Política de publicaciones del PNUD

PROGRAMA DE DESARROLLO DE LAS NACIONES UNIDAS
POLITICA DE PUBLICACIONES
Objetivo
La finalidad de la política de publicaciones del PNUD es asegurar la producción de
publicaciones externas de gran calidad que sean coherentes y rentables, y a la vez
mantener un registro completo de materiales informativos producidos para el público
externo por el PNUD. Dicha política incluye asimismo directrices para el personal
relacionado con las publicaciones externas como parte de su cometido personal. La
política de publicaciones se aplica a la sede del PNUD de Nueva York, las oficinas de
enlace, los centros regionales de servicios y las oficinas del PNUD en los países.
En la producción de sus propias publicaciones, cada oficina será responsable de la
aplicación del correspondiente Procedimiento de garantía de calidad y rinde cuentas
ante la Administradora. Se insta también a que las oficinas en el país apliquen el citado
Procedimiento a sus publicaciones. El Procedimiento fue establecido en 2008 para
asegurar la calidad, pertinencia, coherencia y efectos sobre el desarrollo de los productos
y publicaciones del PNUD, y promover la identidad corporativa del PNUD. También está
diseñado para contribuir a afinar el perfil y la visibilidad de nuestro Programa tanto en los
países donantes como en los países donde se ejecuten los programas, a fin de generar un
mayor respaldo hacia el PNUD.
La Oficina de Comunicaciones (OC) estará a la disposición para asesorar y colaborar,
recomendando escritores o editores, diseñadores, traductores e imprentas, pero la
selección final se realizará por medio de proceso de contratación. Cuando así se le
solicite o requiera, la OC contribuirá al lanzamiento de la publicación.
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1. Las publicaciones del PNUD se definen como productos de información impresa, por
ejemplo folletos, informes y materiales de promoción, y van destinadas expresamente
a un público externo y siempre relacionados sea con el PNUD como organización,
sea con las actividades en las que éste toma parte. Por público externo se entiende los
países donantes y los países en desarrollo, las organizaciones de la sociedad civil, los
parlamentarios, los académicos, el sector privado, los medios de comunicación y otras
partes interesadas. Estas publicaciones pueden ser de producción periódica, ocasional
o única. Los carteles y los expositores para uso en todo el mundo deben remitirse a la
Oficina de Comunicaciones para su consulta y asistencia en el cumplimiento de las
directrices relativas a la imagen institucional del PNUD.
A los efectos de esta política, las publicaciones del PNUD no incluyen los materiales
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preparados para fines internos de aprendizaje, formación o debate interno, entre otros. 1
2. Todas las principales publicaciones corporativas, como el Informe sobre el Desarrollo
Humano mundial y los Informes sobre el Desarrollo Humano regionales, deberán ser
aprobadas por la Oficina Ejecutiva antes de su publicación. Los representantes
residentes del PNUD serán responsables de los Informes sobre el Desarrollo Humano
nacionales. Asimismo, aprobarán las publicaciones de la oficina en el país y serán
responsables de la calidad del producto final.
3. Todos los informes publicados se hallarán disponibles en línea a fin de facilitar su
promoción y divulgación. Los principales informes de promoción estarán disponibles
por vía electrónica antes de su fecha de lanzamiento, para mayor seguridad y eventual
retención, según el caso.
4. Se hará todo lo posible por sacar las publicaciones en los idiomas de trabajo del
PNUD: inglés, francés y español. Si debido a limitaciones presupuestarias no es
posible traducir las publicaciones del Programa, se instará a las oficinas a que
elaboren resúmenes en los pertinentes idiomas de trabajo del PNUD siempre que lo
consideren oportuno.
5. A la vez que se alienta la creatividad en el diseño de nuestras publicaciones, es
esencial mantener una identidad corporativa coherente [Para consultar los estándares
gráficos del PNUD véase http://intra.undp.org/branding/GraphStandE.pdf]. La
Oficina de Comunicaciones asesorará sobre los aspectos relativos a la identidad
corporativa. Así pues , todas las unidades deberán cumplir los siguientes requisitos:
(a) El logotipo del PNUD deberá colocarse en la esquina superior derecha de la
portada de todas las publicaciones impresas: revistas, informes, libros y folletos,
con la excepción del Informe Mundial sobre el Desarrollo Humano y el Informe
Anual Ilustrado de la Administradora. (En cuanto a las publicaciones en lengua
árabe, los logotipos se colocarán en la esquina superior izquierda.) Puede
consultarse la política de utilización del logotipo en
http://intra.undp.org/branding/GSEp4.pdf. El logotipo del PNUD se puede
descargar en http://intra.undp.org/coa/branding-logo.shtml.
(b) Cuando se produzca una publicación en colaboración con otras instituciones
hermanas de las Naciones Unidas u otros socios (por ejemplo, instituciones
gubernamentales, organizaciones de la sociedad civil y entidades del sector
privado), todos los logotipos deberán estar colocados en una misma línea, ya sea
en la parte inferior o en la parte superior de la cubierta de la publicación. Todos
los logotipos deberán ser visualmente iguales, sin que ninguno de ellos
predomine sobre los demás logotipos de las agencias u organizaciones
asociadas. No hay excepciones a esta regla.
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No obstante, los productos y publicaciones internos deberán ajustarse al Procedimiento de
Garantía de Calidad para garantizar el alto nivel de las publicaciones.
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(c) Una descripción estándar del PNUD deberá aparecer al principio o al final de
cada publicación. Las descripciones estándar están disponibles en inglés, francés
y español en http://intra.undp.org/branding/coreMessages.html.
(d) La contracubierta deberá indicar la fecha de la publicación y la dirección de
contacto para la obtención de ejemplares e información. En general, esta
indicación incluirá la dirección postal de la unidad, su teléfono, fax, correo
electrónico y dirección del sitio web.
(e) Las unidades también podrán obtener números de ISBN o ISSN para las
publicaciones más importantes, lo que hará más fácil el control bibliográfico.
Por regla general, todas las publicaciones destinadas a la venta deberán llevar un
número de ISBN. Para obtener este número, sírvanse contactar a Leslyn
Camacho en [email protected] o llamar al número de teléfono 212 963 4469. La
OC puede asesorar sobre los procedimientos a seguir.
(f) Todas las unidades verificarán que las publicaciones cumplen con las normas de
calidad del PNUD en cuanto a su contenido, redacción, edición, traducción,
diseño e impresión. La OC puede aconsejar y recomendar escritores, editores,
traductores, diseñadores e imprentas que cumplan con las normas de publicación
del PNUD, pero la selección debe efectuarse mediante un proceso de
adquisición. Un Manual de Estilo del PNUD se encuentra disponible en
http://comtoolkit.undp.org/reaching-the-outsideworld/docs/tools/UNDPStyleManualNovember2008FINAL20Nov08.pdf
(g) Todos los mapas que se utilicen en las publicaciones o exposiciones se
obtendrán de la Unidad Cartográfica de las Naciones Unidas
(http://www.un.org/Depts/Cartographic/english/htmain.htm) y deberán llevar la siguiente
advertencia: “Las denominaciones empleadas y la presentación del material de
este mapa no implican la expresión de opinión alguna por parte de la Secretaría
de las Naciones Unidas o del PNUD sobre la condición jurídica de países,
territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto de la
delimitación de sus fronteras o límites.”
(h) Las unidades deberán presentar una breve descripción de su publicación (que
puede ser un solo párrafo) para su uso en los catálogos utilizados en las
actividades de información del público por parte del PNUD y en la página web
de éste.
6. Las unidades deberán analizar el potencial de ventas de sus publicaciones, basándose
en la experiencia tanto interna como externa al PNUD.
7. Todas las publicaciones impresas se colocarán en los sitios web de Internet o Intranet
del PNUD. Cada unidad será responsable de la inclusión de su publicación en su
propio sitio web. La publicación de cada publicación en su sitio web correspondiente
deberá incluir lo siguiente: información bibliográfica completa, idiomas disponibles,
dónde obtener la publicación y, en su caso, su precio. La unidad responsable de la
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publicación también se encargará de la actualización y/o revisión de la información
sobre estas publicaciones, según corresponda.
8. En los casos en que se expresen opiniones y puntos de vista particulares en obras
publicadas por el PNUD, y cuando se mencione el nombre del autor, las
publicaciones del PNUD llevarán una nota con el siguiente texto: “Las opiniones
expresadas en esta publicación son las del (de los) autor(es) y no representan
necesariamente las de las Naciones Unidas, incluido el PNUD, o las de los Estados
miembros de la ONU.” El nombre del autor, o de los autores, no deberá aparecer en la
cubierta de una publicación del PNUD, sino en la página interior donde aparece el
título.
Escribir a título personal en publicaciones externas
9. Los miembros del personal del PNUD que escriban a título personal en publicaciones
externas se ajustarán a las directrices que se indican a continuación. Estas directrices
también son pertinentes para el personal no perteneciente al PNUD, como consultores
y contratistas de servicios que estén cubiertos por el documento ST/SGB/2002/92:
"Reglamentos que rigen la condición y los derechos y deberes básicos de los funcionarios otros que
los funcionarios de la Secretaría y los expertos en misión, en el cumplimiento de sus obligaciones con
arreglo al Reglamento 2.":
a)
La presentación de artículos, libros u otro material para su publicación a
título personal, es una actividad externa en el sentido de la Cláusula 1.2(o) del
Reglamento del Personal [ST/SGB/2009/7] (para consultar el Reglamento del
Personal de las Naciones Unidas véase el Human Resources Handbook
http://www.un.org/hr_handbook/English/, o bien
http://www.un.org/Docs/journal/asp/ws.asp?m=ST/SGB/2009/7 )
b)
Cuando la publicación se refiera a los fines, actividades o intereses del
PNUD, se requerirá autorización previa. [Reglamento del Personal, Cláusula 1.2(s)
ST/SGB/2010/6]. Cuando un funcionario no esté seguro de que el material se
refiera a las actividades, los fines o los intereses del PNUD, deberá consulta la
Oficina de Ética para asesoramiento y orientación.
i.
Este material deberá ser examinado por la Oficina de Ética del PNUD,
quien se asegurará que la publicación no sea incompatible con las
funciones oficiales del funcionario ni con su condición de funcionario
internacional. La Oficina de Ética hará una recomendación sobre si la
aprobación debe ser concedida.
ii. Cuando la Oficina de Ética considere necesario el examen del material,
podrá someterlo a los jefes de las direcciones o a las personas designadas
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Para descargar el Boletín ST/SGB/2002/9 sírvanse consultar el Human Resources Manual (Manual
de recursos humanos) en línea en la dirección http://www.un.org/hr_handbook/English/
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por ellos. Para garantizar la protección de la reputación del PNUD y la
propiedad intelectual del PNUD y otros derechos de propiedad sobre la
información, los jefes de las direcciones o las personas designadas por
ellos deberán aplicar en el examen del material los siete pasos de control
de calidad y sus conocimientos del Programa y de las condiciones locales,
a fin de minimizar los riesgos para el PNUD.
c) El material que sea incompatible con los intereses del PNUD y que pueda afectar
a la capacidad del PNUD para desempeñar eficazmente su mandato no será
aprobado.
d) La aprobación de las publicaciones deberá obtenerse en la Oficina de Recursos
Humanos, por mediación del supervisor del funcionario.
e) Las publicaciones que sean beneficiosas para el PNUD o para el logro de sus
objetivos, y que contribuyan al desarrollo de las competencias profesionales del
funcionario no sólo se permitirán sino que se fomentarán.
f) Cuando un miembro del personal publique material a título personal, no se
mencionará la pertenencia del funcionario al PNUD, ni tampoco se incluirá la
dirección de correo electrónico del funcionario en la información de contacto.
g) Cuando la Oficina de Ética establezca que la publicación del material entra en
conflicto con las funciones oficiales del funcionario o con su condición de
funcionario internacional, y por lo tanto no recomiende la aprobación, el
funcionario podrá solicitar una revisión de esta decisión al Presidente del Comité de
Ética de las Naciones Unidas [ST/SGB/2007/11: párrafo 4.3]
http://www.un.org/Docs/journal/asp/ws.asp?m=ST/SGB/2007/11
h) La negativa por otros motivos forma parte de las atribuciones de la
administración del PNUD, con arreglo a las normas y los procedimientos del
PNUD.
10. Para cuestiones específicas relacionadas con las publicaciones sírvanse ponerse en
contacto con las siguientes unidades:
a) la Oficina de Comunicaciones en lo relativo a imagen institucional, derechos de
autor; recomendaciones a los escritores, diseñadores, traductores e imprentas;
asesoramiento sobre lanzamientos en los medios de comunicación.
b) la Oficina de Ética en relación con la obtención de autorización para escribir a
título personal para publicaciones externas (Teléfono de ayuda: 1-212-909-7840,
1-212-906-6153 Teléfono, Correo electrónico: [email protected])
Comité Especial de Alto Nivel del PNUD para la Garantía de Calidad
Para más información sobre pasos, funciones y responsabilidades, sírvase consultar:
POPP - Quality Assurance Procedure
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La responsabilidad de la ejecución y la gestión cotidiana de la garantía de calidad, en
consonancia con las normas mínimas establecidas en el Procedimiento de garantía de
calidad (Quality Assurance Procedure), ha sido conferida a cada una de las direcciones.
Aunque se prevé que la mayor parte de los productos o publicaciones sea revisada y
aprobada en el marco de las respectivas direcciones, el director de la dirección o el jefe
de prácticas podrán solicitar a los directivos de la Dirección de Políticas de Desarrollo
que convoquen una reunión especial del Comité Especial de Alto Nivel para la Garantía
de Calidad, presidido por el Director de Políticas de Desarrollo, para examinar un
proyecto de producto o publicación.
1. Mandato: El director de la dirección o el jefe de prácticas podrán solicitar que un
proyecto de producto o publicación sea examinado por un Comité de Alto Nivel del
PNUD para la Garantía de Calidad, convocado con carácter ad hoc, con el fin de
garantizar el acuerdo, la revisión y la autorización corporativos de las publicaciones:
i) que sean de alta visibilidad, y ii) que contengan material (políticamente) sensible, o
contenidos nuevos y preceptivos. El Comité verificará la calidad del contenido
relativo a la política de desarrollo de la publicación en cuestión basándose para ello,
entre otros, en una revisión inter pares, las sensibilidades políticas, el impacto
potencial en la organización y la conformidad con las directrices de identidad
corporativa.
2. Responsabilidad: El Comité será responsable ante la Administradora de garantizar
que las publicaciones sometidas a este nivel de control sean de la más alta calidad y
contribuyan a dar una imagen pública clara del PNUD como organización de
desarrollo líder en la creación de alianzas para combatir la pobreza.
3. Composición: El Comité estará presidido por el Director de Políticas de Desarrollo y
estará compuesto por dos directores de oficina, rotatorios, de la DPD y el Jefe de
Personal de la Oficina Ejecutiva. Simultáneamente, podrá solicitarse a la Oficina de
Comunicaciones que examine el proyecto y que analice el lenguaje sensible o
problemático puesto de relieve por el Comité.
4. Proceso: Para convocar un Comité Especial de Alto Nivel del PNUD para la Garantía
de Calidad, el director de dirección o el jefe de prácticas deberán hacer su solicitud
por correo electrónico dirigida a: [email protected]. El Director de Políticas
de Desarrollo convocará a continuación una reunión que se celebrará en las siguientes
2 ó 3 semanas (con arreglo a la disponibilidad de los miembros).
5. Conclusiones: Las conclusiones del Comité deberán ser enviadas formalmente por su
Presidente por correo electrónico al director de prácticas/jefe regional de
prácticas/director de dirección para su incorporación donde se considere aplicable y
adecuado.
Octubre 2010
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