Procedimiento estratégico para la realización del diagnóstico

Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE.
Documento previo II
Procedimiento estratégico para la realización del diagnóstico
técnico y definición de estrategias y propuestas de acción en el
proyecto CIUMED -SUDOE a través de la formación de un
Espacio para la Participación Social (EPS). Documento previo II.
1) Objetivos del procedimiento.
2) Propuesta básica para el diseño de un modelo organizativo mínimo
del EPS.
2.1 Comité Institucional.
2.1.1 Funciones generales.
2.1.2 Líder.
2.1.3 Miembros del Comité Institucional.
2.1.3.1 Número de miembros.
2.1.3.2 Estructura del Comité Institucional.
2.1.4 Acuerdo de constitución.
2.1.5 Forma de funcionamiento del Comité Institucional.
2.1.6 Relaciones con el Comité Técnico.
2.2 Comité Técnico.
2.2.1 Funciones generales.
2.2.2 Coordinadores Técnicos.
2.2.3 Miembros.
2.2.3.1 Selección de los miembros.
2.2.4 Funcionamiento del Comité Técnico.
2.2.4.1 Desarrollo de las reuniones.
2.2.4.2 Sistema de decisión y voto.
2.2.4.3 Elaboración de documentos.
3) Trabajos iniciales para la puesta en marcha del Espacio de
Participación Social.
1
Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE.
Documento previo II
1. Objetivos del procedimiento.
La planificación estratégica aplicada al territorio local trata de establecer una serie de
objetivos, a medio y largo plazo, sobre la organización del desarrollo del territorio y
definir aquellas actuaciones que permitirán alcanzar los objetivos teniendo en cuenta
el comportamiento probable del entorno tanto local como externo.
Los principales beneficios que se derivan de un proceso de planificación estratégica
son:








Facilita una visión global e intersectorial.
Ofrece un horizonte de planificación a medio y largo plazo.
Anticipa e identifica las tendencias del entorno.
Marca prioridades y define acciones clave.
Involucra a ciudadanos y agentes en un proyecto común.
Orienta la cooperación entre el sector público y privado.
Promueve la coordinación entre las instituciones públicas.
Se fundamenta en el consenso y en el compromiso.
2. Propuesta básica para el diseño de un modelo organizativo mínimo para
la formación del Espacio de Participación Social (EPS).
2.1 Comité Institucional.
2.1.1 Funciones generales.
Es el principal órgano de participación institucional y social. Debe constituirse como
un espacio de poder compartido, en el que los actores sociales puedan colaborar,
concertar, cooperar y consensuar las acciones y propuestas derivadas del proceso de
participación.
Le corresponden al Comité Institucional las siguientes funciones:
Impulsar públicamente el proyecto.
Supervisar y aprobar sus líneas directrices y resultados.
Promover la cooperación entre el sector público y privado.
Servir como elemento de relación entre los agentes socioeconómicos de la
ciudad o territorio.
 Seleccionar a los Coordinadores Técnicos del EPS.
 Seleccionar a los miembros del Comité Técnico.
 Promover, en una fase posterior, el desarrollo de las estrategias y acciones
formuladas en el proyecto.




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Documento previo II
2.1.2 Líder.
El líder del Comité Institucional será el Ayuntamiento al que correspondan las
máximas competencias de planificación en el ámbito local.
Cuando el proyecto afecte a varios ayuntamientos esta función la puede ejercer:




El principal organismo o institución de carácter supramunicipal coordinador
de políticas territoriales: Mancomunidad, Órgano comarcal, Gobierno
regional, etc.
El Ayuntamiento de mayor entidad por su población o por su función de
cabecera.
El Ayuntamiento que pacten los distintos entes locales representados.
En su defecto, el órgano institucional socio del proyecto.
2.1.3 Miembros del Comité Institucional.
El Comité estará integrado por representantes de las Administraciones Públicas con
competencias en el desarrollo territorial de la zona, agentes sociales, empresas
privadas representativas, instituciones y asociaciones ciudadanas. Solo podrán
formar parte del Consejo Institucional aquellos organismos invitados por el
Presidente o Vicepresidente del Comité.
Entre otros, se propone la incorporación al Comité Institucional de:









Los alcaldes de los distintos municipios ubicados en el territorio.
Los líderes de los partidos políticos representativos.
Organizaciones de empresarios (Cámaras, Asociaciones...).
Sindicatos.
Administraciones regionales.
Colegios profesionales.
Asociaciones cívicas.
Universidades.
Empresas representativas.
2.1.3.1 Número de miembros.
No existe límite, pero una dimensión excesiva del Comité puede limitar su capacidad
operativa y dificultar los procesos de decisión y consenso. Para un municipio de
tamaño medio el número de miembros debería ser de entre 10 y 15. En municipios
pequeños el número debería rondar los 10 miembros.
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2.1.3.2 Estructura del Comité Institucional.
La estructura del Comité Institucional será el siguiente:
Presidente:
Alcalde del municipio1.
Vicepresidente/s:
Representante de la Institución/es; Socio/s en el Proyecto.
Gobierno regional.
Secretario:
Puede actuar como tal uno de los Coordinadores Técnicos
del proyecto (CIUMED) o un miembro de alguna de las
instituciones que presiden el proyecto (Cédula Ejecutiva).
Vocales:
El resto de los miembros del Comité Institucional.
Vocales sin voto:
Pueden asesorar puntualmente a los miembros del Comité
en la toma de decisiones. Tendrán voz pero no voto.
Los miembros del Comité Institucional podrán delegar su representación por medio
de suplentes.
Cédula Ejecutiva del Comité Institucional: Presidente + Vicepresidentes +
Secretarios.
Presidente
Vicepresidentes
COMITÉ
INSTITUCIONAL
Secretario
Vocales
Coordinadores
Técnicos
Coordinador
COMITÉ
TÉCNICO
Secretario
Vocales con voto
Vocales sin voto
1
En otros casos, responsable del organismo líder.
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Cédula
Ejecutiva
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2.1.4 Acuerdo de Constitución.
En las fases previas del proceso el líder deberá invitar a las instituciones y
organismos que considere oportunos para formar parte del Comité Institucional. Esta
invitación se puede realizar de forma directa o a través de una convocatoria
dirigida a las instituciones y organizaciones del ámbito territorial.
Es función del líder comprometerse en la búsqueda de la participación de un amplio
conjunto de órganos representativos en cada uno de los temas objeto del proyecto.
También es tarea del líder la de explicar las características del proceso a seguir y los
fines de la convocatoria y proyecto, la remisión de información o la realización de
reuniones informativas previas.
Una vez realizada la búsqueda de la participación, cada una de las Instituciones que
vayan a formar parte del Comité, en su primera reunión como tal, formalizará su
participación con la firma de un Acuerdo de Constitución del Comité
Institucional, donde se deberá indicar.




Los objetivos del proceso estratégico dentro del proyecto CIUMED-SUDOE.
La relación de instituciones que participan en el Comité.
La relación de personas que ostentarán la representación de esas
instituciones.
Las obligaciones y derechos de los miembros: participación en las
reuniones, suplencias, formas de voto, nombramiento de miembros del
Comité Técnico, etc.
Es conveniente dar cobertura informativa a la firma del Acuerdo a través de los
medios de comunicación.
2.1.5 Forma de funcionamiento del Comité Institucional.
El organismo que ostente el liderazgo será responsable de realizar, con la suficiente
antelación (30 días antes) las convocatorias para sus reuniones, así como
ostentará la responsabilidad de remitir la información necesaria para el desarrollo
de las mismas.
No podrán afectarse ingresos a personas integrantes en el Comité o retribuir su
trabajo en los mismos.
Los acuerdos del Comité Institucional se tomarán por mayoría de los votos de los
asistentes con derecho a voto. En caso de empate, éste se dirimirá por el voto de
calidad del Presidente.
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Documento previo II
El Comité Institucional tiene un carácter consultivo y de fomento de la participación
social. Los acuerdos tomados en su seno no serán vinculantes para las
Administraciones Públicas ni para cualquier otro miembro del Comité.
2.1.6 Relaciones con el Comité Técnico.
El Comité Institucional nombrará:
 A los Coordinadores Técnicos del proyecto. Esta decisión corresponderá al
Presidente y Vicepresidentes del Comité. Se informará al resto de
miembros del Comité Institucional de este nombramiento.
 A los técnicos y expertos que compondrán el Comité Técnico, los cuales
podrán representar a los distintos organismos componentes del Comité
Institucional. Dependiendo de las características que presente el organismo
representado (amplio desempeño competencial, valioso panel técnico, etc.)
el número de representantes por institución podrá variar ( uno ó mas de
uno).
El Presidente y Vicepresidentes del Comité, por iniciativa propia o a instancias del
coordinador/es del proyecto solicitará al Comité el nombramiento de los miembros
del Comité Técnico, ya sean estos expertos vinculados a los organismos
representados u otros especialistas independientes que posean indudables
conocimientos sobre el ámbito territorial de trabajo.
2.2 Comité Técnico.
2.2.1 Funciones generales.
Dará soporte técnico al proyecto. Estará formado por personas de perfil técnico
vinculadas a los agentes económicos y sociales del Comité Institucional, así como por
expertos destacados por sus conocimientos en distintos temas. El Comité Técnico
ejercerá, a través del debate y el consenso, las siguientes funciones:
 Analizar, completar y consensuar el prediagnóstico técnico de funciones
urbanas.
 Definir las estrategias para el territorio en cada horizonte temporal.
 Determinar las actuaciones más adecuadas para la consecución de las
estrategias decididas.
 Priorizar dichas actuaciones.
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2.2.2 Coordinadores Técnicos.
Serán los máximos responsables técnicos del Espacio Social de Participación. Se
propone una coordinación técnica compartida entre:
-
Un técnico vinculado al organismo-socio del proyecto CIUMED.
Un técnico vinculado al organismo o institución líder del EPS.
2.2.3 Miembros.
El Comité Técnico debe tener un carácter interdisciplinar y multidisciplinar. Sus
miembros deben ser buenos comunicadores, expertos o especialistas en uno o varios
temas, disponer de cierta capacidad de síntesis y comprensión y facilidad para
ordenar y clarificar los correspondientes debates y conclusiones.
2.2.3.1 Selección de los miembros.
Corresponderá a los miembros del Comité Institucional nombrar a los miembros del
Comité Técnico. Los miembros del Comité Técnico deben provenir, en la medida de
lo posible, tanto del sector público como del sector privado de la ciudad o territorio y
sería adecuado la existencia de dos o tres integrantes expertos o conocedores por
cada tema o área del proyecto.
La organización del Comité Técnico será la siguiente:

Coordinadores: Ejercerá esta función uno de los Coordinadores Técnicos
del EPS.

Secretario: Uno de los coordinadores técnicos o bien un técnico vinculado
a la institución que ejerza de socio en el proyecto CIUMED.

Vocales con voto. Tendrán derecho a voto aquellos miembros del Comité
que representen a alguno de los organismos o instituciones que forman
parte del Comité institucional.

Vocales sin voto. El resto de los miembros del Comité Técnico tendrán
derecho a voz pero no a voto.
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Documento previo II
2.2.4 Funcionamiento del Comité Técnico.
2.2.4.1 Desarrollo de las reuniones.
Cuestiones previas
Es necesario indicar que, en el debate de los temas, el análisis de los sectores
específicos se realizará básicamente para fines analíticos, existiendo entre las
distintas cuestiones a evaluar numerosas interrelaciones. Estas vinculaciones
enriquecerán los resultados y permitirán una mejor definición de las propuestas y
acciones a desarrollar, por lo que se debe invitar a la participación y al debate al
mayor número de miembros posibles del Comité en cada uno de los temas a tratar.
Cada tema debe tratarse pues de forma transversal a los demas.
Con el objetivo de evitar atascos metodológicos, los miembros del Comité Técnico
que no puedan asistir a las reuniones deberán hacer llegar sus opiniones a las
mismas a través de los medios que estimen oportunos con el fin de que sus
opiniones y críticas sustenten el debate y ayuden a la toma de posiciones y
decisiones.
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Documento previo II
Las reuniones del Comité Técnico
La convocatoria, dirección y elaboración de documentos previos y definitivos serán
responsabilidad de los Coordinadores Técnicos. Se propone el siguiente esquema de
reuniones:
1ª REUNIÓN: DIAGNÓSTICO TÉCNICO
Trabajos previos
Resultados previstos
1) Encuestas y reuniones con colectivos no
representados. Documentos de resumen:
trascripción escrita de diagnóstico y
propuestas y/o explotación estadística de
datos.
2) Envió a los miembros del Comité Técnico del
documento informativo (características del
proyecto, función de los miembros, forma de
trabajo del grupo, etc.), prediagnóstico
técnico y convocatoria de la reunión con al
menos 20 días de antelación. Si es posible
proponer 2 fechas alternativas.
3) Previsión logística: local con condiciones
técnicas (pizarra, monitor, proyector,
diapositivas, ordenador portátil, sistema de
grabación, etc.), catering, desplazamientos de
los miembros.
1) Constituir el Comité Técnico.
2) Validar y completar el prediagnóstico técnico.
El método utilizado para realizar el diagnóstico
será tipo DAFO o análisis de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que
podemos identificar en el territorio analizado,
así como completar los documentos
elaborados en el prediagnóstico técnico.
3) Este diagnóstico servirá de marco de
referencia para definir los objetivos y las líneas
estratégicas a alcanzar a medio y largo plazo.
4) El diagnóstico se compondrá de un análisis
externo (oportunidades y amenazas) y un
análisis interno (fortalezas y debilidades).
5) Una técnica de trabajo posible es la de
“visualización”: Se solicitará a cada
integrante que escriba (previamente a la
reunión) en una cuartilla una o varias
oportunidades, debilidades, fortalezas y
amenazas en cada uno de los temas, así como
que aporten mejoras al prediagnóstico técnico.
Los coordinadores transcribirán todas las
propuestas y los argumentos DAFO que no se
repitan, que se mostrarán a los miembros en
la reunión. Esta hoja servirá como base para el
debate.
6) Posteriormente se redactará un informe con
los resultados obtenidos, que debe votarse (ya
sea en su conjunto o de forma parcial),y que
debe servir de base para la realización del
diagnóstico definitivo.
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2ª Y 3ª REUNIÓN
Trabajos previos
Documento previo II
Resultados previstos
1) Envío a los miembros del Comité Técnico del
1) Una vez alcanzado y consensuado el
documento consensuado de diagnóstico
diagnóstico del territorio analizado, en esta
técnico.
reunión se deberán concretar las estrategias y
2) Convocatoria de la reunión con al menos 20
propuestas de actuación en un horizonte de
días de antelación. Si es posible proponer 2
medio y largo plazo.
fechas alternativas.
2) En una primera sesión, y para cada uno de los
3) Previsión logística: local con condiciones
temas, los miembros del Comité Técnico
técnicas (pizarra, monitor, proyector,
propondrán estrategias y acciones, de una
diapositivas, ordenador portátil, sistema de
forma abierta y mediante la técnica de "lluvia
grabación, etc.), catering, desplazamientos de
de ideas". Se puede realizar un primer debate
los miembros.
sobre las mismas donde se planteen otras
alternativas en aquellos temas más
problemáticos. En esta fase no se priorizarán
las actuaciones.
3) Los coordinadores recogerán todas las
propuestas en un panel, para cada uno de los
temas propuestos.
4) En una segunda sesión se debatirán y votarán
las actuaciones y propuestas planteadas en los
paneles. En esta fase se deben priorizar las
actuaciones consensuadas. Se puede llegar a
un nivel de consenso parcial o total en cada
caso e incorporar las observaciones o notas
aportadas de forma individual o por varios
miembros, si estas enriquecen el documento a
juicio de los coordinadores técnicos.
5) Finalmente se realizará un documento final
donde se indicarán las estrategias y
acciones decididas.
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4ª REUNIÓN
Trabajos previos
Documento previo II
Resultados previstos
1) Envío a los miembros del Comité Técnico del
1) En esta reunión los coordinadores técnicos
documento consensuado de propuestas y
expondrán a los miembros del Comité
estrategias.
Institucional las estrategias y actuaciones
2) El líder realizará una convocatoria del Comité
consensuadas en el seno del Comité Técnico.
Institucional con, al menos, 30 días de
2) Los miembros del Comité Institucional
antelación.
debatirán dichas propuestas y posteriormente
3) Los coordinadores prepararán el material para
votarán un documento sintetizado donde
la presentación de las acciones y estrategias
se recojan de forma resumida las estrategias
propuestas por el Comité Institucional.
desarrolladas en el seno del Espacio de
Participación Social, firmando un documento u
acta de conformidad.
Reuniones adicionales:

Se puede incrementar el número de reuniones intermedias en la que se
decidan las alternativas, estrategias y acciones. En temas problemáticos, de
fuerte trascendencia o difícil consenso, se pueden realizar sesiones temáticas
en las que participen la totalidad o parte de los miembros del Comité Técnico.

Puede ser necesario que los coordinadores realicen reuniones al margen del
Comité Técnico con colectivos no representados en el Comité Técnico o
especialistas/ expertos que no forman parte del mismo o no puedan ser
convocados en el mismo como vocales sin voto. En estos casos, los
coordinadores técnicos expondrán, en las reuniones del Comité Técnico, las
opiniones de los mismos mediante documentos de síntesis.
2.2.4.2 Sistema de decisión y voto.
Dos ideas deben traerse a colación en el momento de decidir cuál habría de ser el
sistema de votación dentro del Comité Técnico.

El objetivo principal del CIUMED, su filosofía, coincide con la filosofía
que pretende inspirar esta fase de “Espacio para la participación
social”, de lo que se trata es de sacar adelante el proceso, de
fomentar la participación de los socios, de implicar a la comunidad.

Buscar el consenso no es sino sacar adelante una propuesta
intentando evitar que la misma sea retirada. Aprobar lo mínimo
aunque no se pueda conquistar el máximo.
La propuesta sería la siguiente, cada documento habría de aprobarse por consenso
entre los miembros que tienen derecho a voto (vocales que representan por
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Documento previo II
reflejo institucional a aquellos organismos e instituciones que están presenten en el
Comité Institucional).

No obstante lo anterior, como quiera que pueden confluir muchos intereses, se
admitirá que los documentos se aprueben incluyendo votos particulares que se
separen en sus opiniones del documento consensuadamente aprobado.
2.2.4.3 Elaboración de documentos.
La realización de los documentos de diagnóstico y de estrategias de actuación será
responsabilidad de los Coordinadores Técnicos (y equipos técnicos vinculados a los
mismos) o personas en las que deleguen.
Los coordinadores podrán solicitar la colaboración puntual de distintos miembros del
Comité Técnico para la realización parcial de los mismos. Esta colaboración no será
remunerada.
3. Trabajos iniciales para la puesta en marcha del Espacio de Participación
Social.
En una fase previa, es necesaria la formación del Comité Institucional y de su
Cédula Ejecutiva. Las fases para la constitución de estos entes pueden ser las
siguientes:
1) Decidir y contactar con el organismo o institución que ejercerá la función de
líder.
2) Formar la Cédula Ejecutiva del Comité Institucional: Presidente,
Vicepresidentes y Secretario.
3) Decidir quienes serán los Coordinadores Técnicos.
4) Decidir que miembros pueden formar parte del Comité Institucional.
5) Realizar contactos previos con estos miembros.
6) El coordinadores prepararán los documentos informativos sobre los objetivos
del EPS dentro del proyecto CIUMED-SUDOE.
7) Invitar a los miembros seleccionados a través de una carta de invitación y un
documento informativo. Convocarlos a la reunión de constitución.
8) En esa primera reunión constituir al Comité Institucional: nombramiento de
miembros, firma del Acuerdo de Constitución, formalización del órgano
ejecutivo (Cédula Ejecutiva) y nombramiento de Coordinadores Técnicos y.
Una fase paralela a la anterior y que puede realizarse a partir del paso 4 del anterior
esquema es la conformación del Comité Técnico. Para ello se proponen las
siguientes fases:
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Formación del Espacio de Participación Social. Proyecto CIUMED- SUDOE.
Documento previo II
1) Los coordinadores elaborarán una primer listado de posibles miembros.
2) Contacto previo con los cuerpos técnicos de los organismos que compondrán
el Comité Institucional: valoración técnica y voluntad de participación.
3) Una vez constituido el Comité Institucional, se invitará a los organismos que lo
componen a que aporten personal técnico al proyecto.
4) Listado definitivo de expertos/ especialistas.
5) Los coordinadores prepararán documentos informativos sobre el ESP y el
proyecto en su conjunto. También sintetizarán el prediagnóstico técnico para
su presentación ante el Comité Técnico.
6) Convocatoria de los miembros a la primera reunión del Comité Técnico. Envio
de documentos informativos. Si es posible, envio del prediagnóstico técnico o
parte del mismo.
Cuando existan dificultades para decidir miembros o representantes de algunos
de los sectores, ya sea por la existencia de numerosas asociaciones u
organizaciones o por la dudosa capacidad técnica de la misma, se puede:


Optar por la auto-selección de su representante técnico.
Optar por su participación a través de cuestionarios o dinámicas de grupo.
ESQUEMA GENERAL DE REUNIONES
Primera Reunión:
Constitución de la Cédula Ejecutiva
Preselección de los Coordinadores Técnicos
Segunda Reunión:
Constitución del Comité Institucional
Firma de Acuerdo de Constitución
Nombramiento de los Coordinadores Técnicos
Tercera Reunión:
Constitución del Comité Técnico
Documento de diagnóstico
Cuarta y Quinta Reunión:
Documento de estrategias y actuaciones a medio y largo
plazo.
Cuarta y Quinta Reunión:
Documento de estrategias y actuaciones a medio y largo
plazo.
Sexta Reunión:
Aprobación del Documento de estrategias por el Comité
Institucional
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