecución de alternativas. Los objetivos específicos a alcanzar, son: ü Estandarización de métodos de trabajo. ü Diseñar reestructura organizacional de la Unidad. ü Diseñar Estructura de manual de procedimiento. ü Motivación cualitativa del personal. ü Definir plan de capacitación técnica. 4.4. Justificativo de la Propuesta El justificativo fundamental de la propuesta, es mejorar el rendimiento para incrementar la eficiencia del personal inmerso en el proceso, incluirá muchos beneficios para la organización, la Unidad elevará sus fortalezas logrando satisfacción de los clientes, así mismo al cumplimiento de los objetivos se reflejará una mejor calidad de servicio. Propuesta 83 En la actualidad, el Seis Sigma es el método fundamental que permitirá elevar el grado de eficiencia del personal. Los tiempos normalizados que resulten del estudio del trabajo pueden usarse en las estimaciones del proceso y en la preparación de sistemas de incentivos. Con estas herramientas, la supervisión puede realizar un mejor control de la ejecución de la operación y de la misma forma, agilizar su proceso. Se trabajará ordenada, eficiente y productivamente, uniendo estrategias sencillas pero muy útiles. 4.5. Metodología 4.5.1.Estudio del Trabajo Como procedimiento básico se deberá cumplir las etapas necesarias para efectuar sistemáticamente la medición del trabajo. Seleccionar, el trabajo que va a ser objeto de estudio Registrar, por observación directa todas las circunstancias, métodos y elementos de la actividad en que se realiza el trabajo. Examinar, los datos registrados y el detalle de las actividades para decidir la utilización de los métodos y movimientos más eficientes, separando lo improductivo de lo productivo. Medir, la cantidad de trabajo de cada elemento, expresarla en tiempo, con la técnica más apropiada de medición del trabajo. Estandarizar, el tiempo tipo de la operación previendo, en caso de estudio de tiempos con cronómetro, suplementos para breves descansos, necesidades personales, etc. Propuesta 84 Definir, con precisión la serie de actividades y el método de operación a los que corresponde el tiempo estandarizado y notificar que ése será el tiempo tipo para el cumplimiento de las actividades. Estas etapas sólo tendrán que seguirse en su totalidad cuando se desee fijar tiempos tipo. Si la medición del trabajo se utiliza para averiguar los tiempos improductivos antes o en el curso de un estudio de métodos o para comparar la eficacia de varios métodos posibles, solo bastarán las cuatro primeras etapas. GRÁFICO No. 16 MEDICION DEL TRABAJO Seleccionar, registrar, examinar y medir cantidad de trabajo ejecutado medi ante Estudio de tiempos Muestreo de T rabajo con cronómetro COMP ILAR Con suplementos para Sistema de normas de tiempo predetermin ados (N T P D) COMP ILAR P ara determinar tiempo determinar tiempo tipo de tipo de las operaciones las operaciones COMP ILAR P ara establecer bancos de datos tipo Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa En este estudio, a más de la medición de trabajo, también contribuye la metodología Seis Sigma, que utiliza herramientas estadísticas para mejorar la calidad como diagramas de flujo, causa-efecto, Pareto, histogramas, gráficas de control, como métodos fundamentales, factibles para elevar el grado de eficiencia de la calidad y reducir tiempos de proceso. Propuesta 85 4.5.2.Método Seis Sigma Para común tratar la los problemas utilización de es métodos sistémicos de análisis y el proceso Seis Sigma se caracteriza por 5 etapas concretas como es el DMAMC (DefinirMedir-Analizar-Mejorar-Controlar). La fase de Definir identifica las oportunidades de mejora desde las perspectivas del trabajador, del cliente y de la empresa. La fase de Medir enfoca el conocimiento de la situación actual, siendo la etapa de observación y detalle para identificar los posibles problemas que se puedan estar presentando. La etapa de Analizar identifica la causa raíz del problema, es la de los detalles del proceso y la secuencia que se sigue para la identificación del origen del problema, al descubrir las causas se plantea la hipótesis y se debate el proceso para determinar la causa principal y las partes que están involucradas en la misma. La fase de Mejorar implementa una mejora piloto en el proceso, en esta fase se determina las alternativas de soluciones, sin perder de vista el objetivo del estudio, se establece la mejor solución adecuada a las condiciones del desarrollo del proceso. Finalmente, la fase de Controlar que corresponde a la implementación de la solución en que se usan las técnicas o sistemas de control de calidad para institucionalizar el proceso evitando que el problema tratado vuelva a ocurrir. Propuesta 86 Seis Sigma es una metodología de mejora de procesos, con propuesta a reducir o eliminar los defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio. La meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO), entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra cumplir los requisitos del cliente. Seis sigma utiliza herramientas estadísticas para el estudio de los procesos, su nombre es una letra tomada del alfabeto griego utilizado en estadística como una medida de variación y el objetivo de la metodología seis sigma es reducir ésta de modo que el proceso se encuentre siempre dentro de los límites. Obtener 3,4 defectos en un millón de oportunidades es una meta bastante ambiciosa pero lograble. Se puede clasificar la eficiencia de un proceso en base a su nivel de sigma: CUADRO No. 25 NIVELES DEL SEIS SIGMA 1 SIGMA = 690.000 DPMO = 30,23% 2 SIGMA = 308.537 DPMO = 69,12% de e fi ci e nci a 3 SIGMA = 66.807 DPMO = 93,33% de e fi ci e nci a de e fi ci e nci a de e fi ci e nci a 4 SIGMA = 6.210 DPMO = 99,994% 5 SIGMA = 233 DPMO = 99,99994% de e fi ci e nci a 6 SIGMA = 3,4 DPMO = 99,9999966% de e fi ci e nci a Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Con la estadística considerada en el Cuadro Nº31 se podría indicar en una evaluación proporcional, que del total de 348 operativos ejecutados en las zonas de Muelle y Boyas Cautivo, fueron despachados 264 volúmenes dentro de margen de tolerancia, con una diferencia de 84 volúmenes fuera de margen de tolerancia, o sea 24% de deficiencia como promedio de la Unidad, lo que sitúa al proceso en una calificación de solamente 2 sigma. Los esfuerzos en Seis Sigma se enfocan a tres áreas principales: Mejorar la satisfacción del cliente, Reducir los tiempos del ciclo y Reducir los defectos. Propuesta 87 4.6. Desarrollo de las alternativas Alcance La gestión empresarial está ligada directamente al desarrollo, evolución y optimización de las operaciones, factores que permiten agilizar el proceso. Los aspectos que la empresa deberá trabajar son estructura organizacional, manual de calidad, procedimientos y funciones, educación y capacitación, nivel de documentos, registros, formatos y su presentación, para cada control. La propuesta entrará en vigencia a partir de Febrero de 2.011, la cual evidenciará formalmente la gestión de calidad, adicional a la planificación se iniciará la capacitación del personal. El cumplimiento de la propuesta se evidenciará mediante reuniones mensuales del Comité de Calidad con los Líderes de Proceso, para evaluar las sugerencias de cambios propuestos. Se realizará una auditoria cada tres meses posterior a la entrada en vigencia de las alternativas, los resultados de las mismas evidenciarán el cumplimiento de lo antes documentado, los cuales formarán parte de los registros de calidad. 4.6.1.Solución N°1. Estandarización de métodos de trabajo Una de las herramientas de la gestión de la producción para hacer mediciones de productividad es la ingeniería de métodos, la cual se refiere a los procedimientos sistemáticos para realizar actividades con el fin de efectuar mejoras dentro de una problemática, que en conjunto con el estudio del trabajo y sus dos técnicas: el estudio de métodos y la medición del trabajo, son los dos referentes a utilizar en el estudio. Propuesta 88 Concepto El estudio del trabajo, es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida y que lleva sistemáticamente a investigar todos los factores que influyen en la eficiencia de la situación estudiada con el fin de efectuar mejoras. Objetivo El tiempo total del proceso puede estar incrementado a causa de malas características del método actual, ya sea por el mal funcionamiento del proceso, por el tiempo improductivo añadido en el curso del proceso o debido a deficiencias de la dirección o a la actuación de los trabajadores, por lo tanto, servirá para fijar tiempos estándar de ejecución del proceso. El estudio del trabajo, es el medio por el cual la dirección puede medir el tiempo que se invierte en ejecutar una operación, de tal forma que, el tiempo improductivo sea posible separarlo del tiempo productivo. El estudio del trabajo es más probable que muestre las fallas de la misma dirección y de los trabajadores, y por eso suele presentar mayor oposición que el estudio de métodos. No obstante, si lo que se persigue es el eficiente funcionamiento de la propuesta en su conjunto, la medición del trabajo bien hecha es uno de los mejores procedimientos para conseguirlo. Consta de dos técnicas: el estudio de métodos y la medición del trabajo. Propuesta 89 GRÁFICO No. 17 ESTUDIO DEL TRABAJO Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa El estudio de métodos es la técnica principal para reducir cantidad de trabajo y eliminar movimientos innecesarios de los operarios, substituir métodos improductivos por productivos, minimiza el trabajo innecesario, generado la mayoría de veces, por causas de un mal diseño del proceso o la gestión de métodos y procesos ineficaces. Vale señalar que estas causales, muy frecuentes en investigación realizada, se da por la ausencia total de un proceso de diseño, sin normalización de un manual de procedimiento, más aún, lejos de las normas de calidad. Por eso, con relación a los métodos y procesos ineficaces, la opción es emplear instrumentos de ingeniería de métodos donde la técnica sea el registro de información en formatos normalizados. Dichos registros se hacen para obtener de la problemática, una visión más clara: ser capaz de verificar si los datos generados están completos, transferir los datos de forma eficaz en el menor tiempo posible y suministrar un medio eficaz de comparación. Propuesta 90 La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según un método de ejecución preestablecida y reemplazando por la propuesta. La medición del trabajo se refiere en términos generales, a la evaluación de todos los tipos de trabajo humano en un medio industrial. Esta, que mejora ostensiblemente la productividad, se emplea para calcular, en unidades de tiempo, el contenido laboral de tareas ejecutadas por trabajadores capacitados y cualificados que empleen métodos o procedimientos específicos. Técnicas de Medición La medición del trabajo, cuando se usa para evaluar determinadas actividades humanas, por lo general, viene después de seleccionar una tarea del trabajo general, para su examen. Se puede utilizar varias técnicas de medición pero la elección dependerá de los objetivos del estudio y estos son: ü Determinar y cuantificar las actividades no productivas. ü Determinar los tiempos normalizados necesarios para ejecutar las actividades del proceso. El objeto de análisis en este estudio será el segundo objetivo, el cual tiene como respuesta los estudios de tiempos, que consiste en evaluar, en términos de unidades de tiempo, el valor o contenido del trabajo efectuado mediante un esfuerzo humano. Estudio de Tiempos Es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible, partiendo de un número de observaciones, el estándar tiempo Propuesta 91 permisible para llevar a cabo una tarea determinada y con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y los retrasos inevitables. Los estudios de tiempos se usan para calcular el valor o contenido de las operaciones, mediante el registro de tiempos y ritmos de trabajo en condiciones determinadas, son herramientas y procedimientos sencillos pero altamente efectivos. Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos es el objetivo primordial del estudio de tiempo. El analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan para establecer un estándar, quien debe mantener una estrecha asociación con el ingeniero de métodos. Para cerciorarse de que el método que se prescribe es el mejor, el ingeniero especialista en estudio de tiempos con frecuencia asume el papel de un ingeniero de métodos. El resultado final es una valoración pragmática del contenido productivo de una actividad, en esto consiste la técnica de los estudios de tiempos, que para aplicar en las actividades en análisis que por proceso se repiten, demanda los siguientes pasos: 1. Familiarizarse con la operación de medición de volúmenes de combustibles, mediante una observación aguda del evento. 2. Participar al técnico calificado de la operación en estudio y lograr así su cooperación. Propuesta 92 3. Predisponer todos los medios y precisar las condiciones relativas a la operación que se estudia, antes de adelantar los estudios de tiempos. Por ejemplo, reconocer el lugar el trabajo y la ubicación de los equipos de trabajo, para efectuar las mediciones. 4. Tener a mano el equipo de cronometraje para efectuar el estudios de tiempos formalizados, para esto se recomienda utilizar un cronometro graduado en centésimas de minuto. 5. Determinar el método para medir la operación a fin que lo observado sea preciso y válido como dato de lectura. Un ejemplo, es el que ofrece el técnico, de forma repetida, operaciones de medición para producir un elemento, con los siguientes pasos: ü Elaboración previa de documentos. ü Medición de niveles de producto, agua libre, temperatura. ü Toma de valores de tablas de calibración de tanques. ü Cálculos y determinación de volúmenes. ü Interrupciones (por ejemplo de pare por situaciones no propias de la operación), que pueden ser considerados como puntos de lectura en el estudio de tiempos. 6. Estimar del número de observaciones necesarias para alcanzar un cierto grado de precisión, por regla general conviene hacer no menos de siete observaciones por operación. 7. Hacer observaciones aleatorias de la operación que se estudia. Existen dos formas de registro: Propuesta 93 ü El método de la vuelta a cero: Las manecillas del cronómetro se vuelven a poner a cero al final de cada movimiento, tan pronto como el tiempo transcurrido se haya registrado. ü El método continuo: En este caso, los tiempos por elemento, se registran con el cronómetro funcionando sin interrupción a lo largo de la operación. Para obtener el tiempo transcurrido, cada lectura deberá sustraerse de la anterior. La Aplicación A manera de estudios de tiempos y como metodología, se pondrá en un formato de registro, los datos pertinentes para este ejercicio operacional. Se inicia por definir el método de cronometraje a usar. En este caso se emplea el de vuelta a cero para registrar los tiempos formalizados, en siete inspecciones de observación. Se registra luego en el formato del tiempo observado que registra el tiempo empleado para la ejecución de un elemento de la operación o de la operación completa. Se procede luego a totalizar los tiempos observados y se reseña el número de ciclos por operación. Con respecto al ejemplo, se calcula con relación al tiempo total observado, el tiempo medio del ciclo para cada operación donde el tiempo fue 313,86 minutos. Responsabilidades de las personas del estudio de tiempo Responsabilidades del analista ü Analizar con el supervisor, el método, el equipo, las operaciones y la destreza del operario antes del estudio. Propuesta 94 ü Recopilar toda la información posible de la operación. ü Probar, cuestionar y examinar el método a implementar, asegurándose que sea el correcto antes de estandarizarlo. ü No discutir con el operario que interviene en el estudio o con otros operarios relacionados con el método a estudiarse. ü Anotar cuidadosamente las medidas de los tiempos correspondientes a los elementos de la operación. ü Evaluar con honradez y justicia la actuación del operario. ü Mostrar siempre una excelente conducta a fin de atraer y conservar el respeto y la confianza de los operarios. Responsabilidades del supervisor ü Notificar con tiempo al operario que su trabajo va a ser estudiado. Así el operario sabrá que su supervisor está enterado que su trabajo va a ser estudiado, tendrá la oportunidad de exponer las dificultades que cree pudieran ser corregidas antes de establecer el tiempo estándar. ü Seleccionar a un operario competente. ü Revisar que el equipo de la operación esté en buen. ü Comunicar al analista si por alguna razón resultará imposible efectuar el estudio en condiciones regulares. ü Cooperar con el analista con el fin de definir la operación. Propuesta 95 ü Considerar cuidadosamente las sugerencias de mejoramiento que sean hechas por el analista. ü Notificar cualquier cambio introducido en alguna operación, a fin de hacerse el ajuste apropiado al tiempo ya estudiado. Responsabilidades del trabajador ü Mostrar interés en el funcionamiento de la empresa, para aportar sin reservas su plena colaboración. ü Hacer sugerencias dirigidas al mejoramiento de los métodos. ü Ayudar al analista a desintegrar el trabajo en elementos. ü Trabajar a un ritmo normal mientras se efectué el estudio, y debe introducir el menor número de elementos extraños y movimientos adicionales. ü Seguir con exactitud el método prescrito, y de no intentar engaño alguno al analista de tiempos introduciendo un método artificioso, con el propósito de alargar el tiempo del ciclo y obtener en estándar más holgado. En cumplimiento a lo indicado se realizó seguimiento durante los 2 últimos meses de los operativos ejecutados por buque Bonito cuya regularidad en los embarques de 1 000.000 Gls. para el sector eléctrico evidenció los siguientes resultados monitoreados según el Cuadro Nº 26 Propuesta 96 CUADRO No. 26 FORMULARIO DE ESTUDIO DE TIEMPOS TIEMPO MEDIO DEL CICLO 1 2 3 4 5 6 7 TO N° TM HOJA 1/7 FECHA 14 Nov. 2010 UN IDAD: Transporte Marítimo OPERACIÓN: Carga - descarga de combustibl es en muelle TECNICO: Personal de la Unidad ELABORADO POR: Miller Figueroa T. COMPROBADO POR: Juan Piguave DESCRIPCION DEL ELEM ENTO TIEMPO TOTAL OBSERVADO ESTUDIO N ° 01 NUMERO DE CICLOS FORM ULARIO COM PLEM ENTADO DE ESTUDIOS DE TIEM POS 1 Elaboración de documentos 20 21 19 20 23 22 20 145 7 20,71 2 T ransporte oficina - muelle 8 11 8 9,5 10 9 10 65,5 7 9,36 3 T ransporte muelle - buque 27 26 24 25 24 22 25 173 7 24,71 4 Coordina inspección de tanques buque 7 8 6 7 7 7 7 49 7 7,00 5 Medición de niveles (ullages) 12 14 12 13 14 11 13 89 7 12,71 6 Medición de temperatura 11 13 11 12 14 12 13 86 7 12,29 7 T raslado a cuarto de control buque 2 3 2 2 3 2 2 16 7 2,29 8 Ingreso de datos a sistema i nformático 4 5 3 4 4 4 4 28 7 4,00 9 Cálculo de datos ingresados 3 4 3 3 3 4 3 23 7 3,29 10 Confrontación de resultados 1 2 1 1 1 1 1 8 7 1,14 11 Elaboración de documentos iniciales 9 11 9 10 10 8 10 67 7 9,57 12 Firma y entrega de documentos 4 5 3 4 4 4 4 28 7 4,00 24 25 23 24 26 22 24 168 7 24,00 14 T ransporte muelle - oficina 9 11 8 9,5 10 8 11 66,5 7 9,50 15 Archivo ordenado de documentos 5 6 5 5 5 5 5 36 7 5,14 16 T ransporte oficina - muelle 9 11 9 9,5 11 9 12 70,5 7 10,07 17 T ransporte muelle - buque 21 25 23 24 24 22 25 164 7 23,43 6 7 5 6 6 6 6 42 7 6,00 19 Medición de niveles (ullages) 23 24 23 25 27 22 27 171 7 24,43 20 Medición de temperatura 18 21 17 20 21 18 22 137 7 19,57 13 T ransporte buque - muelle 18 Coordina inspección de tanques buque 21 T raslado a cuarto de control buque 2 3 2 2 2 3 2 16 7 2,29 22 Ingreso de datos a sistema informático 8 9 7 8 10 10 8 60 7 8,57 23 Cálculo de datos ingresados 4 5 4 4 6 6 4 33 7 4,71 24 Confrontación de resultados 1 2 1 1 2 1 2 10 7 1,43 8,5 11 8 10 10 8 10 65,5 7 9,36 4 5 2 4 4 5 4 28 7 4,00 27 T ransporte buque - muelle 22 23 20 22 21 21 22 151 7 21,57 28 T ransporte muelle - oficina 9,5 11 9 9,5 12 7 10 68 7 9,71 5 6 4 5 5 5 5 35 7 5,00 25 Elaboración de documentos finales 26 Firma y entrega de documentos 29 Archivo ordenado de documentos TIEM PO TOTAL Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 300 Propuesta 97 Después de completar las observaciones, se calculó el tiempo medio 300 minutos igual a 5 horas, para cada operativo cumplido, una vez realizado el análisis de los resultados de las operaciones; se estableció el tiempo normalizado. El tiempo normalizado o tipo es el tiempo total que deberá emplear un trabajador cualificado para completar una tarea, laborando a un ritmo regular y usando métodos establecidos. Su medición se realizó según el tiempo observado, el factor de clasificación, la asignación por contingencia y la asignación por descanso, según Gráfico Nº18. GRÁFICO No. 18 TIEMPO NORMALIZADO O TIPO SUM PLEM ENTO POR CONTIGENCIAS TIEM PO OBSERVADO FACTOR DE VALOR DESCANSO TRABAJO DEM ORA TIEMPO BASICO CONTENIDO DEL TRABAJO TIEMPO NORMALIZADO O TIPO Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa El factor de clasificación es un incremento que se añade al tiempo medio observado. Resulta de una comparación subjetiva entre el ritmo al que el trabajador observado ejecuta la operación y la idea que tiene el observador de ese ritmo. Aunque, en la práctica, hacer tales comparaciones resulta complejo, el supervisor y los trabajadores en consenso pueden adecuar dichos ritmos a una tabla de clasificación. Propuesta 98 La tabla concebida a nivel internacional y asumido por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), a través de su oficina del trabajo y descrito en el manual Introducción al Estudio del Trabajo, establece los ritmos de trabajo según las principales escalas de valoración: CUADRO No. 27 RITMO DE LA ACTIVIDAD ESCALA ACTIVIDAD 0 Nula 50 Muy lenta 75 Constante 100 Normal 125 Muy rápida DESCRIPCION Excepcionalmente 150 rápida Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Movimientos torpes, inseguros, parece dormido, sin interés en el trabajo Resuelto, sin prisa, bien dirigido, parece lento pero no pierde el tiempo. Capaz, como operario calificado medio, logra con tranquilidad el nivel de calidad y precisión Actúa con gran seguridad, destreza, coordina movimientos, muy por encima del anterior. Concentración y esfuerzo intenso, sin probabilidad de durar por varios períodos. KM/H 3,2 4,8 6,4 8 9,6 Si el ritmo de trabajo es inferior al ritmo tipo se aplica un factor menor que 100 (95, 90,75, etc.). Si el ritmo de trabajo es superior al ritmo tipo se aplica un factor mayor que 100 (110, 115, 120 etc.). Por último se calcula el tiempo normal en el proceso, así: 1. La combinación del tiempo medio observado por el factor de clasificación da como resultado el tiempo básico para la tarea: TIEM PO BASICO = TIEM PO BASICO = Tiempo medio observado x Factor de clasificación Ponderación normal 300 x 65 100 = 195 minutos Propuesta 99 2. Se calcula el tiempo de asignación por descanso, buscando dar al trabajador la oportunidad de recuperarse de los efectos fisiológicos y sicológicos que produce realizar un trabajo específico. Asignación básica por fatiga 4% Asignación por trabajar de pie 2% Asignación por condicion es de trabajo 6% Asignación por medio ambiente 5% Asignación por rutina 1% Asignación por tedio 2% Asignación total por descanso 20% Por lo tanto la asignación total por descanso del tiempo es el 20% del tiempo básico lo que equivale a 39 minutos. 3. Se fija un tiempo de asignación por contingencias del 5% del tiempo básico, lo que es igual a 9,75 minutos. 4. Asignaciones especiales: ninguna. El tiempo total normal para esta operación es: 195,00 Tiempo básico TIEM PO NORM AL + + + 39,00 Asignación por descanso 9,75 Asignación por contingencias 0,00 Asignación especial 243,75 minutos TIEM PO NORM AL = 04H06 horas Equipo utilizado en un estudio de tiempos. ü Un cronómetro o tabla de tiempos ü Hoja de observaciones ü Formularios de estudio de tiempos ü Tabla electrónica de tiempos Propuesta 100 Cronómetro.- generalmente se usan dos tipos de cronómetros para el estudio de tiempos: Cronómetro ordinario y el Cronómetro vuelta a cero. Tabla de Tiempos.- consiste en una tabla de tamaño conveniente donde se coloca la hoja de observaciones para que pueda sostenerla con comodidad el analista, y en la que se asegura en la parte superior un reloj para tomar tiempos. Hoja de Observaciones.- es en la cual se anotará datos como el nombre del producto, nombre de la pieza, numero de parte, fecha, operario, operación, nombre de la máquina, cantidad de observaciones, división de la operación en elementos, calificación, tiempo promedio, tiempo normal, tiempo estándar, meta por hora, meta por día, nombre del observador. Tabla electrónica de tiempos.- es una hoja hecha en Excel donde se insertará el tiempo observado y automáticamente ella calculará tiempo estándar, producción por hora, producción por turno y cantidad de operarios necesarios. Conclusión.- Se debe elevar un informe que registre el avance de la propuesta y los beneficios obtenidos. También queda establecido el tiempo de 4 horas, como tiempo normalizado para el cumplimiento de la operación, que concuerda con el tiempo de 230 minutos aproximadamente 4 horas resultado que podrá ser observado en el Diagrama de Flujo de Proceso Propuesto (Anexo N°4) al implementar la permanencia del técnico abordo durante el desarrollo de la operación, eliminando movimientos innecesarios acorde al estudio de trabajo, acción que contribuirá a la reducción de horas de servicio de lancha, según análisis del Cuadro N°40, utilizadas como ahorros de pérdidas para la evaluación económica. Propuesta 101 4.6.2.Solución N°2. Reestructuración de la Unidad. GRÁFICO No. 19 ESTRUCTURA ACTUAL DE LA UNIDAD SUPERVISOR SECRETARIA TECNICOS EN INSPECCION TIERRA ( 3 ) TECNICOS EN INSPECCION A BORDO ( 5 ) Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa La actual estructura organizacional de la Unidad presenta conflictos por la descoordinación entre las dos áreas: de tierra y abordo, debido a la falta de comunicación; estos conflictos causan inconvenientes en la organización y cuando la estructura orgánica es inapropiada y no está acorde con los objetivos generales y específicos para los fines pertinentes, no podrá responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por lo tanto: ü Inhibe las funciones para lo que fue creada. ü Deriva desorden cuando se producen eventualidades. ü La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada. ü Presenta la incompetencia o falta de experiencia del personal que tiene la responsabilidad del registro de las operaciones. ü Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza. ü Exceso de carga de trabajo. ü Procedimientos no establecidos. ü Actividades dirigidas y controladas por una sola persona. Propuesta 102 Diseño Propuesto, el objetivo de la reestructuración de la Unidad es acoplar los equipos de trabajo, profesar responsabilidades definidas y mediar por una mayor sinergia entre el personal. La reestructuración ayudará a fortalecer la organización de la empresa. A continuación se presenta la propuesta de la nueva estructura de la Unidad. GRÁFICO No. 20 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL - PROPUESTA COORDINADOR SUPERVISORES ( 3 ) SECRETARIA AUXILIAR SERVICIOS COMPLEMENTARIOS TECNICOS EN INSPECCION TIERRA ( 3 ) TECNICOS EN INSPECCION ABORDO ( 6 ) ANALISTAS DE CALIDAD (3) Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Se analizó los requerimientos de personal para los puestos que la Unidad de Marítima contempla en su nueva estructura y se determinó los perfiles para cada puesto. Este análisis ofrece a la organización disponer una información objetiva y actualizada de las competencias de su recurso humano. Coordinador, con las mismas funciones del actual Supervisor, pero con un cambio de denominación del puesto de Supervisor a Coordinador, por la competencia y responsabilidad laboral que representa una Coordinación en la empresa. Propuesta 103 Supervisor, se encargará de procesamiento de la información de todo el sistema operativo, centralizando la información en una base datos de la Unidad, se encargará de la revisión, análisis y aprobación del movimiento financiero que genera la operación, será el asistente del Coordinador. El justificativo de 3 supervisores esta dado por los 3 grupos de trabajo, es decir un supervisor en cada turno, con propuesta a una definida delegación de responsabilidad, como también el imperativo control interno del personal, fuera del horario de trabajo del Coordinador. Técnico en inspección, integrar personal calificado con similares funciones que los actuales, fin completar grupos operativos de trabajo, junto a los técnicos actuales, seleccionar los mejores talentos, para que cumplan las funciones de supervisores. Analistas de calidad, siendo Marítima, la Unidad encargada de la recepción de productos comercializados internacionalmente, es obligación de Ep Petroecuador, definir que Marítima deba velar no solamente por la cantidad sino antes que nada por la calidad del producto importado, labor que actualmente la realizan otras áreas afines a la Unidad. De allí la necesidad de realizar la selección de 3 analistas de control de calidad, para cubrir en forma integral el proceso de Marítima. Auxiliar de servicios complementarios, cumplirá labores de chofer, mensajería y complementarios, como su cargo lo indica, debiendo en casos eventuales cubrir la ausencia de la secretaría. A continuación, afianzando el desarrollo organizacional, la propuesta del formato que estipula las competencias del nuevo talento humano, en concordancia con la propuesta de una nueva estructura organizacional según Gráfico N°20 Propuesta 104 CUADRO No. 28 FUNCIONES DEL COORDINADOR M ANUAL DE COM P ETENCIAS IDENTIFICACION DEL PUESTO XXXXXXXX Coordi nador Re gi onal Coordi nador naci onal de Transporte Maríti mo Subgere nte de Come rci o Inte rnaci onal ## Realizar Análisi s, programaciòn, control, se gui mi e nto al cumpli mi e nto de té rmi nos funci onale s y contractuale s de Maríti ma. NOM BRE GRUPO OCUPACIONAL P UESTO REP ORTE INM EDIATO SEGUN DO N IVEL DE REP ORTE CODIGO DEL P UESTO FUN CION BASICA DATOS ESTRUCTURALES DEL PUESTO Coordi nador Naci onal de Transporte Maríti mo PUESTO SUPERIOR DE EVALUACION No PAR FUNCIONAL DE EVALUACION Si SUBALTERNOS Si CLIENTE EXTERNO 100% PORCENTAJE DE FACTOR DE VALORACION 18 NIVEL SALARIAL REQUISITOS M INIM OS DEL PUESTO NIVEL DE ESPECIALIZACION NIVEL ISNTRCCION EXPRIENCIA SUPERI OR COMPLETO I NGEN IERO I N DUSTRI AL TERCER N I VEL 3 AÑ OS I N GEN I ERO COMERCI AL IN GENI ERO EN PETROLEOS CURSOS DE CAPACITACION 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO TI PO 5 P U N TA JE ACTIVIDADES D IF IC U LT A D IT EM IN C ID E N C IA ACTIVIDADES D IF IC U L T A D Conti nge nci a e n la contami nación de hidrocarburos y respue sta de l buque Fami li arizaci ón e n buque tanque s que transportan hi drocarburos Aforo y fi scali zación de tanque s de almace nami e nto Pri nci pi os fundamentale s de se guri dad e n la navegaci ón y supe rvi vi enci a e n e l mar Té cni cas de Control de Calidad Mane jo de tale nto humano Paque te s utili atri os i nformáti cos. Elaborar programas de carga para las di fe re nte s áre as ope rati vas Coordi nar y e mi ti r cri te ri o té cni co a las autori dade s maríti mas a fi n de programar los Elaborar e l pre supuesto anual de la Regional, re ali zar e l control y e l se gui mi e nto de su Ve ri fi car y autori zar e l re porte di ari o Situación de buque s. Coordi nar con autori dade s maríti mas de Suinli, DNH, Re fi ne ría, Poli ducto, Aduana, Age nci as, Coordi nar ope rativos de los buque s con las dife re nte s áre as de Transporte Maritimo Supe rvi sar, plani fi car y coordi nar turnos de l pe rsonal, asi ste nci a, logísti ca y de más Elaborar cartas prote stas cuando las nove dade s lo ame ri te n Controlar, re vi sar y fi rmar di ari ame nte e l uso de las bi tácoras de los té nci cos. Elaborar, coordi nar y e je cutar re que ri mi e ntos de la Uni dad a a travé s de corre os, me mos, ofi ci os. Autorizar e l re porte mensual de horas extras, control y registro de asiste nci a de l pe rsonal, Coordinar re uniones de trabajo periódicas con e l pe rsonal. Autori zar soli citud e Mate ri ale s y Sumi ni stros. 14 Autorizar y Controlar e l manejo de l Fondo Rotati vo. NOMBRE DE LA COMPET ENCIA 1 ASERT IVIDAD Y FIRMEZA 2 MONITOREO Y CONTROL 3 ORIENT ACION A RESULT ADOS 4 PROGARAMCION DE BUQUES 5 COMUNICACIÓN EFECTIVA 6 FLET AMENT O 7 LIDERAZGO 8 SERVICIOS COMPLEMETARIOS Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO 5 4 3 17 ESTRATEGICO NIVEL EVALUA CLAVE Propuesta 105 CUADRO No. 29 FUNCIONES DEL ANALISTA CONTROL DE CALIDAD M ANUAL DE COM PETENCIAS IDENTIFICACION DEL PUESTO Xxx Anali sta de Control de Calidad Coordi nador Regi onal Cordi nador Naci onal de Transporte Marìtimo ## Re ali zar Análi si s y control de cali dad a los combustible s e n los di ve rsos ope rati vos que cumple n Transporte Marìti mo. N OM BRE GRUPO OCUP ACIONAL PUESTO REPORTE IN M EDIATO SEGUN DO N IVEL DE REPORTE CODIGO DEL P UESTO FUN CION BASICA DATOS ESTRUCTURALES DEL PUESTO Supe rvisor PUESTO SUPERIOR DE EVALUACION Xxx PAR FUNCIONAL DE EVALUACION No SUBALTERNOS Si CLIENTE EXTERNO 100% PORCENTAJE DE FACTOR DE VALORACION 18 NIVEL SALARIAL REQUISITOS MINIMOS DEL PUESTO NIVEL INSTRUCCIÓN ESPECIALIZACION NIVEL INSTRUCCION SUPERI OR COMPLETO IN GENI ERO QUI MI CO TERCER N I VEL EXPRIENCIA 3 AÑOS CURSOS DE CAPACITACION D IF IC U L T A D 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO 5 4 3 17 ESTRATE GICO e n los anàlisi s re ali zados e n su turno. Asi sti r a re unione s de trabajo pe riódi cas con e l 5 4 3 17 ESTRATE GICO pe rsonal i nme rso e n e l proce so. Soli citar Materiales y Sumi ni stros ne cesari os 5 4 3 17 ESTRATE GICO para e ñ cumplim ie nto de sus labore s. Cum plir con las de mas acti vi dade s y tare as que 5 4 3 17 ESTRATE GICO sean de compe te ncia de la Uni dad. 5 4 3 17 ESTRATEGICO ACTIVIDADES IT EM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Mue streo, análi si s y certi fi cación de productos li mpi os e n re fi ne ría e ntre gados a Ge sti ón Mue stre o de com busti ble s i mportados Mue stre o y análi si s de calidad de l fue l oi l 4 e ntre gado por re fi ne ría. Elaborar y ve rifi car re porte di ari o de ce rti fi cados de cali dad re ali zados. Coordi nar acti vidade s i nhe re nte s con autori dade s afine s a funciones e ncom e ndadas. Coordi nar ope rativos de los buque s con las di fe re nte s áre as de Transporte Maritim o Supe rvisar y coordi nar logísti ca y de más de las acti vidade s de su compe te nci a. Elaborar cartas prote stas cuando las nove dade s lo am e ri te n Elaborar y fi rmar di ariame nte las bi tácoras de los anali stas de calidad. Elaborar y e jecutar re que rim ie ntos de la Unidad a a travé s de corre os, me mos, ofici os. Em itir cri terio tè cni co con novedade s susci tadas NOMBRE DE LA COMPETENCIA 1 TI PO IN C ID E N C IA 5 ACTIVIDADES PU N TA JE D IF IC U L TA D Prue bas y anàli sis de laboratorio para combusti ble s Fam iliari zaci ón e n buque tanque s que transportan hidrocarburos Tè cni cas de mue stre o de tanque s de almacenami e nto Normas ASTM, INEN y proce di mi e ntos Té cnicas de Control de Calidad Mane jo de tale nto humano Paque te s utilitari os i nform áti cos. MONITOREO Y CONTROL 2 ORIENT ACION A RESULT ADOS 3 PROGRAMACION DE BUQUES 4 COMUNICACIÓN EFECTIVA 8 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa NIVEL EVALUA CLAVE Propuesta 106 CUADRO No. 30 FUNCIONES AUXILIAR DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS M ANUAL DE COM P ETENCIAS IDENTIFICACION DEL PUESTO Xxx Auxi li ar de Se rvici os Comple me ntari os Coordi nador Re gi onal Coordi nador Nacional ## NOM BRE GRUPO OCUPACION AL PUESTO REPORTE IN M EDIATO SEGUNDO NIVEL DE REPORTE CODIGO DEL PUESTO FUNCION BASICA DATOS ESTRUCTURALES DEL PUESTO Coordi nador Re gi onal PUESTO SUPERIOR DE EVALUACION Xxx PAR FUNCIONAL DE EVALUACION Si SUBALTERNOS Si CLIENTE EXTERNO 100% PORCENTAJE DE FACTOR DE VALORACION 18 NIVEL SALARIAL REQUISITOS MINIMOS DEL PUESTO NIVEL DE ESPECIALIZACION NIVEL ISNTRCCION BACHI LLER CUALQUIER MODALIDAD SEGUN DO N IVEL EXPRIENCIA 6 MESES CURSOS DE CAPACITACION TI PO PU N TA JE ACTIVIDADES D IF IC U LT AD IT EM IN C ID E N C IA ACTIVIDADES D IF IC U LT A D Fami li ari zación e n buque tanque s que transportan hi drocarburos Tè cnicas para mane jo de tale nto humano Paque tes utili tari os i nformáticos. Entre gar docume ntos a clie nte s i nte rnos y 1 2 e xte rnos ESTRATEGICO Fotocopi ar docume ntos ESTRATEGICO Colaborar e n e l archi vo y busque da de docume ntos 3 de la Uni udad. ESTRATEGICO Escane ar docume ntos i nte rnos de las di fe re nte s 4 de pe nde nci as de la e mpre sa. ESTRATEGICO Proporci onar se rvi cio de ani llado, e mpastado de 5 docume ntos ne cesarios para e ventos. ESTRATEGICO Prestar colaboraci òn como chofe r e n trabajos 6 afi ne s a la e mpre sa. ESTRATEGICO Preparar se rvi cios de alime ntaciòn para los 7 participantes y usuari os de la Unidad. ESTRATEGICO Apoyar e n la re cepci òn de los mate ri ales 8 solici tados por las di fe re nte s de pe nde nci as. ESTRATEGICO Controlar, re visar y fi rmar di ari ame nte el uso de 9 las bi tácoras de los té ncicos. ESTRATEGICO Apoyar e n los trabajosde li mpi e za de l me naje de 10 cafe te rìa. ESTRATEGICO Re ali zar otras actividade s i nhe rentes al àmbi to de 11 su compe te nci a ESTRATEGICO ESTRATEGICO ESTRATEGICO ESTRATEGICO NOMBRE DE LA COMPET ENCIA 1 COMUNICACIÓN EFECTIVA 2 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa NIVEL EVALUA CLAVE Propuesta 107 4.6.3.Solución N°3. Diseño de la Estructura del Manual de Procedimientos Concepto de Manual de Procedimiento Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indica las actividades, a ser cumplidas por los miembros de una organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente. Según Duhat Kizatus Miguel A. "Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para ejecución del trabajo". Melinkoff, R. (1990), "Los procedimientos consiste en describir en detalle cada una de las actividades a seguir en un proceso, por medio del cual se garantiza reducir errores". Continolo G. "Una expresión formal de todas las instrucciones necesarias para operar en una empresa, guía que permite seguir en la dirección adecuada los esfuerzos del personal Al diseñar e implementar sistemas de control interno, se genera información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos. El manual de procedimiento es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o Propuesta 108 actividades que se realizan en una organización para el cumplimiento de los objetivos. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye en una herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. El Manual de Procedimiento es de vital importancia en todo proceso operativo, tiene una importancia de relevancia como aplicación de la propuesta, más aun cuando la Unidad investigada no cuenta con Manual de Procedimientos, siendo vital que este Manual de Procedimiento sea elaborado de manera correcta ya que será de suma importancia para las decisiones directivas de la empresa como reestructuras organizacionales, auditorías operativas y la gestión del área de recursos humanos. La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa. En razón de esta importancia, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y elevar la eficiencia en todos los procesos. La propuesta de este estudio diseñará la Estructura del manual de procedimiento, su implementación evitará inconvenientes y deficiencias internas, contribuirá a reducir las falencias del personal en la operación del proceso de carga-descarga de combustibles por vía marítima, facilitará el desarrollo de las operaciones al disponer de procesos estandarizados en forma Propuesta 109 secuencial, permitirá llevar el desarrollo de las funciones del proceso como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designará a cada trabajador. El Manual de Procedimiento tendrá una estructura definida a fin de poder ser evaluada o consultada por todos aquellos que tengan injerencia desde un nivel micro (empleado) hasta los niveles de evaluación macro (directivos) de una manera uniforme y consistente a fin de evitar confusiones en cuanto su interpretación. Estructura del Manual de procedimiento Su estructura comprende tres partes primordiales que son: Encabezamiento, contiene la siguiente información: ü Nombre de la empresa.- Ep Petroecuador ü Unidad en la cual se lleva a cabo los procedimientos descritos.- Transporte Marítimo. ü Título que da idea clara y precisa del contenido.- Operación de carga-descarga de combustibles vía marítima. ü Índice o tabla de contenido de lo que contiene el Manual. Cuerpo, dispone de la siguiente información: ü Descripción de cada uno de los términos o actividades, con indicaciones de cómo y cuándo desarrollar las actividades. Glosario de Términos, incluirá los siguientes datos: ü Anexos o apéndices como complementos. ü Fecha de emisión del procedimiento para fijar su vigencia. ü Nombre del responsable de la elaboración del manual. Propuesta 110 Un Manual Procedimientos debe contener de manera capitular lo siguiente: Introducción. ü Alcance y campo de aplicación. ü Tabla de contenido. ü Información Introductoria. ü Edición y fecha del manual de procedimiento. Política de la Calidad. ü Difusión e Implementación de la Política de la Calidad. ü Objetivos de la Calidad. ü Descripción de la Organización, Responsabilidad Autoridad. Descripción de la Organización. ü Sistema de Gestión de la Calidad del proceso. ü Responsabilidad y Autoridad. Sistema de Gestión del proceso. ü Requisitos Generales. ü Requisitos de Documentación. y Propuesta 111 Responsabilidad de la Dirección. ü Compromiso de la Dirección. ü Enfoque al cliente. ü Planificación. Gestión de los recursos. ü Provisión de Recursos. ü Recursos Humanos. ü Infraestructura. ü Ambiente de Trabajo. Realización del producto. ü Planificación de la realización del producto. ü Procesos relacionados con el cliente. ü Diseño y desarrollo. ü Control de los dispositivos de seguimiento y de medición. Medición, Análisis y Mejora. ü Generalidades. ü Control del Producto No Conforme. ü Análisis de Datos. ü Mejoras. Definiciones. Propuesta 112 4.6.4.Solución N°4. Motivación Cualitativa del personal Estudios sobre la motivación humana se centran básicamente en descubrir el por qué de la conducta humana. Algunas de las teorías más conocidas sobre la motivación humana se desarrollaron a mediados del siglo pasado pero sus efectos han llegado hasta la actualidad: Maslow, su teoría de la pirámide se basa en una jerarquización de las necesidades que las personas urgimos cubrir (alimento, ropa, ocio, etc). McClelland, esas necesidades las redujo a tres: de pertenencia o afiliación, de realización o logro y de poder o control. Holland, mencionó seis tipos de personalidad (realista, intelectual, social, conformista, dominante y estética). Daniel Goleman, con su publicación La inteligencia Emocional, sostiene que una de las cinco competencias es la capacidad de motivarse a uno mismo. Las personas que dominan esta competencia suelen ser más productivas y eficaces en todo lo que hacen. El dinero es importante, con el salario se cubre gran parte de las necesidades. El salario que se recibe mensualmente, es lo que motiva a acudir cada día a lugar de trabajo, así cuando se recibe por primera vez una compensación económica por el resultado del trabajo, es evidente que la motivación alcanza niveles máximos. Se entiende esa bonificación como justa recompensa al trabajo bien hecho. El peligro está que al transcurso de los meses, el pago Propuesta 113 pasa a considerarse como un derecho adquirido, perdiendo así todo su poder de motivación. Es más, si un día se deja de percibirlo, se consigue el efecto contrario: se sentirá que lo privan de algo que ya le pertenece, creando el consiguiente malestar. No se trata que deban desaparecer las compensaciones económicas. Pero no se pueden convertir en el único método empleado para motivar al personal. Se deberá aplicar aquéllas que considere más oportunas para la problemática de Marítima, sin olvidar que cuántas más medidas se pongan en práctica, mayor será la motivación del personal. Por lo expuesto, anotamos algunos conceptos no económicos de motivación: ü Medir el desempeño para diferenciar el trabajo realizado. ü Ser siempre agradecido. ü Dedicar tiempo a sus trabajadores. ü Involucrar a los empleados. ü Celebre los éxitos. ü Establezca alianzas con cada trabajador. ü Cuidar el ambiente de trabajo. ü Proporcionar información sobre la empresa. ü Proporcione feedback (retroalimentación del proceso). ü Fomente la autonomía. Entre las diferentes funciones sobre la cual debe encaminar la propuesta de motivación cualitativa, se puede señalar: ü Evaluar constantemente el desempeño del personal. ü Organizar el sistema de estimulación a los trabajadores en correspondencia con el resultado de su desempeño en la labor que les ha sido asignada. Propuesta 114 ü Coordinar y establecer una adecuada relación entre el personal, que permita una mayor participación de los técnicos en los procesos de dirección y administración de los recursos y del proceso, con vista a elevar la eficiencia. ü Dirigir el proceso de cambio, con innovación tecnológica con lo cual se garantizará una gestión tecnológica que brindará nuevos conocimientos científicos y tecnológicos con el objetivo de aumentar el nivel de eficiencia. ü Asegurar que el personal desempeñe y desarrolle las actividades que le son inherentes con la eficiencia requerida. ü Planificar, organizar y controlar las medidas que garanticen la satisfacción de los técnicos por la labor que desarrollan y en el entorno de la empresa, prestando especial atención a los aspectos cualitativos. Motivación del personal El trabajador deberá sentir, no solo que su aportación es importante dentro del trabajo de la empresa, sino que sea reconocido, lo que motivará a cada trabajador y ayudará a ajustar el mensaje que será más efectivo para su motivación y su satisfacción. Hacerlo así mejorará su satisfacción y compromiso en el trabajo, aumentando la productividad. Hoy en día, los trabajadores son cada vez más autónomos y con intereses y responsabilidades dentro y fuera de la empresa. Estos trabajadores, están cada vez más educados y más informados del mundo que les rodea y de las posibilidades que existen fuera de su empresa. También están más dispuestos a pedir explicaciones y justificaciones de sus jefes. Propuesta 115 Los elementos fundamentales para la motivación de los trabajadores incluyen: ü Elegir la mejor persona para cada puesto. ü Reconocer el valor de cada trabajador y de su labor. ü Tratar a cada trabajador bien; con respeto y con cortesía. ü Comunicar a cada trabajador como su trabajo contribuye al éxito de la empresa en general, escuchar e informar. ü Desarrollar el sentimiento de propiedad y dar autorización para actuar de forma independiente. ü Esta independencia y responsabilidad requiere exigir resultados y responsabilidad. ü Enriquecer el trabajo al máximo ü Continua capacitación del personal. Los elementos que llevan a la desmotivación de los trabajadores incluyen: ü Tolerar malos resultados de trabajadores penaliza a los que funcionan bien. ü Mantener en secreto información critica para el éxito del trabajo. ü Promocionar un ambiente competitivo entre trabajadores. ü Infrautilizando las habilidades y los talentos de los trabajadores. ü Tratando a trabajadores injustamente y de forma errática. ü Criticando en vez de críticas constructivas. ü Reuniones poco productivas. ü Objetivos poco claros. ü Reglas innecesarias. ü Permitir la política dentro de la empresa. ü La inflexibilidad de los jefes. Propuesta 116 4.6.4.1. Implementación de indicadores de desempeño Concepto, es un instrumento para monitorear, predecir y administrar el desempeño necesario para lograr el valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador como meta propuesta. El término "Indicador" en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que permite darse cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que interesa conocer. Los Indicadores pueden ser números, medidas, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas. Los indicadores reflejan adecuadamente la naturaleza, peculiaridades y nexos de los procesos, se caracterizan por ser estables y comprensibles, por tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestión del trabajador, sino que se impone la necesidad de considerar un sistema de indicadores que abarque la mayor cantidad posible de magnitudes a medir. Para medir el desempeño de un técnico se necesita de un sistema de indicadores de gestión, estos son la expresión cuantitativa del comportamiento del técnico, cuya magnitud, de ser comparada con algún otro nivel de referencia, estará señalando una desviación sobre la cual se tomará acciones correctivas. Al elaborar los indicadores de gestión se tomará en cuenta: El objetivo: Debe expresar el ¿para qué? se requiere analizar el indicador seleccionado. Expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y el sentido de esa mejora. Propuesta 117 La definición: Es la expresión matemática que cuantifica el estado de la característica o hecho a controlar. Ej. % de defectos (diferencia de volúmenes fuera del margen de tolerancia) del total de operativos ejecutados. Niveles de referencia: Para realizar el proceso de control es necesaria la comparación y ésta no es posible si no cuenta con una referencia contra la cual constatar el valor de un indicador. Responsabilidad: Se refiere a quien(es) le corresponde actuar en cada momento y en cada nivel de la organización, frente a la información que está suministrando el indicador. Puntos de Lectura: ¿Cómo se obtienen y conforman los datos? ¿En qué sitio se hacen las observaciones? ¿Con qué instrumentos se harán las mediciones? ¿Quién hace las lecturas? Periodicidad: ¿Cada cuánto tiempo se mide el indicador? ¿Cómo se presentan los datos: físicos, promedios, diarios, promedios semanales o mensuales?, determina la medición. Sistema de información y toma de decisiones: Debe ser lo suficientemente ágil para asegurar la retroalimentación a cada nivel de la organización y según la responsabilidad de cada uno. El estudio permitió observar que no se dispone de indicadores para analizar el desempeño individual de cada trabajador en cada operación. Por ello la alternativa de solución de implementar la utilización de indicadores, es valedera, por lo siguiente: ü Permitirá observar los resultados de iniciativas o acciones. ü Será instrumento para evaluar y corregir el proceso. Propuesta 118 ü Será instrumento para orientar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en el proceso. ü Decidirá la toma acciones preventivas o correctivas. ü Identificará fortalezas y debilidades. ü Incentivará, al desarrollar y manejar al personal. ü Cumplirá con estándares y normas. El presente trabajo fue realizado con la propuesta de validar una herramienta básica de la ingeniería industrial, como es la Gráfica de Control para cada técnico y para cada operación que este cumpla. La Gráfica de Control justifica su utilización porque: ü Proporcionará un método estadístico exacto para calificar las causas de variación mostradas por la operación. ü Promoverá la participación directa de los técnicos en el logro de la calidad. ü Servirá como una herramienta de detección de problemas Gráfica de Control, una gráfica de control es una carta o diagrama especialmente preparado donde se van anotando los valores sucesivos de la característica de calidad que se está controlando. Los datos se registran durante el funcionamiento del proceso de operación y a medida que se obtienen. Se utiliza para estudiar la variación de un proceso y determinar a qué obedece esta variación. Es una gráfica lineal en la que se han determinado estadísticamente un límite superior (límite de control superior) y un límite inferior (límite de control inferior) a ambos lados de la media o línea central. La línea central refleja el producto del Propuesta 119 proceso. Los límites de control proveerán señales estadísticas para que la supervisión actúe. La gráfica de control muestra: ü Si un proceso está bajo control o no. ü Indica resultados que requieren una explicación. ü Define los límites de capacidad del sistema, los cuales previa comparación con los de la especificación estándar, determinará los pasos a implementar en el proceso de mejora. La gráfica de control aclarará como los resultados están relacionados a los límites de control superior e inferior del proceso, los puntos fuera de los límites de control mostrarán que el resultado del operativo está fuera de control, esa circunstancia es indicio que está mal el proceso. Entonces, es necesario investigar para encontrar el problema (Causa Asignable) y corregirla. Si no se hace esto el proceso estará funcionando a un nivel de calidad menor que el propuesto. Implementación Para un buen control de calidad se necesita tener en cuenta los factores dentro trabajadores y y el fuera de proceso la sean empresa; internos: eficientes y que externos: los la presentación de que el servicio brinde conformidad al cliente. Para la implementación de la propuesta, la misma que le permitirá obtener mayores niveles de eficiencia, se realizó una representación de las gráficas de control resultantes de las operaciones ejecutadas entre a Enero a Junio del 2.010, período del estudio. Propuesta 120 Como propuesta de solución, se formula, diseñar un formato computarizado en el que se tabulará datos con los resultados finales de volúmenes en tierra y abordo de cada operación cumplida, el reporte será elaborado por el propio trabajador durante turno respectivo, como objetivo principal le permitirá el análisis inmediato, visualizando mediante una gráfica de control, la variación activa de su trabajo, adicionalmente, el formato informará el acumulado con el número de operativos dentro o fuera de margen de tolerancia con sus respectivos porcentajes. La gráfica tendrá una ejecución diaria, mediante el sistema informático, a medida que se desarrolle cada una de las operaciones, el técnico ingresará al sistema, los resultados finales del proceso cumplido y automáticamente se mostrará la gráfica de control con su respectiva curva, como indicador del cumplimiento de la operación, con ello se irá configurando el parámetro acumulado del margen de tolerancia +/- 0,5%, para su análisis y correctivo mensual. El reporte diariamente a las 06H00 será enviado vía correo electrónico a la supervisión para su respectivo análisis, con la misma información se conformará un consolidado mensual, que el trabajador podrá ir observando en forma acumulada en el mismo formato emitido diariamente. El análisis al porcentaje por cumplimiento de la operación dentro o fuera del margen de tolerancia, determinará el desempeño operativo del trabajador. Con el propósito de logar el esfuerzo de todos y cada uno de los miembros de la Unidad, el resultado del parámetro de porcentaje será complementado con incentivo para el mejor desempeño en forma mensual, mediante acuerdos entre el personal, en Reunión de Trabajo. Propuesta 121 De los datos obtenidos durante los 6 meses de estudio, se seleccionó el estudio realizado al trabajo cumplido por uno de los técnicos y se podrá observar la actividad con una proyección simulada de la propuesta. CUADRO No. 31 HISTORICO DE MARGEN DE TOLERANCIA DENTRO M ARGEN FUERA M ARGEN RA76 49 27 VC87 60 27 NG93 77 16 PH42 40 2 RM 50 38 12 264 84 TECNICO SUBTOTAL 348 TOTAL Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa GRÁFICO No. 21 HSITORICO DE MARGEN DE TOLERANCIA 95% 100% 90% 83% 76% 80% 70% 69% 64% 60% 50% 40% 36% 31% 30% 24% 17% 20% 10% 5% 0% RA76 VC87 DENTRO MARGEN Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa NG93 PH42 FUERA MARGEN RM50 Propuesta 122 GRÁFICO No. 22 RESULTADOS FINALES – ENERO 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERATIVOS Nº C OD IGO VO LUM E N TIE R R A 07 07 07 08 08 09 10 12 15 27 14 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 C-LL-011 C-LL-011 C-LL-012 C-LL-013 C-LL-013 C-LL-014 C-LL-016 C-LL-018 C-LL-021 C-LL-038 C-BC-007 950.124 32.676 193.620 3.444 239.904 1.003.380 820.890 257.838 661.878 965.286 729.330 0,5 -0,5 0,5 -0,5 ENERO 2.010 F E C HA RESUM EN VO LUM E N A B OR D O 961.359 33.165 196.563 3.444 239.075 1.006.636 823.984 258.058 665.134 975.261 735.841 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL % D IF ER E N C I C A LIF IC A C ION A 6 5 11 1,18 1,50 1,52 0,00 -0,35 0,32 0,38 0,09 0,49 1,03 0,89 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 55% 45% 100% 2 1,03 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa C-LL-038 C-BC-007 C-LL-021 C-LL-018 C-LL-013 C-LL-013 C-LL-011 -1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -0,35 -0,5 0,49 0,38 C-LL-016 0,09 0,32 C-LL-014 0,00 0 0,00 1,52 0,5 0,89 1,50 C-LL-012 1,18 1 C-LL-011 1,5 FUERADEMARGEN FUERADEMARGEN FUERADEMARGEN 0 0 0 0 0 0 FUERADEMARGEN FUERADEMARGEN # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! Propuesta 123 GRÁFICO No. 23 RESULTADOS FINALES – FEBRERO 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERATIVOS FEBRERO 2.010 F E C HA VO LUM E N T IE R R A Nº C OD IG O 05 07 22 22 24 24 25 26 26 27 27 01 27 01 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C-LL-047 C-LL-052 C-LL-069 C-LL-069 C-LL-072 C-LL-072 C-LL-073 C-LL-074 C-LL-076 C-LL-077 C-LL-077 C-LL-079 C-BC-023 C-BC-024 0,5 -0,5 0,5 -0,5 RESUM EN VO LUM E N A B OR D O 877.422 820.428 873.852 48.552 954.072 32.340 940.044 234.528 210.882 234.234 22.092 897.960 362.334 383.208 879.837 824.226 874.840 48.191 963.870 31.963 939.844 234.880 209.432 233.433 22.124 905.168 363.594 384.472 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL % D IF E R E N C I C A LIF IC A C ION A 9 5 14 0,28 0,46 0,11 -0,74 1,03 -1,17 -0,02 0,15 -0,69 -0,34 0,14 0,80 0,35 0,33 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 64% 36% 100% 1,5 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 0,00 0,00 0,00 0,35 0,33 C-LL-079 C-LL-077 C-LL-077 C-LL-076 C-LL-074 C-LL-072 C-LL-069 C-LL-069 C-LL-052 C-LL-047 -1,5 C-LL-073 -1 C-LL-072 -1,17 -0,74 -0,69 -0,34 -0,5 C-BC-024 0,14 -0,02 0,15 0,46 0,11 0 0,28 0,5 C-BC-023 0,80 1,03 1 0 0 0 FUERA DEMARGEN FUERA DEMARGEN FUERA DEMARGEN 0 0 FUERA DEMARGEN 0 0 FUERA DEMARGEN 0 0 # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! Propuesta 124 GRÁFICO No. 24 RESULTADOS FINALES – MARZO 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERATIVOS Nº C O D IG O VOLUM E N TIER R A 07 07 09 10 13 15 16 16 17 25 26 28 29 30 30 31 01 14 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 C-LL-087 C-LL-087 C-LL-088 C-LL-090 C-LL-094 C-LL-096 C-LL-097 C-LL-097 C-LL-099 C-LL-108 C-LL-110 C-LL-113 C-LL-115 C-LL-117 C-LL-117 C-LL-119 C-LL-121 C-BC-028 C-BC-033 589.176 109.368 913.584 952.014 806.904 933.282 712.740 22.848 1.000.104 815.472 400.596 824.460 720.342 968.730 32.130 928.704 1.000.398 513.996 470.022 0,5 -0,5 0,5 -0,5 MARZO 2.010 F E CHA RESUM EN VO LUM E N A B OR D O 589.521 108.706 919.420 952.341 815.541 934.950 715.933 23.399 1.000.517 818.444 400.692 826.014 719.514 982.471 32.263 924.403 1.004.593 511.504 473.557 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL % D IF ER EN C I C A LIF IC A C ION A 13 6 19 0,06 -0,61 0,64 0,03 1,07 0,18 0,45 2,41 0,04 0,36 0,02 0,19 -0,11 1,42 0,41 -0,46 0,42 -0,48 0,75 #¡DIV/0! 0 FUERA DEMARGEN FUERA DEMARGEN 0 FUERA DEMARGEN 0 0 FUERA DEMARGEN 0 0 0 0 0 FUERA DEMARGEN 0 0 0 0 FUERA DEMARGEN # ¡DIV/0! 68% 32% 100% 3 2,41 2,5 2 1,42 1,5 0,42 C-BC-033 C-BC-028 -0,48 C-LL-121 0,00 0,41 C-LL-119 -0,46 C-LL-117 -0,11 C-LL-117 C-LL-115 0,19 C-LL-113 0,02 C-LL-110 C-LL-108 C-LL-099 0,04 0,36 0,45 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa C-LL-097 C-LL-097 0,18 C-LL-096 C-LL-094 C-LL-090 C-LL-088 C-LL-087 -1 0,03 0,06 -0,5 C-LL-087-0,61 0 0,64 0,5 0,75 1,07 1 Propuesta 125 GRÁFICO No. 25 RESULTADOS FINALES – ABRIL 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERATIVOS Nº C O D IG O V O LUM E N T IE R R A 08 09 10 15 16 17 21 21 22 29 07 10 12 17 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 C-LL-001 C-LL-004 C-LL-006 C-LL-010 C-LL-012 C-LL-013 C-LL-017 C-LL-017 C-LL-019 C-LL-026 C-BC-036 C-BC-001 C-BC-002 C-BC-005 528.024 210.672 1.000.188 732.564 1.001.742 801.360 962.934 32.466 888.426 827.652 542.892 823.032 353.514 822.276 0,5 -0,5 0,5 -0,5 ABRIL 2.010 F EC HA RESUM EN VO LUM E N A B OR D O 523.205 211.394 1.009.356 735.405 1.006.028 805.178 971.149 33.148 892.602 826.549 545.546 826.839 355.304 825.928 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL % C A LIF IC A C IO N D IF E R EN C I 9 5 14 -0,91 0,34 0,92 0,39 0,43 0,48 0,85 2,10 0,47 -0,13 0,49 0,46 0,51 0,44 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 64% 36% 100% 2,5 2,10 2 1,5 0,44 C-BC-005 0,00 0,51 C-BC-002 0,00 0,46 C-BC-001 -0,13 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa C-LL-017 C-LL-017 C-LL-006 C-LL-004 C-LL-001 -1,5 -0,91 -0,5 -1 0,00 0,49 C-LL-026 C-BC-036 0,48 C-LL-013 0,47 0,43 C-LL-012 C-LL-019 0,39 0 C-LL-010 0,34 0,5 0,85 0,92 1 FUERA DEMARGEN 0 FUERA DEMARGEN 0 0 0 FUERA DEMARGEN FUERA DEMARGEN 0 0 0 0 FUERA DEMARGEN 0 # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! Propuesta 126 GRÁFICO No. 26 RESULTADOS FINALES – MAYO 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERAT IVOS MAYO 2.010 F E C HA VO LUM EN T IER R A Nº C O D IGO 07 12 12 16 21 22 22 1 2 3 4 5 6 7 C-LL-038 C-LL-044 C-LL-044 C-LL-047 C-LL-053 C-LL-054 C-BC-020 0,5 -0,5 0,5 -0,5 RESUM EN VOLUM EN AB ORDO 849.786 829.836 97.734 813.330 528.822 275.604 809.508 % C A LIF IC A C ION D IF E R EN C I 852.784 827.326 96.288 817.198 529.534 277.759 810.539 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL 5 2 7 0,35 -0,30 -1,48 0,48 0,13 0,78 0,13 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 71% 29% 100% 0,78 1 -0,5 -1 -1,48 -1,5 C-LL-054 C-BC-020 C-LL-053 C-LL-047 C-LL-044 C-LL-044 C-LL-038 -2 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,13 0,13 0,35 -0,30 0 0,48 0,5 0 0 FUERADEMARGEN 0 0 FUERADEMARGEN 0 # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! Propuesta 127 GRÁFICO No. 27 RESULTADOS FINALES – JUNIO 2010 NOM BRE DEL TECNICO OP ERATIVOS JUNIO 2.010 F EC HA VO LUM E N T IE R R A Nº C O D IG O 07 11 11 14 21 22 26 21 21 27 28 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 C-LL-069 C-LL-071 C-LL-071 C-LL-073 C-LL-079 C-LL-080 C-LL-082 C-BC-030 C-BC-030 C-BC-032 C-BC-033 0,5 -0,5 0,5 -0,5 RESUM EN VOLUM EN AB ORDO 81.312 499.254 30.660 198.030 570.948 936.684 832.944 447.594 23.058 710.808 236.544 81.111 497.639 30.513 197.375 565.460 937.630 836.555 451.556 23.211 721.438 236.214 M ARGEN POSITIVO M ARGEN NEGATIVO DENTRO DE M ARGEN FUERA DE M ARGEN TOTAL 7 4 11 % C A LIF IC A C IO N D IF E R E N C I -0,25 -0,32 -0,48 -0,33 -0,96 0,10 0,43 0,89 0,66 1,50 -0,14 #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 64% 36% 100% 2 1,50 1,5 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -0,14 C-BC-033 C-BC-032 C-BC-030 C-LL-082 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa C-BC-030 C-LL-073 C-LL-071 -1,5 C-LL-079 C-LL-080 -0,96 -0,33 -0,32 C-LL-071 -1 -0,48 -0,25 C-LL-069 -0,5 0,10 0 0,00 0,43 0,5 0,66 0,89 1 0 0 0 0 FUERADEMARGEN 0 0 FUERADEMARGEN FUERADEMARGEN FUERADEMARGEN 0 # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! # ¡DIV/0! Propuesta 128 4.6.5.Solución 5. Plan de Capacitación al personal El profesor Kaouru Ishikawa, uno de los padres de la Calidad Total en Japón, señalaba: El Control Total de Calidad empieza con educación y termina con educación, para promoverlo con la participación de todos, hay que dar educación a todo el personal, desde el presidente hasta los operarios. El Control de Calidad es una revolución conceptual en la administración; por tanto hay que cambiar los procesos de raciocinio de todos los empleados, para lograrlo es preciso repetir la educación una y otra vez La capacitación debe buscar no solo la adquisición de nuevos conocimientos sino el cambio de actitud y de comportamiento. Para que la capacitación sea efectiva debe ser teórica práctica, emplear ejemplos de la propia organización o similares, ser dosificada, capacitar en aquello que va a ser utilizado y aplicar lo aprendido en el trabajo diario. A través de un buen plan de capacitación y entrenamiento del personal se logra que adquiera los conocimientos, destrezas y habilidades, pero debe tenerse en cuenta que ello no se logra solo con unas cuantas conferencias, se requiere de una acción permanente en la que se refuerce el aprendizaje con la práctica vinculada a su propio trabajo. Sin embargo esto no es suficiente para lograr su involucramiento. Para que las personas lo adopten, es preciso crear las condiciones que eviten la desmotivación y faciliten la realización del trabajo. Por tanto, es necesario por un lado mejorar físicamente al ambiente de trabajo, y por otro lado eliminar todos los demás factores que causan desmotivación como a los que se refiere Frederick Herzberg en su teoría Higiene y Motivación: Propuesta 129 ü Políticas, normas y procedimientos inadecuados. ü Trato inadecuado de los jefes hacia sus colaboradores. ü Trato inadecuado entre compañeros. ü Salarios con falta de equidad. ü Políticas de control inadecuadas. ü Temor y búsqueda de culpables. ü Sobrecarga de trabajo. ü Procesos deficientes y engorrosos. ü Rivalidades y favoritismos. La eliminación de estos factores si bien como dice Herzberg no motivan; sin embargo produce insatisfacción y desmotivación. Para lograr un real compromiso y desarrollo junto con la organización el personal debe sentirse suficientemente motivado para que además, que sepa y pueda quiera hacerlo . Solo así se logrará el verdadero desarrollo de personal. 4.6.5.1. Concepto de Capacitación Es un servicio profesional de gran utilidad que ayudará a la organización a alcanzar sus propósitos fundamentales, la labor actual del instructor como agente de cambio, implica la transferencia de conocimientos y la capacitación del personal de la organización. Su esencia es crear la capacidad de cambio propia que demanda la organización. SIN CAPACITACION CON CAPACITACION T e nde nci a al de sorde n e n la ope ra ci ón Hace organi zadame nte la s cosas, lo que ha ci é ndola m e nos e fi ci e nte , se gura y pe rm i te una ope raci ón mas e fi ci e nte , confi able se gura y confi able Me nore s e xpe ctati vas de raci onali zar los recursos de ope raci ón. No contri buye a la producti vi dad de l la e m pre sa Proye cta y transmi te una i mage n y conci e nci a de orde n, di sci pli na y organi zaci ón, lo que marca te nde nci as y Aume nta la producti vi dad de la e mpre sa Agota anti ci padame nte la vi da útil de los Ge ne ra e conom ías e n costos y compone nte s de i nfrae structura, pre supue stos de ope raci ón, li be rrando di lapidando re cursos e scasos. re cursos. Propuesta 130 Los objetivos de la capacitación serán: ü Explicar que es y en qué consiste el proceso. ü Promover la adopción de valores de la cultura de calidad ü Desarrollar habilidades de liderazgo ü Habilidades para el aseguramiento y mejoramiento continuo. El plan de capacitación podrá usar modalidades, como: inducción, capacitación en el puesto de trabajo, cursos internos, seminarios y talleres, cursos de actualización. Inducción, su objeto es la ambientación inicial al medio social y físico donde se trabaja y se programa para todo colaborador nuevo. Será ejecutada de preferencia por el jefe inmediato. El contenido del programa versará como mínimo lo siguiente: ü La empresa, visión, misión, organización y objetivo. ü Los derechos y deberes del personal de acuerdo con el reglamento interno de trabajo. ü Las normas, reglamento y controles. ü El cargo que va a ocupar, sus funciones y responsabilidades, otros asuntos relacionados con su cargo. Capacitación en el puesto de trabajo, se desarrollara en el propio puesto de trabajo y mientras el interesado ejecuta sus tareas. La hará el jefe inmediato, en forma individual o en grupos. Seminarios o talleres, son eventos de corta duración, alrededor de 20 horas y sobre temas puntuales que sirvan para reforzar o difundir aspectos técnicos o administrativos, en otros eventos generalmente concurrirán funcionarios de la empresa. Propuesta 131 Cursos internos, son eventos de capacitación sobre técnicas y/o temas académicos, científicos, tecnología, u otro tema de interés empresarial dirigida al proceso que cumple la Unidad, se organizarán en la empresa, para denominarlos como tal debe tener mínimo 40 horas de duración. Cursos de actualización, los cursos de actualización se programan en instituciones especializadas, u otra institución comprometidas con la actualización y desarrollo permanente de conocimientos de los colaboradores, en los que se dictan técnicas nuevas para personal de nivel jerárquico de la empresa. Capacitación Técnica, para obtener los resultados que se aspiran en esta propuesta, es necesario que todo el personal que labora en Marítima se capacite y entrene en base al nuevo sistema de trabajo a implantarse, pues los trabajadores no siempre tienen experiencia, en algún trabajo previo, por lo que, con la capacitación se mejorará el desempeño en el trabajo. La capacitación estará encuadrada en un proceso continuo que permita mejorar los conocimientos y habilidades a fin de desarrollar criterios estandarizados para realizar tareas que permitan reducir la deficiencia y así mejorar el nivel de competitividad de la Unidad. Para el programa de capacitación propuesto; se efectuará en la misma empresa y la impartirán reconocidos instructores de prestigiosas empresas dedicadas a esta profesión, que transmitirán sus conocimientos mediante charlas al grupo operativo para que después de un período cada persona haga sus labores con eficiencia. Con los conocimientos adquiridos, el personal tendrá la obligación de brindar una aplicación continua de condiciones del proceso, fortaleciendo los conocimientos en producción, productividad, competitividad, calidad, eficiencia, entre otros. Propuesta 132 4.6.5.2. Paquete de Charlas y la Capacitación Técnica. CUADRO No. 32 PLAN DE CHARLAS CHARLAS OBJETIVO TEM AS A TRATAR Generali dades de la Conocimiento P RODUCTIVIDAD sistema de un eficiente de util izar los recursos para producir el proceso productividad Con ocimiento de procesos propuestos Interrelación de los procesos del sistema Relación CALIDAD servicios cali dad - de satisfaccion del cliente Esfuerzo de COM PETITIVIDAD para Requerimien tos del cliente Diseño de servicios basado en la investigación y desarrollo Generali dades de la la empresa obtener competitiva. ventaja competitivi dad La ventaja competitiva Competitividad local, nacional, in ternacional Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 33 PLAN DE CAPACITACION TECNICO-OPERATIVO CURSO ESTANDARIZACION DE METODOS DE TRABAJO MEDICION DE CARGAS A BORDO DE BUQUES TANQUES CALCULO, DIFERENCIA, PRODUCTOS , TRANSPORTE Y METODO PARA LA CUANTIFICACION DE VOLUMENES PEQUEÑOS EN BUQUES, REMANENTES DIFERENCIAS DE VOLUMENES, CALCULO Y APLICACIÓN DEL FACTOR DE EXPERIENCIA DEL BUQUE PRUEBAS DE LABORATORIO DIRIGIDO TECNICOS, SUPERVISORES, COORDINADOR, ADMINISTRACIÓN TECNICOS, SUPERVISORES, COORDINADOR, ADMINISTRACIÓN TECNICOS, SUPERVISORES, COORDINADOR, ADMINISTRACIÓN TECNICOS, SUPERVISORES, COORDINADOR, ADMINISTRACIÓN TECNICOS, SUPERVISORES, COORDINADOR, ADMINISTRACIÓN Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa OBJETIVO INDUCCIONE E IMPLEMENTACION NUEVO METODO DE TRABAJO N° DURACIO N HORAS PARTICI PANTES 40 15 ACTUALIZAR CONOMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS 40 15 OPTIMIZAR EL CONTROL DEL PROCESO 40 15 REDUCIR DIFERENCIA DE VOLUMENES TIERRA - ABORDO (MARGEN DE TOLERANCIA) 40 15 NOCIONES BASICAS DE CONTROL DE CALIDAD A PRODUCTOS UTILIZADOS EN EL PROCESO. 40 15 Propuesta 133 Charlas de productividad.- se dictarán estas charlas con la finalidad de que el personal conozca la forma eficiente de utilizar los recursos para producir servicios, con temas como: ü Generalidades de la productividad. ü Los procesos propuestos en esta tesis. ü Interrelación de los procesos del sistema. Charlas de Calidad.- son de gran importancia estas charlas, debido a que la calidad de los servicios se refleja en la satisfacción de los usuarios. Se tratará temas: ü Requerimiento y satisfacción del cliente. ü Diseño de servicios basados en la investigación y desarrollo. Charlas de competitividad.- Se hablará sobre el esfuerzo de las empresas para obtener ventajas competitivas. Los temas a tratar: ü Generalidades de la competitividad. ü La ventaja competitiva ü Competitividad global, internacional, local. Capacitación técnico-operativo.- las operaciones como medición, aforo y cálculos, que realiza el personal de Marítima, tienen una relación inmediata con las importantes negociaciones de la empresa, y debe estar basado en normas internacionales API y ASTM, por tal razón la capacitación para su aplicación en el proceso es tema prioritario para la implementación de la propuesta. El objetivo principal de la capacitación es proporcionar a los participantes los conocimientos y herramientas inherentes a los procesos para fortalecer los conceptos para la toma de decisiones por parte del técnico, entre otros objetivos se cita: Propuesta 134 ü Proporciona los conocimientos y habilidades a aplicar. ü Actualizar y aplicar normas API, ASTM. Estandarizar normas aplicables al cálculo de volúmenes. ü Adiestrar al personal sobre las acciones a realizar en caso de desviaciones. Capacitación Six Sigma, en la metodología Six-Sigma se realiza la capacitación del personal con el fin de obtener una buena calidad. El entrenamiento provee a los candidatos el conocimiento y características para guiar y dirigir la implementación de la metodología Six Sigma en su empresa. Las personas encargadas de poner en práctica el Six Sigma son clasificadas por su capacidad de analizar los procesos y se muestran a continuación: Líder (Champion): Son líderes de la alta gerencia quienes sugieren y apoyan proyectos, ayudan a obtener recursos necesarios y eliminan los obstáculos que impiden el éxito del proyecto. Incluye participación en revisión y aseguran que se desarrolle la metodología Six Sigma. Maestro de Cinta Negra (Master Black Belt): Son expertos de tiempo completo, capacitados en las herramientas y tácticas de Six Sigma, son responsables del desarrollo e implantación de la estrategia de Six Sigma para la empresa. Cinta Negra (Black Belt): Son líderes de equipos responsables de medir, analizar, mejorar y controlar procesos que afectan la satisfacción del cliente, la productividad y calidad. Cinta Verde (Green Belt): Son ayudantes de una cinta negra. CAPITULO V EVALUACION ECONOMICA Y FINANCIERA 5.1. Plan de inversión y financiamiento La evaluación económica es el proceso de medición de su valor, se basa en la comparación de los beneficios que genera y las inversiones que requiere, desde un punto de vista determinado. Su objetivo es la obtención de elementos de juicios necesarios para la toma de decisiones de ejecutar o no el proyecto, respecto a las condiciones que ofrece dicho proyecto. Por tanto, la decisión de inversión casi siempre recae en la evaluación económica. Ahí radica su importancia. Por eso, los métodos y los conceptos aplicados deben ser claros y convincentes para el inversionista. Esta capítulo propone describir los métodos actuales de evaluación que toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo, como son la tasa interna de retorno o rendimiento (TIR) y el valor actual neto (VAN), se anotan sus limitaciones de aplicación y son comparados con métodos contables de evaluación que no toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo. El VAN y la TIR son dos herramientas financieras procedentes de las matemáticas financieras que nos permiten evaluar la rentabilidad de un proyecto de inversión, entendiéndose por proyecto de inversión no solo la creación de una nueva empresa, sino también, inversiones que podemos hacer como en el caso presente que se analiza la implementación de un nuevo método de trabajo para la Unidad de Marítima. Evaluación Económica y Financiera 136 5.2. Evaluación financiera La inversión indica la cuantía y la forma en que se estructura el capital para la puesta en marcha de la alternativa de solución y el desarrollo de la actividad hasta alcanzar el umbral de rentabilidad. El gasto que genera la alternativa se realizará para mejorar la gestión del proceso de Marítima, será la inversión en activos fijos y costos de operación anuales, se determinó así: Inversión fija, es el activo no circulante contrario al activo circulante, comprende a los bienes que están destinados a ser mantenidos indefinidamente en la empresa, incluye todos los bienes que han sido adquiridos para usarlos en la operación y sin propósito de ponerlos en circulación, correspondiendo a activos de larga vida y que no están destinados a la venta sino a la actividad de la empresa y se amortizan durante toda la vida del bien. CUADRO No. 34 INVERSION FIJA DETALLE Software de l programa de l proceso Equipo infomático (impre soras portatiles - laptop's) Equipo de comuni cación (radios portátiles) Equipo de medición (termóme tros digi tale s) Mobiliario de oficina Costo Unit. (Incluye IVA) Cantidad Unidades Costo Total $ 1.463,64 1 $ 1.463,64 $ 1.500,00 6 $ 9.000,00 $ 1.500,00 13 $ 19.500,00 $ 1.800,00 3 $ 5.400,00 $ 1.000,00 1 $ 1.000,00 Subtotal $ 36.363,64 10% $ 3.636,36 TOTAL $ 40.000,00 Instalación y puesta e n marcha de los costos. Fuente: Proformas de equipos (Anexo N°4, 5) Elaborado por: Miller Figueroa Evaluación Económica y Financiera 137 Costo de Operación, valoración monetaria de la suma de recursos destinados a la administración, operación y funcionamiento de la empresa. Comprende valores para la adquisición de suministros y material didáctico, capacitación técnica, mantenimiento y calibración de equipos cuyo costo se consideró el 5% de los activos fijos. CUADRO No. 35 COSTOS DE OPERACION Costo Unit. (Incluye IVA) DETALLE Instructores ( 1 x cada curso ) $ 750,00 Material para capacitación $ Cursos capacitaci ón (4 x 200) Coffe Break ( 3 x 5 x 4) Cantidad Unidades Costo Total 4 $ 3.000,00 18,50 12 $ 222,00 $ 880,00 12 $ 10.560,00 $ 60,00 15 $ 900,00 Subtotal $ 14.682,00 5% $ 1.818,18 Mante nimiento-calibraci ón ( Costo x equipos ) TOTAL $ 16.500,18 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Inversión Total, es igual a la suma de la inversión fija más los costos de operación. CUADRO No. 36 INVERSION TOTAL DETALLE COSTOS PORCENTAJE INVERSION FIJA $ 40.000,00 70,80% COSTO DE OPERACION $ 16.500,18 29,20% INVERSION TOTAL $ Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa 56.500,19 100,00% Evaluación Económica y Financiera 138 Financiamiento, es el conjunto de recursos monetarios financieros para llevar a cabo una actividad económica, con la característica de que generalmente se trata de sumas tomadas a préstamo que complementan los recursos propios. El financiamiento se contrata dentro o fuera del país a través de créditos, préstamos y otras obligaciones derivadas de la suscripción de crédito de un documento pagadero a plazo. Marítima por ser parte de Ep Petroecuador, dispone de una partida presupuestaria. Debido que no se puede disponer del total del presupuesto de la Unidad, éste solamente solventará los valores para cubrir el 30% de la inversión total. La inversión inicial se financiará en un 70% a través de un crédito de la CFN (Corporación Financiera Nacional), deuda que será devuelta en el plazo de 3 años a una tasa de interés del 12%, y los pagos serán deducidos del presupuesto de la Unidad. CUADRO No. 37 FINANCIAMIENTO DETALLE COSTO INVERSION INICIAL $ 40.000,00 CAPITAL PROPIO 30% $ 12.000,00 CREDITO FINANCIADO ( C ) 70% $ 28.000,00 INTERES ANUAL A C.F.N. 12% INTERES TRIMESTRAL ( i ) 3% NUMERO DE PAGOS ( n ) 12 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Amortización de la inversión del crédito financiado, erogación que se destina al pago o extinción de la deuda contraída por la empresa, mediante la cancelación gradual del empréstito Evaluación Económica y Financiera 139 durante un período de tiempo. Para amortizar el crédito financiado, se calcula la siguiente fórmula. pago = C * tasa 1 − (1 + tasa pago = −n ) $ 28 .000 ,00 * 3 % −12 1 − (1 + 3 % ) Pago = $ -2.812,94 Cada pago mensual del crédito realizado para el financiamiento de la propuesta asciende a $ -2.812,94 de acuerdo a la ecuación de interés compuesto que se ha utilizado. En el cuadro N°38 se puede apreciar la amortización del crédito financiado. CUADRO No. 38 AMORTIZACION DEL CREDITO FINANCIADO Trimestre Dic. 2010 $ Crédito ( C ) 28.000,00 Mar.2011 1 $ 28.000,00 $ 840,00 ($ 2.812,94) $ 26.027,06 Jun.2011 2 $ 26.027,06 $ 780,81 ($ 2.812,94) $ 23.994,93 Sep.2011 3 $ 23.994,93 $ 719,85 ($ 2.812,94) $ 21.901,84 Dic. 2011 4 $ 21.901,84 $ 657,06 ($ 2.812,94) $ 19.745,96 Mar.2012 5 $ 19.745,96 $ 592,38 ($ 2.812,94) $ 17.525,40 Jun.2012 6 $ 17.525,40 $ 525,76 ($ 2.812,94) $ 15.238,22 Sep.2012 7 $ 15.238,22 $ 457,15 ($ 2.812,94) $ 12.882,43 Dic. 2012 8 $ 12.882,43 $ 386,47 ($ 2.812,94) $ 10.455,97 Mar.2013 9 $ 10.455,97 $ 313,68 ($ 2.812,94) $ 7.956,71 Jun.2013 10 $ 7.956,71 $ 238,70 ($ 2.812,94) $ 5.382,47 Sep.2013 11 $ 5.382,47 $ 161,47 ($ 2.812,94) $ 2.731,00 Dic. 2013 12 $ 2.731,00 $ 81,93 ($ 2.812,94) $ (0,00) TOTAL $ 5.755,26 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa (i) 3% Deuda n 0 Pago $ (33.755,26) ( C + i + Pago ) Evaluación Económica y Financiera 140 Interés anual del crédito financiado, los intereses anuales del préstamo se representan a continuación: CUADRO No. 39 INTERES ANUAL DEL CREDITO FINANCIADO PERIODO COSTOS FINANCIEROS 2011 $ 2.997,72 2012 $ 1.961,76 2013 $ 795,78 $ 5.755,26 TOTAL Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Flujo de caja, es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación, es el estado de cuenta que refleja cuánto efectivo queda después de los gastos, los intereses y el pago al capital. Es un estado contable que presenta información sobre los movimientos de efectivo y sus equivalentes. Permite analizar la viabilidad de proyectos de inversión, los flujos de caja son la base de cálculo del Valor actual neto y de la Tasa interna de retorno. Las actividades operativas, las inversiones y el financiamiento forman parte de las categorías del estado de flujo de caja. El flujo de caja operacional indica el efectivo recibido o gastado como resultado de las actividades básicas de la empresa. El flujo de caja de inversión hace lo propio respecto a los gastos en inversiones (de capital, adquisiciones, etc.), mientras el flujo de caja de financiamiento considera el efectivo resultante de la recepción o pago de préstamos y el pago de dividendos. Evaluación Económica y Financiera 141 Ahorro de la alternativa, en referencia de la deficiencia en la operación, tal como se indica en Capítulo III de Análisis y Diagnóstico o en el Diagrama de Causa y Efecto, tiene como origen la no presencia oportuna del técnico en la operación, ya sea por su falta de responsabilidad o por retraso del servicio de lancha en el traslado del técnico, que se da por no disponer de servicio en forma oportuna, también en el siguiente Capítulo, se expresa que siendo una labor ejecutada abordo, se propone como alternativa de solución, la implementación de permanencia del técnico abordo durante todo el desarrollo de la operación, es decir un solo traslado al sitio de trabajo, en colación con el modelo actual, que requiere servicio de lancha, tanto al inicio del operativo con ida y regreso, como al final del operativo con ida y regreso. Fin establecer un referente de comparación que justifique la inversión de la alternativa de propuesta, se hará uso del costo del promedio de 14,95 horas diarias de servicio de lancha como histórico de último contrato, y con lo propuesta de permanencia del técnico abordo desde el inicio hasta el final de la operación, se reducirá las horas de servicio de lancha en un 15% lo que es igual a 2,24 horas diarias, lo demuestra el análisis Cuadro N°40 CUADRO No. 40 ANALISIS REDUCCION HORAS - SERVICIO DE LANCHA Costo servicio/hora 38 Horas de se rvicio Ene . a Jun. 2.706 Cobrado por se rvi ci o Ene r. a Jun. $ 102.828,00 Días Ene . a Jun. 181 Prome di o de horas diari a de se rvi ci o 14,95 Di sminui r horas de consumo di ari o e n 15% Horas e n 6 me se s 2,24 405,90 Disminuci ón e n costos e n 6 me se s $ 15.424,20 Dismi nución Anual $ 30.848,40 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Evaluación Económica y Financiera 142 CUADRO No. 41 AHORRO DE PÉRDIDA 5% PERIODOS $ 30.848,40 DESCRIPCION 2010 2011 Ahorro de las pérdidas 2012 2013 2014 2015 $ 30.848,40 $ 32.390,82 $ 34.010,36 $ 35.710,88 $ 37.496,42 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 42 COSTOS DE OPERACION PERIODOS DESCRIPCION 2010 Recursos técnicos 2011 $ (Mantenimiento 5%) Capacitacion de 1.818,18 $ 2012 2013 1.818,18 $ 1.818,18 $ 1.961,76 $ 795,78 2014 1.818,18 $ 2015 1.818,18 $ 14.682,00 Recursos Humanos Gastos por intereses $ Capital de Operación Anual 2.997,72 $ $ 19.497,90 $ 3.779,94 $ 2.613,97 $ 1.818,18 $ 1.818,18 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 43 BALANCE ECONOMICO DE FLUJO DE CAJA PERIODOS DESCRIPCION 2010 Inversión fija inicial 2011 2012 2013 2014 2015 $ (40.000,00) Ahorro de la pérdida $ 30.848,40 $ 32.390,82 $ 34.010,36 $ 35.710,88 $ 37.496,42 Costos de operación $ 19.497,90 $ Flujo de Caja 3.779,94 $ 2.613,97 $ 1.818,18 $ 1.818,18 $ (40.000,00) $ 11.350,50 $ 28.610,88 $ 31.396,39 $ 33.892,70 $ 35.678,24 TIR 51,35% VAN $ 97.074,34 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Evaluación Económica y Financiera 143 Tasa Interna de Retorno (TIR), se define como la tasa de descuento o tipo de interés que iguala el VAN a cero, es decir, se efectúan tanteos con diferentes tasas de descuento consecutivas hasta que el VAN sea cercano o igual a cero y obtengamos un VAN positivo y uno negativo. Si TIR > tasa de descuento (r): La inversión es aceptable. Si TIR = tasa de descuento (r): La inversión es postergada. Si TIR < tasa de descuento (r): La inversión no es aceptable. Este método presenta más dificultades y es menos fiable que el anterior, por eso suele usarse como complementario al VAN. Cuando se utiliza los comandos Excel (función financiera) se puede visualizar que el resultado de la Tasa interna de retorno (TIR) es igual a 51,3461%, no obstante se utiliza la ecuación de matemáticas financieras para definir el valor de este indicador económico. Para el efecto se ha utilizado la siguiente formula. P = F (1 + i )n Donde: P = Inversión Inicial =$ 40.000,00 F = Flujo de caja. n = Numero de años. i = Tasa de interés (TIR calculada con funciones de Excel). Evaluación Económica y Financiera 144 CUADRO No. 44 INTERPOLACION PARA LA COMPROBACION DEL TIR F i1 51% 1 $ 11.350,50 51% $ 7.516,89 52% $ 7.467,44 2012 2 $ 28.610,88 51% $ 12.548,08 52% $ 12.383,52 2013 3 $ 31.396,39 51% $ 8.940,24 2014 4 $ 33.892,70 51% $ 6.349,39 2015 5 $ 35.678,24 51% $ 4.544,84 $ 4.397,29 VAN 1 $ 40.248,11 Año n P 2010 0 $ 40.000,00 2011 CALCULO DE TIR $ 248,10 51% P1 $ $ 9.119,04 6.519,26 -$ 462,13 i2 52% 52% 52% 52% P2 VAN 2 $ 39.537,87 1% 51,35% Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CUADRO No. 45 CALCULO POR INTERPOLACION PARA DETERMINAR DEL TIR FLUJO 1 FLUJO 2 INVERSION INICIAL VAN 1 VAN 2 $ 40.248,11 $ 39.537,87 $ 40.000,00 $ 248,10 -$ 462,13 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa La ecuación matemática para obtener la Tasa Interna de Retorno (TIR) es la siguiente. VAN 1 TIR = i1 + (i2 − i1 ) VAN 1 − VAN 2 1 1 $248,10 TIR = 51+ (52 − 51) $248,10 + 462,13 TIR = 51 + (1) (0.3493) TIR = 51 + 0.35 TIR = 51,35% El cálculo efectuado para obtener el valor de la TIR, da como resultado 51,35% que es equivalente a 51,35% igual al que se obtuvo aplicando las funciones financieras de Excel, lo que indica la factibilidad del proyecto, puesto que supera a la tasa de descuento considerada en este análisis que es del 12% Evaluación Económica y Financiera 145 Valor Actual neto (VAN), es un indicador financiero que mide los flujos de los futuros ingresos y egresos que tendrá un proyecto, para determinar, si luego de descontar la inversión inicial, nos quedaría alguna ganancia. Si el resultado es positivo, el proyecto es viable, consiste en actualizar a valor presente el flujo de caja futuro que va a generar la inversión, descontado a un interés (tasa de descuento), y compararlos con el importe inicial de la inversión. VAN = -A+[FC1/(1+r)^1] + [FC2/(1+r) ^2]+...+[FCn/(1+r) ^n] Siendo: A: desembolso inicial FC: flujos de caja n: número de años (1,2,...,n) r: tipo de interés ("tasa de descuento") 1/(1+r)^n: factor de descuento para ese tipo de interés y ese número de años Si VAN > 0: La inversión es aceptable. Si VAN = 0: La inversión es postergada. Si VAN < 0: La inversión no es aceptable. A la hora de elegir entre dos proyectos, elegiremos aquel que tenga el mayor VAN. Este método se considera el más apropiado a la hora de analizar la rentabilidad de un proyecto. El valor actual neto (VAN) se comprueba, aplicando similar ecuación financiera que se utilizo para la comprobación de la TIR. P = F (1 + i )n Evaluación Económica y Financiera 146 Donde: P = Valor Actual Neto (VAN) F = Flujo de caja. n = Numero de años. i = Tasa de descuento del 12% El valor actual neto (VAN) obtenido en el cuadro N°43 es de $ 97.074,34 es igual al que se obtuvo con el análisis de las funciones financieras de Excel, indicando la factibilidad de la inversión, ya que supera la inversión inicial. $ 40.000,00 CUADRO No. 46 COMPROBACIÓN DEL VALOR ACTUAL NETO VAN P n 2010 0 2011 1 $ 11.350,50 12% $ 10.134,38 2012 2 $ 28.610,88 12% $ 22.808,42 2013 3 $ 31.396,39 12% $ 22.347,33 2014 4 $ 33.892,70 12% $ 21.539,42 2015 5 $ 35.678,24 12% $ 20.244,79 $ 97.074,34 $ F i 12% Año P1 40.000,00 TOTAL Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Período de recuperación (PR), se define como el período que tarda en recuperarse la inversión inicial a través de los flujos de caja generados por el proyecto. La inversión se recupera en el año en el cual los flujos de caja acumulados superan a la inversión inicial. Se efectúa por tanteos utilizando los valores del VAN hasta obtener un valor negativo y uno positivo. No se considera un método adecuado si se toma como criterio único. Pero, de la misma forma que el método anterior, complementariamente con el VAN. puede ser utilizado Evaluación Económica y Financiera 147 Para determinar el tiempo de recuperación de la inversión, se utiliza la ecuación financiera con la cual se comprobó los criterios económicos TIR y VAN, considerando como valor de i, a la tasa de descuento del 12% P = F (1 + i )n En el Cuadro N° 47 se presentan los resultados obtenidos al utilizar la ecuación. CUADRO No. 47 PERIODO DE RECUPERACION DE LA INVERSION (PRI) Año n VALOR INICIAL $ F i 12% P P ACUM ULADO 2010 0 2011 1 40.000,00 $ 11.350,50 12% $ 10.134,38 $ 10.134,38 2012 2 $ 28.610,88 12% $ 22.808,42 $ 32.942,79 2013 3 $ 31.396,39 12% $ 22.347,33 $ 55.290,13 2014 4 $ 33.892,70 12% $ 21.539,42 $ 76.829,55 2015 5 $ 35.678,24 12% $ 20.244,79 $ 97.074,34 TOTAL $ 97.074,34 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa La recuperación de la inversión se produce entre el segundo y tercer período anual, en el cual el valor acumulado de P $ 97.074,34 acumulado es superior a la inversión inicial de $ 40.000,00 Coeficiente Beneficio/Costo Para el cálculo del coeficiente beneficio/costo se realiza lo siguiente: CoeficienteBeneficio/ Costo = Beneficio Costo Evaluación Económica y Financiera 148 El beneficio de la propuesta se refiere al valor actual neto (VAN), que es igual a $ 97.074,34. El costo de la propuesta está dado por la inversión inicial requerida que ascienden a $ 40.000,00 Posteriormente, se realiza el cálculo del coeficiente Beneficio costo. CoeficienteBeneficio / Costo = $97.074,34 $40.000,00 Coeficiente Beneficio / costo = $ 2,43 CUADRO No. 48 COEFICIENTE BENEFICIO/COSTO Período de recuperaci ón del capital aproximado 3 años Período de re cuperaci ón del capital exacto 2,06 años Período de re cuperaci ón del capital exacto 24,7 meses Período de re cuperaci ón del capital exacto 2 Coeficiente Costo/Beneficio 1 años/meses 2,43 Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa Se obtiene con los datos del VAN; cuando se divide la sumatoria de todos los beneficios entre la sumatoria de los costos. Si B/C > 1: La inversión es aceptable. Si B/C = ó cercano a 1: La inversión es postergada. Si B/C < 1: La inversión no es aceptable. El coeficiente Beneficio /costo indica que por cada dólar que se va a invertir, se recibirá $ 2.43, es decir $ 1.43 de beneficio adicional, (B/C = 2,43) > 1, indica la conveniencia de la inversión y la factibilidad para la implementación de la propuesta. Evaluación Económica y Financiera 149 Resumen de criterios económicos El resumen de los indicadores económicos de esta propuesta de inversión es el siguiente: Tasa interna de retorno (TIR) = 51,35% > tasa de descuento 12% - ACEPTADO Valor Actual Neto (VAN) = $ 97.074,34 > inversión inicial ($ 40.000,00) ACEPTADO Tiempo de recuperación de la inversión (PRI) = 24,70 meses < vida útil propuesta (60 meses) ACEPTADO Coeficiente Beneficio/costo (B/C) = 2,43 > 1 - ACEPTADO En definitiva los criterios financieros indican la factibilidad y sustentabilidad de la propuesta. CAPITULO VI PROGRAMACION PARA PUESTA EN MARCHA 6.1. Planificación y Cronograma de Implementación. Las soluciones analizadas deberán ser programadas utilizando el Diagrama de Gantt, por tanto, a través del desarrollo de un cronograma de implementación, se desarrolló una herramienta para resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de tal manera visualizar el período de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo, permite también que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto. La propuesta se clasifica en dos actividades generales: La primera prioridad o básica, la adquisición de los activos fijos. La segunda, la capacitación con motivación cualitativa y con actualización de conocimiento técnico-operativo del personal. Sin menospreciar la actividad no menos importante, de implementación de técnicas de desarrollo organizacional, basado en el estandarización de métodos de trabajo y seis sigma. Las actividades que contempla la propuesta serán programadas de acuerdo a los recursos y requerimientos, para su puesta en marcha. La propuesta de mejora a la gestión del proceso, se tiene prevista iniciarla en el mes de Febrero de 2.011. Programación para Puesta en Marcha 151 6.2. Cronograma de Implementación. Para la elaboración del cronograma de implementación se utiliza el Programa Microsoft Project (Anexo N° 7), bajo la aplicación del Diagrama de Gantt, el cual es una herramienta útil en la planificación y administración de proyectos. La propuesta completa tardará un tiempo de 74 días laborables, para la implementación y ejecución. ü Conocimiento del proyecto, la alternativa de solución y el beneficio operativo-económico de la inversión a la Coordinación y al personal de la Unidad. (5 días) ü Aprobación de la alternativa de solución propuesta, por parte de autoridades superiores correspondientes. (10 días). ü Autorización para ejecutar el proyecto e iniciar la implementación de estandarización de métodos de trabajo (Seis Sigma, Medición del trabajo). (5 días). ü Cotización y trámite compra de los equipos. (7 días). ü Adquisición de los equipos. (1 día). En la continuación del cronograma de implementación de la alternativa de solución, referente a las charlas de concientización y motivación para la nueva propuesta de trabajo, (Cuadro N°32) por razones operativas de la Unidad y en coordinación con los días de turno, para las charlas de calidad total, se requiere 15 días, participarán 15 personas con una duración de 20 horas en 5 días de 4 horas diarias para cada grupo de trabajo. Programación para Puesta en Marcha 152 Para la implementación del Seis Sigma, un programa riguroso para llevar a cabo el proceso de cambio, necesita que este trabajo de gestión del cambio se lleve a cabo por todo el personal, la propuesta de la capacitación seis sigma se requiere mínimo de 15 días de lunes a viernes para el ciclo de inducción y entrenamiento, son instrucciones en el salón de clases, seguidos por 30 días de aplicación en el trabajo. (Anexo N°8). Para la capacitación técnica-operativa, se empleará 200 horas distribuidas en 5 semanas de 8 horas diarias de lunes a viernes. (Cuadro N°33). El cronograma de actividades para la aplicación de la propuesta se detalla a continuación en el Cuadro N°49. CUADRO No. 49 ACTIVIDADES PARA LA PUESTA EN MARCHA DIAS DE DURACION FECHA DE INICIO FECHA DE FINALIZACION Conocimiento del proyecto 4 01 Feb.2011 04 Feb.2011 Aprobación del proyecto 5 07 Feb.2011 11 Feb.2011 Autorización para implementación 5 14 Feb.2011 18 Feb.2011 Cotización y compra de equipos 5 21 Feb.2011 25 Feb.2011 Adquisición de equipos 1 28 Feb.2011 28 Feb.2011 Charlas de Calidad 15 28 Feb.2011 18 Mar.2011 Inducción método Seis Sigma 15 21 Mar.2011 08 Abr.2011 Aplicación Seis Sigma en el trabajo 30 04 Abr.2011 13 May.2011 Capacitación técnica 25 11 Abr.2011 13 May.2011 Subtotal 102 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Miller Figueroa CAPITULO VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1. Conclusiones El tratamiento en la ejecución, control y cumplimiento de la actividad recomendada conducirá al mejoramiento del proceso. La presente investigación, es para demostrar que el logro de la eficiencia siendo la meta anhelada del estudio, en el actual mundo competitivo, se convertirá en requisito de calidad industrial para imagen de la reestructurada Ep Petroecuador. Por esta razón, en el desarrollo del contenido de cada capítulo se pone énfasis en la utilización de métodos de la ingeniería industrial, como herramienta de trabajo para el logro de la eficiencia, y para alcanzarla debe darse el aporte de los trabajadores. La especialización del personal ayudará a mejorar el proceso, quizás se vea impedida por las dificultades en el tiempo de adaptación del personal al nuevo ritmo de trabajo, pero el enfoque de proceso de una manera diferente, permitirá analizar la forma en que cada tarea, incidirá en los resultados y objetivos de la Unidad. Con el antecedente de Ep Petroecuador, como la empresa pública de mayor relevancia en el país, con una marca reconocida de prestigio en el mercado internacional, sitial que le permite mantener una imagen objetiva y visionaria, se podría haber dicho, que el problema se solucionaría con el cumplimiento del proceso y seguir trabajando de manera ineficiente, desperdiciando la Conclusiones y Recomendaciones 154 capacidad instalada, que solo con una pequeña inversión se soluciona de manera considerable, y alcanza el mayor beneficio con la destreza y aptitud del técnico. Una vez que se ha realizado el análisis tanto técnico-operativo como económico, además de permitir estandarizar el tiempo del proceso, se puede concluir que es necesaria la inversión inicial de $ 40.000,00 para llevar a cabo la implementación de la propuesta, con la misma se obtiene un factor de costo/beneficio de $ 2,43 con la inversión tendrá una tasa interna de retorno TIR de 51,35% que supera la tasa de descuento con el cual se compara la inversión del 12% y un VAN de $ 97.074,34 que supera la inversión inicial, por tanto, indica la factibilidad económica, situación confirmada al determinar un tiempo de recuperación en el transcurso de 2 años 1 mes una vez implementada la propuesta. 7.2. Recomendaciones. Las empresas públicas del país necesitan utilizar sus recursos con eficiencia y economía, para obtener como resultado servicios de calidad para complacer los requerimientos de la sociedad; todo esto no se puede lograr, si no se cuenta con control interno efectivo; para lo cual se recomienda, la implementación del contenido del presente estudio. Con la aplicación de estos instrumentos, los controles internos, serán los verdaderos facilitadores de la gestión empresarial. La Unidad de Gestión de Talento Humano, debe apoyar las estrategias de esta tesis, lo que permitirá concienciar al personal respecto de la metodología a implementarse, así los técnicos de Marítima, se empeñarán en continuar mejorando el proceso, enfocado en la prioridad imperiosa de aumentar la eficiencia. Conclusiones y Recomendaciones 155 Para que resulten en módulos que involucren toda la empresa, se recomienda aplicar soluciones integrales, como: ü El entorno de control marca las pautas de comportamiento en una empresa, tiene influencia en el nivel de concienciación del personal, aporta disciplina y estructura, por tanto para alcanzar dicho entorno, se recomienda la aplicación de valores como responsabilidad, honradez, moral y ética, además la manera justa y equitativa de la distribución de autoridad y responsabilidad. ü Aplicar plan de control en toda actividad de la Unidad, en todos sus niveles y en todas sus funciones, por medio de los manuales de funciones, procedimientos, conocimiento de su entorno laboral e inducción sobre las labores a ejecutar por cada uno, que además deben comprender una serie de actividades como verificaciones, aprobaciones conciliaciones, y análisis autorizaciones, de resultados operacionales y otros. ü Para alcanzar una mejor gestión, se recomienda, identificar, y comunicar la información relevante de un modo y en un plazo tal que permita a cada uno asumir sus responsabilidades. El sistema brinda herramientas que recogen información operacional, y la correspondiente al cumplimiento de las tareas. Al personal se debe dotar de medios para transmitir información importante a los distintos niveles, que permita una comunicación eficaz con terceros, tales como supervisión, clientes y usuarios del proceso. ü Para una gestión y control con eficiencia, se recomienda, realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento Conclusiones y Recomendaciones 156 tomará la forma de actividades de supervisión continua, de evaluaciones periódicas o una combinación de las dos. ü El personal de la empresa, debe tener en cuenta que un sistema de control interno, por muy bueno que sea en su diseño y funcionamiento, sólo es capaz de proporcionar una seguridad razonable a la Supervisión. La posibilidad de conseguir dichos objetivos está afectada por las limitaciones inherentes de todo sistema de control interno, que incluyen, por ejemplo, juicios erróneos en la toma de decisiones debido a fallos humanos o a simples errores. Otro ejemplo, dos o más personas pueden confabularse para burlar los controles. ü La gestión empresarial, además de un control interno efectivo, para poder alcanzar la eficiencia tiene que utilizar las herramientas administrativas y psicológicas más asequibles para disponer de un mejoramiento continuo de la gestión. ü Confiar en las capacidades de cada colaborador y permitir el acceso a la preparación y capacitación constante para formar personal técnico con la capacidad de crear, diseñar, mejorar los procesos de la Unidad. ü Crear un orden dentro del área técnica, delimitar funciones y dotar de las herramientas más adecuadas para el desempeño. Recordar que para exigir a un colaborador un trabajo eficiente y de calidad este debe contar con todas las garantías de trabajo y herramientas óptimas para desenvolverse. Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados. GLOSARIO DE TERMINOS Buena práctica.- Es una experiencia sistematizada y documentada que tenga como fundamento la aplicación de métodos de excelencia y/o innovados que agreguen calidad adicional al desempeño de los distintos procesos. Cadena de mando.- Conjunto de relaciones de dirección y subordinación que abarcan desde la parte superior de una organización hasta sus niveles más operativos, con el objetivo de lograr una adecuada coordinación entre niveles. Calidad del servicio.- La calidad del servicio es una dimensión específica del concepto de eficiencia que se refiere a la capacidad de la empresa para responder a las necesidades de sus clientes. Se refiere a atributos de los productos (bienes o servicios) entregados, tales como: oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesía en la atención. Calidad total.- Herramienta de gestión a través de la cual se consigue la participación activa de las personas en el mejoramiento continuo de la calidad de los servicios, productos y procesos. Capacidad.- Son atributos relativamente estables de un individuo para ejecutar diversas actividades. Conocimiento.- Es el conjunto de informaciones adquirimos vía educación formal y capacitación. que Glosario de Términos 158 Desarrollo organizacional.- Método planeado y sistemático de cambios de los patrones de comportamiento organizacional, que tiene como objetivo aumentar la eficiencia organizacional combinando aspiraciones individuales de crecimiento y desarrollo con metas organizacionales. Efectividad.- Logro de los objetivos al menor costo y con el menor número de consecuencias imprevistas. Se relaciona con el impacto de las acciones de la organización. Eficacia.- Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la empresa como un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Es posible obtener medidas de eficacia en tanto exista claridad respecto de los objetivos de la institución. Eficiencia.- Logro de los objetivos previamente establecidos, utilizando un mínimo de recursos. El concepto de eficiencia describe la relación entre dos magnitudes físicas: la producción física de un bien o servicio, y los insumos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto. Evaluación del desempeño.- proceso mediante el cual se mide el desempeño de un individuo en un cargo determinado. Experticia.- Prueba pericial. Dícese de la persona práctica, hábil, experimentada. Dominio de una tarea o actividad mediante la práctica continua. No es sinónimo de tiempo o permanencia en un puesto a pesar de su relación con ello. Gestión.- Efectuar acciones para el logro de objetivos. Glosario de Términos 159 Indicadores de desempeño o de gestión.- Herramienta que entrega información cuantitativa respecto al logro o resultado en la entrega de los productos generados por una institución, pudiendo cubrir aspectos cuantitativos o cualitativos de este logro. Proceso.- Conjunto de actividades que, realizadas en forma secuencial, permiten transformar uno o más insumos en un producto o servicio. Sistema de información.- Conjunto de medios que permiten recolectar, clasificar, integrar, procesar, almacenar y difundir información interna y externa que la organización necesita para tomar decisiones en forma eficiente y eficaz. Toma de decisiones.- Acción de seleccionar, bajo ciertos criterios, entre dos o más alternativas para dar solución a un problema. El proceso de toma de decisiones constituye un elemento central dentro de la planificación. Trabajador calificado.- tiene las aptitudes físicas necesarias, posee la requerida inteligencia e instrucción y que ha adquirido la destreza y conocimientos básicos para efectuar el trabajo en curso según normas satisfactorias de seguridad, cantidad y calidad. Valores.- Son un tipo particular de creencias que atribuyen juicios morales a personas, situaciones y eventos, que guían la conducta ética. Los valores son competencias transversales es decir atribuibles a cualquier tipo de puesto o actividad. UBICACIÓN DE OFICINA DE TRANSPORTE MARITIMO ANEXO No. 1 Anexos 161 UBICACIÓN DEL AMBITO DE OPERACIÓN DE TRANSPORTE MARITIMO ANEXO No. 2 Anexos 162 Fuente: Ep. Petroecuador Elaborado por: Miller Figueroa ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA ANEXO No. 3 Anexos 163 Anexos 164 ANEXO No. 4 DIAGRAMA ACTUAL DE FLUJO DE PROCESO (PROPUESTO) DIAGRAM A ANAL ISIS DE OPERACIONES T R A B A J A D O R : Te c n ic o e n i ns p e c c i o n d e hi d ro c a rb u ro s M ETODO ACTUAL R E S U M EN N U M ER O TIE M P O OP ER A C ION ES 18 122 TR A N S P OR TE 7 51 E LA B O R A D O P O R : M ILLE R F IG U ER O A IN S P EC C IO N 6 90 A P R O B A D O P O R : IN G . R A M O N M A Q U ILO N N IC O LA . D EMO R A 0 0 F EC HA IN IC IO : 2 6 J U N IO 2 0 10 A LMA C E N A MIEN T O 2 7 33 270 T R A B A J O D E ES T U D IO C A R G A D E C O M B U S T IB LE S V IA M A R IT IM A F EC HA T ER M IN A : 2 6 J U N IO 2 0 10 HO R A : 0 7 H0 0 HO R A : 19 H0 0 T O TA L D E P A R T A M EN T O : U N ID A D T R A N S P O R T E M A R IT IM O LA LIB E R T A D D IS T A N C IA EN M TS . 2 3 6 0 T IEM P O S D E A C TIV ID A D E S E N M IN U T O S A C T IV ID A D ES 1 Recibe autorización despacho 10 2 2 Revisión de autorización 3 4 5 5 Requerimiento de combustible a 5 Refi nerìa Solicitud de datos de calidad de 5 producto a Laboratori o Cálculo de volumen para 5 programaci ón 6 Elaboración programación 15 7 Envio vía e-mail programación 2 8 Archivo autorizaciones 2 9 T écnico recibe programación 5 10 P reparación de documen tos 11 T rasl ado oficina a muel le 15 700 9,5 12 Registro de ingreso a muelle 13 T rasl ado de garita a escalinata de muelle 5 150 14 Atraque y abordaje de lancha 15 N avega a buque 10 2 300 5 16 Aborda buque 3 17 Coordi na fiscalizaciòn. 7 18 In spección inicial 19 Calcula volumen fiscalizado Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 25 25 10 Anexos 165 ANEXO N° 4 (CONTINUACION) 20 Emite documen tos 10 21 Firma de documentos 4 22 Inicia carga 2 23 Coordina fiscalizaciòn 6 24 Inspección final 25 45 25 Calcula volumen fiscalizado 15 26 Emite documen tos 10 27 Firma documen tos 4 28 Desambarca de buque 2 29 N avega a muelle 30 T raslado de escalinata a garita de muelle 300 5 150 10 31 Registro salida de muelle 32 T raslado a oficina 33 Archivo de documentos Fuente: Investigación Directa Elaboración: Miller Figueroa 5 700 9,5 5 Anexos 166 ANEXO No. 5 Anexos 167 ANEXO No. 5 Anexos 168 ANEXO No. 6 ANEXO No. 7 Anexos 169 Anexos 170 Anexos 171 Anexos 172 ANEXO No. 8 Formación Seis Sigma Puesto que Seis Sigma es una sistemática rigurosa para llevar a cabo el proceso de cambio, necesita que este trabajo de gestión del cambio se lleve a cabo por personas, que para hacer su labor adecuadamente han de formarse en las técnicas más idóneas. El trabajo que hay que efectuar para gestionar el cambio en una organización difícilmente se puede aprender en un aula de formación, no obstante en el aula se pueden aprender múltiples técnicas y sobre todo la sistemática rigurosa que deberá ponerse en práctica aplicándolo a un proyecto real. El contenido del curso de formación de un Black Belt, que se imparte en las distintas empresas y países de todo el mundo, está bastante unificado teniendo una duración total entre 13 y 15 días. Este curso se suele repartir en sesiones de 2-3 días a lo largo de 6 meses, entre sesión y sesión los candidatos trabajan en la implantación de las tareas encomendadas por el instructor aplicándolo a un proyecto de cambio específico encomendado por la dirección de la empresa donde trabaja. El proyecto, asignado para realizarse durante el periodo de formación de 6 meses, es lógicamente un proyecto sencillo y con un retorno a muy corto plazo. Durante el curso de formación el instructor además de impartir las clases y revisar el avance del proyecto durante las mismas, acompañará a los candidatos en la ejecución del proyecto haciendo la labor de Master Black Belt a lo largo de todo el proyecto. Una vez finalizado este breve proyecto de duración 6 meses, el candidato a Black Belt deberá realizar y terminar con éxito 2-3 proyectos más en el periodo de 2 años, al final de los cuales se le concede el título de Black Belt bajo la condición de haber finalizado los proyectos aportando los ahorros y otros objetivos establecidos. Esto último deberá estar certificado por la dirección de la empresa. También es condición necesaria que el candidato a Black Belt realice la función de tutoría con algunos Green Belt asignados. La formación que se imparte a los otros componentes del equipo que participan en el proyecto y al resto de las personas de la empresa varía en contenido y duración de una empresa a otra, no obstante un buen ejemplo es el del cuadro que figura en esta página en el apartado: sobre 6 sigma . Para el despliegue de un programa Seis Sigma en una empresa existen alternativas diversas en función de sus características, objetivos, etc. Objetivo Formación de agentes de cambio internos que desarrollen proyectos con una clara oportunidad de mejora y además un impacto en la cuenta de resultados de la empresa, es decir que logre resultados tangibles a través de una metodología rigurosa. Esta formación se hace para instaurar en la empresa una sistemática de mejora continua basada en la metodología Seis Sigma para lograr: • Incrementar la productividad • Reducir costes a través de la eliminación de errores internos • Reducir el tiempo de proceso • Mejorar la calidad en el proceso de desarrollo y lanzamiento de nuevos productos • Mejorar el nivel de resultados de los procesos soporte Anexos 173 Contenido • Gestión de la Calidad, metodología DMAIC • Coste de mala calidad (COPQ). Valoración del impacto de las ineficiencias y defectos en la cuenta de resultados • Seis Sigma para reducir COPQ, utilizando conceptos para la mejora de procesos • Utilización de Seis Sigma para cuantificar la evolución de las mejoras • Seis Sigma y diseño de tolerancias aplicado a los procesos • Estadística básica para interpretar el significado del índice de medida. Diferencia entre ruido y señal, su significado y aplicación a los procesos. Variable discreta y variable continua. • Estadística analítica aplicable a los procesos. Análisis de regresión y de correlación, diseño de experimentos. • Análisis y diseño de procesos con enfoque en el tiempo de ciclo • Valoración económica de la cadena principal de adición de valor • Aplicación de proyecto modelo de referencia para el rediseño de procesos • Gestión y planificación de proyectos de cambio Aplicación práctica Los asistentes trabajarán en un proyecto de implantación en su empresa asesorado por el profesor, se incluye un día de pre diagnóstico en la empresa de cada uno de los asistentes para el conocimiento de la problemática, oportunidades y el asesoramiento en la selección del proyecto. El seguimiento de los proyectos se hará durante las clases y a lo largo de cinco meses mediante un contacto telefónico y hará especial énfasis en los siguientes aspectos: • • • • • • Implantación del sistema de medidas Modelos de los principales procesos de trabajo Diseño y análisis del nuevo proceso de trabajo Gestión del proyecto Seis Sigma, actitudes de los agentes de cambio Documentación de un proyecto Seis Sigma Información del estado de los proyectos, comunicación a toda la empresa del proceso de cambio y aspectos culturales del colectivo de personas Pre diagnóstico inicial en la empresa de cada participante Antes del inicio de las sesiones de formación, el instructor se desplazará a las instalaciones de los candidatos para: • Conocer la problemática y oportunidades Presentación de Seis Sigma y trabajo en grupo con la dirección para seleccionar el proyecto Anexos 174 . Primera sesión de formación • Porqué Seis Sigma en las empresas de los asistentes • Proyectos, programa del curso y tutorías • Reglas de juego • Calidad Total • Sistemas de Calidad • Fundamentos de Seis Sigma • Ejemplo de la aplicación de Seis Sigma en un caso de negocio • Definir: La voz del cliente. Definición del proyecto. SIPOC y dibujo del proceso. • Medir: Identificar las medidas críticas. Toma de datos. Medir la variación. Calcular la capacidad • Medir: Identificar las medidas críticas. Toma de datos. Medir la variación. Calcular la capacidad. . Segunda sesión de formación • Analizar: Formular el problema. Analizar los datos. Analizar las causas. Análisis estadístico. Diseño de experimentos. • Implantar: Generar soluciones. Evaluación de riesgos y proyecto piloto. Implantar proyecto. • Controlar: Controlar Calidad. Estandarizar y documentar. Visualizar datos. Evaluar datos. Cierre del proyecto. < > < > Tercera sesión de formación • Controlar: Controlar Calidad. Estandarizar y documentar. Visualizar datos. Evaluar datos. Cierre del proyecto. • Aplicaciones prácticas. • Ampliación del análisis estadístico. Aplicaciones prácticas. .. Cuarta sesión de formación • Ejercicios prácticos y de aplicación de los proyectos de los asistentes • Resumen de los conceptos mas importantes, aplicación a un caso de negocio mediante trabajos en grupo • Entrega de diplomas BIBLIOGRAFIA Colmenares Leopoldo, Medición del Trabajo, [email protected] Data Consulting [email protected] www.dcperu.com Deming Edward, Cultura de la Calidad. Primera Edicion, Editorial Mc Graw Hill, Mexico DF, 2000 http: // www.star media.com; Administración de personal http: //www.scrib.com http: www.iamericas.org/presentations/energy/ /Estrada Javier http: www.mantenimientoplanificado.com http;//www.industrialprocess.service.usa.com; R. David & Smith Hanniel; Six-Sigma Methodology applied to industrial process. http://www.mercadeo.com 11, Neoediciones JP&A Ingeniería de métodos. Blogspot.com Investigadores y profesionales; El prisma.com López Gustavo, Investigador del Instituto de Ingeniería-UABC; [email protected]