0-8 año - Asesores Financieros Comunitarios

EDUCA INC.
EDUCA es una organización de base comunitaria que busca mejorar la
experiencia social y educativa de la niñez temprana (0-8 años) de familias de escasos
recursos en el área metropolitana. Tiene dos áreas programáticas claves:
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
Programa de maestros y cuidadores. Este programa provee talleres
para mejorar las actividades educativas de los niños y atender
problemas de disciplina, manejo de conflictos y otras situaciones
difíciles que pueda enfrentar el maestro o cuidador. Trabaja con las
escuelas públicas y privadas de la comunidad.
Programa SIEMBRA. Este programa orientado hacia los padres
busca mejorar el entorno familiar proveyendo charlas y actividades
sobre nutrición, planificación financiera, salud y auto-gestión.
También ofrece acceso a psicólogos, sociólogos y otros profesionales
de salud.
La Junta de Directores de EDUCA le ha pedido a la Sra. Ana Brito, Director
Ejecutiva, que prepare un presupuesto para el año 2XXX. En el pasado, el Tesorero
de la Junta de Directores se había encargado del presupuesto, pero debido a los
problemas de efectivo confrontados durante el último año, la Junta acordó pasarle esta
responsabilidad a la Directora Ejecutiva quién está más familiarizada con las
necesidades de la organización de día a día.
La Sra. Brito recientemente tomó un taller con una organización Asesores
Financieros Comunitarios sobre la importancia de planificación estratégica. Basado
en lo aprendido en ese taller, realizó varias sesiones de planificación estratégica con
su personal. Desarrollaron sus estrategias a largo plazo y identificaron claramente
los planes para el próximo año fiscal. Este plan estratégico fue aprobado por la Junta
Directores que ahora está en espera del presupuesto operacional que se fundamenta en
este plan estratégico. Usted ha sido contratado como consultor para asistir a la Sra.
Brito en la preparación de su presupuesto. Ella le provee la siguiente información
que contiene las suposiciones claves que sustentarán los números del presupuesto.
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PARTE 1 – GASTOS DE PROGRAMA Y OPERACIONALES
1A. Nómina
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EDUCA tiene una Directora Ejecutiva, dos coordinadores de programa, un
administrador de oficina, y dos ayudantes administrativos.
Todos los empleados son asalariados (exentos) menos las dos ayudantes
administrativas que son pagas por hora. Una es regular (a tiempo completo) y
la otra es temporera. No se prevé el pago de horas extra a estas empleadas.
Una ayudante administrativa trabaja a tiempo completo y da apoyo a la
Directora Ejecutiva. La otra ayudante administrativa trabaja a tiempo parcial
apoyando el Programa de Maestros y Cuidadores en la administración de los
seminarios.
Los salarios y beneficios se detallan a continuación. El bono de Navidad se
calcula basado en el 3% del salario anual hasta un máximo de $10,0001 de
salario.
Posición
Directora Ejecutiva
Coordinador de
programa
Administrador de oficina
Ayudante Administrativo
(2,080 horas al año)
Ayudante Administrativo
– Tiempo parcial (20
horas a la semana, 36
semanas al año) - temp
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Salario anual Subvención Plan
o por hora
Médico (mensual)
$45,000
$125
$35,000
$125
$22,000
$7.25
por hora
$7.25
por hora
Subvención celular
(mensual)
$40
$25
$125
$125
$0
$0
$0
$0
Los impuestos sobre la nómina son como sigue:
Impuesto sobre la nómina
Seguro social
Medicare
Desempleo estatal
Incapacidad
Desempleo federal
Fondo del Seguro del Estado
% de sueldo
base
6.20%
1.45%
3.40%
0.30%
0.80%
3.50%
Hasta un sueldo
máximo de:
$113,700
No tiene tope
$7,000
$9,000
$7,000
No tiene tope
REQUERIDO: Calcule el gasto de nómina para el año entrante.
1
El bono de Navidad es 3% debido a que la organización tiene menos de 15
empleados. Si la organización tiene más de 15 empleados, el bono de Navidad es
el 6% del sueldo anual hasta un máximo de $10,000.
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1B. Programa de Maestros y Cuidadores
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Se planifican 24 talleres con un asistencia promedio de 30 participantes por
taller. Los talleres están pautados para los meses de septiembre a noviembre y
de enero a junio.
Se cobra un cargo nominal de $30 por taller por
participante.
Los costos asociados con los talleres son:
o Servicios profesionales - Facilitación por taller - 8 horas @ $75/hr.
o Merienda y Almuerzo - $40 por persona por taller
o Materiales - $20 por persona por taller
o Publicidad y promoción - $350 por taller
Una universidad en el área metropolitana les permite el uso de sus facilidades
gratuitamente para estos talleres. La Coordinadora de este programa estima
que si se tuviera que alquilar el salón, este costaría aproximadamente $250 por
taller.
Además de los gastos directamente relacionados con los talleres, se le
reembolsa los gastos de millaje y peaje a la Coordinadora del programa a
razón de $35 por taller.
También se contrata una ayudante administrativa a tiempo parcial 20 horas a
la semana durante los meses en que corren los seminarios para asistir a la
coordinadora en la logística del taller. Dicha persona trabajará por un total de
36 semanas a $7.25 por hora.
REQUERIDO:
1. Utilice la hoja de trabajo adjunto para estimar los gastos por taller basado en
las suposiciones dadas.
2. Prepare el presupuesto anual de los gastos directamente asociados con el
Programa de Maestros y Cuidadores según la información provista. No
incluya la distribución de los gastos comunes.
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1C. Programa SIEMBRA
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Hay varias actividades planificadas en esta área.
Se ofrecerán cuatro charlas mensuales de nutrición, salud, auto-gestión y
planificación financiera a través de las escuelas públicas ubicadas en los
residenciales públicos durante los meses de septiembre a noviembre y de
enero a junio.
Los costos asociados con estos talleres son mínimos ya que los
conferenciantes son profesionales de la salud o profesionales financieros que
ofrecen sus servicios de forma gratuita. Se estima el valor de estos recursos
en aproximadamente $250 por charla. En cada charla, se ofrecen refrescos y
entremeses con un costo aproximado de $200 por charla. Se estima la
participación en 25 personas por charla.
La reproducción de los materiales cuesta aproximadamente $1 por
participante por taller.
Se reparte una hoja de promoción en la comunidad para cada taller con un
costo aproximado de $.05 por copia. Se imprime aproximadamente 1,000
hojas que se le envían a través de la escuela.
Hay dos días familiares al año (julio y diciembre). Se espera una
participación de 300 personas por actividad y se les pide una contribución
nominal de $3 por persona. Para estas actividades se reciben donativos en
especie ("in-kind") de jugos, refrescos y comida que cubren el 75% del costo
de la actividad. El costo de los alimentos para estas actividades se estima en
$6,000 cada una. La publicidad para esta actividad se hace mediante una hoja
de promoción y se envía a todas las familias en la base de datos que son
aproximadamente 3,000. El costo del franqueo es de $0.42 por hoja y el costo
de reproducción $0.05 por hoja.
Además el programa SIEMBRA ofrece servicios de psicólogos, trabajadores
sociales y otros profesionales de la salud. Se ofrecen estos servicios tres días
a la semana 4 horas al día en las facilidades de la organización quién tiene
cuartos designados para estos propósitos. Los servicios se coordinan a través
de una universidad que ha usa el programa SIEMBRA como un internado para
sus estudiantes graduados bajo la supervisión de un profesor. El valor de los
servicios recibidos se estima en $50 por hora. El servicio se ofrece 156 días
del año (3 días a la semana por 52 semanas).
REQUERIDO:
1. Utilice las hojas de trabajos adjuntas para estimar los gastos de las charlas, las
actividades y el programa de consejería basado en las suposiciones dadas.
2. Prepare el presupuesto anual de los gastos directamente asociados con el
Programa SIEMBRA según la información provista.
No incluya la
distribución de los gastos comunes.
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1D. Gastos comunes administrativos
La Administradora de Oficina ha preparado la siguiente tabla basado en la
información de tiempo suministrada por los empleados. La misma debe ser usada
para distribuir los salarios administrativos y los gastos comunes, excepto en los
casos que se requiera otro método de distribución.
Posición
Directora Ejecutiva
Administrador de oficina
Coordinador de programa Maestros
Coordinador de programa
SIEMBRA
Ayudante Administrativo
TOTAL
% Distribución Gastos Comunes
Programa
Maestros y
Cuidadores
60%
15%
60%
15%
0%
100%
Administración
0%
60%
180%
36%
0%
15%
145%
29%
Programa
SIEMBRA
TOTAL
25%
25%
0%
100%
100%
100%
100%
25%
175%
35%
100%
100%
500%
100%
REQUERIDO:
1. Utilice la hoja de trabajo adjunta, primera sección (1D) para presupuestar los
gastos comunes administrativos del área sombreada que se identifica como
“gastos comunes y administrativos”.
2. Estos son los gastos de la Administradora, vienen de la Parte 1 A.
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1E. Distribución de gastos comunes a programas
Los gastos comunes a la Administradora y los programas son los siguientes:
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La organización paga $150 al mes por los servicios telefónicos que incluye
acceso a una línea de DSL.
Gastos de seminarios y adiestramientos se estiman en $250 por empleado
asalariado. No se prevé viajes fuera de Puerto Rico en el próximo año.
Seguros de responsabilidad pública y de Directores y Oficiales totaliza $1,500
basado en una cotización reciente del agente de seguro.
Se le reembolsa a la Directora Ejecutiva y los Coordinadores de Programa
cualquier gasto de millaje y peaje en gestiones oficiales. El año pasado se
reembolsaron un total de 3,000 millas. El costo por reembolso de millaje es
de $0.505 por milla. En adición, se estima un total de $500 para peaje basado
en datos históricos.
Los suministros de oficina se estiman en $200 anuales por empleado regular.
No se presupuesta suministros de oficina para empleados temporeros.
La organización alquila una facilidad de 2,000 pies cuadrados y paga $2000 al
mes por estas facilidades. El alquiler de la facilidad incluye el pago de agua,
pero no de electricidad. Los gastos de electricidad fluctúan durante el año,
pero se promedian en unos $500 mensuales.
El año pasado los gastos de reparación y mantenimiento del edificio
totalizaron $1,000, que incluye el costo de limpieza de las oficinas. Se espera
que se mantenga este nivel de gastos el próximo año.
Gastos por servicios profesionales totalizan $13,000 que se desglosan como
sigue:
o Servicios de auditoria
$10,000
o Servicios legales
$ 3,000
La organización mantiene una página de Internet a un costo de $30 mensuales.
El mantenimiento lo hace una firma externa que cobra entre $100 por darle
mantenimiento a la página. Normalmente se hace mantenimiento 4 veces al
año.
Los gastos de depreciación relacionada con los equipos de computadora y el
mobiliario de la oficina suman $2,000 anuales.
Los siguientes gastos comunes se distribuyen a los programas basados en el
tiempo que le dedican los empleados de la organización a cada programa.
o
o
o
o
o
o
o
o
Teléfono
Electricidad
Seguros
Suministros de oficina
Alquiler de oficinas
Reparación y mantenimiento
Internet
Depreciación
REQUERIDO:
1. Distribuya los gastos comunes a los dos programas usando la información
provista. OJO: Los gastos comunes pueden tener más de un método de
distribución.
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PARTE 2A – ESTIMADOS DE INGRESOS
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La organización tiene una subvención (“grant”) de fondos federales del
Departamento de Educación para el Programa de Maestros y Cuidadores por
tres años de $100,000 por año. Dicho donativo comenzó en 1 de octubre de
2007 y termina el 30 de septiembre de 2010. Los fondos se reciben
anualmente a fines de octubre luego de someter el informe anual al
Departamento de Educación federal.
La organización recibe un donativo legislativo todos los años de $25,000 para
gastos operacionales y usos no restrictos. Estos fondos se piden anualmente a
la Oficina de Donativos Legislativos que ha aprobado la solicitud de fondos
por los últimos cinco años. Sin embargo, hay rumores que debido a la
situación fiscal tan apretada del gobierno estatal, habrá recortes en la cantidad
y monto de los donativos legislativos para el próximo año fiscal. Los
donativos legislativos normalmente se desembolsan en julio. La Sra. Brito
estima que el próximo año fiscal el donativo legislativo se reducirá a $15,000
con una probabilidad que se reduzca a cero si la situación fiscal del gobierno
no mejora.
La organización ha sometido una propuesta de $50,000 al Municipio de San
Juan para el programa SIEMBRA. La Sra. Brito no espera ningún problema
con la aprobación de esta propuesta.
La organización recibe $30,000 en fondos no restrictos de Fondos Unidos
anualmente. También ha sometido una propuesta de $35,000 a una fundación
local para sufragar parte de los gastos del programa SIEMBRA.
Normalmente la fundación les aprueba un 70% de los fondos solicitados y se
estima que aprueben un total de $25,000.
La organización hace una campaña de recaudación de fondos anualmente a
nivel individual y corporativo. Históricamente dicha campaña le ha generado
aproximadamente $30,000 de fondos no restrictos ($20,000 corporativo,
$10,000 individuo) anualmente a la organización.
REQUERIDO:
Calcule el ingreso estimado para el próximo año basado en estos datos.
[NOTA: Estos ingresos son adicionales a los generados por la organización a través
de sus áreas programáticas.]
2B. Preparación de Presupuesto Consolidado
1. Consolide el presupuesto de Administración, el Programa de Maestros y
Cuidadores y el Programa SIEMBRA en la hoja titulada Presupuesto
Consolidado.
2. ¿Qué planteamientos se debe hacer la Directora Ejecutiva y la Junta de
Directores sobre el presupuesto del año que viene?
3. ¿Qué acciones pueden tomar y como se revisaría el presupuesto basado en
esas acciones?
4. ¿Cuáles son los riesgos operacionales que contiene este presupuesto? ¿Qué
acciones puede tomar la organización para mitigar estos riesgos?
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