procedimiento para el trámite de una vigencia futura.

GUIA DE TRAMITES PRESUPUESTALES
Vigencias Futuras- Vigencias Expiradas
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, MONITOREO Y EVALUACION
BOGOTÁ D.C.
Noviembre 28 DE 2012
VERSIÓN No. 01
CAPITULO I
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE UNA VIGENCIA FUTURA.
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
3.1.
Criterios Operativos.
3.1.1. Requisitos Técnicos.
3.2.1. Requisitos presupuestales.
3.3.1. Requisitos de planificación.
4. VIGENCIA FUTURAS PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
4.1. Requisitos Técnicos
4.2. Requisitos presupuestales
4.3. Requisitos de planificación
5.
PROCEDIMIENTO
5.1 Vigencia Futura Presupuesto de Inversión.
5.2 Vigencia Futura Presupuesto de Funcionamiento
2
CAPITULO II
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A TRAVÉS DEL MECANISMO DE VIGENCIAS
EXPIRADAS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIÓN
4. PAGO PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS DE FUNCIONAMIENTO
4.1. Requisitos presupuestales
4.3. Vigencia Expirada Presupuesto de Funcionamiento
5. PAGO PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIA EXPIRADA PRESUPUESTO DE
INVERSIÓN.
5.1
Criterios Operativos
5.1.1. Requisitos Técnicos
5.1.2. Requisitos presupuestales.
5.1.3. Vigencia Expirada - Presupuesto de Inversión.
6. NORMATIVIDAD
7. DEFINICIONES
3
CAPITULO I
PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE UNA VIGENCIA FUTURA.
1.
OBJETIVO


2.
Obtener autorización para asumir compromisos que afecten presupuestos de varias
vigencias fiscales.
Conocer el procedimiento para la autorización de una vigencia futura de tipo ordinario.
ALCANCE
Desde la identificación de la necesidad de autorización de vigencias futuras ordinarias por
parte de las programas y/o áreas, hasta la notificación de la respuesta al solicitante.
3. VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
3.1.
Criterios Operativos
Para la solicitud de una vigencia futura es
indispensable cumplir con los requisitos
técnicos,
presupuestales
y
de
planificación.
3.1.1. Requisitos Técnicos
Recuerde que: Si no se
cumple con estos requisitos no se
podrá autorizar la vigencia Futura y
se afectará la ejecución física del
proyecto.
En cuanto a la formulación del proyecto:
Actualización del proyecto en el BPIN con control posterior favorable (registradoactualizado), en la cual se deberá tener en cuenta los siguientes ítems que contenga los
años del horizonte de la vigencia futura:







Vigencia final del proyecto
Actividades y cronogramas
Indicadores de producto
Regionalización de indicadores de producto
Costo total del proyecto
Distribución de recursos
Regionalización de los recursos
Es importante tener en cuenta que el monto de los recursos solicitados deben ser igual o
menor a los montos distribuidos en las actividades
4
Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha
EBI del Sistema Unificado de Inversiones Públicas
SUIFP el cronograma detallado de las actividades
por contratar y el tipo de contrato (convenio,
licitación, obra pública, operador) y especificar su
relación con las actividades del proyecto,
desagregando los montos por año e iniciando fecha
de inicio (día, mes, año) y de finalización. Las
actividades de interventoría deberán desagregarse
de forma independiente.
Recuerde:
Debe actualizar el proyecto
en el BPIN, Ficha EBI y en el
SPI.
El proyecto deberá estar actualizado en el SPI al mes en el cual se está pidiendo la vigencia
futura.
En cuanto al proceso contractual
-
Cronograma de los procesos precontractuales.
-
Aspectos técnicos del proyecto:




Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas a la
solicitud de vigencias futuras.
Información en formulario COINFO (proyectos de tecnología, sistemas).
Estudios y diseños (sólo si aplica).
Manejo ambiental (cuando lo requiera).
3.1.2. Requisitos presupuestales.

CDP, con el valor del case de la vigencia.

Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres
completos del programa, subprograma, proyecto, sub-proyecto y con códigos
BPIN según corresponda en el anexo del decreto de liquidación vigente.

Certificación expedida por el jefe de planeación del Departamento para la
Prosperidad Social, la cual garantice que la solicitud está incluida dentro del
MGMP y que la recepción de bienes y servicios y sus pagos no superan el
periodo de gobierno.

Certificación del jefe de Presupuesto de la Entidad, donde garantice que la
apropiación del rubro del proyecto al que se está solicitando las vigencias futuras
es mínimo el 15% del valor solicitado en las VF.
5

La oficina de Planeación de la Entidad solicitará a la oficina de Planeación del
jefe de sector (DPS) concepto favorable de la vigencia futura.

Documento CONPES en el cual se declare que el proyecto es de importancia
estratégica, previo aval del CONFIS, si se excede el periodo de gobierno.

Si la solicitud obedece a una reprogramación de una vigencia futura ya aprobada,
deberán incluirse los datos iniciales y los datos ajustados, así como la
justificación de los montos liberados o los utilizados de otros proyectos.
3.1.3. Requisitos de planificación.
Este es uno de los requisitos fundamentales para éxito del trámite de la vigencia futura. Para
la elaboración de la justificación se debe tener en cuenta lo siguiente:

Debe ser clara y precisa que permita identificar fácilmente las bondades del
porqué es beneficioso utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir
compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una
vigencia.

Los ítems relevantes del proyecto que deben incorporarse en la justificación son:




Objeto y fines del proyecto
Impacto sobre la política
Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución
Ahorros en procesos de contratación en recursos y en el tiempo en que
demora un contratista en lograr estabilizar la curva de aprendizaje.
 El cronograma de las actividades a realizar desde la solicitud de las vigencias
hasta le liquidación de los contratos.
 Un cuadro con las actividades de las vigencias futuras y el valor por cada una
de las vigencias incluyendo el case.
 Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que apliquen.

Los impactos y beneficios que traerá el proyecto utilizando el mecanismo de
vigencia futura.

Realizar el análisis de los datos del proyecto, en donde se presente la
justificación desde varias perspectivas tales como la financiera, económica, social
y si es del caso ambiental. Un ejemplo de ello es identificar los ahorros en
procesos de contratación, adicionar los trámites administrativos y ahorro
financiero. Presentar cuadro comparativo de costos financieros para cada uno de
los años.
6
Recuerde que:
Una buena justificación es requisito fundamental para solicitar las
vigencias futuras tanto de proyecto de inversión como de
funcionamiento.
En el Modulo del SUIFP deberá adjuntar la justificación de la Vigencia futura, el CDP que
respalda los recursos en el año de inicio, el cronograma de los procesos precontractuales, el
costeo de las actividades a financiar con las vigencias futuras.
4.
VIGENCIA FUTURAS PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
4.1. Requisitos Técnicos
 Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para
asumir compromisos y obligaciones que afecten el rubro presupuestal durante más
de una vigencia.
 Se debe expedir una certificación por el ordenador del gasto, indicando que el
trámite de vigencias futuras cumple con la normatividad de la austeridad en el gasto.
4.2. Requisitos presupuestales

CDP, con el valor del case para la vigencia futura.

Certificación expedida por el jefe de planeación del Departamento para la
Prosperidad Social, la cual garantice que la solicitud está incluida dentro del
MGMP y que la recepción de bienes y servicios y sus pagos no superan el
periodo de gobierno.

Se debe expedir una certificación por el ordenador del gasto, indicando que el
trámite de vigencias futuras cumple con la normatividad de la austeridad en el
gasto.
4.3 Requisitos de planificación
Este es uno de los requisitos fundamentales para éxito del trámite de la vigencia futura Para
la elaboración de la justificación se debe tener en cuenta lo siguiente:
7
 Debe ser clara y precisa que permita identificar fácilmente las bondades del
porqué es beneficioso utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir
compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una
vigencia.
 Los ítems relevantes del proyecto que deben incorporarse en la justificación son:




Objeto y fines del proyecto
Mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución
Ahorros en procesos de contratación.
Cumplimiento de mandatos legales para los casos en que apliquen.
 Los impactos y beneficios que traerá el proyecto utilizando el mecanismo de
vigencia futura.
 Realizar el análisis de los datos del proyecto, en donde se presente la
justificación desde varias perspectivas tales como la financiera, económica, social
y si es del caso ambiental. Un ejemplo de ello es identificar los ahorros en
procesos de contratación, adicionar los trámites administrativos y ahorro
financiero. Presentar cuadro comparativo de costos financieros para cada uno de
los años.
8
5.
PROCEDIMIENTO
5.1. VIGENCIA FUTURA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN.
TEMA
Vigencias
Futuras
Departamento para la Prosperidad
Social
1. Solicitud de vigencia futura dirigida a la
OAPME, que incluya la justificación legal,
técnica y económica.
NOTA: La justificación debe definir el
impacto y los beneficios de utilizar el
mecanismo de vigencias futuras
2. Para las vigencias futuras ordinarias:
certificado de disponibilidad presupuestal
del objeto del gasto ó del proyecto de
inversión objeto de la solicitud. Si la
solicitud excede el periodo de gobierno, se
requiere un CONPES declarando el
proyecto de importancia estratégica y
previo aval fiscal del CONFIS.
3. Si la vigencia futura es excepcional es
decir que no cuenta con apropiación en el
año en el que se concede la autorización,
debe ser para los siguientes tipos de
proyecto: obras de infraestructura, energía,
comunicaciones, aeronáutica, defensa y
seguridad, así como la garantía a las
concesiones
No se requiere autorización del CONFIS
para las vigencias futuras sobre los
contratos
de
empréstito
y
las
contrapartidas que en estos casos se
estipulen.
4. Viabilidad previa del DNP cuando afecte
proyectos de inversión.
Sector – Inclusión Social y
Reconciliación
1. Solicitud de vigencia futura dirigida a la
OAP de la Entidad,
que incluya la
justificación legal, técnica y económica.
NOTA: La justificación debe definir el
impacto y los beneficios de utilizar el
mecanismo de vigencias futuras.
2. Solicitud de concepto favorable para
autorización de vigencias futuras suscrita por
el director, gerente o jefe de la Oficina de
Planeación de la Entidad, dirigida a la
OAPME del DPS que incluya la justificación
legal, técnica y económica.
3. Para las vigencias futuras ordinarias:
certificado de disponibilidad presupuestal del
objeto del gasto ó del proyecto de inversión
objeto de la solicitud.
4. Si la solicitud excede el periodo de
gobierno, se requiere un CONPES
declarando el proyecto de importancia
estratégica y previo aval fiscal del CONFIS.
5.
Si la vigencia futura es excepcional,
es decir que no cuenta con apropiación en el
año en el que se concede la autorización,
debe ser para los siguientes tipos de
proyecto: obras de infraestructura, energía,
comunicaciones, aeronáutica, defensa y
seguridad, así como la garantía a las
concesiones.
No se requiere autorización del CONFIS
para las vigencias futuras sobre los
contratos
de
empréstito
y
las
contrapartidas que en estos casos se
estipulen.
6. Viabilidad previa del DNP cuando afecte
proyectos de inversión.
9
#
1
2
Actividad
Envío de la solicitud
de vigencias futuras
con los requisitos
técnico,
presupuestales y de
planificación parte de
los programas, con el
aval de la Dirección
misional.
Verificación y análisis
del cumplimiento de
los requisitos técnicos
y presupuestales y
elaborar el concepto
correspondiente
Presentación al DPS
y DNP del proyecto
de vigencias futuras.
3
4
5
6
7
Si hay ajustes se
modifica el proyecto y
los requerimientos
técnicos, si no, se
inicia el proceso o
archiva.
Actualización del
proyecto, la ficha EBI
y los documentos
requeridos en el
SUIFP
Una vez con el
reporte de
actualización de la
Ficha en SUIF, se
envía solicitud para el
concepto al DPS
DPS realiza análisis
de la vigencia futura y
envía concepto de
Descripción
El programa responsable
deberá enviar
comunicación con los
documentos soportes
con el VB de la Dirección
misional.
La oficina Asesora de
Planeación, Monitoreo y
Evaluación verifica el
cumplimiento de los
requisitos
La Dirección Misional,
recogerá las
necesidades de VF de
sus programas a cargo,
y realizará una
presentación a los
técnicos del DNP y del
DPS.
Si el proyecto requiere
ajustes es necesario
ajustarlo y se devuelve al
paso 1, de lo contrario
sigue con el
procedimiento.
Actualizar el proyecto y
la ficha EBI en el SUIF
Registro
Responsable
Carta y
document
os
Programas/
Unidades
Estratégica.
Lista de
chequeo
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
8 días
Programas/
Direcciones
/Subdireccione
s
8 días (
se
realiza
paralel
amente
activida
d 2)
Programas
3 días
Programas/Pla
neación DPS y
entidades
8 días
Presentaci
ón de la
vigencia
futura.
SIUF
Se envía solicitud de
vigencias al DPS con los
documentos.
Oficio
remisorio
Si el concepto es
favorable sigue el
procedimiento. Si no es
Concepto
técnico
Días
1 día
Oficina
Asesora de
Planeación,
5 días
10
#
8
9
9
10
11
12
Actividad
viabilidad en el
SUIFP.
Descripción
favorable se inicia en el
proceso 1 ó se archiva
DNP revisa la
solicitud de Vigencia
Futura
El DNP revisa la solicitud
de VF si es viable
registra la solicitud, sino
la devuelve
Registro
actualizad
o proyecto
DNP
Se envía concepto de
viabilidad al DNP para
autorización de la VF
Oficio
remisorio
a través
de la
plataforma
SUIFP
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
DPS
1 día
El DNP realiza el análisis
y envía el concepto
técnico sobre las
vigencias futuras.
Concepto
técnico
DNP
20 días
Se adjunta el concepto
técnico del DNP junto
con los documentos y se
remite al MHCP
Oficio
remisorio
Financiera
1 día
El MHCP autoriza las
vigencias futuras y
asigna el cupo
Cupo
presupues
to,
Document
o de
autorizaci
ón
MHCP
5 días
La oficina asesora de
planeación comunica al
programa la autorización
del cupo
Correo
electrónic
o
Oficina
Asesora de
Planeación
1 día
Registrado el
proyecto se anexa el
concepto del DPS en
el SUIFP y se envía a
DNP.
El DNP analiza la
pertinencia de la
vigencia futura y
emite concepto
favorable y la envía a
la Oficina Asesora de
Planeación del DPS
Con el concepto del
DNP se anexa a la
documentación y se
envía al MHCP
El MHCP analiza las
solicitudes y envía la
autorización de los
cupos de vigencias
futuras a la Oficina de
planeación
Comunicar la
aprobación del cupo a
las unidades
ejecutoras.
Registro
Responsable
Monitoreo y
Evaluación
DPS
Días
Nota: Las actividades 7 y 9 las cumple la OAPME en su función de oficina de planeación del
sector.
11
5.2. Vigencia futura presupuesto de Funcionamiento
No.
1
2
3
4
5
6
7
Actividad
Envío de la solicitud
de vigencias futuras
con los documentos
Análisis de la Oficina
de Planeación de la
pertinencia de la
solicitud.
Si hay ajustes se
modifica los
requerimientos
técnicos y sigue con
el proceso, si no, se
inicia el proceso o
archiva.
Envío de la
documentación al
DPS
El DPS realiza el
análisis de la
vigencia futura y
emite concepto
técnico
Con el concepto del
DPS, la Oficina
Asesora de
Planeación adjunta
los documentos y
envía al MHCP
EL MHCP analiza la
vigencia futura y
Descripción
El programa
responsable deberá
enviar los
documentos
soportes
La Oficina de
planeación evaluará
y emitirá concepto
sobre la viabilidad
de la vigencia
futura.
El área responsable
modificará la
solicitud de acuerdo
a las observaciones
de Oficina Asesora
de Planeación y
vuelve al paso 1, de
lo contrario sigue el
proceso
La oficina de
planeación envía al
DPS los
documentos
El DPS emite
concepto técnico
sobre la vigencia
futura, si es
favorable sigue el
proceso, si no
vuelve al paso1 ó
se archiva.
La Oficina Asesora
de Planeación
envía los
documentos
correspondientes al
MHCP para su
autorización
Si el concepto es
favorable sigue el
Registro
Responsable
Días
Carta y
documento
s
Programas /
Áreas de
Soporte
Concepto
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
8 días
Carta de
petición de
ajustes
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
1 día
Carta
remisoria
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
1 día
Concepto
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
5 días
Carta
remisoria
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
1 día
Cupo
presupuest
MHCP
5 días
12
No.
8
Actividad
emite concepto
sobre la misma.
Descripción
procedimiento. Si
no es favorable se
inicia en el proceso
1, ó se archiva
La Oficina Asesora
de Planeación
comunica sobre el
concepto.
La Oficina Asesora
de Planeación
comunica al
programa la
autorización del
cupo
Registro
al,
documento
de
autorizació
n
Correo
electrónico
Responsable
Días
Oficina Asesora
de Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
1 día
Nota: Las actividades 4 y 5 las cumple la OAPME en su función de oficina de planeación del
sector.
13
CAPITULO II
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A TRAVÉS DEL MECANISMO DE VIGENCIAS
EXPIRADAS
1. OBJETIVO
Conocer el procedimiento para el trámite de un traslado presupuestal que permita efectuar
un pago a través del mecanismo de vigencia expirada y dar cumplimiento a las obligaciones
adquiridas con las formalidades legales previstas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
2. ALCANCE
Se inicia con la evaluación por parte de los programas, procesos y/o áreas de las
obligaciones originadas en vigencias anteriores cuya apropiación feneció, las cuales se
proponen atender con cargo al presupuesto de la vigencia en curso. (Traslado Presupuestal).
3. DEFINICIÓN
Son un mecanismo que permite a las entidades que conforman el Presupuesto General de la
Nación, pagar obligaciones de anualidades anteriores, legalmente adquiridas, las cuales
deben corresponder a las fuentes de gasto contenidas en el artículo 38 del Estatuto Orgánico
del Presupuesto y demás normas que regulan la materia.
El pago de pasivos exigibles de vigencias expiradas se realiza mediante un traslado
presupuestal.
4. PAGO PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIAS EXPIRADAS DE FUNCIONAMIENTO
Para la solicitud de una vigencia expirada es indispensable cumplir con los siguientes
requisitos presupuestales.
4.1. Requisitos presupuestales

El proceso y/o Área, deberá elaborar un expediente con la siguiente
información:
 Justificación debidamente detallada indicando los motivos por los cuales no se
hizo el pago antes de que feneciera la apropiación presupuestal, en la que se
señale y se adjunte:
14
 Fotocopia del (los) certificado(s) de disponibilidad presupuestal que respaldaron
el compromiso.
 Fotocopia del (los) registro (s) presupuestal (es) que respaldaron el compromiso.
 Factura o documento equivalente que presentó el contratista o proveedor y que
se pretende pagar con el presente trámite.
 Certificación de la Tesorería del DPS, en la que se indique los pagos realizados a
la fecha de la solicitud de vigencia expirada.
 Especificar en la justificación los rubros presupuestales afectados con sus
respectivos códigos y nombres completos - Cuenta, Subcuenta y Objeto del
Gasto correspondiente, tal como aparece en el Anexo del Decreto de Liquidación
del Presupuesto General de la Nación. (Recuerde que para el traslado
propuesto, el rubro con el cual se atenderá la obligación, la actividad debe incluir
la leyenda “Pago pasivos exigibles vigencias expiradas”.
4.2. VIGENCIA EXPIRADA PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
No.
1
2
3
4
5
Actividad
Envío de la solicitud
de vigencias expirada
con los documentos
soporte
Descripción
El
proceso
y/o
área
responsable deberá enviar la
solicitud
con
los
documentos soportes
Memorando y
documentos
soportes
Procesos
Áreas
Soporte
Verificación y análisis
de la documentación
por parte de la
Subdirección
Financiera.
Subdirección
Financiera
evalúa la documentación y
procede a verificar si es una
vigencia expirada.
Verificación y
Análisis
Subdirección
Financiera
2 días
Si hay ajustes solicita
la modificación a los
requerimientos
y
sigue con el proceso.
El
área
responsable
modificará la solicitud de
acuerdo a las observaciones
de
la
Subdirección
Financiera y vuelve al paso
1, de lo contrario sigue el
proceso
Memorando
de petición de
ajustes
Subdirección
financiera
1 día
Con la documentación
soporte completa la
Secretaría
General
prepara el proyecto
de Resolución de
autorización de pago
de la VE
Prepara el proyecto de
Resolución que contiene el
traslado presupuestal
Secretaría
General
2 días
Aprobada
Resolución
Se fecha, numera y remite a
la Subdirección Financiera
Secretaría
General
2 días
por
la
el
Registro
Memorando
remisorio
Responsable
Días
y/o
de
15
No.
6
7
8
10
Actividad
Director lo remite
junto
con
los
documentos soporte a
la
Subdirección
Financiera
Prepara el oficio y la
documentación para
su remisión al MHCP.
El MHCP, revisa la
resolución junto con
documentación
soporte, decide si
aprueba o no y
comunica al Director
del DPS.
La Subdirección
Financiera comunica
la decisión y si es
favorable registra en
el SIIF, la operación
presupuestal
Con la aprobación
del traslado
presupuestal el área
responsable deberá
elaborar y tramitar los
documentos para el
pago de pasivos
exigibles vigencias
expiradas
Descripción
para su trámite ante
MHCP.
Registro
Responsable
Días
Prepara el oficio de remisión
del Acuerdo aprobado al
MHCP.
Oficio
remisorio
Subdirección
Financiera
2 días
El MHCP, aprueba o no y
comunica su decisión
Oficio de
respuesta
MHCP
10
días
La Subdirección Financiera
comunica al proceso y/o
Área de soporte la decisión
respecto del traslado
presupuestal.
Correo
electrónico
Subdirección
Financiera
1 días
El área o proceso
responsable deberá elaborar
y tramitar para la firma del
ordenador del gasto el
proyecto de resolución de
reconocimiento; solicita a la
Oficina de Presupuesto el
CDP y su registro
presupuestal y tramita ante
la tesorería del DPS los
documentos soportes para
realizar el pago
correspondiente
Proyecto de
Resolución
Área o
proceso
3 días
el
16
5. PAGO PASIVOS EXIGIBLES VIGENCIA EXPIRADA PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
5.1.
Criterios Operativos
Para el trámite de una solicitud de vigencia
expirada es indispensable cumplir con los
requisitos técnicos, presupuestales y de
planificación.
Recuerde que: Si
no se cumple con estos
requisitos no se podrá
autorizar la Vigencia expirada
5.1.1. Requisitos Técnicos
 Especificar los motivos por los cuales no se atendió oportunamente la obligación
adquirida, por lo cual feneció la apropiación presupuestal.
 Solicitud a la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación la creación del
turno para el trámite de vigencias expiradas
 Del Proyecto del cual se pagará la vigencia expirada (contracredito) con control
posterior favorable, se debe actualizar los siguientes módulos: Esquema financiero y
Componentes y actividades (Incluir una actividad con la leyenda “pago pasivos
exigibles vigencias expiradas”)
 Reporte de actualización en el SUIFP y en el SPI de la ficha EBI del proyecto a
contracreditar (para inversión).
 Proyecto de Acta de liquidación o acta de liquidación del contrato suscrito.
En cuanto a la formulación del proyecto:
Solicitar el turno ante la Oficina Asesora de
Planeación, Monitoreo y Evaluación, y actualizar el
proyecto crear una actividad con la leyenda “pago
pasivos exigibles vigencias expiradas”
Recuerde:
Actualización del proyecto
contracreditado
en
el
Aplicativo SUIFP, Ficha EBI
y en el SPI.
5.1.2. Requisitos presupuestales.
El programa y/o Área, deberá elaborar un expediente con la siguiente información:
 Justificación debidamente detallada indicando los motivos por los cuales no se hizo
el pago antes de que feneciera la apropiación presupuestal señalando y adjuntando:
17
 Fotocopia del (los) certificado(s) de disponibilidad presupuestal que respaldaron el
compromiso.
 Fotocopia del (los) registro(s) presupuestal(es) que respaldaron el compromiso.
 Factura o documento equivalente que presentó el contratista o proveedor y que se
pretende pagar con el presenta trámite, junto con los demás soportes, como actas,
etc.
 Certificación de la Tesorería del DPS en la que se indique los pagos realizados a la
fecha de la solicitud de vigencia expirada.
 Especificar en la justificación los rubros presupuestales afectados, con códigos y
nombres completos del proyecto de inversión, con el código BPIN y los códigos y
nombres completos del programa, subprograma y proyecto correspondiente, tal como
aparece en el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la
Nación.
 Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP expedido con cargo al rubro
presupuestal de la vigencia en curso, y con el cual se pretende hacer el traslado
presupuestal para el pago pasivos exigibles de las vigencias expiradas.
 Certificación del supervisor del contrato manifestando que los bienes o servicios
fueron recibidos de conformidad, dentro de la vigencia del contrato y dando su
autorización para el pago de la obligación.
 Certificación firmada por el Director General, en la que manifieste que el compromiso
contó con todas las formalidades presupuestales previstas en el Estatuto Orgánico
del Presupuesto, previo visto bueno del funcionario del área de gestión financiera con
funciones de presupuesto.
18
5.13. VIGENCIA EXPIRADA - PRESUPUESTO DE INVERSIÓN
No.
1
2
3
4
5
6
7
Actividad
Envío de la solicitud de
vigencias expiradas con
los requisitos técnico,
presupuestales y de
planificación por parte
de los programas, con el
aval de la Dirección
Misional.
Verificación y análisis
del cumplimiento de los
requisitos técnicos y
presupuestales y
elaborar el concepto
correspondiente
La oficina de Planeación
del DPS crea un turno
en el SUIFP para las VE
El programa actualiza el
proyecto a
contracreditar con el
turno creado en el
SUIFP. El programa
envía solicitud para
emitir el control
formulación a la oficina
de planeción, junto con
los soportes
respectivos.
La Oficina de
Planeación del DPS,
recibe proyecto para el
emitir el control de
viabilidad del proyecto
en el SUIFP y lo envía
al DNP
DNP revisa la solicitud
de vigencias expiradas
Registrado el proyecto
se anexa el concepto
del DPS en el SUIFP y
se envía a DNP.
Descripción
El programa responsable
deberá enviar
comunicación con los
documentos soportes con
el VB de la Dirección
Misional.
Registro
Responsable
Memorando y
documentos
Programas/
Direcciones
Misionales
Lista de
chequeo
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
8 días
Turno creado
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
1 día
Se envía solicitud del
turno vigencias expiradas
en el aplicativo SUIFP al
DPS con los documentos
soportes.
Emisión
control de
formulación
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
3 días
Se envía proyecto al DNP
para aprobación del
concepto técnico
Emisión de
control de
viabilidad
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
Evaluación
3 días
El DNP revisa la solicitud
de VE si es viable registra
la solicitud, sino la
devuelve
Registro
actualizado
proyecto
DNP
20 días
Se envía concepto de
viabilidad al DNP para
autorización de la VE
Oficio
remisorio a
través de la
plataforma
Oficina
Asesora de
Planeación,
Monitoreo y
3 días
La oficina de Planeación
del DPS verifica el
cumplimiento de los
requisitos
Se crea un turno en la
plataforma del DNP para
el tramite
Días
19
No.
8
9
10
11
12
13
14
Actividad
Descripción
Con el concepto previo
favorable del DNP se
anexa a la
documentación y se
envía a la Subdirección
Financiera
Con la documentación,
la Subdirección
Financiera prepara el
proyecto de Resolución
y se envía a Secretaria
General
Aprobado la Resolución
lo remite junto con los
documentos soporte a la
Subdirección Financiera
Prepara el oficio y la
documentación para su
remisión al MHCP.
Se adjunta el concepto
favorable del DNP junto
con los demás
documentos y se remite a
la Subdirección
Financiera
Se elabora el proyecto
resolución y se adjunta el
concepto favorable del
DNP junto con los demás
documentos y se remite a
la Secretaría General.
Se fecha, numera y
remite a la Subdirección
Financiera para su trámite
ante el MHCP.
Prepara el oficio de
remisión al MHCP para la
firma del Director General
del Acuerdo aprobado y
anexa los documentos
soporte.
El MHCP, revisa la
resolución, junto con
documentación soporte,
comunica su decisión al
Director del DPS.
La Subdirección
Financiera, comunica la
decisión y registra en el
SIIF, la operación
presupuestal si el
tramite es aprobado.
Con la aprobación del
traslado presupuestal el
Programa y/o Unidad
Estratégica responsable
deberá elaborar y
tramitar los documentos
para el pago de pasivos
exigibles vigencias
expiradas
Registro
SUIFP
Responsable
Evaluación
DPS
Días
Memorando
remisorio
Oficina
Asesora de
Planeación
Financiera
1 día
Memorando
remisorio
Subdirección
Financiera
2 días
Memorando
remisorio
Secretaría
General
2 días
Área de
Gestión
Financiera
2 días
El MHCP, comunica su
decisión sobre el tramite.
Oficio de
comunicación
de la decisión
MHCP
10 días
La Subdirección
Financiera comunica al
programa y la OAPME la
aprobación del traslado
presupuestal
Correo
electrónico
Subdirección
Financiera
1 días
Con la aprobación del
traslado presupuestal el
área responsable deberá
elaborar y tramitar los
documentos para el pago
de pasivos exigibles
vigencias expiradas
Proyecto de
resolución
Programas/
Unidades
Estratégica
3 días
20
Nota: Las actividades 5 y 7 las cumple la OAPME en su función de oficina de planeación del
sector.
6.
NORMATIVIDAD
 Constitución Política de Colombia, Art. 151, 200, 346.
 Estatuto Orgánico del Presupuesto. Decreto 111 de 1996. Por el cual se compilan
la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto. Art, 23 y 24.
 Para vigencias Expiradas art. 72 ley 38 de 1989. Ley 179 de 1995 Arts. 38. Ley
225 de 1995 Art. 24
 Decreto 568 de 1996: “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de
1994 y 225 de 1995, Orgánicas del Presupuesto General de la Nación. Capítulo
III.
 Decreto 4730 de 2005: “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del
presupuesto”. Artículos 21, 22 y 23.
 Ley 152 de 1994 (Plan Nacional de Desarrollo)
 Resolución N° 036 de 7 de mayo de 1998, “por la cual se determinan algunas
normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de
información y su sistematización del presupuesto general de la Nación”.
 Decreto 178 de enero 29 de 2003, “por el cual se dictan algunas disposiciones
sobre el manejo de recursos públicos y la aplicación del Sistema Integrado de
Información Financiera –SIIF- de la Nación.
 Decreto 841 de abril 20 de 1990 “por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989
normativa del Presupuesto General de la Nación en lo referente al Banco de
Proyectos de Inversión y otros aspectos generales”.
 Decreto 1957 de mayo 30 de 2007 “por el cual se reglamentan normas orgánicas
del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”
 Resolución 35 del 23 de julio de 2009, “Por la cual se establece el plan de
cuentas al que se refiere el art. 30 del Decreto 4730 de 2005”.
 Manual de Clasificación Funcional del Presupuesto.
 Decretos de Liquidación para cada vigencia fiscal y su respectivo anexo.
21
 Ley 819 de julio 9 de 2003, “por la cual se dictan normas orgánicas en materia de
presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras
disposiciones”. Artículos 10 y 11.
7.
DEFINICIONES

Apropiación Presupuestal: Autorización máxima de gasto que el Congreso
aprueba para ser ejecutada o comprometida por parte de una entidad durante la
vigencia fiscal respectiva

Autorizaciones: Levantamiento de restricciones o condicionamientos para la
ejecución de las apropiaciones de los proyectos de inversión ó conceptos previo
favorable que debe emitir el DNP en lo relacionado con el componente de
inversión o la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del MHCP en
lo relacionado con el componente de funcionamiento, según el caso.

BPIN- Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional: Es un sistema de
información sobre proyectos de inversión pública, viables técnica, financiera,
económica, social, institucional y ambientalmente, susceptibles de ser
financiados o cofinanciados con recursos del Presupuesto General de la Nación.
El BPIN es administrado por el Departamento Nacional de Planeación.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe
de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de
compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal. Este documento
afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

Compromiso: Actos realizados por los órganos públicos, que en desarrollo de
la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a nombre de la persona
jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en proceso de llevar a cabo el
objeto establecido en los mismos. Se realizan en cumplimiento de las funciones
públicas asignadas por la Ley y deben desarrollar el objeto de la apropiación
presupuestal.

Cuentas por Pagar: Son aquellos compromisos que quedan pendientes de pago
para la vigencia fiscal y se han recibido los bienes o servicios a 31 de Diciembre
o cuando se han pactado anticipos en los contratos y no fueron cancelados.
Serán constituidas por el Ordenador del Gasto y el Tesorero y solo afectan la
vigencia en la cual se constituyeron.
22

Gastos de Funcionamiento: Los que tienen por objeto atender las necesidades
de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la
Constitución y la Ley, tales como gastos de personal, gastos generales y
transferencias corrientes.

Gastos de Inversión: Conjunto de actividades registradas en el marco de un
proyecto registrado en el Banco Proyectos de Inversión Nacional BPIN,
encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el
campo de la estructura física, económica y social. La característica fundamental
de este gasto debe ser que su asignación permita acrecentar la capacidad de
producción y productividad en el campo de la estructura física, económica y
social.

Ficha EBI: Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión que resume las
características centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la información
de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto. Esta ficha deberá
ser diligenciada por las entidades para cada uno de los proyectos que requiera
financiamiento del Presupuesto General de la Nación, PGN.

Obligación: Se entiende por obligación exigible de pago, el monto adeudado por
el ente público producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor
, equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibles
pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en
desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Proyecto de Inversión Pública: Un proyecto de inversión publica es un grupo
de tareas que comprometen recursos (hombres, maquinas, información, etc.),
actividades y productos durante un periodo determinado (días, meses, años, etc.)
y en una región en particular (barrio, municipio, departamento, región, etc.) que
resuelven problemas o necesidades de la población. El proyecto debe estar
directamente relacionado con los objetivos de un Plan de Desarrollo (conjunto de
metas y objetivos identificados como prioritarios dentro de determinada
administración como factores generadores de desarrollo).

Registro Presupuestal: Se entiende por registro presupuestal del compromiso la
imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la
apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación
indica el valor y el plazo de las prestaciones a que haya lugar. El acto del
registro perfecciona el compromiso.

Reserva Presupuestal: Son aquellos compromisos que al 31 de diciembre de
cada año no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente adquiridos
y desarrollen el objeto de la apropiación .Solo podrán utilizarse para cancelar los
23
compromisos que le dieron origen. Serán constituidas por el Ordenador del Gasto
y el Jefe de Presupuesto de la entidad.

Sistema Integrado de Información Financiera –SIIF-: Herramienta modular
automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera,
propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda
información oportuna y confiable. La administración general, está a cargo del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público-MHCP.

Seguimiento Proyectos de Inversión - SPI: es una herramienta de apoyo a la
rendición de cuentas del Estado y un instrumento de gestión para las entidades
que ejecutan proyectos de inversión. http://spi.dnp.gov.co/

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas: es un sistema de
información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo
de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su
formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas
de gobierno y las políticas públicas. http://suifp.dnp.gov.co/
 Vigencias Futuras: Son autorizaciones otorgadas para la asumir compromisos
con cargo a presupuestos de vigencias posteriores. Las vigencias futuras
pueden ser ordinarios o excepcionales.
 Vigencias Excepcionales: (Art. 11 Ley 819/03) Son aquellas cuyas obligaciones
que afectan el presupuesto de vigencias futuras y no cuentan con apropiación en
el presupuesto del año en que se concede la autorización; las vigencias son
aprobadas por el CONFIS.
Se aprueban únicamente en casos excepcionales para las obras de
infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así
como para las garantías a las concesiones.
 Vigencias Ordinarias: (Art. 10 Ley 819/03) Son aquellas cuya ejecución se inicia
con presupuesto de la vigencia en curso (se requiere que el respectivo
compromiso cuente con certificado de disponibilidad presupuestal - CDP) y el
objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas siempre y cuando se
cumpla que:
 El monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las
mismas consulte las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo
de que trata el artículo 1º de esta ley;
 Como mínimo, de las vigencias futuras que se soliciten se deberá contar con
apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que estas
sean autorizadas;
24
 Cuando se trate de proyectos de inversión nacional deberá obtenerse el
concepto previo y favorable del Departamento Nacional de Planeación y del
Ministerio del ramo.
La autorización por parte del CONFIS para comprometer presupuesto con cargo a
vigencias futuras no podrá superar el respectivo período de gobierno. Se
exceptúan los proyectos de gastos de inversión en aquellos casos en que el
CONPES previamente los declare de importancia estratégica.
25