EL MARCO JURIDICO EN EL QUEHACER ARCHIVISTICO
Exposición efectuada en la mesa redonda “Las competencias y obligaciones de los
archivistas a partir de la legislación costarricense”
Luis Vargas Alvarez, Vicepresidente de la Comisión Interinstitucional de Jefes y
Encargados de los Archivos Centrales de los Poderes del Estado (CIAC), y Encargado
del Archivo Central del Ministerio de Gobernación, Policía y Seguridad Pública.
Comisión Redactora:
Wendy Martínez Jiménez (Servicio Civil), Presidenta de la CIAC,
Efraín Mejía Vindas (PANI), Rita Porras León (UCR),
Jorge Sánchez Alfaro (Contraloría General),
Luis Vargas Alvarez (Gobernación, Policía y Seguridad Pública)
1. Sinopsis histórica de la CIAC
En la III Jornada para el Desarrollo Archivístico, celebrada en julio del año 1988, un grupo de
archivistas de las diferentes instituciones del Estado, presentan una moción para que se
efectúe un seminario, con participación de todos los funcionarios que trabajan en los
Archivos Centrales de la Administración Pública, especialmente del Gobierno Central, con el
fin de analizar conjuntamente los problemas comunes por los que atraviesan estos archivos y
encontrar posibles soluciones.
Esta propuesta tiene gran aceptación, por lo que un grupo de archivistas, representantes de
la mayoría de las instituciones del Estado, con el apoyo de la Dirección General del Archivo
Nacional, se reúne por primera vez
el día 9 de junio de l989, en el Ministerio de la
Presidencia y después de realizar varias sesiones de discusión, acuerda constituirse en una
comisión interinstitucional como grupo de apoyo para todos los encargados de los archivos
del Sector Público.
La primera meta de la Comisión, en ese momento, es legalizar su funcionamiento mediante
un Decreto Ejecutivo. Esto se logra mediante la publicación en el Diario Oficial La Gaceta del
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6 de febrero de 1990, del Decreto Ejecutivo No. 19435-G, que constituye oficialmente la
Comisión Interinstitucional de Jefes y Encargados de los Archivos Centrales de los Poderes
del Estado (CIAC).
Al cabo de trece años, la CIAC se ha venido consolidando mediante la realización de
seminarios, estudios de casos, recomendaciones a las instituciones sobre la creación o
reestructuración de sus archivos centrales, publicaciones, cursos, e intercambio de
experiencias en las sesiones mensuales celebradas los primeros miércoles de cada mes.
Actualmente la Comisión se reúne en el Ministerio de Salud y cuenta con su propio
reglamento interno.
2. La legislación vigente aplicable a los archivos.
Las instituciones que integran la CIAC están sujetas al marco normativo general de la
administración pública costarricense.
Este marco tiene una jerarquía de normas que
comienza con la Constitución Política de la República de Costa Rica y termina con las
directrices internas de cada institución. Entre una y otras, se encuentran las resoluciones de
la Sala Constitucional, las directrices de la Presidencia de la República, la Ley General de
Administración Pública y demás leyes aprobadas por la Asamblea Legislativa, las directrices
de la Contraloría General de la República y los reglamentos internos de cada una de las
instituciones públicas: además de la normativa especial que regula procesos específicos
como las adopciones en el caso del Patronato Nacional de la Infancia, o los procesos
judiciales en el caso del Ministerio de Justicia.
Entre las distintas leyes aprobadas por la Asamblea Legislativa que tienen relación con los
archivos, la más importante es la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos aprobada
en 1990. Esta Ley crea el Sistema Nacional de Archivos, compuesto por los archivos de los
Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos.
En los capítulos IV y V de esta Ley se establece la obligación a las instituciones públicas de
crear “archivos centrales” y de nombrar en ellos al menos a un “técnico-profesional en la
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materia”. Además, esta Ley, y el Reglamento a esta Ley, aprobado en 1995, definen las
obligaciones sustantivas de los encargados de los archivos públicos.
De igual peso legal, se aprueba recientemente el “Manual de normas generales de control
interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización” y la Ley 8292 “Ley General de Control Interno”. En este Manual se establece
que todas las instituciones públicas deberán “implantar y aplicar políticas y procedimientos de
archivo apropiados para la preservación de los documentos
e información que deban
conservar en virtud de su utilidad, o por requerimiento técnico o jurídico, incluyendo los
informes y registros contables, administrativos y de gestión con sus fuentes de sustento”. El
Manual reconoce, además, “la importancia del mantenimiento de archivos institucionales y
pone de manifiesto la obligación de las instituciones públicas de contar con evidencia escrita
cuando se requiera la eventual responsabilidad de los servidores públicos”.
Sin pretender ser exhaustivos, es necesario mencionar también el énfasis que le está dando
la Sala IV, a los principios constitucionales de “derecho de petición y pronta respuesta”,
“derecho a la información” y “continuidad y transparencia en la gestión pública”.
Las
resoluciones de la Sala Constitucional han venido a engrosar el marco, de por sí ya bastante
extenso y complejo, de normas y procedimientos de distinto rango que asignan nuevas y
varias responsabilidades a los archivos, pues rompen sus fronteras tradicionales y los
obligan a avanzar hacia las áreas de registro, control y prestación de servicios en la etapa en
que se genera o recibe la documentación.
3. Las competencias y obligaciones de los encargados de los archivos centrales de
acuerdo con la legislación vigente.
La Ley 7202 y su reglamento inviste a los archivos centrales de las instituciones públicas de
autoridad técnica en materia de conservación, organización y facilitación de los documentos
producidos y recibidos por una entidad en el cumplimiento de sus funciones.
Para ejercer esta autoridad, la Ley No. 7202 exige que las instituciones nombren al menos a
un técnico-profesional en la materia.
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En la práctica, las instituciones públicas han adoptado diferentes soluciones para cumplir con
este requisito, recurriendo a muy diversas categorías dentro de los manuales de puestos, sin
que haya habido hasta ahora una directriz única sobre la clasificación y valoración de las
funciones de los encargados de los archivos centrales; quienes generalmente ocupan
puestos de nivel técnico medio o bajo.
Sin entrar en mayor detalle sobre la diversidad del marco jurídico especial que se aplica en
cada una de las instituciones públicas representadas en la CIAC, lo que es común a todos
los archivos del Sistema es la obligatoriedad de aplicar y dirigir los instrumentos jurídicos
puestos a su disposición, hacia la correcta gestión de los recursos públicos y la adecuada
conservación del patrimonio documental de la Nación. Acción que requiere, necesariamente,
la participación de otras áreas profesionales de la institución, como son la auditoría
informática y las direcciones administrativas.
Sujetos a este marco legal, los archivos centrales carecen, sin embargo, de los recursos
humanos, financieros y técnicos necesarios para la ejecución eficiente y eficaz de sus
funciones, lo que les obliga a afrontar grandes problemas para aplicar y cumplir con esta
normativa.
Actualmente, entre las dificultades más comunes que impiden el adecuado cumplimiento de
sus obligaciones se pueden citar:
- Los niveles de mando y superiores no le dan prioridad al archivo central, ni al control
eficiente de la documentación, lo que priva al encargado del archivo de los medios necesario
para desarrollar un adecuado programa de administración de documentos y evitar la
destrucción o pérdida de los mismos.
En el archivo se
pueden elaborar circulares,
directrices, procedimientos, que poco se cumplen porque no se dispone de los recursos
necesarios para llevar a cabo un buen programa de sensibilización y seguimiento.
- Al interior de las instituciones se opta por crear archivos departamentales independientes
del archivo central para poder archivar y utilizar los documentos a discreción, en lugar de
crear un sistema institucional de archivo.
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- Se ubica el archivo central dentro de direcciones o unidades que no tienen un rol
protagónico dentro de la institución y en la mayoría de las instituciones el archivo central ni
siquiera aparece en el organigrama, a pesar de las recomendaciones emitidas por
MIDEPLAN. De este modo, es muy difícil ejercer una autoridad técnica en la materia.
-
La administración del archivo central se asigna como recargo a otros puestos
administrativos de la institución, sin valorar si tienen la competencia técnica necesaria, lo cual
va en demérito de la labor, poca o mucha, que se haya venido llevando a cabo.
4. CONCLUSIONES.-
1- Los encargados de los archivos centrales de las instituciones públicas tienen tareas de tanta
responsabilidad como las de cualquier otra unidad de dirección y control interno de la
institución, pues además de velar por el adecuado tratamiento técnico de la documentación
en todas las áreas funcionales de la institución, deben administrar procesos tan delicados
como la selección y eliminación de documentos a nivel institucional. Por lo tanto, el nivel
jerárquico de los archivos centrales dentro de las instituciones públicas debería ser
establecido por medio de la norma jurídica correspondiente.
2- La CIAC no comparte el criterio según el cual, el logro de las políticas archivísticas del
sistema institucional de archivos y la aplicación de la Ley No. 7202 en las instituciones
públicas, depende sustancialmente de la iniciativa, creatividad, ingenio y habilidad de los
encargados de los archivos centrales; pues si bien el marco legal que cobija a los archivos lo
faculta para elaborar planes de trabajo, presupuestos, proyectos, innovaciones y hasta una
normativa especial, nada de lo propuesto puede desarrollarse sin el aval y el apoyo
económico de las autoridades superiores de la institución.
3- Si bien la Ley No. 7202 ha sido muy beneficiosa, apenas se han dado los primeros pasos en
el desarrollo de una estrategia integral que haga de los archivos, instancias de apoyo
logístico para la administración, investigación y prestación de servicios a los usuarios. En ese
sentido, la participación de la Dirección General del Archivo Nacional en la CIAC, por medio
de su representante en esta Comisión, puede convertirse en un mecanismo útil para el
diseño e implementación de esta estrategia común.
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4- El fenómeno social de la globalización, que tiene como corolario en las instituciones públicas,
las iniciativas de modernización y reducción del gasto mediante la reestructuración de los
procesos y el uso de nuevas tecnologías, así como la aplicación de medidas de protección al
ciudadano y el fortalecimiento de la libre competencia en áreas de actividad que han sido
tradicionalmente de competencia del Estado, exigen de los encargados de los archivos
centrales de las instituciones públicas una apertura de miras y un esfuerzo personal de
formación continua en materia legal que puede, igualmente, canalizarse a través de la
relación que históricamente han establecido con el Departamento de Servicios Archivísticos
Externos, por medio de la CIAC.
5- Fuentes.
Asamblea Legislativa. Ley No. 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos”, del 24 de
octubre de 1990.
Asamblea Legislativa. Ley 8292 “Ley General de Control Interno” del 18 de julio 2002.
Contraloría General de la República. Manual de normas generales de control interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, del
27 de mayo del 2002.
Presidencia de la República. Decreto Ejecutivo No. 19435-G, del 6 de febrero de 1990.
______________________.
Decreto Ejecutivo No. 24023-C, del 30 de enero de 1995.
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