INFORME FINAL FEPA vigencia 2010

INFORME DE AUDITORÍA
FONDO DE ESTABILIZACION DE PRECIOS DE PRODUCTOS
AGROPECUARIOS Y PESQUEROS DEL ALGODÓN (FEPA)
ADMINISTRADO POR LA CONFEDERACION COLOMBIANA DE ALGODÓN –
CONALGODON
(VIGENCIA FISCAL 2010)
CGR - CDSA No.
ENERO DE 2012
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FONDO DE ESTABILIZACION DE PRECIOS DE PRODUCTOS
AGROPECUARIOS Y PESQUEROS DEL ALGODÓN -FEPA- ADMINISTRADO
POR LA CONFEDERACION COLOMBIANA DE ALGODÓN -CONALGODON-.
Contralor General de la República
Sandra Morelli Rico
Vicecontralor General
Álvaro Miguel Navas Patrón
Contralor Delegado para el Sector
Rodrigo F. Quimbayo Carvajal
Directora de Vigilancia Fiscal
María Marcela Yepes Gómez
Supervisora de Auditoría
Lily Luz Lozano Medina
Responsable de Auditoría
José Noel Cuestas Gaviria
Equipo de Auditores:
Mauricio Arévalo S.
Isaí Díaz Roa
Diego F. Velásquez B. (Apoyo)
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TABLA DE CONTENIDO
Página
1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
2 DICTAMEN INTEGRAL
2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS
2.1.1 GESTIÓN
2.1.2 RESULTADOS
2.1.3 FINANCIERA
2.1.4 LEGALIDAD
2.1.5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2.3 FENECIMIENTO DE CUENTA
2.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS
2.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ......................................................................... 1
3.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS ......................................... 1
3.1.1 GESTIÓN ............................................................................................................ 3
3.1.2. RESULTADOS ....................................................................................................... 8
3.1.3 FINANCIERO........................................................................................................ 11
3.1.4 LEGALIDAD ......................................................................................................... 14
3.1.5 SISTEMA DE CONTROL INTERNO. .......................................................................... 15
4. ANEXOS ............................................................................................................... 18
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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
Los antecedentes por los cuales se crea el Fondo objeto de auditoría, encuentran
el fundamento normativo con el Decreto 1226 de 1989, por el cual se reglamentan
los "Fondos de Estabilización de Precios de Productos Agropecuarios de
Exportación", los cuales inicialmente se destinaron exclusivamente a financiar la
estabilización de los precios de exportación de los productos básicos de origen
agropecuario. Con posterioridad, mediante el Decreto 2196 de 1992, se autorizó el
funcionamiento del Fondo de Estabilización de Precios de Exportación del
Algodón, con el objeto de garantizar la regularidad del comercio externo y la
estabilidad de los ingresos de los productores domésticos. Finalmente, mediante
la expedición del Decreto 1827 de 1996, por el cual se transformó el Fondo de
Estabilización de Precios del Algodón en el Fondo de Estabilización de Precios de
Productos Agropecuarios y Pesqueros, en los términos del Capítulo VI de la Ley
101 de 1993, artículo 36, se establece que el FEPA tiene como objeto procurar un
ingreso remunerativo para los productores, regular la producción nacional e
incrementar las exportaciones mediante la estabilización de los precios al
productor mediante el cobro de una Cesión por el valor de tonelada vendida en
épocas de precios altos y el pago de una Compensación en épocas de precios
bajos.
Los principales centros del cultivo y los principales líderes de las empresas
algodoneras localizados en la Costa Atlántica y en el interior del país recolectaron
algodón de la cosecha sembrada en aproximadamente 44.562 hectáreas, cosecha
que fue superior en 16,4% a las hectáreas cultivadas en el año 2009, de las cuales
se obtuvieron 56.980 toneladas de fibra de algodón, con un rendimiento de 800
kilos por hectárea.
La cosecha de la Costa 2010, fue obtenida de la siembra de algodón en 21.342
hectáreas, encontrando una diferencia de 10,7% con respecto al año 200; cabe
resaltar que el departamento de Córdoba fue el mayor productor con 16.270
toneladas de fibra de algodón, seguido por el departamento del Cesar con 2.721
toneladas.
La cosecha del Interior 2010, se obtuvo de sembrar aproximadamente de 23.220
has de las cuales se obtuvieron 35.638 toneladas de fibra de algodón, superior en
19,3% frente a la misma cosecha del año 2009, señalando que el departamento
del Tolima fue el mayor productor con 10.285 toneladas de fibra de algodón,
seguido del departamento del Huila con 2.496 toneladas.
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Durante la vigencia 2010 el FEPA no realizó actividades de recaudo de Cesiones
por tonelada de fibra de algodón, ni pago Compensaciones, siendo estas las dos
actividades propias de su Misión, ocasionado ello principalmente por los siguientes
factores:
-
El MAC (Mecanismo de Subasta de Contingentes Agropecuarios);
encaminado a contingentes de importación de fibra de algodón con beneficio
arancelario, (importaciones con un arancel del 0%), a cambio de que la
industria textil nacional adquiera la totalidad de la fibra de algodón y la cosecha
Costa e Interior aseguró sus ventas, por lo que los productores prefirieron la
seguridad de la comercialización en el mercado nacional frente a la búsqueda
de opciones en el mercado exterior, llevando a la inexistencia de
exportaciones.
-
La escasez de fibra de algodón a nivel internacional, presionó a la industria
textil nacional a adquirir la totalidad de la fibra de algodón nacional.
-
El Índice “A Lejano Oriente”, que representa algodones de calidad Middling 13/32” solo permitía hacer los cálculos del precio mensualmente; esta forma de
cálculo fue cambiada y ahora el cálculo se realiza semanalmente, con lo cual
se logra un mayor seguimiento a las fluctuaciones de los precios
internacionales y de la Tasa de Cambio, permitiendo un mejor acercamiento al
mercado spot de algodón, logrando mayores ventajas al algodón nacional,
garantizando la absorción total de la cosecha a través del mecanismo de
subasta.
-
De otro lado, la variable Tasa de Cambio en el año 2010 osciló entre un nivel
máximo de $2.044,23 en enero y un mínimo de $1.786,20 en octubre, para
finalizar el año en $1.913,98, peso - dólar, lo que obligo al Gobierno Nacional a
tomar medidas conducentes a disminuir el nivel de revaluación del peso.
Los factores antes referidos son situaciones que rebasan la competencia de la
Conferederación, en su condición de administradora del FEPA; sin embargo,
fueron los que determinaron que en el año 2010 no se dieran exportaciones por el
gremio algodonero, e inclinaron la producción hacia el mercado nacional,
colocando a la administración del Fondo en situación de incumplimiento de su
Objeto Misional, al no realizar operaciones de Cesiones y Compensaciones, al
igual que continuar operando, encaminando sus operaciones a procurar un
ingreso remunerativo a los productores, a regular la producción nacional, e
incrementar las exportaciones, manteniendo información de mercados y
estadísticas internacionales mediante investigaciones de negocios articulados al
mecanismo de Compensación, en caso de realizar exportaciones para cubrir los
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costos adicionales de logística y legales en los que incurren los productores
nacionales.
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2. DICTAMEN INTEGRAL
Doctora
LUZ AMPARO FONSECA PRADA
Presidente Ejecutiva
Fondo de Estabilización de Precios del Algodón (FEPA)
Bogotá D.C.
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó auditoría al
Fondo de Estabilización de Precios de Productos Agropecuarios y Pesqueros del
Algodón (FEPA; Administrado por la Confederación Colombiana de Algodón
(CONALGODON), a través de la evaluación de los principios de la Gestión Fiscal:
economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con
que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su
gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, al Balance General al
31 de diciembre de 2010 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y
Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos Estados Financieros fueron
examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados
por la Contraloría General de la República.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,
administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de
Control Interno.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República.
Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos
Estados Financieros, de conformidad con las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente
aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir
un informe que contenga el pronunciamiento sobre el Fenecimiento de la Cuenta,
con fundamento en la evaluación de la Gestión y Resultados obtenidos por la
administración de la entidad en las áreas y/o procesos auditados.
El representante legal del Fondo de Estabilización de Precios de Productos
Agropecuarios y Pesqueros del Algodón (FEPA), Administrado por la
Confederación Colombiana de Algodón (CONALGODON), rindió la Cuenta Anual
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consolidada por la vigencia fiscal del año 2010, dentro de los plazos previstos en
la Resolución Orgánica No. 05544 de diciembre de 2003.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental
colombianas (NAGC), compatibles con las normas internacionales de auditoría –
(NIA´s), y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la
República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoría para
obtener una seguridad razonable acerca de si los Estados Financieros están libres
de errores e inconsistencias significativas.
La auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta
las cifras, las revelaciones en los Estados Financieros, los documentos que
soportan la Gestión y los Resultados de la entidad y el cumplimiento de las
disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del
Sistema de Control Interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional
del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los
Estados Financieros y de la Gestión y Resultados de la Entidad. En la evaluación
del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para
todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean
apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los
principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas
hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los
Estados Financieros. Consideramos que la auditoría proporciona una base
razonable para expresar nuestro concepto y la opinión.
Los resultados que se presentan en relación con la evaluación del Proyecto de
Difusión de Información y respecto de la calidad del Sistema de Control Interno
evaluado por la Auditoría Externa, se limita a la verificación de la información
documental puesta a nuestra disposición, la cual no fue corroborada en campo.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del
desarrollo de la auditoría; las respuestas de la administración fueron analizadas.
2.1 GESTIÓN Y RESULTADOS
2.1.1. Gestión
De la auditoría realizada se conceptúa que la Gestión en las áreas, procesos y
actividades verificadas es Favorable, como consecuencia de hechos presentados
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durante la vigencia 2010, desarrollando sus actividades asignando y vinculando
recursos ordenados por el Comité Directivo del Fondo, los cuales requería para su
funcionamiento de manera económica frente a sus objetivos y metas logradas.
2.1.2. Resultados
El Fondo de Estabilización de Precios del Algodón tomó decisiones, planeó y
ejecutó sus acciones sujetas al Plan de Acción, los Procesos Misionales y de
Apoyo, responsabilizando internamente mediante soportes articulados al Manual
de Procesos y Procedimientos adoptados formalmente, los cuales especifican los
procesos y áreas responsables, lo que le permite seguir el flujo de información
para el análisis y el cumplimiento de sus objetivos.
Durante la vigencia no se pagaron Compensaciones en el caso de las ventas
internas, dado que el mecanismo de Precio Mínimo de Garantía (PMG) fue de $5
millones en efectivo por tonelada. El incremento de precios internacionales del
final de 2010, generó el aumento del indicador de precios y la producción nacional
tuvo que ser comercializada para la industria nacional, por lo cual no se presentó
el recaudo de Cesiones ni el pago de Compensaciones.
Ante el hecho de no operar y dejar de exportar algodón, los industriales y
confeccionista del país se convirtieron en importadores por los bajos precios
internacionales y la reducción de las áreas sembradas, frente a lo cual el Fondo
debe continuar funcionando para el mantenimiento de estadísticas e información y
apoyo a los productores con investigaciones en algodón y monitoreo a mercados
de interés en el exterior en caso de realizar exportaciones. El Fondo mantuvo la
labor de monitoreo continuo a los principales mercados de interés en el exterior,
con el fin de explorar y mantener información actualizada; entre los principales
mercados a los cuales se mantiene seguimiento están el peruano y el ecuatoriano
y en general de los principales mercados mundiales.
En la Gestión Administrativa, los procesos son desarrollados por la Administradora
del Fondo. Todos los procesos están definidos en el Manual de Procesos y
Procedimientos por Actividad, Área y Cargo. En la Secretaría Técnica se
encuentran informes y proyecciones de temas relacionados con el sector; durante
las sesiones del Comités Directivo hay discusiones para la toma de decisiones, se
plasman en las actas respectivas y se informan al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural.
Las características y diseño de indicadores que tienen adoptados, hacen relación
al cubrimiento de los resultados requeridos por el Fondo; sin embargo, no tienen
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en cuenta el concepto que al respecto consigna en el artículo 8 de la Ley 42 de
1993, en el sentido que le permitan medir la eficiencia, la economía, la eficacia, la
equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permitan
determinar en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más
conveniente para maximizar sus resultados, en condiciones de costo, calidad, que
se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas.
El Presupuesto ejecutado por la vigencia 2010 fue aprobado por el Comité
Directivo mediante Acta No. 84 de diciembre de 2009 y el Acuerdo No. 8 de
noviembre de 2009, Y tuvo como política mantener austeridad en los gastos; por
ello, tuvo en cuenta la disminución de algunos rubros como fueron los honorarios
del Secretario Técnico. Para la preparación del Presupuesto el Comité Técnico
consultó con las dependencias la información necesaria y mediante acuerdos
trimestrales ajustó el Presupuesto según las cifras de los informes contables que
le presentaban.
El Presupuesto de Inversiones y Gastos Operativos se formuló inicialmente por un
valor total de $679.2 millones y ante el no desarrollo de operaciones de
Compensación se redujo a $107.2 millones. Se ejecutaron gastos por $107,2
millones, de los cuales $75,3 millones correspondieron a servicios de personal,
$28,2 millones a Gastos Generales y $3,7 millones a Gastos de Inversión. Como
resultado de la evaluación no se presentaron hallazgos en esta línea.
2.1.3 Financiera
En nuestra Opinión los Estados Contables presentan razonablemente, en los
aspectos importantes, la situación financiera del Fondo de Estabilización de
Precios de Productos Agropecuarios y Pesqueros del Algodón al 31 de diciembre
de 2010, y los resultados de las operaciones por el año que terminó en esa fecha,
de conformidad con las normas y procedimientos generalmente aceptados o
prescritos por la contaduría General de la Nación.
En la auditoría a los Estados Financieros del año 2010 se verificó la integridad y
la totalidad de la información desde la emisión de los documentos, su registro en
libros y la elaboración de los Estados Contables; estableciéndose que las
operaciones registradas corresponden a las efectuadas y permitidas por la
normatividad que rige al Fondo, en especial en lo referente a mantener cuentas
separadas de la contabilidad del Administrador y la autorización de los pagos
efectuados durante la vigencia. El Fondo registra que durante los tres últimos
periodos no ha percibido ingresos por concepto de recaudo de Cesiones ni ha
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entregado Compensaciones; en el año 2010 sus ingresos corresponden a
rendimientos financieros por $70.1 millones, los cuales no fueron suficientes para
cubrir los Gastos Administrativos incurridos por $106 millones, correspondientes a
honorarios por $75 millones, gastos generales $27 millones y a inversión en
proyectos diferentes a las operaciones de Compensación por $3.7millones.
El control interno al área Financiera, a las operaciones y registros que generan los
Estados Financieros, se considera suficiente y oportuno por cuanto la primera y
segunda calificación practicada en esta Línea en desarrollo de la presente
auditoria, arrojó un resultado de 1,000 que lo define como EFICIENTE, de
conformidad con la metodología propuesta en la Guía de Auditoría.
El control al área Contable descansa en la parametrización de los procedimientos
para las actividades de recolección, registro y revisión de la información contable
generadora de los informes financieros y están consignados en Manuales de
Procedimientos, al igual se tienen identificados los riesgos operativos en el Mapa
de Riesgos y la Auditoría Interna practica revisiones a los libros y comprobantes
contables y emite informes mensualmente.
2.1.4 Legalidad
La evaluación de esta Línea comprendió la verificación del cumplimiento del
Contrato de Administración No .084 de 1997 y su respectiva prorroga, que le da
vigencia al contrato hasta el 31 de octubre de 2017, al igual que al proceso
contractual desarrollado en la vigencia 2010. El resultado de la evaluación
afectada por el hecho que el Contrato de Administración establece dentro de las
obligaciones de la Administración del Fondo, el pago de compensaciones y
recaudo de cesiones, situación que no se cumplió en la vigencia 2010 como efecto
de los factores externos ya referidos en la línea de gestión de este informe.
2.1.5 Sistema de Control Interno.
De la evaluación del Sistema de Control Interno se obtuvo una calificación total de
89,12, catalogada en la escala de los componentes como Eficiente, lo que indica
que la Entidad ha implementado acciones tendientes a su mejoramiento.
El Sistema de Control Interno del Fondo de Estabilización de Precios del Algodón
(FEPA), está formalmente establecido y basado en un mapa de Riesgos, el cual
fue actualizados en el año 2010, en el cual se detallan los principales riesgos a
nivel de cada uno de los Procesos Misionales y de Apoyo y se mide a través de la
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escala del riesgo, lo cual ha permitido establecer controles a la ejecución de los
procesos y contribuye al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la función
institucional.
Durante el proceso auditor se evaluó el sistema de Control interno, utilizando la
matriz sugerida en la Guía de Auditoría, lo cual implicó identificar los controles
relevantes adoptados y en uso, mediante un cuestionario que fue desarrollado por
el Equipo Auditor, a la medida de todos los Procesos Misionales y de Apoyo;
obteniendo en la primera evaluación un total de 1,176, lo que ratificó que los
controles existen y se aplican. En la segunda evaluación, orientada a establecer la
calidad y la eficiencia de los controles establecidos y sobre la calidad del sistema
en general, obtuvo una calificación de 1,235, para una calificación ponderada de
1,218.
Para los Procesos Misionales y de Apoyo se tienen definidos y adoptados por
parte del Comité Directivo procedimientos y manuales, en los cuales se establecen
funciones y responsabilidades de quienes los ejecutan; los controles están
inmersos en la ejecución de las actividades y durante el año se hicieron
verificaciones y seguimientos por intermedio de la Auditoría Interna y se
produjeron los respectivos informes.
2.3 FENECIMIENTO DE CUENTA
Con base en la calificación de los componentes, obtenidos en la evaluación de la
Gestión y Resultados, la Contraloría General de la República Fenece la cuenta de
la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2010.
El Fenecimiento se emite con fundamento en el concepto Favorable emitido en el
presente informe, sobre la Gestión y Resultados de las áreas o procesos
auditados, que incluye el concepto sobre el acatamiento a las disposiciones
legales, la Opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables y la
calificación del componente del Sistema de Control Interno. La Cuenta Fiscal fue
presentada por el Representante Legal del Fondo dentro de los términos
establecidos por la Resolución Orgánica No. 05544 de 2003.
2.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron cuatro (4) hallazgos
Administrativos, sin connotación Fiscal, Penal o Disciplinaria.
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2.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el Plan de Mejoramiento que se encuentra desarrollando,
con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas
durante el proceso auditor y que se describen en este informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser presentado en la Central de Rendición de Cuentas
e Informes de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la CGR,
dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, en los formatos de que
trata la Resolución 05872 de 11 de Julio de 2007, según lo establecido en la
Resolución Orgánica No. 06289 del 08 de marzo de 2011, artículo 41, emitida por la
CGR.
Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se
implementarán por parte de la Entidad, que deberán responder a cada debilidad
detectada y comunicada, el cronograma para su implementación y los funcionarios
responsables de su desarrollo.
Bogotá D.C.,
RODRIGO FERNANDO QUIMBAYO CARVAJAL
Contralor Delegado para el Sector Agropecuario
Marcela María Yepes Gómez – Directora de Vigilancia Fiscal.
Lily Luz Lozano Medina – Supervisora.
José Noel Cuestas G – Responsable Auditoría
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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
3.1.
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan la Gestión y Resultados, con una
calificación final de Gestión ponderada de 82.800, que frente a la matriz de
evaluación es Favorable; las cifras y la presentación de los Estados Contables el
cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación
y funcionamiento del Sistema de Control Interno con una calificación del
componente de Control Interno de 89,12 durante la vigencia del 2010.
Tabla No. 1
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CGR
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS
EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS
FONDO DE ESTABILIZACION DE PRECIOS DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS Y PRESQUEROS DEL ALGODÓN
- FEPA - ADMINISTRADO POR LA CONFEDERACION COLOMBIANA DEL ALGODÓN -CONALGODON-.
Ponderaci
Consol
Ponderaci Calificaci
ón
COM
idación
PRINCI
OBJETIVO DE
Factores Variables a
ón
ón
Calificació
PON
de la
PIOS
EVALUACIÓN
Mínimos
Evaluar
Subcompo Equipo
n
ENTE
Calific
nente %
Auditor
Componen
ación
te %
Dirección,
planeación,
organizació
Procesos
n, control
20,00
Administrati
25%
80,0
(seguimient
vos
o
y
Determinar
la
monitoreo)
eficiencia y la eficacia
y ejecución.
mediante
la
Formulació
evaluación de sus
n;
procesos
Oportunida
administrativos,
la
d;
Contr
utilización
de
Eficienc
Confiabilida
ol de
indicadores
de
20%
ia,
d de la
Gesti
rentabilidad pública y
Eficacia
información
ón
desempeño
y
la
o datos de
identificación de la
las
distribución
del
21,25
Indicadores variables
25%
85,0
excedente que éstas
que
los
producen, así como
conforman;
de los beneficiarios
Calidad;
de su actividad.
Utilidad;
Relevancia
y;
Pertinencia
de
los
resultados.
1
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Manejo
recursos
presupuest
Ciclo
o
Presupuest (planeación
al
,
asignación,
ejecución y
evaluación)
Cobertura;
Focalizació
n;
Población
Demanda
objetivo y futura;
beneficiaria Población
objetivo y/o
beneficiaria
.
CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN
Grado de
cumplimien
to
en
términos de
Cantidad,
Calidad,
Objetivos
Oportunida
misionales d
y
Coherencia
con el Plan
Nacional de
Desarrollo
Eficacia
y/o Planes
,
del Sector.
Efectivi
dad,
Establecer en qué
Grado de
Econo
medida los sujetos de
avance
y
mía,
la vigilancia logran y
cumplimien
Contr
Eficienc cumplen los planes,
to de las
ol de
ia,
programas
y
metas
Resul
Valorac proyectos adoptados
establecida
tados
ión de por la administración
s
en
Costos en
un
período
términos
Ambien determinado.
Cantidad,
tales y
Calidad,
Cumplimien
Equida
Oportunida
to Planes
d
d,
Programas
resultados
y Proyectos
y
satisfacción
de
la
población
beneficiaria
y
coherencia
con
los
objetivos
misionales
CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS
25%
80,0
20,00
25%
50,0
12,50
100%
50%
73,75
50,0
14,75
25,00
30%
50%
100%
85,0
42,50
67,50
20,25
2
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Establecer aplicación Cumplimien
normativa en las to
de
Contr
Normas
operaciones
normativida
ol de
externas e
Eficacia financieras,
d aplicable
Legal
internas
administrativas,
al ente o
idad
aplicables
económicas y de otra asunto
índole.
auditado
CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGALIDAD
Establecer si
los
Estados Financieros
Contr
reflejan
Econo
Razonabilid
ol
razonablemente
el
Opinión sin
mía,
ad
Finan
resultado de sus
Salvedades
Eficacia
Financiera
ciero
operaciones y sus
cambios
en
su
situación financiera
CALIFICACIÓN COMPONENTE FINANCIERO
Obtener
suficiente
comprensión
del
Eficacia sistema de control
Evalu
,
interno o de los Calidad y
ación
Concepto
Eficienc mecanismos
de Confianza
SCI
ia
control
según
la
metodología descrita
en esta Guía.
CALIFICACIÓN COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
100%
89,0
100%
100%
100,0
100%
100%
100%
CALIFICACIÓN FINAL DE GESTIÓN PONDERADA
89,000
89,00
10%
89,00
8,90
100,00
30%
100,00
30,00
89,00
10%
89,00
8,90
82,800
3.1.1 Gestión
La administración del Fondo está a cargo de la Confederación Colombiana del
Algodón (CONALGODON), en los términos del contrato de Administración No.
084 suscrito con el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) el 28 de
agosto de 1997, prorrogado hasta octubre de 2017.
En la vigencia 2010 la Entidad asumió y desarrollo actividades en cadena continua
con procesos administrativos y de planificación, lo cual le implicó planear, hacer,
estudiar y actuar, ligando y asignando recursos bajo la responsabilidad del Comité
Directivo, principal órgano de Dirección.
El direccionamiento técnico del Fondo se realizó a través del Secretario Técnico,
nombrado por el Comité Directivo del Fondo, quien asesoró y apoyó al Comité en
el desarrollo de las Políticas y Programas de Estabilización, en el diseño y
aplicación de la metodología y el reglamento operativo y demás funciones que le
delegó el Comité, buscando el adecuado funcionamiento del Fondo y apoyado por
la asistente técnica.
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El control de la Gestión del Fondo se realizó a través de la interventoría ejercida
por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR) y una firma de auditoría
externa designada por el Comité Directivo, quien midió y evalúo los resultados y
propuso acciones correctivas de mejoramiento continuo. El control fiscal estuvo a
cargo de la Contraloría General de la Republica.
3.1.1.1 Desarrollo del Objeto Misional
El Fondo de Estabilización de Precios del Algodón tomó decisiones, planeó y
ejecutó sus acciones sujetas al Plan de Acción, al conducto regular jerárquico y
siguiendo los Procesos Misionales y de Apoyo, responsabilizando internamente
mediante soportes articulados al Manual de Procesos y Procedimientos
adoptados formalmente, los cuales especifican los procesos y áreas
responsables, lo que le permite seguir el flujo de información para el análisis y el
cumplimiento de sus objetivos, tales como:




Procurar un ingreso remunerativo para los agricultores.
Exploración y actualización de mercados alternativos y/o complementarios.
Cálculo de los parámetros de Estabilización.
Seguimiento y consolidación de la información reportada al FEPA para ser
transmitida al productor.
 Difusión de información relacionada con la operación del Fondo y de las
ventajas de incursionar en los mercados de exportación.
Se observó que no se pagaron Compensaciones en el caso de las ventas internas,
dado que el mecanismo de Precio Mínimo de Garantía (PMG) fue de $5 millones
en efectivo por tonelada, otorgado por el Gobierno a los productores nacionales
operando para la cosecha 2010 de la Costa e Interior. La cosecha Costa 2010/
2011, que comienza a recolectarse en el mes de diciembre, tendrá un (PMG)
Precio Mínimo de Garantía de $4.650.000 por tonelada de fibra de algodón
nacional fijada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Ante estos
parámetros fijados por tonelada el Comité Directivo decidió que se llevarán a cabo
Cesiones para los valores que superaran los valores mencionados, para lo cual se
utilizó un porcentaje de 50% de Cesión para el Fondo.
El alto incremento de precios internacionales de finales de 2010, generó el
aumento del indicador de precios y la producción nacional tuvo que ser
comercializada para la industria nacional, por lo cual no se presentó el recaudo de
Cesiones ni el pago de Compensaciones.
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De otro lado, el Fondo mantuvo la labor de monitoreo continuo a los principales
mercados de interés en el exterior, con el fin de explorar y mantener información
actualizada. Entre los principales mercados a los cuales se mantiene seguimiento
se encuentran el peruano y el ecuatoriano, así como en general la de los
principales mercados mundiales; esta información se presentó al Comité Directivo
y está disponible para consulta de la ciudadanía.
La verificación de búsqueda de nuevos mercados durante el año 2010, llevó a que
los algodoneros situaran su producto en aquel mercado con mejores condiciones
de comercialización, para lo cual mantuvo un buen balance entre los mercados
nacional e internacional, disponiendo de recursos para cubrir los costos logísticos
de las posibles operaciones de acceso a mercados externos, pero la industria textil
y de confecciones de Colombia llevó a la absorción de todos los algodones de
origen nacional, negociado la totalidad de producción.
En cuanto a la gestión Administrativa se refiere, las actividades de los procesos de
Apoyo no aparecen en el organigrama del Fondo, dado que son desarrolladas por
la Administradora y se incluyen en el organigrama de CONALGODON; estos
procesos al igual que los Misionales están definidos en el Manual de Procesos y
Procedimientos por actividad, área y cargo.
En la Secretaría Técnica se encuentran informes y proyecciones de temas
relacionados con el sector; durante las sesiones del Comités Directivo hay
discusiones para la toma de decisiones, las que están plasmadas en Acuerdos
debidamente firmados y son de custodia del administrador con copia al Ministerio
de Agricultura y Desarrollo Rural; además, todas las discusiones se plasman en
las actas respectivas y son verificadas en el libro de actas.
El total de ingresos percibidos por el FEPA en la vigencia 2010 fue $74.6 millones,
provenientes de rendimientos financieros y de un ingreso extraordinario por el
reintegro de gastos de viaje por $3.7 millones, mientras que el total de egresos fue
de $107,2 millones, lo que significó que utilizaron recursos del superávit de la
vigencia; por ello, el Fondo tuvo una disminución en su Patrimonio de $32,6
millones.
Ante este hecho relevante frente a la naturaleza y funciones del Fondo al no
operar y dejar de exportar algodón, los industriales y confeccionista del país se
convirtieron en importadores por los bajos precios internacionales y la reducción
de las áreas sembradas, frente a lo cual el Fondo debe continuar funcionando
para el mantenimiento de estadísticas e información y apoyo a los productores con
investigaciones en algodón y monitoreo a mercados de interés en el exterior, en
caso de realizar exportaciones.
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Se denota que al no operar la naturaleza y funciones del Fondo, se producen
efectos y riesgos para su existencia, dejando constancia que si existen
mecanismos para ingresar fondos, según lo estipula el Reglamento Operativo, al
igual que para la entrega de Compensaciones a los productores, vendedores y
exportadores en el articulo Decimo Octavo del mismo reglamento.
3.1.1.2 Plan de Acción
Del análisis del cumplimiento del Plan de Acción durante la vigencia 2010, se
verificó que este es soportado por Procesos Misionales frente a los objetivos, las
metas y los medios para lograrlo, constando en documentos archivados en
carpetas separadas por temas dependiendo del formato y la información; se da
cuenta de los recursos humanos, técnicos y financieros utilizados, con delegación
de responsabilidades de cada tarea de gestión, conforme al organigrama para
cumplir la actividad y quien la ejecutó, el indicador de avance porcentual de la
actividad ejecutada, los flujos de información para medir el avance y definidos los
procesos para hacer el seguimiento y ajuste requerido para la toma de decisiones
por la Alta Dirección.
3.1.1.3 Indicadores
El indicador de Precios Internacional utilizado por el FEPA (A.L.O.) A Lejano
Oriente, se hacía mediante cálculo mensual y fue cambiado por el indicador
cercano de New York, y ahora se realiza semanalmente, lo que obligó al Comité
Directivo a direccionar los acuerdos de información a los productores lo mismo
que las circulares, estableciendo indicadores para estimar las Cesiones y
Compensaciones del mercado nacional e internacional focalizadas en: indicador
de precios del mercado nacional e internacional, promedio móvil entre 12 y 60
meses, precio piso y techo, porcentaje para determinar la Compensación y
Cesión, teniendo en cuenta que ninguno de los anteriores desarrolla los
indicadores de control fiscal.
El aumento en los precios de la fibra de algodón ha sido causado principalmente
por menores niveles de producción y por una mayor demanda industrial, producto
de la recuperación de la economía mundial.
Se analizó la información reportada por los vendedores de fibra de algodón en el
formato denominado Registro de Ventas, comparando con otras fuentes de
información tales como la producción estimada por Conalgodón, las ventas
reportadas en la Bolsa Mercantil Colombiana y las cantidades sobre las cuales se
cancela la Cuota de Fomento Algodonero por concepto de fibra de algodón, con el
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fin de identificar las operaciones de compra y venta de la fibra producida en el
país.
Verificado el componente del control de Gestión con los principios de eficiencia y
eficacia mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de
indicadores de su competencia de desempeño, así como los beneficiarios de la
actividad de Cesiones y Compensaciones del mercado nacional e internacional,
durante el año 2010, se estableció que los compradores de fibra de algodón no
realizaron retenciones a los vendedores. Al respecto, el Equipo Auditor verificó
que el Fondo continúa direccionando su labor a mantener apoyos para que los
productores tengan la posibilidad de acceder a mercados de interés, buscando
mejorar las oportunidades de negocio y aumentando sus ingresos.
3.1.1.4 Ciclo Presupuestal
Para la preparación del Presupuesto del Fondo, la Dirección Administrativa solicita
a las dependencias la información necesaria para consolidar los ingresos y gastos;
esta Dirección entrega esta información al Comité Técnico, quien la discute y
complementa de ser necesario y luego la somete a aprobación del Comité
Directivo. Así mismo, se tienen definidos tiempos específicos para la entrega de la
información a los miembros del Comité Directivo y al Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, quien es finalmente quien lo aprueba.
Con acta de reunión No. 84 de diciembre de 2009, el Comité Directivo aprobó el
Acuerdo No. 8 de noviembre de 2009, mediante el cual CONALGODON presenta
el Presupuesto anual de Ingresos e Inversiones del FEPA del año 2010.
Mediante los Acuerdos trimestrales, el Consejo Directivo ajustó el Presupuesto
según las cifras de los informes contables que se van presentando. El
Presupuesto inicial no proyecta ingresos operacionales por concepto de recaudo
de Cesiones; solo por Ingresos no Operacionales por $76.4 millones, por
rendimientos financieros por $70.6 millones y por reintegro de gastos del periodo
anterior por $3.7 millones.
El Presupuesto de Inversiones y Gastos Operativos se formuló inicialmente por un
valor total de $679.2 millones, contando con la utilización de las reservas para su
desarrollo, pero por no desarrollar operaciones de Compensación y el proyecto de
coberturas cambiarias, se redujo en $551.5 millones para fijarse en $107.2
millones.
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En Gastos Operativos se presupuestaron $112.6 millones, de los cuales $11.1
millones corresponden al pago por administración a CONALGODON, que
finalmente no se ejecutaron.
A continuación se presenta el comportamiento del Presupuesto en el año 2010:
Tabla No. 2
CONCEPTO
COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL AÑO 2010
PRESUPUESTO MODIFICACIONES PRESUPUESTO
INICIAL
FINAL
INGRESOS
Rendimientos
financieros
Recuperación
gastos
Total ingresos
EGRESOS
servicios
de
personal
gastos generales
Gastos
de
Inversión
Cuota de
(1)
administración
Total Egresos
Déficit del ejercicio
72.1
PRESUPUESTO
EJECUTADO
- 1.2
70.9
70.9
3.7
3.7
3.7
2.5
74.6
74.6
75.3
75.3
72.1
75.3
37.3
-
9.1
28.2
28.2
555.5
-551.8
3.7
3.7
11.1
- 11.1
679.2
-572.0
107.2
107.2
32.6
Nota: (1) No incluye depreciación
3.1.2. Resultados
3.1.2.1 Desarrollo del Objeto Misional
Como resultado de la evaluación de la Gestión Misional desarrollada por el Fondo
durante la vigencia 2010, se concluye que ésta se orientó a procurar un ingreso
remunerativo para los productores de fibra de algodón, a regular la producción
nacional e incrementar las exportaciones, mediante el financiamiento de la
Estabilización de los Precios al productor de estos bienes agropecuarios y
pesqueros.
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El impacto de las decisiones adoptadas por parte del Comité Directivo en el sector
algodonero nacional se detectaron haciendo seguimiento a los hechos relevantes
relacionados con el sector, a través del gremio algodonero representado en
CONALGODON y en el gremio de los exportadores, quienes tienen asiento en el
Comité Directivo de este Fondo.
Como resultado de las evaluaciones se comunicaron a la Entidad seis (6)
Observaciones, las cuales fueron aclaradas con ocasión de las respuestas a las
mismas; en consecuencia, en esta Línea no se presentan hallazgos.
Del análisis del Control de Gestión del Fondo en el año 2010 se constató que no
desarrollo operaciones de Cesiones y Compensaciones, por lo cual no se pudo
establecer los principios fiscales de eficiencia ni de eficacia, situación que hizo que
la calificación presentada en este componente fuera del 14.75%, pero el Fondo
continuó operando actividades para el mantenimiento de estadísticas, información
y apoyo a los productores con investigaciones en algodón y monitoreo a mercados
de interés en el exterior, en caso de realizar exportaciones, direccionadas a los
principales centros del cultivo y los principales líderes de las empresas
algodoneras en las dos principales regiones de cultivo (Costa Atlántica e Interior),
especialmente el Departamento del Tolima.
De la revisión de documentos y actas de vigencias fiscales 2009 y 2010, dependió
la evaluación al Control de Resultados; se evidenció que en las reuniones de los
Comités Directivos hay discusión de Políticas Públicas (Ley 101 de 1993), frente a
las operaciones de Cesiones y Compensaciones entre el Fondo y los productores,
vendedores o exportadores, dentro de un margen máximo o mínimo que oscile
entre el 80% y el 20% para el respectivo producto. El componente de control de
Resultados de su evaluación presenta una calificación total de 20.25%, porque si
continuo operando sus actividades frente a erogaciones autorizadas por el Comité
Directivo pero no fue efectivo ante su Misión.
Las operaciones de Legalidad presentan una calificación del componente total de
8.90%, porque según el Contrato de Administración la entidad administradora
tiene dentro de sus obligaciones el pago de Compensaciones y recaudo de
Cesiones, situación que no se cumplió en la vigencia 2010, generando una gestión
que no logró concretarse en beneficio de la población objetivo a la cual representa
la agremiación.
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3.1.2.2 Plan de Acción
El resultado de la evaluación del Plan de Acción implementado por el FEPA en la
vigencia 2010, permitió establecer que éste respondió a la planeación de la
Gestión Misional del Fondo, por cuanto estableció en el Plan los objetivos y metas,
al igual que la población objetivo, identificó los principios de la organización y le
permitió su direccionamiento y la captura y registro de la información necesaria
para su seguimiento y control.
El Plan de Acción adoptado está definido con la siguiente estructura:
Líneas de
Metas y
Actividad Actividad Ejecutor Avance
Medida de
acción
compromisos programada ejecutada
ejecución
la
estratégicas específicos
actividad/
programados
medio de
divulgación
Como resultado se presenta el siguiente hallazgo:
 Hallazgo No. 1 (Plan de Acción)
El Plan de Acción desarrollado en la vigencia 2010 no se oficializó mediante acta
firmada por el Comité Directivo para el logro de su Misión; este hecho no permite
su evaluación y la medición de sus resultados, al igual que demuestra inadecuada
planeación en su formulación.
La Entidad contestó con el mismo oficio E-FEPA-155 de noviembre de 2011 y la
observación se confirmó, por cuanto la justificación se refiere a: “…sin que para tal
fin se requiriera de la oficialización del mismo en Acta del Comité Directivo”, y no
oficializada en acta firmada por el Comité Directivo.
3.1.2.3 Indicadores
En este aspecto la evaluación de la Gestión comprendió la determinación de la
eficiencia y la eficacia lograda a través de los Procesos Administrativos y
Misionales en el periodo evaluado, a partir de la información contenida en el
Informe de Gestión de la vigencia 2010, preparado por la Administradora del
Fondo con destino al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, con miras a
informar de su gestión y logros, en consideración a que fue allí donde se
consignaron todas las actividades y los logros obtenidos.
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Para el efecto, se evaluaron los indicadores actualmente adoptados y se
estableció que el Comité Directivo adoptó formalmente los indicadores en uso, que
estos son confiables, de utilidad y se hacen mediciones oportunas, ya que se
realizan trimestralmente; además, los resultados son comunicados al Comité
Directivo y a partir de la información de los indicadores se toman decisiones y
excepcionalmente no se plasman en las respectivas actas. Sin embargo, se notó
la ausencia de indicadores que midan la Gestión Misional en términos de
eficiencia y efectividad, tal como se indica en la parte correspondiente a los
resultados.
Como resultado se tiene el siguiente hallazgo:
 Hallazgo No. 2 (Indicadores de Gestión Adoptados)
Los indicadores que tiene establecidos el FEPA para estimar las Cesiones y
Compensaciones se orientan a medir: precio de mercado nacional e internacional,
promedio móvil entre 12 y 60 meses, precio piso y techo, porcentaje para
determinar la Cesión y Compensación, entre otros; pero no apuntan a medir la
eficacia, economía, eficiencia, equidad y la valoración de los costos ambientales
en cumplimiento de su Objetivo Misional; esta situación genera incertidumbre por
cuanto impidió medir objetivamente la gestión desarrollada en la vigencia 2010.
3.1.2.4 Ciclo Presupuestal
En materia presupuestal el Fondo durante el año 2010 tuvo como política
mantener austeridad en los gastos; por ello, tuvo en cuenta la disminución de
algunos rubros, como fueron los honorarios del Secretario Técnico.
Como resultado de la evaluación no se presentaron hallazgos en esta línea.
3.1.3 Financiero
En la auditoría a los Estados Financieros del FEPA, año 2010, se verificó la
integridad y la totalidad de la información desde la emisión de los documentos, su
registro en libros y la elaboración de los Estados Contables.
Para verificar la totalidad e integralidad de la operación de registro de las
transacciones, se revisó la numeración consecutiva de documentos fuente para la
contabilización de las operaciones, los extractos bancarios, y se cotejaron
selectivamente documentos fuente y su soporte.
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Debido a que la mayoría de las transacciones se originan en operaciones con o a
través de CONALGODON, en el examen practicado a las cuentas se comprobó
que no se efectuaron operaciones diferentes a las permitidas por la normatividad
que rige al Fondo, en especial en lo referente a mantener cuentas separadas de la
contabilidad del Administrador y que no se efectuaron pagos no autorizados a este
o por su cuenta.
Durante los tres últimos periodos el Fondo no ha percibido ingresos operacionales
por recaudo de Cesiones ni tampoco ha entregado Compensaciones; sus
ingresos corresponden a rendimientos financieros por $70.1 millones, los que no
son suficientes para cubrir los gastos administrativos incurridos por $106 millones,
correspondientes a honorarios por $75 millones, gastos generales por $27
millones y a inversión en proyectos diferentes a las operaciones de Compensación
por $3.7 millones.
A continuación se presentan los resultados de la evaluación a nivel de cada una
de las cuentas evaluadas:
Cuenta Efectivo: En el análisis al efectivo se revisó la conciliación bancaria de la
cuenta corriente del Bancolombia No. 48031023163 del último mes del año 2010,
encontrando correcto el saldo en libros por $10.1 millones, comparado con el
saldo del extracto, $11.7 millones, que arroja una diferencia correspondiente a un
cheque pendiente de cobro por $1.5 millones, girado el 23 de diciembre de 2010.
Los gastos bancarios, de comisiones y gravamen a movimientos financieros por
$0.3 millones, fueron registrados en su totalidad durante el año 2010. El análisis
incluyó que no se efectuaran pagos no autorizados o por cuenta del administrador.
En conclusión, el saldo de la cuenta se encuentra razonable.
Cuenta Inversiones: El valor de las inversiones pasó de $2.080 millones en 2009,
a $2.049 millones en el año 2010, disminuyendo en $31 millones, debido a la
reducción en promedio de 1.5 puntos en las tasas de interés ($2000mm x 1.5%=
$30mm), de un año a otro. Al cierre de la vigencia 2010 se registró en la cuenta de
Deudores $4,6 millones correspondientes a los intereses que causó hasta esa
fecha el CDT N° 0226175 del Banco de Bogotá, que vence en el 2011.
Los intereses ganados por las inversiones en títulos valores, cargados a la cuenta
de inversiones y acreditados como ingresos, fueron:
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Banco de Bogotá
FiduBogota
Fiducolombia
TOTAL
Millones $
$24.7
7.7
38.5
$70.9
El saldo de la cuenta es razonable.
Gastos Operativos: Disminuyeron en $9.6 millones al pasar de $116.5 millones
en 2009, a $106.9 millones en el año 2010; los Gastos Administrativos se
redujeron en $12.6 millones al pasar de $39.5 millones en 2009, a $ 26.9 millones
en el año 2010.
La reducción mayor se presentó en el valor de administración del Fondo, por $11.1
millones, los cuales no se ejecutaron debido a que el Fondo no desarrolló su
Objetivo Misional
Cuentas Por Pagar: Corresponde a gastos causados del mes de diciembre de
2010 que se cancelan en enero de 2011, asociados principalmente con la
Administración del Fondo por $9.6 millones y honorarios del Secretario Técnico
por $2.4 millones. La verificación incluyó la existencia de una cuenta de cobro con
el lleno de los requisitos correspondientes, con resultados satisfactorios; por ello,
se concluyó que el saldo de esta cuenta es razonable.
Patrimonio: La auditoría practicada a la vigencia 2009 emitió opinión negativa
sobre los Estados Financieros, dado que se encontraron clasificaciones
incorrectas de subcuentas del Patrimonio. En la presente auditoría se estableció
que la entidad realizó las reclasificaciones internas necesarias para subsanar los
hallazgos que dieron origen a la opinión negativa.
Al final del ejercicio el valor del Patrimonio del Fondo fue de $2.052 millones, que
resulta de deducir del Patrimonio del año 2009 por $2.084 millones, el valor de la
pérdida del ejercicio por $32 millones.
Control Interno Contable
El control interno al área Financiera, a las operaciones y registros que generan los
Estados Financieros, se considera suficiente y oportuno, por cuanto la primera y
segunda calificación practicada en esta Línea en desarrollo de la presente
auditoría, arrojó un resultado de 1,000 que lo define como Eficiente, de
conformidad con la metodología propuesta en la Guía de Auditoría.
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El control al área Contable se basa en la inclusión de los procedimientos en los
Manuales Operativos del FEPA para las actividades de recolección, registro y
revisión de la información contable y generadora de los informes financieros; al
igual, se tienen identificados los riesgos operativos en el Mapa de Riesgos y la
auditoría interna practica revisiones a los libros y comprobantes contables;
revisiones que se evidenciaron en los informes a la administración.
Con resultado de la evaluación se emite la siguiente opinión:
En nuestra Opinión, los Estados Contables presentan razonablemente, en los
aspectos importantes, la situación financiera del Fondo de Estabilización de
Precios de Productos Agropecuarios y Pesqueros del Algodón al 31 de diciembre
de 2010 y los resultados de las operaciones por el año que terminó en esa fecha,
de conformidad con las normas y procedimientos generalmente aceptados o
prescritos por la contaduría General de la Nación.
3.1.4 Legalidad
La evaluación de esta Línea comprendió la verificación del cumplimiento de las
obligaciones en cabeza de la Administradora del Fondo, de acuerdo al Contrato de
Administración No. 084 de 1997 y su respectiva prórroga, que le da vigencia hasta
el 31 de octubre de 2017, al igual que la revisión de la totalidad del proceso
contractual desarrollado en la vigencia 2010, consistente en: cuatro (4) ordenes de
Prestación de Servicio por valor de $22.0 millones, y tres (3) contratos de
Prestación de Servicios por valor de $53,3 millones, para un total de $75.3
millones.
La revisión comprendió el análisis legal del contenido del contrato, la supervisión,
el cumplimiento de las obligaciones del contratista, entre ellas los pagos por
aportes a seguridad social, el lleno de requisitos para la realización de los pagos,
los informes presentados y las pólizas de garantía.
De otro lado, se realizó seguimiento a la gestión desplegada en defensa de los
intereses del Fondo dentro del un proceso judicial iniciado en el año 2005 en
contra de CONALGODON – Fondo de Estabilización, cuya pretensión fue de $180
millones, el cual se encuentra para decisión en la instancia de Casación ante la
Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral.
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Resultados
Como resultado de la evaluación del componente de legalidad se obtuvo una
calificación total de 89, calificación que se vio afectada por el hecho que el
Contrato de Administración No .084 de 1997 establece dentro de las obligaciones
de la Administración del Fondo, el pago de Compensaciones y recaudo de
Cesiones, situación que no se cumplió en la vigencia 2010 como efecto de los
factores externos referidos en la Línea de Gestión de este informe, lo cual impidió
que la gestión no lograra concretarse en beneficio de la población objetivo que
representa la agremiación.
Como resultado de la evaluación de esta Línea se tienen los siguientes hallazgos:
 Hallazgo No. 3 (Supervisión y Garantías)
En las carpetas correspondientes a los contrato Nos. 1, 2 y 3, suscritos por el
Fondo de Estabilización durante el año 2010, no se encontró documento ni otra
evidencia, tal como la aprobación por parte del Supervisor, de informes de
actividades presentados por los contratistas, de tal manera que se pueda
constatar lo pactado en estos contratos en relación con la vigilancia y supervisión;
tampoco se encontró diligenciado el formato en la parte correspondiente a la
aprobación de las garantías constituidas; esta omisión genera incertidumbre sobre
la calidad de la supervisión ejercida, la aprobación de las garantías como requisito
previo para el pago, al igual que riesgos de posibles incumplimientos de parte de
los contratistas.
 Hallazgo No. 4 (Informes de Contratistas)
Se encontraron incompletos los soportes del Contrato No.2, suscrito con Paula
Andrea Garavito, dado que no fueron incorporados los aportes a seguridad social,
ni el informe correspondiente al mes de octubre. Durante la auditoría se verificó el
pago de Seguridad Social en una carpeta de Contabilidad; estas omisiones dan
cuenta de debilidades en el sistema de archivo de documentos.
3.1.5 Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno del Fondo de Estabilización de Precios del Algodón,
está formalmente establecido y basado en un mapa de Riesgos, el cual fue
actualizados en el año 2010, en el cual se detallan los principales riesgos a nivel
de cada uno de los Procesos Misionales y de Apoyo, y se mide la escala del
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riesgo; lo cual ha permitido establecer controles a la ejecución de los procesos y
contribuye al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la función institucional.
Durante el proceso auditor se evaluó el sistema de Control interno, utilizando la
matriz sugerida en la Guía de Auditoria, lo cual implicó identificar los controles
relevantes adoptados y en uso, mediante un cuestionario que fue desarrollado por
el Equipo Auditor, a la medida de todos los Procesos Misionales y de Apoyo;
obteniendo en la primera evaluación un total de 1,176, lo que ratificó que los
controles existen y se aplican. En la segunda evaluación, orientada a establecer la
calidad y la eficiencia de los controles establecidos y sobre la calidad del sistema
en general, obtuvo una calificación de 1,235, para una calificación ponderada de
1,218, que lo ubica en el rango de Eficiente.
Para los Procesos Misionales y de Apoyo se tienen definidos y adoptados por
parte del Comité Directivo procedimientos y manuales, en los cuales se establecen
funciones y responsabilidades de quienes los ejecutan; los controles están
inmersos en la ejecución de las actividades y durante el año se hicieron
verificaciones y seguimientos por intermedio de la Auditoría Interna y se
produjeron los respectivos informes.
Seguimiento al Plan de Mejoramiento
El informe de Auditoría de la CGR, vigencia 2009, estableció doce (12) hallazgos
únicamente con efectos Administrativos, y el FEPA suscribió el Plan de
Mejoramiento ante la CGR el 17 de mayo del 2011. Teniendo en cuenta la Acción
de Mejoramiento y la fecha de iniciación y terminación, el equipo auditor verificó
que, con corte a octubre 30 de 2011 y teniendo en cuenta las actividades que se
deben cumplir al final año 2011, diez (10) de los hallazgos estaban cubiertos al
100%, una (1) Acción de Mejoramiento se encontró sin avance y otra (1) con
avance del 50%, De acuerdo a lo anterior, el Plan de Mejoramiento presentó un
avance total del 73,97%.
Respecto de las dos (2) Acciones de Mejoramiento que están pendientes a la
fecha del seguimiento, ellas hacen referencia a:
-. El hallazgo Administrativo con Código No.11 02 001, en relación con: Las actas
de Comité Directivo del FEPA de la vigencia 2009, no evidencian la presentación y
aprobación de los Acuerdos Trimestrales de Gastos; solo muestran los acuerdos
por medio de los cuales se modifica el Presupuesto Anual de la vigencia.
-. El hallazgo administrativo con Código No.18 01 002, en relación con: La cuenta
de Propiedad Planta y Equipo con saldo de $471.105 al cierre de la vigencia 2009,
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representa el valor neto de los bienes no explotados y bienes en uso, menos su
correspondiente depreciación, observándose que la cuenta 1637 – Propiedad
Planta y Equipo no Explotadas, con saldo de $7.6 millones, y que representa el
valor de los Muebles y Enseres y Equipos de Cómputo totalmente depreciados y
fuera de uso por obsolescencia, se encuentran clasificados inadecuadamente y sin
revelación en las Notas Contables, lo cual dificulta el análisis e interpretación de
las cifras registradas en los Estados Contables.
-. Muestra avance del 50% el hallazgo Administrativo con Código No.18 01 003,
correspondiente a: Gastos de Inversión – Proyecto de Difusión. El reconocimiento
y registro contable de los gastos operacionales no está debidamente soportado
como lo establecen las normas relativas a los mismos. Tal es el caso de los
comprobantes de pago P-1-194 y P-1-203 los cuales se soportan con facturas de
venta expedidas por CONALGODON por concepto de servicio de difusión de
información, sin más indicación ni soporte del servicio cobrado, debido a la
ausencia de procedimientos contables específicos para el FEPA y la falta de
documentación del proceso aplicado en relación con la ejecución del proyecto de
difusión. Lo anterior constituye debilidad de control interno y afecta la consistencia
de la información reportada en los Estados Contables de la Entidad.
El anterior hallazgo tiene pendiente la actividad que hace referencia a la
elaboración de la ficha técnica de cada proyecto al corte de octubre 30 de 2011.
En conclusión, el equipo auditor considera que las acciones en documentos son
efectivas y demuestran la gestión para el logro de su mejoramiento. Para
garantizar la efectividad de mejoramiento de divulgación de la Misión del FEPA
como es, su legislación, normatividad y reglamentación en los principales centros
del cultivo y a los principales líderes de las empresas algodoneras en las dos
principales regiones de cultivo (Costa e Interior) hay que verificarlos en el sitio por
parte de la CGR, situación que le permitiría dar un concepto de la relación entre
los recursos utilizados y resultados físicos obtenidos en igualdad de condiciones
de calidad y oportunidad, o sea resultados físicos versus costos, y la posible
obtención de beneficios en ese proceso.
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4. ANEXOS
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ANEXO No. 1
CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS
TIPO DE HALLAZGOS
CANTIDAD
VALOR (MILLONES $)
ADMINISTRATIVOS
4
-
FISCALES
-
-
DISCIPLINARIOS
-
-
PENALES
-
-
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