TRABAJO INTRANET DIAGNÓSTICO ACTUAL DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO SOCIAL Y MUNICIPIOS El Departamento de Desarrollo Social y Municipios del Gobierno Regional de Los Lagos, cuenta con una dotación de 6 funcionarios, de los cuales 5 funcionarios trabajan en un mismo lugar físico, mientras que la jefatura se encuentra en un espacio distinto. Nuestro departamento tiene como objetivo general “apoyar de manera integral y eficiente la gestión de los municipios de la Región de Los Lagos, contribuyendo así al mejoramiento de la calidad de vida de todos sus habitantes”. Debido a lo anterior, tenemos a nuestro cargo diversos programas que nos permiten cumplir el objetivo mencionado; a saber: Programa Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal de Emergencia (PMU Emergencia), Programa Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal de Emergencia IRAL, Programa Mejoramiento de Barrios, Ficha CAS. Fondo Social Presidente de la República. Programa de Apoyo a la Gestión Municipal.. Actualmente, el Gobierno Regional cuenta con un INTRANET, llamado Groupwise. Esta herramienta que fue puesta a disposición de la institución, lamentablemente está siendo subutilizada por nuestro departamento. Lo anterior se basa en que de forma continua se debe oficiar a los municipios (clientes) de la región (42) los diferentes beneficios a que se han hecho acreedores, por medio de los distintos programas mencionados anteriormente, además de innumerables invitaciones para distintas actividades que organizamos como departamento, entre otras muchas informaciones que solicitamos por diversos motivos. Por tanto, en la práctica, cada uno de los profesionales debe formular dichos oficios, los cuales deben ser firmados por la jefatura del departamento o de la división, según la temática e importancia que requiera dicha acción. Por distintos motivos, ha dichos oficios se les detecta mala redacción, faltas de ortografía, entre otras errores al momento de la impresión y de la posterior revisión de la jefatura, lo cual hace retrasar el envío de información a los destinatarios. Esto trae como consecuencia, un gasto innumerable de papel y de tinta de impresión que encarece financieramente el accionar del departamento y asimismo del Gobierno Regional de Los Lagos, además de una pérdida en horas/hombre en la gestión que se debe realizar a diario. FLUJOGRAMA DEL DIAGNÓSTICO Realización del oficio por parte del profesional encargado Impresión del oficio NO Revisión del oficio por la jefatura OK Se despacha al destinatario El flujograma demuestra la urgente determinación del departamento de valorar el uso eficaz del INTRANET, para optimizar el uso de los recursos del departamento y, por consiguiente, al Gobierno Regional. PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DESARROLLO SOCIAL Y MUNICIPIOS Teniendo claridad en lo que tenemos que realizar para optimizar nuestros recursos, debemos responder a las siguientes preguntas: ¿Qué queremos comunicar? Lo que queremos comunicar con esto es demostrar a los colegas y jefatura del departamento que es posible mejorar nuestro accionar, siendo eficiente en el uso de los recursos físicos y de tiempo, y transversalizar la información intra-departamento ¿A quién se debe comunicar? Se debe comunicar a los profesionales del departamento, ya que la jefatura debería liderar este cambio de accionar administrativo. La propuesta es la siguiente: 1. Antes que el profesional, dependiendo del programa a su cargo, realice el oficio correspondiente, deberá enviar a la Jefatura del Departamento de Desarrollo Social y Municipios un mail, para que éste apruebe el oficio final. 2. Posteriormente el profesional dará impresión al documento para que la secretaria se encargue de estampar la fecha y número y sea despachado. FLUJOGRAMA DE LA PROPUESTA Realización del oficio por parte del profesional encargado Profesional corrige oficio No aprobado Envío por e-mail a la jefatura y revisión de ésta última Envío de jefatura del oficio al profesional encargado OK Se imprime oficio y secretaria despacha ¿Cómo se llevará a cabo? En primer lugar sensibilizar a los profesionales del departamento de esta propuesta. Posteriormente tener una reunión ampliada con la jefatura y los demás miembros del departamento. ¿Cuándo? Esta acción se hará efectiva cuando la jefatura envíe un memorándum a cada profesional dando por aprobada la propuesta, y su puesta en acción. 1. Objetivos: Maximizar los recursos físicos y el tiempo al momento de oficiar a los municipios diversos temas. Lograr mayor rapidez en la entrega de información, vía oficio, a las municipalidades de la región. 2. Público objetivo: Gobierno regional y municipios de la región. 3. Tipo de información a transmitir: Aprobación, observaciones, ofertas de financiamiento en relación a los proyectos que presentan los municipios de la región al departamento. 4. Recursos para la implantación: Que el INTRANET funcione adecuadamente. 5. Los responsables en materia de comunicación: Sólo necesitamos que la unidad de informática del Gobierno Regional mantenga el INTRANET en óptimas condiciones. 6. La calendarización regular de la comunicación: Debido a la oferta de financiamiento, la comunicación es diaria con los municipios. SERVICIO e-GOB El Departamento de Desarrollo Social y Municipios, pertenece a la División de Análisis y Control del Gobierno Regional de Los Lagos, por lo tanto esta “innovación” en el accionar de nuestras actividades administrativas, tendrá repercusiones positivas al momento de dar a conocer proyectos aprobados o con observaciones a los municipios de la región, ya que la información que fluirá desde nuestras oficinas a nuestros clientes (municipios) será óptima, tanto para que los clientes puedan en los tiempos establecidos comenzar a ejecutar sus proyectos o para enviar corregidas las observaciones de sus iniciativas propuestas en un inicio. ************************** NOMBRE: OSCAR A. OYARZÚN SMITH PROFESIÓN: ADMINISTRADOR PÚBLICO DEPARTAMENTO: DESARROLLO SOCIAL Y MUNICIPIOS