guia diagnostico socio empresarial oriente - mag

MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA, MAG
“APOYANDO LA SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL, FORTALECIENDO LOS
ENCADENAMIENTOS PRODUCTIVOS PARA EL DESARROLLO DE LA FAMILIA RURAL”
GUIA METODOLÓGICA
PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO
SOCIO EMPRESARIAL
MAG-DESARROLLO RURAL
AGOSTO, 2011
AGRADECIMIENTOS
En todo ser humano confluyen tres: Como se ve a sí mismo, como le ven los
demás y como es en realidad.
Todas las personas somos el resultado de un conjunto de esfuerzos y
posibilidades para cumplir el sueño de vivir mejor.
A las instituciones acompañantes en este esfuerzo de uniformizar aspectos
conceptuales, metodológicos y técnicos que faciliten la realización del
Diagnóstico Socio Empresarial, requerido en el proceso de ejecución del Plan
de Agricultura Familiar del Ministerio de Agricultura y Ganadería, MAG:
Dirección de Desarrollo Rural: Elsa Tejada, Erizelda Beatriz Mazariego
Bustamante
Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura IICA: Rolando
Téllez.
A todas las personas que apoyan este tipo de esfuerzos por garantizar la
inclusión al desarrollo y modernización rural.
MAG-PRODEMORO
GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011
CONTENIDO
PÁG.
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… 4
OBJETIVOS……………………………………………………………………………… 5
 General………………………………………………………………………………………
5
 Específicos ……………………………………………………………………………… 5
ASPECTOS METODOLÓGICOS………………………………………………
5
FASE I: PREPARATORIA…………………………………………………………………
6


PREPARARTORIA
ACUERDOS Y COMPROMISOS
FASE II: TALLER DE DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO………………………


DIAGNÓSTICO SOCIAL ORGANIZATIVO
DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL PRODUCTIVO
FASE III: ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN……


ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN
INDICE DEL DOCUMENTO DE DIAGNÓSTICO
ANEXOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7
Ficha Pre-Diagnóstica de la organización/grupo de interes
Matriz de Diagnóstico Social Organizativo
Matriz de Diagnóstico Empresarial Productivo
Matriz FODA
Carta Didáctica
Formato de asistencia
8
MAG-PRODEMORO
GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011
INTRODUCCIÓN
Esta guía se constituye en una herramienta de consulta para la realización del Diagnóstico
Socio Empresarial, que facilita el conocimiento sobre la situación real de las
organizaciones en la dimensión socio organizacional y empresarial productiva.
El diagnóstico nos facilita la oportunidad de identificar, analizar, reflexionar y valorar el
trabajo de la organización a nivel interno y externo y, definir futuras acciones en función
de verdaderas necesidades. Además facilita el trabajo desde cualquier enfoque:
ambiental, de género y otros. Promueve la participación y desarrolla elementos de
convivencia social y empresarial en el campo.
El Diagnóstico Socio Empresarial en el desarrollo rural, deberá procurar la articulación de
lo empresarial, productivo y social organizativo.
La Guía metodológica puede ser aplicada a diferentes tipos de organización (asociaciones,
cooperativas, grupo de interés constituidos por los Centros de Desarrollo Productivo (CDP)
y Centros de Acopio y Servicios (CAS) ó cualquier otro tipo de organización de primer
nivel), para generar juicios de valor en su funcionamiento e incidencia en el entorno
La guía ha sido diseñada para ser usada por equipos técnicos multidisciplinarios de campo
que desarrollan actividades de desarrollo rural del Ministerio de Agricultura, como
también a dirigentes, líderes, liderezas y demás personas con formación en el tema.
Por algunos elementos específicos el Diagnóstico Socio Empresarial, requiere que sea
liderado por profesionales del área social y empresarial, para su adecuada articulación.
Además estos deben tener preferiblemente, elementos en procesos de capacitación de
adultos y metodologías participativas, entre otros aspectos.
La guía esta compuesta por 3 ejes: Un eje conceptual, que permite concretar y precisar los
principales aspectos teóricos. Un eje metodológico, el cual tiene que ver con establecer
fases de trabajo, un orden lógico para la acción, y finalmente un eje técnico, que brinda
instrumentos y herramientas requeridas para realizar el Diagnóstico Socio Empresarial.
1
MAG-PRODEMORO
GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011
OBJETIVOS

General.
Que las personas integrantes de las organizaciones, realicen un análisis de la situación
actual de la organización, el estado de las diferentes variables que la componen desde el
pilar social organizativo y empresarial productivo.

Específicos.
a. Identificar y analizar la dinámica grupal en aspectos como roles, liderazgo, manejo
de conflictos, cohesión, interacción personal y grupal.
b. Realizar un análisis crítico del funcionamiento de la estructura organizativa,
planeación interna, nivel de gestión y rendición de cuentas.
c. Analizar la situación empresarial productiva de la organización en cuanto a
administración y recurso humano, aspectos financieros, Planificación y Control de
la Producción, mercadeo y ventas, relaciones con proveedores
d. Identificar la situación de género y juventud en la base social organizativa y
empresarial productiva
e. Identificar y proponer los principales ejes y definir líneas estratégicas para el
fortalecimiento de capacidades organizativas
f. Identificar y priorizar iniciativas socio-productivas y de negocios para el
fortalecimiento de la dimensión empresarial
ASPECTOS METODOLÓGICOS
El Diagnóstico Socio Empresarial, será realizado mediante una metodología participativa,
donde las personas integrantes de la organización tienen un rol protagónico en el análisis
y expresión de su realidad.
El eje central del proceso metodológico es el Taller Diagnóstico, la selección de las
personas participantes a este taller y la organización del mismo la realizan líderes,
liderezas y el equipo facilitador.
2
MAG-PRODEMORO
GUIA METODOLÓGICA PARA LA REALIZACIÓN DE DIAGNÓSTICO SOCIO EMPRESARIAL, AÑO 2011
La Unidad de Análisis es La Organización, considerada esta como la unión de dos o más
personas por un interés común, esta organización puede ser: asociaciones, cooperativas,
grupo de interés constituidos por los Centros de Desarrollo Productivo (CDP) y Centros de
Acopio y Servicios (CAS) ó cualquier otro tipo de organización de primer nivel.
El Diagnóstico Socio Empresarial será realizado por un equipo de dos profesionales con al
menos cinco años de experiencia en el manejo de procesos participativos para el
desarrollo organizativo y empresarial, con especial énfasis en integrar hombre y mujer.
El proceso para la elaboración del Diagnóstico Socio Empresarial, es el siguiente:
DIAGNÓSTICO
SOCIO
EMPRESARIAL
FASE III:
ANÁLISIS Y
SISTEMATIZACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
FASE I:
PREPARATORIA
(1 DÍA)
(1 DÍA)
FASE II:
TALLER DE
DIAGNÓSTICO
PARTICIPATIVO
(1 DÍA)
FASE I: PREPARATORIA
1. Visita previa del equipo facilitador a las organizaciones (1 día): Esta fase incluye dos
momentos: uno de planeación previa y el segundo orientado a la definición de
acuerdos y compromisos:

Reunión con representantes de la organización: exposición de objetivos de la
actividad a desarrollar, coordinar fecha, hora, lugar, ambientación y otros aspectos
logísticos para el desarrollo del Taller, solicitar documentación legal de la
3
MAG-PRODEMORO
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



organización para ser entregada el día del taller, enfatizar en la participación de
personal clave de la organización (mínimo 20 participantes, considerar número de
personas asociadas para que sea representativo), garantizando el involucramiento
de hombres, mujeres y jóvenes y las condiciones necesarias para favorecer el
encuentro.
Recopilar información general por medio de la ficha pre-diagnóstica de la
organización/grupo de interés. Ver Anexo 1
Elaborar las herramientas y matrices diseñadas para el taller
Por cada evento preparar: papelones, plumones, tirro, tarjetas, libreta de apuntes,
rotafolio, cámara, lista de asistencia.
Acta de compromiso y acuerdos de reunión
2. Elaboración del cronograma de actividades de la fase de los talleres a realizar,
entregada a la coordinación de la actividad diagnóstica
FASE II: TALLER DE DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO
Esta fase consiste en la realización de un taller de diagnóstico, mediante el cual las
personas integrantes de la organización realizan un análisis desde la perspectiva social
organizativa y empresarial productiva. Este taller se desarrolla a través de cinco módulos
definidos a continuación:
MODULO
I
II
III
IV
V
DESCRIPCIÓN
Expresión de una secuencia
de eventos, períodos,
acontecimiento relevantes
que forman la historia u
origen de la organización
Análisis participativo del
funcionamiento
de
la
organización
Análisis participativo del
funcionamiento empresarial
productivo
Análisis Situacional de la
organización
Identificación participativa
de las iniciativas productivas
HERRAMIENTA
Línea del Tiempo
Matriz de Diagnóstico
Organizativo (Anexos 2)
Social
Matriz Empresarial Productiva
(Anexos 3)
FODA (Anexos 4)
Lluvia de Ideas
Una característica de este taller es su enfoque participativo correspondiendo al equipo
facilitador el manejo de las herramientas para que sean las personas participantes
integrantes de la organización quienes realicen el diagnóstico de la situación actual de su
4
MAG-PRODEMORO
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organización en el pilar social organizativo y empresarial productivo. Por tal razón, la
metodología de trabajo consiste en análisis grupal y de plenarias para la reflexión
colectiva. Ver Anexo 5: Carta Didáctica
FASE III: ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Esta fase consiste en sistematizar los resultados y productos del taller, tales como las
matrices social organizativa, empresarial productiva, el FODA y las iniciativas productivas,
con estos insumos el equipo consultor elaborará un documento con el siguiente índice de
contenido
I. Introducción
II. Resumen Ejecutivo
III. Objetivos del Diagnóstico Socio Empresarial
Objetivo General
Objetivos Específicos
IV. Información General de la Organización
V. Metodología utilizada
VI. Resultados del Diagnóstico
6.1 Social Organizativa
6.1.1 Roles, Actitudes, Necesidades, Autoridad, Liderazgo y Poder
6.1.2 Manejo de conflictos, Cohesión y Vínculos, Entorno del Grupo y
Sostenibilidad
6.1.3 Estructura y Funcionamiento Organizacional
6.1.4 Planeación y Gestión Organizacional
6.2 Empresarial Productiva
6.2.1 Administración y Recursos Humanos
6.2.2 Aspectos financieros
6.2.3 Planificación y Control de la Producción
6.2.4 Mercadeo y Ventas
6.3 Situación de Género y Juventud en la Base Social Organizativa y
Empresarial Productiva
VII. Análisis Técnico de Resultados
7.1 Base Social Organizativa
7.2 Empresarial Productiva
7.3 Género y Juventud
VIII. Ejes y Líneas Estratégicas para el fortalecimiento organizacional
IX. Iniciativas productivas y de negocios para el fortalecimiento de la dimensión
empresarial
X. Conclusiones
XI. Anexos
1. Ficha Pre-Diagnóstica de la organización/grupo de interés
5
MAG-PRODEMORO
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Matriz de Diagnóstico Social Organizativo
Matriz de Diagnóstico Empresarial Productivo
Matriz FODA
Carta Didáctica
Lista de Asistencia
Carta Compromiso para la realización del Diagnóstico
Documentación legal de la organización
6
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ANEXOS
7
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ANEXO 1:
FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE
INTERÉS
FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE INTERÉS
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre completo de la Organización y/o Grupo de Interés
Institución Rectora de
Personería Jurídica
Fecha de constitución
Tipo de Organización: Grupo de Interés ____ Desarrollo Comunal
____ Asociación ____ Cooperativa _____ Municipal _____
Otro
tipo:______________________________________________________
Departamento
Municipio
Dirección / Ubicación
Número de personas
asociadas/integrantes
del grupo de interés
Hombres _______
Mujeres _______
Teléfono
Fax
Total:
_______
E-Mail
Nombre de Representante Legal /
Presidente(a) de la Organización y/o
Grupo de Interés:
Teléfonos:
E-Mail:
Actividad Económica Principal a la cual Otra Actividad, especifique:
se dedica la Organización y/o Grupo
de Interés:
8
Aspirantes a asociarse
Hombres _______
Mujeres _______
Nombre de otra persona
de Contacto:
Teléfonos:
E-Mail:
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FICHA PRE-DIAGNÓSTICA DE LA ORGANIZACIÓN Y/O GRUPO DE INTERÉS
I
¿Tiene bienes la organización / grupo? SI ___ NO ___
Especifique:
Cuenta la organización con terreno propio: Si ___
Especifique como está distribuido el terreno:
No ___
Poseen Infraestructura (oficina) Si ___
Equipo de Oficina Si ___
No ___
Área (Mts²). ___________
No ___
¿Como se financia el funcionamiento de la organización / grupo de interés? Aportes propios ____
Fondos externos ____ Alcaldía ____ Donaciones ____ Crédito ____
Otros:______________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
¿Tienen Libros de Actas?: SI ___ NO ___
De Asamblea: ___
Junta Directiva / Consejo de Administración: ___ Junta/Comitê de
Vigilancia: ___
Otros: __________________________________________________________________________
¿Han manejado recursos (financieros, humanos, productivos, etc.)? Si____ No____
Explique:
__________________________________________________________________________________
¿Han gestionado proyectos para su organización ó comunidad? SI ___ NO ___
Tipo de proyecto gestionado: _________________________________________________________
Nombre de la Institución que les ha apoyado: ____________________________________________
¿Creen que su organización es conocida en la comunidad? SI ___ NO ___
Explique: _______________________________________________________________________
Iniciativa Productiva / Tipo de Proyecto que le interesa a la Organización / Grupo de Interés
Nombre de la persona que registró la información: ___________________________________
9
MAG-PRODEMORO
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ANEXO 2:
No.
1
2
3
4
MATRIZ DE DIAGNÓSTICO SOCIAL ORGANIZATIVO
Matriz de Diagnóstico Social Organizativo
Dimensión Grupal
Roles, actitudes y necesidades de las personas Integrantes de la organización
Expectativas y
No tienen claridad sobre Clarifican
Se definen mecanismos para
necesidades de las
las necesidades y
expectativas y
articular las expectativas y
personas integrantes
expectativas
necesidades.
necesidades al plan y
de la organización
desarrollo
de
la
organización.
Comportamientos y
Comportamientos y
Comportamientos Comportamientos y
actitudes usuales
actitudes usuales de
y actitudes
actitudes usuales de
desinterés.
usuales de
propuestas y soluciones.
críticas.
Autoridad, liderazgo y poder
Ejercicio de
Sin autoridad
Con autoridad
La autoridad se valida en la
autoridad, liderazgo
reconocida, líderes
reconocida por
dinámica del grupo por
existentes en el grupo espontáneos.
unos pocos, sin
todos (das) mediante
planes de trabajo. elecciones regulares,
rotación y equidad en la
representatividad.
Conocimiento de la
Limitado conocimiento
Conocimiento de
Diagnóstico de problemas y
realidad por parte de de los problemas,
ciertos problemas necesidades de la
directivos.
necesidades y recursos
y necesidades.
organización con una visión
que posee la
integral.
organización.
Participación
Acción esporádica de
Acciones de la
Participación activa de
personas con intereses
directiva sin
asociados (das) y actores
puntuales.
mayor
externos.
intervención de
los asociados.
Manejo de conflictos
Reconocimiento de
Incapacidad de
Reconocimiento
Razones, intereses y actores
conflictos.
reconocer los intereses
de intereses de
en conflicto están
contrapuestos que
las partes y
plenamente identificados.
motivan el conflicto
diferentes
actores.
Manejo de
No saben procesar
La información se Información aporta con
Información.
directamente o no existe aporta a las
datos objetivos y veraces al
información que aporte
discusiones.
proceso.
al manejo de conflictos.
Comunicación.
No existe comunicación
Existe
Comunicación fluida y
entre las partes en
comunicación
contribuye a la resolución.
disputa.
constante pero
intransigente.
Cohesión y vínculos
Clima grupal
Agresividad.
Permisivos, poco
Alto compromiso, interés y
interés.
respeto.
Relaciones
De rechazo, tensas,
Da opiniones,
De solidaridad, gratificantes,
10
MAG-PRODEMORO
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interpersonales.
actitud defensiva.
Grado de cohesión.
Fuerte deseo de
abandonar el grupo.
5
Expectativas y
demandas del
entorno sobre el
grupo.
6
Estrategia y recursos
para la operación
regular.
Instancias de
seguimiento y
evaluación.
7
Historia, nacimiento,
orígenes de la
organización.
Estructura
organizacional.
Misión de la
organización.
Visión de la
organización.
Principios y valores.
Situación jurídica.
Beneficios.
pide información,
expresa sus
sentimientos.
Se muestran
niveles.
Entorno de grupo
No son reconocidas y
Son reconocidas
analizadas por el grupo.
pero no se
definen acciones
específicas.
Sostenibilidad
Asociados y directorio no Bajo compromiso
se ha apropiado del
para la operación.
grupo/organización.
muestra satisfacción,
comprensión y accesibilidad.
Sentido fuerte de nosotros
grupal y conciencia de
grupo.
Son reconocidas y se
articulan a los planes.
Asociados y directorio
respetan y aplican
mecanismos de
participación para
sostenibilidad.
Existen acuerdos claros,
normativa y buena
administración de
estrategias y sostenibilidad.
No disponen de
Se asume
instancias de
débilmente el
seguimiento y
seguimiento de
evaluación.
algunos aspectos.
Estructura y funcionamiento organizacional
Nace por presión de
Nace
como Nace como una necesidad
terceros.
oportunidad para compartida por las
obtención
de personas.
recursos.
No existe directiva, solo
Directiva
Directiva proactiva.
acción puntual de
nombrada.
personas.
No poseen misión.
Tienen la misión.
La misión fue construida
participativamente y es
aplicada.
No existe la visión.
Tienen la visión.
La visión fue construida
participativamente y es
articulada a todas las
acciones.
No cuentan con
Cuentan
con Cuentan con principios y
principios y valores
principios
y valores construidos
definidos.
valores.
participativamente y
aplicados en las acciones de
la organización.
Trabajan y desarrollan Poseen
Su situación jurídica es clara,
acciones en un ámbito personería
y actualizada, cumplen
de informalidad jurídica. jurídica.
deberes y derechos.
Visualizan
la Visualizan
Visualizan los beneficios
organización
para algunos
individuales y colectivos
obtener exclusivamente beneficios
mediante la organización,
beneficios económicos a diferentes a los con
diferenciación
de
corto plazo.
económicos
género y jóvenes.
mediante
la
organización
11
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acciones
(sociales).
Existen acciones
pero no se aplican
Decisiones unipersonales
y/o de pequeños grupos.
Directiva decide a
discreción.
Procesos contables,
administrativos
y
financieros.
No
cuentan
con
procesos
contables,
administrativos
y
financieros.
Gestión.
Baja
capacidad
gestión y logro.
Procedimientos,
reglas, normas.
No
cuentan
con
procedimientos, reglas y
normas.
Cuentan
con
algunos procesos
pero
no
los
manejan
adecuadamente
Cuentan
con
algunas
metas
fijadas en el plan
operativo.
Cuentan
con
algunos
procedimientos,
normas y reglas
de
manera
informal.
Se evalúa y se
hace seguimiento
a
acciones
puntuales.
Acciones Afirmativas
para la participación
de las mujeres y
jóvenes
en
la
organización
Mecanismos de toma
de decisiones.
No existen
afirmativas
Procesos
seguimiento
evaluación.
de
y
Relevo generacional.
Enfoque de género.
8
Mecanismos de
planificación.
de
No se realizan ningún
tipo de evaluación y
seguimiento.
No visualizan la
importancia de insertar
el enfoque de relevo
generacional en la
organización.
Visualizan la
importancia de
trabajar relevo
generacional,
pero no
desarrollan
acciones.
No visualizan la
Visualizan la
importancia de insertar
importancia de
el enfoque de género en trabajar enfoque
la organización.
de género, pero
no desarrollan
acciones
Planeación y gestión organizacional
Las acciones son
De vez en cuando
esporádicas, no existe
se cuenta con un
planificación.
plan de trabajo.
12
Acciones
aplicadas
definidas
y
Procesos
de
consulta,
consensos
focalizados,
validación en asamblea.
Promoción e inclusión de
mujeres y jóvenes.
Cuentan y manejan de
manera
adecuada
los
procesos
contables,
financieros
y
administrativos.
Alta capacidad de logro de
metas.
Cuentan con
procedimientos, normativas,
reglamentos, validadas por
la asamblea y aplicados por
todos(as).
Evaluación y seguimiento
regular del plan de
desarrollo organizacional de
acciones, procesos y
resultados.
Visualizan, establecen
políticas y desarrollan
acciones para el relevo
generacional (jóvenes:
hombres y mujeres)
Visualizan, establecen
políticas y desarrollan
acciones para trabajar con
enfoques de género.
El presupuesto se gasta de
acuerdo
al
plan
de
desarrollo
de
la
organización.
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Mecanismos de
rendición de cuentas
interna y externa.
Quien maneja el dinero
responde solo así
mismo.
La directiva rinde
cuentas a sí
mismos.
Planeación
organizacional.
Las acciones son
individuales no hay
planeación.
Se realizan planes
a corto plazo para
acciones
puntuales.
Formulación de
proyectos.
No ha existido un
proyecto que integre a la
organización.
Negociación de
proyectos.
Cada persona busca a su
beneficio particular.
Existen varias
ideas para
formular
proyectos
Existen iniciativas
para negociar los
proyectos con
diferentes actores
locales.
Canalización de
recursos.
Individualmente se
buscan mecanismos para
satisfacer ciertas
necesidades.
Se gestionan
recursos.
Niveles de
concertación.
Bajo nivel de
concertación.
Éxito o fracaso de las
alianzas internas y
externas.
Poca experiencia en
alianzas internas y
externas.
Existe un nivel de
concertación
entre miembros y
organizaciones
locales.
La organización
cuenta con cierta
experiencia de
alianzas.
13
La rendición de cuentas se
realiza para todos los
miembros
de
la
organización y se está
abierto para responder
inquietudes
de
otros
actores.
Se ha realizado un plan de
desarrollo
socioorganizacional y está en
sincronía con los demás
aspectos de la organización.
Los proyectos se formulan
con base en diagnóstico y
planeación participativa, y
priorización de necesidades.
Se buscan consensos y
acuerdos comunitarios,
locales, regionales y con
otras entidades para llegar a
la ejecución de los
proyectos formulados.
Se identifican recursos
humanos y materiales de la
organización, así como
externos a ella y se forman
acuerdos para canalizar
recursos.
Existe un nivel de
concertación que trasciende
las organizaciones locales.
Las alianzas se dan a nivel
intergubernamental y
gestionan alianzas con
agentes internacionales.
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ANEXO 3:
MATRIZ DE DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL PRODUCTIVO
No.
ADMINISTRACION
1 ¿La organización ha formulado su MISIÓN y VISIÓN?
2 ¿Conoce cuáles son los objetivos que se ha fijado la organización para el presente año?
¿Posee objetivos definidos con respecto a la política de la organización (utilidades, posición en el
3
mercado, expansión, productividad, etc.)?
4 ¿Posee objetivos definidos con respecto a las relaciones con el personal asociado, empleado?
5 ¿Posee objetivos definidos con respecto a la capacitación del personal?
6 ¿Tiene un orden de prioridades establecidos para el logro de sus objetivos?
7 ¿Tiene coherencia en torno a la política y objetivos establecidos?
8 ¿Los valores y principios son conocidos por todos?
9 ¿Tiene manuales de organización y organigramas actualizados?
10 ¿Dispone de un sistema base para la toma de decisiones?
11 ¿Dispone de un sistema base para las negociaciones?
12 ¿Tienen fácil acceso los colaboradores a la gerencia?
¿Existen procedimientos normalizados para el flujo de información entre colaboradores y
13
gerencia?
¿Las funciones y la correspondiente asignación de responsabilidades están especificadas por
14
escrito?
15 ¿Se dan subordinaciones o mezclas indeseables entre las diferentes funciones de la empresa?
16 ¿Los encargados de cada puesto tienen pleno conocimiento de sus funciones y las de los demás?
No.
MERCADEO Y VENTAS
¿Efectúa estudios de mercado para conocer la situación y tendencias de la demanda de sus
1
productos y/o servicios?
¿Conoce los canales de distribución que utiliza su empresa para disminuir plazos de entrega y/o
2
transporte?
¿La empresa ha realizado estudios adecuados de la competencia y sus posibles ventajas y
3
desventajas?
4
¿Lleva registros sobre las ventas realizadas por zonas, productos y por clientes?
5
6
7
8
9
10
11
12
13
¿Se realizan mediciones sobre la satisfacción de los clientes?
¿Posee un sistema de recepción de quejas al alcance de los clientes?
¿Conoce la distribución geográfica de sus clientes?
¿Conoce cuántos y quiénes son sus clientes potenciales?
¿Trabaja con sus clientes en la elaboración de nuevos productos y/o servicios?
¿Posee nuevos productos y/o servicios en desarrollo?
¿Garantiza sus productos y/o servicios por cualquier defecto cualitativo?
¿El mercado conoce de dicha garantía?
¿La empresa posee un sistema que permita resolver inmediatamente los reclamos de los clientes?
14
15
¿Conoce el porcentaje de participación de sus productos y/o servicios en el mercado con relación a
la competencia?
¿Existe respeto por la fecha de entrega de productos y/o servicios?
14
MAG-PRODEMORO
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16
¿Aplica criterios bien definidos para la fijación de precios y condiciones de venta?
17
¿Posee datos reales sobre sus ventas mensuales en el último año?
18
¿Conoce acerca de los plazos de pago que tienen sus clientes más importantes?
19
20
¿Ha realizado promociones de ventas y ha medido sus resultados?
¿Sus vendedores y promotores son entrenados periódicamente para mejorar su eficiencia?
22
¿Existe una relación adecuada entre sus vendedores y la producción o entre vendedores y la
existencia en bodega?
¿Existen estímulos para los vendedores por aumento de ventas?
23
¿Los catálogos, listas de precios y especificaciones son claros, atractivos y están al día?
24
¿Ha determinado el costo por falta de inventario (ventas perdidas)?
25
¿Tiene criterios establecidos para la publicidad de su empresa, de sus productos y/o servicios?
26
¿Sus productos y/o servicios cubren las expectativas que la publicidad generó en sus clientes?
21
27
28
29
No.
1
2
3
4
5
6
¿Realiza el empresario un seguimiento periódico a sus clientes?
¿Conocen el inventario promedio en días?
¿Conoce las características detalladas del producto y/o servicio que expende?
RECURSOS HUMANOS
¿Existe un proceso de selección de personal?
¿Posee datos para saber si su personal en general considera que es bien remunerado?
¿Conoce cuáles son los criterios para evaluar a su personal?
¿Conoce en qué porcentaje está la rotación del personal?
¿Existe un clima laboral agradable?
¿Los diferentes cargos de la empresa poseen descripción detallada por escrito?
¿Cada cargo en la empresa tiene establecido los requisitos de experiencia, educación, instrucción,
7
condiciones de trabajo, responsabilidades, etc.?
8 ¿Las descripciones de cargo son conocidas plenamente por el personal?
9 ¿Tiene manual de funciones y un perfil de puestos?
10 ¿Posee un sistema de incentivos o estímulos?
11 ¿Conoce la frecuencia con la que directivos de la empresa asisten a seminarios?
12 ¿Conoce la frecuencia con la que los colaboradores de la empresa asisten a seminarios?
¿Cómo es el sistema de remuneración en su empresa en comparación con otras similares de la
13
localidad?
14 ¿Existen niveles de disciplina en la empresa?
15 ¿Se estimula la auto mejora del personal?
No.
PLANIFICACION Y CONTROL DE LA PRODUCCION
1 ¿Posee registros de la demanda, producción y venta de sus productos?
¿Posee un registro actualizado de materias primas e insumos, productos en proceso y productos
2
terminados?
3 ¿Registra fechas de inicio y terminación de un proceso productivo?
4 ¿Ha calculado el valor del costo hora-máquina de cada máquina?
5 ¿Ha calculado el valor del costo hora-hombre en el trabajo?
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¿Tiene registrado el tiempo de proceso de cada producto en las diferentes secciones?
¿Establece por escrito fechas de inicio y finalización de lotes de producción?
¿Pone atención a la fecha de elaboración y caducidad de sus productos?
¿La orden de fabricación se hace por escrito con el detalle del proceso a realizar, especificaciones y
fecha de entrega?
¿Posee un registro que verifique la existencia de todas las materias primas antes de ordenar la
producción de un trabajo?
¿Los materiales se dañan con frecuencia por mal manejo?
¿El diseño de la planta permite una adecuada fluidez?
¿Posee estudios de optimización para disminuir el recorrido de los materiales entre las
operaciones sucesivas?
¿Se conoce los plazos de entrega de los materiales/insumos por parte de los proveedores?
¿Realiza mantenimiento preventivo?
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19
¿Los desperdicios son utilizados. Conoce qué destino tienen los mismos?
¿Posee estudios sobre el impacto ambiental que tiene el proceso productivo?
¿Tiene algún sistema de registro constantemente actualizado sobre el nivel de existencias?
¿Posee formatos de control de entradas y salidas de materiales de circulación permanente?
¿Los materiales son inventariados con la frecuencia adecuada para conocer la situación real de los
20
mismos?
21 ¿Se visita por lo menos una vez al año ferias o eventos similares?
¿Los parámetros de operación, mantenimiento y capacidad de las máquinas son plenamente
22
conocidas?
23 ¿Posee servicios técnicos, garantías y repuestos para la revisión de máquinas en el país?
24 ¿Existen diagramas de operación para los trabajos más importantes?
No.
RECURSOS FINANCIEROS
1 ¿Posee políticas de financiamiento con respecto a inversiones, compras, créditos?
2 ¿Tiene sistematizada la información interna para toma de decisión en materia de financiamiento?
¿Tiene información actualizada de las diversas fuentes de financiamiento y de sus posibilidades de
3
utilización?
4 ¿Se toman en cuenta para la planificación del presupuesto, datos estadísticos de años anteriores?
¿Conoce cuál es su punto de equilibrio por producto y/o servicio ó por la mezcla de productos y/o
5
servicios?
6 ¿Conoce cuántos y cuáles son los productos y/o servicios que generan el 80% de sus ventas?
7 ¿Conoce cuántos y cuáles son los productos y/o servicios que generan el 80% de sus utilidades?
8 ¿Comparan anualmente sus costos a normas internacionales?
¿El presupuesto es controlado y analizado periódicamente (mensual o trimestralmente), con el fin
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de estudiar ajustes necesarios?
10 ¿Disponen de indicadores que señalen cada trimestre la salud de su empresa?
11 ¿Tratan de optimizar al máximo el uso de sus activos?
¿Tienen establecido algún sistema de registro de los diferentes tipos de costos y de costos por
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áreas de trabajo que permita el conocimiento de los diferentes gastos de la empresa?
¿Existe un programa definido para la revisión periódica de los costos y su comparación con valores
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del último periodo a fin de averiguar las variaciones o desviaciones que han ocurrido, importancia
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de las mismas y sus causas?
¿Posee registros tales como mayor, asientos de libro diario, etc., que permitan llevar un balance
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general de la empresa?
15 ¿Maneja un fondo de caja chica y se encuentra reglamentado?
16 ¿La información contable que se maneja en los diferentes libros se encuentra al día?
¿Posee balances de cierre del último ejercicio y estado de pérdidas y ganancias para el último
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semestre?
18 ¿Se tiene establecido algún sistema de registro de gastos?
19 ¿Reciben siempre los pagos de sus clientes en la fecha prevista?
20 ¿Siempre pagan a sus proveedores en la fecha acordada?
PRODUCCIÓN
1. Recurso humano existente desagregado por sexo
2. Formación / Capacitación
3. Rubros que se manejan
4. Infraestructura, maquinaria, equipo, herramientas
5. Disponibilidad de mano de obra
6. División del trabajo: Tareas de mujeres y tareas de hombres
7. Fuentes de empleo
8. Área de terreno colectivo o promedio de área por familia
9. Práctica de análisis de suelo
10. Registros y controles
11. Nivel tecnológico utilizado
12. Proceso para la ejecución de actividades
13. Volúmenes de producción y calidad
14. Productividad
15. Relación beneficio-costo
16. Asistencia técnica productiva
COMERCIALIZACION
1. Recurso humano existente
2. Formación / Capacitación
3. Sistema de planificación
4. Canales de comercialización
5. Relación con proveedores / clientes
6. Registros y controles
7. Identificación de mercado
8. Información de mercado
9. Quiénes realizan las actividades de comercialización (hombres, mujeres, cómo la realizan)
MEDIO AMBIENTE
1. Recurso naturales disponibles
2. Situación actual de los recursos naturales
3. Proyecciones de uso y manejo de los recursos naturales
4. Actividades realizadas por la organización, respecto a manejo y conservación
5. Formas de participación de los hombres y de las mujeres
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ANEXO 4:
MATRIZ FODA
ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN
FORTALEZAS (FUERZAS
OPORTUNIDADES
POSITIVAS)
(FACTORES EXTERNOS
QUE FACILITAN)
DEBILIDADES (FUERZAS
NEGATIVAS)
AMENAZAS
(FACTORES EXTERNOS
QUE LIMITAN)
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ANEXO 5:
CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO
Hora
Actividad
Objetivo
Inicio Final
08:00 08:30 Inscripción
de Completar lista
Participantes
Participantes
08:30 08:50 Bienvenida
y
presentación de
participantes
08:50 09:00 Presentación de
Objetivos
del
taller.
de A la entrada del salón la persona encargada
de logística velará que cada participante se
anote en lista.
Dar la bienvenida a las La persona facilitadora y representante de
personas participantes la organización harán uso de la palabra para
dar la bienvenida a las personas
participantes y les invitarán a presentarse.
Cada uno de las personas participantes se
auto presentará indicando su nombre y
expectativas
Que las personas Haciendo uso de papelografo, se explicará a
participantes
las personas participantes el objetivo del
conozcan el objetivo taller.
del Taller y resultados.
Esperados
09:00 09:30 Implementación Construir la historia de
de
la la organización
herramienta:
Línea de tiempo
09:30 09:40
Procedimiento Metodológico
Materiales
Fólder con Hoja de Hoja de asistencia
asistencia.
Papelones,
marcadores, tirro
Clima de confianza
y motivación a la
participación
y
expresión
de
expectativas
al
evento
Papelones,
marcadores, tirro
Los participantes
comprenden
el
objetivo del taller y
aceden a brindar la
información
requerida
Las
personas
participantes
expresan
su
historia
en
el
contexto general,
se construye la
curva del tiempo
La persona facilitadora en un papelografo Papelones,
define la línea de tiempo con antes y hoy, marcadores, tirro
anota elementos y una secuencia de
eventos,
períodos,
acontecimiento
relevantes que forman la historia u origen
de la organización
RECESO
Resultados
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ANEXO 5:
CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO
Hora
Actividad
Inicio Final
09:40 10:50 Implementación
de la
herramienta:
Matriz Social
Organizativa
Objetivo
Recopilar información
sobre la situación
actual relacionada al
funcionamiento
organizativo y hacer
un
análisis
participativo de la
misma, identificar los
roles de hombres,
mujeres y jóvenes.
10:50 12:00 Implementación Analizar la situación
de
la empresarial,
herramienta:
identificar los roles de
Matriz
hombres, mujeres y
Empresarial
jóvenes.
Productiva
12:00 12:30
Procedimiento Metodológico
Materiales
Resultados
El grupo será organizado en 4 mesas de Matriz diseñada,
trabajo con 5 integrantes cada una (15 min. papelones,
trabajo grupal), plenaria (30 min) se marcadores, tirro
realizará
un
análisis
crítico
del
funcionamiento
de
la
organización,
planeación interna, nivel de gestión,
rendición de cuentas, situación de género,
etc. Cada mesa procederá a trabajar en
papelones
Matrices
que
contienen análisis
del funcionamiento
de la organización
y situación de
género
El grupo será organizado en 4 mesas de Matriz diseñada,
trabajo con 5 integrantes cada una (15 min. papelones,
trabajo grupal), plenaria (40 min) se marcadores, tirro
realizará ejercicio en base a preguntas
generadoras, se analiza la situación de la
organización en cuanto a planificación y
control de la producción, aspectos
financieros,
mercado
y
ventas,
Administración,
recursos
humanos,
ambiente, relaciones con proveedores,
situación de género. Cada mesa procederá a
trabajar en papelones
ALMUERZO
Matrices
que
contienen análisis
empresarial
productivo
y
situación
de
género
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ANEXO 5:
CARTA DIDÁCTICA DEL TALLER DE DIAGNÓSTICO
Hora
Actividad
Objetivo
Inicio Final
12:30 02:00 Análisis FODA y Identificar y proponer
priorización
los principales ejes de
trabajo
para
el
fortalecimiento de las
capacidades
organizativas
empresariales
02:00 02:30 Lluvia de ideas
Identificar y priorizar
iniciativas
socioproductivas
para
fortalecer
el
componente
empresarial de la
organización
Procedimiento Metodológico
Materiales
Resultados
El grupo será organizado en 4 mesas de
trabajo con 5 integrantes cada una (15 min.
trabajo grupal), plenaria (40 min). Cada
grupo trabaja una dimensión: Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades, Amenazas. En
plenaria se realiza un análisis de conjunto de
las distintas dimensiones del FODA. En este
apartado es importante conducir al grupo
hacia la identificación de los ejes y las
grandes líneas estratégicas para el
fortalecimiento social organizativo y
empresarial productivo
En plenaria se promueve la lluvia de ideas,
mediante preguntas generadoras. Se pide al
grupo proponer ideas de negocio para
fortalecer el componente empresarial de la
organización, se realiza priorización.
Papelones,
tarjetas
de
colores,
marcadores, tirro
Análisis situacional,
ejes y lineamientos
estratégicos para el
fortalecimiento
Papelones,
tarjetas
de
colores,
marcadores, tirro
Se cuenta con
resumen
de
iniciativas
socioproductivas
priorizadas
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ANEXO 6: FORMATO DE ASISTENCIA
Nombre de la Organización: ___________________________________________Evento:___________________________________
Fecha:__________________ Lugar:_______________________Responsable del evento: ____________________________________
No.
Nombre de la persona participante
Sexo
F M
Cargo que ocupa en Ubicación
la Organización
Dirección
/ Número de DUI Firma / Huella